Loonadministratie. De loonadministratie omvat de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de vaststelling en de berekening van het loon alsmede alle modaliteiten en verwerkingen die daarmee gepaard gaan. De verstrekking van persoonsgegevens in het kader van de loonadministratie betreffen een wettelijke en/of contractuele verplichting en zijn een noodzakelijke voorwaarde om een correcte loonverwerking te kunnen voeren. Het betreft hoofdzakelijk de gegevens die voorkomen op de jaarlijkse individuele afrekening en gaat over verwerkingen (bijvoorbeeld de vaststelling van het loon, de berekening en inhouding van sociale bijdragen, de berekening en inhouding van bedrijfsvoorheffing, ...) die vereist zijn volgens het vigerend regelgevend kader, zowel nationaal als internationaal. Het regelgevend kader wordt beheerst door het arbeidsrecht, de sociale zekerheid, de fiscale wetgeving, de individuele arbeidsovereenkomsten en de arbeidsreglementen. Ook in het kader van (loon)subsidiëring kunnen persoonsgegevens van personeelsleden worden verstrekt. Het niet of niet tijdig verstrekken van deze gegevens kan aanleiding geven tot een toepassing van een of meerdere sancties voorzien in dit arbeidsreglement of een berekening van het loon louter op basis van de gekende gegevens of in geval van ontbrekende noodzakelijke gegevens, door het bestuur ingegeven hypothetische gegevens. De persoonsgebonden gegevens die noodzakelijk zijn voor het voeren van een correcte loonadministratie worden verwerkt door het bestuur zelf en door de hiertoe aangestelde leveranciers. Met deze leveranciers wordt een overeenkomst voor de gegevensverwerking afgesloten. De gegevens van deze leveranciers kunnen op de dienst personeel en organisatie opgevraagd worden. De gegevens die in het kader van de loonadministratie worden verwerkt, worden bijgehouden voor een termijn die overeenstemt met de termijn die geldt voor de wettelijke en administratieve bewaarplicht van de sociale documenten.
Loonadministratie. Heeft u één of meer werknemers in dienst, dan moet u een loonadministratie bijhouden waar onder meer wordt bijhouden hoe veel loon u per werknemer betaalt. Dat doet u in een loonstaat of ook wel loonstrookje genoemd. Op het loonstrookje staan minimaal de onderstaande gegevens: • bruto loon • inhoudingen • naam werkgever/werknemer • termijn waarover het loon wordt betaald (bijvoorbeeld per 4 weken of per maand) • arbeidsduur Ook ontvangt de werknemer ieder jaar een jaaropgave. De Belastingdienst houdt op grond van die registratie het juiste bedrag aan sociale premies en loonheffing in en kan uw gegevens eenvoudig controleren. Meer informatie over het afdragen van premies vindt u op de website van de Belastingdienst (xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx) onder ‘Aangifte doen, belastingen en premies betalen’.
Loonadministratie. Als blijkt dat de stichting of vereniging inhoudingsplichtig is voor de loonheffingen moet zij een loonadministratie (laten) voeren. Gezien de formaliteiten waar een dergelijke administratie aan moet voldoen en de soms bij relatief kleine tekortkomingen al behoorlijk forse sancties, is het verstandig dit door een deskundige salarisverwerker te laten doen.