Documento:
Atividade: 1 Formulação de Contrato (119)
Documento:
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Recebido Cópia | Não | Raramente | Até término do projeto | 3 anos | Preservar | As vezes é incluso em processo. possui valor probatório. É digitalizado e tramitado por um sistema redmine. O contrato administrativo define os termos que regem a execução do objeto. Ele passa a compor os documentos, preservados em caixa- arquivo, relativos ao objeto(projeto). No suporte papel, ele comporá o arquivo corrente enquanto durar a execução do objeto. Será preservado na forma digital. | Papel Sistema UEL | 1 - Cronológica | ||
Atividade: 1 Execução, Acompanhamento e Avaliação de Atividades (254)
Documento:
1 Relatório anual de atividades (166)
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Cópia | Não | Raramente | Tempo determinado | 4 anos | 3 anos | Preservar | O documento possui valor informativo. Sistema WEB compreende arquivos na nuvem (google drive) e Redmine (servidor da ATI). Os documentos em papel devem ficar armazenados na DPTE durante 4 anos durante o mandato de gestão do reitor. Depois os documentos em papel poderão ser eliminados ou armazenados no SAUEL. | Papel Sistema WEB | 1 - Cronológica | |
Documento:
2 Ofício emitido (66)
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Recebido Original | Sim | Mensal | Enquanto vigora | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: informativo, probatório e Histórico/Cultural. Sistema web compreende arquivos na nuvem(google drive) e redmine (servidor da ATI) Os ofícios recebidos predominantemente, vêm dentro de um processo, ou mesmo, nas raras oportunidades em que isso ocorre, a DPTE abre um processo. Normalmente , irão gerar desdobramentos com tarefas e serviços. | Papel Sistema WEB | 2 - Cronológica 1 - Numérica | ||
Documento:
1 Ofício recebido (371)
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Cópia | Sim | Mensal | Tempo determinado | 4 anos | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: informativo, probatório e Histórico/Cultural. Sistema web compreende arquivos na nuvem(google drive) e redmine (servidor da ATI) Os documentos em papel devem ficar armazenados na PDTE duranre 4 anos durante o mandato de gestão de reitor. Os documentos em papel poderão ser eliminados ou armazenados no SAUEL. Preservar em forma digital. | Papel Sistema WEB | 2 - Cronológica 1 - Numérica | |
Documento:
8 Anotação de responsabilidade técnica ARTs
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Original | Sim | Trimestral | Tempo determinado | 5 anos | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Probatório Emitido pelo conselhos de engenharia e arquitetura, vincula a produção desses profissionais à qualidade e responsabilidade sobre os serviços prestados, atribuindo créditos e obrigações com base em legislação estabelecida. É parte integrante da documentação que constitui o processo do objeto, preservado em caixa arquivo. | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | |
Documento:
10 Anteprojeto
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Cópia | Sim | Trimestral | Tempo determinado | 3 anos | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Informativo, Probatório e Histórico/Cultural. O documento "projeto aprovado" é composto por várias versões que definem as etapas do seu processo de desenvolvimento, sendo indissociáveis entre si. Compõem a identidade do objeto, sendo imprescindíveis à compreensão do processo que lhe deu origem e a sua manutenção. | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | |
Documento:
5 Auto de conclusão de obra "Habite-se"
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Recebido Original | Sim | Trimestral | Até a conclusão das etapas da atividade | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Probatório. O documento é emitido por órgão competente ( Prefeitura Municipal), certificando que o objeto foi concluído e está pronto para ser habitado, estando de acordo com as exigências legais e corresponde ao projeto aprovado. Ele é arquivado na caixa com os demais documentos que compuseram todo o processo do objeto. | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | ||
Documento:
4 Certificado para acervos
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Cópia | Não | Raramente | Tempo determinado | 4 anos | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Probatório. Documento solicitado pelo fornecedor que atesta sua efetiva autoria/competência no desenvolvimento de projetos para a Instituição. Sendo gerado após a conclusão do objeto/contrato. Documento de baixa emissão, sua guarda no suporte papel está condicionado ao volume acumulado para que defina o descarte. Na forma digital, a guarda é permanente. | Papel Sistema WEB | 1 - Cronológica | |
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Original | Sim | Raramente | Até o processamento | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Probatório. São docuemntos gerados à partir de demandas que visam a emissão de diagnósticos técnicos sobre as condições de edifícios, suas instalações, com vista a embasar decisões administrativas. Como documento de diagnóstico da edificação, deve ser preservado de forma permanente na caixa- arquivo do edifício. | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | ||
Documento:
Documento:
2 Laudo de vistorias, análises e avaliações
3 Ordem de início de serviço (971)
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Original | Não | Raramente | Tempo determinado | 1 ano | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Probatório A ordem de início de serviços define a data em que começa a contar o prazo de execução do objeto prevista em contrato. Ela passa a compor os documentos relativos ao objeto (projeto), reunidos em caixa-arquivo. | Papel Sistema WEB | 1 - Cronológica | |
Documento:
1 Projeto arquitetônico/complementares com representações gráficas
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Original | Não | Raramente | Até a conclusão das etapas da atividade | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Informativo e Histórico/Cultural. As representações gráficas compreendem a antiga forma de produção de projetos no suporte papel. Modalidade utilizada na produção do documento projeto de grande parte dos edifícios da UEL. São acomodados em tubos de pvc, com ordenação geográfica, perfazendo um total aproximado de 10.000 itens. | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | ||
Documento:
9 Projeto básico
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Cópia | Sim | Trimestral | Tempo determinado | 3 anos | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Informativo, Probatório e Histórico/Cultural. O documento "projeto aprovado" é composto por várias versões que definem as etapas do seu processo de desenvolvimento, sendo indissociáveis entre si. Compõem a identidade do objeto, sendo imprescindíveis à compreensão do processo que lhe deu origem e a sua manutenção. | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | |
Documento:
6 Projeto de estudo preliminar
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Cópia | Sim | Trimestral | Tempo determinado | 3 anos | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Informativo, Probatório e Histórico/Cultural. O documento "projeto aprovado" é composto por várias versões que definem as etapas do seu processo de desenvolvimento, sendo indissociáveis entre si. Compõem a identidade do objeto, sendo imprescindíveis à compreensão do processo que lhe deu origem e a sua manutenção. | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | |
Documento:
11 Projeto executivo
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Cópia | Sim | Trimestral | Tempo determinado | 3 anos | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Informativo, Probatório e Histórico/Cultural. O documento "projeto aprovado" é composto por várias versões que definem as etapas do seu processo de desenvolvimento, sendo indissociáveis entre si. Compõem a identidade do objeto, sendo imprescindíveis à compreensão do processo que lhe deu origem e a sua manutenção. | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | |
Documento:
7 Registro de responsabilidade técnica - RRTs
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Original | Sim | Trimestral | Tempo determinado | 5 anos | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: Probatório Emitido pelo conselhos de engenharia e arquitetura, vincula a produção desses profissionais à qualidade e responsabilidade sobre os serviços prestados, atribuindo créditos e obrigações com base em legislação estabelecida. É parte integrante da documentação que constitui o processo do objeto, preservado em caixa arquivo. | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | |
Atividade: 1 Aquisição de bens imóveis (312)
Documento:
1 Escritutura de dominialidade territorial
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Recebido Cópia | Não | Raramente | Tempo Indeterminado | 3 anos | Preservar | O documento possui valor: probatório São documentos relativos aos limites territoriais do Campus Universitário e dos demais imóveis pertencentes à UEL. (registro imobiliário). O documento é de guarda definitiva, tanto no suporte papel, como digitalizado. São cópias mesmo? | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | ||
Atividade: 1 Licitação e administração de contratos (89)
Documento:
1 Requisição de recursos para serviço/obra
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Cópia | Sim | Raramente | Até a conclusão das etapas da atividade | 3 anos | Preservar | O documento possui valor Informativo e Probatório Aloca os recursos necessários para abertura do certame que definirá por um forncecedor para desenvolver o objeto: projeto ou obra. É criada uma caixa-arquivo corrente que receberá toda a documentação relativa ao objeto. Concluído o projeto/obra, a caixa com os documentação passa para o arquivo permanente. preservar digital | Papel Sistema WEB | 1 - Geográfico | ||
Atividade: 1 Controle de Acervos (135)
Documento:
1 Termo de compromisso e responsabilidade
Incluido Proc.? | Freq.Busca | ARQUIVO CORRENTE | INTERMEDIÁRIO | Destinação | Legislação | Observação | Armaz. | Ordenação | ||
Arquiv. | Prazo | Prazo | ||||||||
Produzido Cópia | Não | Raramente | Tempo determinado | 2 anos | 3 anos | Preservar | Ato Executivo 57/2016 | O documento possui valor: Probatório O termo de compromisso e responsabilidade define as obrigações do discente solicitante pelo uso dos documentos fornecidos( projetos) no que se refere aos direitos do autor sobre a propriedade intelectual da obra. Mediante solicitação do docente responsável pela disciplina. | Papel Sistema WEB | 1 - Cronológica |