TERMO DE REFERÊNCIA
TERMO DE REFERÊNCIA
1. OBJETO
Contratação de empresa para prestação serviço de correio eletrônico institucional, na modalidade Software as a Service (SaaS), pelo período de 12 meses.
2. JUSTIFICATIVA
A presente contratação visa disponibilizar aos servidores, defensores e setores da Defensoria Pública contas para utilização do serviço de correio eletrônico (e-mail). Como já é de amplo conhecimento, o e-mail é uma das ferramentas de comunicação mais difundidas mundialmente e na Defensoria Pública tem um importante papel para agilizar os contatos com os assistidos, fornecedores, entre colegas e setores da Instituição.
O referido serviço atualmente é prestado pelo Serviço Federal de Processamento de Dados – Serpro, através do contrato nº 60/2018. No entanto, este contrato está completando 5 anos no mês de novembro de 2023, sendo que em função de limitações legais não pode ser mais prorrogado.
Em função disso, propõe-se a celebração de um novo contrato para prestação do serviço de correio eletrônico junto ao Serviço Federal de Processamento de Dados – Serpro, por meio de dispensa de licitação conforme fundamentação no inciso XVI do artigo 24 da Lei nº 8.666 de 1993.
3. CARACTERÍSTICAS GERAIS DO SERVIÇO
3.1. Os serviços a serem fornecidos como parte do objeto, e as quantidades envolvidas na aquisição da presente contratação, são elencados no quadro a seguir e detalhados no próximo item deste termo de referência:
Serviço | Qtde Estimada Mensal |
Caixa Básica (1 GB) com licença | 1275 |
Caixa Intermediária (2 GB) com licença | 470 |
Caixa Avançada (5 GB) com licença | 600 |
Armazenamento Adicional (1 GB) | 50 |
Consultoria Técnica (sem deslocamento) | 10 |
3.2. A vigência do contrato será de 12 (doze) meses, a contar da Ordem de Início dos Serviços, podendo ser prorrogada, por meio de termo aditivo, pelo período de 12
(doze) meses, ou por períodos inferiores, desde que devidamente justificada, até o limite legal previsto no art. 57, inciso IV, da Lei Federal n.º 8.666/93.
4. ESPECIFICAÇÕES DO SERVIÇO
4.1. Devem ser fornecido serviço de correio eletrônico, com infraestrutura em nuvem, observando as seguintes características:
4.1.1. Deve ser prestado na modalidade Software as a Service (SaaS);
4.1.2. Caixas postais com tamanhos de 1GB, 2GB e 5GB, como possibilidade de contratação de armazenamento adicional de 1GB ou mais por caixa portal;
4.1.3. Ferramenta de calendário, com possibilidade de criação de salas de reuniões, projetos e outros recursos, sem custos adicionais;
4.1.4. Ferramenta de catálogo de endereços corporativo;
4.1.5. Ferramenta de tarefas;
4.1.6. Deve fazer a guarda das mensagens por um período mínimo de 6 meses, sendo possível a contratação de período adicional por caixa postal;
4.1.7. Deve oferecer interface web responsiva;
4.1.8. Deve oferecer os protocolos IMAPS e SMTPS;
4.1.9. Capacidade de enviar e receber mensagens de e-mail autenticadas e criptografadas;
4.1.10. Deve permitir a integração com smartphones através de protocolo ActiveSync ou similar;
4.1.11. Deve permitir a integração com clientes de e-mail desktop como Mozilla Thunderbird e MS Outlook;
4.1.12. Toda a infraestrutura do serviço de correio eletrônico em nuvem deve estar localizada no território brasileiro;
4.1.13. Deve prover interface de administração das caixas postais;
4.1.14. Deve prover antispam e anitmalware;
4.1.15. Deve possibilitar o uso de assinatura digital;
4.1.16. Deve permitir a configuração de assinatura padrão para ser incluída no rodapé das mensagens;
4.1.17. Deve permitir a integração com diretório Active Directory;
4.1.18. Permitir o compartilhamento de caixas postais, calendário e tarefas;
4.1.19. Permitir a visualização da disponibilidade de outros usuários e recursos quando do agendamento de atividades no calendário;
4.1.20. Permitir sinalizar uma mensagem como importante;
4.1.21. Permitir solicitar a confirmação de leitura do destinatário;
4.1.22. Permitir criação de filtros para o tratamento das mensagens;
4.1.23. Permitir a inclusão de mensagem de aviso de férias;
4.1.24. Permitir a busca de mensagens na caixa postal e busca de contatos no catálogo de endereços;
4.1.25. Permitir a adição de marcadores nas mensagens, tarefas e agendamentos;
4.1.26. Permitir a contratação de serviço de colaboração, com videoconferência;
4.1.27. Permitir mensagens com anexos de até 20MB;
4.1.28. Permitir a criação de lista de distribuição de e-mails;
4.1.29. Permitir a autenticação por senha ou certificado digital;
4.1.30. Deve haver o backup periódico das caixas postais;
4.1.31. Deve fornecer tutoriais online com orientações de uso do serviço contratado;
4.1.32. Deve manter os logs de acesso dos usuários pelo período mínimo de 5 anos
4.2. Níveis de Serviço
4.2.1. Deve funcionar 24 horas por dia, 7 dias por semana, sendo admitido um nível de disponibilidade de 98% dentro de um mês, descontadas as paradas programadas;
4.2.2. As paradas programadas devem ocorrer entre 0h e 6h, exceto em situações excepcionais, que deverão ser comunicadas com antecedência mínima de 48 horas.
4.3. Suporte Técnico
4.3.1. O suporte técnico deve ser prestado mediante abertura de chamado na central de atendimento da CONTRATADA, devendo observar o que segue:
4.3.1.1. 80% dos acionamentos relacionados a contas dos usuários deverão ser resolvidos no máximo em 48 horas úteis, a contar da formalização do chamado.
4.3.1.2. 80% dos acionamentos relacionados a solicitação de logs de envio e recebimento de e-mails deverão ser atendidos no máximo em 48 horas úteis, a contar da formalização do chamado.
4.4. Faturamento e Pagamento
4.4.1. A CONTRATADA deve apresentar mensalmente, junto a fatura para pagamento, o relatório para comprovação dos serviços prestados, com discriminação dos itens faturáveis, quantitativos, preço unitário e preço total.
4.4.2. O período de prestação de serviços, para efeitos de cobrança será do dia 21 do mês anterior ao dia 20 do mês especificado no relatório.
4.4.3. O prazo para pagamento será o 20º dia do mês subsequente ao da emissão da nota fiscal.
4.4.4. Em caso de fatura com inconsistência, após a comunicação formal pela CONTRATANTE com as devidas justificativas, a CONTRATADA deve em até
5 dias úteis providenciar a regularização, sendo observados os prazos para pagamento.
5. RESULTADO ESPERADO
5.1. Prestação dos serviços contratados, dentro dos níveis de serviço acordados e de- mais critérios estipulados neste Termo de Referência, garantindo assim o pleno uso do serviço de e-mail pelos usuários da Defensoria Pública
6. FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
6.1. O acompanhamento e a fiscalização da execução do Contrato serão realizados por fiscais da CONTRATANTE e pelo gestor do contrato, especialmente designados pelo responsável do órgão, devendo ser comunicada à CONTRATADA as eventuais ocorrências apuradas
7. RESPONSÁVEL PELO TERMO DE REFERÊNCIA
Nome do responsável técnico: Xxxx Xxxxxxxxx Zis Função: Diretor de TI
Porto Alegre, 26 de julho de 2023