Tarkistuslistat. Sopimuksen laadinta- ja neuvotteluvaiheeseen voi osallistua monia asiantuntijoita: neuvotte- lija, hankinta-asiantuntija, lakimies, ja muita sopimusammattilaisia. Tarkistuslistat toimivat so- pimusta neuvoteltaessa hyvänä tukena ja riskienhallinnan välineenä. Niiden avulla sopimus- neuvottelijat ja -laatijat varmistuvat siitä, että kaikki ko. sopimustyyppiä koskevat tärkeät koh- dat on neuvoteltu ja otettu mukaan sopimukseen. Hyväksytyt hankintaehdot tai muut käy- tössä olevat yleiset sopimusehdot (ks. edellinen alaluku, 3.1 Sopimuspohjat ja -mallit) ohjaa- vat, että kaikki tärkeät asiat on katettu sopimuksessa. Kun sopimus on tehty, se viedään käytössä olevaan sopimushallintajärjestelmään (Cloudia). Myös sopimushallintajärjestelmässä sopimuksesta seurattavat metatiedot (pakotetut ja va- paaehtoiset) ohjaavat tiedon laatua ja asioita, joita sopimuksessa tulee olla sovittuina. Sopi- mushallintajärjestelmä on myös integroitu, eli teknisesti yhdistetty järjestelmään, jolla teh- dään viranhaltijapäätökset. Näin sopimus ja päätöksenteko kytkeytyvät toisiinsa. Sopimuksessa on olennaisia elementtejä, jotka on hyvä muistaa. Muutoin sopimuksen ym- märtäminen, toteuttaminen ja seuraaminen voi olla vaikeaa. Sopimus tulee laatia niin, että myös henkilöt, jotka eivät ole olleet sopimusneuvotteluissa mukana, ymmärtävät selkeästi myöhemmin mitä on sovittu ja kenen kanssa.
