Hankintaohje
Hailuodon kunta
Hankintaohje
Hyväksytty kunnanhallituksessa 2.7.2018 § 149
Sisällys
1 Hankintaohjeiden soveltaminen 5
3.2 Yhteishankinta ja kuntien välinen hankintayhteistyö 8
4.1 Yleiset laatuvaatimukset 8
4.3 Laadunvarmistus ja –valvonta 9
5 Hankinta leasingrahoituksella 9
7.2 Hyvien toimittajien kartoittaminen 12
7.3 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 12
7.6 Hankintapäätös ja –sopimus 13
8 Kansallisen kynnysarvon ylittävät EU-kynnysarvon alittavat hankinnat 14
8.1 Hankintalain määräykset 14
9 EU- kynnysarvon ylittävät hankinnat 15
10 Kynnysarvot ylittävistä hankinnoista ilmoittaminen 16
1 Hankintaohjeiden soveltaminen
Hankintalaki
EUdirektiivin mukainen menettely
Kansalliset kynnysarvot (Hankintalaki 25 §) 1.1.2017
− | tavara- ja palveluhankinnat | 60 000 € |
− | käyttöoikeussopimukset / palvelut | 500 000 € |
− | terveydenhuolto- ja sosiaalipalvelut | 400 000 € |
− | muut erityiset palvelut | 300 000 € |
− | rakennusurakat | 150 000 € |
− | käyttöoikeusurakat | 500 000 € |
− | suunnittelukilpailut | 60 000 € |
EU-kynnysarvot (Hankintalaki 26 §) 1.1.2018 alkaen (vahvistetaan kahden vuoden välein)
− | tavara- ja palveluhankinnat | 221 000 € |
− | rakennusurakat | 5 548 000 € |
− | suunnittelukilpailut | 221 000 € |
Eritysalojen hankinnat (Erityisalojen hankintalaki 13 §) 1.1.2018 (EU-kynnysarvo, ei erillisiä kansal- lisia kynnysarvoja)
− | tavara- ja palveluhankinnat | 443 000 € |
− | rakennusurakat | 5 548 000 € |
− | suunnittelukilpailut | 443 000 € |
− | käyttöoikeussopimukset | 5 548 000 € |
Hankinta-arvot ovat arvonlisäverottomia summia (alv 0 %).
Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti ja niissä on käytettävä hyväksi ole- massa olevat kilpailuolosuhteet (HL 2 §). Tarjouksista tulee hyväksyä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin sen mukaan, kuin tarjouspyynnössä on esitetty.
Julkisen hallinnon perusperiaatteita ovat lainmukaisuus, julkisuus, avoimuus, verovarojen tarkoituksen mukainen ja tehokas käyttäminen, syrjimättömyys, tasapuolisuus ja suhteellisuus. Julkisissa hankinnoissa on noudatettava näitä periaatteita hankinnan laadusta tai arvosta riippumatta.
Avoimuus
Hankinnasta on tiedotettava riittävän laajasti, hankintamenettelyä koskevia tietoja ei salata, kaikki sovel- tuvat tarjoajat voivat jättää tarjouksen (avoin menettely) tai tarjousmenettelyyn valitaan riittävä määrä ehdokkaita (rajoitettu menettely, neuvottelumenettely) ja tarjouskilpailun ratkaisemisesta tiedotetaan tar-
jouskilpailuun osallistuneille. Hankintaa koskevat asiakirjat ovat julkisia ja tehdyt hankintapäätökset sekä hankintasopimukset pidetään yleisesti saatavana.
Syrjimättömyys
Tarjousmenettelyn kaikissa vaiheissa ehdokkaita ja tarjoajia on kohdeltava samalla tavalla. Yrityksillä on oltava tasaveroiset mahdollisuudet tarjota tavaroita ja palveluja julkiselle sektorille. Koska tarjoajien mää- rän on oltava suhteessa hankinnan kokoon, täytyy hankintayksikön käyttää objektiivisia perusteita rajoit- taessaan mahdollisten tarjoajien määrää.
Suhteellisuus
Tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten ja ehtojen tulee olla oikeassa suhteessa hankinnan laatuun nähden. Tarjouskilpailusta aiheutuvia kustannuksia tulee verrata tarjouskilpailulla aikaan saatuun sääs- töön. Esimerkiksi ilmoittelun laajuuden ja määrän on oltava suhteessa ilmoittamisesta arvioitavissa ole- vaan hyötyyn. Tarjouspyyntö on suhteutettava sekä muodoltaan (kirjallinen vai suullinen) että laajuudel- taan hankinnan kohteeseen. Tarjouksen tekemiseen käytettävän työn tulee olla suhteessa sekä hankin- nan vaativuuteen että sen taloudelliseen arvoon.
Innovaationäkökulma
Hankintayksiköt voivat julkisten hankintojen kautta kannustaa yrityksiä kehittämään osaamistaan, uusia tuotteita, palveluita ja menettelytapoja. Tuotteiden ja palveluiden kehittämisvastuu ja sitä tukevien yhteis- työmallien kehittäminen voidaan sisällyttää hankintojen kilpailuttamiseen ja hankintasopimuksen ehtoihin. Koska liikkumavara pienhankinnoissa on hankintalain mukaisia hankintoja suurempi, voi innovatiivisten hankintojen tekeminen ja uusien toimintamallien luominen pienhankinnoissa olla tehokasta.
Hankinnoissa on noudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avoimuuden, tasapuolisuuden ja syr- jimättömyyden periaatteita. Tarjoajaehdokkaita ja tarjouksentekijöitä on kohdeltava sekä saatuja tarjouk- sia on käsiteltävä näiden periaatteiden mukaisesti hankintaprosessin eri vaiheissa.
Kilpailuttamisessa noudatettavat menettelytavat on määriteltävä ennen kilpailun käynnistämistä. Kun hankintayksikkö ryhtyy suunnittelemaan hankintaa ja valitsemaan hankintamenettelyä, on sen huomioita- va:
− hankinnan luonne
− onko kyseessä moniulotteinen palveluhankinta vai teknisesti helposti määriteltävissä oleva perustuote
− kertaluontoinen hankinta vai usein toistuva hankinta
− säännöllisesti vai epäsäännöllisesti toistuva hankinta
− hankinnan arvo (perustuu arvioon)
− laatutekijöiden merkitys
− elinkaarikustannukset
− markkinoilla oleva tarjonta
Suorat hankinnat eivät tule kysymykseen ilman erityissyytä ja ne muodostavat aina poikkeuksen hankin- takäytäntöön.
Hankinnoissa kannattaa hyödyntää markkinoilla olevaa tarjontaa ja kilpailua. Toimimalla avoimesti ja syrjimättömästi lisätään toimittajien kiinnostusta julkisiin markkinoihin ja vaikutetaan tarjonnan kehittymi- seen. Tiedottamalla avoimesti hankintojen menettelytavoista poistetaan epäluuloja ja rakennetaan luot- tamusta toimijoiden välille, mikä luo edellytyksiä uusien ratkaisujen syntymiselle.
3.2 Yhteishankinta ja kuntien välinen hankintayhteistyö
Hankintalain 5§:n tarkoittama hankintayksikkö päättää, mitkä hankinnat toteutetaan hajautetusti tai keski- tetysti. Eri vastuualueiden tarvitsemat samankaltaiset tuotteet tai palvelut tulee mahdollisuuksien mukaan hankkia keskitetysti joko oman organisaation puitteissa tai hankintayhteistyössä.
Puitejärjestely on tapa toteuttaa pienet hankinnat kokonaisuutena kilpailuttamisedun saamiseksi. Kun hankintayksiköllä on usein toistuvia hankintoja, jotka yksittäisinä hankintoina alittavat kansallisen kynnys- arvon, mutta esimerkiksi tilikauden ajalta yhteenlaskettuna ylittävät sen, kannattaa hankinnat kilpailuttaa suurempana kokonaisuutena. Hyvän hankintakäytännön vaatimukset täyttyvät yksittäisten tilausten koh- dalla automaattisesti, kun puitejärjestelyt kilpailutetaan hankintalainsäädännön menettelytapasäännösten mukaisesti. Puitesopimuksilla rationalisoidaan hankintakäyttäytymistä velvoittamalla tilaajat ensisijaisesti käyttämään voimassa olevia sopimuksia. Hailuodon kunta tekee hankintayhteistyötä Monetra oy:n kans- sa. Lisäksi kunnalla voi olla sitoumuksia KL-Kuntahankinnat Oy:n puitesopimuksiin. Ennen hankintaan ryhtymistä onkin syytä selvittää, onko Hailuodon kunta mukana hankinnan kohdetta koskevassa puiteso- pimuksessa.
Hankintalain 5§:n tarkoittamalla hankintayksiköllä on oikeus päättää hankittavan tavaran, palvelun ja ra- kennustyön sisällöstä, laajuudesta ja laadusta. Laadun määritys tapahtuu kunkin toiminta-alueen erityis- tarpeiden pohjalta. Hankintayksiköllä on perusvastuu siitä, että laatuvaatimukset asetetaan riittävän kor- keiksi.
Hankinnoissa on huolehdittava siitä, ettei laatuvaatimuksia aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista. Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelli- set laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankkeen yksityiskohdista. Muita kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa.
Tarjouspyynnössä esitettävät laatua koskevat vaatimukset voivat koskea esimerkiksi:
− toimittajan toiminnallisia valmiuksia, ellei niitä ole voitu ottaa riittävästi huomioon jo yrityksen kelpoi- suutta arvioitaessa
− tavaraan, palveluun tai rakennustyöhön kohdistuvia ominaisuuksia
− laadunvarmistusta
− sovellettavia standardeja
− teknisiä erityisvaatimuksia
− koulutusta, kokemusta
− ympäristövaikutuksia
− energiansäästöä
− huoltoa
− kestävää kehitystä.
Jos tarjouspyyntöasiakirjat sisältävät tavaran ominaisuuksia koskevia vaatimuksia, kuten teknisiä eritel- miä, ne tulee laatia noudattaen EU:n puitteissa vahvistettua yleistä hankintasanastoa (CPV). Hankintasa- nasto perustuu EU:n parlamentin ja neuvoston asetukseen n:o 2195/2002. Hankintasanastoa käytetään hankinta-asetuksen mukaisesti suppeammin EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa verrattuna ne ylit- täviin hankintoihin.
Tehtävän määrittelyä koskevia teknisiä eritelmiä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen.
4.3 Laadunvarmistus ja –valvonta
Tavaran, palvelun tai rakennustyön laatu määritellään lähtökohtaisesti tarjouspyynnössä ja sen teknisissä liitteissä. Tilaaja voi laatujärjestelmän sijasta edellyttää toimittajalta muuta dokumentoitua laadunvarmis- tusta. Laadunvarmistuksen kohdalla voidaan viitata eri toimialoja koskevien yleisten sopimusehtojen mahdollisiin laadunvarmistusta koskeviin määräyksiin.
Ennen hankintapäätöksen tekoa voi olla tarpeen ottaa laite koekäyttöön. Laitteiden koekäyttöön ottami- sesta päättävät tulosyksiköiden vastuuhenkilöt. Koekäytöstä on tehtävä laitteen omistavan yrityksen kanssa kirjallinen koekäyttösopimus.
5 Hankinta leasingrahoituksella
Hailuodon kunnalla on käytössä leasingrahoitussopimus (laiterahoitus), jonka kautta tuotteita voidaan hankkia osarahoituksella. Käytettävät rahoitusajat ovat 24 – 84 kk. Hankittavat tuotteet tulee kilpailuttaa tämän hankintaohjeen mukaan. Tilauksen yhteydessä laskutus ohjataan rahoitusyhtiölle. Tuotteiden li- säksi tilaus voi sisältää tuotteisiin liittyviä kertaluonteisia palveluita, kuten asennuspalveluita tai koulutus-
ta. Kun tuotteet rahoitetaan leasingrahoituksella, on suositeltavaa, että tuotteilla on vähintään vuokra-ajan mittainen myyjäliikkeen tai valmistajan takuu.
Ennen leasingrahoituksen kautta hankintaa, tulee tuotteelle määritellä sen elinkaaren mukainen vuokra- aika. Vuokra-aikaan voi kuulua enintään 84 kk:n sopimuskausi sekä 3-12 kk jatkovuokrausaika.
Leasingrahoitusta on mahdollista käyttää seuraavissa tilanteissa:
− Pienlaitteet (toimistokoneet ja IT-laitteistot sekä tekniset kojeet ja laitteet). Vuokra-aika pääsääntöi- sesti 24-60 kk.
− Ajoneuvokalusto (henkilöautot ja muu ajoneuvokalusto sekä liikkuvat työkoneet). Vuokra-aika pää- sääntöisesti 24-84 kk.
− Muu käyttöomaisuus (muu käyttöomaisuus sekä muut raskaat työkoneet). Vuokra-aika pääsääntöi- sesti 24-84 kk.
Leasingrahoitukseen liittyy myös sopimuskauden aikainen vuokravastuu sopimuskaudeksi, joka tulee kattaa talousarvion määrärahalla.
Hankkeiden kautta tehtävät hankinnat leasingrahoituksella tulee tarkastella tapauskohtaisesti erikseen, huomioiden hankepäätöksessä mainitut velvoitteet hankitun tuotteen säilyttämisestä sekä hankkeen tili- tykseen liittyvät seikat.
Moottorikäyttöisten ajoneuvojen hankintaan on oma huoltoleasingsopimus.
Hankinta ilman kilpailuttamista eli suorahankinta on mahdollista pienhankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttamien on muutoin epätarkoituksenmukaista. Xxxxxxxxx vähäisyys on arvioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Vähäisen hankinnan suuruutta ei ole laissa määritelty. Suorahankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- ja muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kus- tannuksia. Suorahankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta.
Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapää- töksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.
Palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali-, ter- veys- ja koulutuspalveluiden hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua, jos kil- pailuttaminen on epätarkoituksenmukaista.
− Vähäisen pienhankinnan arvot ovat tavara- ja palveluhankinnoissa alle 7 500 €, sosiaali- ja tervey- denhuollon palveluissa alle 7 500 € sekä rakennusurakoissa alle 30 000 €.
Vaikka hankintalaki ei koske kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja, myös pienhankinnat tulee kil- pailuttaa. Hankinnan valmistelussa, päätöksenteossa ja tiedoksiannossa noudatetaan hallintolakia ja kuntalakia sekä kunnan sisäisiä ohjeistuksia. Lisäksi julkisuuslaki ja laki sähköisestä asioinnista viran- omaistoiminnassa ohjaavat hankintoja.
Menettelytapa 1
− alle 7 500 € tavaran tai palvelun hankinta, alle 7 500 € sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat sekä alle 30 000 € rakennus- ja käyttöoikeusurakat voidaan pääsääntöisesti tehdä suora-hankintana ilman kil- pailutusta, yli 1 000 € hankinnoissa suositellaan hintojen tiedustelua muutamalta (3) toimittajaehdok- kaalta.
Menettelytapa 2
− 7 500 - 15 000 € (pienhankinta) tavaran tai palvelun pienhankinta
− 7 500 – 15 000 € sosiaali- ja terveyspalveluhankinta
− 30 000 – 50 000 € rakennus- ja käyttöoikeusurakat
on syytä kilpailuttaa siten, että tarjouspyyntö voidaan liitteineen toimittaa muutamalle (3―5) potentiaali- selle tarjoajalle joko sähköpostitse tai kirjallisesti postin välityksellä. Näistä hankinnoista on tehtävä kirjal- linen hankintapäätös.
Menettelytapa 3
− yli 15 000 € tavara- ja paleluhankinnat
− yli 15 000 € sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat
− yli 50 000 € rakennus- ja käyttöoikeusurakat
Näistä hankinnoista on tehtävä kirjallinen tarjouspyyntö 3 – 5 tarjoajalle ja tehtävä muu tarpeellinen ilmoit- taminen. Pyydettäessä tarjouspyyntö on toimitettava kenelle tahansa sitä pyytävälle. Tarjoukset pyyde- tään lähettämään kirjaamoon. Tarjouspyynnössä on oltava vähintään toimitusaika, takuuehdot ja tarjous- ten vertailuperusteet. Tarjous tulee valita tarjouspyynnössä valituilla perusteilla. Päätös on kirjallisesti perusteltava ja siitä tehdään viranhaltijapäätös. Hankinnasta tehdään kirjallinen tilaus tai sopimus.
Julkisuuslaissa säännellään kuntalaisten ja asianosaisten oikeudesta saada tietoa viranomaisen toimin- nasta ja asiakirjoista. Tarjoukset tulevat julkisiksi viimeistään, kun sopimus on tehty.
Arvoltaan kansallisen kynnysarvon alle jääviin pienhankintoihin ei voi hakea muutosta markkinaoikeudes- ta, joten näitä hankintoja koskeviin viranhaltijapäätöksiin tai toimielimen hankintapäätöksiin annetaan kuntalain mukainen oikaisuvaatimusohje. Oikaisuvaatimukseen annetusta päätöksestä voi valittaa hallin- to-oikeuteen. Kunnallishallinnossa valituksen voi tehdä sillä perusteella, että päätös on syntynyt virheelli- sessä järjestyksessä, päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muuten lainvastainen. Kunnan omistamien osakeyhtiöiden hankintapäätöksin ei voi hakea muutosta.
Kunnallishallinnossa päätös voidaan panna täytäntöön ennen, kuin se on saanut lainvoiman. Täytäntöön- panoon ei saa ryhtyä, jos oikaisuvaatimus tai valitus käy täytäntöönpanon johdosta hyödyttömäksi tai jos oikaisuvaatimuksen käsittelevä toimielin tai viranomainen kieltää täytäntöönpanon. Muutoksenhaku käy usein hyödyttömäksi, kun hankintasopimus on tehty. Täytäntöönpanoa onkin syytä lykätä, kunnes oikai- suvaatimusaika on kulunut. Jos oikaisua vaaditaan, täytäntöönpanoa on syytä lykätä niin kauan, kun oi- kaisuvaatimus on ratkaistu. Täytäntöönpanon lykkäämisen tarpeellisuutta tulee harkinta, jos muutoksen- hakuprosessi jatkuu hallinto-oikeudessa. Hallinto-oikeus voi valittajan vaatimuksesta myös kieltää sopi- muksen täytäntöönpanon.
Hankinta suoritetaan pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen ja saatuihin tarjouksiin perustuen. Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään silloin, kun tavanmu- kainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys huomioon ottaen perusteltua esimer- kiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta.
Xxxxxxxxx arvon laskemisen perustana on koko hankintasopimuksen voimassaolon hankintojen koko- naisarvo. Kun arvioidaan, onko hankinta aito pienhankinta, on hankintaa arvioitava hankintaorganisaation kaikkien hankintojen näkökulmasta. Hankintakokonaisuuden ja sen arvon määrittämisessä on otettava huomioon
− miten usein hankinta toistuu
− miten hankintatarve on ennakoitavissa
− mitkä tuoteryhmät kannattaa hankkia yhtenä hankintana (taloudellisesti, tehokkaasti sekä tarkoituk- senmukaisesti)
− miten em. seikat vaikuttavat kilpailun syntymiseen.
Pienhankinnoissa tulee hyödyntää yhteishankintayksiköiden kilpailuttamia tuotteita ja palveluja.
7.2 Hyvien toimittajien kartoittaminen
Potentiaalisten toimittajien kartoittaminen, soveltuvuuden arviointi ja valinta voidaan tehdä ennen varsi- naisen hankintamenettelyn aloittamista. Soveltuvien tarjoajien valinta ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä edellyttää aktiivista vuoropuhelua potentiaalisten toimittajien kanssa. Kilpailutuksia ei saa aina kohdistaa samoille toimittajille, ellei tähän ole vahvoja perusteita (esimerkiksi alueella/ alalla ei ole muita toimijoita).
7.3 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
Jos hankinta joudutaan toteuttamaan nopealla aikataululla ja tiedot potentiaalisista toimittajista ja heidän osaamisestaan ovat puutteelliset, on tarkoituksenmukaista sisällyttää hankinnan kannalta oleellisia sovel- tuvuusehtoja tarjouspyyntöön. Hankintoja, joissa tarjoajien soveltuvuuden hankinta kohtainen arviointi on tarpeellista, ovat esimerkiksi rakennusurakat sekä erilaiset konsultti- ja koulutuspalvelut. Soveltuvuuden tarkastamista helpotetaan siten, ettei tarjoajilta edellytetä asetettuihin ehtoihin liittyvien asiakirjojen ja todistusten toimittamista tarjouksen yhteydessä. Tarjoaja vakuuttaa soveltuvuusehtojen täyttyvän ja vain tarjouskilpailun voittajalta pyydetään soveltuvuustodistukset nähtäväksi ennen sopimuksen allekirjoitta- mista.
Tilaajavastuulain velvoitteiden täyttyminen (merkintä ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisävero- vel- vollisen rekisteriin, kaupparekisteriote, todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja maksu- suunnitelma, todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai maksusopimus, selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista sekä selvitys työterveyshuollon järjestämisestä) ja on tarkistettava yli 9 000 euron (alv. 0) hankintojen yhteydessä.
Xxxxxxxxx luonne ohjaa, minkä sisältöinen tarjouspyynnön tulee olla. Koska pienhankinnoissa tavoitel- laan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä, tarjouspyyntöön sisältyviä laadullisia vertailupe- rusteita kannattaa käyttää harkiten. Mitä vähemmän vertailuperusteita tarjouspyyntöön sisällytetään, sitä vähemmällä työllä hankinta on mahdollista toteuttaa. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan vertai- luperusteita, joita ei ole mainittu tarjouspyynnössä. Vaikka pyritään kevyisiin menettelyihin, se ei tarkoita, ettei myös laadullisiin seikkoihin kiinnitetä huomiota. Laatutekijät voidaan ottaa huomioon siten, että han- kinnan minimivaatimustaso määritellään tarkasti hankinnan kohteen kuvauksessa ja teknisissä erittelyis- sä. Tällöin hinta voi olla ainoa vertailuperuste.
Tarjouspyynnöt tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisesti. Jos tarjouksia pyydetään suullisesti (mikä voi olla perusteltua kiireellisissä tai hyvin yksinkertaisissa hankinnoissa), voidaan menettelyn tukena käyttää laa- dittuja lomakkeita, joihin on laadittu tarjouspyynnön kysymykset ja joihin vastaukset dokumentoidaan.
Näin varmistetaan hankintapäätöksen taustalla olevan tiedon jäljitettävyys esimerkiksi tapauksessa, jossa syntyy epäilys tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun toteutumisesta.
7.6 Hankintapäätös ja –sopimus
Yli 7 500 euron hankinnoista on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, joka on perusteltava. Hankinta- päätöksen tekee joko toimielin tai viranhaltija, ja se annetaan tiedoksi normaalisti.
Viranhaltijoiden hankintarajat:
− | kustannuspaikan vastuuhenkilö | 5 000 € |
− | tulosalueen vastuuhenkilö | 20 000 € |
− | palvelujohtaja | 60 000 € |
− | kunnanjohtaja | 80 000 € |
Pienhankinnoissa erillisen sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuutta on harkittava tapauskohtai- sesti. Jos erillistä sopimusta ei laadita, on syytä varmistaa, että hankinnan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista.
8 Kansallisen kynnysarvon ylittävät EU-kynnysarvon alittavat hankinnat
Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan hankin- talakia. Hankintamenettelyt tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on osittain kevennettyjä verrattuna EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa hankintalaki edellyttää, että hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto toimitetaan sähköistä muotoa käyttäen. Hankin- ta aloitetaan ilmoittamalla siitä julkisten hankintojen sähköisessä Xxxxx ilmoitusportaalissa (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa hankinta suoritetaan pääsääntöisesti tarjouskilpailuna avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä, puitejärjes- telyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään ainoastaan hankintalaista ilmenevin erityisin pe- rustein.
Kansallisissa hankinnoissa ehdokkaille on varattava hankinnan laajuus ja laatu huomioon ottaen kohtuul- linen aika tarjousten tekemiseen. Tarjousajan pituutta harkittaessa tulee ottaa huomioon kilpailumahdolli- suuksien hyväksikäytön ja tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimukset.
Avoin menettely
Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Tarjouskilpailusta julkaistaan ilmoitus kansallisessa julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa (HILMA) siten kuin siitä on erikseen asetuksella säädetty ja kauppa- ja teollisuusministeriön hyväksymissä ilmoituslomakkeissa edellytetty. Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palvelui- ta. Tarjousten tekemiseksi on varattava riittävä aika ottaen huomioon hankinnan laatu, luonne ja laajuus. Ennen saatujen tarjousten käsittelyä arvioidaan tarjouksen jättäneiden yritysten kelpoisuus. Hankintapää- tös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainituin valintaperustein ja arviointikriteerein.
Rajoitettu menettely
Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään etukäteen määrätyltä joukolta toimittajia, jotka tarjousta pyydettäessä arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Toimittajien löytämiseksi rajoitetusta tarjouskilpailusta julkaistaan ilmoitus kansallisessa julkisten hankin- tojen sähköisessä ilmoituskanavassa eli ilmoitusportaalissa (HILMA) siten, kuin ilmoitusmenettelystä on erikseen säädetty ja määrätty edellä avoimen menettelyn yhteydessä mainitulla tavalla.
Neuvottelumenettely
Poikkeuksellisesti hankinta voidaan suorittaa hankintalaista ilmenevällä neuvottelumenettelyllä. Neuvotte- lumenettely poikkeaa avoimesta ja rajoitetusta menettelystä siinä, että toimittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvottelumenettelyyn tai neuvottelumenettelyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmoitettu-
na valintamenettelynä. Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä hankintalain säädetyin edellytyksin esimer- kiksi silloin kun yhtäkään saatua tarjousta ei voida sellaisenaan hyväksyä tai kun muuten on ilmeistä, ettei ilman neuvotteluja päästä tyydyttävään tulokseen. Neuvottelumenettely ei oikeuta muutoin poikkeamaan aidosta kilpailutuksesta eikä saatujen tarjousten tasapuolisesta käsittelystä.
Kilpailullinen neuvottelumenettely
Kilpailullinen neuvottelumenettely on perinteisen neuvottelumenettelyn täydellisempi muoto käytettäväksi monimutkaisissa hankinnoissa. Käytännössä kilpailullinen neuvottelumenettely tulee sovellettavaksi vain poikkeuksellisesti EU- kynnysarvot alittavissa hankinnoissa. Kilpailullista neuvottelumenettelyn soveltami- sen edellytyksistä on säädetty hankintalaissa ja menettelyä käsitellään tarkemmin jäljempänä EU- kyn- nysarvot ylittävien hankintojen kohdalla.
Puitesopimukset ja puitejärjestelyt
Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitesopi- musten kilpailuttamista. Puitejärjestelyjen mukaiset sopimukset ovat eräänlaisia raamisopimuksia, joiden kaikki ehdot, kuten suoritemäärät, eivät ole selvillä kilpailuttamisen aikana.
9 EU- kynnysarvon ylittävät hankinnat
EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa hankintalaki edellyttää, että hankintamenettelyyn liittyvä tieto- jenvaihto toimitetaan sähköistä muotoa käyttäen. Mikäli sähköistä kilpailutusjärjestelmä ei käytetä, han- kinta aloitetaan ilmoittamalla siitä julkisten hankintojen sähköisessä Hilma -ilmoitusportaalissa (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx). Ilmoituksina tunnetaan ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälki-ilmoitus, joilla on nimensä mukainen tarkoitus. Hankinnoissa tulee huomioida hankintalian mukaiset ilmoituksen vähimmäismääräajat. Hankintalain tarkoittamissa EU- kynnysarvot ylittävissä hankin-noissa sovelletaan laissa määrättyjä yksityiskohtaisia menettelytapoja ja toiminta-aikoja.
Avoin menettely
Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnasta ilmoitetaan julkisten han- kintojen sähköisessä ilmoitusportaalissa. Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita. Lisäksi yleensä edellytetään, että kysymyksessä on hankin- ta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perustella ja joissa potentiaalisten tarjousten tekijöiden määrää on suuri. Hankintalaissa mainittu tarjoajien teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä koskeva soveltuvuuden arviointi tapahtuu avoimessa menettelyssä vasta tarjousten jättämisen jälkeen.
Rajoitettu menettely
Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö tekee hankintailmoituksen julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusportaalissa, josta yritykset saavat tiedon tulevasta hankinnasta. Hankinnasta kiinnostuneet yrityk-
set jättävät ns. osallistumishakemuksen. Hankintayksikkö valitsee ilmoittautuneiden joukosta ne yritykset, jotka täyttävät hankintayksikön hankintalain mukaisesti asettamat vaatimukset.
Hankintayksikkö voi rajoitetun menettelyn yhteydessä ennalta rajata niiden ehdokkaiden lukumäärän, joille tarjouspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä koskeva vaihteluväli on ilmoitettava hankintailmoituk- sessa. Vastaavasti hankintayksikkö voi määritellä ehdokkailta vaaditut ominaisuudet noudattaen hankin- talaista ilmeneviä perusteita. Tarjoajia on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä, vähintään viisi, todellisen kilpailun varmistamiseksi.
Rajoitettua menettelyä käytettäessä tarjousajan on oltava vähintään 40 päivää kirjallisen tarjouspyynnön lähettämisestä lukien. Jos hankintayksikkö on aikaisemmin julkaissut ennakkoilmoituksen, joka on lähe- tetty Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistoon viimeistään 52 päivää ja aikaisintaan 12 kuu- kautta ennen hankintaa koskevan ilmoituksen julkaisemista, voidaan tarjousaikaa lyhentää.
Neuvottelumenettely
Hankinta voidaan erityisin perustein suorittaa hankintalaista ilmenevällä neuvottelumenettelyllä. Neuvotte- lumenettely poikkeaa avoimesta ja rajoitetusta menettelystä siinä, että toimittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvottelumenettelyyn tai neuvottelumenettelyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmoitettu- na valintamenettelynä.
Kilpailullinen neuvottelumenettely
Kilpailullinen neuvottelumenettely on perinteistä neuvottelumenettelyä kehittyneempi käytettäväksi moni- mutkaisissa hankinnoissa. Sen soveltamisen edellytyksistä on säädetty hankintalaissa. Hankittavaa tava- raa, palvelua tai rakennustyötä ei voida aina määritellä niin tarkoin, että tarjouksen tekijät voisivat antaa hankintayksikölle yksityiskohtaisen tarjouksen. Tällaisissa tilanteissa hankintakilpailu voidaan toteuttaa kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Kilpailuttamisen perustana on hankintayksikön laatima hankinnan tavoitteita ja sisältöä koskeva hankekuvaus, jonka pohjalta kilpailullinen neuvottelumenettely käydään.
Puitejärjestely
Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitesopi- musten kilpailuttamista. Puitejärjestelyjen mukaiset sopimukset ovat eräänlaisia raamisopimuksia, joiden kaikki ehdot, kuten suoritemäärät, eivät ole selvillä hankintakilpailun aikana.
Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta)
Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapää- töksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä tai useammalta toimittajalta pyydetyn tarjouksen perus- teella. Suora hankinta on sallittu vain hankintalaista ilmenevin erityisin perustein, joita on tulkittava sup- peasti. Suora hankinta on mahdollista mm. silloin, kun vain tietty toimittaja pystyy toteuttamaan hankinnan tai kun ennalta arvaamattoman syyn aiheuttaman kiireen johdosta hankintaa ei ehditä kilpailuttaa.
10 Kynnysarvot ylittävistä hankinnoista ilmoittaminen
Hankintalain tarkoittamista kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on ilmoitettava kansallisesti tai EU:n laa- juisesti sen mukaan, miten hankintalaissa ja sen perusteella annetussa valtioneuvoston asetuksessa
säädetään. Erityisalojen hankintalain tarkoittamissa hankinnoissa ilmoittamisvelvollisuus koskee vain EU- kynnysarvot ylittäviä hankintoja.
Hankintayksikön on laadittava ja julkaistava EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ennakkoilmoi- tus/kausi-ilmoitus varainhoitovuonna toteutettaviksi suunnitelluista tavarahankinnoista ja ns. ensisijaisista palveluhankinnoista tuoteryhmittäin sekä olennaiset tiedot kynnysarvon ylittävistä rakennushankkeista, siten kuin hankintalaissa ja -asetuksessa edellytetään.
Hankintayksikön, joka aikoo hankkia tavaraa, palveluja tai toteuttaa rakennushankkeen on julkaistava hankintailmoitus, jossa hanke on yleisellä tasolla yksilöity. Hankintailmoitusten tekemisestä on hankinta- laissa samoin kuin sähköistä ilmoituskanavaa koskevassa HILMA -kanavan käyttöä koskevissa ohjeissa yksityiskohtaiset menettelytapaohjeet.
Hankintailmoituksen julkaisussa pienhankinnoissa, kansallisen kynnysarvon ylittävissä ja EU- kynnysar- von ylittävissä käytetään sähköistä kilpailutusjärjestelmää. Hankintayksikkö voi julkaista hankintailmoituk- sen myös muussa tarkoituksenmukaisessa tiedotusvälineessä, kuten sanoma- tai ammattilehdissä taikka omilla Internet-sivuillaan. Ilmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu Internetosoitteessa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Kansallisten ja EU-kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa tietojen toimittamisessa käytettävien sähköis- ten välineiden ja niiden teknisten vaatimusten on oltava syrjimättömiä, yleisesti saatavilla ja yhteensopivia yleisesti käytössä olevan tieto- ja viestintäteknologian kanssa.
Hankintayksikön on lähetettävä EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa voittaneesta tarjouksesta jälki- ilmoitus lain edellyttämässä määräajassa. Jälki-ilmoituksen avulla EU:n kilpailuviranomaisilla on mahdolli- suus seurata sisämarkkinoiden toimivuutta.
Hankinnasta tehtävä sopimus tehdään noudattaen sopimuksen tekemistä koskevia voimassa olevia yksi- tyisoikeudellisia säännöksiä, kuten oikeustoimilakia. Hankintalaki edellyttää, että hankintapäätöksen te- kemisen jälkeen laaditaan kirjallinen sopimus. Hankintasopimusten ollessa yksityisoikeudellisia sopimuk- sia, hankintojen kilpailuttamiseksi ja sopimusten laatimisen helpottamiseksi niiden yhteydessä voidaan käyttää alan yleisiä sopimusehtoja, kuten julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014, raken- nusurakan yleisiä sopimusehtoja YSE 1998, konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 1995, valtion tietokonehankintojen yleisiä sopimusehtoja VYSE tai IT-2010 ja muita asianomaista hankintatehtävää koskevia sopimusehtoja.
Myyjälle voidaan poikkeuksellisesti myöntää ennakkoa suoritettavasta maksusta. Xxxxxxx on sovittava hankinnan lopulliseksi osamaksuksi ja sille on tarvittaessa vaadittava riittävä vakuus.
Hankintasopimuksen velvoitteiden täyttämiseksi hankintayksikkö voi tarvittaessa vaatia vakuuden. Tästä pitää maininta tarjouspyyntöasiakirjoissa, kuten muistakin sopimusehdoista.
Tavaraa vastaanotettaessa on sen määrä, laatu ja kunto viipymättä tarkistettava. Asennettavan laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus, jossa on todettu, että laite on toiminta- kunnossa ja täyttää sille asetetut suoritusarvot sekä muut hankintasopimuksen ehdot.
Xxxxxxxxxx, hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn tai tavaran tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta- asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa.
Hankintoja koskevien asiakirjojen julkisuus riippuu hankinta-asian käsittelyvaiheesta. Asiakirjojen julki- suudessa noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julkisuuslain säännöksiä. Hankintaviranomainen ei saa ilman asianosaisen suostumusta käyttää oikeudettomasti tieto- ja, jotka liittyvät tarjouksen tehneen elinkeinonharjoittajan liike- tai ammattisalaisuuteen.
Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä eli niin sanottu tilaajavastuulaki (1233/2006) tuli voimaan 1. tammikuuta 2007. Xxxx mukaan tilaajan tulee ennen vuokra- työvoiman käyttöä koskevan sopimuksen tai alihankintasopimuksen tekemistä pyytää sopimuspuoleltaan selvitys lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta ja sovellettavista työehdoista. Selvitysvelvollisuuden laiminlyönnistä voi seurata laiminlyöntimaksu. Tilaajavastuulaissa tilaajalla tarkoitetaan sitä, joka käyttää vuokrattua työntekijää tai jonka työtiloissa tai työkohteessa työskentelee alihankintasopimukseen perus- tuvaa työvoimaa.
Hailuodon kunta | Xxxxxxxxx 000 x 00000 Xxxxxxxx | x000 00 000 0000 | xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx | xxx.xxxxxxxx.xx