PARA O ESTABELECIMENTO DE UM CONTRATO DE LONGO PRAZO PARA GESTÃO DE ARMAZÉNS E SERVIÇOS DE LOGÍSTICA DE AJUDA HUMANITÁRIA PARA O ACNUR NA CIDADE DE BOA VISTA, RORAIMA.
ANEXO A
TERMOS DE REFERÊNCIA (TOR)
PARA O ESTABELECIMENTO DE UM CONTRATO DE LONGO PRAZO PARA GESTÃO DE ARMAZÉNS E SERVIÇOS DE LOGÍSTICA DE AJUDA HUMANITÁRIA PARA O ACNUR NA CIDADE DE BOA VISTA, RORAIMA.
DATA E HORA DE ENCERRAMENTO: 19 DE DEZEMBRO DE 2021, 23:59hrs de Brasilia
IMUNIDADES E PRIVILÉGIOS DO ACNUR NO BRASIL
Conforme Decreto n. 52.288, o Governo brasileiro reconhece o ACNUR como missão estrangeira permanente, enquanto os artigos 15, inciso IV, e 161 do Decreto-Lei n. 37/1966, e 54, inciso XII, do Decreto n. 7.212 / 2010, esclarecem os benefícios fiscais concedidos à Organização no Brasil.
A. OBJETIVO
O Escritório do Alto Comissariado das Nações Unidas para Refugiados (ACNUR), criado em 14 de dezembro de 1950 pela Assembleia Geral das Nações Unidas, está interessado em estabelecer um Contrato de Longo Prazo com uma empresa qualificada para prestação de serviços de gestão especializada para o seu armazém de suprimentos de ajuda humanitária na cidade de Boa Vista, Roraima.
IMPORTANTE: Este pedido não inclui o aluguel do espaço físico do depósito, pois ele já existe e é atualmente gerenciado pelos próprios funcionários do ACNUR. Os licitantes devem se concentrar no componente de gestão, incluindo serviços logísticos, se e quando necessários, para o transporte de cargas dentro dos limites do estado de Roraima.
OBSERVAÇÃO: O ACNUR pode solicitar que o Contratado acesse locais remotos.
O objetivo desta licitação é contratar um prestador de serviços com os conhecimentos necessários para realizar os serviços requeridos dentro dos mais elevados padrões de qualidade e conformidade. A empresa contratada deve ser autorizada pelos órgãos competentes e prestar normalmente tais serviços de acordo com as regulamentações brasileiras, com total autonomia técnica, financeira, gerencial e administrativa.
O ACNUR organizará uma conferência pré-licitação com fornecedores interessados no dia 8 de dezembro de 2021 às 11:00 horas, horário de Boa Vista. A conferência será presencial nas instalações do armazém do ACNUR em Roraima, onde serão prestados os serviços. O ACNUR
permitirá um máximo de dois representantes por empresa. Os nomes e e-mails dos representantes da empresa devem ser fornecidos com pelo menos dois dias úteis de antecedência por e-mail para xxxxx@xxxxx.xxx, xxxxxxxx@xxxxx.xxx e xxxxxxxx@xxxxx.xxx. As mudanças de pessoal devem ser informadas com antecedência; caso contrário não poderão participar. Antes do dia designado, o ACNUR compartilhará com os representantes pré-registados o endereço e instruções para participar na conferência.
MODALIDADE DE CONTRATO
A modalidade de contrato resultante desta licitação será um Acordo de Longo Prazo. Este tipo de contrato não requer um compromisso financeiro do ACNUR no momento da assinatura. O ACNUR irá solicitar os serviços em linha com as necessidades e termos contratuais através da emissão de ordens de compra.
Por favor notar que as necessidades mínimas do ACNUR estão detalhadas na seção “Requisitos e Serviços Necessários” abaixo. Não obstante, conforme modalidade de contrato resultante, o ACNUR poderá incrementar ou diminuir esses números, já seja em termos de funcionários ou de equipamentos, conforme necessidade. Por favor confirmar claramente capacidade para ajustar a equipe e ferramentas de trabalho conforme necessidade mantendo os mesmos termos e condições.
A adjudicação de um Contrato não confere ao proponente vencedor qualquer exclusividade com relação aos serviços prestados (fica a critério do ACNUR e o ACNUR especificamente se reserva o direito de adjudicar mais de um Contrato para a prestação dos serviços), nem concede ao proponente vencedor quaisquer direitos de natureza diferente ou mais extensa.
O contrato de Xxxxx Xxxxx terá uma duração inicial de um (1m) ano, com possibilidade de prorrogação por três (3) períodos adicionais de um (1) ano cada nos mesmos termos e condições, sujeita ao desempenho satisfatório do provedor selecionado e às necessidades operacionais. A data prevista para início dos serviços é janeiro de 2022.
B. INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE AS OPERAÇÕES DO ACNUR NO BRASIL
O Escritório Central do ACNUR está localizado em Brasília – DF, enquanto os Escritórios de Campo estão localizados em São Paulo – SP, Belém – PA, Manaus – AM e Boa Vista – RR, incluindo um escritório em Pacaraima.
O armazém físico do ACNUR está localizado atualmente em Boa Vista, Roraima, e opera com aquisição e recebimento de itens de origem nacional e importados, os quais são adquiridos centralmente pela Organização em nível global.
Dentre os principais itens adquiridos, importados e exportados pelo ACNUR, assim com distribuídos por todo o país, incluem-se, mas não estão limitados à:
Kits de higiene, kits de limpeza, fraldas, colchões e redes.
Cobertores, lonas plásticas, baldes.
Unidades habitacionais, kits de cozinha, etc.
OBSERVAÇÃO: O ACNUR só trabalha com itens para propósitos humanitários, sem ânimo de lucro nem propósito comercial qualquer.
O armazém do ACNUR na cidade de Boa Vista, Roraima, se localiza na 1ª Brigada de Infantaria de Selva Lobo de Almada, e é formado por 7 (sete) galpões de lona de 240 m² cada uma, com as seguintes características:
Espaço de armazenamento fácil de arejar, com estrutura suficiente e adequada, inclusive de prateleiras, para o armazenamento de estoque/suprimentos do ACNUR. Atualmente consta de 1.680 m² distribuídos entre sete (7) espaços adjacentes, cobertos e fechados. A previsão é de dispor de nove (9) galpões para meados de 2022, com a superfície total de 2.160 m².
O local é seguro (não possui rachaduras ou enfraquecimento da estrutura).
A estrutura das tendas (telhado, piso, etc.) está bem conservada e limpa.
O armazém tem bastante luz (natural e elétrica).
Tem ventilação suficiente.
Todas as portas e portões estão em excelentes condições, seguros e fáceis de abrir e fechar.
As áreas do almoxarifado são acessíveis aos caminhões de uso comum e possuem espaço suficiente fora do almoxarifado para a realização das manobras necessárias.
Possui os equipamentos mínimos necessários para o manuseio seguro e adequado de estoques/suprimentos.
Possui seguro próprio adequado para todos os itens inventoriavéis.
Está equipado com extintores de incêndio.
Não há fiação ou painéis elétricos expostos.
Conta com conexão internet básica para comunicação regular com o escritório do ACNUR.
Tem um escritório com fonte de alimentação, bebedouro e ar-condicionado.
C. REQUISITOS E SERVIÇOS NECESSÁRIOS
1. Requisitos mínimos para prestadores de serviços em potencial:
a. O licitante não deve estar ou ter estado envolvido em falência ou liquidação, e não existem processos ou ações judiciais pendentes contra o Licitante que possam prejudicar suas operações em um futuro próximo.
b. Ser autorizado a realizar serviços de gestão de armazém e de transporte no Brasil, portador de licença(s) comercial(is) e alvará(s) válido(s), conforme aplicável.
c. Estar totalmente segurado de acordo com a legislação local vigente a fim de poder indenizar o ACNUR em caso de danos ou perdas sob a responsabilidade do fornecedor. O fornecedor será responsável igualmente pelo seguro da estrutura física do armazém1. O Contratado garantirá que os veículos utilizados para a prestação do serviço, se houver, estejam totalmente segurados
1 O material de caráter humanitário armazenado no local já está segurado pelo ACNUR.
(seguro completo) para o valor do veículo por conta própria e sem qualquer responsabilidade para o ACNUR a este respeito, e fornecerá comprovantes (um certificado da companhia de seguros) da cobertura do seguro.
2. Serviços necessários
A empresa contratada dever ter capacidade suficiente para realizar os serviços necessários (por exemplo, conhecimento/experiência em gestão de armazéns e transporte de carga, conhecimento específico sobre os regulamentos locais e como eles se aplicam a organizações humanitárias, pessoal treinado, acesso a qualquer equipamento necessário, etc.).
2.1 Acesso ao estoque/ suprimentos humanitários
a. O fornecedor será responsável por movimentar o estoque/suprimentos para dentro e para fora do armazém durante o horário comercial, de acordo com o cronograma de entrega e movimentação estabelecido pelo ACNUR. O fornecedor deve igualmente, de comum acordo com o ACNUR, providenciar o acesso aos suprimentos do ACNUR fora do horário comercial de trabalho.
b. Em caso de situações de emergência, o ACNUR pode solicitar acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana. Nestes casos, o ACNUR informará o prestador da situação de emergência e o prestador de serviço deve, no prazo de um (1) dia de calendário, disponibilizar pessoal para fornecer acesso e serviços de gestão fora do horário de trabalho estabelecido.
c. Considerando o fato de que o armazém está localizado dentro da base do Exército, é importante mencionar que todas as instruções relevantes fornecidas pelo Comando do Exército devem ser seguidas, no entanto, apenas o ACNUR é responsável por autorizar o acesso ao armazém.
2.2 Serviços de gestão do armazém
A gestão de armazém deve incluir, mas não está limitada à:
Entrada, controle e gerenciamento de estoque, saída, controle de qualidade de mercadorias, armazenamento em ambiente controlado, controle de prazo de validade quando preciso, embalagem de cargas soltas em prateleiras e palets existentes e empilhamento adequado, embalagem, reembalagem de produtos e relatórios oportunos.
Os bens armazenados são propriedade do ACNUR e só podem ser liberados mediante autorização emitida por escrito pelos funcionários responsáveis. O fornecedor será financeiramente responsável por qualquer liberação de suprimentos sem instruções por escrito do ACNUR e não deve permitir qualquer embargo, colocação ou compromisso com os suprimentos do ACNUR sob pena de rescisão contratual.
Manter uma contabilidade precisa dos movimentos e do equilíbrio do estoque. Toda entrada e saída de suprimentos deverá ser registrada nas cartas de estoque (stock cards) providenciadas pelo ACNUR para cada item. O prestador de serviços selecionado deverá manter uma comunicação diária e formal com o ponto focal designado do ACNUR afim de atualizar os movimentos diários no sistema eletrônico do ACNUR.
Executar o referido serviço em tempo hábil com os mais elevados padrões profissionais para atender as necessidades da operação considerando seu caráter humanitário.
Manter e atualizar um Plano de Armazenamento, que inclui um plano para facilitar a verificação física e consolidação, a ser feito com a equipe do ACNUR de acordo com cronograma acordado.
Responsabilizar-se pela saída da mercadoria do armazém nas mesmas condições em que foi recebida. O fornecedor será responsável por indenizar o ACNUR por qualquer dano, exceto por deterioração normal causada por armazenamento e / ou manuseio adequado.
Mediante solicitação do ACNUR, auxiliar no descarte de suprimentos danificados ou descartados de acordo com as instruções do ACNUR.
Responsabilizar-se pelo recebimento de remessas. O ACNUR fornecerá o pedido de compra e a descrição do item para facilitar o recebimento e gerenciamento de itens no nível do armazém. O fornecedor será responsável pelo recebimento físico da mercadoria, comprovação da quantidade e qualidade da mesma de acordo com as especificações técnicas. Além disso, o fornecedor deve verificar se os documentos de remessa estão em ordem e informar ao escritório do ACNUR da conclusão do recebimento das mercadorias.
Quando necessário, o fornecedor se encarregará de descarregar ou carregar os suprimentos de ou em caminhões. Em todos os casos, o fornecedor garantirá que o recibo ou nota de remessa sejam emitidos e assinados pelo motorista para certificar a quantidade de suprimentos carregados ou descarregados no depósito.
No ato de despacho de material, o fornecedor será responsável por emitir os documentos de embarque (guia de remessa) de acordo com os modelos e informações facilitadas pelo ACNUR.
O fornecedor será responsável por garantir manuseio, carga e descarga conforme necessidade, inclusive facilitando mão de obra adicional, horas extras, ferramentas e equipamentos como paletes, cordas, plástico filme, PVC, etc.
O fornecedor será responsável por notificar ao ACNUR por escrito de forma imediata se houver qualquer discrepância, falha ou problema, em tanto que encarregado pela supervisão dos funcionários, de todas as movimentações incluindo carga e descarga de veículos e registro de avarias, perdas, etc.
O fornecedor é responsável pela movimentação cuidadosa e adequada, pelo correto empilhamento para garantir a estabilidade das pilhas, maximizar o aproveitamento do espaço, facilitar o estoque e evitar danos ou perdas das mercadorias armazenadas; O gerenciamento de estoque inclui inspeção de embalagem de entrada e saída.
O fornecedor deve ter um Plano de Segurança e de Gestão de Proteção que inclua procedimentos a serem seguidos pelo pessoal, e fornecer os EPIs necessários.
O fornecedor é responsável por monitoriar a data de validade dos extintores, presentes em todos os galpões, e realizar sua troca/recarga quando necessário, de acordo com o POP de Segurança contra Incêndios do ACNUR.
O fornecedor será responsável por manter um alto padrão de limpeza em todas as áreas do armazém, assim como da limpeza das lonas dos galpões um mínimo de duas vezes por ano.
O fornecedor será responsável pela disponibilização de equipamentos que possam ser necessários para desempenho das atividades regulares ou para atividades extraordinárias. Como referência, incluímos abaixo a lista de equipamentos usados com maior frequência, mas outros poderiam ser necessários e o fornecedor deverá garantir disponibilidade:
o Empilhadeira
o Caminhão tipo Munk
o Paleteiras
o Talhas
O fornecedor será responsável pela fumigação dos galpões e fará o controle de pragas pelo menos a cada três (3) meses.
2.3 Serviços logísticos para entrega de remessas
Os materiais estocados no armazém do ACNUR destinam-se à população vulnerável principalmente alojada nos abrigos da Operação Acolhida nas cidades de Boa Vista e Pacaraima. Atualmente, estimam-se necessários entre 10 a 15 dias para concluir as distribuições regulares que são programadas mensalmente. Outros despachos poderão ser necessários de forma pontual ou emergencial.
Para esse propósito, o fornecedor deverá dispor de transporte próprio ou terceirizado sob a sua inteira responsabilidade para fazer entregas como mínimo na cidade de Boa Vista. Possuir capacidade de transporte para Pacaraima também é desejável, mas não é um critério obrigatório. O ACNUR será responsável por preparar os pedidos de despacho de remessa e por manter o fornecedor devidamente informado para organizar as entregas.
Instruções adicionais para o despacho/ entrega de remessas:
O ACNUR irá compartilhar o plano de carregamento pelo menos um (1) dia antes da data de entrega. Caso seja necessário o transporte da carga, o ACNUR irá informar para que o Contratado possa providenciar o(s) veículos necessários. Assim, não é necessário que exista um caminhão ou outro veículo a disposição durante todo o tempo.
O Contratado garantirá que os motoristas possuam as licenças necessárias para o exercício de suas atividades.
O contratado garantirá que o transporte seja realizado em caminhões de caixa fechada/baú modelo 3/4, modelo Toco ou modelo Truck, dependendo das necessidades.
O Contratado concorda em reembolsar o ACNUR por a) custos de substituição ou b) custos de limpeza, reembalagem/repaletização ou conserto de quaisquer mercadorias danificadas durante o serviço de transporte.
No caso de pedidos de indenização, o Contratado prestará toda a assistência possível ao ACNUR e/ou à seguradora designada pelo ACNUR na apresentação e tratamento de pedidos de indenização por perdas ou danos em trânsito com as partes relevantes. O Contratado protegerá os interesses do ACNUR em todos os momentos e garantirá que a liquidação seja feita prontamente, de acordo com os regulamentos pertinentes e os atrasos inerentes aos sistemas jurídicos.
2.4 Sistema de controle de estoque e comunicação com ACNUR
O prestador de serviços deverá estabelecer um sistema de controle e gestão de estoque compatível com os do ACNUR para fornecer em todos os momentos informações precisas e verificáveis sobre o estoque armazenado e todos os movimentos realizados.
O fornecedor deverá garantir contabilidade precisa, relatórios e mecanismos de controle interno que estarão em vigor com o objetivo de rastrear e manter registros de todo o estoque no armazém, bem como de todas as entradas (recebimentos/entregas) e saídas (emissões/despachos). Portanto, o fornecedor deve ser capaz de fornecer documentação diária e periódica e relatórios relacionados, que deverão incluir, mas não se limitar à:
Registros completos e precisos do status do estoque (físico, reservado, disponível, estoque de distribuição, contingência, temporário e em trânsito). O fornecedor deverá manter a documentação atualizada usando formatos de inventário oficiais do ACNUR.
Relatórios de emissão de guias de entrada de mercadoria, comprovantes de saída de mercadoria, planos de carregamento para cada movimentação de suprimentos; para ser compartilhado com o ACNUR imediatamente após a preparação.
Atualização imediata de relatórios de embarques de entrada/saída quando as quantidades sejam recebidas ou despachadas; para ser compartilhado com o ACNUR imediatamente e no final de cada exercício.
Relatórios de contagens físicas a serem organizadas de forma bimensal.
Relatório imediato de qualquer perda, dano, obsolescência do estoque (inclusive durante o manuseio).
D. Pessoal
O seguinte quadro de funcionários representa o mínimo considerado necessário pelo ACNUR para gerenciar os serviços contratados. Não obstante, o prestador de serviços potencial deverá informar e justificar em sua proposta qual é o número de funcionários que considera necessário para execução do contrato. O pessoal estará qualificado e será competente nas áreas de logística, controle de estoque, armazenagem, transporte e gerenciamento de carga para trabalhar nos serviços exigidos.
Número suficiente de pessoal, incluindo um (1) gerente de armazém e dois (2) assistentes como requisitos mínimos.
Gerente de Conta para gerenciamento e contato sobre o Contrato com o ACNUR.
O Contratado garantirá que pessoal adicional experiente esteja disponível, na medida do razoável, para executar, organizar e gerenciar operações de resposta rápida de emergência fora do horário normal de expediente.
O pessoal mínimo mencionado acima estará disponível durante o horário normal de trabalho para prestar serviços ao ACNUR em caráter exclusivo durante a vigência do contrato.
O ACNUR reserva-se o direito de solicitar a designação de pessoal adicional ou a substituição de qualquer pessoal designado pelo Contratado para lidar com o ACNUR ou suas remessas, e o Contratado atenderá prontamente os pedidos razoáveis.
O Contratado garantirá que todo o pessoal empregado para prestar serviços ao ACNUR esteja segurado de acordo com a legislação brasileira e nenhuma responsabilidade será atribuída ao ACNUR a este respeito.
E. Responsabilidades do ACNUR
O ACNUR nos termos do contrato concedido será responsável por:
Manter o Contratado devida e prontamente informado sobre as entregas e despachos previstos de suprimentos para e desde o depósito.
Negociar com os seus fornecedores para facilitar entregas e despachos de forma programada.
Compartilhar a lista de suprimentos, programação de despacho e os destinos de todas as movimentações fora do armazém a fim de facilitar entregas conforme necessidade.
Aprovar e instruir sobre a liberação de suprimentos junto com a documentação relevante.
O ACNUR deverá notificar o fornecedor imediatamente ao tomar conhecimento de quaisquer erro ou discrepância entre as declarações contidas em qualquer documento fornecido pelo ACNUR e o conteúdo real manipulado pelo fornecedor.
O ACNUR será responsável por treinar a equipe da empresa contratada no início do Contrato, assim como por informar e facilitar aplicação de qualquer mudança nas suas políticas internas, inclusive mediante treinamentos adicionais conforme necessário.
F. Outros:
1. Taxas e Pagamentos
O Contratado deverá respeitar os preços cotados no Formulário de Oferta Financeira durante a vigência do Contrato de Longo Prazo. O faturamento deverá ser feito de forma mensal e todas as faturas enviadas ao ACNUR incluirão uma análise dos serviços prestados e seus encargos correspondentes, com quaisquer documentos de apoio relevantes anexados. O ACNUR pagará ao Contratado por transferência bancária mediante a prestação satisfatória dos serviços necessários no início do mês subsequente.
O Contratado informará o ACNUR em tempo hábil e obterá aprovação para qualquer atividade que possa impor obrigações financeiras adicionais.
IMPORTANTE: Nenhuma informação sobre preços deve ser incluída na Oferta Técnica sob risco de desqualificação.
2. Afiliados/Agentes do Contratado
O ACNUR reconhece a possível necessidade do Prestador de Serviços de trabalhar com afiliados, agentes e subcontratados para atender a todos os requisitos de serviço em todas as áreas descritas neste documento. Para essa finalidade, a subcontratação será possível de acordo com as disposições descritas nos Termos e Condições Gerais para Contratos do ACNUR, incluídos no Anexo D.
3. Principais Indicadores de Desempenho (KPIs)
O ACNUR revisará e avaliará o desempenho de acordo com o contrato pelo menos uma (1) vez cada três (3) meses durante o primeiro ano e cada seis (6) meses nos seguintes, com base nos seguintes indicadores de desempenho:
Capacidade de responder em tempo às necessidades da agência (conforme prazos estipulados neste edital e outros que venham a ser concordados entre as partes)
Qualidade de processamento de pedidos considerando perdas de estoque, relatórios de inventário, etc.
Aplicação e monitoramento dos Procedimentos Operacionais Padrão (SOP) do ACNUR em relação ao armazenamento de mercadorias.