Common use of Organisatiestructuur Clause in Contracts

Organisatiestructuur. 3.1 Partijen zullen samenwerken in de vorm van een projectorganisatie. Deze bestaat uit een Stuur- groep en een Projectgroep. 3.2 De Projectgroep heeft de volgende taken: a. het periodiek uitwerken en concretiseren en ervoor zorgdragen dat een vertraging in de Planning zoveel mogelijk wordt voorkomen; b. het bewaken van de nakoming van de afspraken uit deze Intentieovereenkomst; c. het zorgdragen voor de externe en interne communicatie; d. het opstellen en bewaken van het door de Stuurgroep goed te keuren budget voor door de Gemeente te verstrekken opdrachten als bedoeld in Artikel 4.2 en het regelmatig informeren van de Stuurgroep over de budgetontwikkeling; e. het opstellen van de door de Gemeente te verstrekken opdrachten als bedoeld in Artikel 4.2, waarbij de Projectgroep borgt dat voldaan wordt aan het bepaalde in Artikel 4.3 en in- zichtelijk maakt dat het door de Stuurgroep goedgekeurde budget nog ruimte biedt voor verstrekking van de betreffende opdracht; f. het opstellen van de documenten die – voorzien van een advies – ter besluitvorming aan de Stuurgroep worden voorgelegd, en deze vervolgens ook aan de Stuurgroep voorleggen; g. de coördinatie tussen en binnen Partijen (incl. ophalen benodigde goedkeuringen), en; h. het voorbereiden van de vergaderingen en het ondersteunen van de Stuurgroep. 3.3 Elke Partij zal één persoon (op uitvoeringsniveau) aanwijzen als lid van de Projectgroep. Partijen kunnen het lid dat vanuit hen deelneemt aan de Projectgroep wijzigen door dit schriftelijk mede te delen aan de overige Partijen. De Gemeente zal daarnaast één persoon aanwijzen als projectleider 3.4 Leden van de Projectgroep en de Projectleider kunnen, als hen dat dienstig voorkomt, derden ver- zoeken als adviseur en/of belanghebbende partij aanwezig te zijn tijdens – gedeelten van – verga- deringen van de Projectgroep. Ook kan de Projectgroep voor specifieke onderwerpen werkgroe- pen instellen die de Projectgroep adviseren. 3.5 De Projectleider zit vergaderingen van de Projectgroep voor en draagt ervoor zorg dat van elk overleg van de Projectgroep een verslag wordt gemaakt. Dit verslag wordt definitief vastgesteld in een volgend overleg. 3.6 De Projectgroep stelt zelf haar vergaderschema op en komt zo vaak als Partijen dat nodig achten, maar in ieder geval (minimaal) één keer per kwartaal, bijeen.

Organisatiestructuur. 3.1 Partijen zullen samenwerken §1 Teneinde gedurende de looptijd van deze overeenkomst de samenwerking gestalte te geven, wordt een projectorganisatie ingericht, waaraan partijen gezamenlijk deelnemen. §2 Deze projectorganisatie wordt ingericht in de vorm van een projectorganisatie. Deze overleg met alle partijen §3 De projectorganisatie bestaat uit een Stuur- groep stuurgroep, een projectgroep, een klankbordgroep, een projectcoördinator en een Projectgroepaantal technische werkgroepen. (schema in bijlage) §4 De stuurgroep bestaat uit de gedeputeerde ruimtelijke economie, de gedelegeerd bestuurder van W&Z en de algemeen directeur van de POM Oost- Vlaanderen. De stuurgroep wordt minstens jaarlijks samengeroepen op initiatief van de projectgroep voor de opvolging van het traject en op ad hoc basis bij belangrijke beslissingen of telkens wanneer één van de partijen hierom verzoekt. 3.2 §5 De Projectgroep heeft de volgende taken: a. het periodiek uitwerken en concretiseren en ervoor zorgdragen dat een vertraging in de Planning zoveel mogelijk wordt voorkomen; b. het bewaken werking van de nakoming stuurgroep is als volgt bepaald : Het voorzitterschap van de afspraken uit deze Intentieovereenkomst; c. het zorgdragen voor stuurgroep zal worden bepaald op de externe en interne communicatie; d. het opstellen en bewaken eerste stuurgroep. • Het secretariaat van het de stuurgroep wordt verzorgd door de Stuurgroep goed te keuren budget voor door de Gemeente te verstrekken opdrachten als bedoeld in Artikel 4.2 en het regelmatig informeren projectcoördinator. • Elke vergadering van de Stuurgroep over de budgetontwikkeling; e. stuurgroep zal het opstellen van de door de Gemeente te verstrekken opdrachten als bedoeld in Artikel 4.2, waarbij de Projectgroep borgt dat voldaan wordt aan het bepaalde in Artikel 4.3 en in- zichtelijk maakt dat het door de Stuurgroep goedgekeurde budget nog ruimte biedt voor verstrekking van de betreffende opdracht; f. het opstellen van de documenten die – voorzien voorwerp uitmaken van een advies – ter besluitvorming aan verslag dat binnen de Stuurgroep worden voorgelegd, en deze vervolgens ook aan de Stuurgroep voorleggen; g. de coördinatie tussen twee weken wordt opgemaakt en binnen Partijen (inclde twee weken goedgekeurd. ophalen benodigde goedkeuringen), en; h. het voorbereiden van de vergaderingen en het ondersteunen van de Stuurgroep. 3.3 Elke Partij zal één persoon (op uitvoeringsniveau) aanwijzen als • Elk lid van de Projectgroepstuurgroep kan zich, op kosten van de partij die hem of haar afvaardigde, laten bijstaan door de deskundigen die hij of zij nodig acht. Partijen kunnen het • Elk lid dat vanuit hen deelneemt van de stuurgroep duidt een vervanger aan die de Projectgroep wijzigen titularis vervangt in geval van verhindering. • De voorstellen van beslissing worden in consensus genomen binnen de stuurgroep. • Deze voorstellen worden definitief wanneer ze bekrachtigd worden door dit schriftelijk mede te delen aan de overige Partijenbeslissingsorganen van iedere partij. • De werking van de stuurgroep wordt verder gedetailleerd door een huishoudelijk reglement. §6 De projectgroep bestaat uit één of meerdere vertegenwoordigers van de Provincie, W&Z en POM. De Gemeente zal daarnaast één persoon aanwijzen als projectleider 3.4 Leden projectgroep heeft een sturende functie naar de projectcoördinator en een beslissende functie op basis van voorstellen projectcoördinator. § 7De werking van de Projectgroep en de Projectleider kunnen, projectgroep is als hen dat dienstig voorkomt, derden ver- zoeken als adviseur en/of belanghebbende partij aanwezig te zijn tijdens – gedeelten van – verga- deringen volgt bepaald : De projectgroep wordt samengeroepen op uitnodiging van de Projectgroepprojectcoördinator. Ook kan de Projectgroep voor specifieke onderwerpen werkgroe- pen instellen die de Projectgroep adviseren. 3.5 • De Projectleider zit vergaderingen projectgroep komt samen onder leiding van de Projectgroep voor en draagt ervoor zorg dat van elk overleg projectcoördinator. • Het secretariaat van de Projectgroep een verslag projectgroep wordt gemaakt. Dit verslag wordt definitief vastgesteld in een volgend overlegverzorgd door de projectcoördinator. 3.6 De Projectgroep stelt zelf haar vergaderschema op en komt zo vaak als Partijen dat nodig achten, maar in ieder geval (minimaal) één keer per kwartaal, bijeen.

Organisatiestructuur. 3.1 Partijen 4.1 De kandidaat voor het X-waterbedrijf wordt gevormd door Duurzaam Water V.O.F. In deze V.O.F. werken de volgende twee bedrijven, zijnde vennoten ... en ..., samen. Alleen bedrijven, partij bij deze overeen- komst, die aangeven te willen participeren in de Duurzaam Water V.O.F., zullen tijdens de uitwerkingsfase, door de vennoten, de moge- lijkheid aangeboden krijgen om in de Duurzaam Water V.O.F. als ven- noot deel te nemen. Het beleid aangaande het toetreden van nieuwe vennoten of het samenwerken met externe partijen door de Duurzaam Water V.O.F., is een interne aangelegenheid van de Duurzaam Water V.O.F. De overheden zullen op generlei wijze deelnemen in of zich bezighouden met de organisatie en/of bedrijfsvoering van de Duurzaam Water V.O.F. 4.2 De kandidaat voor het X-waterbedrijf neemt in een uitwerkingsfase het initiatief voor het verrichten van alle noodzakelijke werkzaamheden die nodig zijn voor de uitwerking van het project zoals het doen van aanbiedingen richting de bedrijven. Daarbij zal de kandidaat voor het X-waterbedrijf tevens het initiatief nemen om de werkzaamheden te organiseren te coördineren. 4.3 De samenwerking tussen partijen na ondertekening van deze samen- werkingsovereenkomst zal gecontinueerd worden in de vorm van een projectorganisatie. Deze bestaat uit een Stuur- groep en een Projectgroepop te richten overleggroep “Overleg X-water Cluster”, hierna te noe- men “O.X.C.”. 3.2 De Projectgroep heeft de volgende taken: a. 4.4 Deelnemers aan het periodiek uitwerken en concretiseren en ervoor zorgdragen dat een vertraging in de Planning zoveel mogelijk wordt voorkomen; b. O.X.C. zijn: - minimaal één vertegenwoordiger op directieniveau van elk aan het bewaken O.X.C. deelnemend bedrijf; - minimaal één bestuurlijke vertegenwoordiger van de nakoming gemeente; - minimaal één bestuurlijke vertegenwoordiger van de afspraken uit deze Intentieovereenkomst; c. het zorgdragen voor de externe en interne communicatie; d. het opstellen en bewaken provincie; - minimaal één vertegenwoordiger op directieniveau van het door de Stuurgroep goed te keuren budget voor door de Gemeente te verstrekken opdrachten als bedoeld in Artikel 4.2 X-water- bedrijf; - enkele adviseurs die een betekenisvolle en het regelmatig informeren van de Stuurgroep over de budgetontwikkeling; e. het opstellen van de door de Gemeente te verstrekken opdrachten als bedoeld in Artikel 4.2gezaghebbende positie hebben op relevante (beleids-)gebieden, waarbij de Projectgroep borgt dat voldaan wordt aan het bepaalde in Artikel 4.3 een onafhankelijke en in- zichtelijk maakt dat het door de Stuurgroep goedgekeurde budget nog ruimte biedt voor verstrekking van de betreffende opdracht; f. het opstellen van de documenten die – voorzien van objec- tieve positie kunnen innemen en derhalve een advies – ter besluitvorming toegevoegde waarde kunnen leveren aan de Stuurgroep worden voorgelegd, ontwikkeling en deze vervolgens ook realistatie van het project. Op uitnodiging van het O.X.C. kunnen andere partijen deelnemen aan de Stuurgroep voorleggen; g. de coördinatie tussen en binnen Partijen (incl. ophalen benodigde goedkeuringen), en; h. het voorbereiden van de vergaderingen en het ondersteunen van de Stuurgroep. 3.3 Elke Partij zal één persoon (op uitvoeringsniveau) aanwijzen als lid van de Projectgroep. Partijen kunnen het lid dat vanuit hen deelneemt aan de Projectgroep wijzigen door dit schriftelijk mede te delen aan de overige Partijen. De Gemeente zal daarnaast één persoon aanwijzen als projectleider 3.4 Leden van de Projectgroep en de Projectleider kunnen, als hen dat dienstig voorkomt, derden ver- zoeken als adviseur en/of belanghebbende partij aanwezig te zijn tijdens – gedeelten van – verga- deringen van de Projectgroep. Ook kan de Projectgroep voor specifieke onderwerpen werkgroe- pen instellen die de Projectgroep adviseren. 3.5 De Projectleider zit vergaderingen van de Projectgroep voor en draagt ervoor zorg dat van elk overleg van de Projectgroep een verslag wordt gemaakt. Dit verslag wordt definitief vastgesteld in een volgend overleg. 3.6 De Projectgroep stelt zelf haar vergaderschema op en komt zo vaak als Partijen dat nodig achten, maar in ieder geval (minimaal) één keer per kwartaal, bijeen.het O.X.C..

Organisatiestructuur. 3.1 Partijen zullen samenwerken Per hoofdopgave zal, voor zover niet reeds ingevuld door samenhangende programma’s, een werkgroep worden ingesteld met vertegenwoordigers van alle of een deel van de ondertekenende partijen die aan de slag gaat met de concretisering van de opgave. Daar waar op de thema’s al bestaande programma’s lopen wordt de verbinding gelegd. Dat moet leiden tot een concrete oplossingsrichtingen waarnaar toe wordt gewerkt met een tijdsplanning en een inzicht in de vorm samenhang met andere opgaven. Organisatorisch hangt het gezamenlijke programmamanagement door de provincie en IenW van de NOVEX Schiphol boven de werkgroepen. Het programmamanagement heeft overzicht over alle werkgroepen en heeft vooral als taak om de voortgang te bewaken. Het programmamanagement bestaat uit twee programmamanagers, een projectorganisatievanuit IenW en een vanuit de provincie, en hun ondersteuning. Boven de programmaleiding hangt het eerste besluitvormende gremium, de stuurgroep NOVEX Schiphol. Deze stuurgroep bestaat uit de directeuren van de ondertekenende partijen. Periodiek wordt de werking en de samenhang tussen de verschillende hoofdopgaven van de NOVEX Schiphol besproken in de (ambtelijke) stuurgroep. Voor verdere besluitvorming op hoger niveau worden vervolgens twee stromen onderscheiden, een Stuur- groep stroom op Rijksniveau en een Projectgroep. 3.2 De Projectgroep heeft stroom op regionaal niveau. Voor de volgende taken: a. organisatiestructuur aan rijkszijde wordt gebruik gemaakt van de onderraad voor de fysieke leefomgeving (RFL) en diens ambtelijke voorportaal, de commissie voor de fysieke leefomgeving (CFL). Aan de kant van de regio gaat de lijn langs voorbereidende overleggen en de Bestuurlijke Regie Schiphol (BRS). In de CFL zijn de departementen op DG-niveau vertegenwoordigd. Dit overleg bereidt de besluiten voor de RFL voor, waar de bewindspersonen in vertegenwoordigd zijn. Afhankelijk van de scope van het periodiek uitwerken besluit kan het vervolgens direct naar het bestuurlijk overleg NOVEX Schiphol, waarin rijk en concretiseren regio zijn vertegenwoordig door de bestuurlijke trekkers. Het doel van dat bestuurlijk overleg is tweeledig. In de eerste plaats dient het om richting te geven aan de gebiedsagenda door onder andere keuzes te maken over het benutten van de schaarse middelen en ervoor zorgdragen dat ruimte. In de tweede plaats dient het om de voortgang van de NOVEX Schiphol te bespreken en te bekijken waar extra inspanning nodig is. Tot slot betreft de opgestelde governance een vertraging start-governance die bijvoorbeeld in de Planning zoveel mogelijk wordt voorkomen; b. het bewaken van concretiseringsfase kan worden aangepast wanneer de nakoming van de afspraken uit deze Intentieovereenkomst; c. het zorgdragen voor de externe en interne communicatie; d. het opstellen en bewaken van het door de Stuurgroep goed te keuren budget voor door de Gemeente te verstrekken opdrachten als bedoeld in Artikel 4.2 en het regelmatig informeren van de Stuurgroep over de budgetontwikkeling; e. het opstellen van de door de Gemeente te verstrekken opdrachten als bedoeld in Artikel 4.2, waarbij de Projectgroep borgt dat voldaan wordt aan het bepaalde in Artikel 4.3 en in- zichtelijk maakt dat het door de Stuurgroep goedgekeurde budget nog ruimte biedt voor verstrekking van de betreffende opdracht; f. het opstellen van de documenten die – voorzien van een advies – ter besluitvorming aan de Stuurgroep worden voorgelegd, en deze vervolgens ook aan de Stuurgroep voorleggen; g. de coördinatie tussen en binnen Partijen (incl. ophalen benodigde goedkeuringen), en; h. het voorbereiden van de vergaderingen en het ondersteunen van de Stuurgroepsituatie daarom vraagt. 3.3 Elke Partij zal één persoon (op uitvoeringsniveau) aanwijzen als lid van de Projectgroep. Partijen kunnen het lid dat vanuit hen deelneemt aan de Projectgroep wijzigen door dit schriftelijk mede te delen aan de overige Partijen. De Gemeente zal daarnaast één persoon aanwijzen als projectleider 3.4 Leden van de Projectgroep en de Projectleider kunnen, als hen dat dienstig voorkomt, derden ver- zoeken als adviseur en/of belanghebbende partij aanwezig te zijn tijdens – gedeelten van – verga- deringen van de Projectgroep. Ook kan de Projectgroep voor specifieke onderwerpen werkgroe- pen instellen die de Projectgroep adviseren. 3.5 De Projectleider zit vergaderingen van de Projectgroep voor en draagt ervoor zorg dat van elk overleg van de Projectgroep een verslag wordt gemaakt. Dit verslag wordt definitief vastgesteld in een volgend overleg. 3.6 De Projectgroep stelt zelf haar vergaderschema op en komt zo vaak als Partijen dat nodig achten, maar in ieder geval (minimaal) één keer per kwartaal, bijeen.