Procedure voor de indiening van verslagen. De gesubsidieerde projecten zijn het voorwerp van een eindevaluatie en een tussentijdse evaluatie. Deze evaluaties gebeuren in drie onderscheiden stappen:
1. Een schriftelijk voortgangsverslag van de begunstigden, jaarlijks opgemaakt conform het model in bijlage IV, een jaarlijkse opvolgingsvergadering gevolgd door een schriftelijke beoordeling van de gemachtigde ambtenaar van de Algemene Directie Energie. De eerste tussentijdse vergadering vindt plaats uiterlijk 14 maanden na de start van de uitvoering van het project op initiatief van de begunstigde / consortiumleider. In voorkomend geval geeft de kalender eveneens de voorziene evolutie van het niveau van technologische maturiteit (hierna “TRL”) weer van het gesubsidieerde project.
2. De schriftelijke voortgangsverslagen moeten elektronisch aan de gemachtigde ambtenaar van de Algemene Directie Energie bezorgd worden ten laatste één maand vóór elke vergadering; een originele ondertekende kopie moet tijdens de vergadering bezorgd worden. Deze verslagen moeten de voortgang van het gesubsidieerde project en het gebruik van overheidsmiddelen nauwkeurig, eerlijk en beknopt weergeven.
3. Dit voortgangsverslag zal een evaluatie van de bereikte resultaten mogelijk maken in functie van de hiervoor beschreven criteria en zal de begunstigden verplichten de bereikte TRL op de datum van de vorige vergadering, de TRL die op de huidige datum bereikt zou moeten worden volgens de oorspronkelijk medegedeelde vooruitzichten, alsook de effectief bereikte TRL vermelden. Elke begunstigde moet ook meewerken aan een externe financiële audit die op jaarlijkse basis uitgevoerd wordt door een consultant die door de bevoegde diensten van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie is aangesteld. Daartoe zal elke begunstigde (desgevallend via de consortiumleider) uiterlijk één maand voor iedere opvolgingsvergadering het in bijlage V vervolledigde kostenmodel vervolledigd bezorgen. Wanneer de kwaliteit van het schriftelijke verslag als onvoldoende en/of onvolledig wordt beschouwd, dan wordt deze mening aan de begunstigden tijdens de vergadering medegedeeld. De begunstigden, desgevallend via de consortiumleider, moeten een nieuw verslag ten laatste één maand na de vergadering bezorgen. Dit verslag wordt tijdens een tweede vergadering besproken die plaatsvindt ten laatste één maand na ontvangst van het tweede verslag door de gemachtigde ambtenaar van de Algemene Directie Energie. De schriftelijke beoordeling wordt aan de begunstigde...
Procedure voor de indiening van verslagen. De uitvoering van de geselecteerde en gesubsidieerde projecten zal onderworpen worden aan een of meer (jaarlijkse) tussentijdse beoordelingen en aan een eindbeoordeling (en dit op zowel technisch als financieel vlak). o Bijlage IV van het subsidiecontract: technisch vooruitgangsrapport o Bijlage V van het subsidiecontract: financieel kostenmodel (i.e. financiële rapportage) Een technische opvolgingsvergadering met de AD Energie en een financiële audit met de externe financiële auditor Een evaluatie door de AD Energie met hieraan verbonden de uitbetaling van de volgende schijf/saldo. Het tijdstip van die bijeenkomsten wordt door de kandidaten binnen het kader van het tijdschema van het gesubsidieerde project voorgesteld. Die bijeenkomsten worden ten minste op jaarbasis gehouden. De schriftelijke voortgangsverslagen (zowel technisch als financieel) moeten elektronisch worden verzonden naar het Energietransitiefonds (XXX.XXX@xxxxxxxx.xxxx.xx), ten laatste een maand na de verjaardag van het project en het afsluiten van de betrokken rapportage periode. Die verslagen moeten op een nauwkeurige, eerlijke en bondige wijze de voortgang van het gesubsidieerde project en het gebruik van publieke middelen voorstellen. De opmaak van de vooruitgangsverslagen wordt verricht door middel van het modelformulier dat als bijlage wordt toegevoegd aan dit subsidiecontract te sluiten tussen de begunstigde van de steun en de minister van Energie (i.e. de bijlagen IV en V van het subsidiecontract). Dat vooruitgangsverslag zal minstens een evaluatie mogelijk maken van de bereikte resultaten in het licht van de verschillende criteria beschreven in de voornoemde projectoproep van november 2023 (i.e. bijlage III van het subsidiecontract) en het goedgekeurd projectvoorstel dat ingediend werd in januari 2024 (i.e. bijlage I van het subsidiecontract). De kandidaten moeten eveneens hun medewerking verlenen aan een financiële audit, uitgevoerd op jaarlijkse basis door een externe financiële auditor die aangesteld wordt door de bevoegde diensten van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie. Als de kwaliteit van het schriftelijk verslag ontoereikend en / of onvolledig wordt beschouwd, wordt dat aan de kandidaten meegedeeld. De kandidaten moeten een nieuw verslag indienen uiterlijk een maand na de eerste opvolgvergadering. Dat verslag wordt besproken tijdens een tweede vergadering, die plaatsvindt binnen een maand na ontvangst van het tweede verslag door de gemachtigde ambtenaar van...