CONTROLADORIA GERAL DO MUNICIPIO DE CARMO DA CACHOEIRA/MG
CONTROLADORIA GERAL DO MUNICIPIO DE CARMO DA CACHOEIRA/MG
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCT nº. 0004/2018
Estabelecer critérios e procedimentos básicos referentes à operacionalização da fiscalização dos contratos da Prefeitura Municipal de Carmo da Cachoeira.
Aprovação em: 20/09/2018
Ultima Atualização: 20/09/2018
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS RESPONSÁVEIS: Todos
ÓRGÃOS RESPONSÁVEIS: Todos
DA FINALIDADE
Cumpre esta Instrução Normativa, dentre outras finalidades, estabelecer critérios e procedimentos básicos referentes a fiscalização dos instrumentos contratuais celebrados pelo Município com a iniciativa privada ou entes públicos no âmbito da Prefeitura Municipal de Carmo da Cachoeira, dispondo sobre as rotinas de trabalho e procedimentos gerais a serem observados pelas diversas unidades da Estrutura Administrativa do Município.
DA ABRANGÊNCIA
Esta Instrução Normativa abrange todas as unidades da Estrutura Administrativa do Município.
DOS CONCEITOS
Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:
SCT: Sistema de Contratos;
CONTRATO: documento formal, previamente aprovado pelo órgão jurídico, contendo cláusulas obrigacionais entre a iniciativa privada ou
entes públicos, selecionados mediante processo de licitação ou de contratação direta para a execução de um objeto.
OBJETO DA CONTRATAÇÃO: a aquisição, a obra ou a prestação do serviço, suficientemente caracterizado.
GESTÃO DE CONTRATOS: Conjunto de atos e procedimentos voltados ao acompanhamento e fiscalização dos contratos administrativos, com vistas ao seu integral cumprimento e atendimento às necessidades da Secretaria requisitante.
ORDENADOR DE DESPESA OU GESTOR DE CONTRATO: autoridade
competente para produzir atos, distribuir decisões e execuções administrativas, autorizar despesas, assinar contratos, acordos, convênios e outros instrumentos congêneres, emitir e assinar ordem de pagamento e autorizar suprimento, observado as normas pertinentes à matéria.
FISCAL DO CONTRATO: servidor designado pelo Ordenador de Despesa para acompanhar a execução dos contratos firmados pelo ente público quanto aos aspectos físicos, operacionais e documentais, atendendo as exigências do art. 67 da Lei nº 8.666/93.
PREPOSTO DO CONTRATADO: pessoa designada pela contratada que irá representá-la. Pratica atos referentes ao contrato, em nome e com a autoridade do contratado, devendo ser por esse, expressamente designado na forma do art. 68 da Lei nº 8.666/93.
TERMO ADITIVO: instrumento que tenha como objetivo a modificação de contrato já celebrado, sendo que sua formalização deve obrigatoriamente ocorrer durante o período de vigência do instrumento de Contrato, vedada a alteração da natureza do objeto aprovado.
APOSTILAMENTO: é a anotação ou registro administrativo, que não altere as características do contrato, conforme art. 65, §8º da Lei nº 8666/93.
SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS – SRP: conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e/ou aquisição de bens para contratações futuras.
ATA DE REGISTRO DE PREÇOS: documento vinculativo, obrigacional, com características de compromisso para futura contratação, no qual se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a
serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas.
CONVÊNIOS: se refere a acordos firmados entre uma entidade da administração pública federal e uma entidade pública estadual, distrital ou municipal da administração direta ou indireta ou entidades particulares sem fins lucrativos, para realização de objetivos de interesse comum entre os participantes. Não são dotados de personalidade jurídica, pois dependem da vontade de cada um e não são vinculantes, ou seja, não levam a obrigações legais.
FISCALIZAR: envolve atos pontuais de observação, cuja finalidade é constatar e fazer cumprir as cláusulas previstas no contrato firmado pela Administração com terceiros, observando os aspectos técnicos mediante a confirmação de medições, certificação do cumprimento do pactuado por atesto de documento fiscal ou pela formulação de outros expedientes que discriminem a correta execução de todos os deveres pactuados pelas partes envolvidas.
DIFERENÇA ENTRE GESTAO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS: A gestão é o
serviço geral de gerenciamento de todos os contratos; a fiscalização é pontual.
DA BASE LEGAL
O fundamento jurídico desta instrução normativa encontra respaldo nos seguintes preceitos normativos:
Constituição Federal de 1988; Lei Federal nº. 8.666/1993;
Lei Federal nº. 10.520/2002;
Lei Complementar nº. 123/2006; Lei Complementar nº 147/2006;
Decreto Municipal nº 3.198/2005 (regulamenta o pregão); Decreto Municipal nº 7.417/2018 (regulamenta o pregão); Decreto Municipal nº 5.350/2013 (regulamenta o SRP); Demais legislações pertinentes ao assunto.
DO PERFIL DOS FISCAIS DE CONTRATOS
• Gozar de boa reputação ética e profissional;
• Possuir conhecimentos específicos do objeto a ser fiscalizado;
• Não estar, preferencialmente, respondendo a processo de sindicância ou processo administrativo disciplinar;
• Não possuir em seus registros funcionais punições em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera do governo municipal;
• Não haver sido responsabilizado por irregularidades junto ao Tribunal de Contas do Estado;
• Não haver sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administração Pública, capitulados no Título XI, Capítulo I, do Código Penal Brasileiro, na Lei 7.492/1986 e na Lei 8.429/1992.
DAS RESPONSABILIDADES
DA UNIDADE RESPONSÁVEL PELA INSTRUÇÃO NORMATIVA (SETOR DE CONTRATOS):
I - Promover a divulgação da Instrução Normativa, mantendo-a atualizada;
II - Orientar as unidades executoras (Secretarias Municipais) e supervisionar sua aplicação;
III – Quando necessário, promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável do Controle Interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão;
IV - Manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução Normativa;
V – Nomear servidor para exercer a função de fiscal e seu respectivo suplente, previamente, ou, no máximo, contemporânea ao início da vigência do contrato, até mesmo por uma razão evidente: o fiscal deve ter tempo suficiente para analisar o edital de licitação, a minuta do contrato, o objeto a ser executado e os demais documentos relacionados, antes mesmo do início da execução do contrato, e que não esteja envolvido diretamente com a obtenção e negociação das prestações de serviços e/ou fornecimentos, de acordo com as disposições do art. 67 da Lei n. 8.666/1993.
DOS FISCAIS DE CONTRATO:
I - Certificar que as condições estabelecidas em edital e na proposta vencedora estejam sendo cumpridas durante a execução do contrato, para que os objetivos da licitação sejam materialmente concretizados assim como para os contratos firmados de forma direta com a Administração;
II - Ler minuciosamente o contrato, termo de referência/projeto básico e seus anexos, conhecer seu objeto e anotar em registro próprio (diário) todas as ocorrências relacionadas à sua execução;
III – Acompanhar a execução do contrato de forma a orientar, fiscalizar, interditar, intervir e de aplicar as penalidades contratuais;
IV– Manter atualizada planilha de execução do contrato, acompanhando sua execução físico-financeira;
V - Esclarecer dúvidas do representante da Contratada que estiverem sob a sua alçada, encaminhando problemas que surgirem quando lhe faltar competência;
VI - Atestar a execução dos serviços ou entrega de bens realizando a medição dos mesmos;
VII - Relatar aos superiores as falhas detectadas cuja solução foge à sua alçada.
DOS PROCEDIMENTOS
DO SETOR DE CONTRATOS:
I – Emitir Portaria (Anexo I) designando o Fiscal do Contrato.
DOS FISCAIS DE CONTRATO:
I - manter cópia dos seguintes documentos, para que possa dirimir dúvidas originárias do cumprimento das obrigações assumidas pela Contratada:
a) termo contratual;
b) todos os aditivos, se existentes;
c) edital da licitação;
d) especificação técnica, projeto básico ou termo de referência;
e) proposta da Contratada;
f) relação de faturas recebidas e pagas;
g) toda correspondência com a Contratada.
II - Verificar se foi emitido empenho referente ao contrato, e se o extrato do contrato foi devidamente publicado;
III - Conferir se foi designado um preposto da empresa para atuar junto à administração;
IV - Apurar se o prazo de entrega, especificações e quantidades, ou a prestação de serviço, encontram-se de acordo com o estabelecido no instrumento contratual;
V – Manter arquivo completo e atualizado de toda a documentação pertinente aos trabalhos;
VI – Esclarecer ou solucionar incoerências, falhas e omissões eventualmente constatadas, necessárias ao desenvolvimento dos trabalhos;
VII – Reforçar a necessidade de constante atualização documental da contratada, a fim de manter as condições de habilitação e qualificação, o atendimento das exigências legais e as obrigações por ele assumidas;
VIII – Comunicar por escrito qualquer falta cometida pela contratada ao responsável pela Secretaria Municipal de Administração, ao Setor de Contratos e a Secretaria responsável onde ocorreu a falta;
IX -- Verificar e aprovar os relatórios periódicos de execução dos serviços;
X – Receber o objeto contratual, mediante termo assinado pelas partes;
XI - Quando da proximidade do encerramento da vigência contratual, deverá consultar a Área Requisitante ou demandante responsável pela demanda da contratação, sobre seu interesse na continuidade do mesmo, a qual deverá, em tempo hábil, manifestar-se sobre a permanência da necessidade da Administração em manter aquele contrato, bem como de seu interesse na prorrogação da vigência contratual. Após essa manifestação, o Fiscal do Contrato deverá elaborar uma nota técnica informando sobre a qualidade da prestação dos serviços e eventuais ocorrências porventura existentes;
XII – No termino contratual, apresentar ao responsável pela Secretaria Municipal de Administração, ao Setor de Contratos e a Secretaria responsável pelo contrato, quando for o caso, relatório de regularidade ou não regularidade da execução do contrato.
DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS
Esta instrução normativa visa atender a necessidade de padronização e normatização dos procedimentos a serem seguidos para os Fiscais dos Contratos diante da responsabilidade de acompanhamento e fiscalização dos contratos firmados entre o Município e as demais empresas no âmbito do Poder Executivo Municipal, de forma a orientar os órgãos da Administração Pública Municipal para a correta observância acerca das regras gerais para a realização deste acompanhamento e fiscalização. No decorrer dos trabalhos poderão surgir demais competências que poderão ser resolvidas junto à Controladoria Geral do Município.
Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, a fim de manter o processo de melhoria contínua.
Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir de sua aprovação.
Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Prefeito Controladora Geral do Município
ANEXO I PORTARIA
PORTARIA /Nº XXXX, DE xxx DE XXXX DE 20XX.
Designação de fiscal de contrato.
O Prefeito Municipal de Carmo da Cachoeira, Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições legais,
RESOLVE:
Art. 1º Designar o Senhor , servidor ocupante do cargo de provimento em comissão de , matricula sob nº
, lotado nesta Secretaria, CPF nº. , para fiscalizar o objeto do Contrato: (dados do contrato:tipo, processo, etc.).
Art. 2º Designar o Senhor , servidor ocupante do cargo de provimento em comissão de , matricula sob nº
, lotado nesta Secretaria, CPF nº. , como suplente.
Art. 3º Revoga-se a Portaria nº. , de (CASO DE SUBSTITUIÇÃO)
Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Registre-se, Publica-se e Cumpra-se.
Prefeitura Municipal de Carmo da Cachoeira, Estado de Minas Gerais, aos dias do mês de do ano de dois mil e .