Inkoopteams. Voor aanbestedingen met enige omvang worden inkoopteams samengesteld. Criteria hiervoor zijn bijvoorbeeld: • Het aan te besteden bedrag • Impact op bedrijf kritische processen • Specifieke kennis • Complexiteit Contractmanagers bepalen of een inkoopteam ingericht moet worden. Inkoopteams bestaan naar behoefte uit: • Gebruikers • Projectleider en voorzitter Inkoopteam (meestal contracteigenaar) • Contracteigenaar • Contractmanager • Productmanager • Eén of meer deskundigen o Beoordelaars van inschrijvers (gebruikers / deskundigen) o Bedrijfsjurist o Privacy coördinator / security officer o Procescontroller Het inkoopteam verdeelt de taken en verantwoordelijkheden onderling. Dat kunnen onder meer zijn: • Opdrachtformulering, afbakening en planning. • Opstellen van de aanbestedingsstrategie (Wat wil je bereiken met deze aanbesteding?). • Opstellen en toetsen van de offerteaanvraag aan de wettelijke eisen en inkoop technische aspecten. • Communicatie van en naar leveranciers/gegadigden tijdens de aanbesteding. • Procesmatig begeleiden van het aanbestedingstraject. • Beoordelen van de kwaliteit van offertes aan de hand van beoordelingscriteria. • Opstellen van gunningsadvies en gunning- of afwijzingsbrieven. • Selecteren van de leverancier of opdrachtnemer. • Doorlopen van de verificatiefase (afstemming met potentiële opdrachtnemer / kleine aanpassingen). • Opstellen inkoopcontract. • Dossiervorming. • Goedkeuring tijdens de diverse fases in het traject. • Bewaken van en communiceren over de voortgang. De contractmanager in het inkoopteam is verantwoordelijk voor: • Inbrengen van inkoop- en contractmanagementdeskundigheid. • Het leveren van input ten aanzien van de eisen en wensen op basis van ervaringen uit het verleden en evaluaties. • Adviseren over en mede opstellen van de aanbestedingsstrategie en de consequenties daarvan.
