Procedure voor de indiening van verslagen. De gesubsidieerde projecten zijn het voorwerp van een eindevaluatie en een tussentijdse evaluatie. Deze evaluaties gebeuren in drie onderscheiden stappen:
Procedure voor de indiening van verslagen. De uitvoering van de geselecteerde en gesubsidieerde projecten zal onderworpen worden aan een of meer (jaarlijkse) tussentijdse beoordelingen en aan een eindbeoordeling (en dit op zowel technisch als financieel vlak). o Bijlage IV van het subsidiecontract: technisch vooruitgangsrapport o Bijlage V van het subsidiecontract: financieel kostenmodel (i.e. financiële rapportage) Een technische opvolgingsvergadering met de AD Energie en een financiële audit met de externe financiële auditor Een evaluatie door de AD Energie met hieraan verbonden de uitbetaling van de volgende schijf/saldo. Het tijdstip van die bijeenkomsten wordt door de kandidaten binnen het kader van het tijdschema van het gesubsidieerde project voorgesteld. Die bijeenkomsten worden ten minste op jaarbasis gehouden. De schriftelijke voortgangsverslagen (zowel technisch als financieel) moeten elektronisch worden verzonden naar het Energietransitiefonds (XXX.XXX@xxxxxxxx.xxxx.xx), ten laatste een maand na de verjaardag van het project en het afsluiten van de betrokken rapportage periode. Die verslagen moeten op een nauwkeurige, eerlijke en bondige wijze de voortgang van het gesubsidieerde project en het gebruik van publieke middelen voorstellen. De opmaak van de vooruitgangsverslagen wordt verricht door middel van het modelformulier dat als bijlage wordt toegevoegd aan dit subsidiecontract te sluiten tussen de begunstigde van de steun en de minister van Energie (i.e. de bijlagen IV en V van het subsidiecontract). Dat vooruitgangsverslag zal minstens een evaluatie mogelijk maken van de bereikte resultaten in het licht van de verschillende criteria beschreven in de voornoemde projectoproep van november 2022 (i.e. bijlage III van het subsidiecontract) en het goedgekeurd projectvoorstel dat ingediend werd in januari 2023 (i.e. bijlage I van het subsidiecontract). De kandidaten moeten eveneens hun medewerking verlenen aan een financiële audit, uitgevoerd op jaarlijkse basis door een externe financiële auditor die aangesteld wordt door de bevoegde diensten van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie. Als de kwaliteit van het schriftelijk verslag ontoereikend en / of onvolledig wordt beschouwd, wordt dat aan de kandidaten meegedeeld. De kandidaten moeten een nieuw verslag indienen uiterlijk een maand na de eerste opvolgvergadering. Dat verslag wordt besproken tijdens een tweede vergadering, die plaatsvindt binnen een maand na ontvangst van het tweede verslag door de gemachtigde ambtenaar van...
Procedure voor de indiening van verslagen. De gesubsidieerde projecten zijn het voorwerp van een tussentijdse en een eindevaluatie. Deze evaluaties gebeuren in verschillende stappen: Het technisch voortgangsverslag dient om de drie maanden afgeleverd te worden. Aan het einde van het gesubsidieerde project, moet de begunstigde een eindverslag afleveren volgens dezelfde procedure als de tussentijdse rapporten. Aan de begunstigde kan gevraagd worden een mondelinge presentatie te geven van de vooruitgang van het project en de tot dan toe bereikte resultaten. In geval van dergelijk verzoek, dient de begunstigde hierop in te gaan. De verslagen moeten elektronisch worden verzonden naar de FOD Economie via xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx, ten laatste een maand na het afsluiten van de betrokken rapportageperiode. Ten laatste een maand na het einde van het gesubsidieerde project, moet de begunstigde een eindverslag afleveren volgens dezelfde procedure als de tussentijdse rapporten. Het eindverslag gaat vergezeld met een verplichte mondelinge presentatie van de bereikte resultaten. Bij het overhandigen van het eindverslag, levert de begunstigde eveneens een financieel rapport af onder de vorm van een Excel-bestand. Deze bevat volgende elementen: De algemene balans en de historiek De analytische balans en de historiek Het totaal van de uitgaven en inkomsten van de analytische moet overeenstemmen met het totaal van de algemene balans. Daarnaast levert de begunstigde via een Excel-bestand, alsook via een pdf-bestand ondertekend door de financieel verantwoordelijke binnen de onderneming het volgende: De lijst van uitgaven en inkomsten en de bewijsstukken daarvan (facturen of andere, alsook de betalingsbewijzen) voor het gehele project (niet alleen voor het gesubsidieerde bedrag), waarin de in aanmerking komende categorieën van kosten duidelijk onderscheiden worden en bevat volgende elementen: balansrekening nr. titel van de balansrekening analytische code datum dagboek (inkoop/verkoop/diverse) boekingsnummer bedrag datum van betaling referentie van de betaling (bv. nummer van bankafschrift) De begunstigde geeft eveneens aan of voor dit project (of voor de ingediende uitgaven) andere subsidies zijn ontvangen en, zo ja, welke en voor welk bedrag en of hierbij de Europese regels inzake cumulatie van staatssteun gerespecteerd werden. De begunstigde geeft ook de contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) mee van de persoon die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van de financiële vragen tijdens de controle...