Contrat d’engagement entre Bordeaux Métropole et la commune

Contrat d’engagement entre Bordeaux Métropole et la commune

de Saint-Aubin de Médoc

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président dûment habilité par délibération n° XXX du XXX, Monsieur Xxxxx Xxxxx ci-après dénommée "la Métropole",

d'une part,

Et

La commune de Saint-Aubin de Médoc représentée par son Maire, Monsieur Xxxxxxxxxx Xxxxxx dûment habilité par délibération n° XXX du XXX, ci-après dénommée "la commune",

d'autre part,

VU le schéma de mutualisation adopté le 29 mai 2015 ;

Considérant la volonté des structures contractantes de se doter de services communs afin de favoriser l'exercice de leurs missions, de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement et d’être assurées de disposer d’une performance des services communs métropolitains au moins équivalente à celle de leurs services municipaux, il est proposé un « contrat d’engagement » définissant un cadre général d’organisation des relations et de l’action, entre la commune et Bordeaux Métropole.

Considérant la nécessité de traduire juridiquement et financièrement les conditions de création des services communs, et conformément aux obligations légales en la matière, il est proposé une convention de service commun intégrant l’impact de la mutualisation et les conditions de transferts de moyens afférent à la Métropole faisant l’objet d’un document à part.

Considérant les liens étroits pouvant exister entre les objectifs fixés aux services communs et les moyens pour les réaliser, les conventions de service commun et les contrats d’engagement sont élaborés conjointement.

Considérant l’équilibre à trouver entre la précision des engagements, expression des exigences réciproques, et la nécessaire souplesse du fonctionnement dans la période de mise en place des services communs,

Il est, dans ce cadre, convenu et arrêté ce qui suit :

Sommaire

ARTICLE 1 : OBJET 4

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTIES 4

OBJECTIFS GENERAUX DU CONTRAT 4

ENGAGEMENTS QUALITE 4

ARTICLE 3 : XXXXXX XXXXXXXXX 0

ARTICLE 4 : MODALITES DE SAISINE 5

FORME 5

AUTORITES HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE 6

REFERENTS ET INTERFACES 6

PROCEDURES 7

REGULATION ET ARBITRAGE 7

ARTICLE 5. MODALITES DE SUIVI DU CONTRAT 8

ARTICLE 6 : REVISION DU NIVEAU DE SERVICE ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES 8

ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT 9

ANNEXES 10

ARTICLE 1 : OBJET

Le présent contrat fixe le cadre général d’organisation des relations entre la Métropole et la commune de Saint- Aubin de Médoc et de leurs actions, pour les missions et activités qu’elles ont décidé de mutualiser, étant rappelé que la commune reste l’interlocuteur privilégié des usagers.

Il s’applique également aux missions de propreté, mobilier urbain et espaces verts sur voirie qu’elles ont décidé de régulariser par transfert des personnels et moyens affectés.

Il constitue l’outil de gouvernance qui permet d’optimiser la collaboration entre les parties sur l’ensemble des champs mutualisés en établissant les procédures de travail et en déterminant une répartition des rôles que les deux parties prenantes s'engagent à respecter.

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTIES

Objectifs généraux du contrat

Le contrat d’engagement doit permettre aux parties d’atteindre les objectifs suivants :

• expliciter les liens entre autorités hiérarchiques et fonctionnelles qui régissent, d’une part la gestion des services communs au sein de Bordeaux Métropole et, d’autre part, les relations entre ces services communs et la commune et ses représentants ;

• accroître la réactivité des réponses à l’usager rendues par l’ensemble commune/Métropole ;

• rendre lisible le circuit des demandes et de leur traitement, pour chacun ;

• rechercher l’efficience, la performance, dans le cadre d’une obligation de résultat et de respect des moyens affectés ;

• donner un sens à la mutualisation et aux transferts de compétences, en définissant plus précisément les procédures de gestion de la relation à l’usager et en les rendant opposables au sein d’un document liant la commune et la Métropole.

Ce contrat recense les besoins de la commune et ses attentes spécifiques dont les parties conviennent et que la Métropole s'engage à prendre en compte, ainsi que les principes de pilotage, dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue.

Dans la mesure où la qualité du service rendu par la Métropole dépend étroitement de la bonne collaboration de la commune, celle-ci devra

réciproquement répondre aux attentes formulées par la Métropole.

Engagements qualité

Des engagements qualité sont pris, par domaine et prestations, qui reposent sur un niveau de service arrêté d’un commun accord par les parties.

La commune s’engage dans ce cadre à justifier préalablement de son niveau de service constaté en 2013/2014 et, le cas échéant, à communiquer à la Métropole les référentiels qualité qu’elle applique.

Ces éléments figurent de manière synthétique sur chaque fiche thématique annexée au présent contrat, laquelle peut renvoyer à des documents plus complets transmis par la commune à la Métropole à l’occasion de la conclusion du présent contrat (rapports d’activité, tableaux de bord…).

Il appartient à la commune de justifier des moyens qu’elle consacrait à l’activité, et du résultat atteint. A défaut, les parties conviennent de mettre en place un suivi d’activités la première année du contrat afin de constituer un « niveau de référence ».

Ainsi, et pour chaque prestation, un responsable pourra être identifié, les engagements qualité écrits, et les dossiers ou projets prioritaires précisés (annexes).

ARTICLE 3 : CHAMPS CONCERNES

Les sujets de saisine sont fonction de ce que la commune a décidé de mutualiser. En l’occurrence sont concernés les domaines suivants :

Fonctions supports

Commande Publique

Affaires juridiques

Ressources Humaines

Numérique et systèmes d’information

Fonctions opérationnelles

Propreté

Animation économique et emploi

Une déclinaison est établie, domaine par domaine, des activités mutualisées, des interlocuteurs identifiés, des priorités et engagements de service réciproques, des indicateurs et valeurs cibles.

Cette déclinaison figure en annexe, par thématique.

ARTICLE 4 : MODALITES DE SAISINE

Il est nécessaire de préciser les dispositions générales relatives aux modalités de saisine par le Maire (et sous son autorité, ses adjoints ou ses services), des différents services communs placés sous l’autorité hiérarchique du Président de Bordeaux Métropole, du Directeur Général des Services (DGS) de la Métropole et le cas échéant de l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial concerné, étant rappelé que les utilisateurs de ces services peuvent être externes (usagers des services publics) ou internes (agents communaux).

Forme

Les demandes peuvent prendre, selon leur nature, toutes formes : courrier, note, courriel, mais aussi appel téléphonique ou demande orale directe.

Le lien dit de « proximité » qualifie plus particulièrement les relations entretenues par la commune avec ses habitants.

La commune reste l’interlocuteur privilégié des habitants, même si cela n’interdit pas à ces derniers de saisir directement les services métropolitains.

La commune et la Métropole ont pour objectif de développer un outil partagé permettant de centraliser les demandes et facilitant ainsi la saisine des services métropolitains et un retour d’information vers la commune, qui pourront ainsi adresser la réponse à l’usager sur leurs territoires.

Autorités hiérarchique et fonctionnelle

L’autorité hiérarchique

L’autorité hiérarchique, exercée au travers de ses responsables par la collectivité employeuse de l’agent, permet et garantit la prise de décision et la mise en œuvre des missions confiées. Le lien hiérarchique se traduit, au sein de l’organisation de travail, par l’existence d’une fonction d’encadrement clairement et personnellement identifiée, dont l’agent dépend. L’encadrant fixe les objectifs, attribue les moyens, priorise les tâches et en contrôle l’exécution. Il lui appartient d’évaluer et de noter l’agent.

Pour les agents transférés par la commune dans les services communs au titre de la mutualisation, l’autorité hiérarchique est exercée par le Président de Bordeaux Métropole ou par ceux à qui il a confié cette autorité, dans le cadre de l’organisation de la Métropole.

L’autorité fonctionnelle

L’autorité fonctionnelle caractérise le lien entre les responsables de la commune et les services communs pilotés par la Métropole. La mission étant exercée pour le compte de la commune, le service commun qui la remplit est placé sous l’autorité fonctionnelle du Maire et de ses représentants (élus et services). A ce titre, le service commun conseille, prépare et exécute les décisions du Maire.

Cette relation, sans confusion avec l’exercice de l’autorité hiérarchique, garantit la bonne articulation

Référents et interfaces

(expression du besoin, commande, échange d’information, suivi de la réalisation, évaluation du résultat…) entre le donneur d’ordre communal et le service qui agit pour son compte.

Pour ce faire, le Maire ou ses représentants s’adressent directement aux cadres dirigeants des services communs concernés, essentiellement en Pôle territorial mais également, selon la nature des activités mutualisées, en direction centrale.

Par ailleurs, un lien fonctionnel, de nature différente, existe en interne aux services métropolitains. Il contribue à la valeur ajoutée apportée par la mutualisation car il repose sur le principe que les directions centrales exercent en premier lieu vers les pôles territoriaux une fonction d’appui, d’expertise et de ressources, que ces dernières ont vocation à mobiliser dans le cadre de leurs missions propres.

Ce lien fonctionnel s’inscrit par ailleurs dans un rôle d’animation des compétences métiers liées aux activités et missions communes. Il favorise l’analyse des pratiques professionnelles, le partage des connaissances, l’utilisation et la maîtrise des outils communs.

L’outil privilégié pour l’animation fonctionnelle est le réseau métier. Les réseaux métiers constituent des instances de dialogue fonctionnelles et non hiérarchiques. Ils facilitent les coopérations dans une organisation déconcentrée, en recherchant l’amélioration continue du service rendu.

L’adjoint au directeur général en charge du pôle territorial et le Directeur général des services de la commune sont garants de la bonne mise en œuvre du contrat d’engagement. Afin de faciliter le pilotage du-dit contrat et les actions correctives qui s’avèreraient nécessaires, un responsable du suivi du contrat est désigné par chacune des parties. Pour la Métropole, il est positionné en pôle territorial. La fonction de responsable qualité est assurée au niveau de la direction générale des territoires.

Afin de faciliter la mise en œuvre des prestations au quotidien, des responsables thématiques sont identifiés côté Métropole. Leurs interlocuteurs côté commune sont précisés en annexes. Le rôle des responsables thématiques est de s’assurer de la qualification de la demande, de la mise en œuvre et de la circulation de l’information sur les actions réalisées.

Procédures

Les annexes thématiques (annexes) précisent les procédures applicables par domaine et par activité.

Régulation et arbitrage

En étant guidé par les principes de rapidité, de simplicité et d’efficacité, les processus de saisine doivent être clairs et les interlocuteurs identifiés sur la base de leur fonction.

Les saisines du service commun peuvent, selon les activités, être de trois natures :

Ordinaire

Il s’agit de la saisine de droit commun, qui s’inscrit dans un fonctionnement normal du service et à laquelle l’organisation de travail planifiée des services communs doit répondre.

En urgence

Il s’agit de la saisine qui, s’inscrivant dans une activité dont la mise en œuvre est confiée par la commune aux services communs, a pour origine un évènement ponctuel et non prévisible auquel il faut faire face avec une très grande réactivité. Elle impose aux responsables concernés des services communs une priorité et un délai d’intervention spécifiques.

Exceptionnelle

Il s’agit d’une saisine qui ne s’inscrit pas dans le cadre d’action prévu par le contrat d’engagement. Elle est exceptionnelle tant par le fait qu’elle est hors du champ contractuel que par son caractère ponctuel. Les modalités de la réponse et de sa prise en charge sont évaluées et déterminées par les responsables concernés de la commune et des services communs.

En cas de divergence de vue sur les éléments de programmation des opérations, tâches ou travaux confiés aux agents mutualisés, un arbitrage sera réalisé suivant la procédure suivante :

• Les autorités hiérarchiques (directeur général des services de la commune, directeurs généraux adjoints, adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial) sont chargées de trouver un compromis entre les besoins et les moyens des deux collectivités.

• Si nécessaire, les directeurs généraux seront amenés à trouver une solution

• En dernier recours, le Maire et le Président sont sollicités.

En cas de divergence sur le fond, les instructions du Maire sont appliquées en dernière instance.

En cas de demande exceptionnelle non prévue au contrat, la commune prend contact avec l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial. Ce dernier pourra proposer à la commune d’adapter l’organisation usuelle des moyens pour disposer des moyens adaptés à cette demande.

Un état récapitulatif annuel sera dressé afin d'inventorier les demandes exceptionnelles et les litiges et de capitaliser les solutions arbitrées. Il sera présenté en Conférence territoriale

ARTICLE 5. MODALITES DE SUIVI DU CONTRAT

Une mesure de l’atteinte des objectifs prévus est nécessaire, sur la base d’un suivi et d’une évaluation prévoyant de possibles ajustements chaque année, en fonction de l’évolution de la répartition des services entre Métropole et commune, de l’écart constaté entre les objectifs et les résultats, et enfin de l’évolution des besoins.

La mise en œuvre opérationnelle du contrat est pilotée par le Directeur général des services de la commune et l’adjoint au directeur général en charge du pôle territorial. Une réunion de lancement est organisée avec les parties prenantes pour partager les objectifs du contrat, les procédures de travail et s'accorder sur un plan d'actions visant à favoriser la collaboration entre les deux parties, ainsi que, le cas échéant, sur la détermination d’un plan de continuité.

Des rencontres mensuelles des responsables de suivi du contrat sont organisées la première année, elles sont a minima trimestrielles par la suite. Un tableau de bord permet de faire le point sur les interventions réalisées dans la commune (nature, délais…).

Au moins deux réunions annuelles, auxquelles sont conviées les signataires du présent contrat, sont organisées pour traiter, par thématique, les dossiers en cours, vérifier le respect des engagements mentionnés dans le contrat et mettre en place des actions correctives, si nécessaire. La Métropole fournit les données opérationnelles et financières liées au pilotage du contrat, et les données nécessaires pour assurer l’efficacité du suivi et permettre, postérieurement, une évaluation plus générale de l’organisation mise en place.

Une évaluation à la date anniversaire du contrat est programmée pour vérifier le respect des engagements pris par les cocontractants. Cette évaluation permet, sur la base des indicateurs contenus dans le contrat et des observations formulées par les parties, de mesurer le degré de prise en compte des besoins exprimés. Elle conduit, le cas échéant, à l'actualisation des objectifs, des engagements et du plan d'actions sur lesquels se sont accordées les deux parties.

L’évaluation annuelle est communiquée chaque année par la Métropole à la commune de Saint-Aubin de Médoc, au plus tard le 31 mars de l’année suivante, sous forme d’un rapport reprenant des données tant quantitatives que qualitatives, qui est présenté aux instances délibératives communales pour information.

ARTICLE 6 : REVISION DU NIVEAU DE SERVICE ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES

Le Maire garde la souveraineté du niveau de service qu’il souhaite fixer sur sa commune pour ces services mutualisés. Les moyens des services communs seront alors ajustés en conséquence.

Une révision des niveaux de service assurés par la Métropole pour le compte de la commune peut être envisagée par les parties. Elle fait l’objet d’une négociation qui prend notamment en compte l’évolution des patrimoines gérés, le niveau de prestation souhaité par la commune, l’évaluation de l’impact sur les moyens affectés et la capacité de la Métropole à prendre en compte ces évolutions. Cette révision peut déboucher sur une révision de l’attribution de compensation de la commune.

Les adaptations limitées des niveaux de service sont arrêtées entre les parties dans le cadre de la démarche d’amélioration continue et de dialogue de gestion, dans un objectif partagé d’efficience du service.

En cas de mise à disposition descendante de personnels métropolitains ou ascendante de personnels communaux, et de prestations complémentaires de services rendus par les services communs métropolitains, une compensation financière pourra être prévue.

La révision du niveau de prestation et les prestations complémentaires se concrétisent par un avenant portant sur les annexes.

ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT

Le présent contrat est conclu pour la durée du mandat municipal, avec renouvellement tacite dans xxx xxx mois qui suivent l’élection municipale.

Fait à Bordeaux, le …………………….., en exemplaires.

Pour la Métropole, Pour la commune,

Signature / Cachet Signature / Cachet

Le Président, Le Maire,

Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx

ANNEXES

- Commande Publique

- Affaires juridiques

- Ressources Humaines

- Numérique et systèmes d’information

- Propreté

- Animation économique et emploi

ANNEXE POUR LE DOMAINE AFFAIRES JURIDIQUES– CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE SAINT-AUBIN DE MEDOC

DOMAINE : AFFAIRES JURIDIQUES

SOUS-DOMAINES :

A- CONTENTIEUX

B- DOCUMENTATION ET CONSEIL

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Affaires juridiques

Les moyens consacrés par la commune au domaine Affaires juridiques sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Affaires juridiques

Activités mutualisées par la commune

A- Contentieux

Gestion et traitement pré contentieux dont pré-contentieux urbanisme

Gestion et traitement contentieux devant toutes les juridictions

B- Documentation et conseil

Conseil (saisine ponctuelle, consultation)

Assistance juridique sous forme d’AMO par intégration de l’éventuelle équipe projet

Rédaction d’actes types (hors actes de cessions, gestions acquisition immobilière)

Documentation (Politique d’achat des ressources documentaires, mise à disposition physique de la documentation, accueil et renseignement du public, constitution de la veille juridique, sélection, organisation et mise à jour du fond documentaire juridique, dépouillement des publications professionnelles, dépouillement quotidien du Journal officiel, élaboration de dossiers thématique et produits documentaires, recherche sur demande des services, diffusion de la veille)

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Affaires juridiques du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et les délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

- du code des assurances en matière d’assurance obligatoire telle que RC décennale si la commune est maître d’œuvre et RC automobile

- des règles de déontologie applicable à la profession d’avocat tel que repris notamment par le règlement du Conseil National des Barreaux

- du code des marchés publics et pus largement de la commande publique

- des droits gérés par le Centre français d’exploitation du droit de copie

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Affaires juridiques.

- Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine
Responsable thématique pour le service commun	Responsable du service assistance juridique aux territoires de la Direction des affaires juridiques
Responsable thématique pour la commune	Directeur Général des Services

Types de saisines pour le PRE CONTENTIEUX (hors urbanisme) et les ASSURANCES
Saisine ordinaire	Service commun : Directeur administratif et financier, pole territorial rive droite Commune : Directeur Général des Services
Saisine en urgence	Service commun Directeur administratif et financier, pole territorial rive droite Commune : Directeur Général des Services
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur des Affaires Juridiques Commune : Maire

Types de saisines pour le sous-domaine CONTENTIEUX ET CONSEIL
Saisine ordinaire	Service commun : Responsable du service de l’assistance juridique aux territoires Commune : Responsables n+1 et plus
Saisine en urgence	Service commun : Responsable du service de l’assistance juridique aux territoires Commune : le responsable de service
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur des affaires juridiques Commune : Maire

DOCUMENTATION

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine DOCUMENTATION
Responsable thématique pour le service commun	Responsable service moyens et droits des usagers de la Direction des affaires juridiques
Responsable thématique pour la commune	Directeur Général des Services

Types de saisines pour le sous-domaine DOCUMENTATION
Saisine ordinaire	Service commun : Responsable service moyens et droits des usagers de la Direction des affaires juridiques Commune : chefs de services concernés
Saisine en urgence	Service commun : Responsable service moyens et droits des usagers de la Direction des affaires juridiques Commune : responsable de service
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur des affaires juridiques Commune : Maire

- Interfaces commune /service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Affaires juridiques sont :

- Défendre les intérêts de la commune notamment dans le cadre de l’Urbanisme

- Mettre en place des actions correctives dans le cadre d’un processus d’amélioration continue

- Rationaliser la politique documentaire (évaluation des besoins) et la gestion des achats

- Assurer l'accès égal à la veille documentaire (notamment via une plate-forme dématérialisée)

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Sous-domaines de mutualisation	Engagements de service du domaine Affaires juridiques	Indicateurs (Définition/Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Documentation et conseil	Engagement 1: Veille/recherches documentaires juridiques généralistes (catalogage, mise à disposition, diffusion)	Taux de réponse dans les délais fixés en référence aux taux actuels = % de réponses dans les délais selon 3 catégories	Annuelle	Tableau de bord à construire Référence : Moyenne sur les 3 dernières années	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.
	Engagement 2: Assurer une réponse réactive et adaptée aux besoins de l'interlocuteur dans les délais convenus	Produire une analyse juridique dans les délais convenus			Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.
Pré contentieux et Contentieux	Engagement 3 : Instruction des précontentieux et contentieux dans les délais	Respect des délais d'instruction: oui/non	Annuelle	Tableau de bord Excel Référence : Moyenne sur les 3 dernières années	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE ANIMATION ECONOMIQUE ET EMPLOI – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE SAINT-AUBIN DE MEDOC

DOMAINE : ANIMATION ECONOMIQUE ET EMPLOI

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Animation économique et emploi

Les moyens consacrés par la commune au domaine Animation économique et emploi sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Animation économique et emploi

Activités mutualisées par la commune

A- Accompagnement du secteur Commerce et artisanat (Grands centres commerciaux, Centres commerciaux de proximité, Commerces de détail)

Accueil, recherche de localisation, promotion

Animation partenariale (Club d’entreprises, association de commerçants)

B- Soutien à l’installation et à la création d’entreprises

Accueil, accompagnement et orientation des porteurs de projet (recherche de terrains et de

locaux directement ou via le commercialisateur)

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Animation économique et emploi du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et les délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

- Pas de certification identifiée à ce jour.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Animation économique et emploi.

- Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Animation économique et emploi
Responsable thématique pour le service commun	Directeur du développement et de l’aménagement du Pôle Territorial Ouest en lien avec le directeur du développement économique du Pôle valorisation du territoire
Responsable thématique pour la commune	Directeur Général des Services

Types de saisines pour le domaine Animation économique et emploi
Saisine ordinaire	Service commun : Chargé de mission développement économique Commune : Directeur général des services
Saisine en urgence	Service commun : Chargé de mission développement économique ou directeur du développement et de l’aménagement Commune : Directeur général des services
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur du développement et de l’aménagement ou Adjoint au Directeur général du Pôle Territorial Ouest Commune : Directeur général des services

- Interfaces commune/service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Animation économique et emploi sont :

- Traitement des demandes et assurer leur traçabilité.

- S’engager sur le suivi du dossier

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Engagements de service du domaine Animation économique et emploi	Indicateurs (Définition/Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Engagement 1 : Assurer un traitement systématique des demandes des acteurs économiques	Nombre de demandes traitées / nombre de demandes reçues	Annuelle		100% des demandes reçues doivent être traitées. (téléphone, mail, courrier,…)

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE COMMANDE PUBLIQUE ET ACHAT – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE SAINT-AUBIN DE MEDOC

DOMAINE : COMMANDE PUBLIQUE ET ACHAT

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Commande publique et Achat

Les moyens consacrés par la commune au domaine Commande publique et achat sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées

Activités mutualisées par la commune

A- Ingénierie et veille

Outil documentaire

Veille juridique marché public

Sécurisation de la commande publique (conseils sur les marchés, choix des outils)

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Commande publique et achat du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et les délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

- Pas de certification identifiée à ce jour.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Commande publique.

- Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Commande publique et achat
Responsable thématique pour le service commun	Directeur administratif et financier, Direction administrative et financière, Pôle Territorial Ouest
Responsable thématique pour la commune	Responsable des marchés publics

Types de saisines pour le domaine Commande publique et achat
Saisine ordinaire	Service commun: Chef du service Commande publique et juridique, Direction administrative et financière, Pôle Territorial Ouest Commune : Responsable des marchés publics
Saisine en urgence	Service commun: Chef du service Commande publique et juridique, Direction administrative et financière, Pôle Territorial Ouest Commune : Directeur Général des Services
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur administratif et financier, Pôle Territorial Ouest ou Adjoint au Directeur général en charge du Pôle Territorial Ouest Commune : Directeur Général des Services

- Interfaces commune/service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction xxxxx xx xxxxxxx xx xx xxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxx

XX/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine :

- Garantir l’efficience

- Assurer la sécurisation et l’efficacité de la commande publique

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Engagements de service du domaine Commande publique et Achat	Indicateurs (Définition/Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Engagement 1 : Apporter des conseils dans le cadre de la sécurisation de la Commande publlique	Indicateur 1 : Nombre de saisines	Annuelle	Tableau à construire	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE NUMERIQUE ET SYSTEMES D’INFORMATION – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE SAINT AUBIN

Propos liminaire à l’ensemble du domaine Numérique et Systèmes d’Information

La transition numérique est un mouvement de fond, qui s’accentue fortement. De simple adaptation et incorporation de nouveaux outils, elle devient un mouvement global, qui interroge les entreprises, les collectivités, les citoyens, les modes d’organisation, la culture et les champs d’actions de toutes les structures, transforme progressivement la société dans tous les domaines : économique, social, politique, éducatif, urbain, culturel, administratif…

Relever ces défis nécessite d’être innovant à tous les niveaux, d’anticiper le rythme soutenu d’évolution des technologies, de garantir la sécurité de l’information, de mettre en place des schémas de développement adaptés aux attentes de la population, des entreprises mais aussi aux enjeux majeurs de performance publique dans un contexte de ressources contraintes.

La mutualisation du numérique et des systèmes d’information au sein de service commun témoigne de la volonté, forte et partagée des communes et de la métropole de co-construire et développer ensemble une politique numérique ambitieuse au service et en support des politiques publiques communales et métropolitaines.

La taille critique ainsi atteinte doit favoriser l’efficience dans le service rendu, les économies d’échelle la mobilisation de partenaires, l’ingénierie de projets complexes et l’innovation. Elle doit également favoriser la construction d’une offre de service commune et apporter des garanties en matière de performance, de disponibilité et de sécurisation des infrastructures, des plateformes et des données, le tout dans un souci de développement durable.

Le besoin d’agilité et de transparence se concrétise par une série d’outils à construire ensemble qu’il s’agisse de la gouvernance, de l’ambition numérique partagée, des schémas numériques de chaque commune et de contrats d’engagement objet du présent document.

DOMAINE : Numérique et Système d’Information

A. REALISATION DES PROJETS NUMERIQUES DE COMPETENCE COMMUNALE

B. FOURNITURE DES POSTES ET ENVIRONNEMENTS NUMERIQUES DE TRAVAIL / ASSISTANCE UTILISATEURS

C. HEBERGEMENT, EXPLOITATION ET MAINTIEN EN CONDITIONS OPERATIONNELLES DES SYSTEMES D’INFORMATION

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Numérique et systèmes d’informations

Les moyens consacrés par la commune au domaine Numérique et Systèmes d’Information sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la Commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Numérique et Systèmes d’Informations

Activités mutualisées par la Commune

A- Réalisation des projets numériques de compétence communale

Etudes et conseil :

• Etude d'opportunité, indicateurs permettant de suivre le retour sur investissement (ROI) et la valeur attendue

• Pré-étude d’avant-projet

• Expertise

Conduite des projets :

• Pilotage et management des projets en lien avec les maitrises d’usage

• Etudes, conception et spécifications

• Passation et exécution des marchés

• Réalisation, développements et paramétrage

• Qualification, recette, intégration et pré-production

• Mise en production et déploiement

• Accompagnement au changement et formation

• Bilan de projet

Maintenance applicative :

• Maintenance corrective et réglementaire

• Maintenance évolutive

B- Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs (1)

• Conception, préparation et mise à disposition d’un poste et d’un environnement de travail standardisé

• Gestion du parc de matériel

• Maintenance, réparation des équipements et maintien en condition opérationnelle des environnements numériques de travail

• Assistance aux utilisateurs (agents, élus et publics identifiés) :

o Enregistrement de tous types de demandes, incidents et support relatif au domaine NSI

o Résolution et clôture du ticket

• Formation des utilisateurs en matière de poste et environnement numérique de travail (en

lien avec le service RH en charge de l’ingénierie et l’animation du dispositif de formation)

• Suivi des interventions et tableaux de bord

C- Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information (2)

Audit, conseil et conception des infrastructures

• Audit et conseil

• Ingénierie

• Mise en place, administration des infrastructures informatique et des réseaux

Hébergement, exploitation et maintien en condition opérationnelle des systèmes d’information

• Fourniture d’espace d’hébergement sécurisé en salle dédiée en interne ou chez un prestataire hébergeur

• Hébergement applicatif sur une infrastructure sécurisée, redondée de serveurs et de stockage avec son environnement logiciel (OS, SGBD, serveurs applicatifs, virtualisation…)

• Ingénierie d’intégration, d’exploitation et de surveillance des services applicatifs hébergés et des infrastructures

• Contractualisation et pilotage des prestations d’hébergements externalisés et suivi des engagements

• Ingénierie, mise en œuvre et administration de réseaux et de télécommunication

• Maintien en conditions opérationnelles des infrastructures (gestion des niveaux de services, incidents et maintenances sécurité)

Hébergement, exploitation et maintien en condition opérationnelle des réseaux

• Ingénierie, mise en œuvre et administration de réseaux et de télécommunication

• Maintien en conditions opérationnelles des infrastructures et équipements (éléments actifs, bornes, fibre, …) et notamment exploitation / construction / maintenance des

réseaux GFU, WIFI privés et publics

(1) On entend ici par « Poste et environnement numérique de travail / assistance utilisateurs », l’ensemble des moyens mis à la disposition des utilisateurs pour leur permettre notamment de travailler, se connecter, éditer, être informé, communiquer. Sont notamment couverts par ce domaine :

• Le terminal (PC fixe, ordinateur portable, tablette, …), ses accessoires et les garanties associées,

• Les applications indispensables au fonctionnement du terminal (systèmes d’exploitation, licences matérielles et d’environnements, …),

• Les outils bureautiques et collaboratifs dont mail,

• Les services d’impression et de numérisation : individuels et collectifs,

• Les équipements et services de téléphonie (téléphone fixe, fax, téléphone mobile, smartphone, …),

• L’accès à internet et les abonnements de données éventuels,

• Les services de sécurisation du poste, de stockage et de sauvegarde,

• Ainsi que l’assistance et le support utilisateur afin de traiter les demandes et/ou incidents.

(2) La gestion des courants faibles n’est pas incluse dans le périmètre et devra s’organiser progressivement avec la direction des bâtiments le cas échéant.

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Numérique et SI s’engagent à mettre en œuvre un service s’inscrivant dans un esprit de collaboration interactive, équitable et transparente entre les communes et le service commun métropolitain, en portant une attention toute particulière à :

- Garantir le maintien du niveau de service actuellement disponible et assurer le respect des engagements pris, qu’il s’agisse de niveau de performance, d’équipement ou de plage horaire d’intervention. Veiller notamment à la disponibilité et la continuité de service des applications métiers, au stockage et à la conservation des données ;

- Prendre en compte et traiter les attentes numériques et SI de chaque commune dans le cadre des moyens transférés ;

- Mettre en œuvre des approches globales et des réflexions transverses dans une logique de convergence permettant in fine de dégager des marges de manœuvre source de nouveaux projets et d’amélioration de la qualité de service ;

- Appuyer les orientations sur l’état de l’art en matière de démarches projets, de plateformes applicatives et technologiques.

D’une façon progressive, dans un souci de convergence et d’efficience, le service commun :

• Mettra en place un centre d’appel multicanal favorisant la prise en compte de l’assistance de premier niveau, la gestion des incidents et des demandes des utilisateurs ;

• Favorisera la convergence avec la construction progressive d’un socle partagé, consolidé, sécurisé sur lequel s’appuiera une offre de service applicative partagée ;

• Définira une offre de service s’appuyant sur de nouveaux standards en matière d’équipements favorisant les nouveaux usages (collaboratif, mobilité, ….). Il s’agira également de mettre en place des outils et processus d’intervention qui s’inspireront des bonnes pratiques issues du système de management de la qualité ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ;

• Consolidera les infrastructures dans des salles informatiques sécurisées. La métropole se réserve la possibilité d’une externalisation partielle du système d’information, permettant d’intégrer des niveaux de service contraints, 24h/24 7 jours/7 ou encore des besoins ponctuels de capacité.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la Commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Numérique et Systèmes d’Informations.

Bordeaux Métropole et les communes s’engagent à formaliser des modes de fonctionnement à la mise en place des services communs, les éléments présentés ci-après constituant de premiers éléments explicatifs des modes de fonctionnement envisagés. L’ensemble des modes de fonctionnement qui seront progressivement mis en œuvre s’appuieront sur des référentiels de bonnes pratiques déjà

déployés dans plusieurs collectivités impliquées dans la mutualisation. Ainsi le contenu de l’ensemble de ces annexes s’est fortement appuyé sur ces documents de référence tels que ITIL (Information Technology Infrastructure Library), ISO 9001, CMMI (Capability Maturity Model for Integration), COBIT (Control Objectives for Information and Related), TCO (Total Cost of Ownership - modèle du GARTNER Group), ISO 17799 (bonnes pratiques en matière de sécurité des SI).

DOCUMENTS DE REFERENCE

L’organisation proposée permettra d’animer l’élaboration d’un schéma numérique par commune centré sur les services à la population : proximité, éducation, culture, citoyenneté, social, … Ce document intégrera également les projets métropolitains et transverses déployés sur la commune (ex. Aménagement numérique du territoire, mobilité, collaboratif, Finances, RH ,…). Ce schéma, élaboré sous la responsabilité des élus communaux, en lien avec les services de la commune et le service commun, constituera le document de référence pour planifier et suivre l’ensemble des projets numériques portés sur la commune au regard des moyens projets transférés (humains et financiers).

Ces travaux s’appuieront sur un cadre stratégique partagé « Ambition Digitale 2020 » portant la vision et l’ambition commune des collectivités. Ce document sera élaboré par l’ensemble des acteurs du territoire : élus en charge du numérique, élus thématiques, les directions générales des collectivités, les autres collectivités, les collectifs citoyens, l’Etat, les entreprises, l’université, les écoles et les associations.

GOUVERNANCE :

Afin d’assurer la définition et la mise en œuvre de ces documents ainsi que le suivi du présent contrat d’engagement, il est proposé de mettre en place la comitologie suivante :

Comité numérique stratégique communal

• Objet : Elabore, valide et porte le schéma numérique pour la commune, sa mise à jour annuelle et assure un point d’avancement à mi- année sur les projets prévus. Assure les arbitrages éventuellement nécessaires en matière de contrat d’engagement.

• Participants :

o Pour la commune : Elu en charge du numérique (ou d’un représentant désigné par le Maire), des élus thématiques, selon les dossiers abordés, du Directeur Général des Services et des DGA concernés.

o Pour le service commun : le responsable en charge du contact avec la commune, les directeurs en charge des programmes numériques concernés, le Directeur Général en charge du service commun.

• Fréquence : annuel à bi-annuel

Comité de suivi du contrat d’engagement :

• Objet : Analyse des indicateurs de réalisé, identification de piste d’amélioration éventuelle et des nouveaux besoins à anticiper : nouveaux projets, nouveaux équipements, …

• Participants :

o Pour la commune : le Directeur Général des Services (ou son représentant), référent pour le suivi du contrat d’engagement.

o Pour le service commun : un représentant de la Direction d’appui administrative et financière, le Directeur en charge de l’assistance et de l’offre de service, le responsable en charge du contact avec la commune.

• Fréquence : trimestriel

Point d’avancement opérationnel : Suivi continu des activités liées au Numérique et aux SI pour la commune conformément au rythme actuel.

A ces comités de suivi et de pilotage pour la commune s’ajouteront les comités mis en œuvre dans le cadre des projets.

ROLES ET RESPONSABILITES

Rôles et responsabilités globales sur le domaine
Responsable pour le service commun Métropole	Responsable du service commun en charge du contact avec la commune représentant le Directeur général du service commun.
Responsable pour la Commune	Responsable du suivi du contrat d’engagement représentant le Directeur général des services et sous couvert de l’élu en charge du numérique

Types de saisines	A- Co-construction de la stratégie numérique communale, gouvernance et sécurité	B- Réalisation des projets numériques de compétence communale	C- Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs	D- Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information
Saisine ordinaire	Commune : Référent en charge du suivi du contrat d’engagement Service commun : Responsable du service commun en charge du contact avec la commune	Commune : Chef de projet - maîtrise d’usage Service commun: Chef de projet service commun	Commune : utilisateur (élu, agent, citoyen, …) Service commun: Centre d’appel	Commune : Responsable applicatif métier Service commun: Chefs de service de la Direction des Infrastructures et de la Production
Saisine en urgence	Commune : Directeur Général des services Service commun:	Commune : Directeur Général des services	Commune : Directeur Général des services Service commun: Chef	Commune : Directeur Général des services Service commun:
	Adjoints au Directeur	Service commun:	de service centre	Directeur des
	Général du service	Directeur des	d’appel et pilotage	Infrastructures et de la
	commun.	programmes		Production
		numériques concerné
Saisine exceptionnelle	Commune : Directeur Général des services Service commun:	Commune : Directeur Général des services Service commun:	Commune : Directeur Général des services Service commun:	Commune : Directeur Général des services Service commun:
	Directeur Général du	Adjoint DG en charge	Directeur de l’assistance	Adjoint au DG en charge
	service commun.	des programmes	et de l’offre de service	de la Stratégie et des SI
		numériques

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et priorités

Les principales priorités / dossiers prioritaires en matière de numérique et de SI sont les suivants :

Souhait de la commune que puisse être maintenu le niveau et la qualité de service actuelle assurée par un prestataire extérieur.

Souhait également que cette construction du service commun permettre de développer l’offre de service actuellement disponible au sein de la commune en matière de numérique et de SI.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Sous-domaines de mutualisation	Engagements de service du domaine Numérique et systèmes d’informations	Indicateurs (Définition/ Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
A. Réalisation des projets numériques de compétence communale	Engagement 2.1 : Réaliser les projets conformément aux priorités partagées et définies au schéma numérique communal	Indicateur 2.1 : Charge consacrée aux projets	Mensuelle ou trimestrielle	Outil de gestion de projets	La charge projet est actuellement externalisée en appui sur le prestataire en charge de l’infogérance
	Engagement 2.2 : Maintenir les applications métiers du système d’information de la commune	Indicateur 2.2 : Etendue du parc applicatif maintenu	Annuelle	Outil gestion de projet	Inventaire du parc applicatif transféré annexé à la convention
B. Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs	Engagement 3.1 : Assurer le renouvellement des postes et environnements numérique de travail (PENT)	Indicateur 3.1.1 : Taux de modernisation du parc des PENT actuels	Annuelle	Inventaire du parc des PENT	Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l’existant, un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2016
	Engagement 3.2 : Maintenir les horaires d’ouverture du service d’assistance /support de la commune	Indicateur 3.2.1 : Heures d’ouvertures de l’assistance / support sur le niveau 1	Annuelle	Données d’exploitation du service	Assistance téléphonique de 8h30 à 18h du lundi au vendredi (sauf jours fériés) et le samedi matin de 9h30 à 12h
	Engagement 3.3 : Assurer la prise en compte de la demande ou de l’incident dans les meilleurs délais	Indicateur 3.3.1 : Délai de traitement des demandes	Mensuelle ou trimestrielle	Centre d’assistance et de support utilisateurs	Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l’existant, un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2016
		Indicateur 3.3.2 : Délai de résolution des incidents par criticité			Solution de contournement : • Bloquant : 1h • Non bloquant 4h Délai de mise en place de la correction définitive du problème : 2 jours
C. Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information	Engagement 4.1 : Assurer la disponibilité et la continuité de service des applications et services métiers critiques	Indicateur 4.1 : Délai de remise en service	Mensuelle ou trimestrielle	Direction des infrastructures et de la production	Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l’existant, un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2016
	Engagement 4.2 : Assurer le stockage et la conservation des données et des informations de la commune	Indicateur 4.2.1 : Délais de restauration	Annuelle	Direction des infrastructures et de la production	Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l’existant, un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2016
		Indicateur 4.2.2 : Durée maximum d’enregistrement des données qu’il est acceptable de			Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l’existant, un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2016

perdre

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

ANNEXE POUR LE DOMAINE « DOMAINEPUBLIC/PROPRETE » – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE SAINT-AUBIN DE MEDOC

DOMAINE : DOMAINE PUBLIC/PROPRETE

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Propreté

Les moyens consacrés par la commune au domaine Propreté sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées ou régularisées dans le domaine Propreté

Activités mutualisées par la commune

Enlèvement de tags et affichages sauvages sur domaine public communal :

- Sur l’espace public

Enlèvement de tags et affichages sauvages sur domaine public communal :

- Sur les façades privées en limite de domaine public

L’ensemble des autres activités propreté sont déléguées à la commune dans le cadre d’une convention spécifique.

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Propreté du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et les délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

- Pas de certification identifiée à ce jour.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Propreté.

- Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine PROPRETE
Responsable thématique pour le service commun	Directeur de la Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest
Responsable thématique pour la commune	Responsable des services techniques

Types de saisines pour le domaine PROPRETE
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre Propreté, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest Commune : Responsable des services techniques
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre Propreté, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest Sous couvert du Chef de service territorial, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest (à qualifier selon la nature de la demande) Commune : Responsable des services techniques
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur de la Gestion de l’Espace Public, Pôle Territorial Ouest sous couvert de l’Adjoint au Directeur général en charge du Pôle Territorial Ouest Commune : Responsable des services techniques

- Interfaces commune/service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités :

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Propreté

sont :

- Traiter de façon réactive les demandes ponctuelles d'interventions

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement

Engagements de service du domaine Propreté	Indicateurs de mesure (Définition/Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Engagement 1 : Traiter de façon réactive les interventions	Indicateur 1 : Délai d’intervention aux demandes des usagers dans les délais convenus avec la commune	Mensuelle		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Fixer les délais d’intervention entre le Pôle Territorial et la commune.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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ANNEXE POUR LE DOMAINE RESSOURCES HUMAINES – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE SAINT-AUBIN DE MEDOC

DOMAINE : RESSOURCES HUMAINES

SOUS-DOMAINES :

A- PILOTAGE DES RESSOURCES HUMAINES

B- GESTION ADMINISTRATIVE ET STATUTAIRE

C- FORMATION/DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES ET EVALUATION PROFESSIONNELLE

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Ressources humaines

Les moyens consacrés par la commune au domaine Ressources humaines sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées

Activités mutualisées par la commune

A- Pilotage des Ressources humaines

Gestion des risques juridiques et des actes administratifs

B- Gestion administrative et statutaire

Veille et expertise

C- Formation/développement des compétences et évaluation professionnelle

Recueil et analyse des besoins de formation des agents et des services

Mise en œuvre du plan de formation

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Ressources humaines du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et les délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

- Pas de certification identifiée à ce jour.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Ressources Humaines.

- Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Ressources humaines
Responsable thématique pour le service commun	Directeur des ressources humaines, Direction des ressources humaines, Pôle Territorial Ouest
Responsable thématique pour la commune	Responsable ressources humaines

Types de saisines pour le domaine Ressources humaines
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre emploi et compétences, Direction des ressources humaines, Pôle Territorial Ouest Commune : Responsable ressources humaines
Saisine en urgence	Service commun : Chef de service gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (GPEEC), Direction des Ressources humaines, Pôle Territorial Ouest Commune : Directeur Général des Services
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur des ressources humaines, Pôle Territorial Ouest ou Adjoint au Directeur général Pôle Territorial Ouest Commune : Directeur Général des Services

- Interfaces commune/service commun:

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction xxxxx xx xxxxxxx xx xx xxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxx

XX/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Ressources Humaines :

- Maintenir le niveau de service en matière de gestion des risques juridiques et rédaction d’actes ainsi que pour la veille et l’expertise.

Pour la Formation :

- Assurer une qualité de l'offre de formation et l’adéquation de l'offre aux besoins (formations réglementaires, formation intra, formateurs internes, conception de formations ...)

- Garantir les compétences

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Sous-domaines de mutualisation	Engagements de service du domaine Ressources humaines	Indicateurs (Définition/Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Formation	Engagement 1 : Respect de la planification du plan de formation des agents de la commune et des orientations du plan	Respect de la planification et des orientations du plan de formation : oui/non	Annuelle	INSER Module formation du SIRH MAEVA Tableau Excel	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.
	Engagement 2 : Evaluer la qualité de l'offre de formation	Taux de satisfaction des stagiaires = taux actuel	Bilan Annuel	Manuel	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.
Pilotage des Ressources humaines	Engagement 3 : Assurer la gestion des risques juridiques (RH)	1.1 Produire les notes d’analyse juridique pour chaque dossier de précontentieux RH en instruction 1.2 Bénéficier de la diffusion de la veille juridique RH produite par la Métropole	A la demande Selon le rythme de production		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.

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