Referencial “Elaboração do Contrato de Consórcio” AAC 04/SI/2019 Sistema de Incentivos à INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO TECNOLÓGICO (SI I&DT)
Referencial “Elaboração do Contrato de Consórcio”
Sistema de Incentivos à INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO TECNOLÓGICO (SI I&DT)
Projetos em Copromoção – Parcerias Internacionais
Programas MIT-Portugal, UTA-Portugal e CMU-Portugal
13 de março de 2019
Referencial “Elaboração do Contrato de Consórcio”
Sistema de Incentivos à Investigação e Desenvolvimento Tecnológico (SI I&DT)
CONTRATO CONSÓRCIO EXTERNO
Aplicável a projetos de I&DT em copromoção, projetos mobilizadores, e projetos demonstradores em copromoção no âmbito do Sistema de Incentivos I&DT (SI I&DT).
I. Legislação Regulamentadora - Decreto-Lei n.º 231/81, de 28 de Julho
Com vista à celebração do contrato de consórcio externo, alertam-se as partes envolvidas para a necessidade de consulta e respeito pelas regras vertidas no Decreto-Lei n.º 231/71, de 28 de Julho, diploma regulador deste instrumento contratual.
A título de exemplo, destacam-se alguns dos aspetos que, pela sua pertinência, se entendem dever ser tomados em consideração pelas partes envolvidas na elaboração deste instrumento legal, nomeadamente:
1 – Objeto e natureza do consórcio (art.º 2.º)
2 – Denominação do consórcio (art.º 15.º)
3 – Duração do consórcio/ vigência
4 – Chefe de consórcio (art.º 12.º)
5 – Obrigações do chefe de consórcio (art.º 13.º e 14.º)
6 – Deveres dos membros do consórcio (art.º 8.º)
7 – Responsabilidade conjunta das partes.
II. Sem prejuízo do princípio da liberdade contratual, previsto no n.º 1 do art.º. 4.º do Decreto-Lei n.º 231/81, de 28 de Julho, o contrato de consórcio deve observar, para além das normas imperativas legais, as regras que seguidamente se enunciam:
a) Objeto e natureza do consórcio
Na definição do objeto de consórcio deve ficar expressa a identificação do projeto (acrónimo e denominação) com menção do seu financiamento pelos Fundos Estruturais;
b) Duração do consórcio/vigência
A vigência do contrato de consórcio deve prever não só o período de execução do projeto mas também salvaguardar os deveres, responsabilidades e obrigações do consórcio, e dos seus membros, para com o Programa financiador até 3 anos após a data de encerramento deste e, quando posterior, nos casos em que tenha sido definido, até à realização integral do plano de reembolsos aprovado.
c) Chefe de consórcio
Na identificação do chefe do consórcio deve ficar expressa qual a empresa que assume esta posição no âmbito do consórcio, devendo corresponder à entidade designada como líder do projeto na candidatura presente ao Sistema de Incentivos.
d) Funções/competências/deveres do Chefe do Consórcio
No que respeita às funções/competências/deveres do chefe do consórcio, devem ficar expressamente previstas, as condições que a seguir se identificam:
Representar o consórcio nas relações com o(s) organismo(s) responsável(eis) pela análise, acompanhamento, fiscalização, controlo e auditoria do projeto, sendo interlocutor privilegiado enquanto chefe do consórcio, e neste âmbito assegurará a transmissão de informação e diligências por si desenvolvidas aos restantes consortes;
Dispor de um processo relativo à operação candidatada e aprovada, preferencialmente em suporte digital com toda a documentação relacionada com a mesma, devidamente organizada;
Disponibilizar, nos prazos estabelecidos, os elementos que lhe forem solicitados (seus e dos restantes consortes), pelas entidades competentes para a análise, acompanhamento, avaliação de resultados, controlo e auditoria do projeto;
Comunicar ao Organismo Intermédio (identificado no aviso de abertura de concurso) todas as alterações ou ocorrências relevantes (suas e dos restantes consortes) que ponham em causa os pressupostos relativos à aprovação do projeto;
Obter, autorização prévia por parte da entidade competente para a decisão, para proceder à introdução de quaisquer alterações aos termos do contrato de consórcio externo, das quais se destaca, a título exemplificativo, a modificação da composição do consórcio.
e) Funções/competências/deveres dos promotores membros do consórcio (consortes)
No que respeita às funções/competências/deveres dos membros do consórcio que assumam perante o Portugal 2020 a figura de beneficiários de incentivos, alerta-se para a necessidade de se encontrarem expressamente previstas, para além das obrigações/ deveres decorrentes da regulamentação aplicável ao contrato de consórcio, as que a seguir se identificam e que resultam dos vários regulamentos aplicáveis ao projeto:
Executar o projeto nos termos e prazos fixados no Termo de Aceitação (Contrato de Concessão de incentivos, quando se trate de projetos candidatos ao Regime contratual de investimento (RCI) previsto no artigo 62.º do RECI);
Disponibilizar, nos prazos estabelecidos, os elementos que forem solicitados pelas entidades com competências para a análise, acompanhamento, avaliação de resultados, controlo e auditoria, ou pelo promotor líder para suporte a essas ações;
Comunicar ao Chefe do Consórcio, as alterações ou ocorrências relevantes que ponham em causa os pressupostos relativos à aprovação do projeto, bem como outros elementos que lhe sejam solicitados para efeitos de validação pelas entidades competentes para a análise, acompanhamento, avaliação de resultados, controlo e auditoria;
Não afetar a outras finalidades, locar, alienar ou por qualquer modo onerar, os bens e serviços adquiridos no âmbito do projeto, sem prévia autorização da entidade competente para a decisão, durante o período que venha a ser definido na formalização da concessão do incentivo
Manter a situação regularizada perante a entidade pagadora do incentivo;
Quando aplicável, cumprir os normativos legais em matéria de contratação pública relativamente à execução dos projetos.
Manter as condições legais necessárias ao exercício da respetiva atividade;
Proceder à publicitação os apoios, em conformidade com o disposto na legislação europeia e nacional aplicável
Permitir o acesso aos locais de realização das operações e aqueles onde se encontrem os elementos e documentos necessários ao acompanhamento e controlo do projeto aprovado;
Conservar, nas instalações de cada um dos membros do consórcio, devidamente organizado, os documentos relativos à realização da operação, sob a forma de documentos originais ou de cópias autenticadas, em suporte digital quando legalmente admissível, ou em papel, durante o prazo de três anos, a contar da data de encerramento do Programa financiador;
Dispor de um processo relativo à operação candidatada e aprovada, preferencialmente em suporte digital com toda a documentação relacionada com a mesma, devidamente organizada;
Executar diligentemente as tarefas inerentes à parte que compete a cada membro do consórcio no plano de trabalhos aprovado no âmbito do projeto, afetando-lhe os necessários e competentes meios humanos e materiais;
Possuir, para os custos com pessoal reportados no projeto (como custos reais ou por via de métodos simplificados), um sistema auditável de registo de tempo de trabalho numa base diária, semanal ou mensal, em papel ou tendo por base um sistema informatizado;
Manter afetos ao projeto os perfis técnicos de pessoal aprovados em sede de decisão ;
(Quando preveja uma ampla divulgação dos resultados) Permitir a divulgação, em plataforma de acesso livre, do âmbito e resultados expectáveis do projeto de I&D, assim como de sumários executivos publicáveis relativo aos relatórios de execução final, sem prejuízo dos requisitos relativos à proteção da propriedade industrial;
Manter a contabilidade organizada de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade ou outra regulamentação aplicável;
Manter afectos à respectiva atividade os ativos respeitantes ao investimento apoiado, bem como a localização geográfica definida no projeto, nos termos da regulamentação aplicável;
Respeitar e cumprir atempadamente o plano de reembolsos acordado, quando aplicável;
Criar um sistema contabilístico separado ou um código contabilístico adequado para todas as transações relacionadas com o projeto;
(quando aplicável) Cumprir, no que respeita ao direito de publicação e de divulgação dos resultados do projeto, os requisitos que sustentam a atribuição das majorações “Cooperação com entidades não empresariais do sistema de I&I” e “Divulgação Ampla dos Resultados”, bem como os que sustentam a atribuição de uma taxa de incentivo de 75% às entidades não empresariais do sistema de I&I, nos termos definidos no RECI.
f) (quando aplicável) Funções/competências/deveres dos parceiros associados ao projeto e também membros do consórcio
No que respeita às funções/competências/deveres dos membros do consórcio que assumam a figura de associados (parceiros estrangeiros e associados nacionais), quando estes estejam previstos nos termos de aprovação do projeto, devem ficar expressamente previstas as seguintes obrigações:
Disponibilizar ao Chefe do Consórcio e nos prazos por este estabelecidos, os elementos que forem solicitados pelas entidades com competências para o acompanhamento, avaliação de resultados, controlo e auditoria;
Comunicar ao Chefe do Consórcio, todas as alterações ou ocorrências relevantes que ponham em causa os pressupostos relativos à aprovação do projeto;
Permitir o acesso aos locais de realização do investimento e das ações previstas no projeto, quando aplicável;
Executar diligentemente as tarefas inerentes à parte que lhe compete no plano de trabalhos aprovado, afetando-lhe os necessários e competentes meios humanos e materiais, quando aplicável.
g) Responsabilidade conjunta
Tem de ser expressa a responsabilidade conjunta dos membros do consórcio externo.
h) Confidencialidade e propriedade intelectual e/ou industrial
As matérias relativas à confidencialidade e propriedade intelectual e ou industrial têm de estar devidamente explicitadas no contrato de consórcio, não podendo quaisquer direitos de propriedade resultantes de atividades de I&D conduzidas pelos beneficiários dos incentivos (promotores) vir a ser detidos por parceiros estrangeiros ou outros associados ao projeto (que não sejam promotores).
Caso o projeto beneficie da majoração “Cooperação com entidades não empresariais do sistema de I&I”, o contrato de consórcio tem de salvaguardar as obrigações a ela inerentes em matéria de confidencialidade e defesa da propriedade intelectual. Em concreto, o contrato tem de prever expressamente que “a(s) entidade(s) não empresarial(ais) do sistema de I&I têm o direito de publicar os resultados do projeto que resultem da I&D por ela(s) realizada”.
Quando o projeto beneficie da majoração “Divulgação ampla dos resultados”, o contrato de consórcio tem de contemplar expressamente a obrigação de divulgação dos resultados do projeto, bem como as questões de confidencialidade e defesa de propriedade a ela associadas. Em concreto, o contrato tem de prever que “os resultados do projeto são objeto de divulgação ampla através de conferências técnicas e científicas ou publicação em revistas científicas ou técnicas ou armazenadas em bases de dados de acesso livre, ou seja, às quais é livre o acesso aos dados de investigação brutos ou através de um software gratuito ou público”.
Quando a atribuição de incentivos às entidades não empresariais do sistema de I&I não implique auxílios de estado indiretos às empresas e estas se proponham beneficiar de uma taxa de incentivo que espelhe esta situação, o contrato de consórcio tem de salvaguardar as obrigações associadas à divulgação de resultados e propriedade intelectual, estabelecendo pelo menos uma das seguintes condições:
“Os resultados que não dão origem a direitos de propriedade industrial (DPI) podem ser amplamente divulgados e quaisquer DPI resultantes das atividades dos organismos ou infraestruturas são integralmente afetos a essas entidades, as quais são titulares de todos os direitos de propriedade “(cf. art. 71.º/3 a) do RECI); e/ou
“Quaisquer DPI resultantes do projeto, bem como direitos de acesso conexos, são afectados a diferentes parceiros da colaboração de uma forma que reflita adequadamente os seus pacotes de trabalho, contribuições e respectivos interesses” (cf. art. 71.º/3 b) do RECI); e/ou
“Os organismos ou infraestruturas de investigação recebem uma compensação equivalente ao preço de mercado para os DPI que resultarem das suas atividades e que forem transferidos para as empresas participantes, podendo deduzir-se dessa compensação o montante absoluto do valor das contribuições, tanto financeiras como não financeiras, das empresas participantes para os custos das atividades dos organismos ou infraestruturas de investigação que derem origem aos DPI em causa” (cf. art. 71.º/3 c) do RECI)
Para efeitos do disposto na alínea c) acima, e conforme disposto no n.º 29 do ponto 2.2.2. da Comunicação da Comissão Europeia 2014/C 198 /01, publicada no Jornal Oficial da União Europeia C198, de 27 de Junho de 2014, considerar-se-á que a compensação recebida é equivalente a preços de mercado, se permitir que as entidades não empresariais do sistema de I&I em causa gozem da integralidade dos benefícios económicos desses direitos, se estiver preenchida uma das seguintes condições:
O montante da compensação foi estabelecido por intermédio de um procedimento de venda competitivo aberto, transparente e não discriminatório; ou
Uma avaliação feita por peritos independentes confirma que o montante da compensação é, pelo menos, igual ao preço de mercado; ou
O organismo ou infraestrutura de investigação, na qualidade de vendedor, consegue demonstrar que negociou efetivamente a compensação, em condições de plena concorrência, a fim de obter o máximo benefício económico no momento em que o contrato é celebrado, tendo simultaneamente em conta os seus objetivos estatutários; ou
Nos casos em que o acordo de colaboração confere à empresa colaborante o direito de primeira recusa quanto aos DPI gerados pelos organismos ou infraestruturas de investigação colaborantes, quando estas entidades exercerem um direito recíproco de solicitar propostas economicamente mais vantajosas de terceiros, de modo que a empresa colaborante tenha de adaptar a sua proposta em conformidade
Em sede de encerramento do projeto, se nenhuma das condições acima mencionadas for preenchida, considerar-se-á o valor integral da contribuição das entidades não empresariais do sistema de I&I para o projeto como uma vantagem para as empresas colaborantes, ao qual se aplicam as regras em matéria de auxílios estatais, pelo que não será atribuída a taxa de incentivos de 75% às entidades não empresariais do sistema de I&I.
i) Propriedade final dos bens adquiridos ou desenvolvidos
O contrato de consórcio tem de estabelecer os direitos e obrigações associadas à propriedade final dos bens adquiridos ou desenvolvidos no âmbito da execução do projeto, não devendo esta pertencer a parceiros estrangeiros ou outros associados ao projeto (que não sejam promotores), alertando-se ainda para o disposto na alínea c) do art.º 12º do RECI, designadamente os bens e serviços adquiridos no âmbito de projetos apoiados não podem, durante o período de vigência do termo de aceitação (contrato de concessão de incentivos no caso de projetos candidatos ao RCI) , ser afectos a outras finalidades, nem locados, alienados ou por qualquer modo onerados, sem prévia autorização da entidade competente para a decisão.
III. Para a atribuição das majorações referidas no ponto anterior e da taxa de incentivo às entidades não empresariais do sistema de I&I, as cláusulas do contrato de consórcio relativas às matérias da confidencialidade, divulgação e propriedade dos resultados têm de estar expressas conforme indicado acima ,não podem ser conflituosas entre si, sob pena da não atribuição das respetivas majorações
Rede Incentivos PT2020, 13 de março de 2019