備品管理台帳について. 会計規則第 93 条第１項によると、「物品管理者は、次の帳簿を備えて物品の管理を明らかにしなければならない。」と規定し、「
(1) 備品管理台帳、
(2) 重要物品管理台帳、
(3) 自動車管理台帳、
(4) その他必要な帳簿」を挙げている。 また、市の物品管理要領により、備品管理台帳は１品１葉の紙カード式を原則として作成される。しかし、所管する物品の一覧表の作成は定められていない。この点に関して国際環境工学部管理課では、備品管理台帳のデータがコンピュータ上の表計算ソフトに入力され、一覧表が作成されている。これにより、保管場所別、種類別等に物品を把握することが可能となっている。また、物品購入にあたり一覧表を事前に調べることで二重に購入してしまうことが避けられると思われる。物品を多数保管するという大学の事情を前提にすると、備品管理台帳については、情報システム化による対応が不可欠である。 大学では、紙カード式の備品管理台帳も作成しているが、物品管理者が補助的に作成している上述した表計算ソフトから、１年に一度紙面に打ち出している。大学の台帳記帳の必要性と効率化の観点から、表計算ソフトによる帳票を補助元帳と位置づけ、担当者が変わっても有効な手段として機能できるよう、簡単な記入要領や使用マニュアル等を作成しておくことが望ましいと考える｡
