Contract
1. Bem/Serviço a ser contratado/adquirido
1.1. Contratação dos serviços de processamento de documentos nas dependências do Tribunal Superior do Trabalho – TST, compreendendo impressões e cópias, por meio digital, em cores e monocromáticas; encadernações em espiral e com grampo; e digitalização de documentos.
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
2. Necessidade da contratação e Resultados pretendidos
2.1. Os serviços atualmente estão em execução conforme o contrato PE-046/2015 (processo administrativo nº 500.239/2015-9), que encerrará sua última vigência (60 meses) em 10/9/2020, sendo necessária a continuidade dos serviços prestados.
2.2. A contratação tem a finalidade de manter, de forma rápida, econômica e contínua, os serviços de cópias e impressões de porte de produção nas dependências do Tribunal Superior do Trabalho - TST, com atualização dos equipamentos e programas, com vistas ao bom funcionamento das unidades administrativas e judiciárias, sem prejuízo de aperfeiçoamentos dos processos de produção e gerenciamento das demandas de documentos impressos pelo uso de tecnologia digital.
2.3. A centralização do atendimento com capacidade para grandes volumes de cópias e encadernações simples (espiral, grampo e dobra), além de melhoria da qualidade de produtos e serviços, permitirá a redução da quantidade de impressoras/copiadoras de grande porte de produção no TST.
2.4. Por conseguinte, a contratação em tela proporcionará economia de recursos humanos, de materiais e de custos.
3. Indicação do alinhamento da contratação/aquisição com os planejamentos do TST, quando houver.
3.1. A contratação em tela está alinhada ao Plano Estratégico 2015 / 2020 – 5ª Edição Técnica – 2019, uma vez que tem o objetivo de disponibilizar, de forma racional, recursos materiais, físicos, tecnológicos e orçamentários adequados às unidades do TST, com vistas a garantir a eficiência e a qualidade operacional, conforme estabelecido nos Objetivos Estratégicos - Perspectiva Recursos - Tema Infraestrutura e Orçamento do PLE 2015/2020.
3.2. Além disso, em atendimento ao disposto no Ato nº 421/XXXXXX.XX, de 21 de junho de 2012, o contrato estabelecerá que a contratada deverá proceder à separação dos resíduos recicláveis descartados de forma seletiva, especialmente o papel, de acordo com o programa de coleta seletiva do TST, em observância ao Decreto nº 5.940/2006. Deverá, ainda, apresentar sistemática adequada para o recolhimento e a correta destinação dos cartuchos de tinta e de toner usados.
4. Requisitos da contratação/aquisição
Informações básicas da contratação
4.1. Os serviços objeto desta contratação são de natureza continuada e enquadram-se como serviço comum, para os fins do disposto no art. 4º do Decreto 10.024, de 20 de dezembro de 2019.
4.2. Os serviços constituem-se de impressões/cópias, por meio digital, em cores e preto e branco, encadernações com grampo e espiral, e digitalização de documentos.
4.3. Os serviços serão realizados nas dependências do Tribunal Superior do Trabalho (TST), sediado no SAF/SUL, xxxxxx 0, xxxx 00, xxxxx X, mezanino, em espaço cedido especificamente para essa finalidade. Atualmente, o espaço é de 60m2.
4.4. A CONTRATADA não poderá utilizar o espaço cedido para atividades alheias ao serviço contratado.
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
4.5. No curso do contrato, o CONTRATANTE poderá alterar a localização dos pontos de atendimento, inclusive a área utilizada pela CONTRATADA.
4.6. Os serviços serão prestados no horário compreendido entre 7h e 19h, de segunda a sexta-feira, por funcionários da empresa CONTRATADA, devidamente habilitados.
4.7. Os serviços de produção de documentos serão executados e distribuídos em 2 (dois) módulos (A e B) com equipamentos de especificações distintas.
4.8. Para a execução dos serviços a empresa deverá dispor de infraestrutura de produção de documentos e fornecerá equipamentos que deverão estar em perfeitas condições de uso, assim como o fornecimento de materiais de consumo, inclusive papel de elevada alvura, nos formatos A4, Ofício II, A3, de 75 g/m2, e todos os insumos necessários ao funcionamento dos equipamentos e mão de obra especializada.
4.8.1. Entendeu-se pela desnecessidade de se exigir equipamentos novos, com o fim de baixar os custos da contratação e, além disso, a contratada deverá fornecer equipamento em perfeitas condições de uso e atender ao IMR (Instrumento de Medição de Resultado).
4.9. Na eventualidade do pedido de impressão/cópia implicar a utilização de papéis diferentes dos tipos especificados no parágrafo anterior (tais como cartão, couché, linho etc.), esses serão fornecidos pelo CONTRATANTE. Nesse caso, as respectivas quantidades de cópias/impressões nesta condição serão computadas como produção, mas faturadas para a CONTRATADA, excluindo-se dos custos o percentual relativo aos papéis.
4.10. Nos preços apresentados deverão estar incluídas todas as despesas com mão de obra, encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais, comerciais, despesas e obrigações financeiras de qualquer natureza e outras despesas, diretas e indiretas, inclusive lucro, necessários à perfeita execução dos serviços.
4.11. Os insumos necessários às encadernações manuais (espiral, capa de PVC) serão fornecidos pelo CONTRATANTE.
4.12. Os grampos para encadernação, de uso nas máquinas da CONTRATADA, serão fornecidos pela CONTRATADA.
4.13. Os serviços de encadernação são complementares aos serviços de cópias/impressões, não gerando faturamento para a CONTRATADA.
Pagamentos
4.14. Os pagamentos serão devidos mensalmente, somados os valores fixos pelos equipamentos disponibilizados, os valores da produção unitária das cópias e impressões monocromáticas e de cópias e impressões policromáticas, os valores pelo fornecimento dos postos de trabalho e os valores pelo fornecimento das máscaras.
4.15. As digitalizações sem impressão não geram impressões, portanto sem acréscimo no valor do contrato.
4.16. Para os fins previstos no item anterior, a nota fiscal/fatura deverá constar o valor básico de todos os equipamentos disponibilizados pela CONTRATADA, a quantidade de cópias e impressões monocromáticas e policromáticas produzidas, assim como os valores dos postos de trabalho e os valores pelo fornecimento das máscaras.
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
4.17. Cada cópia ou impressão produzida no formato A3 será faturada com valor correspondente a 02 (duas) cópias ou 02 (duas) impressões em formato A4.
4.18. Os preços das cópias/impressões monocromáticas (preto e branco) terão um único valor, mesmo quando forem realizadas em equipamentos para cópias/impressões em policromia (coloridas).
4.19. Durante a execução do contrato, as máscaras necessárias para a prestação dos serviços deverão ser fornecidas pela CONTRATADA mediante ordem de fornecimento expedida pela Fiscalização, os quais serão medidas e pagas pelos quantitativos efetivamente fornecidos, sempre que forem necessários, demandados e autorizados pela fiscalização.
4.20. As unidades de medida utilizadas, para fins de proposta e faturamento, serão:
• Por unidade de Impressora Multifuncional Monocromática disponibilizada, com velocidade de cópia/impressão de 95 PPM (Módulo A);
• Por unidade de Impressora Multifuncional Policromática disponibilizada, com velocidade de cópia/impressão de 50PPM (Módulo A);
• Por unidade de Impressora Multifuncional Monocromática disponibilizada, com velocidade de cópia/impressão de 20 PPM (Módulo B);
• Por unidade de cópias/impressões realizadas, em formato A4/Carta e Ofício II, monocromática;
• Por unidade de cópias/impressões realizadas, em formato A4/Carta e Ofício II, colorida;
• Por unidade do Posto de trabalho de operador de fotocopiadora.
• Por unidade do Posto de trabalho de supervisor.
• Por máscara fornecida.
IMR – Instrumento de Medição de Resultados
4.21. A FISCALIZAÇÃO atuará em consonância com o Acordo de Níveis de Serviço, especificado no Termo de Referência - TR.
4.22. Todas as ocorrências de descumprimento de obrigações da CONTRATADA serão objeto de registro pela FISCALIZAÇÃO.
4.23. A cada ocorrência será atribuída uma nota, de acordo com sua gravidade, conforme discriminado em tabela de Indicadores de Níveis de Serviço que constará no TR.
4.24. Mensalmente, a FISCALIZAÇÃO avaliará o nível de atendimento dos serviços prestados, mediante a relação da soma dos pontos obtidos e de índices estabelecidos no TR, o que resultará na Avaliação Mensal [AVALIAÇÃO MENSAL (AM) = 10 – ( ∑ PONTOS PERDIDOS]
4.25. A Avaliação Mensal ensejará o pagamento integral da fatura ou com glosa dos percentuais relacionados em tabela constante do TR pelo inadimplemento do indicador de nível de serviço.
Distribuição e características mínimas dos equipamentos
4.26. Os serviços de produção de documentos serão executados e distribuídos em 2 (dois) módulos (A e B).
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
4.27. Os serviços de produção de documentos do módulo “A” serão executados por uma Central de Atendimento, atualmente localizada no Mezanino do Bloco A do Edifício Sede do TST, cedido pelo CONTRATANTE para essa finalidade, com fornecimento de operadores, materiais de consumo, insumos, inclusive papel, para uso nos equipamentos.
4.28. Os serviços de produção de documentos do módulo “B” referem-se a 04 (quatro) equipamentos para instalação em 4 unidades administrativas do TST, incluindo materiais de consumo, insumos e papel.
4.29. A compatibilidade com as instalações elétricas, de rede lógica e capacidade de carga do piso dos equipamentos a serem disponibilizados deverá ser verificada pelas empresas interessadas, durante a vistoria prévia.
4.30. O CONTRATANTE não promoverá nenhuma alteração em suas redes em função das necessidades da CONTRATADA.
4.31. As licitantes poderão realizar vistoria prévia, não obrigatória, para verificação das instalações do TST, agendando-a por meio dos telefones (00) 0000-0000 (Xxxxx) ou 3043-3854 (Xxxx), a qual poderá ser realizada até 01 (um) dia útil antes da data do pregão.
4.32. Não serão realizadas vistorias prévias no dia da realização do pregão.
4.33. Os equipamentos propostos pelas licitantes para compor a infraestrutura de impressão deverão ser especificados nos moldes da tabela abaixo, que apresenta exemplo de ordem de apresentação mínima dos requisitos, a fim de facilitar a avaliação das propostas pela CPL:
Tabela com especificações mínimas dos equipamentos
Descrição | MÓDULO A | |
Multifuncional Monocromática | Multifuncional Colorida | |
Quantidade | 01 (uma) | 01 (uma) |
Tecnologia de Impressão | Laser ou LED Monocromático | Laser ou LED Colorido |
Funcionalidades | Impressão, cópia e digitalização | Impressão, cópia e digitalização |
Velocidade de impressão e cópia | 95 PPM em A4 ou Carta 75 gr/m2, modo PB, lado simples | 50 PPM em A4 ou Carta 75 gr/m2, modo PB e Colorido, lado simples |
Velocidade de digitalização | 95 PPM em A4 ou Carta 75 gr/m2, modo PB e Colorido, lado simples | 50 PPM em A4 ou Carta 75 gr/m2, modo PB e Colorido, lado simples |
Frente-e-verso (duplex) automático | Sim, para impressão, cópia e digitalização | Sim, para impressão, cópia e digitalização |
Resolução de Cópia | 600x600 dpi | 600x600 dpi |
Resolução de Impressão | 600x600 dpi | 0000x0000 dpi |
Resolução de Digitalização, sem interpolação | 600x600 dpi | 600x600 dpi |
Ampliação e Redução (Zoom) | 25 a 400% | 25 a 400% |
Alimentador automático de originais frente-e-verso | 200 folhas | 100 folhas |
Bandeja(s) de armazenamento de papeis | 2.000 folhas, em pelo menos 03 bandejas | 1.100 folhas, em pelo menos 02 bandejas |
Formatos de papel suportados | A3, A4, A5, Oficio e Carta | A3, SRA3, A4, A5, Oficio e Carta |
Faixa de gramatura do papel | 75 a 180 g/m² | 75 a 180 g/m² |
Compatibilidade com Sistemas Operacionais | Windows 7/8/10, 32 e 64 bits e Linux | Windows 7/8/10, 32 e 64 bits e Linux |
Painel de controle de toque (touchscreen) com tela em português | Xxx | Xxx |
Gerenciamento remoto via browser, através de protocolo TCP/IP | Sim | Sim |
Contadores separados de páginas coloridas e monocromáticas | - | Sim |
Gabinete ou base para colocação do equipamento sobre o piso. | Sim | Sim |
Módulo de acabamento | Grampeador automático multiposicional com capacidade para grampear jogos de 100 folhas A4 75 gr/m2 | Grampeador automático multiposicional com capacidade para grampear jogos de 50 folhas A4 75 gr/m3 |
Características de digitalização | Digitalização via rede com interface padrão TWAIN ou com recursos do próprio scanner (scan-to-folder, scan-to- email, etc) para múltiplas destinações (USB, pasta na rede, servidores SMTP/FTP), nos modos texto, texto/foto e foto. | Digitalização via rede com interface padrão TWAIN ou com recursos do próprio scanner (scan-to-folder, scan-to- email, etc) para múltiplas destinações (USB, pasta na rede, servidores SMTP/FTP), nos modos texto, texto/foto e foto. |
Características dos trabalhos de impressão | Impressão de alto volume, em janelas curtas de tempo, de documentos monocromáticos, com taxa de cobertura média de 6% | Impressão de apostila, relatórios e livretos com aproximadamente 70% do volume de cópia/impressão policromática produzidas em papel couchê (considerado papel especial e a ser fornecido pelo Contratante), em sua maioria frente-e-verso, gramatura de 75 a 180g/m2, formato A4, A3 e SRA3 e área de cobertura estimada em 80% da página, com alta variação de cor como fotos, chapados e chapados reticulados |
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
Tabela 2 - Especificações mínimas dos equipamentos do MÓDULO “B”
224323Descrição | MÓDULO B |
Multifuncional Monocromática | |
Quantidade | 04 (quatro) |
Tecnologia de Impressão | Laser ou LED Monocromática |
Funcionalidades | Impressão, cópia e digitalização |
Velocidade de impressão e cópia | 20 PPM em A4 ou Carta 75 gr/m2, modo PB, lado simples |
Velocidade de digitalização | 20 PPM em A4 ou Carta 75 gr/m2, modo PB e Colorido, lado simples |
Frente-e-verso (duplex) automático | Sim, para impressão, cópia e digitalização |
Resolução de Cópia | 600x600 dpi |
Resolução de Impressão | 600x600 dpi |
Resolução de Digitalização, sem interpolação | 600x600 dpi |
Ampliação e Redução (Zoom) | 25 a 400% |
Alimentador automático de originais frente-e-verso | 100 folhas |
Bandeja(s) de armazenamento de papeis | 1.500 folhas, em pelo menos 03 bandejas |
Capacidade de saída de papéis | 250 folhas |
Formatos de papel suportados | X0, X0, X0, Xxxxxx e Carta |
Faixa de gramatura do papel | 75 a 180 g/m² |
Compatibilidade com Sistemas Operacionais | Windows 7/8/10, 32 e 64 bits e Linux |
Painel de controle de toque (touchscreen) com tela em português | Sim |
Gerenciamento remoto via browser, através de protocolo TCP/IP | Sim |
Gabinete ou base, para colocação do equipamento sobre o piso. | Sim |
Características de digitalização | Digitalização via rede com interface padrão TWAIN ou com recursos do próprio scanner (scan-to-folder, scan-to- email, etc) para múltiplas destinações (USB, pasta na rede, servidores SMTP/FTP), nos modos texto, texto/foto e foto. |
Características dos trabalhos de impressão | Impressão de documentos de escritório |
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
Postos de trabalho
4.34. Para o atendimento e execução dos serviços, a CONTRATADA deverá dispor de mão de obra própria especializada, sendo 2 (dois) operadores de fotocopiadora, um no horário de 07:00 as 13:00 e outro de 13:00 as 19:00; e 1 (um) supervisor no horário de 09:00 as 18:00, e deverá considerar a prestação dos serviços na Central de Atendimento, bem como suprir a necessidade de deslocamentos para atendimento às máquinas do módulo B.
4.35. A distribuição dos postos e prestadores poderá sofrer alterações para adequação à demanda, observando o limite de carga horária e a composição dos custos de cada posto, de forma a não alterar o preço mensal contratado.
4.36. Sem prejuízo das atividades, o CONTRATANTE poderá alterar os horários de funcionamento dos postos de trabalho bastando notificar a CONTRATADA com antecedência mínima de três dias.
4.37. É vedado aos funcionários da CONTRATADA montagem e desmontagem de autos de processo, livros, apostilas ou outros documentos, bem assim a extração de grampos de documentos ou recomposição de documentos danificados (com fitas, colas ou outros materiais), sendo que todas as laudas devem ser entregues pelo requisitante em condições reprodução ou digitalização, sem a necessidade dessas operações.
• ATRIBUIÇÕES DO SUPERVISOR.
o Responder pela supervisão administrativa e técnica dos empregados da contratada, equipamentos, acessórios, “consumíveis” e suprimentos.
o Responder por todos os serviços executados e em execução.
o Responder pelo cumprimento dos prazos estabelecidos nas ordens de serviço.
o Responder pelo controle de pessoal da CONTRATADA.
o Instruir os servidores do CONTRATANTE que necessitem utilizar as máquinas da Central de Atendimento e do módulo “B”, sempre que se tratar de operações envolvendo documentos sigilosos ou que, em razão das dimensões e do material componente, possam ser de difícil manuseio.
o Dar suporte técnico aos usuários dos equipamentos do módulo “B”.
o Ser pontual e apresentar-se devidamente uniformizado.
o Evitar confronto, de qualquer natureza, entre os profissionais alocados nos postos de atendimento e servidores, outros prestadores de serviço, estagiários ou visitantes do Tribunal, buscando, em caso de dúvida, esclarecimento e orientações com a FISCALIZAÇÃO do CONTRATANTE.
o Não abordar ou permitir que os prestadores de serviço da CONTRATADA abordem autoridades ou servidores para tratar de assuntos particulares, de serviço ou atinentes ao contrato, exceto a membro da comissão de FISCALIZAÇÃO.
o Não permitir que profissionais da CONTRATADA entrem ou saiam das dependências do CONTRATANTE por locais que não aqueles previamente determinados, somente permitindo a passagem ou permanência desses funcionários em áreas reservadas em caso de emergências, ou quando devidamente autorizados.
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
o Levantar e apresentar, mensalmente, o número de cópias efetivamente produzidas para fins de faturamento.
o Prestar apoio aos operadores, inclusive realizando suas atribuições, quando se fizer necessário.
o Realizar outras atividades de mesma natureza profissional e grau de complexidade.
• ATRIBUIÇÕES DOS OPERADORES.
o Operar máquinas fotocopiadoras/digitalizadoras.
o Fotocopiar os documentos encaminhados para a Central de Atendimento, observando todos os recursos e cuidados necessários para o manuseio das máquinas fotocopiadoras.
o Receber os documentos encaminhados para a Central de Atendimento, providenciando a impressão, cópia, digitalização ou outra destinação requerida para o documento.
o Digitalizar os documentos encaminhados, salvando-os em meio próprio, conforme solicitação.
o Executar as encadernações com espiral ou grampo solicitadas.
o Zelar pelo cumprimento dos prazos estabelecidos nas ordens de serviço ou outros documentos que contenham requisições de serviços.
o Acompanhar diariamente o funcionamento dos equipamentos da CONTRATADA, procedendo ao controle dos acessórios, “consumíveis” e suprimentos empregados no maquinário e mantendo o Supervisor informado da necessidade de reposição de estoque, de troca dos insumos, da qualidade dos materiais utilizados e de outras constatações que possam interferir na continuidade da execução contratual.
o Dar suporte técnico aos usuários dos equipamentos do módulo “B”.
o Ser pontual e apresentar-se devidamente uniformizado.
o Comunicar imediatamente ao Supervisor qualquer anormalidade verificada, inclusive de ordem funcional, para que sejam tomadas todas as medidas de regularização necessárias, solicitando intervenção imediata da FISCALIZAÇÃO do contrato caso não providenciada a resolução do problema pelo Supervisor.
o Cumprir rigorosamente os procedimentos estabelecidos nas normas e rotinas atribuídas aos serviços de reprografia, bem como os regulamentos e normas específicas do Tribunal Superior do Trabalho.
o Realizar outras atividades de mesma natureza profissional e grau de complexidade, compatíveis com as demais cláusulas deste Termo de Referência.
o Zelar pela distinção, integridade e sigilo dos documentos digitais e/ou originais impressos entregues para a reprodução.
o É vedado aos funcionários da CONTRATADA montagem e desmontagem de autos de processo, livros, apostilas ou outros documentos, bem assim a extração de grampos de documentos ou recomposição de documentos danificados (com
fitas, colas ou outros materiais), sendo que todas as laudas devem ser entregues pelo requisitante em condições reprodução ou digitalização, sem a necessidade dessas operações.
• REQUISITOS BÁSICOS DOS EMPREGADOS.
o Apresentar CERTIFICADO de conclusão de ensino médio.
o Conhecimentos de informática, relativos ao ambiente Windows.(Word, Excel) e CorelDRAW
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
5. Relação entre a demanda prevista e a quantidade de cada item
Histórico contrato atual
5.1. Para estimar as quantidades de cópias e digitalizações que serão demandadas, bem como a quantidade de máquinas e postos de trabalho necessários para a realização dos serviços, foi considerado o histórico de produção do contrato atual.
5.2. O contrato PE-046/2015, em execução para a prestação dos serviços de processamento de documentos, objeto deste estudo, foi iniciado em 11/9/2015, com a disponibilização:
a) Para a Central de Atendimento (reprografia) – Módulo A:
• de 2 impressoras monocromáticas, com capacidade de 100 ppm;
• de 1 impressora monocromática, com capacidade de 75 ppm (no início do contrato eram 2 impressoras);
• de 2 impressoras policromáticas, com capacidade de 50 ppm.
b) Para (onze) unidades do TST - Módulo B:
• de 11 impressoras monocromáticas, com capacidade de 20 ppm.
c) De 05 (cinco) Postos de trabalho: 04 (quatro) Operadores e 1 (um) Supervisor.
5.3. Durante a execução do contrato, em razão de adequação à efetiva demanda, foi reduzida a quantidade de equipamentos e de postos de trabalho. Atualmente, o contrato PE-046/2015 disponibiliza:
a) Para a Central de Atendimento (reprografia) – Módulo A:
• de 2 impressoras monocromáticas, com capacidade de 100 ppm;
• de 1 impressora monocromática, com capacidade de 75 ppm (no início foram 2 impressoras);
• de 2 impressoras policromáticas, com capacidade de 50 ppm.
b) Para (onze) unidades do TST - Módulo B:
• de 11 impressoras monocromáticas, com capacidade de 20 ppm.
c) De 03 (três) Postos de trabalho: 02 (quatro) Operadores e 1 (um) Supervisor.
5.4. A demanda média mensal do módulo “A”, no período de janeiro/2019 a dezembro/2019, foi de 53.756 (cinquenta e três mil setecentos cinquenta e seis) impressões e cópias monocromáticas, 24.283 (vinte e quatro mil duzentos oitenta e três) impressões/cópias coloridas e 8.828 (oito mil oitocentos vinte e oito) digitalizações.
5.5. A demanda média mensal do módulo “B”, no período de janeiro/2019 a dezembro/2019, referente a 4 (quatro) equipamentos instalados em 4 unidades administrativas do TST, foi de 6.561 (seis mil quinhentos sessenta e uma)
impressões/cópias monocromáticas mês, incluindo materiais de consumo, insumos e papel.
5.6. O valor atual total estimado do PE-046/2015 é de R$ 852.949,68. O valor mensal estimado é de R$ 71.079,14, sendo deste R$ 54.071,56, referente ao valor mensal estimado dos serviços por produção de cópias/digitalizações e R$ 17.007,58, referente ao valor mensal dos serviços por postos de trabalho.
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
5.7. No Contrato PE-046/2015, o valor mensal estimado dos serviços por produção de cópias/digitalizações (R$ 54.071,56) é resultado da multiplicação da previsão da produção pelo custo unitário proposto pela proponente, qual seja:
• estimativa mensal de 160.000 cópias monocromáticas x R$0,15=R$ 24.017,83;
• estimativa mensal de 60.000 cópias policromáticas x R$0,49=R$ 29.634,32; e
• estimativa mensal de 12.000 digitalizações x R$0,03 = 419,41.
5.8. Para formação da proposta do custo unitário das cópias/impressões a proponente, além da produção estimada mensal informada, considerou os custos dos equipamentos, o fornecimento dos insumos, inclusive papel, programas e aplicativos de informática, assistência e suporte técnico.
5.9. Já o valor mensal dos serviços por postos de trabalho do Contrato PE-046/2015 foi calculado por meio de planilha de custos e formação de preços, conforme modelo da Instrução Normativa nº 05/2017 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão - MPOG, considerando a prestação de serviços em 2 postos de trabalho de operador de fotocopiadora (no início eram 4 postos) e em 1 posto de trabalho de supervisor.
5.10. De acordo com levantamento do histórico do Contrato PE-046/2015, demonstrado logo abaixo, de janeiro/2015 a dezembro/2019, verificou-se que a produção efetiva de cópias no contrato ficou sempre abaixo das quantidades estimadas. Observou-se, ainda, que em 2019 houve uma redução acentuada na produção de cópias monocromáticas e policromáticas, aproximadamente 60%, e na produção de digitalizações, aproximadamente 25%.
5.11. Para a nova contratação foi necessária uma reavaliação das estimativas de quantidade de cópias e páginas a serem impressas, da quantidade de impressoras necessárias ou de sua melhor distribuição, tendo em vista a nova realidade do TST em termos de impressão, cópias e digitalização, sobretudo em razão das melhorias tecnológicas e da consolidação do sistema de processo eletrônico – PJE.
Novas estimativas de produção
5.12. Assim, considerando especialmente a média de produção em 2019, verificou-se pela necessidade de adequação das quantidades estimadas de cópias/impressões e de digitalizações para a nova contratação, uma vez que houve uma redução em torno de
60% para as cópias monocromáticas e policromáticas, e de 25% para as digitalizações, assim como haverá redução na quantidade de equipamentos do Módulo “X” xx 00 (xxxx) para 4 (quatro) impressoras, e do Módulo “A” de 5 (cinco) para 2 (duas) impressoras.
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
5.13. Com essas adequações, considerando a média da produção em 2019 (Módulo B apenas de 4 unidades), encontramos as estimativas para nova contratação, conforme quadro abaixo:
IMPRESSORAS / QUANTIDADE | REALIZADA PRODUÇÃO MENSAL (MÉDIA 2019) | ||
CÓPIAS/IMPRESSÃO MÓDULO A - PRETO / BRANCO | 04 MÁQUINAS | 47196 | 53756 |
CÓPIAS/IMPRESSÃO MÓDULO B - PRETO / BRANCO | 04 MÁQUINAS | 6561 | |
CÓPIAS/IMPRESSÃO MÓDULO A - COLORIDA | 02 MÁQUINAS | 24283 | |
CÓPIAS/IMPRESSÃO MÓDULO A - DIGITALIZAÇÕES | TODAS MÁQUINAS | 8828 |
Quantidade de impressoras
5.14. Do exame da quantidade de impressoras necessárias para a prestação dos serviços na nova contratação, em relação às impressoras do Módulo B (11 impressoras monocromáticas, com capacidade de 20 cópias por minuto), instaladas em diversas unidades do TST, verificou-se que se diferenciam das impressoras do TST em grande medida pela capacidade de cópias em Papel A3, de maneira que a maioria das demandas pode ser atendida na Central de Atendimento – Módulo A – Reprografia, e as demais cópias e digitalizações poderão ser atendidas por impressoras próprias do TST.
5.15. Além disso, em face da necessidade de adequação orçamentária à nova realidade imposta pela Emenda Constitucional nº 95/2016, que instituiu novo regime fiscal para a Administração Pública, com severos cortes no orçamento do Tribunal para este e para os próximos exercícios, a Administração do TST autorizou a exclusão das impressoras do Módulo “B” alocadas na SEA, SEAUD, SCAUD/CSJT, CGEDM, CDOC, CSEG e no GDGSET, mantendo-se apenas 04 (quatro) equipamentos, alocados na Presidência, na Vice-presidência, na Enamat e na Secretaria Geral Judiciária.
5.16. Da análise da quantidade de impressoras necessárias para a prestação dos serviços na nova contratação, em relação às impressoras do Módulo A (2 impressoras monocromáticas, com capacidade de 100 cópias por minuto; 1 impressora monocromática, com capacidade de 75 cópias por minuto; e, 2 impressoras policromáticas, com capacidade de 50 cópias por minuto), instaladas na Central de Atendimento - Reprografia, verificou-se que, em razão da diminuição das demandas de cópias monocromáticas/policromáticas, a produção poderá ser efetuada com 1 impressora monocromática, com capacidade de 95 cópias por minuto; e, 1 impressora policromática, com capacidade de 50 cópias por minuto.
5.17. Assim, a nova contratação deve disponibilizar:
a) Para a Central de Atendimento (Reprografia) – Módulo A:
• de 1 impressora monocromáticas com capacidade de 95 ppm;
• de 1 impressora policromática, com capacidade de 50 ppm.
b) Para 04 (quatro) unidades do TST - Módulo B:
• de 4 impressoras monocromáticas, com capacidade de 20 ppm.
Quantidade de postos de trabalho
5.18. Já em relação ao dimensionamento dos postos de trabalho necessários, em que pese à diminuição da estimativa de produção de cópias e digitalizações indicada acima, em razão dos serviços serem realizados diariamente das 7 horas às 19 horas, verificou-se adequada à quantidade do contrato atual, qual seja: 2 operadores de fotocopiadora e 1 supervisor.
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
6. Levantamento de mercado
6.1. Para subsidiar o estudo, foram analisados contratos similares em execução no STF (Contrato nº 44/2015), no STJ (Contrato nº 26447/2015), na Câmara Federal (Contrato nº 2018/124) e no TCU (Contrato nº 12/2017), com o objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam às necessidades da Administração.
6.2. Os serviços de cópias e digitalizações realizados nestes órgãos são semelhantes aos efetuados no TST, diferenciando-se em grande medida pela quantidade e qualidade dos equipamentos utilizados, que se ajustam às necessidades específicas de cada órgão.
6.3. Observou-se que, no contrato do STF, os serviços são faturados semelhantes ao TST, ocorrendo o pagamento de acordo com a produção mensal de cópias/impressões multiplicada pelos respectivos valores unitários. No entanto, não há cobrança das digitalizações.
6.4. Já nas contratações do STJ, da Câmara e do TCU, os serviços são faturados considerando valores fixos pela disponibilização dos equipamentos, somados ao valor unitário, multiplicados pela produção de cópias. Apenas no caso do STJ as digitalizações são faturadas, além do fornecimento de postos de trabalho.
6.5. Além dessas contratações, ainda se verificou que, em 14/6/2016, foi publicada a Portaria MP/STI nº 20, na qual, como anexo, consta documento de Boas práticas, Orientações e Vedações, com força normativa legal no âmbito do Executivo Federal, intitulado de “Boas Práticas, Orientações e Vedações para a Contratação de Serviços de Outsourcing de Impressão”, que recomenda:
• aos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP), no que tange ao atendimento às demandas de serviços de impressão e digitalização, a contratação preferencial de serviços de outsourcing de impressão na modalidade franquia de páginas mais excedente, no lugar de aquisição ou locação de equipamentos de impressão e digitalização.
6.6. Verifica-se que a metodologia recomendada na Portaria busca melhoria no atendimento das necessidades da Administração no que se refere à economicidade, uma vez que na modalidade de contratação sem franquia, o valor da página impressa cobrada pelo fornecedor dos serviços tem imbuído em si todos os riscos de um quantitativo menor de cópias/páginas impressas que possa ocorrer durante a vigência do contrato, podendo por isso, a proponente superestimar seus preços na proposta.
Justificativa da escolha do tipo de solução a contratar
6.7. De acordo com os resultados obtidos nas contratações anteriores, além do cenário atual de incertezas em decorrência da pandemia do Coronavírus, verifica-se certa instabilidade na evolução da quantidade produzida de cópias/impressões, não se podendo definir com algum grau de certeza uma estimativa de produção confiável, o que pode levar a uma contratação superestimada ou se mostrar pouco atrativa aos proponentes.
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
6.8. Isto posto, considerando as metodologias de faturamento analisadas, sem prejuízo dos ajustes necessários nas estimativas de produção e na quantidade de equipamentos, observa-se mais adequada, no momento, a metodologia de faturamento utilizada pelo Superior Tribunal de Justiça - STJ, Câmara Federal e Tribunal de Contas da União - TCU, na qual são pagos ao contratado valores mensais fixos pela disponibilização dos equipamentos, somados aos valores por unidade de cópias, somados ainda ao valor correspondente aos custos dos postos de trabalho, com avaliação de qualidade com instrumento de medição de resultados (IMR). A exemplo do Supremo Tribunal Federal - STF, Câmara Federal e Tribunal de Contas da União - TCU, a produção das digitalizações não serão consideradas para efeito de faturamento, uma vez que já há pagamento à contratada pelas máquinas disponibilizadas e para os postos de trabalho fornecidos. Não há consumo de insumos para a digitalização de documentos, salvo a energia elétrica já custeada pelo TST.
6.9. Além disso, em consonância com a Portaria MP/STI nº 20, de 14/6/2016, verificou- se que a contratação com pagamento de valores mensais fixos pela disponibilização dos equipamentos, somado ao valor por produção de cópias e digitalizações produzidas, somado ao valor correspondente aos custos dos postos de trabalho, se mostra economicamente mais viável e de fácil gestão.
Estimativa preliminar dos preços
6.10. Para efeito de estimativa preliminar, consideramos como parâmetro o valor do atual contrato do TST, ajustado às reduções de estimativas de produção e de equipamentos, resultou n o valor mensal estimado de R$ 29.031,87, e anual estimado de R$ 350.387,99, conforme planilha anexa.
7. Descrição da Solução como um todo
7.1. Ao transferir essas atividades para prestadores de serviços, o TST racionaliza sua força de trabalho de acordo com sua missão institucional, seu planejamento estratégico e as novas diretrizes do Poder Judiciário, citamos, dentre outras:
• Melhorar o aproveitamento dos Recursos Humanos;
• Aprimorar e dar celeridade na prestação jurisdicional;
• Assegurar a infraestrutura apropriada às atividades fins;
• Desenvolver competências essenciais dos servidores;
• Fortalecer a imagem institucional perante a sociedade;
• Otimizar os processos de trabalho;
8. Parcelamento/Agrupamento de itens
8.1. Considerando a natureza do objeto é inviável o parcelamento em itens.
9. Contratações correlatas ou interdependentes
Nº do Processo | Contrato | Objeto |
500.239/2015-9 | PE- 046/2015 | Prestação de serviços de processamento de documentos nas dependências do Tribunal Superior do Trabalho |
504.269/2009-9 | PE- 048/2010 | Prestação de serviços de processamento de documentos nas dependências do Tribunal Superior do Trabalho |
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
10. Providências para adequação do ambiente do órgão
10.1. Não haverá necessidade de adequação no ambiente, uma vez que o TST já possui infraestrutura física e tecnológica para prestação dos serviços descritos neste ETP.
11. Vigência
11.1. Propõe-se a contratação por 12 (doze) meses, podendo haver novas prorrogações por iguais e sucessivos períodos, até o limite de 60 (sessenta meses) contados da assinatura do contrato, conforme prevê o inc. II do art. 57 da Lei nº 8.666/93.
11.2. Ressalta-se que, embora a contratação com vigência de 36 meses seja utilizada pelo STJ, e de 48 meses pelo TCU e Câmara Federal, entende-se que, por prudência a vigência desta contratação deva ser de 12 meses, em especial por ser a primeira contratação destes serviços nesta modalidade de faturamento.
11.3. Ressalta-se que mesmo com vigência maior, seria necessária avaliação da qualidade dos serviços prestados, a comprovação da compatibilidade dos preços conforme o mercado, bem como a existência, em cada ano, de dotação orçamentária para suportar as despesas dele decorrentes, o que já é feito nas prorrogações dos contratos com vigência de 12 meses.
12. Declaração da viabilidade ou não da contratação
12.1. Considerando que, devido à automação, informatização e virtualização dos feitos, os servidores do TST estão sendo deslocados para realizar atividades de maior complexidade.
12.2. Considerando que a implantação dos serviços processamento de documentos nas dependências do Tribunal Superior do Trabalho – TST está amparado na legislação vigente e coaduna com as diretrizes administrativas do TST, guardando alinhamento com sua missão institucional e seu planejamento estratégico, o que traduz num melhor aproveitamento de recursos humanos e financeiros;
12.3. Considerando a tendência moderna das grandes organizações que buscam a excelência da prática de gestão de pessoas, a exemplo dos Órgãos citados anteriormente e de outros contratos de terceirização desta Corte;
12.4. Considerando que este estudo apurou preliminarmente o valor mensal estimado de R$ 29.031,87, e anual estimado de R$ 350.387,99, estando em consonância com a previsão orçamentária para os serviços de processamento de documentos, conforme número SIGEO 151012020143422, e tendo em vista os dados informados no presente ETP, CONCLUI-SE, s.m.j., pela viabilidade da contratação em questão.
Este documento pode ser acessado no endereço eletrônico xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx sob código A503463190125F2X44
13. Análise de Riscos da Contratação
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX
Coordenadoria de Material e Logística – Assistente
Assinado de forma digital por XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX
DN: cn=XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX, o=CMLOG, ou=TST,
xxxxxxxxxxxxx.xxxxx@xxx.xxx.xx, c=BR
Dados: 2020.09.25 11:37:18 -03'00'
Brasília, 25 de setembro de 2020.
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX Assistente da Coordenadoria de Material e Logística | XXXXXXX XXXXX XX XXXXX Supervisor da Seção de Reprografia e Gráfica Assinado de forma digital por XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX:70105847100 |
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx DN: cn=XXXXXXX XXXXXX Coordenadora de Material e Logística HENRIQUES:70105847100, c=BR, o=ICP-Brasil, ou=Caixa Economica Federal Dados: 2020.09.25 11:16:46 -03'00' XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX Coordenadora de Material e Logística |