ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR LA ADQUISICIÓN DE LICENCIAS DE SOFTWARE DE BASE, CLIENTES, DESARROLLO Y OFIMÁTICA, PARA LA PLATAFORMA MICROSOFT DE LA AGENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR LA ADQUISICIÓN DE LICENCIAS DE SOFTWARE DE BASE, CLIENTES, DESARROLLO Y OFIMÁTICA, PARA LA PLATAFORMA MICROSOFT DE LA AGENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISAFACER CON LA CONTRATACIÓN
El artículo 2° de la Constitución Política de Colombia establece que son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución.
Para asegurar el cumplimiento de estos fines esenciales, la Agencia Nacional de Infraestructura (ANI), debe disponer de los medios necesarios para garantizar el correcto funcionamiento de sus sistemas de información, entre ellos las plataformas de correo electrónico y de comunicaciones unificadas.
La ANI actualmente cuenta con un servicio de correo Electrónico bajo la plataforma Exchange Server 2010 del fabricante Microsoft. En el transcurso del último año se han incrementado las necesidades y requerimientos de movilidad, portabilidad y un aumento considerable en la demanda de crecimiento de los tamaños de los buzones por parte de los usuarios, lo que hace necesario actualizar las herramientas de software que soportan estas plataformas, y migrar a soluciones que faciliten la movilidad, la portabilidad y la escalabilidad asociada al servicio de correo y de comunicaciones unificadas. Todo esto para aumentar la productividad de los funcionarios y contratistas en aras del cumplimiento de la misión institucional.
Actualmente, el servicio de correo se encuentra alojado en los servidores de la ANI y la Gerencias de Sistemas y Tecnología está a cargo de garantizar la disponibilidad de este servicio, sin embargo el servicio de correo presenta limitaciones de almacenamiento, recuperación y redundancia de información al igual que limitantes a nivel de seguridad. Adicionalmente, la administración de este servicio implica la disposición permanente de recurso humano y de hardware, un grupo técnico especializado encargado de velar por la alta disponibilidad y todas las actividades relacionadas con correo. Tercerizar este servicio y usar las potencialidades que ofrece la computación en la nube permitirá que estos técnicos se enfoquen en la proyección e integración de sistemas de información que permitan mejoras operativas a través de la automatización de otros procesos que apremian en atención.
Otra de las necesidades evidenciadas por los usuarios en la ANI es la comunicación unificada en tiempo real, integrada con el correo electrónico. Esta funcionalidad se obtiene con la combinación de Exchange y Lync. La ANI actualmente cuenta con Xxxx 2010 y es necesario migrar a la nueva versión Lync 2013 ya que proporciona una solución de cliente única y unificada para las comunicaciones en tiempo real, incluidas llamadas de voz y vídeo, reuniones xx Xxxx, presencia, mensajería instantánea y chat persistente. La ventaja de integrar todos estos servicios es que se puede contar con una única aplicación cliente de comunicaciones, en lugar de varias aplicaciones. Esto simplifica la implementación, la adopción y el soporte técnico a los usuarios finales.
Entre los elementos de comunicación asociados a los software de ofimática, el compartir archivos y producirlos en forma colaborativa, es otro elemento que mejora la productiva. La ANI no ha sido ajena a esta tendencia y ha identificado la necesidad de contar con sitios de colaboración, con el objeto de compartir información entre sus usuarios, administrar documentos de principio a fin y publicar informes que ayuden a tomar decisiones más acertadas. Todos los servicios mencionados anteriormente confluyen en Xxxxxx 000.
De la justificación técnica expuesta se identifica que el tipo de licenciamiento de Xxxxxx 000 que se ajusta a los requerimientos de la ANI es Xxxxxxxxxx X0. Esta solución es muy similar a la que usa la XXX xxx día, al punto que para el usuario final es casi trasparente y solo debería notar unas mejoras en el servicio con el que cuenta. Pero la solución como tal mantiene un conjunto de ventajas, tales como la integración con el directorio activo, soporte directo a los clientes/usuarios finales de Microsoft Outlook, integración de la solución de comunicación y mensajería instantánea, y la posibilidad de compartir información y documentos en tiempo real manteniendo la seguridad y validación de los usuarios desde el directorio activo.
Entre las ventajas de esta modalidad de servicio se encuentran las siguientes:
• Mayor capacidad en los buzones de correo de Exchange.
• Impacto mínimo en la adaptación al uso del correo, toda vez que la interfaz se mantiene y los cambios internos son transparente para el usuario final.
• Mayor seguridad y respaldo de la información, ante posibles contingencias que puedan suceder en las instalaciones de la ANI
• Alta Disponibilidad del Servicio de Correo mayor al 99.98%, garantizado directamente por Microsoft.
• Acceso de los usuarios desde cualquier lugar por medio de Outlook Web Access (acceso desde Internet).
• Administración y soporte técnico a cargo del Fabricante directamente.
• Mejor administración de la información a cargo de la ANI.
• Mayor seguridad y confidencialidad al tener encripción de los datos.
Como complemento a la justificación técnica es importante anotar que solución tecnológica no riñe con elementos legales como es la Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos” y en su artículo 19 establece, “Soporte Documental: Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático”; Esto permitirá que la información generada que requiera conservarse se consolide, preserve y se consulte de manera organizada, teniendo en cuenta también la Tabla de Retención Documental – TRD.
Para completar la solución propuesta, se requiere algunos componentes locales, tales como Microsoft Lync 2013 para poder interconectar la planta telefónica local con los servicios en la nube, el ECALBridgeOff365 que permite entre otras funcionalidades el paso de “Windows 8 PRO” a “Windows 8 Enterprise” en cada uno de los PC de la Entidad; con la versión Enterprise del sistema operativo, se contará con funcionalidades como Direct Access, Windows to go, Branchcache entre otras. Con esta
mejora se incrementará la seguridad en las estaciones de trabajo y se minimizan los riesgos de ataques informáticos y de fuga de información.
El número de usuarios a licenciar dentro de la solución de Xxxxxx 000 fue establecido de acuerdo con el número actual de usuarios en el Directorio Activo de la Entidad.
Adicional a las licencias anteriores, que se enfocan en el software de ofimática y sistema operativo, la Agencia requiere adquirir licencias de Microsoft Project online, con el fin de contar con una herramienta informática para gestionar, controlar y administrar los diferentes proyectos de concesiones contratados y los que actualmente se están estructurando. Dada que esta es la misión central de la Agencia, integrar el sistema de seguimiento de los proyectos de concesión con el resto de los sistemas de la Entidad resulta de crucial importancia, pues de esta forma el control y seguridad sobre la información es superior. Adicionalmente, el optar por una herramienta ampliamente difundida en el mercado minimiza los riesgos de implementación. También, al ser una aplicación en la nube, permite la integración de la información aun cuando esta proceda de lugares geográficos diferentes.
La cantidad de licencias de Microsoft Project se estima dado el número de proyectos que actualmente tiene la Agencia y los que actualmente están en etapa de estructuración. Así mismo dentro del número de licencias se prevén también el equipo de técnicos que en las diferentes áreas apoyan el seguimiento de los proyectos de concesión. Adicionalmente se plantea la adquisición de licencias de Microsoft Project online – Pro, con lo cual se habilitaría a la Agencia para construir un equipo encargado de la planeación y estructuración de la herramienta de seguimiento y consolidación de informes de ese seguimiento.
En aras de consolidar todas las necesidades de licenciamiento, se incluyen en esta adquisición de licencias las requeridas para los servidores, sistema operativo, y una licencia de desarrollo para tener una solución integral que le permita a la Agencia Nacional de Infraestructura construir adecuaciones a la medida. Para el sistema operativo se optó por Windows Server Datacenter para implementar un esquema de consolidación y virtualización de servidores que permita contar con una herramienta informática para proveer servidores virtuales en plataforma Windows Server y Linux, los cuales son necesarios para el funcionamiento de los sistemas de información de la ANI. Así mismo, la posibilidad de crear nuevos servidores virtuales le permite a la Agencia montar los servicios que a futuro se puedan generar.
En cuanto a las licencias de desarrollo se optó por Visual Studio Professional, con lo cual se logrará desarrollar aplicaciones rápidas para dar solución a pequeñas necesidades que las diferentes áreas puedan plantear manteniendo la integración con la plataforma consolidada y soportada por el área de sistemas.
Se resalta que es indispensable contratar esta consolidación del licenciamiento con Microsoft, teniendo en cuenta que la plataforma actual de las herramientas de ofimática, el directorio activo, el correo electrónico y el sistema de comunicaciones unificadas de la Entidad es Microsoft, en este sentido, la transición hacia otra plataforma de computación en la nube implicaría realizar una alta inversión económica en licenciamiento de herramientas de ofimática, y aun así no se garantizaría la
integración entre los sistemas de ofimática y los sistemas de comunicaciones unificadas, lo que trae como consecuencia un menor rendimiento y dificultades para garantizar la seguridad de la información
La Vicepresidencia de Planeación Riesgos y Entorno apoya en brindar los recursos tecnológicos de la Agencia y por lo tanto le corresponde velar por que estos, se encuentren en condiciones óptimas para su adecuado funcionamiento. De acuerdo a las necesidades antes mencionadas y con el fin de dar cumplimiento al establecimiento de nuevos servicios, así como la adquisición de nuevas licencias para continuar con los desarrollos tecnológicos se requiere contratar las licencias que se encuentran descritas en la Ficha Técnica.
2. OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO.
2.1. OBJETO
CONTRATAR LA ADQUISICIÓN DE LICENCIAS DE SOFTWARE DE BASE, CLIENTES, DESARROLLO Y OFIMÁTICA, PARA LA PLATAFORMA MICROSOFT DE LA AGENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA.
2.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
2.2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
Además de las previstas en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y normas reglamentarias inherentes a la naturaleza del contrato, a las obligaciones derivadas de las disposiciones legales vigentes que regulan su actividad y las contenidas en la Ficha Técnica, el contratista debe cumplir, entre otras, con las siguientes obligaciones:
a) Entrega: Realizar la entrega de las licencias objeto del contrato con las especificaciones descritas en la Ficha Técnica, en las instalaciones de la Agencia Nacional de Infraestructura en la ciudad de Bogotá, en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas y técnicas señaladas en el presente documento y en la FichaTécnica.
b) Reserva: Guardar absoluta reserva sobre toda la información que le sea suministrada o conocida con ocasión de la ejecución del contrato.
c) Las demás que se requieran de acuerdo a la naturaleza del contrato.
d) Pagar los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que haya de emplear para la ejecución del contrato.
e) Cumplir en los términos xx xxx con las obligaciones relacionadas con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), SENA, circunstancia que deberá ser verificada mensualmente por la Agencia Nacional de Infraestructura por el supervisor del contrato, durante la ejecución y liquidación del mismo, exigiendo certificación expedida por el revisor fiscal, cuando se requiera por ley, o por el Representante Legal, según el caso.
2.3. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR:
La naturaleza jurídica del contrato a celebrar es de compraventa.
2.4. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo máximo dentro del cual el contratista deberá efectuar la entrega de las licencias requeridas en la Ficha Técnica, será de cinco (5) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
2.5. LUGAR DE EJECUCIÓN
El lugar de ejecución del contrato será la ciudad de Bogotá D.C.
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN SU ELECCIÓN
Teniendo en cuenta que los bienes adquirir son de características técnicas y uniformes, ya que posee las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de características descriptivas, y comportan patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos, y de común utilización, ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite, la modalidad de selección será la de Selección Abreviada por el Sistema de Subasta Inversa Presencial, de acuerdo con lo consagrado en la Ley 80 de 1993, el literal a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el numeral 2 del artículo 3.1.1 del Decreto 734 de 2012 y el Capitulo II, Sección I y Subsección I ibídem. Lo anterior teniendo en cuenta que la Entidad no dispone de la plataforma tecnológica para la realización de una subasta electrónica.
4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, INDICANDO LAS VARIABLES UTILIZADAS PARA CALCULAR EL PRESUPUESTO DE LA CONTRATACIÓN Y LOS RUBROS QUE LO COMPONEN
4.1. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.
Se realizó el análisis de varias propuestas realizadas por diferentes canales de distribución, los cuales se consignan en las siguientes tablas
Tabla: precios de referencia
VALORES ESTIMADOS GRUPO #1 | |||||||
Descripción | Número de licencias | Valor unitario sin IVA (USD) | Valor unitario sin IVA (COL) - TRM 1950 | IVA (COL) | Valor unitario con IVA (COL) | Valor total con IVA (COL) | Comentarios |
Windows Server 2012 - Data Center | 6 | 4.809 | $ 9.377.550 | $ 1.500.408 | $ 10.877.958 | $ 65.267.748 | El valor estimado de esta licencias se determina según el precio entregado por el fabricante en el documento (Preguntas frecuentes sobre Precios y Licenciamiento) que genero Windows "Licenciamiento de Windows - WS2012_Licensing_Pricing_Customer_FAQ_18_09_14.pdf" pagina 13. |
Windows Cal | 380 | $ 66.483 | $ 10.637 | $ 77.120 | $ 29.305.505 | Para determinar el valor de estas licencias, se realizó la consulta de dos procesos que se encuentran el portal de contratación. El primer proceso es de la PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, en el cual realiza un estudio xx xxxxxxx y lo plasma en el documento "Estudios previos - DEPREV_PROCESO_00-0-000000_268002103_4663842" pagina 5, determinando un valor promedio unitario sin IVA para las licencias en referencias de 96.107 pesos. El segundo proceso es de la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, en el cual realiza un estudio xx xxxxxxx y lo plasma en el documento "Estudios previos -DEPREV_PROCESO_00-0-000000_126001000_7631957" pagina 5-6, determinando un valor promedio unitario sin IVA para las licencias en referencias de 66.482 pesos. Finalmente se tomo como precio estimado el valor del proceso de la CONTRALORÍA por que era el mas económico. | |
Lync Server | 3 | $ 7.456.385 | $ 1.193.022 | $ 8.649.407 | $ 25.948.220 | Para determinar el valor de estas licencias, se realizó la consulta de dos procesos que se encuentran el portal de contratación. El primer proceso es del FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, en el cual realiza un estudio xx xxxxxxx y lo plasma en el documento "Estudios previos - DEPREV_PROCESO_00-0-000000_111002002_2840543" pagina 8, determinando un valor promedio unitario sin IVA para las licencias en referencias de 8.879.950,5 pesos. El segundo proceso es de la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, en el cual realiza un estudio xx xxxxxxx y lo plasma en el documento "Estudios previos - DEPREV_PROCESO_00-0-000000_120002000_5514462" pagina 11, determinando un valor promedio unitario sin IVA para las licencias en referencias de 7.456.385 pesos. Finalmente se tomo como precio estimado el valor del proceso de la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES por que era el mas económico. | |
Upgrade Windows 8 Enterprise | 380 | $ 33.831 | $ 5.413 | $ 39.244 | $ 14.912.705 | Para determinar el valor de estas licencias, se realizó la consulta de dos procesos que se encuentran el portal de contratación. El primer proceso es de la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA, en el cual realiza un estudio xx xxxxxxx y lo plasma en el documento "Estudios previos - DEPREV_PROCESO_00-0-000000_113001002_4306245" pagina 7, determinando un valor promedio unitario sin IVA para las licencias en referencias de 33.831 pesos. El segundo proceso es del FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, en el cual realiza un estudio xx xxxxxxx y lo plasma en el documento "Estudios previos - DEPREV_PROCESO_11-9- 283397_111002002_2840543" pagina 7, determinando un valor promedio unitario sin IVA para las licencias en referencias de 63.802.5 pesos. Finalmente se tomo como precio estimado el valor del proceso de la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA por que era el mas económico. | |
Visual Studio Professional with MSDN | 2 | $ 2.157.684 | $ 345.230 | $ 2.502.914 | $ 5.005.828 | El valor estimado de esta licencias se determina según el precio entregado por el fabricante en su pagina web, "xxxx://xxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx/xx000000.xxxx" | |
TOTAL VALORES GRUPO #1 | $ 140.440.005 | ||||||
VALORES ESTIMADOS GRUPO #2 | |||||||
Descripción | Número de licencias | Valor unitario sin IVA Mensual (USD) | Valor unitario sin IVA Mensual (COL) - TRM 1950 | IVA (COL) | Valor unitario con IVA Mensual (COL) | Valor total con IVA Anual (COL) | Comentarios |
Project Online con Project Pro | 20 | 58 | $ 113.100 | $ 18.096 | $ 131.196 | $ 31.487.040 | El valor estimado de esta licencias se determina según el precio entregado por el fabricante en su pagina web, "xxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx- project-and-portfolio-management-subscription-project-online-with-project-pro-for-office- 365-FX104002972.aspx" |
Project Online | 130 | 33 | $ 64.350 | $ 10.296 | $ 74.646 | $ 116.447.760 | project-portfolio-management-in-the-cloud-project-online-FX103802026.aspx" |
Office 365 E4 | 400 | 22 | $ 42.900 | $ 6.864 | $ 49.764 | $ 238.867.200 | El valor estimado de esta licencias se determina según el precio entregado por el fabricante en su pagina web, "xxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxx-000- enterprise-e4-business-software-FX104034562.aspx" |
TOTAL VALORES GRUPO #2 | $ 386.802.000 | ||||||
TOTAL DEL CONTRATO | $ 527.242.005 | ||||||
Basado en el análisis indicado y redondeando la cifra, se llega a un valor estimado del contrato de: Quinientos veintisiete millones doscientos cuarenta y dos mil pesos ($527.242.000), Moneda Corriente, incluido IVA.
4.2. PRESUPUESTO OFICIAL
El presupuesto oficial para la presente contratación es de QUINIENTOS VEINTISIETE MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y DOS MIL PESOS ($527.242.000), MONEDA CORRIENTE, INCLUIDO
XXX, distribuido por dos Módulos, así:
MODULO 1 | Ciento cuarenta millones cuatrocientos cuarenta mil pesos ($140.440.000) Moneda Corriente, incluido IVA |
MODULO 2 | Trescientos ochenta y seis millones ochocientos dos mil pesos ($ 386.802.000) Moneda Corriente, incluido IVA |
El presupuesto incluye los demás impuestos y costos directos e indirectos en los cuales incurra el contratista para la ejecución del contrato.
4.3. PROPUESTAS PARCIALES
En la presente Selección Abreviada se aceptarán ofertas parciales por Xxxxxx. Para que sea válida la oferta se deben cotizar todos los ítems requeridos del Módulo y/o Módulos al cual se presente propuesta.
4.4. RUBRO PRESUPUESTAL
El pago de las sumas estipuladas en el contrato, se efectuará con cargo al presupuesto de la vigencia 2013, del Rublo 520.600.1: Apoyo y Dotación Técnico Administrativo para el Fortalecimiento Institucional del INCO Nacional.
4.5. FORMA DE PAGO
La Agencia Nacional de Infraestructura cancelará el 100% del valor del contrato en un solo pago dentro de los 30 días siguientes a la presentación y aprobación de la(s) factura(s) correspondiente(s), y previa certificación de recibo a satisfacción de la totalidad de las licencias contratadas por parte del supervisor del contrato.
El pago se realizará con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal número xxx del xxx mediante transferencia electrónica de fondos, en cuenta corriente o cuenta de ahorros en la entidad bancaria donde el contratista indique, para lo cual a la firma del contrato deberá allegar una certificación bancaria vigente con fecha de expedición no mayor de 30 días.
Para la realización del pago derivado del presente contrato, el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral de conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
En todo caso, los pagos estarán sujetos a la disponibilidad del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja), aprobado por la Dirección General de Crédito Público y xxx Xxxxxx Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
No se admitirán propuestas con formas de pago diferentes a las aquí establecidas.
4.6. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
De conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 la vigilancia de la correcta ejecución del objeto contratado se realizará a través de la supervisión.
“La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados…”
El control y seguimiento de la ejecución del contrato estará a cargo del Gerente de Sistemas de Información y Tecnología de la ANI.
El supervisor, velará por los intereses de la entidad en procura de que EL CONTRATISTA cumpla con las obligaciones contractuales y tendrá las siguientes funciones:
⮚ Vigilar y verificar el cumplimiento del objeto contractual y las obligaciones adquiridas por las partes.
⮚ Informar sobre cualquier irregularidad o incumplimiento que se presente en la ejecución de la misma.
⮚ Elaborar la certificación de cumplimiento con la respectiva constancia de haber recibido de EL CONTRATISTA copia de los recibos de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, como requisito para proceder al pago correspondiente.
⮚ Velar porque se realicen en debida forma los pagos a EL CONTRATISTA.
⮚ Solicitar las adiciones o modificaciones al Contrato, cuando sea procedente.
⮚ Una vez vencido el término de ejecución del presente Contrato, remitir a quien corresponda los documentos para elaborar la correspondiente acta de liquidación.
⮚ Las demás que por su naturaleza y esencia sean necesarias para el buen desarrollo de la misma.
El supervisor ejercerá un control integral sobre el contrato, para lo cual podrá, en cualquier momento, exigir al contratista la información que considere necesaria, así como la adopción de medidas para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la celebración del contrato.
Además de las actividades generales antes mencionadas, el supervisor apoyará, asistirá y asesorará a la AGENCIA NACIONAL DE INFRAESTRCUTURA, en todos los asuntos de orden técnico, financiero, económico y jurídico que se susciten durante la ejecución del contrato y hasta su recibo definitivo y liquidación.
Así mismo, el supervisor está autorizado para ordenarle al contratista la corrección, en el menor tiempo posible, de los desajustes que pudieren presentarse, y determinar los mecanismos y procedimientos pertinentes para prever o solucionar rápida y eficazmente las diferencias que llegaren a surgir durante la ejecución del contrato.
5. LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
El numeral 3 del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007 establece que: “…para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, las entidades estatales incluirán como único factor el de evaluación del precio ofrecido.”
En concordancia con lo anterior, el numeral 1 del Artículo 2.2.9° del Decreto Reglamentario 734 de 2012, establece que en los procesos de “… selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la oferta más favorable a la entidad será aquella con el menor precio.”
Solo serán válidos los lances que, observando el margen mínimo, mejoren el precio de arranque (Precio Unitario Ponderado más bajo) o el menor lance de la ronda anterior, según el caso.
Los márgenes mínimos de mejora de las ofertas serán aquellos equivalentes al tres por ciento (3%) del valor total de la propuesta más baja que resulte en cada una de las rondas.
Una vez haya terminado la etapa de lances en la audiencia de subasta inversa presencial, si a ello hubiere lugar, la ANI efectuará la adjudicación de forma total al proponente (s) que habiendo cumplido con la verificación de los factores Jurídico, Técnico y Financiero, ofrezca(n) el menor valor total de la propuesta, atendiendo los criterios de desempate, en el evento que sea necesario aplicarlos.
Solo podrán participar en la subasta inversa los proponentes que se encuentren habilitados en la verificación de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
5.1. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES:
Los requisitos mínimos habilitantes, tendientes a verificar la capacidad jurídica, las condiciones técnicas, de experiencia, la capacidad financiera y de organización de los proponentes, son los siguientes:
5.1.1. Aspectos de verificación Jurídica
Los aspectos de verificación jurídica son, entre otros, los siguientes (teniendo en cuenta lo indicado en el Pliego de Condiciones):
a) Carta de presentación de la propuesta
b) Certificado de existencia y representación legal y autorización
c) Autorización para presentar propuesta y firmar el contrato
d) Certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP)
e) Información sobre consorcios o uniones temporales
f) Garantía de seriedad de la propuesta.
g) Declaración juramentada de pagos correspondientes a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales
h) Compromiso de transparencia
i) Acreditación de no reportar antecedentes fiscales o disciplinarios que impliquen inhabilidad para contratar con el estado.
Estos criterios serán desarrollados en el Pliego de Condiciones.
5.1.2. Criterios de Verificación Técnica:
a. Oferta Técnica:
El cumplimiento de las condiciones y especificaciones técnicas necesarias para el cumplimiento del objeto y las obligaciones se acredita por el proponente mediante la manifestación que efectúe, diligenciando el Anexo 1 – Carta de Presentación de la Propuesta.
b. Certificación de Distribuidor Autorizado:
El proponente deberá allegar con la presentación de su oferta, el documento que lo acredita como distribuidor autorizado, de las licencias ofertadas, expedida por el Fabricante con fecha no mayor a sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección.
Cuando se trate de estructuras plurales cada uno de sus integrantes deberá cumplir con este requisito.
a. Experiencia Probable:
Los proponentes y cada integrante de las estructuras plurales deberán acreditar una experiencia probable mínima de un (1) año de actividad en proveedor, de conformidad con lo establecido en el Decreto 734 de 2012. Dicha acreditación se realizará mediante RUP vigente y en firme, si es una persona obligada a registrarse en el RUP.
La experiencia probable será requerida para los proponentes extranjeros no obligados a inscribirse en el RUP, que se presenten de manera individual o a través de estructuras plurales conformadas exclusivamente por miembros extranjeros no obligados a inscribirse en el RUP, caso en el cual lo acreditarán mediante el diligenciamiento del Anexo 8
b. Experiencia del proponente:
El proponente deberá acreditar experiencia en la ejecución de contratos de venta de licencias de productos Microsoft, suscritos a partir del 1º de enero de 2010. La experiencia se deberá acreditar mediante la presentación de mínimo una (1) y máximo tres (3) certificaciones de contratos ejecutados, las cuales sumadas deberán ser iguales o superiores al valor del presupuesto oficial del módulo al cual se presente propuesta.
Sólo se deberá presentar información sobre máximo tres (3) contratos. En el caso de que un proponente presente un mayor número de contratos, para salvaguardia de los principios de transparencia e igualdad, se tendrá en cuenta únicamente los tres (3) primeros que se incluyan en la propuesta en su orden.
Como soporte de la información suministrada por el proponente, se deberán anexar las certificaciones expedidas por las entidades contratantes, las cuales deberán contener como mínimo, la siguiente información:
⮚ Nombre de la empresa contratante
⮚ Nombre del contratista
⮚ Si se trata de un consorcio o unión temporal, se debe señalar el nombre de sus integrantes; adicionalmente, se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de ellos.
⮚ Número del contrato
⮚ Fecha de suscripción (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año)
⮚ Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año)
⮚ Valor del contrato y de las adiciones, si las hubo
⮚ Certificación de cumplimiento expedida por el funcionario competente
⮚ Cargo y firma de quien expide la certificación.
En el evento que las certificaciones no contengan la información que permita su verificación, el proponente deberá anexar a la propuesta copia del contrato o de los documentos soportes, que permita tomar la información que falte en la certificación.
Cada contrato acreditado se analizará por separado, en caso de presentar certificaciones que incluyan contratos adicionales al principal, el valor adicional se sumará al valor del contrato, quedando ésta como una sola certificación.
La experiencia se exige a TODOS los proponentes, y a TODOS y cada uno de los miembros de las estructuras plurales, a través de la presentación de por lo menos un (1) contrato.
Para relacionar la experiencia, deberá diligenciarse el ANEXO 4 en el cual se consignará la Información sobre experiencia acreditada del proponente, incluyendo los contratos terminados a la fecha de cierre del proceso, suministrando toda la información allí solicitada. Si la propuesta se presenta en consorcio o unión temporal, todos sus miembros deberán diligenciar su experiencia conjuntamente en un mismo anexo.
No se aceptarán contratos en ejecución, la experiencia sólo se podrá acreditar a través de contratos terminados a la fecha de cierre del presente proceso de selección.
Para el caso de contratos ejecutados por el proponente como parte de un consorcio o de una unión temporal, la entidad contratante deberá certificar el valor correspondiente al porcentaje de su participación y el porcentaje de ejecución y será este el valor que se tendrá en cuenta para efectos de acreditar experiencia.
En caso de existir diferencias entre la información relacionada en el ANEXO 4 y las certificaciones aportadas, prevalecerá la información contenida en la certificación de experiencia y dicha información será la que se utilizará para la verificación.
Las certificaciones deben ser expedidas por entidades públicas o privadas que obren como contratantes. No se aceptarán auto certificaciones
⮚ Cuando el valor del contrato acreditado a título de experiencia se encuentre expresado en moneda extranjera, éste deberá convertirse a pesos colombianos, siguiendo el procedimiento que a continuación se describe:
• Si está expresado en monedas cuya tasa de cambio sean certificadas por el Banco de la República, el valor se convertirá a Pesos Colombianos, utilizando para ello el valor correspondiente a la tasa de cambio certificada el día calendario siguiente al de la finalización del contrato. El proponente deberá indicar la tasa representativa xxx xxxxxxx utilizada para la conversión.
• Si está expresado en una moneda diferente a las señaladas en el ordinal anterior, el valor deberá convertirse primero a dólares de los Estados Unidos de América, utilizando para ello el valor correspondiente a la Tasa Representativa xxx Xxxxxxx (TRM) del día calendario siguiente al de la finalización del contrato. Realizado lo anterior, se procederá a la conversión de los valores expresados en dólares de los Estados Unidos de América a Pesos Colombianos, de acuerdo con el procedimiento establecido en el punto precedente. El proponente deberá indicar las tasas representativas xxx xxxxxxx utilizadas para la conversión.
Nota 01: Si el contrato se ejecutó en una vigencia fiscal anterior se convertirá el presupuesto oficial a Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes y la experiencia se calculará con base en el valor certificado convertido a saliros del año de ejecución del contrato
Si el contrato se ejecutó en más de una vigencia fiscal, se dividirá el valor total del mismo en el número de días de ejecución; el resultado se multiplicará por el número de días ejecutados en cada vigencia para obtener el valor de ejecución de las respectivas vigencias y posteriormente se dividirá cada valor en el salario mínimo mensual legal vigente del año respectivo. Por último se sumarán los resultados de los salarios mínimos para obtener el valor total en salarios mínimos de la certificación.
c. Certificado de Registro Único de Proponentes RUP:
Todos los proponentes y cada uno de los integrantes de estructuras plurales, salvo las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, deberán presentar Certificado de Inscripción en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio. La inscripción debe estar en firme, debe estar vigente y el certificado deberá haber sido expedido con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de esta selección abreviada. Si se prorroga dicha fecha después de la apertura del proceso, esta certificación valdrá con la fecha inicial de cierre señalada en el Pliego de Condiciones Definitivo. El proponente deberá acreditar, entre otros, la inscripción y la clasificación, exigidas como requisito de participación, indicadas más adelante.
Las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, no requieren inscripción en el Registro Único de Proponentes. Consecuencialmente, LA AGENCIA verificará directamente la información de dichas personas sobre su capacidad jurídica y demás requisitos habilitantes exigidos, de conformidad con lo dispuesto al efecto en este pliego de condiciones.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 modificado por el Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 734 de 2012, todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes.
Mediante el RUP se deberá acreditar que los oferentes se encuentran inscritos y clasificados en la siguiente actividad, en la siguiente especialidad y en alguno de los siguientes grupos:
ACTIVIDAD | ESPECIALIDAD | GRUPO |
Proveedor | Especialidad 33. Sistemas de Información y Tecnología de Información | 01 Equipos de cómputo y procesamiento de datos |
Proveedor | Especialidad 33. Sistemas de Información y Tecnología de Información | 02 Equipos de comunicaciones |
Proveedor | Especialidad 33. Sistemas de Información y Tecnología de Información | 03 Software |
Cuando se trate de estructuras plurales cada uno de sus miembros debe encontrarse inscrito y clasificado en la actividad y especialidad antes indicada y en alguno de los grupos antes señalados.
En el evento que un proponente o integrante de estructura plural se encuentre registrado bajo la nueva estructura del Registro Único de Proponentes derivada del Decreto 734 de 2012, deberán acreditar que la actividad económica reportada bajo el Sistema CIIU que certifique la Cámara de Comercio correspondiente, sea relacionada con el objeto de este proceso de selección.
Los proponentes individuales o los integrantes de estructuras plurales extranjeros sin domicilio o sucursal en Colombia no obligados a inscribirse en el RUP, deberán acreditar el cumplimiento de este requisito mediante el diligenciamiento del Anexo 8 manifestando bajo la gravedad de juramento que dentro de las actividades que desarrollan se encuentra por lo menos una de las siguientes:
⮚ Proveedor equipos de cómputo y procesamiento de datos
⮚ Proveedor de equipos de comunicaciones
⮚ Proveedor de software
5.1.3. REQUERIMIENTOS FINANCIEROS
Todos los indicadores financieros habilitantes establecidos en el presente numeral deberán ser cumplidos por todos los proponentes, sin excepción.
La capacidad financiera de los proponentes se acreditará mediante los indicadores establecidos en el presente numeral, verificándose a partir del certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes RUP vigente y en firme (para los proponentes o miembros de estructura plural obligados a inscribirse en dicho registro de conformidad con la normatividad vigente), y el diligenciamiento de los ANEXOS N° 7, 8 y 9 del presente pliego de condiciones, en los términos que se indican a continuación.
Dichos formatos deberán registrar en todos los casos, información tomada de los balances generales y el estado de pérdidas y ganancias de la compañía en el cual se reflejen los resultados correspondientes, que hayan sido tomados como base para decretar dividendos y para la liquidación del impuesto xx xxxxx o su equivalente, debidamente aprobados por la asamblea de accionistas, junta de socios o el órgano social competente; en el caso del indicador EBITDA, se tomará la información de los últimos dos cortes o ejercicios fiscales.
En el caso de empresas extranjeras, los estados financieros de los cuales se tome la información deberán estar preparados de conformidad con los estándares internacionales de reporte financiero – IFRS, y deberán encontrarse DEBIDAMENTE AUDITADOS Y DICTAMINADOS.
También podrán, a opción de la empresa extranjera, presentar estados financieros bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia – COLGAAP -, caso en el cual la información contable que se obtenga de los mismos deberá presentarse debidamente certificada por Contador Público Colombiano.
En el caso de las Uniones Temporales o Consorcios, los documentos mencionados deben ser presentados por cada una de las empresas que los conforman.
Los proponentes deberán acreditar su capacidad financiera y de organización demostrando el cumplimiento de los siguientes indicadores:
a. Capacidad de Organización Técnica
Conforme lo dispuesto en el artículo 6.2.2.4 del Decreto 734 de 2012, la capacidad de organización técnica se determinará para el proponente singular o el proponente plural, teniendo en cuenta socios o asociados, personal profesional universitario, personal administrativo, tecnólogo y operativo, vinculado mediante una relación contractual en la cual desarrollen actividades referentes estrictamente relacionadas con el objeto del contrato y cuente como mínimo con 10 personas.
✓ Este indicador deberá ser cumplido por los proponentes indistintamente del Módulo o Módulos a los cuales se presente propuesta.
b. Capacidad de Organización Operacional:
Conforme lo dispuesto en el artículo 6.2.2.4 del Decreto 734 de 2012, la capacidad de organización operacional se determinará por los ingresos brutos operacionales relacionados exclusivamente con la actividad del objeto en términos de S.M.M.L.V. calculada con base en el valor del S.M.M.L.V al momento de la causación, de acuerdo con el último estado de pérdidas y ganancias debiendo arrojar el siguiente resultado para habilitar su participación en el presente proceso de selección:
MÓDULO 1 | 237 SMMLV |
MÓDULO 2 | 656 SMMLV |
Proponente que presente propuesta para el Módulo 1 y 2 | 893SMMLV |
c. CAPACIDAD FINANCIERA
⮚ El Proponente y los integrantes de estructuras plurales obligados a inscribirse en el RUP deberá Presentar los Siguientes Documentos:
1. Certificado de Registro Único de Proponentes (RUP) Vigente y en firme.
2. Anexo 7 y 9
3. Si el Registro Único de Proponentes no se encuentra actualizado con Estados Financieros a Diciembre 31 de 2012, la Agencia Nacional de Infraestructura verificará directamente los indicadores con los estados financieros a diciembre de 2012 suministrados por el proponente, caso en el cual se deberá allegar fotocopia de la tarjeta profesional (por ambas caras) del contador que suscribe los Estados Financieros o del revisor fiscal si el proponente está obligado tenerlo (fotocopia por ambos lados) y antecedentes disciplinarios de este, vigentes a la fecha de cierre del proceso de Selección.
⮚ El Proponente y los integrantes de estructuras plurales no obligado a inscribirse en el RUP deberán Presentar los Siguientes Documentos:
1. Los estados financieros de propósito general, los cual son: Balance General y estado de resultados de 2011 y 2012 debidamente certificados y dictaminados si se requiere con las correspondientes notas a los Estados Financieros.
2. Fotocopia de la tarjeta profesional (por ambas caras) del contador que suscribe los Estados Financieros o del revisor fiscal si el proponente está obligado tenerlo (fotocopia por ambos lados) y antecedentes disciplinarios vigentes a la fecha de cierre del proceso de Selección.
3. Anexo 7,8 y 9
Nota 1: Si EL PROPONENTE no presenta los documentos exigidos, la Entidad lo requerirá para que subsane la falta. Si en el término otorgado al PROPONENTE, éste no lo hace, su propuesta será rechazada. Los estados financieros deben venir debidamente firmados por el representante legal, el contador público que los preparó y el revisor fiscal o el contador público independiente, según sea el caso.
Nota 2: Los Formatos 7,8 y 9 deberán estar suscritos por el proponente o integrante de la estructura plural según corresponda y por el Revisor fiscal en el caso de personas jurídicas legalmente obligadas o por un contador, según corresponda.
Antepuesta a la firma del revisor fiscal o contador público independiente debe venir la expresión “ver opinión adjunta u otra similar”.
Nota 3: La acreditación de los indicadores financieros, por parte de proponentes plurales será la suma de sus integrantes de acuerdo con el porcentaje de participación de cada uno de los miembros que integran el proponente plural, salvo que expresamente se señale otra cosa para cada indicador.
1. ÍNDICE DE LIQUIDEZ
Se determina la Liquidez, medida como Activo Corriente sobre Pasivo Corriente, así:
IL = Activo Corriente / Pasivo Corriente
Para el caso de consorcios o uniones temporales, la liquidez se determina así:
IL= (AC1+AC2+AC3. ) / (PC1+PC2+PC3. )
Dónde: ACn es igual a activo corriente de cada participante; PCn es igual a pasivo corriente de cada participante
Una vez aplicada la formula anterior, la cifra resultante deberá ser igual o superior a: uno punto veinte (1.20)
2. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO
Se obtiene el porcentaje de endeudamiento, resultante de dividir el Pasivo Total (Deudas) por el
Activo Total (Patrimonio Bruto) y el resultado se multiplica por cien (100).
(Total Deudas o Pasivo Total / Activo Total o Patrimonio Bruto) * 100
Para el caso de consorcios o uniones temporales, el endeudamiento se determina así:
NE = ( (PT1+PT2+PT3....) / (AT1+AT2+AT3. ) )*100
Dónde: PTn es igual a pasivo total de cada participante; ATn es igual a activo total de cada participante.
Una vez aplicada la fórmula anterior, el porcentaje resultante deberá ser igual o inferior a: Cincuenta por ciento (50.00%)
3. CAPITAL DE TRABAJO
Se determina restando al activo corriente el pasivo corriente, y el valor obtenido deberá ser igual o superior al 50% del valor del presupuesto oficial para el Módulo o Módulos al que se presente propuesta.
Para el caso de consorcios o uniones temporales, el capital de trabajo se determina así:
KT= (AC1+AC2+AC3….) - (PC1+PC2+PC3….)
Dónde: ACnes igual a activo corriente de cada participante; PCn es igual a pasivo corriente de cada participante.
4. CAPITAL REAL DEL PROPONENTE
Capital social efectivamente pagado más las reservas constituidas, más las utilidades retenidas, más las utilidades del ejercicio. Equivalente al 25% del presupuesto oficial para cada Módulo, así: MÓDULO 1
Capital Real del proponente (≥ (Presupuesto Oficial * 25%) ) = [≥ ($140.440.000* 25%)]
Capital Real del Proponente: [ ≥ $35.110.000] MÓDULO 2
Capital Real del proponente (≥ (Presupuesto Oficial *25%) ) = [≥ ($386.802.000* 50%)]
Capital Real del Proponente: [ ≥ $96.700.500]
PROPONENTE QUE PRESENTE PROPUESTA PARA EL MÓDULO 1 Y 2 |
Capital Real del proponente (≥ (Presupuesto Oficial * 25%) ) = [≥ ($527.242.000* 25%)] Capital Real del Proponente: : [ ≥ $131.810.500] |
Cuando la propuesta sea presentada por una estructura plural, por lo menos uno (1) de los integrantes deberá acreditar como mínimo el 60% del capital real requerido.
Los demás miembros de la Estructura Plural, para acreditar el capital real restante (40%), sumaran su capital real de manera proporcional a su participación en la estructura plural
5. INDICADOR EBITDA
Indicador EBITDA (Utilidad antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones): utilidad operacional más depreciaciones y amortizaciones. Mayor o igual a 70% del presupuesto oficinal, así:
MODULO 1 | Indicador EBITDA: ≥ 98.308.000 |
MODULO 2 | Indicador EBITDA: ≥ 270.761.400 |
Proponente que presente propuesta para el Módulo 1 y 2 | Indicador EBITDA: ≥ 369.069.400 |
Cuando la propuesta sea presentada por una estructura plural, por lo menos uno (1) de los integrantes deberá acreditar como mínimo el 60% del indicador EBITDA requerido.
Los demás miembros de la Estructura Plural, para acreditar del indicador EBITDA restante (40%), sumaran su del indicador EBITDA de manera proporcional a su participación en la estructura plural
6. INDICADOR CRECIMIENTO EBITDA
El proponente individual o por lo menos uno de los integrantes del proponente plural, deberá acreditar, a través del diligenciamiento del Anexo 9, un indicador de crecimiento EBITDA que refleje alguna de las siguientes opciones:
• Una relación igual o superior al 0,7 al comparar el último año fiscal con el penúltimo año fiscal o,
• Una variación positiva en caso de que el EBITDA del penúltimo año fiscal sea negativo
“Se entenderá que existe variación positiva en el EBITDA, cuando el último año fiscal presente utilidades mayores respecto del año inmediatamente anterior o cuando las pérdidas del último año fiscal si estas existieren, sean inferiores a las del año inmediatamente anterior.”
✓ Este indicador deberá ser cumplido por los proponentes indistintamente del Módulo o Módulos a los cuales se presente propuesta.
✓ Este requerimiento no aplica para los proponentes que tengan menos de dos (2) años fiscales.
7. INDICADOR DE RIESGO Activos fijos sobre el patrimonio neto. Menor o igual a 3.4 Indicador de Riesgo: (Activos Fijos / Patrimonio Neto) ≤ 3.4
Cuando la propuesta sea presentada por una estructura plural, cada uno de sus integrantes deberá cumplir con el indicador de riesgo establecido.
✓ Este indicador deberá ser cumplido por los proponentes indistintamente del Módulo o Módulos a los cuales se presente propuesta.
NOTA:
• Los oferentes deben cumplir con los factores descritos con en el presente documento. El proponente que no cumpla con estos requisitos, será declarado no hábil para participar en el proceso.
• Los indicadores señalados en el presente acápite deberán constar en los anexos 7,8 y 9, según corresponda, en los términos indicados en los mismos, los cuales se encuentra anexo al pliego de condiciones.
• Las cifras numéricas de esta información deben presentarse con los siguientes signos de puntuación: el punto para determinar miles y la coma para determinar decimales
8. CAPACIDAD FINANCIERA DE LAS PERSONAS NATURALES EXTRANJERAS SIN DOMICILIO EN COLOMBIA Y DE LAS PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS SIN SUCURSAL EN COLOMBIA
La Capacidad financiera (Cf) de las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia y de las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, se establecerá con fundamento en los indicadores anteriormente mencionados, los cuales deberán ser acreditados directamente ante la AGENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA allegando los estados financieros de propósito general y diligenciando el Anexo 09 que para el efecto se encuentra anexo al pliego de condiciones. Estos documentos deberán ser presentados de conformidad con lo solicitado en el presente documento y las cifras deben presentarse en moneda colombiana a la tasa representativa xxx xxxxxxx
(trm), establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente a la fecha xx xxxxx de la información financiera, avalados con la firma de un contador público colombiano acompañado de la fotocopia de la tarjeta profesional y del certificado de vigencia de la inscripción y de antecedentes disciplinarios, expedido por la junta central de contadores de Colombia, cumpliendo cada uno de los requerimientos señalados en los numerales anteriores.
5.1.4. OFERTA ECONÓMICA Y SUBASTA INVERSA:
El proponente debe indicar el valor de su propuesta en pesos colombianos, teniendo en cuenta todos los requisitos establecidos para la ejecución del contrato, y deberá presentarla de conformidad con el Anexo 5 de PROPUESTA ECONÓMICA, que se anexa, atendiendo el Módulo o Módulos a los cuales se presenta oferta.
El valor total de la oferta económica no podrá superar el presupuesto oficial indicado en el presente documento para cada Módulo al cual se presente propuesta, so pena de rechazo de la oferta.
La reducción al momento de efectuar los lances durante la audiencia pública de subasta inversa presencial, deberá ser como mínimo del 3% del valor con el cual se da inicio al procedimiento de subasta para el respectivo Módulo, para que el lance se considere válido.
Se repetirá el procedimiento descrito, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba lance alguno que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. Los lances deberán efectuarse en pesos colombianos.
NOTA: Teniendo en cuenta el resultado de la subasta o del proceso de negociación que se describe más adelante, según corresponda, la Entidad podrá adquirir mayores cantidades a las establecidas, si así lo requiere la Entidad. En todo caso, el contratista se obliga a suministrar las cantidades requeridas por la Agencia, en los términos indicados en el presente documento.
Este procedimiento se realizará de manera separada para cada Módulo
3.2. DEL PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
La audiencia de subasta inversa para el presente proceso, se llevará a cabo dentro del término previsto en el cronograma, en las Instalaciones de la Agencia Nacional de Infraestructura ubicada en la Xxxxxxx Xxxxx 00 Xx. 00 – 51 y/o Xxxxx 00 X Xx. 00-00 Xxxxxxxx Xxxxx 0 Xxxxxxx xxxx. Auditorio, bajo los siguientes parámetros:
Se procederá a la apertura del Sobre No. 5 PROPUESTA ECONÓMICA, contentivo de la oferta inicial de precio de los proponentes habilitados, y a la verificación del contenido del formato de precios unitarios de cada una de ellas, de conformidad con las siguientes reglas:
a) Se dará apertura a las ofertas económicas presentadas para el Módulo 1, verificándose que el valor consignado en las casillas correspondientes al “valor total oferta económica (suma de todos los ítems, incluido IVA)” sea el producto de multiplicar el valor unitario por la cantidad estimada por cada ítem y la suma de los ítems correspondientes. En caso contrario, se procederá a realizar la respectiva corrección aritmética del valor total por ítem, realizando la operación indicada. NO HABRÁ LUGAR A CORRECCIONES DEL VALOR UNITARIO.
b) Se verificará que el valor total de la oferta inicial de precio (valor total oferta económica) no sea superior al presupuesto oficial estimado para el Módulo al que se presente propuesta, so pena del rechazo de su oferta, de conformidad con lo establecido en el presente pliego de condiciones.
c) Entre los proponentes habilitados se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades para realizar los lances dentro del procedimiento de subasta inversa presencial. En caso que el proponente o el representante legal de la persona jurídica proponente o el representante del consorcio o la unión temporal no pueda asistir a la audiencia de subasta, podrá delegar, mediante poder que haya sido objeto de la diligencia de presentación personal ante notario y siempre que sus facultades se lo permitan, la representación para realizar los lances en la audiencia y, por tanto, comprometer jurídicamente al proponente por un valor menor al presentado en la oferta inicial de precio.
d) Entre los proponentes habilitados y cuya oferta inicial de precio no haya sido rechazada como resultado de las verificaciones antes indicadas, se distribuirán los sobres y formularios que deberán ser utilizados por ellos para la presentación de sus ofertas de precio – en adelante lances -. En dichos formularios se deberá consignar el valor xxx xxxxx en la ronda que corresponda, o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precio.
A continuación se dará inicio a la subasta inversa presencial, la cual se sujetará a las siguientes reglas:
i. Una vez abiertos los sobres con las ofertas iniciales de precio, la Entidad comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas.
ii. La subasta inversa presencial se desarrollará mediante rondas de cinco (5) minutos cada una o menos cuando los oferentes tengan listos sus lances. Durante este tiempo, los proponentes podrán hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el punto anterior
iii. Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados por la Entidad.
iv. Se consideran lances válidos aquellos que, presentados en los sobres y formularios suministrados debidamente diligenciados dentro del término establecido por cada una de las rondas, reduzca el “valor techo” como mínimo en un tres por ciento (3%).
v. La primera ronda tendrá como "valor techo" el menor valor presentado en las ofertas iniciales de precio de los proponentes habilitados y que hayan superado la verificación indicada en el literal anterior. Las rondas siguientes tendrán como "valor techo" el lance con el menor precio ofrecido en la ronda inmediatamente anterior.
vi. Cuando un proponente, en cualquiera de las rondas, no presente lance o el presentado no sea válido, se considerará que desiste de participar en la subasta y se tendrá como su oferta final de precio el menor valor valido que haya ofrecido.
vii. Antes de finalizar el término indicado para cada ronda, los participantes entregarán a la Entidad el sobre contentivo del formulario en el que se consigne el valor xxx xxxxx en la ronda que corresponda, o la expresión clara e inequívoca que no se hará ningún lance de mejora de precio. Posteriormente, el comité evaluador verificará que los formularios presentados se encuentren debidamente diligenciados. Acto seguido, registrará los lances y los ordenará descendentemente. A continuación, el comité evaluador indicará cuáles proponentes no podrán continuar presentado lances en las rondas siguientes por no haber presentado lance, por presentar un lance inválido, o por haber indicado que no realizará ningún otro lance de mejora de precios. Seguidamente, se dará a conocer, únicamente, el "valor techo” de la siguiente ronda.
viii. Se realizarán tantas rondas cuantas fueren necesarias, hasta tanto se verifique cualquiera de las siguientes situaciones:
⮚ Se agote el tiempo establecido para la ronda sin que se haya presentado ningún lance.
⮚ No se presente ningún lance válido en la ronda.
⮚ Sólo uno de los proponentes realice un lance válido en la ronda.
Nota: En concordancia con lo establecido en el Artículo 2.2.10 del Decreto 00734 de 2012 que reglamentó la Ley 1150 de 2007, cuando de conformidad con la información a su alcance, la Entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité asesor, recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.
ix. La audiencia se dará por terminada cuando el comité de evaluación haga pública la ocurrencia de cualquiera de las situaciones señaladas en el numeral anterior y dicho comité asesor, recomendará la adjudicación del contrato al proponente que haya presentado el lance de menor valor durante el procedimiento de subasta inversa presencial, adjudicación que puede ser por el presupuesto oficial si así lo determina la Entidad, teniendo en cuenta las cantidades que estime necesarias a adquirir. En el caso que no se presente ningún lance en la primera
ronda, la recomendación se realizará al proponente que haya presentado el menor valor en la oferta inicial de precio.
x. Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes
Nota: La Entidad calculará el porcentaje correspondiente entre la oferta inicial de precio del proponente que resulte favorecido con la adjudicación del proceso de selección y el valor final ofertado por el mismo y este porcentaje será aplicado a cada precio unitario.
El contrato se suscribirá por las cantidades que determine la Entidad.
xi. La Subasta Inversa Presencial es pública, lo que significa que podrán asistir a ella las personas que lo consideren conveniente, pero deberán someterse a lo señalado en el presente pliego de condiciones y por ende sólo podrán presentar la puja el proponente, representante legal del proponente o su apoderado, los demás asistirán en forma pasiva.
Una vez realizado el “PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL” descrito en el presente numeral, para el Módulo 1, se realizará el mismo procedimiento para el Modulo 2 aplicando todas las reglas previstas en el presente numeral.
3.2.1. MÁRGENES MÍNIMOS DE MEJORA DE LAS OFERTAS
Los márgenes mínimos de mejora de las ofertas serán aquellos equivalentes al tres por ciento (3%) del valor de la propuesta más baja que resulte en cada una de las rondas en el respectivo Módulo.
El valor de la propuesta más baja se determinará en cada una de las rondas de la subasta.
Los lances que se encuentren por debajo del margen mínimo aquí establecido se tendrá por NO VALIDOS y el proponente que lo realice no podrá seguir presentándolos durante la subasta.
3.2.2. PROPUESTA ÚNICA HABIL Y PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE OFERTA ANTE UN SOLO OFERENTE HABILITADO.
Si luego de la verificación de los requisitos habilitantes sólo uno de los proponentes resulta habilitado, para participar en la subasta para alguno de los Módulos, la Entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial del respectivo Xxxxxx indicado en el pliego de condiciones y ajuste su oferta a un descuento mínimo, para lo cual, la Entidad invitará al proponente habilitado a una negociación en la que, en aplicación de los principios de economía y transparencia, obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada por parte del único proponente habilitado, cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al 3% del precio ofertado inicialmente.
Si fracasara la negociación, la entidad declarará desierto el respectivo Módulo o el proceso contractual, según corresponda.
NOTA: Si no se presenta ningún proponente para participar en la subasta para alguno de los Módulos, la Entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio por un término de tres (3) días hábiles, para el Módulo respectivo. En este caso, la Entidad redefinirá los plazos posteriores mediante comunicación que será publicada en el SECOP de acuerdo con lo establecido en el presente pliego de condiciones, observando, en todo caso, los principios de transparencia, economía y responsabilidad.
Si vencido el plazo adicional no se presentan nuevos proponentes o si, producto de la nueva verificación, ninguno de los que se presenten cumple con los requisitos habilitantes exigidos, se declarará desierto el proceso.
6. EL SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.
Los riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato a celebrar, se estiman, tipifican y asignan de acuerdo con el Anexo correspondiente.
7. EL ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO.
Teniendo en cuenta la naturaleza del Contrato, la forma de pago y su valor, se estima conveniente exigir al CONTRATISTA la constitución de las siguientes garantías, así:
AMPARO | VALOR | VIGENCIA |
De cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato incluyendo el pago de multas y cláusula penal pecuniaria | 20% del Valor del contrato | Por el plazo del contrato y cuatro (4) meses mas |
8. ACUERDO INTERNACIONAL O TRATADO DE LIBRE COMERCIO
De acuerdo con lo exigido en el numeral 8 del artículo 2.2.1 y del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012, se efectuó el análisis respecto respectivo, concluyéndose que la presente contratación se encuentra cobijada por los siguientes tratados y acuerdos vigentes para el estado colombiano:
⮚ TLC Colombia – Chile
⮚ TLC Colombia – El Xxxxxxxx, Guatemala y Honduras
⮚ TLC – Colombia - México
⮚ Comunidad Andina
⮚ TlC Colombia – Estados AELC (EFTA)
⮚ TlC – Colombia – Canadá
⮚ TLC – Colombia – Estados Unidos
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
XXXXXX XXXXXXXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX
Vicepresidente, Planeación, Riesgos y Entorno Gerente de Sistemas de Información y Tecnología Proyectó: Xxxxx Xxxx