REALIZADO?

Controladoria-Geral da União CGU

RELATÓRIO 201801220

QUAL FOI O TRABALHO

REALIZADO?

Foi

realizada

uma

Auditoria de Avaliação dos Resultados

da Gestão na 11º Superintendência da Polícia Rodoviária Federal - Pernambuco.

Para este trabalho, foi selecionado o Contrato nº 19/2014 firmado com a empresa SOSERVI - Sociedade de Serviços Gerais Ltda., CNPJ nº 09.863.853/0001-21, cujo objeto é a prestação de serviços continuados de apoio complementar às atividades administrativas, para atendimento às necessidades do órgão.

A abordagem adotada pela CGU objetivou responder se o planejamento da contratação está adequado, se os processos de pagamento estão devidamente formalizados, se o valor da contratação está de acordo com o praticado no mercado, se a fiscalização é efetiva e se o contrato de serviço de apoio mostra-se vantajoso para a Administração, entre outras.

POR QUE O TRABALHO FOI REALIZADO?

O presente trabalho foi realizado em Recife - PE, com o objetivo de avaliar a gestão da unidade, especificamente no que concerne à qualidade do gasto. Para tanto, foi selecionado o macroprocesso denominado Programa de Gestão e Manutenção do Ministério da Justiça e Cidadania.

O programa foi selecionado por estar estreitamente relacionado à missão institucional da unidade.

QUAIS AS CONCLUSÕES ALCANÇADAS? QUAIS

RECOMENDAÇÕES FORAM EMITIDAS?

Verificou-se, por meio do presente trabalho, que a gestão da Unidade, no que se refere à contratação de serviços continuados de apoio administrativo, apresenta aspectos que contribuem para o alcance da missão da unidade, entretanto as deficiências apontadas a seguir precisam ser tratadas pelos gestores:

- Deficiências na fundamentação acerca da quantidade a ser licitada.

- Falhas nos controles de acompanhamento e fiscalização do contrato e no acompanhamento da prestação da garantia contratual.

Nesse contexto, foram emitidas recomendações para melhoria do processo avaliado:

- Elaboração de estudos que demonstre a compatibilidade dos serviços contratados à necessidade do órgão.

- Aperfeiçoamento dos controles de recebimento de uniformes e dos controles que garantam a regularidade da prestação do seguro garantia pela contratada.

Unidade Auditada: 11A. Superintendência da Polícia Rodoviária Federal - Pernambuco

Exercício: 2017 Processo:

Município: Recife - PE Relatório nº: 201801220

UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE PERNAMBUCO

Análise Gerencial

Senhor Superintendente da CGU-Regional/PE,

Por meio deste relatório, apresentam-se os resultados do trabalho de Avaliação dos Resultados da Gestão na 11ª. Superintendência da Polícia Rodoviária Federal - Pernambuco realizado de acordo com os preceitos contidos na Ordem de Serviço n.º 201801220 e em atendimento ao inciso II do Art. 74, da Constituição Federal de 1988, de acordo com o qual cabe ao Sistema de Controle Interno: “comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal”.

1. Introdução

O presente trabalho foi realizado em Recife- PE, com o objetivo de avaliar a gestão da Unidade, especificamente no que concerne à qualidade do gasto, relacionado ao macroprocesso denominado 2112 - Programa de Gestão e Manutenção do Ministério da Justiça e Cidadania.

Para este trabalho de avaliação, foi selecionado o Contrato nº 19/2014 firmado com a empresa SOSERVI - Sociedade de Serviços Gerais Ltda., CNPJ nº 09.863.853/0001-21 cujo objeto é a prestação de serviços continuados de apoio complementar às atividades administrativas, visando atender às necessidades da 11ª Superintendência de Polícia Rodoviária Federal em Pernambuco. O contrato iniciou-se em 04/11/2014 e foi prorrogado, encontrando-se vigente atualmente. Os trabalhos de campo foram realizados no dia 19 de março de 2019, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.

Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.

2. Resultados dos trabalhos

A abordagem adotada pela CGU objetivou responder às seguintes questões de auditoria:

2.1 A quantidade de serviço contratada é justificada?

Devido à ausência de estudos ou memórias de cálculo no processo de contratação, não é possível afirmar se o quantitativo de serviço contratado é compatível com as necessidades do órgão, entretanto na verificação física realizada, os trabalhadores foram localizados e estavam trabalhando.

2.2 A jornada de trabalho mantém-se adequada à necessidade do órgão?

A jornada de trabalho dos terceirizados contratados é de 44 horas, superior à jornada de trabalho na Polícia Rodoviária, que é de 40 horas, todavia não é possível afirmar se é adequada à necessidade do órgão, tendo em vista que não há estudos que demonstrem o quantitativo de profissionais necessários para as atividades desenvolvidas.

2.3 Há informações/documentos que evidenciam o cumprimento das obrigações assumidas pela empresa junto aos empregados (pagamento de salários, vale transporte, auxilio alimentação, deposito de FGTS, recolhimento da contribuição previdenciária e fornecimento de materiais) e contratualmente (qualidade e fornecimento dos insumos para prestação de serviço?

Verificou-se regularidade nos pagamentos realizados para a contratada, por meio de análise de amostra de processos de pagamentos referentes ao período de julho a dezembro de 2018, quanto a apresentação de documentação comprobatória do cumprimento das obrigações legais, trabalhistas e previdenciárias para com os empregados terceirizados alocados ao contrato administrativo, constando nesses documentos atestes do cumprimento das obrigações da contratada realizados por servidor competente formalmente designado.

2.4 O valor autorizado para o pagamento está de acordo com os apontamentos da fiscalização e com o valor contratado mensalmente?

Quanto aos pagamentos, verificou-se, por amostragem, em análise aos processos de pagamento e de fiscalização realizados no segundo semestre do exercício de 2018, que

estão de acordo com o autorizado pelo fiscal do contrato e com os valores mensais contratados.

2.5 É realizada a verificação da regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária anteriormente a cada pagamento?

Quanto à regularidade fiscal, em análise aos processos de pagamentos referentes ao segundo semestre do exercício de 2018, verificou-se a existência das certidões exigidas para a comprovação da regularidade junto aos órgãos competentes e da pesquisa no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF.

2.6 O regime tributário adotado pela empresa vencedora da licitação é do tipo não cumulativo (lucro real) e as alíquotas para PIS e COFINS são representadas por 1,65% e 7,60%, respectivamente, ou contemplam os créditos apurados previstos pelas Leis nºs 10.637, de 30 de dezembro de 2002 e 10.833, de 29 de dezembro de 2003 (alíquota efetiva)?

Verificou-se que as alíquotas do PIS e COFINS estão de acordo com a legislação vigente e com a proposta comercial da empresa, por meio de consultas aos processos de pagamentos referentes ao segundo semestre do exercício de 2018, sendo o regime tributário adotado pela contratada o do tipo não cumulativo, lucro real.

2.7 As retenções tributárias estão de acordo com a legislação vigente e com a proposta comercial da empresa?

Verificou-se que que as retenções tributárias foram realizadas corretamente (IRPJ, CSLL e ISS) por meio de consultas aos processos de pagamentos referentes ao segundo semestre do exercício de 2018.

2.8 O controle adotado para verificar o cumprimento da jornada de trabalho dos empregados terceirizados garante a aferição dos serviços prestados?

Constatou-se adequado acompanhamento da Unidade do cumprimento da jornada de trabalho pelos empregados da contratada. O controle é efetuado pela verificação da frequência por meio de fiscalização dos chefes de cada área, os quais informam quando houve ou haverá ausência do terceirizado no serviço. O registro da frequência é realizado por meio de folhas de ponto fornecidos pela empresa contratada.

Não foram identificadas impropriedades nas folhas de frequência de oito terceirizados selecionados para amostra, correspondendo a 32% dos funcionários postos à disposição da Unidade, pela contratada, relativas ao período de julho a dezembro de 2018.

2.9 O controle adotado para verificar se a empresa contratada cumpre com as obrigações legais, trabalhistas e previdenciária dos empregados terceirizados alocados ao contrato administrativo garante a mitigação de riscos?

Contataram-se falhas no acompanhamento e fiscalização do Contrato n.º 19/2014, de 04 de novembro de 2014, no que se refere ao:

a) Não atendimento aos itens 13.4.1. a 13.4.5. do contrato, o qual determina que a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos: Os resultados alcançados em relação ao contratado; os recursos humanos empregados; a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados; a adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida; o cumprimento das obrigações decorrentes do contrato; e a satisfação do público usuário.

Na análise das justificativas apresentadas pela Unidade, por intermédio do Ofício nº 109/2019/SGP-PE/SRPRF-PE, de 18 de março de 2018, e do questionário aplicado com o servidor responsável pela fiscalização do contrato, verificou-se que este não dispõe de condições para a realização efetiva dos itens retrocitados, uma vez que acumula a função de Chefe da Seção de Gestão de Pessoas, com a de policial operacional em missões e a de fiscalização do contrato em tela.

b) Não atendimento aos itens 9.2. e 9.3. do Termo de Referência:

O termo de referência estabelece que a contratada deverá fornecer dois conjuntos completos de uniformes aos seus empregados, de forma continuada, a cada período de seis meses. Adicionalmente, estabelece que os fardamentos devem ser entregues mediante recibo, cuja cópia deverá ser enviada ao servidor responsável pela fiscalização do contrato.

Contatou-se que os recibos de fornecimento do fardamento aos funcionários da contratada, encaminhados pela Unidade, não se encontravam assinados, e demonstravam periodicidade anual. Da mesma forma, as entrevistas, aplicadas junto a amostra dos terceirizados (correspondente a 32% dos funcionários), revelaram fornecimento dos uniformes com periodicidades diversas, desde um fornecimento semestral e anual, até a cada nove meses.

2.10 Os terceirizados desempenham atividades próprias de servidor público?

Não se contatou irregularidades nas atividades desempenhadas pelos terceirizados, postos à disposição da Unidade pela empresa contratada, em relação às atividades discriminadas no termo de referência do contrato, por intermédio da análise de entrevistas realizadas com amostra de 32% dos terceirizados, estes não desempenham atividades próprias de servidor público.

2.11 As garantias contratuais entregues pelas empresas contratadas atendem aos requisitos estabelecidos na legislação?

Verificou-se que as garantias contratuais fornecidas não estão de acordo com o previsto no contrato, inclusive na ocasião das renovações.

Houve períodos em que o contrato ficou sem cobertura de seguro garantia e períodos em que os valores das garantias não corresponderam aos cinco por cento do valor contratual.

2.12 Foram considerados custos referentes às disposições contidas em Acordos, Convenções ou Dissídios Coletivos de Trabalho que tratem de pagamento de participação dos trabalhadores nos lucros ou resultados da empresa contratada, de matéria não trabalhista, ou que estabeleçam direitos não previstos em lei, tais como valores ou índices obrigatórios de encargos sociais ou previdenciários, bem como de preços para os insumos relacionados ao exercício da atividade?

Verificou-se que os itens das planilhas de Custo e Formação de Preços analisados estão de acordo com o definido das convenções coletivas e com a legislação vigente.

2.13 A planilha de custo contém o item reserva técnica?

Em análise às planilhas de custos e formação preços dos serviços do Contrato nº 19/2014 não se identificou o item referente à reserva técnica.

2.14 Foram considerados custos referentes às disposições previstas nos Acordos, Convenções ou Dissídios Coletivos de Trabalho que tratem de obrigações e direitos que somente se aplicam aos contratos com a Administração Pública, a exemplo do custeio de Plano de Saúde pela Administração, caso existente?

Em análise às planilhas de composição de custos e de formação preços dos serviços do Contrato nº 19/2014, não se verificou obrigações e direitos que somente se aplicam aos contratos com a Administração Pública, a exemplo do custeio de Plano de Saúde.

2.15 O preço mensal do posto de trabalho mostra-se adequado ao praticado no mercado?

Em análise às planilhas de custos e formação preços dos postos de trabalho do Contrato nº 19/2014, verificou-se os valores dos salários base das funções estão de acordo com as Convenções Coletivas de Trabalho (CCT) das respectivas categorias profissionais.

2.16 Os percentuais e valores dos custos indiretos, tributos e lucros foram definidos em valores aderentes às normas e à jurisprudência vigentes?

Em análise às planilhas de composição de custos e de formação preços dos serviços do Contrato nº 19/2014, verificou-se que os custos indiretos, tributos e lucros estão de acordo com a legislação. De acordo com o Tribunal de Contas da União - TCU os custos indiretos podem ser de até de 5% e o lucro de até de 10%, tendo sido observado esses percentuais em todos os postos de trabalho do referido contrato.

3. Conclusão

Verificou-se, por meio do presente trabalho, que o macroprocesso “Programa de Gestão e Manutenção do Ministério da Justiça e Cidadania”, no tocante ao Contrato nº 19/2014, apresenta os seguintes aspectos que contribuem para o alcance da missão da unidade:

- Valor autorizado para pagamento está de acordo com o autorizado pela fiscalização.

- Verificação da regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária anteriormente a cada pagamento.

- Retenções tributárias foram calculadas de acordo com a legislação.

- Ausência nos custos de obrigações e direitos que somente se aplicam aos contratos com a Administração Pública.

- Cálculos do PIS, COFINS, custos indiretos, tributos e lucros estão de acordo com a legislação e jurisprudência.

- Controles adotados para verificação da frequência dos funcionários.

- Salários dos postos de trabalho estão de acordo com as convenções coletivas de trabalho das categorias.

Por outro lado, verificou-se que os seguintes aspectos constituem obstáculos para o atingimento da sua missão:

- Deficiências na fundamentação acerca da quantidade a ser licitada.

- Falhas nos controles de acompanhamento e fiscalização do contrato.

- Falhas no acompanhamento da prestação da garantia contratual.

Nesse contexto, conclui-se que, para que a unidade cumpra adequadamente a sua missão institucional, é necessário:

- Elaborar estudos que demonstre a compatibilidade dos serviços contratados à necessidade do órgão.

- Aperfeiçoar os controles de recebimento de uniformes.

- Aperfeiçoar os controles dos serviços de garantia.

As recomendações registradas neste relatório serão acompanhadas por meio do Plano de Providências Permanente da Unidade.

Recife/PE, 25 de abril de 2019.

Ordem de Serviço nº 201801220

1 GESTÃO DO SUPRIMENTO DE BENS/SERVIÇOS

1.1 CONTRATOS DE OBRAS, COMPRAS E SERVIÇOS

1.1.1 FISCALIZAÇÃO INTERNA

1.1.1.1 CONSTATAÇÃO

Ausência de estudos preliminares e/ou memórias de cálculos que embasassem os quantitativos contratados.

Fato

Em análise ao Termo de referência do Contrato nº 19/2014, cujo objeto foi a contratação de 24 profissionais, sendo 6 (seis) técnicos em secretariado, 2 (dois) motoristas, 2 (dois) recepcionistas, 5 (cinco) operadores de documentos e 1 copeiro (a), verificou-se que não foram realizados estudos preliminares ou memórias de cálculo que embasasse o quantitativo de empregados contratados pela SPRF. As contratações devem ser precedidas de estudos preliminares para análise da sua viabilidade e o levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor Termo de Referência ou Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração.

Causa

Ausência de procedimentos estabelecidos para a contratação de serviços.

Manifestação da Unidade Examinada

Por intermédio do Ofício nº 93/2019/GAB-PE/SRPRF-PE de 22 de março de 2019, assinado eletronicamente pelo Superintendente Regional Substituto, a SPRF apresentou a seguinte manifestação:

“Informo ainda, quanto ao item 1 da citada SA, que a fundamentação para definirmos a

quantidade de empregados contratada toma por base o orçamento estabelecido pelo Departamento da Polícia Rodoviária federal de forma concentrada em Brasília.

Em recente estudo constatou-se que o orçamento necessário para o atendimento da demanda orçamentária com terceirização, para toda a PRF em âmbito Nacional, aproxima-se de 142 milhões de reais. No entanto, o departamento dispõe de apenas 90 milhões de reais, valor aquém do necessário.

Desta forma, as regionais vêm mantendo praticamente o mesmo valor para custeio das despesas com terceirização, acrescido ano a ano apenas do valor suficiente para arcar com reajustes/repactuações.

Ressalte-se, ainda, que nos últimos exercícios nos deparamos com situações de convergência orçamentária impostas pelo governo, o que contribui por comprometer qualquer planejamento.

Assim, considerando que a despesa com Vigilância possui o custo mais elevado e que a despesa com limpeza não pode ser reduzida, a gestão opta por reduzir os postos de apoio

administrativo quando em situações de convergência. Em situações de normalidade, a definição dos postos de apoio administrativo toma por base o valor que sobra do orçamento, resultante da diferença entre o valor total disponibilizadas para SRPRF/PE menos as despesas com vigilância e limpeza (as quais são dimensionadas por área/produtividade e guaritas de entrada e saída).”

Análise do Controle Interno

A justificativa apresentada não elide a falha apontada. Os estudos acerca do quantitativo de empregados contratados são necessários para o órgão planejar as contratações de acordo com a sua real necessidade, mesmo que o orçamento não seja suficiente. É importante que as contratações sejam embasadas de acordo com os estudos realizados.

Recomendações:

Recomendação 1: Quando da elaboração do termo de referência para o contrato de apoio administrativo, elabore estudo que demonstre a compatibilidade dos serviços contratados à necessidade do órgão.

1.1.1.2 CONSTATAÇÃO

Falhas nos controles de acompanhamento e fiscalização do contrato. Fato

Contataram-se falhas no acompanhamento e fiscalização do Contrato n.º 19/2014, de 04 de novembro de 2014, no que se refere ao:

a) Não atendimento aos itens 13.4.1. a 13.4.5. do contrato, o qual determina que a execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle, que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:

13.4.1. Os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;

13.4.2. Os recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissional exigidas;

13.4.3. A qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;

13.4.4. A adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida;

13.4.5. O cumprimento das obrigações decorrentes do contrato; e

13.4.6. A satisfação do público usuário.

Na análise das justificativas apresentadas pela Unidade, por intermédio do Ofício nº 109/2019/SGP-PE/SRPRF-PE, de 18 de março de 2018, e do questionário aplicado com o servidor responsável pelo acompanhamento e fiscalização do contrato, verificou-se que este não dispõe de condições para a realização efetiva dos itens retrocitados, uma vez que acumula a função de Chefe da Seção de Gestão de Pessoas, com a de policial operacional em missões e a de fiscalização do contrato em tela.

b) Não atendimento aos itens 9.2. e 9.3. do Termo de Referência:

Por meio de análise dos questionários aplicados com os terceirizados (com amostra correspondente a 32% do total de funcionários da contratada) e dos recibos de fornecimento de fardas do exercício de 2018, fornecidos pela Unidade, contatou-se falhas no acompanhamento e fiscalização dos itens retrocitados.

O item 9.2. do termo de referência estabelece que a contratada deverá fornecer dois conjuntos completos de uniformes aos seus empregados no primeiro mês de vigência do contrato ou prorrogação, no sétimo mês de vigência do contrato ou prorrogação e, de forma continuada, a cada período de seis meses.

O item 9.3. do termo de referência determina que os uniformes devem ser entregues mediante recibo, cuja cópia, devidamente acompanhada do original para conferência, deverá ser enviada ao servidor responsável pela fiscalização do contrato.

Ressalta-se que o item 13.4.3. do contrato determina que a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle, que compreendam a mensuração da qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados.

Os documentos fornecidos pela Unidade (como sendo referentes aos recibos de fornecimento dos fardamentos aos funcionários terceirizados) denominados Pré-pedido mensal de fardamento, relativos ao exercício de 2018, não estavam assinados pelos funcionários no campo correspondente, bem como demonstraram periodicidade anual em seu fornecimento. Adicionalmente, as entrevistas, aplicadas junto a amostra dos terceirizados, informaram periodicidades diversas, desde um fornecimento semestral e anual, até a cada nove meses.

Causa

A falha no acompanhamento e fiscalização do contrato decorre da sobrecarga de atividades desenvolvidas pelo fiscal do contrato.

Manifestação da Unidade Examinada

Inicialmente, por intermédio do Ofício n.º 114/2019/SGP-PE/SRPRF-PE, de 19 de março de 2019, e do Ofício nº 89/2019/GAB-PE/SRPRF-PE, de 20 de março de 2019, a Unidade apresentou o Ofício GERCOM 012-2019 da contratada, de 15 de março de 2019, o qual apresentou a seguinte manifestação, editada apenas quanto ao nome de pessoas , a fim de preservá-las:

“Prezado Senhor;

Conforme solicitação recebida nesta data, segue os esclarecimentos e as documentações requisitadas, através de sua correspondência de Auditoria no 201801220/006:

Referente ao item 1:

Informamos que a empresa adota um ciclo de 6 a 9 meses, para substituição periódica dos fardamentos completos e a qualquer época independente deste ciclo, de acordo com a necessidade dos funcionários, por solicitação da Coordenação operacional, que monitora a apresentação pessoal dos funcionários e para que os fardamentos se mantenham sempre em boas condições de Uso. Isso acontece por que os fardamentos adquiridos são de qualidade superior, além de considerar a economicidade e o zelo pelo meio ambiente.

De acordo com o relatório anexado, poderá ser constatado que em um mesmo ano, muitos funcionários além de receberem fardamentos completos, também receberam itens avulsos, devido a ocorrências, como: peças rasgadas, manchadas, desgaste antecipado ou outras situações, que levam a empresa a antecipar a entrega destes itens, que compõem os fardamentos que seriam entregues no próximo ciclo.

Informamos ainda que, o próximo ciclo de entrega completa dos fardamentos, já foi programada para o próximo mês de abril/19.

Referente ao item 2:

Quanto ao fornecimento de fardamentos aos funcionários: E.G.S. e M.R.C.S., informamos que o mesmo ocorreu normalmente, conforme comprovantes ora anexados, e como demonstrado no relatório apresentado para o item 1, pode ser constatado que em 2018 os mesmos receberam fardamentos em mais de um momento.

Referente ao item 3:

Desconhecemos haver algum recibo de entrega de fardamento sem assinatura, solicitamos identificá-los para que possamos encaminhar cópia das vias dos recibos, que foram devidamente assinadas.

Referente ao item 4:

A fiscalização por parte de nossa empresa, controla a frequência dos nossos funcionários, através do controle de ponto, da nossa supervisão operacional, que monitora em loco em suas visitas semanais, identificando o cumprimento das rotinas, a correta utilização dos fardamentos e EPI's, bem como através dos próprios fiscais da PRF, afim de identificarmos alguma necessidade para os serviços que prestamos, utilizamos ainda a ferramenta "TOOLBIT" que ajuda o acompanhamento das conformidades na prestação de serviço, onde já foi apresentado o relatório das visitas realizadas no ano de 2018 até a presente data.

Quantos aos itens do 5 até ao 9, informamos que todas as comprovações foram anexadas e estão identificadas conforme a numeração apresentada na correspondência.

Posteriormente, por intermédio do Ofício nº 109/2019/SGP-PE/SRPRF-PE, de 18 de março de 2019, a Unidade informou, quanto ao atendimento aos itens 13.4.1. a 13.4.5 do contrato, que tendo em vista o pouco efetivo e o acumulo da atividade de fiscalização com as demais atribuições da Seção de Gestão de Pessoas (SGP), não foi possível o cumprimento desses itens de forma integral e formalizada. O controle foi feito com base no feedback dos chefes imediatos”.

Análise do Controle Interno

Em que pese a contratada ter afirmado que forneceu, sempre que necessário, fardamentos adicionais aos da periodicidade de fornecimento de nove em nove meses efetuada no exercício de 2018, a planilha de custos da licitação apresentou valores relativos ao fornecimento semestral dos uniformes, conforme determinação do termo de referência anexo ao contrato firmado.

O excesso de atividades desenvolvidas pelo fiscal do contrato prejudica o acompanhamento e fiscalização da execução deste.

Recomendações:

Recomendação 2: Designar um fiscal para o contrato que disponha de condições de acompanhar e fiscalizar efetivamente o contrato n.º 19/2014.

Recomendação 3: Levantar o quantitativo recebido de fardamentos desde o início do contrato para verificar se houve prejuízo financeiro para a Unidade. Caso exista, adotar providências para a glosa dos valores correspondentes nos pagamentos a serem realizados no exercício de 2018.

1.1.1.3 CONSTATAÇÃO

Falhas no acompanhamento da prestação da garantia contratual. Fato

Em análise ao Contrato n.º 19/2014, seus termos aditivos, termos de apostilamento e endossos de garantia, foram levantados os seguintes dados, onde constam na coluna de “objeto/Situação” os fatos/irregularidades verificadas:

Quadro - Levantamento da cobertura do contrato por meio de Endosso de Garantia

Item	Contrato, Termos aditivos e de apostilamento / Endosso de Garantia	Objeto/Situação	Valor Anual do Contrato (R$)	Valor da garantia contratual correta (R$) - 5%	Valor da garantia endossada	Vigência do contrato	Vigência da garantia
1	2º Termo de Apostilamento, de 21/03/16.	Alteração do valor do contrato em função de convenções coletivas. Contrato sem renovação do endosso de garantia, inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014, gerando uma garantia de R$ 3.239,81 a menor que o valor correto.	902.237,16	45.111,86	41.872,04	04/11/15 a 04/11/16	04/11/15 a 02/02/17
2	Termo de Apostilamento n.º 04/2016, de 28/06/16.	Alteração do valor do contrato em função de exclusão de verbas rescisórias do custo do contrato. Contrato sem renovação do endosso de garantia, inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014, gerando uma garantia de R$ 2.613,77 a menor que o valor correto.	889.716,24	44.485,81	41.872,04	04/11/15 a 04/11/16	04/11/15 a 02/02/17

Item	Contrato, Termos aditivos e de apostilamento / Endosso de Garantia	Objeto/Situação	Valor Anual do Contrato (R$)	Valor da garantia contratual correta (R$) - 5%	Valor da garantia endossada	Vigência do contrato	Vigência da garantia
3	Termo de Apostilamento n.º 07/2016, de 21/09/16.	Alteração do valor do contrato em função de convenção coletiva. Contrato sem renovação do endosso de garantia, inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014, gerando uma garantia no valor de R$ 4.068,85 a menor que o correto.	918.817,80	45.940,89	41.872,04	04/11/15 a 04/11/16	04/11/15 a 02/02/17
4	3º Termo aditivo, de 18/10/16.	Prorrogação do contrato sem renovação do endosso de garantia, inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014, gerando uma garantia de R$ 4.068,85 a menor que o valor correto. A vigência da Garantia foi até 02/02/17, enquanto que o contrato foi até a data de 04/11/17, ficando sete meses sem cobertura por meio de endosso de garantia.	918.817,80	45.940,89	41.872,04	04/11/16 a 04/11/17	04/11/15 a 02/02/17
5	4º Termo aditivo, de 11/09/17.	Alteração do valor contratual em função de contingenciamento orçamentário sem renovação do endosso de garantia, inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014. Sem cobertura por meio de endosso de garantia.	891.268,32	44.563,42	0,00	04/11/16 a 04/11/17	-
6	5º Termo aditivo, de 09/10/17.	Prorrogação do contrato sem renovação do endosso de garantia, inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014. Sem cobertura por meio de endosso de garantia.	891.268,32	44.563,42	0,00	04/11/17 a 04/11/18	-
7	Termo de Apostilamento n.º 01/2018, de 20/03/18.	Alteração do valor do contrato em função de convenções coletivas sem renovação do endosso de garantia, inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014. Sem cobertura por meio de endosso de garantia.	904.079,04	45.203,95	0,00	04/11/17 a 04/11/18	-
8	Termo de Apostilamento n.º 09/2018, de 27/03/18.	Termo de apostilamento cujo objeto consiste na redistribuição de funcionários sem renovação do endosso de garantia, inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014. Sem cobertura por meio de endosso de garantia.	904.079,04	45.203,95	0,00	04/11/17 a 04/11/18	-
9	6º Termo aditivo, de 16/04/18.	Termo aditivo cujo objeto consiste em restabelecimento de funcionários a serviço da PRF e aumento do valor do contrato. Contrato sem renovação do endosso de garantia, inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014. Contrato sem cobertura de endosso de garantia por 38 dias.	1.095.730,44	54.786,52	0,00	04/11/17 a 04/11/18	-
10	Endosso de Garantia, de 25/05/18.	Garantia fixada com vigência retroativa, cerca de dezesseis meses depois do vencimento da vigência do último endosso, válido até 04/11/17. Inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014.	1.095.730,44	54.786,52	55.434,00	04/11/17 a 04/11/18	03/02/17 a 02/02/19

Item	Contrato, Termos aditivos e de apostilamento / Endosso de Garantia	Objeto/Situação	Valor Anual do Contrato (R$)	Valor da garantia contratual correta (R$) - 5%	Valor da garantia endossada	Vigência do contrato	Vigência da garantia
11	Termo de Apostilamento n.º 11/2018, de 29/08/18.	Alteração do valor do contrato em função de convenção coletiva, inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014. Gerando uma garantia de R$ 431,95 a menor que o valor correto.	1.117.314,12	55.865,71	55.434,00	04/11/17 a 04/11/18	03/02/17 a 02/02/19
12	7º Termo aditivo, de 24/10/18.	Prorrogação do contrato. inobservando o item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014, gerando uma garantia de R$ 431,71 a menor que o valor correto.	1.117.314,12	55.865,71	55.434,00	04/11/18 a 04/11/19	03/02/17 a 02/02/19
13	Endosso de Seguro Garantia, de 11/02/19.	Garantia fixada com período de vigência retroativo de oito dias. Garantia R$ 431,71 a menor que o valor correto.	1.117.314,12	5.865,71	55.434,00	04/11/18 a 04/11/19	03/02/19 a 04/02/20

Fonte: Ofício n.º 31/2019/SAF-PE, de 12 de fevereiro de 2019, e Ofício nº 37/2019/CONTRATO- PE/SAF-PE/SRPRF-PE, de 25 de fevereiro de 2019.

Nota: O item 8.1.2. do contrato n.º 19/2014 estabelece que, no caso de alteração do valor do contrato, ou prorrogação de sua vigência, a garantia deverá ser readequada ou renovada nas mesmas condições.

Causa

Deficiências na fiscalização da prestação dos endossos de garantia relativos ao contrato n.º 19/2014.

Manifestação da Unidade Examinada

Por intermédio do Ofício nº Ofício nº 37/2019/CONTRATO-PE/SAF-PE/SRPRF-PE, de 25 de fevereiro de 2019, do Chefe da Seção Administrativa e Financeira, a Unidade apresentou a seguinte manifestação:

“(...)

1. Desta forma, todas as prorrogações do Contrato nº 19/2014 tiveram o endosso da garantia renovado após a assinatura dos respectivos termos aditivos, conforme depreende-se dos documentos acostados aos autos do processo e da tabela resumida abaixo:

Contrato e Termos aditivos	Vigência Contrato	do	Vigência Garantia	da	Endosso da Garantia - Documento SEI nº
Contrato nº 19/2014	04/11/14	a	04/11/14	a	SEI 0071395 - pág. 243
	04/11/15		02/02/16
2º Termo Aditivo	04/11/15	a	04/11/15	a	SEI 0071499 - pág. 219
	04/11/16		02/02/17
3º Termo Aditivo	04/11/16	a	03/02/17	a	SEI 12803213
	04/11/17		03/02/19
5º Termo Aditivo	04/11/17	a	03/02/17	a	SEI 12803213
	04/11/18		03/02/19
7º Termo Aditivo	04/11/18	a	03/02/19	a	SEI 17118808
	04/11/19		04/02/20

2. Em virtude da sobrecarga de serviço, da rotatividade de servidores, informamos que no momento dos apostilamentos não foram observadas as adequações necessárias ao endosso da garantia, tanto para majorar o valor quanto para reduzi-lo.

3. No sentido de evitar que tais apontamentos se repitam, reiteramos solicitação constante no Memorando 06 (SEI 16718775), que trata da solicitação de um novo integrante para o setor de gestão de contratos, podendo ser PRF, servidor administrativo ou terceirizado no intuito de ajudar no cumprimento das obrigações deste setor.

4. Por fim, informamos que o preposto da empresa SOSERVI foi notificado a apresentar complemento da apólice (SEI 17118808), com vistas a adequar o valor garantido aos 5% do valor atualizado do contrato (SEI 17392036)”.

Análise do Controle Interno

Os itens 2 e 3 da manifestação da Unidade informam os motivos pelos quais não foram devidamente acompanhadas as prestações do seguro garantia quando houve redução ou majoração do valor do contrato.

O item 4 da manifestação do gestor informa as providências adotadas pela Unidade junto ao prestador do serviço de apoio administrativo para a correção do valor atual do seguro garantia, o qual encontra-se R$ 431,71 a menor do que o valor correto.

Com relação ao item 1 da manifestação da unidade (“todas as prorrogações do Contrato nº 19/2014 tiveram o endosso da garantia renovado após a assinatura dos respectivos termos aditivos (...)), discorda-se do gestor devido a:

- O Endosso de Garantia, de 25 de maio de 2018, com vigência de 03 de fevereiro de 2017 a 02 fevereiro de 2019, ter fixado vigência retroativa, cerca de dezesseis meses após o vencimento da vigência do último endosso, de 05 de novembro de 2015, com vigência de 04 de novembro de 2015 a 02 de fevereiro de 2017; e

- O Endosso de Seguro Garantia, de 11 de fevereiro de 2019, fixou vigência retroativa de 03 de fevereiro de 2019 a 04 de fevereiro de 2020, ou seja, oito dias antes da formalização do endosso.

Ressalta-se que a falta de cobertura do contrato, por seguro garantia, representa risco significativo para a Unidade, caso necessite regularizar falhas que venham a ocorrer na execução do contrato.

Recomendações:

Recomendação 1: Adotar controles internos que garantam a regularidade da prestação do seguro garantia pela contratada.