MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL PROCURADORIA DA REPÚBLICA EM MINAS GERAIS GABINETE DO PROCURADOR-CHEFE
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL PROCURADORIA DA REPÚBLICA EM MINAS GERAIS GABINETE DO PROCURADOR-CHEFE
PORTARIA PRMG Nº 107, DE 5 DE MAIO DE 2009.
Dispõe sobre a gestão, o acompanhamento da execução e a fiscalização dos contratos celebrados no âmbito da PRMG.
O PROCURADOR-CHEFE DA PROCURADORIA DA REPÚBLICA EM MINAS
GERAIS, no uso das atribuições legais, Considerando o que dispõem os artigos 58, inciso III, da Lei n° 8.666/93 e Considerando a necessidade de aprimorar os procedimentos de gestão, acompanhamento da execução e fiscalização dos contratos, convênios, acordos, ajustes ou outros instrumentos hábeis, relativos ao fornecimento de produtos ou serviços, no âmbito desta UNIDADE, resolve:
Art. 1º - Os contratos administrativos de que trata a Lei nº 8.666/93, ou instrumentos hábeis a substituí-los,nos termos do art. 62 da mesma, bem como as alterações posteriores e as demais cominações legais pertinentes, serão acompanhados, controlados e fiscalizados por servidores, COMISSÕES ou SETORES previamente designados pela autoridade competente, na forma prevista pelo artigo 67 da referida Lei e pelo artigo 6º do Decreto nº 2.271/1997, bem como de acordo com as orientações previstas nesta Portaria, os quais serão denominados Gestor de Contrato, Supervisor Documental e Fiscal de Contrato.
§ 1º - A designação do Gestor de Contrato, do Supervisor Documental e do Fiscal de Contrato, bem como de seus substitutos eventuais será formalizada por Portaria do Procurador- Chefe, nos casos em que não houver designação no próprio instrumento contratual.
§ 2º - O substituto eventual assumirá as responsabilidades do titular quando da ausência legal deste ou até que seja definido um novo titular.
Art. 2º - Aplicam-se as disposições desta Portaria, no que couber, aos convênios, ajustes e outros instrumentos congêneres celebrados pela PROCURADORIA DA REPÚBLICA EM MINAS GERAIS.
Art. 3° - Para fins do disposto nesta Portaria, entende-se:
I. Fiscal de Contrato: servidor ou comissão responsável pelo acompanhamento e fiscalização da execução de contrato de forma a averiguar a regularidade da sua execução, verificando o cumprimento das cláusulas e condições nele pactuadas;
II. Gestor de Contrato: servidor, comissão ou setor responsável pelo gerenciamento do contrato, no que tange às suas formalidades legais;
III. Supervisor Documental: servidor, comissão ou setor responsável pela averiguação da regularidade documental e fiscal do contrato;
IV. Objeto do Contrato: corresponde à contraprestação pretendida pela Administração, prestada pela contratada, nos termos estabelecidos pelo próprio contrato ou instrumento que o substitua;
V. Relatório de Acompanhamento: é a declaração do resultado da fiscalização em documento específico, do qual devem constar todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato (Anexo I);
VI. Serviços Contínuos: são aqueles que, por sua natureza, não podem sofrer descontinuidade, sob pena de acarretar prejuízos ao bom andamento das atividades;
VII. Vigência do Contrato: é o período compreendido entre as datas inicial e final estipuladas no contrato; ou instrumento hábil a substituí-lo;
VIII. Preposto: é o representante da contratada perante a ADMINISTRAÇÃO, com indicação formalmente explícita no contrato ou por meio de expediente próprio, para a prática dos atos necessários ao regular cumprimento das obrigações contratuais e atendimento às recomendações da ADMINISTRAÇÃO na execução do contrato;
IX. Termo de Recebimento Provisório: é o termo circunstanciado, lavrado pelo Fiscal do Contrato, com numeração seqüencial por ele controlada, do qual deve constar a descrição das condições em que o objeto do contrato foi entregue pela contratada;
X. Termo de Recebimento Definitivo: é o termo a ser lavrado pelo Fiscal do Contrato, quando verificada a perfeita regularidade na entrega do objeto contratado, atestada motivadamente, após a comparação entre o objeto recebido e o especificado nas cláusulas contratuais.
Art. 4º - O Supervisor Documental auxiliará o Fiscal e o Gestor de Contrato no gerenciamento, acompanhamento e fiscalização dos contratos administrativos, competindo-lhe:
I. Analisar documentação comprobatória do cumprimento das obrigações e encargos trabalhistas e sociais, bem como documentos fiscais apresentados pela contratada;
II. Atestar a regularidade da documentação apresentada pela contratada;
Parágrafo Único - O Supervisor Documental deverá tomar todas as providências cabíveis para sanar qualquer irregularidade ocorrida relativamente aos itens sob sua análise, informando ao Fiscal e ao Gestor do Contrato para que esses tomem conhecimento dos fatos.
III. Verificar se no documento fiscal apresentado consta a discriminação dos percentuais referentes às retenções de tributos federais, art. 1º, §§ 5º e 6º, da IN SRF nº 480, de 15/12/2004, ou documento (original ou cópia autenticada) que comprove o direito da empresa de não submeter o valor constante de tal documento às retenções de tributos legalmente previstas, ou, ainda, declaração de isenção de tais retenções, na forma dos anexos II ou III da IN citada. Sendo a empresa optante pelo SIMPLES, deve constar do documento fiscal o respectivo termo de opção.
IV. Verificar se o documento fiscal apresentado contém discriminação da base de cálculo sobre a qual deverá incidir o percentual referente ao recolhimento para o INSS e a respectiva comprovação das eventuais despesas segregadas daquela base de cálculo prevista na IN/MPS/SRP nº 3, de 14/07/05.
V. Oficiar a empresa contratada quando houver necessidade de substituição ou apresentação de documentação (exceto nota fiscal/fatura), informando as irregularidades e solicitando os dados corretos a constar no documento, se for o caso;
VI. Informar, por escrito, à Divisão de Controle e Administração de Material e Patrimônio (DCAMP) a ocorrência de qualquer irregularidade relativamente aos itens sob sua competência, para que sejam tomadas as providências cabíveis, anexando, quando for o caso, documentação comprobatória;
VII. Observar o prazo de até 2 (dois) dias úteis para conferência dos documentos apresentados e encaminhamento dos mesmos à Coordenadoria de Administração, para que seja autorizado o pagamento com vistas a cumprir o prazo estabelecido no referido dispositivo.
Art. 5º - Compete ao Fiscal de Contrato:
I. Verificar se o documento fiscal apresentado contém:
a) discriminação do serviço ou do material e o valor cobrado;
b) local e período de prestação dos serviços;
c) data de emissão do documento;
d) dados da PROCURADORIA DA REPÚBLICA EM MINAS GERAIS;
e) natureza da operação, em conformidade com o objeto contratado;
f) dados cadastrais da empresa: nome, CNPJ e xxxxxxxxx xxxxxxxx.
II. Zelar pelo fiel cumprimento dos contratos sob sua responsabilidade;
III. Controlar as ocorrências relacionadas à freqüência dos funcionários, junto à empresa contratada, tais como: faltas, atrasos e reposições e confrontá-las com as informações da fatura e documentar em registro próprio;
IV. Verificar se o número de empregados alocados na prestação de serviços está de acordo com o contrato firmado, observando as referidas atribuições e salários;
V. Fiscalizar a boa aparência dos empregados, cobrando o uso diário do uniforme, quando for o caso, e de crachá de identificação;
VI. Verificar se a prestação de serviços, o fornecimento de produto e a execução de obras se desenvolvem de acordo com o contrato ou instrumento que o substitua, no que concerne a prazos, projetos, especificações, valores, condições da proposta da empresa e demais documentos presentes e essenciais à consecução do pretendido pela ADMINISTRAÇÃO;
Parágrafo Único – Oficiar a empresa no caso de alguma irregularidade, mantendo arquivo dos ofícios enviados.
VII. Controlar o emprego de materiais durante a execução dos serviços, principalmente quanto à quantidade e à qualidade destes, rejeitando os que estiverem em desacordo com o estabelecido no instrumento de contrato ou na proposta da contratada;
VIII. Realizar pesquisa de mercado com vistas à instauração de procedimento licitatório e/ou à repactuação dos contratos sob a sua responsabilidade;
IX. Receber, conferir e, caso esteja correta, atestar a nota fiscal/fatura para fins de pagamento, encaminhandoa juntamente com o Relatório de Acompanhamento (Anexo I) devidamente preenchido, ao Supervisor Documental para análise, no prazo de 1 (um) dia útil;
Parágrafo Único - Caso a nota fiscal/fatura seja fornecida antes do término do período da prestação dos serviços, o Fiscal do Contrato deverá encaminhar a nota fiscal/fatura no primeiro dia útil subseqüente ao término do período da prestação.
X. Solicitar à empresa contratada e manter atualizada a relação dos empregados contendo: nome, endereço, telefone, registro profissional nas entidades afins, quando for o caso, CPF, RG, data de ingresso na empresa contratada e no Órgão e posto de atuação;
XI. Manter cópia do termo contratual, de seus respectivos aditivos e de outros documentos que possam dirimir as dúvidas relativas ao cumprimento das obrigações das partes;
XII. Lavrar os Termos de Recebimento Provisório, mantendo controle numérico seqüencial dos mesmos;
XIII. Solicitar livro de ocorrências, que deverá estar assinado em conjunto com o preposto da empresa, se for o caso;
XIV. Realizar constante reavaliação do objeto contratado, propondo medidas para a redução dos gastos, bem como aquelas que visem à melhor racionalização dos serviços, inclusive quanto a real necessidade de sua manutenção;
XV. Receber, no que couber, provisória e definitivamente o objeto contratado, assinando os Termos de Recebimento Provisório e Definitivo, observando, criteriosamente, os artigos 73 a 76, e seus itens, alíneas e parágrafos, da Lei nº 8.666/1993;
XVI. Responder, por escrito e em até 5 (cinco) dias úteis, à consulta formulada pelo Gestor de Contrato sobre a viabilidade de prorrogações de contratos sob sua responsabilidade, acompanhada de justificativas relativas à eficiência da contratada, visando oferecer suporte legal à autoridade competente para tal prorrogação, observadas as disposições do § 2º do artigo 57 da Lei nº 8.666/1993;
XVII. Participar, quando solicitado, das reuniões de negociação de valores
contratuais;
XVIII. O Fiscal de Contrato deve se reportar preferencialmente à empresa contratada, sendo-lhe vedado exercer poder de mando sobre os empregados da mesma.
No entanto, lhe é facultado realizar diligências junto aos empregados para averiguar eventuais suspeitas de irregularidades;
XIX. Oficiar a empresa contratada quando houver necessidade de substituição de nota fiscal/fatura, informando os dados corretos a constar no documento.
XX. O Fiscal de Contrato deverá tomar as providências cabíveis para sanar a ocorrência de qualquer irregularidade relativa aos itens sob sua competência, informando, por escrito, ao Gestor de Contrato e ao Supervisor Documental, anexando, quando for o caso, documentação comprobatória.
Art. 6º - Compete ao Gestor de Contrato:
I. Fiscalizar as cláusulas referentes às obrigações contratuais;
II. Controlar as atividades exercidas pelo Supervisor Documental e pelo Fiscal do Contrato no âmbito do instrumento sob sua gestão, reportando à DCAMP toda e qualquer irregularidade, para que seja informada à Coordenadoria de Administração;
III. Elaborar, quando formalmente solicitado pela Coordenadoria de Administração, Atestado de Capacidade Técnica, submetendo-o ao Coordenador de Administração, que o assinará;
IV. Prestar informações ao chefe da DCAMP sobre a execução do contrato, encaminhando, sempre que solicitado, relatório de acompanhamento das obras ou serviços contratados;
V. Auxiliar o chefe da DCAMP, quando solicitado pela Coordenadoria de Administração, na criação de mecanismos de controle para assegurar à PROCURADORIA DA REPÚBLICA EM MINAS GERAIS a qualidade no fornecimento de materiais ou equipamentos e na execução dos serviços contratados;
VI. Controlar os prazos de vencimento dos contratos;
VII. Comunicar ao chefe da DCAMP, por escrito, o vencimento de contratos sob sua responsabilidade, com antecedência de 120 (cento e vinte) dias, para que este comunique à Coordenadoria de Administração;
VIII. Promover e instruir procedimento para reequilíbrio econômico-financeiro;
IX. Promover e instruir os procedimentos de repactuação, negociação e reajuste;
X. Promover e instruir procedimento para rescisão contratual;
XI. Promover e instruir procedimento para aplicação de penalidade;
XII. Elaborar e aperfeiçoar os contratos administrativos, com o auxílio do Supervisor Documental e do Fiscal de Contrato;
XIII. Encaminhar ao Fiscal de Contrato cópias do contrato e dos termos aditivos;
XIV. Informar, por escrito, à DCAMP, a ocorrência de qualquer irregularidade relativamente aos itens sob sua competência, para que sejam tomadas as providências cabíveis, anexando, quando for o caso, documentação comprobatória.
Art. 7º - O atraso no encaminhamento da nota fiscal/fatura, em função dos prazos estabelecidos nesta Portaria ou relativo ao pagamento, deverá ser devidamente justificado.
Parágrafo Único - Responderá pelas multas geradas devido ao atraso no atesto da nota fiscal/fatura e/ou na efetivação do pagamento aquele(s) que lhe(s) der(em) causa.
Art. 8º - Deverá constar do atesto em nota fiscal/fatura:
a) carimbo, com identificação do nome, cargo/função, matrícula do Fiscal de
Contrato;
b) assinatura;
c) data em que efetivamente se deu a conferência da prestação do serviço ou do
material;
d) recebimento provisório e/ou o definitivo, quando for o caso.
Parágrafo Único - O Fiscal de Contrato somente procederá ao atesto das notas fiscais/faturas após verificar a regularidade de todo o procedimento de execução do objeto contratado, podendo solicitar análise do Supervisor Documental e do Gestor de Contrato, sempre que julgar necessário.
Art. 9º - No caso de nota fiscal/fatura, caberá a devolução imediata à contratada, por parte do Fiscal de Contrato, na eventual existência de fator que impeça a efetivação do pagamento, informando as irregularidades ocorridas e solicitando a devida correção.
Art. 11 - Sempre que forem necessárias decisões e providências que ultrapassem a competência do Fiscal, do Supervisor Documental ou do Gestor de Contrato, estes deverão comunicar os fatos, em tempo hábil, ao chefe da DCAMP, que se reportará à Coordenadoria de Administração para a adoção das medidas cabíveis, sem, contudo, deixar de responder pelos prazos dispostos nesta Portaria.
Art. 12 - O Fiscal, o Supervisor Documental e o Gestor de Contrato respondem administrativamente pelo exercício irregular das atribuições a eles confiadas, previstas em lei.
Art. 13 - Compete privativamente ao Coordenador de Administração:
I. Notificar a empresa contratada para a resolução de falhas verificadas na execução do contrato, em função das cláusulas contratuais, estabelecendo prazo para resolução dos problemas;
II. Informar à Secretaria Estadual as pendências não solucionadas após executado os procedimento do item I, para que sejam tomadas as medidas cabíveis, como a abertura de
procedimento administrativo para aplicação de sanção, quando for o caso, expondo e comprovando os motivos.
Art. 14 - O Gestor de Contrato encaminhará ao Fiscal de Contrato e ao Supervisor Documental os documentos necessários ao fiel acompanhamento e fiscalização da execução dos serviços contratados, os quais serão, entre outros:
a) cópia do Edital e seus anexos;
b) cópia da Proposta da contratada;
c) cópia do Contrato devidamente assinado/Nota de Xxxxxxx;
d) cópia dos Termos Aditivos e seus anexos.
Art. 15 - O Gestor de Contrato consultará o Fiscal de Contrato sobre o interesse de se renovar a contratação, com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias do término da vigência, e, em caso positivo, consultará à Empresa Contratada.
Art. 16 - As situações não previstas nesta Portaria, inclusive as decorrentes de caso fortuito ou de força maior, serão resolvidas pela Secretaria Estadual, observada a legislação pertinente.
Art. 17 - Revoga-se as disposições em contrário.
Art. 18 – Esta Portaria entre em vigor na data de sua publicação.
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Este texto não substitui o publicado no BSMPF, Brasília, p. 114, 1ª quinzena maio 2009.
1) Houve interrupções dos serviços? ( ) Não ( ) Sim
Por quantos dias?
Qual a ocorrência?
2) Os empregados trabalharam uniformizados e/ou identificados? ( ) Não ( ) Sim A empresa foi oficiada? ( ) Não
( ) Sim, através do Ofício
3) Houve alguma ocorrência (atrasos, falta, férias, atestado, etc.) de prestadores de serviços sem a devida substituição?
( ) Não ( ) Sim
De quantos prestadores? Por quantos dias?
A empresa foi oficiada? ( ) Não
( ) Sim, através do Ofício
Foi documentado no livro de ocorrências junto à empresa? ( ) Não ( ) Sim Livro Folha(s)
Houve glosa da nota fiscal/fatura de acordo com as ocorrências? ( ) Não ( ) Sim
4) Houve fornecimento adequado do material? ( ) Não ( ) Sim Qual a ocorrência?
A empresa foi oficiada? ( ) Não
( ) Sim, através do Ofício
Foi documentado no livro de ocorrências junto à empresa? ( ) Não ( ) Sim Livro Folha(s)
Houve glosa da nota fiscal/fatura de acordo com as ocorrências? ( ) Não ( ) Sim
5) No caso de glosas: Qual o valor devido pelos serviços prestados no mês de referência?
Sendo assim, lavro este relatório.
, de de 200 .
Fiscal do Contrato Assinatura/Carimbo
Para preenchimento do Supervisor Documental
Declaro que os documentos foram devidamente conferidos e não existem pendências. Belo Horizonte, de de 200 .
Supervisor Documental Assinatura/Carimbo