Verificatiebureaus. De verificatieaudits worden verricht door een of meer particuliere bureaus die door de dienst bosbeheer zijn erkend (hierna “bureau” genoemd). Deze erkenning geeft een bureau de bevoegdheid om verificaties van de wettigheid en de traceerbaarheid in het kader van het systeem ter verificatie van de wettigheid uit te voeren. De erkenning wordt verleend na advies van een adviescomité waarin meerdere actoren vertegenwoordigd zijn, volgens een open en transparante procedure en voor een bepaalde periode, die verlengd kan worden. Om deze erkenning te verkrijgen moet het bureau kunnen aantonen over de volgende kwalificaties te beschikken: - bewezen ervaring in conformiteitsaudits en -beoordelingen op het gebied van bosbeheer, houtverwerking, traceerbaarheid van hout, vervoer, logistiek, douane en systemen voor het beheer van de toeleveringsketen, - goede kennis van de nationale, sub-regionale (Economische Gemeenschap van West- Afrikaanse Staten, Ecowas) en internationale handel in hout en houtproducten en van de commerciële bosbouwsector, - goede kennis van de bos-houtketen in Ivoorkust, - uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Frans, - bewezen vermogen om met een breed spectrum van betrokkenen te werken. Bovendien moet het bureau: - zijn onpartijdigheid aantonen en geen belangenconflicten hebben met of illegale belangen nemen in de bosbouw-marktdeelnemers en de administratieve diensten die bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken zijn, - gekwalificeerd personeel inzetten met ervaring op het terrein van audits. De voornaamste taken van het bureau zijn onder meer: - het verrichten van verificatieaudits van documenten op het eerste niveau, - het verrichten van verificatieaudits van documenten op het tweede niveau, - het verrichten van verificatieaudits ter plaatse, - het organiseren van een startvergadering en een slotvergadering, - het uitwerken van verificatieverslagen en het opslaan hiervan in het gegevensbeheersysteem. Het bureau moet: - te allen tijde en onder alle omstandigheden blijk geven van professionaliteit en integriteit, - zijn conclusies baseren op feiten en bewijzen, die met name verkregen zijn door middel van veldonderzoeken en analyses van documenten, - alle belanghebbenden raadplegen en in het bijzonder de organisaties die betrokken zijn bij de onafhankelijke waarneming van de bosbouw, - zich houden aan de procedures en praktijken zoals voorschreven in de verificatiehandleiding (zie punt 4.2.3)....
