Opvolging en toezicht. §1. De organisatie zal een boekhouding voeren en de jaarrekening opmaken, overeenkomstig de geldende boekhoudregels voor ondernemingen opgenomen in het Wetboek van economisch recht, en wordt zo georganiseerd dat de financiële controle op de aanwending van de subsidies mogelijk is in lijn met de op de subsidie toepasselijke Vlaamse wet- en regelgeving
§2. Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van de onderhavige overeenkomst en op de aanwending van de middelen die de Vlaamse Gemeenschap ter beschikking stelt, legt de vereniging jaarlijks een actieplan, een jaarlijkse begroting, een operationeel verslag en een financieel verslag voor aan het Departement CJM.
§3. Het jaarlijkse actieplan en de begroting worden, inclusief uitgewerkte toelichting, ingediend uiterlijk op 31 augustus van het jaar voorafgaand aan dat waarop het actieplan en de begroting betrekking hebben. De beslissing over het ingediende actieplan en de begroting volgt uiterlijk op 15 november van datzelfde jaar. Het actieplan en de begroting voor het werkjaar 2022 worden ingediend uiterlijk op 15 maart 2022, waarop de beslissing uiterlijk op 15 april 2022 volgt.
§4. Het operationeel en financieel verslag worden uiterlijk op 30 april van het jaar volgend op het jaar waarover verslag wordt uitgebracht bij het Departement CJM ingediend.
§5. Volgende stukken vormen de verslaggeving van het voorbije werkjaar: - een operationeel verslag (dit behelst zowel de werking van Mediawijs als de impact op het mediawijsheidsveld); - een financieel verslag; - een verslag van een erkende bedrijfsrevisor of een externe accountant.
§6. imec vzw staat toe dat het Departement CJM de werking en de boekhouding, zo nodig ter plaatse, kan onderzoeken.
§7. De organisatie kan gedurende de vierjarige subsidieperiode waarop de huidige beheersovereenkomst betrekking heeft een reserve aanleggen. De organisatie neemt een met subsidiemiddelen opgebouwde reserve afzonderlijk op in de balans als een onderdeel van het eigen vermogen.
§8. Bij het jaarlijks toezicht stelt het Departement CJM de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Voor de bepaling van de reserves zijn de volgende modaliteiten van toepassing:
1. de reserve-aanleg op jaarbasis is het bedrag dat resteert van de op jaarbasis toegekende subsidies na aftrek van de kosten die in dat jaar gemaakt werden voor de realisatie van de doelstellingen waarvoor deze subsidies zijn toegekend;
2. de gecumuleerde reserve is de som van de aange...
Opvolging en toezicht. §1. De boekhouding van de vereniging dient te worden gevoerd conform de bepalingen van Boek 3, Titel 3, Hoofdstuk 2 van het Wetboek Economisch Recht, inzonderheid de bepalingen van het KB van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Bovendien dient de boekhouding zo georganiseerd te worden dat de aanwending van de subsidie op elk ogenblik financieel kan worden gecontroleerd.
§2. Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van de onderhavige overeenkomst en op de aanwending van de middelen die de Vlaamse Overheid ter beschikking stelt, dient de vereniging jaarlijks ten laatste op 31 maart van het jaar volgend op het jaar waarover verslag wordt uitgebracht bij het DCJM volgende stukken in: - een overzicht van de gerealiseerde modules - een werkingsverslag; - een financieel verslag; - een verslag van een erkende bedrijfsrevisor of een externe accountant. Deze stukken worden opgesteld in overeenstemming met de leidraad die het DCJM ter beschikking stelt.
§3. De vereniging staat toe dat het DCJM en het Rekenhof de werking en de boekhouding, zo nodig ter plaatse, kan onderzoeken.
§4. De regels m.b.t. reservevorming zijn bepaald in artikel 17§ 4 van het decreet.
§5. Indien het DCJM vaststelt dat aan de subsidiëring- en erkenningsvoorwaarden of aan de bepalingen in deze subsidieovereenkomst niet geheel werd voldaan, kunnen de subsidies worden verminderd of stopgezet conform art. 18 van het decreet.
§6. Als uit de bewijsstukken over het vorige jaar blijkt dat de uitgekeerde voorschotten op de werkingssubsidies hoger zijn dan de door de begunstigde verantwoorde uitgaven, of als de som van de voorschotten die uitbetaald wordt aan de vereniging, hoger is dan de subsidie die toegekend wordt voor het jaar in kwestie, wordt het teveel ingehouden van het nog uit te keren
Opvolging en toezicht. RLSD kan na afspraak met de BEGUNSTIGDEN op ieder ogenblik bijkomende informatie en documenten met betrekking tot de werking van de BEGUNSTIGDEN in het algemeen en de realisatie en evaluatie van het Project opvragen en inspecties ter plaatse uitvoeren. Opvolging en toezicht betreffen steeds de werking van de BEGUNSTIGDEN in het kader van het Project zoals beschreven in het Business Plan.
Opvolging en toezicht. TOERISMEVLAANDEREN kan op ieder ogenblik bijkomende informatie en documenten met betrekking tot de werking van de BEGUNSTIGDE in het algemeen en de realisatie en evaluatie van het Project opvragen en inspecties ter plaatse uitvoeren.
Opvolging en toezicht. §1. Naar aanleiding van de jaarlijkse rapportering verricht het Departement een controle:
1. het voert een gestructureerde inhoudelijke en financiële controle uit;
2. het organiseert een overleg tussen vertegenwoordigers van de Instelling en van de Vlaamse overheid om de beoordeling en de behaalde resultaten te bespreken, rekening houdend met de bespreking in de Raad van Bestuur en de algemene vergadering van het ontwerpjaarverslag.
Opvolging en toezicht. Regels boekhouding, jaarlijks toezicht, onderzoek ter plaatse, stopzetting en/of vermindering subsidies bij niet nakomen SO Voorbeeld mail In bijlage vind je een ontwerp van de subsidieovereenkomst. We baseerden ons hiervoor op de beleidsnota van uw vereniging, de antwoorden op de bijkomende vragen en de adviezen van de commissie en van de afdeling Jeugd. In het ontwerp zijn nog een aantal vragen ter verduidelijking opgenomen. Wat de outputdoelstellingen betreft (SD 1-3) is er gezien het advies weinig onderhandelingsmarge. Zoals afgesproken zitten we op woensdag 9 oktober (15u) hierover samen. Om het gesprek goed te kunnen voorbereiden, willen we graag op vrijdag 4 oktober jullie antwoorden op onze vragen en jullie tegenvoorstel ontvangen. Maak in dit voorstel de tekstwijzigingen (ten opzichte van het ontwerp) zichtbaar. Enkele dagen voor eerste gesprek: tegenvoorstel vereniging: tijd voor AJ om vraag vereniging te bekijken Gesprek in Brussel: Wie? dossierbeheerder, coördinator & ev. bestuurslid Toelichting bij door de vereniging aangebrachte wijzigingen Motivering administratie om hier (al dan) niet op in te gaan Afspraken voor verder verloop Afdeling brengt afgesproken wijzigingen aan tegen (datum) ev. vereniging levert extra gegevens aan ifv wijziging… AJ bezorgt aangepaste versie SO aan vereniging Vereniging bespreekt intern Vereniging akkoord? Ja: AJ bezorgt de vereniging een papieren versie van de subsidieovereenkomst ter ondertekening NEE: tegenvoorstel en indien nodig een extra gesprek Papieren SO ondertekenen door vereniging en terug naar AJ Ondertekening door SG departement Cultuur (vóór 1/04/18)
1 exemplaar voor vereniging 1 exemplaar voor AJ Rekening houdend met Beslissing minister bv. niet weerhouden doelstellingen of acties in berekening subsidiebedrag Realiteitswaarde indicatoren (cfr. realisaties vorige jaren) Bv. VZW bereikt in 2018-2021 jaarlijks een drievoud van het aantal deelnemers t.o.v. de vorige beleidsperiode. (van 200 naar 600) ! SO 2014-2017: 200 deelnemers <-> werkingsverslagen: 900 deelnemers Een slecht doelstellingenkader: - Resulteert vaak in een mindere beoordeling - Onduidelijke ambities - Ruimte voor interpretatie - … - Leidt zelden tot een heldere subsidieovereenkomst met heldere en realistische indicatoren, waarover geen discussie ontstaat bij de uitvoering ervan