BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX

El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex, es una sociedad anónima de economía mixta del orden nacional creada por la Ley 7ª de 1991 y el Decreto 2505 de 1991, actualmente incorporado en el Decreto Ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), organizada como establecimiento de crédito bancario, sometida a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Financiera de Colombia y vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público no asimilada al régimen de las empresas industriales y comerciales del Estado.

Adicionalmente, y de conformidad con lo estipulado en sus estatutos sociales y en el numeral 3 del artículo 279 del mencionado Decreto Ley 663, Bancóldex tiene como objeto social la financiación, en forma principal pero no exclusiva, de las actividades relacionadas con la exportación y con la industria nacional, actuando para tal fin como banco de descuento o redescuento, antes que como intermediario directo.

Así las cosas, Bancóldex actúa como “banco de segundo piso”, es decir, a través de intermediarios financieros sometidos a inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, tales como bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento, y entidades orientadas a crédito microempresarial no sometidas a la vigilancia de dicho ente de control, como ONG micro crediticias, fundaciones financieras, cooperativas y cajas de compensación familiar.

1.2.Valores Institucionales de Bancóldex

El proponente deberá dar lectura al documento titulado “Valores Institucionales” y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el Anexo No. 3 – VALORES INSTITUCIONALES DE BANCOLDEX del presente documento.

1.3.Antecedentes y justificación de la convocatoria

Considerando que el Banco se expone a riesgos operacionales en el desarrollo de su negocio, y que estos requieren de una atención orientada a reducirlos a través de la implementación de controles, planes de acción y estrategias que permitan mantener un perfil de riesgo aceptado por la Junta Directiva, Bancóldex ha venido robusteciendo los diferentes elementos del Sistema de Administración del Riesgo Operacional tales como

políticas, procedimientos, registro de eventos, entre otros. De la misma forma, y en concordancia con la responsabilidad delegada por la Administración del Banco a la Contraloría Interna, se han venido realizando todas las actividades asociadas a la evaluación independiente a lo largo de las fases del proceso de auditoría (planeación, ejecución y seguimiento), aplicando las mejores prácticas y haciendo uso de las herramientas disponibles en el Banco para tal fin. No obstante, durante los últimos años se ha identificado la necesidad de mejorar la plataforma tecnológica para la gestión del riesgo operacional y la auditoría, dado que la que se tiene actualmente ha perdido vigencia en el mercado y podría potencialmente implicar afectación a la disponibilidad del servicio prestado.

Dado lo anterior, con la presente contratación se pretende garantizar la disponibilidad e integridad de la información del Sistema de Administración de Riesgo Operacional y los flujos de gestión del proceso de Auditoría del Banco, a través de los servicios de implementación y soporte de una solución tecnológica mediante un esquema de Software como Servicio o Software as a Service por sus siglas en inglés (SAAS) que soporte estos procesos para el Banco.

Los objetivos que se pretenden cumplir con la adjudicación de la presente Invitación son:

• Dar cumplimiento normativo en lo referente a las funciones de gestión de riesgo y de auditoría1.

• Gestionar el riesgo operacional hasta niveles aceptables, de acuerdo con el apetito de riesgo definido por el Banco.

• Aplicar mejores prácticas en la gestión de riesgos operacionales y auditoría interna.

1.4.Definiciones

• RIESGO OPERACIONAL: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por las deficiencias, fallas o inadecuado funcionamiento de los procesos, la tecnología, la infraestructura o el recurso humano, así como por la ocurrencia de acontecimientos externos asociados a éstos. Incluye el riesgo legal2.

• SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO OPERACIONAL - SARO: conjunto de elementos tales como políticas, procedimientos, documentación, estructura organizacional, registro de eventos de riesgo operacional, órganos de control,

1 Capítulo XXIII de la Circular Básica Contable y Financiera – Reglas Relativas a la Administración del Riesgo Operacional. Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna – IIA

plataforma tecnológica, divulgación de información y capacitación, mediante los cuales las entidades identifican, miden, controlan y monitorean el riesgo operacional.

• EVENTOS DE RIESGO OPERACIONAL: incidentes que generan o podrían generar pérdidas por riesgo operacional a Bancóldex.

• APETITO DE RIESGO: es el nivel de riesgo que Bancóldex está dispuesto aceptar con el fin de lograr sus objetivos.

• ETAPAS DE LA AUDITORIA: Planeación, ejecución y seguimiento de cada ejercicio de auditoría.

• SOFTWARE AS A SERVICE - SAAS: Modelo de prestación del servicio de software como servicio en arrendamiento o alquiler.

• SAAS EN NUBE: Modelo de prestación del servicio de software en el que el proveedor suministra también la infraestructura y esta está basada en nube.

• FUNCIONALIDADES: Requerimientos específicos de las áreas usuarias (Riesgos Operacional y Auditoría).

• FASE DE IMPLEMENTACIÓN: fase en que se realizan las configuraciones y parametrizaciones de la solución tecnológica. Incluye las pruebas de usuario y cargue de información requerido.

• FASE DE OPERACIÓN: fase en la que la solución tecnológica ya se encuentra en ambiente productivo y los usuarios pueden realizar operaciones.

• ANEXO N° 10 “APOYO EVALUACIÓN FUNCIONAL Y TÉCNICO”: Documento utilizado para la documentación del cumplimiento de los requisitos técnicos y funcionales del servicio propuesto, que busca facilitar la calificación de los criterios técnicos.

• ANEXO N° 11” REQUERIMIENTOS FUNCIONALES SOFTWARE DE RIESGOS Y AUDITORIA” : Documento que contiene los requerimientos funcionales asociados al objeto del contrato.

2. OBJETO DE LA INVITACIÓN

La presente convocatoria tiene por objeto la selección y contratación de una persona jurídica que preste los servicios de implementación y soporte de una solución tecnológica, mediante un esquema SAAS, para la gestión de riesgos operacionales y eventos de riesgo operacional, así como la gestión de auditoría en todas sus etapas (planeación, ejecución y seguimiento), mediante un esquema SaaS. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el Anexo N° 11. Requerimiento Funcional Software de Riesgos y Auditoria que hace parte integrante de la presente invitación.

3. TÉRMINOS JURÍDICO

3.1.Régimen jurídico aplicable

En atención al régimen de contratación del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., por expresa disposición del artículo 285 del citado Decreto Ley 663 de 1993, así como del artículo 15 de la Ley 1150 de 2007, el presente proceso de selección y la contratación que se derive de la presente convocatoria, se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano.

3.2.Cambio de Regulación

La normatividad aplicable, será la que se encuentra vigente a la fecha de la presente invitación, incluso si entre la fecha de ésta y el plazo máximo señalado para recibir las propuestas, se modifica o deroga alguna disposición normativa aplicable, salvo que por expresa disposición de la ley nueva, la misma deba ser aplicada a las invitaciones en curso.

La ley aplicable al contrato será la vigente al momento de su celebración.

3.3.Documentos y Prelación

Son documentos de la presente invitación todos sus anexos (si los hubiere), así como todas las Adendas que se generen con posterioridad a la fecha de envío de este documento. En caso de existir contradicciones entre los documentos mencionados se seguirán las siguientes reglas:

a) Si existe contradicción entre un Anexo y los Términos de Referencia, prevalecerá lo establecido en el respectivo Anexo.

b) Siempre prevalecerá la última Adenda publicada sobre cualquier otro documento.

c) En caso de contradicción en los Términos de Referencia, sus Adendas y el contrato, prevalecerá lo establecido en el contrato.

3.4.Veracidad de la información suministrada

El Proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada durante el proceso de selección de Proponentes. El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es

xxxxx, y corresponde a la realidad. No obstante, el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por éste.

3.5.Confidencialidad de la información

El Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento de los servicios a contratar, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato que se celebre, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.

3.6.Propiedad de la información

El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por Bancóldex en desarrollo de la presente invitación, así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva de Bancóldex.

3.7.Propiedad Intelectual

El Banco reconoce que la propiedad intelectual de la presente contratación es del fabricante o del autorizado para la comercialización del servicio. De acuerdo a lo anterior el proponente seleccionado cuenta con la facultad para habilitar el servicio por el tiempo que se defina en el contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de esta invitación. Con la celebración del contrato que se suscriba en desarrollo de la presente convocatoria, el proponente seleccionado pone a disposición del Banco las aplicaciones que corren en la infraestructura de este o en la del Banco, bajo demanda y que pueden ser utilizadas de forma compartida con otros usuarios. Bajo esta modalidad de Software como servicio (SaaS), el Banco no administrará ni controlará la infraestructura de EL CONTRATISTA.

3.8.Cláusula de Reserva

El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria, y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a

los proponentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de las entidades que presentaron propuesta.

3.9.Garantía de seriedad de la Oferta

El Proponente deberá incluir una garantía de seriedad de la oferta con una suma asegurada xxx xxxx (10) por ciento del monto de la oferta económica. La garantía de seriedad de la oferta podrá consistir en una garantía bancaria irrevocable a primer requerimiento (on- demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria para el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de Referencia y a las disposiciones legales vigentes.

Las compañías de seguros que otorguen la póliza deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex).

La garantía deberá ser válida por un periodo de seis (6) meses calendario a partir de la fecha de cierre de la invitación.

La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex, NIT. 800.149.923-6, en formato para entidades particulares, la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de Referencia o en el Contrato.

4. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES

4.1.Estudios para participar en la convocatoria

Corresponde a todo Proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la Propuesta, incluyendo, pero sin limitarse a los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros; asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto.

La presentación de una Propuesta implicará que el Proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos.

4.2.Impuestos y Deducciones

Al formular la propuesta, el Proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades Nacionales, Departamentales, Municipales o Ambientales, que afecten el contrato y las actividades que de él se deriven.

El proponente seleccionado pagará en su calidad de contratista todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones que se deriven de los contratos o sus modificaciones y, por lo tanto, su omisión en el pago será de su absoluta responsabilidad.

4.3.Instrucciones para participar en la Invitación

Las propuestas deben ser presentadas en español y todas sus páginas deben estar enumeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta.

Las propuestas remitidas que no cumplan los requisitos y no vengan acompañadas de la documentación exigida en estos Términos de Referencia, serán excluidas del proceso de evaluación. Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en los términos previstos en el numeral 5.9. de los Términos de Referencia.

La propuesta y sus anexos se recibirán únicamente a través del sistema de contratación dispuesto por el Banco para adelantar el presente proceso de contratación, realizando los siguientes pasos de conformidad con lo establecido en el Instructivo para el cargue de archivos y envío de propuestas, a través de cual se recibió el enlace para ingresar al Sistema, luego de realizar una inscripción previa en la página web del Banco.

⮚ La información general de la invitación puede consultarla en la página web de Bancóldex.

⮚ De apertura al correo electrónico remitido por el Banco con el link que permite acceder a la información de la invitación.

⮚ Al ingresar al link encontrará los módulos que permiten llevar a cabo el proceso de la invitación.

⮚ En el módulo A “Términos de Referencia” podrá consultar los términos y condiciones de la convocatoria. Asegúrese de agotar completamente su lectura para identificar los requisitos de participación y la documentación que debe reunir para presentar la propuesta.

⮚ Ingrese al módulo B “Anexos de la invitación” para consultar los documentos que debe diligenciar y anexar a la propuesta.

⮚ En el módulo C “Cronograma” encontrará la información correspondiente a las actividades y fechas en que se ejecutará el presente proceso de contratación. El Sistema habilitará o deshabilitará las actividades de acuerdo con las fechas allí parametrizadas.

⮚ A través del módulo D “Preguntas” los proponentes podrán remitir las inquietudes acerca de la invitación. A través de este módulo se consultarán las respuestas.

⮚ Ingrese al módulo E “Propuesta” para cargar la documentación y propuesta: En este módulo deberá ingresar toda la documentación requerida para presentar la propuesta. Los archivos a cargar deben ser formato PDF (creado como PDF, más no escaneado como PDF), a excepción de los documentos anexos que deben firmarse por el Proponente y la “matriz de capacidad financiera”, la cual deberá adjuntarse en archivo Excel. El tamaño máximo por archivo debe ser de 10 megabytes (10 MB).

⮚ Para el correcto cargue de la información, tenga en cuenta los siguientes puntos:

• Lea atentamente la etiqueta del nombre de cada documento que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla. Asegúrese de cargar el archivo con la información correcta y actualizada según solicite la convocatoria, absténgase de cargar archivos en blanco, desactualizados o con errores, pues la falta de documentos puede invalidar la propuesta. Asegúrese de firmar los anexos que requieran firma del proponente antes de cargarlos.

• Para cargar el archivo simplemente de clic en el botón con el “clip” y posteriormente a través del explorador de Windows, ubique el archivo a cargar y selecciónelo. Si requiere reemplazar el archivo, simplemente vuelva a ingresar por el “clip” y seleccione el nuevo archivo, el sistema reemplazará el cargado inicialmente.

• Para consultar el archivo, de clic en botón con la lupa, y allí se visualizará el archivo cargado.

• A lado derecho de cada documento aparece un “Check Box” el cual, si está en color rojo indica que el documento es obligatorio y que por ende antes del envío final de la propuesta, este debe encontrarse cargado.

• Una vez finalizado el paso anterior deberá diligenciar la información, “Partes Relacionadas” en el módulo E “Propuesta” en su parte final, en el cual se deberán adicionar los datos de los cargos establecidos como “Partes Relacionadas” para el Banco.

• Envío de la propuesta: El proponente deberá asegurarse que toda la información se encuentra debidamente cargada, una vez cargada la completitud de los documentos con la información requerida en la invitación, dar clic en el botón “Enviar Propuesta” que se encuentra en la parte superior derecha del módulo E “Propuesta”.

• Una vez enviado, el sistema genera un mensaje en el cual indica que el proceso se realizó a satisfacción, al igual que un número de radicado, el cual también se evidencia en la parte superior derecha del módulo E “Propuesta”. El Sistema también enviará un correo electrónico con los datos del radicado de la propuesta: número de radicado, fecha y hora, al mismo correo en cual se recibió la invitación.

4.4.Requisitos para participar en la invitación

Los Proponentes deberán cumplir los siguientes requisitos:

i. Ser personas jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal en Colombia con mínimo cinco (5) años de existencia a la fecha de presentación de la propuesta, cuya actividad económica u objeto social esté relacionado con la implementación de soluciones tecnológicas y demás asociadas al objeto de la presente convocatoria.

ii. El Proponente deberá contar con un mínimo de tres (3) años de experiencia en diseño, desarrollo e implementación de soluciones de gestión de riesgos y auditoría la cual deberá demostrar de conformidad con lo establecido en el numeral 5.5. “Experiencia Específica del Proponente”

iii. La duración de la sociedad, contada a partir de la fecha de cierre del plazo de la presente invitación, no será inferior al plazo establecido para el contrato y tres (3) años más.

iv. Tener la capacidad financiera exigida en el numeral 5.3. de la presente convocatoria.

v. Aportar oportunamente toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia o en sus documentos anexos.

vi. El Proponente seleccionado debe estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto del Contrato de forma inmediata.

4.5.Cronograma de la invitación

El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el Cronograma publicado en el módulo C “Cronograma” del Sistema, el cual deberá consultarse por el proponente con el fin de conocer y hacer seguimiento a las actividades principales a través de las cuales se desarrollará el presente proceso de contratación.

El cronograma podrá ser modificado por Bancóldex sin restricción, mediante adenda a los presentes Términos de Referencia.

El Sistema deshabilitará las actividades descritas en el Cronograma de acuerdo con el vencimiento de las fechas informadas en este.

4.5.1. Formulación y respuesta de inquietudes

Las inquietudes o preguntas relacionadas con los presentes Términos de Referencia, que surjan por parte de los Proponentes, deberán ser presentadas en la fecha señalada en el módulo C “Cronograma” del Sistema.

Una vez realizada la lectura detallada de los Términos de Referencia, el Sistema le permitirá ingresar las preguntas a través del módulo D.

Al ingresar, el proponente deberá dar clic en el botón “Formular Pregunta” lo que habilita un espacio para ingresar el interrogante. Al terminar de ingresar la información, dar clic en el botón de envío. El proponente podrá registrar cuantas inquietudes tenga, en diferentes momentos, siempre y cuando no se encuentre fuera del plazo estipulado por el Banco dentro del Cronograma.

La información correspondiente a la respuesta de cada pregunta radicada por todos los proponentes podrá ser consultada a través del mismo módulo, una vez hayan sido resueltas por el Banco y de acuerdo con la fecha registrada en la información del Cronograma.

4.5.2. Cierre y entrega de la Propuesta

Los Proponentes deberán presentar las Propuestas de conformidad con el numeral 6 de los presentes Términos de Referencia, a más tardar en la Fecha de Cierre y entrega de la Propuesta, informada en el Cronograma, a través del Sistema. La fecha de cierre no se modificará o aplazará, salvo que Bancóldex lo considere conveniente, lo cual será informado a todos los proponentes.

No serán tenidas en cuenta propuestas radicadas físicamente, ni enviadas por correo electrónico, fax o cualquier otro medio, ni las que sean radicadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre, a menos que se presente una indisponibilidad en el Sistema que imposibilite la recepción de propuestas, caso en el cual las mismas deberán enviarse vía correo electrónico a: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx con copia a xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx, indicándose en el asunto del correo electrónico:

Términos de Referencia Número – “SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE UNA PERSONA JURÍDICA QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE DE GESTIÓN

DE RIESGOS Y AUDITORÍA” y en el contenido del mismo: nombre, dirección, teléfono, correo electrónico del proponente, número de folios de que consta la propuesta técnica y económica y la relación de los anexos enviados o radicarse físicamente en la ventanilla de correspondencia del Banco ubicada en la xxxxx 00 Xx 00 X 00 xxxx 00. Edificio Centro de Comercio Internacional para lo cual deberá enviarse en archivos separados la propuesta técnica y la propuesta económica con sus anexos.

En caso de que los archivos enviados a través del Sistema o por correo electrónico, en el evento de indisponibilidad del Sistema, presenten errores que no permitan que el Banco pueda acceder a ellos, la propuesta será rechazada sin que haya lugar a que el interesado la presente nuevamente, por lo que es responsabilidad de cada proponente asegurarse antes de su envío, que la misma es accesible y que se ha remitido en su integridad.

La fecha y hora de cierre no se modificará o aplazará, salvo que Bancóldex, considere conveniente. En tal caso, la ampliación del plazo se dará a conocer mediante adenda que publicará en la página Web del Banco antes de la fecha de cierre.

Una vez recibida la propuesta, Bancóldex enviará un correo electrónico al remitente de la propuesta, informando la fecha y hora de recepción de la misma.

4.6.Adendas

Bancóldex comunicará mediante adendas, las aclaraciones y modificaciones que encuentren conveniente hacer a estos Términos de Referencia. Todas las adendas deberán ser tenidas en cuenta por los oferentes para su Propuesta y formarán parte de estos Términos de Referencia. Las Adendas serán publicadas a través de la página web del Banco y podrán consultarse en el Sistema.

Nota. Para refrescar la información de la invitación y sus respectivos módulos, ingrese siempre a través del link que se adjuntó en el correo de invitación para presentar propuesta.

5. EVALUACIÓN

5.1.Criterios y proceso de evaluación

A toda propuesta que cumpla con la presentación de la documentación requerida en los presentes Términos de Referencia, se le realizará un análisis en donde se verifique y evalúen los siguientes criterios:

CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Capacidad jurídica, financiera, administrativa	Cumple / No Cumple
	PUNTAJE	PORCENTAJE
CRITERIOS TÉCNICOS	90	90%
Experiencia específica	10	9%
Tecnológico	22	19.8%
Funcional • Funcionalidades para la gestión del riesgo • Funcionalidades para la gestión de auditoria	68	61.2%
CRITERIO ECONÓMICO	10	10%
Evaluación económica	100	10 %
TOTAL	100	100%

Aquellas propuestas que resulten habilitadas por cumplir con la capacidad jurídica, financiera, administrativa pasarán a ser evaluadas en los criterios técnicos y económico.

Para que una propuesta sea considerada en la evaluación de la propuesta económica, la evaluación total de los criterios técnicos deberá alcanzar al menos el ochenta 80 % por ciento del puntaje total asignado para los criterios técnicos.

El Banco adjudicará la convocatoria a la propuesta que obtenga el mayor puntaje sumados los criterios técnicos y económico. La adjudicación del contrato será comunicada al proponente seleccionado.

El resultado de la evaluación de las propuestas se consignará en el Formato de selección de proveedores suscrito por la instancia evaluadora.

En caso de que la propuesta no sea seleccionada y se hubiese presentado físicamente, por las razones expuestas en el numeral 4.5.2. de la presente invitación, ésta deberá ser reclamada por el proponente en un plazo máximo de quince (15) días hábiles posteriores a la notificación de no selección. Cumplido este plazo, si el proponente no reclama la propuesta se procederá con la destrucción de esta.

NOTA 1: Bancóldex realizará consultas de control previo del proponente, de las personas o partes relacionadas con el proponente y vinculadas a la propuesta, según aplique, con el fin de analizar los riesgos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, y según con lo establecido en cada una de los Sistemas de Prevención xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo. En caso de encontrarse coincidencia en dichos reportes se rechazará la propuesta de forma inmediata.

Así mismo, en cumplimiento del artículo 60 de la Ley 610 de 1999, Bancóldex realizará consulta del proponente en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General y en caso de que éste se encuentre reportado se rechazará la propuesta de forma inmediata.

Adicionalmente, Bancóldex realizará la consulta en centrales de riesgo al proponente y en caso de reporte negativo se llevarán a cabo los análisis correspondientes que permitan validar la capacidad de este para la celebración de la orden de servicio en una eventual adjudicación de la presente convocatoria.

Nota 2: Durante el proceso de evaluación, Bancóldex podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones sobre la información contenida en las propuestas, por medio escrito y/o mediante sustentación virtual o presencial.

5.2.Capacidad Jurídica

La evaluación de la capacidad jurídica se llevará a cabo por parte del Departamento Jurídico del Banco y corresponde a las actividades tendientes a validar la capacidad del proponente para presentar la propuesta y celebrar el respectivo contrato en el evento que resulte adjudicado en el proceso de selección.

Para el efecto el Departamento Jurídico del Banco verificará contra el certificado de existencia y representación legal de los proponentes y demás documentos los siguientes aspectos, (i) Que el objeto social principal del proponente se relacione con la implementación de servicios tecnológicos en la gestión de riesgos operacionales y eventos de riesgo operacional; (ii) la duración de la sociedad de acuerdo con lo exigido en el numeral

4.4. de los presentes Términos de Referencia, (iii) facultades del representante legal para presentar la propuesta y/o contraer obligaciones en nombre de la misma.

5.3.Capacidad Financiera

El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Para la evaluación de la capacidad financiera el proponente

deberá diligenciar la “matriz de capacidad financiera” Anexo No. 6 con los datos de los estados financieros de los dos últimos años certificados o dictaminados con corte al 31 de diciembre del respectivo año. Para la validación de esta información, el proponente deberá adjuntar la totalidad documentación solicitada de acuerdo con el numeral 6.3. (documentación de la propuesta) de la presente invitación.

Validada la información contenida en la matriz, El Banco realizará una evaluación financiera de los proponentes revisando entre otros aspectos, liquidez, endeudamiento y rentabilidad, indicadores que se compararan con el promedio del sector. Así mismo, se revisará el endeudamiento del proponente en Centrales de riesgo y la calificación respectiva.

5.4.Capacidad Administrativa

En la evaluación de la capacidad administrativa se tendrán en cuenta los aspectos informados por el proponente en su propuesta respecto de la estructura organizacional ofrecida por este para la prestación del servicio objeto de la presente convocatoria.

Adicionalmente, los proponentes que cuenten con políticas de Responsabilidad Social Empresarial deberán informarlo en su propuesta, como el desarrollo de su equipo humano de trabajo bajo condiciones laborales dignas, compensación justa, adecuadas condiciones de bienestar, seguridad y salubridad en el trabajo; el respeto y cuidado por el medio ambiente y el compromiso con el desarrollo de las comunidades en las que operan.

Para validar la capacidad administrativa, Bancóldex coordinará previamente con los proponentes una visita virtual o presencial a sus instalaciones.

5.5.Experiencia Especifica del Proponente:

Los Proponentes deberán acreditar y contar con mínimo tres (3) años de experiencia en los servicios de diseño, desarrollo e implementación de soluciones de gestión de riesgos y auditoría.

Para acreditar la experiencia exigida, cada Proponente deberá aportar certificaciones, o contratos con sus respectivas actas de liquidación y/o terminación expedidas por sus clientes, correspondientes a empresas que operen en Colombia, en las cuales se hayan prestado servicios antes mencionados.

Las certificaciones o contratos con sus respectivas actas de liquidación y/o terminación deberán contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre o razón social del Contratante

• Nombre o razón social del Contratista

• Objeto del servicio o contrato

• Datos de contacto del Contratante

• Fecha inicio

• Fecha de terminación

No se entenderá como acreditación de experiencia una lista donde se relacione la experiencia, sin que se aporten las respectivas certificaciones, contratos con sus respectivas actas de liquidación o terminación.

La asignación del puntaje para este criterio se hará con base en el número de años de experiencia acreditados por cada proponente, a partir de los años (3) años establecidos como mínimo. El proponente que acredite el mayor número de años de experiencia tendrá el mayor puntaje en este criterio, es decir 10 puntos.

El puntaje de este criterio se otorgará así:

a. 4 puntos a los proponentes que presenten certificaciones que demuestren experiencia entre cuatro (4) y seis (6) años.

b. 7 puntos a los proponentes que presenten certificaciones que demuestren experiencia superior a seis (6) años y hasta ocho (8) años.

c. 10 puntos a los proponentes que presenten certificaciones que demuestren experiencia superior a ocho (8) años.

El Proponente deberá relacionar la experiencia que se certificará conforme a lo indicado en el presente numeral, diligenciando el Anexo No.8 Formato Experiencia Específica del Proponente.

• Bancóldex podrá solicitar información al proponente, en caso de requerir aclaraciones o ampliar información respecto a la experiencia específica.

• Sólo serán válidas las certificaciones expedidas por diferentes entidades o empresas. En caso de no lograr obtener esta información durante el tiempo de apertura del proceso, la certificación podrá ser remplazada por la copia del contrato, siempre y cuando también se anexe la respectiva acta de terminación y/o acta de liquidación, debidamente suscrita por la entidad contratante, que en conjunto cumplan con los contenidos y requisitos establecidos anteriormente, de lo contrario no será tenida en cuenta. El acta de liquidación

debidamente suscrita por las partes servirá para acreditar la experiencia del proponente, siempre que en ella conste la información de nombre del contratante, objeto, vigencia y valor del contrato.

• El proveedor proponente deberá facilitar el contacto con las entidades o empresas certificadoras, con el fin de validar la experiencia presentada.

5.6. Funcional

El Proponente debe dar respuesta puntual a cada ítem del Anexo No 10 “Apoyo evaluación Funcional y Técnico” y Anexo 11. – “Requerimiento Funcional Software de Riesgos y Auditoría” que incluye la lista de verificación de requerimientos funcionales, indicando si su propuesta cumple con los mismos, explicando y argumentando técnicamente cómo cumplirá con lo solicitado y en qué página de su propuesta se desarrolla el respectivo requerimiento.

Aquel proponente que no cumpla con lo definido en alguno de los ítems deberá explicar técnicamente las razones por la cuales no cumple con dichos requerimientos.

Para la calificación este criterio está dividido en dos componentes que tienen el mismo valor en la calificación: Funcionalidades para gestión de riesgos con una calificación máxima de 34 puntos y Funcionalidades para Auditoría con una calificación máxima de 34 puntos.

Para que una propuesta sea considerada en la selección de la presente convocatoria, la evaluación de criterio funcional deberá alcanzar al menos 26 puntos en cada componente evaluado: Funcionalidades para Gestión de Riesgos y Funcionalidades para Gestión de Auditoría, de forma independiente. Así, una propuesta que, por ejemplo, tenga 30 puntos para Gestión de Riesgos , pero solo 20 para Gestión de Auditoría, no cumplirá con el mínimo esperado de 26 puntos por funcionalidad y no continuará en el proceso.

5.7.Condiciones tecnológicas

El Proponente debe dar respuesta puntual a cada ítem del Anexo 13 – Requerimientos Técnicos y de Seguridad, indicando si su propuesta cumple con las condiciones tecnológicas explicando y argumentando técnicamente cómo se dará el cumplimiento con lo solicitado. En caso de que la solución no cumpla con algún requerimiento de las especificaciones, el proponente deberá explicar técnicamente las razones por las cuales no cumple.

Para que una propuesta sea considerada en la selección de la presente convocatoria, la evaluación de este criterio deberá alcanzar al menos 17 puntos. El puntaje en este criterio será otorgado con base en las respuestas suministradas por los proponentes.

En caso de que la propuesta presentada no exprese con claridad la forma en que se da cumplimiento a cada requerimiento técnico no obtendrá puntaje en este criterio.

5.8. Oferta económica

Para la evaluación de la propuesta económica, el proponente deberá discriminar en detalle los ítems que conforman las fases de implementación y de operación, con el fin de que Bancóldex pueda identificar y evaluar cuáles son absolutamente necesarios y cuáles podrían ser opcionales, de acuerdo con lo establecido en el Anexo No. 11 Requerimiento Funcional Software de Riesgos y Auditoria.

La información debe estar desagregada en mínimo los siguientes ítems por cada una de las fases del servicio :

• Tipo de servicio ofrecido (configuración en nube del proveedor o en infraestructura del Banco).

• Valor por tipo de licencia ofrecida. Indicar la cantidad mínima de licencias: (i) Tipo de licencias ofrecidas por funcionalidad (si aplica): gestión de riesgos y gestión de auditoría. Si existen licencias especiales para otras funcionalidades complementarias como gestión de eventos, planes de mejora, planes de acción o procesos, deben ser detalladas y (ii) Tipo de licencia de usuarios por funcionalidad (nombrada, concurrente, usuarios ilimitados, otros). El Banco ha identificado la necesidad de contar con las siguientes cantidades de licencias: Para el caso de gestión de riesgos se requieren mínimo 5 licencias (gestión de riesgos y mantenimiento de la información en la solución). Para gestión de auditoría se requieren 12 usuarios para los auditores y 40 usuarios para los líderes de proceso quienes gestionarán a través de la solución sus planes de mejora.

• Costos asociados a la implementación, discriminando honorarios para la implementación del módulo de gestión de riesgos y para la implementación del módulo de auditoria.

• Costos de operación (anual) incluyendo la forma en que se actualizará el valor de este servicio anualmente.

El proponente deberá indicar en el Anexo No. 13 Formato Oferta Económica el valor total de los ítems ofrecidos para cada una de las Fases. Además, el Proponente deberá

discriminar en su oferta económica el IVA de los servicios a lo que les sea aplicable y todos los impuestos a que haya lugar conforme a las normas tributarias vigentes. Si el Proponente no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA) u otro impuesto y el servicio causa dicho impuesto, Bancóldex lo considerará INCLUIDO en el valor total de la oferta y así lo acepta el Proponente.

Para los servicios de nube en la fase de operación se entenderán excluidos del IVA de conformidad con el numeral 21 del artículo 476 de Estatuto Tributario.

La Propuesta económica deberá cubrir todos los gastos en los que incurra el Proponente para la prestación del servicio. En ningún caso Bancóldex reembolsará o cubrirá gastos adicionales que superen el valor de la propuesta presentada.

Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance del objeto de la presente invitación y condiciones previstas en estos Términos de Referencia, así como de las normas tributarias aplicables, será responsabilidad del Proponente y no se le permitirá ajustar sus precios.

El proponente que presente la oferta más económica obtendrá el mayor puntaje, es decir de 10 puntos y a los demás oferentes se les asignará un puntaje proporcional. Para asignar el puntaje de este criterio se sumará el valor de los siguientes items:

• Honorarios para la implementación del módulo de gestión de riesgos incluyendo gestión de eventos y planes de acción

• Honorarios para la implementación del módulo de auditoría incluyendo planes de mejora.

• Costos para la implementación del módulo de gestión de riesgos incluyendo gestión de eventos y planes de acción: mínimo 5 usuarios.

• Costos para la implementación del módulo de auditoría incluyendo planes de mejora: mínimo 12 usuarios para los auditores y 40 usuarios para que los líderes de proceso.

• Valor de la operación del servicio para el primer año.

• Valor de renovación anual de la operación del servicio para el año siguiente .

Bancóldex revisará las operaciones aritméticas de la propuesta económica y en caso de error se le solicitará las respectivas aclaraciones al proponente de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.9. de la presente convocatoria.

Si el proponente no da repuesta en el término que para el efecto le haya establecido Bancóldex, los errores en las operaciones aritméticas serán corregidos de la siguiente manera:

• Cuando se presente divergencias entre el valor expresado en números y en letras, prevalecerá la cantidad expresada en letras.

• Los valores corregidos se tendrán en cuenta en la evaluación de las propuestas, en la adjudicación y suscripción de la orden de servicio, por lo que los errores u omisiones en que se incurra en la propuesta económica serán de la exclusiva responsabilidad del proponente, debiendo asumir los mayores costos y/o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones.

• Los proponentes responderán cuando formulen propuestas en las cuales se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación de la presente convocatoria.

5.9.Solicitud de aclaración o complementación o subsanabilidad

De considerarlo necesario, Bancóldex podrá solicitar aclaraciones o complementaciones a la propuesta hasta antes de la adjudicación de la presente Convocatoria, respecto de cualquiera de los requisitos y documentación relacionada con aspectos que no otorguen puntaje, ya sea porque no encuentran claridad en algún tema o para subsanar la ausencia de algún documento. En la solicitud concederá un plazo para las respuestas y si fuere necesario podrá aplazarse la adjudicación, previa información a todos los proponentes. En ningún caso la aclaración o complementación podrá dar lugar a modificar el alcance inicial de la propuesta, mejorarla, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.

Igualmente podrá solicitar aclaraciones en aspectos de la propuesta económica, pero únicamente para la corrección de errores de trascripción, numéricos, matemáticos o formales. En ningún caso la aclaración podrá dar lugar a modificar el alcance inicial de la propuesta económica, mejorarla, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.

En caso de que el proponente no presente la aclaración o complementación en el plazo establecido, Bancóldex podrá descartar la propuesta y no tenerla en cuenta para ser evaluada.

5.10. Criterios de desempate

Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de desempate en su orden:

• El proponente que acredite que por lo menos el 10% de su nómina la conforman empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997 debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta. En todo caso; en el evento que la propuesta seleccionada sea aquella que acredite cumplir con esta condición, los empleados deberán mantenerse vinculados por un lapso igual al plazo del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente convocatoria.

• Experiencia del proponente.

• De persistir el empate en el puntaje, se aplicarán de forma sucesiva y excluyente, las reglas incorporadas en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020.

En lo que tiene que ver con el método aleatorio de que trata el numeral 12 del mencionado artículo, se informa a los proponentes que en caso de su aplicación, la adjudicación se decidirá por sorteo que se efectuará entre los proponentes empatados, el cual se realizará en reunión virtual y a través del sistema de balotas.

Los proponentes deberán presentar los documentos que permitan acreditar los criterios de desempate junto con su propuesta

5.11. Rechazo de Propuestas

Se rechazarán de plano las Propuestas en las que:

• El Proponente no cumpliere con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia.

• No se aporte toda la documentación requerida en los presentes Términos de Referencia y/o sus anexos o aquella documentación que requiera el Banco antes de finalizado el proceso de adjudicación de la presente convocatoria y que no se aporte por el proponente durante el plazo definido para ello por El Banco.

• Se hubiere presentado la Propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición.

• Se incluya información que no sea veraz.

• Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana.

• La propuesta se hubiere presentado de forma extemporánea.

• Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente en el mismo proceso de selección de manera directa o por interpuesta persona.

5.12. Declaratoria de desierta

La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos:

• Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los términos de referencia.

• Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva.

• Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas.

• Cuando no se presente ninguna propuesta.

6. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

6.1.Presentación de la Propuesta

El Proponente presentará una sola propuesta en idioma español a través del Sistema, al que puede acceder a través del enlace remitido por correo electrónico por medio del cual recibió acceso a la invitación, previa inscripción inicial en la página web de Bancoldex.

La propuesta se deberá presentar debidamente foliada y presentarse dentro del plazo fijado.

Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que entregue de acuerdo con la fecha establecida para el cierre de convocatoria.

Para los efectos de este proceso se advierte a los proponentes que la fecha y hora válida, es la indicada por el Sistema, la cual se notificará a través de correo electrónico en el momento de realizar la radicación de la propuesta.

6.2.Periodo de validez de la propuesta

La Propuesta tendrá un periodo de validez de seis (6) meses, contados a partir de la fecha de cierre y entrega de la propuesta señalada en el calendario publicado a través del aplicativo

6.3.Documentación de la Propuesta

La Propuesta deberá incluir los siguientes documentos:

1. Anexo No 1 Carta sobre las políticas de Seguridad de la Información y Ciberseguridad para Proponentes y Proveedores de Bancóldex S.A.

2. Anexo No. 2 – Carta de presentación de la propuesta. Se debe diligenciar en su totalidad esta carta, en la que, entre otros aspectos, se debe indicar el nombre del Proponente, así como el nombre, cargo e información de contacto del responsable a quien se contactará para cualquier asunto relacionado con la Propuesta. Esta carta deberá estar firmada por el representante legal del Proponente o por el apoderado constituido para el efecto.

3. Anexo No. 3 Carta de conocimiento-Aceptación de los Valores institucionales

4. Anexo No. 4 Confidencialidad y tratamiento de datos personales

5. Anexo No. 5 Requisitos de seguridad y salud en el trabajo.

6. Anexo No. 6 “Matriz Capacidad financiera”

7. Anexo No 7 ““Formato de Vinculación de Clientes”. Formato de Vinculación o Actualización de Persona Jurídica nacional y Formato Partes Relacionadas Persona Jurídica, adjunto, totalmente diligenciado, firmado y con huella del representante legal, con todos los documentos anexos.

8. Anexo No.8 Formato Experiencia Específica del Proponente.

9. Anexo No 9 Formato carta de certificación de software

10. Anexo No 10 Apoyo evaluación Funcional y Técnico

11. Anexo No. 11 - Requerimiento Funcional Software de Riesgos y Auditoría.

12. Anexo No. 12 Requerimientos Técnicos y de Seguridad

13. Anexo No. 13 – Formato de Oferta Económica

14. Anexo No. 14 - Declaración de Seguridad Ciberseguridad y nube

15. Documentación que acredite los aspectos considerados en la Capacidad Administrativa de conformidad con el numeral 5.4. de la presente convocatoria.

16. En el evento que aplique, acta del órgano social respectivo autorizando al Representante Legal de la persona jurídica para presentar la presente propuesta y celebrar el contrato con Bancóldex en caso de que resulte seleccionado.

17. Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario y/o apostillado según sea el caso, cuando se actúe por representación.

18. Garantía de seriedad de la oferta en formato de entidades particulares, de conformidad con lo establecido en el numeral 3.9. En el caso de pólizas de seguro se deberá anexar adicionalmente el respectivo recibo de pago.

19. Estados Financieros certificados o dictaminados de los dos últimos años, con notas aclaratorias.

20. Certificado de existencia y representación legal con una vigencia no mayor a sesenta

(60) días.

21. Copia del Registro Único Tributario (RUT) del proponente.

22. Certificado de pago de seguridad social y parafiscales.

23. Certificación bancaria indicando la cuenta a la que debe hacerse la transferencia electrónica de fondos.

24. Propuesta Técnica: El Proponente deberá especificar la metodología que empleará para el desarrollo del objeto de la presente convocatoria y el cronograma de tiempos y actividades. A su vez, en la propuesta metodológica se debe evidenciar lo siguiente:

• Comprensión y análisis de la necesidad: el proponente debe presentar en detalle su entendimiento de lo que busca la presente convocatoria.

• Alcance del objeto: indicándose las actividades y tareas que se llevarán a cabo para asegurar la implementación, los inputs requeridos y las salidas ofrecidas.

• Metodología ofrecida para el desarrollo del objeto de la presente convocatoria, que cumpla con los lineamientos y características de las metodologías ágiles y, permita el desarrollo del proyecto en los 5 meses establecidos. Se espera que las implementaciones asociadas a gestión de riesgos y auditoría puedan ser implementadas de forma paralela, por lo que el proponente deberá considerar esto para la asignación de sus recursos al proyecto.

• Cronograma de trabajo.

• Metodología ofrecida para el manejo de los controles de cambios.

• Mecanismo de entrega a Bancóldex de la documentación.

• Esquema de soporte del servicio en ambiente de producción, conforme a lo establecido en el Anexo No. 12 Requerimientos Técnicos y de Seguridad.

• Los demás soportes solicitados en el Anexo No. 12 Requerimientos Técnicos y de Seguridad y Anexo No. 11 Requerimiento Funcional Software de Riesgos y Auditoría.

7. TÉRMINOS DE LA CONTRATACIÓN

7.1.Alcance del servicio

A través de la contratación de esta convocatoria el proponente deberá desarrollar como mínimo las actividades que se describen a continuación y que, se encuentran detalladas en el Anexo No. 11 - Requerimiento Funcional Software de Riesgos y Auditoría.

Fase de Implementación:

Etapa 1: Análisis y entendimiento de los requerimientos.

- Identificar y analizar la metodología de gestión de riesgos y eventos de riesgo operacional.

- Identificar y analizar las actividades realizadas en el proceso de auditoría, desde su planeación hasta su seguimiento.

Etapa 2: Configuración.

- Configurar la metodología de gestión de riesgo operacional en la solución tecnológica. Incluyendo sus respectivos flujos, visualización de riesgo inherente vs riesgo residual, planes de acción y visualización de mapas de calor.

- Configurar la metodología de gestión de eventos de riesgo en la herramienta (registro, documentación y seguimiento). Incluyendo sus respectivos flujos.

- Cargar la información de los riesgos, controles y eventos que actualmente componen el perfil de riesgo operacional del Banco con fines de pruebas.

- Configurar los reportes e informes definidos para la gestión de riesgos operacionales. Incluyendo las personalizaciones solicitadas.

- Configurar las etapas de la gestión de auditoría en la herramienta (planeación, ejecución y seguimiento). Incluyendo sus respectivos flujos.

- Configurar la gestión de oportunidades de mejora y planes de acción con sus respectivos flujos.

- Configurar los reportes e informes definidos para la gestión de auditoría. Incluyendo las personalizaciones acordadas durante la fase de entendimiento.

Etapa 3: Pruebas y Ajustes.

- Realizar pruebas al funcionamiento de los cálculos sobre la metodología de riesgos.

- Realizar pruebas sobre el funcionamiento de los reportes definidos para riesgos operacionales y auditoría.

- Realizar pruebas sobre el flujo completo de la auditoría (Planeación, Ejecución y Seguimiento).

- Realizar pruebas sobre los flujos de trabajo definidos en la herramienta para riesgos operacionales y auditoría.

- Corrección de errores u otros ajustes necesarios detectados por las áreas usuarias durante las pruebas.

Etapa 4: Puesta en ambiente Productivo.

- Puesta en producción de las funcionalidades de la solución tecnológica y los respectivos cargues de información iniciales.

- Capacitación en el uso de la herramienta a los diferentes interesados.

Fase de Operación

- Seguimiento al desempeño de la herramienta implementada (funcionalidades, tiempos de respuesta, interfaz gráfica y posibles ajustes derivados de cambios normativos o metodológicos)

- Soporte a errores reportados, mantenimiento del servicio y actualizaciones.

7.2.Entregables Mínimos.

A continuación, se relacionan los entregables esperados:

• PRIMER ENTREGABLE: Documento de entendimiento de los requerimientos. El CONTRATISTA deberá entregar un documento que detalle un informe con la definición de los requerimientos para la gestión de riesgos y de auditoría del Banco, incluyendo al menos: alcance del servicio, los supuestos de la solución, aspectos que no incluye el servicio, restricciones o limitaciones del servicio, riesgos del proyecto, asignación de responsabilidades, definición de los requerimientos funcionales de la solución ofrecida, criterios de aceptación de la solución (resultado esperado), requerimientos no funcionales, ciclo de vida del proyecto y el plan de trabajo detallado.

• SEGUNDO ENTREGABLE: EL CONTRATISTA deberá entregar la configuración del servicio con los criterios de aceptación de la solución definidos en el Documento de entendimiento de los requerimientos del primer entregable. En este entregable se incluye la puesta a disposición de los usuarios de un ambiente de pruebas para validar la ejecución de las funcionalidades solicitadas.

• TERCER ENTREGABLE: EL CONTRATISTA deberá acompañar al Banco en el proceso de despliegue en ambiente de producción una vez las pruebas de usuarios sean ejecutadas a satisfacción. Se debe incluir en este aspecto el cargue, configuración y certificación de la información inicial para las funcionalidades de gestión de riesgos y gestión de auditoría.

• CUARTO ENTREGABLE: EL CONTRATISTA deberá entregar un informe de toda la implementación que contenga como mínimo los manuales de usuario final, de administrador funcional y técnico para el servicio, de forma independiente, según aplique, para la gestión de riesgos y la gestión de auditoría. Así mismo, se debe entregar la documentación completa de los ajustes realizados al proyecto durante la fase de implementación. Se debe contar con una transferencia de conocimiento al equipo técnico y usuario del servicio por parte de El Banco y garantizar la funcionalidad de la aplicación, para lo cual Bancóldex deberá certificar dicha funcionalidad.

• QUINTO ENTREGABLE: El CONTRATISTA deberá entregar un documento que detalle cómo se llevará a cabo el soporte técnico para el servicio implementado. En este se debe documentar como mínimo el alcance, esquema de atención, plan de comunicaciones y el equipo de soporte. Los tiempos de atención deben estar basados en Acuerdos de Niveles de servicio que mínimo deben cumplir con los tiempos RTO (8 horas) y RPO (1 día) establecidos para el proceso de gestión de riesgos y evaluación independiente. También se debe indicar cuál es la cobertura del soporte y qué elementos o actividades no son cubiertas por el mismo e implicarían costos adicionales.

7.3.Forma de pago

El pago del servicio se realizará de la siguiente forma: se pagará el 35% del valor ofertado por el Proponente contra la presentación y recibo a satisfacción por parte de EL BANCO de los cuatro (4) entregables de que trata el numeral 7.2. anterior. y el 65% del valor ofertado por el Proponente , distribuido en doce (12) mensualidades iguales vencidas, contra la presentación de los informes de disponibilidad del servicio durante el mes respectivo (Quinto Entregable) . Se realizará un descuento sobre la mensualidad pagada, en caso de presentar una disponibilidad del servicio inferior al 99.5% solicitado en el anexo técnico.

8. EL CONTRATO

8.1.Suscripción del contrato

Una vez se adjudique el Contrato por parte de Bancóldex se informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del mismo, junto

con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento.

En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el Contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier otra circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos Términos de Referencia, Bancóldex podrá contratar con el Proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor y así sucesivamente.

En este caso, Bancóldex podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía.

8.2.Obligaciones de Bancóldex

En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, Bancóldex, tendrá las siguientes obligaciones:

(i) Pagar al Contratista la suma debida según los términos del Contrato.

(ii) Cooperar con el Contratista para el normal desarrollo del Contrato.

(iv) Entregar al Contratista el material e información con la que cuente y sea susceptible de entregar para efectos del desarrollo del objeto del Contrato.

8.3.Obligaciones del Contratista

En el desarrollo del contrato que se suscriba en virtud de estos Términos de Referencia, el Contratista tendrá, entre otras, las siguientes obligaciones:

1. Desarrollar las actividades objeto del presente contrato de conformidad con lo establecido en la propuesta.

2. Poner a disposición de EL BANCO el servicio en los términos y alcance señalado en la propuesta. En caso de que el servicio no cumpla con los términos y condiciones descritos en la propuesta, EL CONTRATISTA estará en la obligación de llevar a cabo todos los correctivos y acciones necesarias para cumplirlos estrictamente sin ningún costo adicional para EL BANCO.

3. Desarrollar y entregar funcionando todas las interfaces requeridas para que el servicio interactúe con los sistemas de EL BANCO para su operación.

4. Prestar el soporte funcional y técnico del servicio en los términos establecidos en el contrato.

5. Implementar y configurar las funcionalidades comprometidas en los ambientes de pruebas y producción.

6. Prestar el servicio de actualizaciones que se realicen sobre las aplicaciones durante la vigencia del presente contrato.

7. Realizar el plan de capacitación sobre el uso de las funcionalidades de gestión de riesgos y gestión de auditoría en el plazo definido en el cronograma de trabajo. Para el efecto, EL BANCO informará previamente a EL CONTRATISTA la persona que será designada como administrador del servicio propuesto.

8. Dar estricto cumplimiento al cronograma y tiempos estipulados para la prestación de los servicios objeto de este contrato el cual ha sido aprobado de mutuo acuerdo por las partes.

9. Cumplir con la presentación de los entregables absteniéndose de cobrar ítems no previstos en la propuesta, sin la previa aprobación de las partes.

10. Participar en las reuniones que se programen en desarrollo del contrato y particularmente aquellas programadas para la presentación de los entregables.

11. Designar funcionarios idóneos y capacitados para el desarrollo del objeto del presente contrato y para atender los requerimientos formulados por EL BANCO de forma oportuna y en los tiempos acordados.

12. Asumir el liderazgo y coordinación en conjunto con el grupo de profesionales de apoyo dispuestos por EL BANCO, actuando proactivamente en su condición de profesional, lo que comprende la obligación de consejo, en caso de advertir posibles mejoras a los estándares y políticas de EL BANCO.

13. Informar a EL BANCO sobre cualquier hecho o circunstancia que pudiese afectar la normal ejecución del presente contrato, lo cual se entenderá efectuado con comunicación escrita dirigida al supervisor del contrato.

14. Suministrar al Supervisor del contrato toda la información que éste requiera y sea pertinente sobre el desarrollo del contrato y, en general, todos los requerimientos que el mismo formule y que se relacionen directamente con el mismo, incluyendo los reportes de las actividades realizadas, cuando así lo requiera.

15. Responder en cualquier proceso administrativo o judicial por cualquier reclamo que reciba EL BANCO, en virtud de una infracción o incumplimiento referente al derecho de propiedad intelectual sobre las aplicaciones por lo que EL CONTRATISTA se hará cargo y asumirá, con sus propios abogados, los gastos de defensa de EL BANCO. De igual forma, EL CONTRATISTA pagará a EL BANCO y/o terceros todos los gastos, daños y/o perjuicios y honorarios profesionales que un tribunal competente en sentencia en firme lo condene a pagar como consecuencia de tal reclamación.

16. Atender con prontitud las observaciones o sugerencias formuladas por EL BANCO para tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias para el pleno cumplimiento del objeto. Para lo cual, EL CONTRATISTA deberá analizar y verificar el beneficio para el servicio, y de común acuerdo se planteará y ejecutará las recomendaciones de mejora a que haya lugar.

17. Garantizar buenas prácticas de desarrollo.

18. Garantizar el cumplimiento de nuevas tendencias tecnológicas relacionadas con el desarrollo de aplicaciones web empresariales, de acuerdo con las políticas definidas por la Oficina de Seguridad de la Información de EL BANCO.

19. Cumplir con las disposiciones contenidas en el Decreto 1072 de 2015 y demás normas que regulen la seguridad y salud en el trabajo, respecto del personal que designe para la prestación de los servicios objeto del presente contrato.

20. Cumplir con la obligación de aportes al Sistema de Seguridad Social integral y Parafiscales del personal dispuesto para la ejecución del presente contrato, de conformidad con la normatividad vigente que reglamenta esta materia. En desarrollo de la presente obligación, EL CONTRATISTA presentará los soportes que acrediten dicho cumplimiento de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas o disposición que la modifique.

21. Abstenerse de incurrir en las actuaciones mencionadas en el Artículo 25 de la Ley 40 de 1993, so pena de dar por terminado el presente contrato por parte de EL BANCO.

22. Cumplir con las obligaciones inherentes a la naturaleza del presente contrato.

8.4.Obligaciones especiales de seguridad de la información

1. Con la suscripción del presente contrato, EL CONTRATISTA declara que conoce y acepta las políticas de seguridad de la información y ciberseguridad de EL BANCO, aplicables al objeto de este contrato, las cuales se obliga a cumplir durante su ejecución y que se encuentran descritas en el Anexo N° 1 Políticas de Seguridad de la Información y Ciberseguridad que hace parte integrante del presente instrumento. EL CONTRATISTA se obliga con EL BANCO a facilitar la aplicación de los mecanismos que defina EL BANCO para verificar el cumplimiento de dichas políticas.

2. Diligenciar anualmente el Anexo “Lista de Verificación de Cumplimiento en seguridad de la información”, con el fin de validar el cumplimiento por parte de EL CONTRATISTA de los requerimientos normativos en seguridad de la información, ciberseguridad, protección de datos, continuidad del negocio y soluciones en la nube.

3. Cumplir con la normatividad vigente en materia de seguridad de la información, ciberseguridad, protección de datos, continuidad del negocios y soluciones en la nube.

4. En caso de que el personal asignado realice actividades de mantenimiento propias del objeto del contrato a los equipos deberá garantizar la continuidad, disponibilidad e integridad de estos.

5. Disponer de un plan de contingencia y continuidad que permita mantener disponible la prestación del servicio contratado para EL BANCO, en el evento que se presenten situaciones de interrupción. Dicho plan se mantendrá documentado y disponible en el momento que EL BANCO lo requiera para verificar su adecuado funcionamiento.

6. Contar con procedimientos controlados para la entrega de información por parte de EL BANCO durante la vigencia del contrato y para la destrucción de la misma por parte de EL CONTRATISTA una vez finalizado el contrato. Dicho procedimiento deberá ser informado a EL BANCO antes de que inicie la ejecución del presente contrato.

7. Prestar toda la colaboración que se requiera por el Banco y las autoridades competentes, en el evento de presentarse cualquier situación que constituya sospecha o evidencia de alteración o manipulación de equipos o información relacionada con el cumplimiento de su objeto. En especial EL CONTRATISTA se compromete a dar aviso inmediato al Banco acerca de tal situación, a facilitar de manera inmediata la custodia de los equipos y elementos que se consideren necesarios para ser puestos a disposición del Banco o de las autoridades competentes y a entregar de manera inmediata la información que le sea requerida por Las Entidades o por las autoridades competentes dentro del proceso de investigación.

8. El Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento de los servicios a contratar, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato que se celebre, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.

9. El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por Bancóldex en desarrollo de la presente invitación, así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva de Bancóldex y no podrá hacer uso de la información recolectada para Bancoldex en virtud de sus actividades con terceros u otros clientes.

10. Obtener, en caso de ser necesario, por parte de los titulares de los datos personales las autorizaciones respectivas en cumplimiento de las normas de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las adicionen, modifiquen o deroguen. Dichas autorizaciones deberán señalar expresamente que los datos personales serán compartidos con EL BANCO y tratados de conformidad con lo indicado en la política de tratamiento de datos de EL

BANCO publicada en su página web. La autorización deberá permitir a EL BANCO crear bases de datos con la información de los titulares y manejar tal información en el desarrollo de las actividades que correspondan al objeto del presente contrato.

8.5. Obligaciones de seguridad en el trabajo

1. Procurar el cuidado integral de la salud de las personas que contrate para la ejecución de las obligaciones del presente contrato.

2. Contar con los elementos de protección personal y/o elementos de bioseguridad necesarios para ejecutar la actividad contratada, asumir su costo y usarlos correctamente. El uso de estos elementos para la ejecución de las actividades contratadas, dentro y fuera de las sedes de EL BANCO, es obligatorio.

3. Informar oportunamente a EL BANCO la ocurrencia de incidentes, accidentes de trabajo y/o enfermedades laborales, así como también toda novedad derivada de la ejecución del presente contrato. Para el efecto, se entiende por accidente y enfermedad laboral aquellas a las que se refiere la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 723 de 2013.

4. Permitir a EL BANCO investigar los incidentes y accidentes de trabajo reportados y brindar toda la colaboración requerida durante la investigación

5. Participar en las actividades de prevención y promoción, organizadas por EL BANCO, el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o la Administradora de Riesgos Laborales a la cual se encuentra afiliado EL BANCO.

6. Informarse y acatar las normas, reglamentos, instrucciones y protocolos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de EL BANCO y de los lugares donde deba prestar sus servicios en desarrollo de este contrato.

7. Para la prestación de los servicios contratados de forma presencial, EL CONTRATISTA y el personal designado por este para la ejecución de las actividades contratadas, deberán sujetarse al protocolo de bioseguridad que le sea entregado por EL BANCO y cumplirlo en su totalidad.

8. Entregar a EL BANCO cualquier información relacionada con el actual estado de salud del personal contratado para la prestación de los servicios y que sea relevante para la ejecución de sus actividades, para la preservación de la salud propia y la de los funcionarios de EL BANCO. El CONTRATISTA deberá informar al personal contratado, sobre la obligación de diligenciar la encuesta de sintomatología diaria del COVID – 19.

8.6.Duración del Contrato

La duración del contrato será de hasta diecisiete (17) meses contados a partir de la legalización del contrato. El cual se compone de cinco (5) meses para adelantar las actividades de implementación y puesta en producción del servicio y doce (12) meses de operación bajo la modalidad de SaaS

8.7.Supervisión

Sin perjuicio del control y supervisión interno que deberá establecer el adjudicatario de la presente invitación para supervisar sus actividades, Bancóldex supervisará la ejecución del Contrato, verificando las actividades relacionadas con el mismo.

El supervisor del Contrato por parte de Bancóldex será, para todos los efectos, el que se designe en el Contrato.

8.8.Garantía del contrato

Para la ejecución del Contrato, el adjudicatario deberá constituir a favor de EL BANCO, una garantía bancaria o un seguro de cumplimiento, en formato de entidades particulares, expedido por una compañía de seguros o establecimiento bancario, debidamente autorizado por las autoridades colombianas, el cual deberá contener los amparos que se mencionan a continuación:

(i) Cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del precio del contrato, con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) meses más.

(ii) Calidad de los servicios prestados con una suma asegurada equivalente al veinte por ciento (20%) del precio del contrato, con una vigencia igual a la del contrato tres (3) meses más.

(iii) Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y demás prestaciones de índole laboral del personal dedicado por el Contratista para la ejecución del Contrato, con una suma asegurada equivalente al treinta por ciento (30%) del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) años y tres (3) meses más.

EN TODO CASO CON EL FIN DE QUE LA VIGENCIA DEL SEGURO SEA CONGRUENTE CON EL INICIO DE VIGENCIA DEL CONTRATO, LA CUAL INICIA CUANDO SE PRODUCE LA

LEGALIZACIÓN DEL MISMO, EL SEGURO DEBERÁ PRESENTARSE CON UNA VIGENCIA ADICIONAL DE UN (1) MES RESPECTO DE LAS VIGENCIAS INDICADAS EN LOS ANTERIORES NUMERALES.

Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con EL BANCO (cupo de crédito aprobado con EL BANCO).

8.9.Subcontratos

El adjudicatario de los recursos podrá subcontratar a su propia conveniencia las labores que requiera para la ejecución del contrato, siempre y cuando por este conducto no se deleguen sus propias responsabilidades. En todo caso, ante Bancóldex, el Contratista será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.

8.10. Autorizaciones sobre uso de información, habeas data y tratamiento de datos personales

En caso de que los servicios a contratar impliquen el levantamiento y entrega de bases de datos personales, el Contratista se obliga a obtener de parte de los titulares de la información, las autorizaciones respectivas, de tal forma que el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. puedan hacer uso de los datos personales y la información, atendiendo lo preceptuado en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

8.11. Prevención xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo

El Contratista declara que sus recursos no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione. Para el efecto, Xxxxxxxxx realizará consultas de control previo del proponente de las personas o partes relacionadas con el proponente y vinculadas a la propuesta, según aplique, con el fin de analizar los riesgos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

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BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX

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