PORTARIA CONJUNTA Nº 7, DE 8 DE FEVEREIRO DE 2023.
PORTARIA CONJUNTA Nº 7, DE 8 DE FEVEREIRO DE 2023.
Código de validação: 32510A9D34 PORTARIA-CONJUNTA - 72023
Concede o “Selo Unidade 100% Digital” e disciplina os procedimentos de restauração de autos físicos e solicitações de autos originais migrados pela empresa de digitalização e migração contratada.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO MARANHÃO e o CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DO MARANHÃO, no uso de suas
atribuições legais e
CONSIDERANDO a necessidade disciplinar os procedimentos de digitalização e de migração do acervo físico das unidades judiciais do Maranhão para o sistema PJe;
CONSIDERANDO a instituição do “Selo Unidade 100% Digital” pela Portaria-Conjunta nº 152019.
RESOLVEM:
Art.1º Conceder o “Selo Unidade 100% Digital” às unidades judiciárias que constam no Grupo A do Apêndice I por atingir a digitalização de 100% de seu acervo de processos físicos.
Art. 2º A digitalização e a migração dos acervos físicos das unidades judiciais do Maranhão deve ser integralmente finalizada até o dia 30/04/2023.
§1º As unidades judiciais com menos de 10 processos físicos na base de dados do sistema ThemisPG que constam no Grupo B do Apêndice I devem realizar a migração dos referidos processos por conta própria até o dia 10/03/2023.
§2º As unidades judiciais com menos de 50 processos físicos na base de dados do sistema ThemisPG que constam no Grupo C do Apêndice I devem realizar a migração dos referidos processos por conta própria até o dia 31/03/2023.
§3º As unidades judiciais com mais de 50 processos físicos e menos de 100 processos físicos na base de dados do sistema ThemisPG que constam no Grupo D do Apêndice I devem realizar a migração por conta própria dos referidos processos até o dia 30/04/2023.
§4º As unidades judiciais com mais de 100 processos físicos na base de dados do sistema ThemisPG que constam no Grupo E do Anexo I devem realizar a migração dos referidos processos por conta própria e com apoio da empresa de digitalização até o dia 30/04/2023, de acordo com o cronograma de envio de processos constante no Apêndice II desta portaria.
Art. 3º Os processos judiciais físicos não localizados pela unidade judicial até a data de publicação deste ato deverão ser objeto de procedimento de restauração de autos no Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe.
§1º A restauração de autos de processos físicos extraviados deverá tramitar por meio eletrônico, no Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe, e deverá ser determinada de ofício pelo Magistrado(a) por meio de decisão.
§2º A distribuição da restauração no sistema PJe será realizada pelo secretário judicial da unidade, como “ Novo Processo Incidental”, devendo serem juntadas as peças que a unidade judicial ainda detenha e a Ficha completa do processo a ser extraída do sistema ThemisPG.
§3º Distribuído o novo processo incidente de restauração de autos no sistema PJe, a unidade realizará a baixa do processo no sistema ThemisPG, com motivo de baixa: “Restauração de autos protocolada no Pje”, devendo informar na justificativa a numeração do eletrônico correspondente.
§4º Localizados os autos originais antes de julgada a restauração, a unidade judicial deverá migrar imediatamente os autos para o sistema Pje, e alterar o motivo da baixa no sistema Themis para “Por Virtualização”.
§5º Após a migração do processo localizado para o sistema PJe, a unidade judicial deve certificar esse fato no processo eletrônico DE RESTAURAÇÃO de autos, informando sua numeração, bem como realizar o arquivamento dos autos do processo eletrônico de restauração no PJe por meio de decisão judicial.
§6º Julgada a restauração, os respectivos autos eletrônicos valerão pelos originais e o
processo retomará seu curso normal, devendo a classe “RESTAURAÇÃO DE AUTOS” evoluir para a classe correspondente ao processo extraviado, lançando-se o movimento “Evolução da Classe Processual”, código 14739.
§7º Localizados os autos originais após julgada a restauração, o trâmite permanecerá no processo do PJe, cabendo à secretaria certificar nos autos eletrônicos (a localização do processo), bem como transferir as peças faltantes para o processo eletrônico.
Art. 4º Os processos judiciais físicos que constem no sistema Themis PG como remetidos e não devolvidos a órgãos externos por razões recursais ou declínio de competência por meio do movimento 123 ou entregues em carga ao “destinatário” por meio do movimento 493 até o dia 30/04/2023 serão baixados automaticamente pela Diretoria de Informática do TJMA no sistema ThemisPG por meio do movimento de código nº 246, com motivo de baixa: “Processo remetido p/ órgão externo e não devolvido”.
§1º Os processos judiciais físicos remetidos nas hipóteses previstas no caput que retornarem à unidade de origem deverão ser imediatamente migrados para o PJe pela própria unidade judicial no prazo máximo de 05 dias.
§2º Após realizada a migração para o Pje, a unidade judicial deve solicitar a alteração do motivo de arquivamento dos autos no Themis para baixa por virtualização à Diretoria de Informática do TJMA por meio de requisição no sistema Digidoc, com assunto: “ Troca de motivo de baixa do processo no ThemisPG”, informando a numeração única do processo.
Art. 5º A unidade judicial de origem deverá, sempre que possível, sanar eventuais irregularidades no processo de digitalização e de migração dos processos físicos realizados pela empresa contratada, com o objetivo de atender ao princípio da celeridade processual.
Art. 6º Os autos de processos físicos migrados pela empresa contratada serão encaminhados diretamente pela equipe multidisciplinar e setor de transporte do Tribunal de Justiça do Maranhão à Divisão de Acervo Judicial e Histórico do Arquivo do Tribunal de Justiça para que seja realizado o descarte nos termos das Resolução-GP nº 14, de 12 de março de 2013 e Portaria-Conjunta nº 262021, de 17 de dezembro de 2021.
§1º As partes poderão solicitar de forma fundamentada ao juiz a remessa dos autos físicos à unidade de origem para que seja realizada eventual retificação do
procedimento de migração para o PJe ou mesmo a retirada de documento original que conste nos referidos autos.
§2º Em caso de retirada de documento original, a secretaria judicial da unidade deverá realizar fotocópia do documento e juntá-lo aos autos físicos, mediante certidão.
§3º O processo de descarte dos processos físicos migrados para o PJe seguirá os parâmetros do Programa de Gestão Documental do TJMA estabelecido pela Resolução GP 14/2013 ou por ato normativo que o substituir.
Art. 7º A unidade judicial de origem que necessitar os autos originais deve solicitá-los por meio de requisição via DIGIDOC, com assunto “ Solicitação autos migrados (SOS)”, diretamente para a Divisão de Gestão e Controle Documental da Corregedoria Geral da Justiça.
§1º A Divisão de Gestão e Controle Documental da Corregedoria Geral da Justiça tem o prazo de 30 dias para disponibilizar os processos a contar da data de recebimento da requisição.
§2º A unidade de origem possui o prazo de 60 dias a contar da data de recebimento dos autos para realizar a devolução dos mesmos à Divisão de Gestão e Controle Documental da Corregedoria Geral da Justiça.
§3º A devolução dos autos deve ser cadastrada pela unidade de origem no DIGIDOC como requisição, tendo como assunto “Devolução autos migrados (SOS)”, devendo a unidade providenciar a remessa pessoalmente à Divisão de Gestão e Controle Documental da Corregedoria Geral da Justiça ou por meio dos Correios.
Art. 8º Os autos físicos migrados para o Pje pela unidade judicial por conta própria não devem ser encaminhados à Divisão de Gestão e Controle Documental da Corregedoria Geral da Justiça, devendo permanecer arquivados na unidade judicial até diretriz em contrário da Presidência do Tribunal de Justiça do Maranhão.
Art. 9º Os sistemas ThemisPG e Themis SG serão desativados e permanecerão apenas disponíveis para consulta a partir do dia 31/07/2023.
Art. 10. As disposições previstas na Portaria-Conjunta nº 142022 que não contrariarem o disposto nesta norma aplicam-se as demais comarcas do Maranhão.
Art. 11. Esta Portaria Conjunta entrará em vigor na data da sua publicação. Dê-se Ciência. Publique-se.
Palácio da Justiça "Clóvis Bevilácqua" do Estado do Maranhão, em São Luís.
PALÁCIO DA JUSTIÇA "CLÓVIS BEVILÁCQUA" DO ESTADO DO MARANHÃO, em
São Luís, 8 de fevereiro de 2023.
Desembargador XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX Presidente do Tribunal de Justiça
Matrícula 126599
Desembargador XXXX XX XXXXXXX XXXX SOBRINHO Corregedor-Geral da Justiça
Matrícula 140558
Documento assinado. SÃO LUÍS - TRIBUNAL DE JUSTIÇA, 08/02/2023 17:38 (XXXX XX XXXXXXX XXXX XXXXXXXX) Documento assinado. SÃO LUÍS - TRIBUNAL DE JUSTIÇA, 10/02/2023 10:42 (XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX)