Common use of Kernresultaatsgebieden Clause in Contracts

Kernresultaatsgebieden. 1. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn Dit omvat ondermeer volgende taken : • Organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of evenement • Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren • Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten,… • Constructief deelnemen aan het werkoverleg • Verzorgen van top-down en bottom-up communicatie tussen de overlegfora (bvb. werkoverleg en diensthoofdenoverleg) • Deelname aan diverse werkgroepen • (door)geven van duidelijke informatie aan collega’s, informatieoverdracht • … 2. Informeren, helpen en begeleiden van de klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening Dit omvat ondermeer volgende taken : • Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier • Geven van inlichtingen • Doorverwijzen van de klant indien nodig • Uitleg geven omtrent de procedure • Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures • Afleveren van de vereiste documenten • Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt • Informeren van de klant over relevante wetgeving en procedures • Begeleiden en helpen van de klant bij het vervullen van administratieve formaliteiten • Bevorderen van de goede samenwerkingsrelatie met externe en interne actoren • … 3. Invulling geven aan samenwerkingsverbanden en instaan voor de vertegenwoordiging van de dienst met het oog op een optimale externe communicatie Dit omvat ondermeer volgende taken : • Invulling geven aan samenwerkingsverbanden met gemeente, buurgemeenten, externe instanties,… • Deelnemen aan diverse werkgroepen buiten het OCMW-bestuur • Fungeren, op vlak van de werkdomeinen als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties • … 4. Coachen en begeleiden van de medewerkers zodat de dienst beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers Dit omvat ondermeer volgende taken : • Begeleiden van de medewerkers door middel van de instrumenten uit de evaluatiecyclus (plannen, functioneren, evalueren) en door middel van regelmatige feedback • Uitvoeren van het beleid inzake interne preventie, bescherming en welzijn op het werk, • Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden • Openstaan voor vragen van de medewerkers • Helpen oplossen van conflicten indien nodig • Versterken van de samenhorigheid en de goede sfeer binnen de dienst • Leiden van de dienst naar een gezamenlijk resultaat • … 5. Ontwikkelen, (laten) implementeren en opvolgen van de organisatie van interne controleprocedures en kwaliteitsprojecten teneinde doelgerichte en kwaliteitsvolle diensten en producten af te leveren. Dit omvat ondermeer volgende taken : • Ontwikkelen en mee bepalen van strategische kwaliteitsnormen binnen de afdeling • Initiëren, stimuleren en opvolgen van kwaliteitszorg binnen de afdeling • Toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening binnen de afdeling • Instaan voor het optimaliseren en redigeren van de kernprocessen van de dienst • Bewaken van de toepassing van wetgevingen formuleren en uitwerken van voorstellen om deze te implementeren • Toepassen van het klachtenprocedure binnen de dienst • Regelmatig de werking van de dienst in vraag stellen en voorstellen tot verbetering formuleren en implementeren • Organiseren en of deelnemen aan werkgroepen omtrent kwaliteit • Audits en zelfevaluaties uitvoeren of eraan meewerken • Voorbereiden en begeleiden van inspecties • Organiseren van tevredenheidsenquêtes • … 6. Instaan voor de werkplanning en dagdagelijkse coördinatie van de activiteiten en het toezien op een kwalitatieve uitvoering van administratief uitvoerende (dossieropvolging en –beheer) of operationele taken. Dit omvat ondermeer volgende taken : • Instaan voor de taakverdeling • Beantwoorden van vragen betreffende de uit te voeren taken • Oplossen van operationele problemen, bijspringen bij moeilijke dossiers of opdrachten • Toezien op veilig werken en onderhoud van materiaal • Opstellen van de planning en dienstroosters • Medewerkers voorzien van de juiste middelen om hun taak tot een kwaliteitsvol einde te brengen • Opvolgen voor de voortgang van de taakuitvoering op het werkterrein • Bestellen en controleren van materiaal • Toepassen van het beleid inzake kwaliteitszorg • Ingrijpen in de taakuitvoering bij tegenslag of moeilijkheden, oplossen van operationele problemen, bijspringen bij moeilijke dossiers of opdrachten • Toepassen van de richtlijnen met betrekking tot personeel • … 7. Coördineren van projecten om het activiteitenaanbod binnen het dagcentrum uit te bouwen, te ondersteunen en te verzekeren. Dit omvat ondermeer volgende taken : • Optreden als projectleider/projecteigenaar/projectuitvoerder voor toegewezen projecten en instaan voor het nodige overleg. • Maken van afspraken omtrent wie welke acties onderneemt om de doelen te bereiken (team, individuele medewerkers en/of derden) • Opstellen en opvolgen van projectfiches • Zelf activiteiten ontplooien of activiteiten aansturen om een project/dossier te realiseren • Inwinnen van informatie • Voeren van onderzoek, onder meer op vlak van reglementering en/of detecteren van behoeften bij klanten • Opmaken van planning/draaiboeken en initiëren en opvolgen van samenwerking met anderen • Bewaken van de voortgang van het project/dossier • Verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor als tijdens het project… • … 8. Instaan voor administratieve, praktische of logistieke taken in functie van een optimale werking van het dagverzorgingscentrum. Dit omvat ondermeer volgende taken : • Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie rekening houdende met de huisstijl • Nazien van documenten, formulieren, facturen,…. • (Mee)actualiseren van data op het internet • Reserveren van accomodaties, materiaal, materieel en catering • Plaatsen van bestellingen en opmaak van werkbonnen • Input van gegevens in diverse toepassingen • Meewerken tijdens de dagactiviteiten, het maaltijdgebeuren, bij de individuele verzorging van de bezoeker en bij het vervoer… • … 9. Administratief beheren van dossiers Dit omvat ondermeer volgende taken : • Toepassen en bewaken van verplichtingen inzake subsidiedossiers, registratieverplichtingen, budgethouderschap, erkenningen… • (Werken aan het) voeren van gunningsprocedures • Registreren, verwerken, controleren en beheren van gegevens • Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten • Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkene (mondeling of schriftelijk) • Bewaken van deadlines en nauwkeurigheid van dossiers • Onderzoeken, opvolgen en toepassen van procedures, wetgeving en reglementering • Opzetten, opvolgen en/of uitvoeren van procedures, draaiboeken, planningen, opleidingen • Opmaken bijhouden en aanpassen van een kwaliteitshandboek • Opmaken van een jaarverslag • Voorbereiden, opmaken en verwerken van allerlei documenten die voorgelegd worden aan de beleids-en/of beslissingsorganen • Coördineren van het vervoer • Opbouwen van medische procedures • … 10. Uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen zodat de beleidsdoelstellingen van de dienst/afdeling gerealiseerd worden en/of de werking van de dienst geoptimaliseerd wordt. Dit omvat ondermeer volgende taken : • Analyseren van relevante signalen uit het werkveld • Opmaken van beleidsvoorbereidende dossiers en nota’s voor de beleidsverantwoordelijken • Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid • Uitwerken van actieplannen • Leveren van input aan de rapportagesystemen o.m. in het kader van de beleids-en beheerscyclus… • …

Kernresultaatsgebieden. 1. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van Externe communicatie zodat de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn Dit omvat ondermeer volgende taken : • Organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of evenement • Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren • Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten,… • Constructief deelnemen aan het werkoverleg • Verzorgen van top-down en bottom-up communicatie tussen de overlegfora (bvb. werkoverleg en diensthoofdenoverleg) • Deelname aan diverse werkgroepen • (door)geven van duidelijke informatie aan collega’s, informatieoverdracht • … 2. Informeren, helpen en begeleiden van de klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening Dit omvat ondermeer volgende taken : • Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier • Geven van inlichtingen • Doorverwijzen van de klant indien nodig • Uitleg geven omtrent de procedure • Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures • Afleveren van de vereiste documenten • Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt • Informeren van de klant over relevante wetgeving en procedures • Begeleiden en helpen van de klant bij het vervullen van administratieve formaliteiten • Bevorderen van de goede samenwerkingsrelatie met externe en interne actoren • … 3. Invulling geven aan samenwerkingsverbanden en instaan voor de vertegenwoordiging van de dienst met het oog op een optimale externe communicatie Dit omvat ondermeer volgende taken : • o Invulling geven aan samenwerkingsverbanden met gemeente, buurgemeenten, externe instanties,… • o Deelnemen aan diverse werkgroepen buiten het OCMW-bestuur • o Fungeren, op vlak van de werkdomeinen als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties • … 4. Coachen o … Interne communicatie Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en begeleiden stimuleren van communicatie zodat de medewerkers zodat de dienst beschikt over gemotiveerde goed geïnformeerd en competente medewerkers betrokken zijn Dit omvat ondermeer volgende taken : • Begeleiden o Organiseren van structureel werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of evenement o Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren 1 De functieomschrijving is steeds indicatief. Ten allen tijde kunnen wijzigingen aangebracht worden indien de werking dit noodzaakt. o Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de werking van de medewerkers door middel (sub)dienst, de uitvoering van de instrumenten uit beleidsdoelstellingen, de evaluatiecyclus voortgang van projecten, activiteiten,… o Constructief deelnemen aan het werkoverleg o Verzorgen van top-down en bottom-up communicatie tussen de overlegfora (plannen, functioneren, evaluerenbvb. werkoverleg en diensthoofdenoverleg) en door middel van regelmatige feedback • Uitvoeren van het beleid inzake interne preventie, bescherming en welzijn op het werk, • Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden • Openstaan voor vragen van de medewerkers • Helpen oplossen van conflicten indien nodig • Versterken van de samenhorigheid en de goede sfeer binnen de dienst • Leiden van de dienst naar een gezamenlijk resultaat • … 5. o … Kwaliteitszorg Ontwikkelen, (laten) implementeren en opvolgen van de organisatie van interne controleprocedures en kwaliteitsprojecten teneinde doelgerichte en kwaliteitsvolle diensten en producten af te leveren. Dit omvat ondermeer volgende taken : • o Toezien op de kwaliteit van het poetswerk o Ontwikkelen en mee bepalen van strategische kwaliteitsnormen binnen de afdeling • of sector o Initiëren, stimuleren en opvolgen van kwaliteitszorg binnen de afdeling • Toezien op of sector o … Medewerkers en organisatie Uitvoeren van algemene en overkoepelende leidinggevende taken teneinde een effectieve optimale werking en efficiënte dienstverlening coördinatie van de dienst te waarborgen Dit omvat ondermeer volgende taken : o Mee selecteren, coachen en begeleiden van de medewerkers van de volgens de principes en richtlijnen van het HR-beleid o Bewaken en opvolgen van de algemene richtlijnen in verband met personeelsbeleid binnen de afdeling • Instaan voor het optimaliseren o Leiden sector tot een gezamenlijk resultaat o Brengen van energie en redigeren dynamiek binnen de sector, versterken van de kernprocessen samenhorigheid o De algemene sfeer en collegialiteit positief beïnvloeden en als bemiddelaar optreden waar nodig o Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden o Openstaan voor vragen van de dienst • Bewaken medewerkers o Helpen oplossen van de toepassing van wetgevingen formuleren en uitwerken van voorstellen om deze te implementeren • Toepassen van het klachtenprocedure binnen de dienst • Regelmatig de conflicten indien nodig o …. Coördinatie klantgerichte werking van de dienst in vraag stellen en voorstellen tot verbetering formuleren en implementeren • Organiseren en of deelnemen aan werkgroepen omtrent kwaliteit • Audits en zelfevaluaties uitvoeren of eraan meewerken • Voorbereiden en begeleiden van inspecties • Organiseren van tevredenheidsenquêtes • … 6. Instaan voor de werkplanning en dagdagelijkse coördinatie van de activiteiten en voor het toezien op een kwalitatieve uitvoering uitvoeren van administratief uitvoerende (dossieropvolging en –beheer) of operationele taken. aanverwante administratieve taken Dit omvat ondermeer volgende taken : • o Instaan voor de taakverdeling • en opmaak uurroosters/verlofplanningen o Opmaak en opvolging van de individuele werkschema’s o Controle op de uitvoering van de poetstaken o Beantwoorden van vragen betreffende de uit te voeren taken • o Oplossen van operationele problemen, bijspringen bij moeilijke dossiers dossiers/opdrachten of opdrachten • onverwachte vragen vanuit de interne klanten o Bestellingen plaatsen en opvolgen o Stock en verbruik materiaal beheren o Toezien op veilig werken en onderhoud van materiaal • Opstellen van de planning en dienstroosters • Medewerkers voorzien van de juiste middelen om hun taak tot een kwaliteitsvol einde te brengen • Opvolgen voor de voortgang van de taakuitvoering op het werkterrein • Bestellen en controleren van materiaal • Toepassen van het beleid inzake kwaliteitszorg • Ingrijpen in de taakuitvoering bij tegenslag of moeilijkheden, oplossen van operationele problemen, bijspringen bij moeilijke dossiers of opdrachten • Toepassen van de richtlijnen met betrekking tot personeel • o … 7. Coördineren van projecten om het activiteitenaanbod binnen het dagcentrum uit te bouwen, te ondersteunen en te verzekeren. Dit omvat ondermeer volgende taken : • Optreden als projectleider/projecteigenaar/projectuitvoerder voor toegewezen projecten en instaan voor het nodige overleg. • Maken van afspraken omtrent wie welke acties onderneemt om de doelen te bereiken (team, individuele medewerkers en/of derden) • Opstellen en opvolgen van projectfiches • Zelf activiteiten ontplooien of activiteiten aansturen om een project/dossier te realiseren • Inwinnen van informatie • Voeren van onderzoek, onder meer op vlak van reglementering en/of detecteren van behoeften bij klanten • Opmaken van planning/draaiboeken en initiëren en opvolgen van samenwerking met anderen • Bewaken van de voortgang van het project/dossier • Verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor als tijdens het project… • … 8. Instaan voor administratieve, praktische of logistieke taken in functie van een optimale werking van het dagverzorgingscentrum. Dit omvat ondermeer volgende taken : • Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie rekening houdende met de huisstijl • Nazien van documenten, formulieren, facturen,…. • (Mee)actualiseren van data op het internet • Reserveren van accomodaties, materiaal, materieel en catering • Plaatsen van bestellingen en opmaak van werkbonnen • Input van gegevens in diverse toepassingen • Meewerken tijdens de dagactiviteiten, het maaltijdgebeuren, bij de individuele verzorging van de bezoeker en bij het vervoer… • … 9. Administratief beheren van dossiers Dit omvat ondermeer volgende taken : • Toepassen en bewaken van verplichtingen inzake subsidiedossiers, registratieverplichtingen, budgethouderschap, erkenningen… • (Werken aan het) voeren van gunningsprocedures • Registreren, verwerken, controleren en beheren van gegevens • Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten • Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkene (mondeling of schriftelijk) • Bewaken van deadlines en nauwkeurigheid van dossiers • Onderzoeken, opvolgen en toepassen van procedures, wetgeving en reglementering • Opzetten, opvolgen en/of uitvoeren van procedures, draaiboeken, planningen, opleidingen • Opmaken bijhouden en aanpassen van een kwaliteitshandboek • Opmaken van een jaarverslag • Voorbereiden, opmaken en verwerken van allerlei documenten die voorgelegd worden aan de beleids-en/of beslissingsorganen • Coördineren van het vervoer • Opbouwen van medische procedures • … 10. Uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen zodat de beleidsdoelstellingen van de dienst/afdeling gerealiseerd worden en/of de werking van de dienst geoptimaliseerd wordt. Dit omvat ondermeer volgende taken : • Analyseren van relevante signalen uit het werkveld • Opmaken van beleidsvoorbereidende dossiers en nota’s voor de beleidsverantwoordelijken • Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid • Uitwerken van actieplannen • Leveren van input aan de rapportagesystemen o.m. in het kader van de beleids-en beheerscyclus… • …