POLÍTICA DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS
POLÍTICA DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS
Documento de Normas e Diretrizes da Hemisfério Sul Investimentos
Maio de 2022
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO 1
2. RESPONSABILIDADES 2
3. PROCEDIMENTOS PARA CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS 2
4. CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS PRESTADORES DE SERVIÇOS PARA FUNDOS DE INVESTIMENTO ADMINISTRADOS E/OU GERIDOS PELA HSI 5
5. INDICAÇÃO DE TERCEIROS POR COLABORADORES 9
6. CLASSIFICAÇÃO DE TERCEIROS EM GRAUS DE RISCO 9
7. MONITORAMENTO DOS TERCEIROS JÁ CONTRATADOS 11
8. PAGAMENTOS A TERCEIROS 13
9. PENALIDADES 13
10.CONTATO 13
11.VALIDADE E VIGÊNCIA 13
ANEXO 1 - Formulário de Due Diligence 14
ANEXO 2 - Check List - Pesquisa de Terceiro Prestador de Serviço 17
HISTÓRICO DE REVISÕES 18
1. INTRODUÇÃO
A presente Política de Contratação de Terceiros (“Política”) se aplica a (i) HSI Administradora e Participações Ltda. (“HSI Administradora”); (ii) HSI Gestora de Ativos Financeiros Ltda (“HSI Ativos Financeiros”); (iii) HSI Gestora de Special Opportunities Ltda (“HSI Special Opportunities”); (iv) HSI Gestora de Real Estate Private Equity Ltda (“HSI Real Estate”); e (v) HSI Gestora de Fundos Imobiliários Ltda. (“HSI Fundos Imobiliários”, e quando em conjunto com a HSI Administradora, HSI Ativos Financeiros, HSI Special Opportunities e HSI Real Estate, designadas “HSI”).
A Política tem como objetivo definir o processo para o monitoramento e contratação de terceiros em nome próprio e em nome dos fundos de investimento sob a administração ou gestão da HSI (“Terceiros” e “Fundos de Investimento”, respectivamente).
Um processo adequado de contratação de Terceiros assegura que os serviços contratados sejam realizados por empresas e pessoas idôneas e qualificadas, mantendo a credibilidade da HSI, a integridade de seus projetos, principalmente dos Fundos de Investimento, e evitando danos à sua imagem.
A política é aplicável a todos os colaboradores da HSI (qualquer integrante, executivo, diretor, estagiário, trainee e terceirizados), sem distinção de cargos e posições e, também, será observada por estes colaboradores quando da contratação dos Terceiros, sejam esses contratados em nome dos Fundos de Investimento ou em nome da própria HSI, independentemente da contratação e prestação dos serviços se darem por meio de empresa intermediária ou diretamente por profissional autônomo, observado que a contratação será prévia e devidamente formalizada em contrato ou proposta comercial vinculante.
No que tange à contratação de Terceiros para prestação de serviços aos Fundos de Investimento, a presente Política se encontra pautada nas melhores práticas de mercado e de acordo com a regulamentação e autorregulação em vigor, notadamente o Código de Melhores Práticas para Administração de Recursos de Terceiros da Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiros e de Capitais (“Código ANBIMA”).
O processo de contratação e monitoramento de Terceiros é efetuado visando ao melhor interesse dos Fundos de Investimento e visando a mitigar potenciais conflitos de interesse, em especial nos casos em que haja ligação direta ou indireta entre o Terceiro contratado e demais prestadores de serviços, a própria HSI ou seus colaboradores, ou ainda, investidores dos Fundos de Investimento.
Nesse sentido, ao contratar Terceiros que porventura pertençam ao seu Conglomerado ou Grupo Econômico (conforme definido abaixo), ou ao Conglomerado ou Grupo Econômico dos investidores dos Fundos de Investimento sob sua administração ou gestão, a HSI zelará para que as contratações observem condições de mercado (arm's length), com a observância, portanto, de condições estritamente comutativas ora estabelecidas nesta Política.
Para fins desta Política, “Conglomerado” ou “Grupo Econômico” significam um conjunto de entidades
controladoras diretas ou indiretas, controladas, coligadas ou submetidas a controle comum.
2. RESPONSABILIDADES
Na seleção dos Terceiros com os quais se relaciona, a HSI busca cultivar transparência e franqueza em relação a potenciais conflitos de interesse, práticas de remuneração, benefícios indiretos, e outros fatores que possam interferir na escolha do Terceiro prestador de serviço. Por essa razão, adota uma política de melhor execução (best execution), buscando os melhores interesses de seus clientes e cotistas dos Fundos de Investimento administrados e/ou geridos.
As responsabilidades e deveres principais da HSI em relação à melhor execução são os seguintes:
(i) dever de considerar preços, custos, velocidade, probabilidade de execução e liquidação, tamanho, e quaisquer outros elementos relevantes; (ii) dever de colocar os interesses dos clientes e investidores acima de seus próprios; (iii) dever de minimizar o risco de conflito de interesses; (iv) dever de ativamente evitar transações conflitadas, e negociações paralelas sem a necessária transparência e consentimento do interessado; (v) dever de devolver e/ou reverter aos cotistas dos Fundos de Investimento todo e qualquer benefício direta ou indiretamente recebidos em relação à contratação de quaisquer serviços em nome dos Fundos de Investimento, com exceção dos benefícios não pecuniários a serem utilizados para beneficiar os clientes da HSI, como ferramentas de auxílio na prestação de serviço de excelência aos Fundos de Investimento, nos termos da política de soft dollar da HSI descrita em seu Código de Ética, disponível em xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/; e (vi) dever de considerar os fatores ESG (environmental, social and corporate governance) resultantes da interação com Terceiros, bem como sua observância por eles.
É de responsabilidade do Comitê de Risco e Compliance assegurar a atualização periódica, publicação e disponibilização desta Política a todos os colaboradores que participem do processo de contratação de serviços de Terceiros, seja no âmbito da própria HSI ou no âmbito dos Fundos de Investimento administrados e/ou geridos pela HSI.
3. PROCEDIMENTOS PARA CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS
A contratação de Terceiros ocorrerá mediante real necessidade, baseada em critérios objetivos, técnicos e éticos, desvinculando-se de quaisquer práticas discriminatórias e de favorecimento.
O início das atividades do Terceiro deve ser vinculado à observância do processo de Due Diligence disposto no item (B) abaixo, além da formalização da contratação, sendo que nenhum tipo de pagamento poderá ser efetuado antes da celebração do contrato ou proposta comercial vinculante. As tratativas acerca do vínculo contratual serão conduzidas pelo departamento jurídico interno.
O procedimento interno observará, em todos os casos, as seguintes regras:
A. Pré-seleção
Deverão ser cotadas, preferencialmente, no mínimo, 3 (três) pessoas jurídicas e/ou físicas, conforme
aplicável, com potencial para se tornar um Terceiro contratado, e será selecionado aquele que ofertar a melhor execução, devendo ser observado, para tanto, o porte da empresa prestadora do serviço, o volume de transações, bem como a criticidade da atividade, buscando agir com razoabilidade e bom senso. Para casos em que a cotação de 3 (três) pessoas jurídicas e/ou físicas seja inviável, por exemplo, serviço específico, ou dificuldade técnica, o colaborador deverá justificar formalmente por e-mail o não cumprimento deste procedimento e solicitar a aprovação de seu gestor (superior imediato), que também deve ser formalizada por resposta de e-mail ao colaborador.
B. Due Diligence
O processo de due diligence, a ser realizado pela área de Compliance visa a obter informações qualitativas sobre o Terceiro que tenha interesse em iniciar vínculo jurídico com a HSI e/ou com os Fundos de Investimento, de modo a permitir um melhor julgamento durante a pré-seleção, considerando que será realizada a análise de idoneidade de tal Xxxxxxxx e de seus sócios, bem como análise de riscos associados à futura contratação, em cumprimento às exigências das Leis Anticorrupção.
Especificamente para a área de Engenharia e Desenvolvimento, onde se concentram os contratos de maior valor, todo fornecedor e prestador contratado diretamente pela HSI preencherá o Formulário de Due Diligence – Terceiros Prestadores de Serviço (“Anexo 1”).
A avaliação de tais informações de cada Terceiro será feita mediante o preenchimento pela área de
Compliance do Anexo 2 - Check List - Pesquisa de Terceiro Prestador de Serviço.
Para a execução da Due Diligence, deverá ser realizado o levantamento das informações sobre a pessoa física (CPF) e jurídica (CNPJ), incluindo sócios, em:
Portal da Transparência xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/
Receita Federal xxxx://xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xxx.xx/XxxxxxXxxxxxxx/XXXX/xxxxx eva/CnpjrevaSolicitacao.asp
COAF – Conselho de Controle de Atividades Financeiras
CEPIM - Cadastro de Entidades sem Fins Lucrativos Impedidas
CEIS - Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas
xxxx://xxx.xxxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxx/Xxxxxxx_Xxxxxxxxx xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/ xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx
Em todos os casos, a área de Compliance exigirá, no que couber, a documentação comprobatória das informações prestadas. Caso não seja possível aferir a veracidade da informação por meio de documentos comprobatórios, a área de Compliance envidará melhores esforços para conferir tais
informações com os meios disponíveis internamente.
Qualquer resultado suspeito acerca do preenchimento do Check List, deve ser submetido ao
Compliance Officer.
Caso alguma irregularidade seja identificada, deverá ser imediatamente apresentada ao Compliance Officer. Se este avaliar que o risco é médio ou alto, a contratação deverá ser aprovada pelo Comitê de Risco e Compliance, que se reunirá o mais breve possível a partir do conhecimento da irregularidade. Na reunião do Comitê de Risco e Compliance será tomada a decisão sobre a contratação do Terceiro e sua respectiva avaliação em grau de risco, conforme item 5.1 abaixo.
Terceiros que forem reprovados com base nos resultados obtidos nas avaliações, serão bloqueados por período indeterminado até que apresentem evidências de que todas as irregularidades foram sanadas.
Terceiros que já atendem a HSI ou que já passaram pelo processo de Due Diligence não precisarão ser submetidos às avaliações sucessivas, mas a reavaliação e monitoramento de Due Diligence deverá obedecer aos critérios estabelecidos no item 6 abaixo.
Todas as informações recebidas do Terceiro e as informações coletadas durante a análise deverão ser tratadas com confidencialidade.
C. Contratação
As tratativas acerca do vínculo contratual serão conduzidas pelo departamento jurídico interno.
O contrato escrito a ser celebrado com o Terceiro deverá prever, no mínimo, cláusulas que tratam:
da descrição das atividades que serão contratadas e exercidas por cada uma das partes;
das obrigações e deveres das partes envolvidas;
da obrigação de cumprir suas atividades em conformidade com as disposições previstas na regulamentação e autorregulação aplicáveis à atividade;
da obrigação de indenização em caso de negligência, dolo ou má fé do contratado;
da obrigação de cumprimento da Lei nº 12.846/13 (Lei Anticorrupção), com a redação substancialmente nos termos abaixo; e
da obrigação, no limite de suas atividades, de deixar à disposição do contratante todos os documentos e informações que sejam necessários para a elaboração de documentos e informes periódicos exigidos pela regulação em vigor.
Em todo e qualquer contrato e/ou proposta comercial vinculante deverá constar, conforme aplicável, cláusula anticorrupção, com a redação substancialmente nos termos abaixo, vigente na data de divulgação dessa Política, sendo que o texto deve ser revisado sempre que houver qualquer atualização na legislação e/ou regulamentação aplicável, ou ainda, de tempos em tempos pelo
Comitê de Risco e Compliance, sempre que julgar necessário:
“Cláusula Anticorrupção
O CONTRATADO se obriga, sob as penas previstas neste instrumento e na legislação aplicável, a observar e cumprir rigorosamente a legislação e regulamentação brasileiras de anticorrupção e contra a lavagem de dinheiro, em especial a Lei nº 12.846/13, conforme alterada, a Lei 12.529, de 30 de novembro de 2011, o Decreto n° 8.420, de 18 de março de 2015 (“Leis Anticorrupção”).
Toda possível interação, de qualquer natureza, com um agente público ou seus assessores, agindo em caráter transitório ou sem remuneração, em qualquer nível ou instância, nacional ou estrangeiro, bem como com partidos políticos, agências regulatórias, representações diplomáticas, entidades paraestatais, empresas de propriedade do governo ou sob o seu controle ou funcionário ou empregado de qualquer organização internacional pública ou privada, que eventualmente seja necessária em razão das obrigações assumidas neste Contrato deverão ser realizadas em estrita observância à Lei Anticorrupção, não poderão ser feitas em nome da CONTRATANTE e deverão se dar tão somente nos termos do presente instrumento.
O CONTRATADO se compromete a (i) manter políticas e procedimentos internos (conforme aplicável) que assegurem integral cumprimento das Leis Anticorrupção; (ii) se abster de praticar atos de corrupção e de agir de forma lesiva à administração pública, nacional ou estrangeira, no interesse ou benefício, exclusivo ou não, de qualquer terceiro; e (iii) caso tenha conhecimento de qualquer ato ou fato que viole aludidas normas, comunicar imediatamente ao CONTRATANTE, que poderá tomar todas as providências que entender necessárias no intuito de assegurar o cumprimento das Leis Anticorrupção.
O CONTRATADO declara ainda e garante que não se encontra, assim como seus representantes, administradores, diretores, sócios, funcionários e colaboradores, direta ou indiretamente (i) sob investigação em virtude de denúncias de suborno e/ou corrupção; (ii) no curso de processo judicial e/ou administrativo ou foram condenados ou indiciados sob a acusação de corrupção ou suborno; e (iii) sujeitos a restrições ou sanções econômicas e de negócios por qualquer entidade governamental ou por decisão judicial.
O não cumprimento da Lei de Anticorrupção será considerado uma infração grave a este Contrato e conferirá à CONTRATANTE o direito de, agindo de boa-fé, declarar rescindido imediatamente o presente Contrato, sem prejuízo da aplicação de multa ao CONTRATADO e apuração das perdas e danos em favor da CONTRATANTE.”
4. CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS PRESTADORES DE SERVIÇOS PARA FUNDOS DE INVESTIMENTO ADMINISTRADOS E/OU GERIDOS PELA HSI
Sem prejuízo do disposto no item 3 acima, neste item são descritos os procedimentos especiais, a serem adotados nos casos em que a HSI, na qualidade de Administrador Fiduciário e/ou Gestor de Recursos dos Fundos de Investimento, contratar, no caso de Administrador Fiduciário, Custodiante (responsável pela custódia dos ativos que integrarão as carteiras dos Fundos de Investimento), Controlador (responsável pelo processamento do ativo e passivo das carteiras dos Fundos de Investimento), Escriturador (responsável pela escrituração das movimentações pertinentes às Cotas dos Fundos de Investimento), Distribuidor (responsável pela colocação dos ativos juntos aos investidores), Consultor Especializado, ou ainda, empresa independente para avaliação a valor justo dos ativos dos Fundos de Investimento (“Empresa de Avaliação”), e no caso de Gestor, as corretoras de títulos e valores mobiliários, considerando que a contratação de outros prestadores de serviços será sempre de responsabilidade da HSI no papel de Administrador Fiduciário do respectivo Fundo de Investimento.
A. Pré-seleção
A equipe de Administração Fiduciária bem como a equipe de Gestão das respectivas sociedades d HSI realizarão avaliação inicial buscando identificar Terceiros que possam atender as necessidades de determinado Fundo de Investimento, fazendo, para tanto, checagem de credenciados existentes junto à Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) e ANBIMA, quando aplicável, bem como validação da situação cadastral atual do respectivo Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).
Após tal identificação, a equipe de Administração Fiduciária e/ou a equipe de Gestão enviará aos potenciais contratados um request for proposal (RFP) solicitando (i) proposta formal, na qual deverão constar o escopo dos serviços a serem prestados, estrutura organizacional, bem como a remuneração e demais condições contratuais a serem observadas, sempre em consonância com as disposições regulamentares vigentes; e (ii) documentação cadastral.
B. Due Diligence
Sem prejuízo do procedimento de due diligence estabelecido no item 3 (B) acima, especificamente no caso de contratação de Terceiros por Fundos de Investimento, a avaliação será complementada pelo fornecimento do Questionário ANBIMA de due diligence, na forma e conteúdo apresentados pelo Terceiro e aprovados pelo autorregulador.
No caso de Terceiros que não possuam Questionário ANBIMA de due diligence, contanto que não exista obrigação regulatória aplicada ao Terceiro dispondo de tal necessidade, estes Terceiros serão enquadrados como de “Alto Risco”, nos termos desta Política, e a due diligence deverá ser analisada minuciosamente pela área de Compliance, devendo o Compliance Officer analisar criteriosamente a necessidade de contratação deste Terceiro e verificar, especificamente, os seguintes itens: (a) idoneidade (no caso de pessoa jurídica, a idoneidade dos sócios e principais executivos deve ser considerada em conjunto); (b) nível de satisfação de outros clientes, passados e atuais; (c) estrutura para atender o objeto da contratação; e (d) Capacidade econômico-financeira.
No caso de contratação de Custodiante, Escriturador e Controlador para os Fundos de Investimentos, a HSI, como Administrador Fiduciário, confirmará que estes sejam também associados ou aderentes ao Código de Serviços Qualificados da ANBIMA.
Para a seleção e contratação das Empresas de Avaliação, a HSI realizará a verificação dos seguintes critérios: (i) reputação da Empresa de Avaliação; (ii) relação custo-benefício para o Fundo de Investimento; (iii) capacitação técnica da equipe compatível com a estratégia e setor de atuação do Fundo de Investimento; (iv) carteira de clientes e principais executivos; e (v) existência de eventuais conflitos de interesses entre a Empresa de Avaliação e os demais prestadores de serviços dos Fundos de Investimento, mais notadamente o gestor. Ainda, a HSI realizará o acompanhamento contínuo da Empresa de Avaliação, analisando as premissas utilizadas para a elaboração dos laudos de avaliação a valor justo dos ativos dos Fundos de Investimento.
Especificamente para seleção e acompanhamento de corretoras de valores mobiliários, a HSI realiza avaliações anuais, nas quais são considerados, em especial, os seguintes aspectos: qualidade de execução, custo e eventuais outros serviços prestados. Concomitantemente ao processo de seleção acima descrito, o Compliance Officer, quando da contratação de Terceiros, verifica a lista de corretoras ativas em relação ao selo “Execution Broker” do Programa de Qualificação Operacional da B3, além de realizar, previamente à contratação e periodicamente, procedimento padrão de checagem reputacional.
Qualquer resultado suspeito acerca do preenchimento do Check List e do questionário ANBIMA, deve ser submetido ao Compliance Officer, que seguirá os procedimentos estabelecidos no item 3 (B) acima.
C. Contratação
A equipe de Administração Fiduciária e/ou equipe de Gestão deverá avaliar os documentos utilizados no procedimento de identificação juntamente com a proposta formal de contratação, documentação cadastral e demais documentos fornecidos pelos Terceiros e levar para a decisão final do Diretor responsável pela Administração Fiduciária e/ou pela Gestão perante a CVM e ANBIMA as propostas que apresentarem melhor custo-qualidade-benefício.
Durante a avaliação poderá(ão) ser solicitado(s) outro(s) documento(s), e, ato contínuo, serão avaliados pontos fortes e fracos de cada Terceiro, além de ser verificado se o valor acordado para prestação de serviço atende os critérios da HSI e encontram-se nos patamares de valores praticados no mercado. A contratação do Terceiro selecionado deverá ser formalizada por meio de Contrato que conterá, no mínimo, as cláusulas estabelecidas no item 3 (c) acima, além de previsões específicas constantes da regulamentação da CVM e ANBIMA.
D. Fiscalização
Nos termos do artigo 32, da Resolução da CVM nº 21, de 25 de fevereiro de 2021 (“Resolução CVM 21”), a HSI ficalizará os serviços de Terceiros contratados em nome dos fundos de investimento,
zelando para que as operações observem condições estritamente comutativas, de modo a verificar minimamente que:
os limites e condições estabelecidos na regulação e no regulamento do fundo sejam cumpridos pelos Terceiros contratados;
o Terceiro prestador de serviço possui recursos humanos, computacionais e estrutura adequados e suficientes para prestar os serviços contratados;
o Custodiante possui sistemas de liquidação, validação, controle, conciliação e monitoramento de informações que assegurem um tratamento adequado, consistente e seguro para os ativos nele custodiados.
5. CONTRATAÇÃO DE ENTIDADES GESTORAS DO GRUPO HSI
Importante mencionar que a HSI Administradora é entidade d HSI que atua como administradora fiduciária nos termos da regulamentação vigente e portanto é responsável pelas contratações das entidades gestoras da HSI pelo fundos de investimentos que venham a ser estruturados.
Diante desta contratação a HSI primeiramente informa que as atividades de administração fiduciária e gestão de recursos são segregadas fisicamente e logicamente de modo a assegurar a independência das áreas nos termos da regulamentação aplicável.
As entidades gestoras também serão fiscalizadas nos termos do artigo 32 da Resolução CVM 21, de modo que a administradora - HSI Administradora – zelará para que as operações observem condições estritamente comutativas, de modo a verificar minimamente que:
os limites e condições estabelecidos na regulação e no regulamento do fundo sejam cumpridos pelas entidades gestoras;
as entidades gestoras possuem recursos humanos, computacionais e estrutura adequados e suficientes para prestar os serviços de gestão de carteira;
a política de gerenciamento de riscos seja consistente e passível de verificação e que é efetivamente levada em conta no processo de tomada de decisões de investimento; e
a política de gerenciamento de riscos é compatível com a política de investimentos que pretende-se perseguir.
Ainda, os processos descrito no item 4 desta política também serão observados para a contratação das entidades gestoras inclusive mas não se limitanto a verificação se o valor acordado para prestação de serviço está em linha com os patamares de valores praticados no mercado. A contratação da respectiva gestora será formalizada por meio de contrato que conterá, no mínimo, as cláusulas estabelecidas no item 3 (c) acima, além de previsões específicas constantes da regulamentação da CVM e ANBIMA.
Cabe ainda destacar que a documentação dos fundos de investimentos administrados pelas entidades da HSI assim autorizadas conterão previsão de possibilidade de destituição das entidades gestoras por meio de deliberação privativa de assembleia geral de cotistas em linha com a regulamentação aplicavel aos fundos de investimento tanto para FII quanto para FIP e/ou outros veiculos de investimento.
6. INDICAÇÃO DE TERCEIROS POR COLABORADORES
Os colaboradores da XXX xxxxxxx ainda seguir, além dos procedimentos do item 3, as regras gerais descritas abaixo:
Colaboradores da HSI poderão indicar Terceiros para prestarem serviços à HSI, desde que não possuam participação societária na empresa indicada e a empresa possua competência técnica comprovada para o assunto que se pretende contratar;
Caso o Terceiro contratado possua relação de parentesco com atuais ou ex-funcionários públicos, o fato deverá ser comunicado ao Compliance Officer para verificação da existência de conflito de interesses e tomada da decisão cabível;
Em nenhuma hipótese, a decisão final do processo de contratação será tomada por 1 (um) colaborador apenas; e
A gestão do contrato com o terceiro é de responsabilidade da área contratante.
7. CLASSIFICAÇÃO DE TERCEIROS EM GRAUS DE RISCO
A contratação e monitoramento baseados em graus de risco tem como objetivo destinar maior atenção aos Terceiros contratados que demonstrem maior probabilidade de apresentar falhas em sua atuação ou representem potencialmente um risco maior para os investidores e para a integridade do mercado financeiro e de capitais.
Nesse sentido, a HSI segue a metodologia abaixo para a realização de monitoramento baseado em risco dos Terceiros contratados. Os Terceiros contratados são determinados pelos seguintes graus de risco:
(1) “Alto Risco”. Os seguintes prestadores de serviços são considerados de alto risco:
a) Para serviços gerais:
Consultorias
Assessorias
Despachantes
Comunicação, Marketing e Eventos
Escritório de Advocacia
Fiscalização e certificação ambiental
Especialistas em licenças, alvarás, autorizações e certificações
Interação com agentes ou órgãos públicos
b) Para serviços destinados aos Fundos de Investimento:
Corretora/Distribuidor de valores mobiliários
Custodiante
Controlador
Escriturador
Empresas de Avaliação
A diligência de todos estes prestadores de serviços deverá ser especialmente cautelosa e a contratação aprovada pelo Comitê de Risco e Compliance, desde que observados os procedimentos descritos nos itens 3 e 4 acima.
Além dos prestadores de serviços descritos acima, quando aplicável, também os prestadores de serviços que não sejam aderentes ou associados ANBIMA, aqueles que exercem atividades não reguladas e/ou tenham:
(i) Reputação maculada: acusados e condenados em processo administrativo sancionador por parte da CVM ou em processo de apuração de irregularidade por parte da ANBIMA nos últimos 3 (três) anos, considerados graves pelo Comitê de Compliance e Risco; e/ou
(ii) Exposição política: possuam pessoas politicamente expostas em cargos relevantes no Governo, nos termos da legislação vigente, em seu quadro de colaboradores e/ou societário, assim considerados pelo Comitê de Compliance e Risco; e/ou
(iii) Transparência e controles: documentação com informações consideradas relevantes que estejam incompletas, de difícil aferição, desatualizadas e cujos processos principais descritos (compliance, risco e contingência) não sejam atendidos de forma satisfatória na prática.
(2)“Médio Risco”. Prestadores de serviços que no processo de Due Diligence prévio à contratação tenham apresentado informações suspeitas, inconsistentes, histórico reputacional questionável, dentre outros fatores que vierem a ser definidos pelo Comitê de Compliance e Risco, ou ainda:
(i) Reputação: acusados e condenados em processo administrativo sancionador por parte da
CVM ou em processo de apuração de irregularidade por parte da ANBIMA nos últimos 3 (três) anos, porém não sejam considerados graves pelo Comitê de Compliance e Risco; e/ou
(ii) Exposição política: possuam pessoas politicamente expostas, porém que não sejam considerados cargos relevantes no Governo, nos termos da legislação vigente, em seu quadro de colaboradores e/ou societário assim considerados pelo Comitê de Compliance e Risco; e/ou
(iii) Transparência e controles: documentação com informações que estejam incompletas, de difícil aferição, desatualizadas e cujos processos principais descritos (compliance, risco e contingência), porém não sejam consideradas substancialmente relevantes pelo Comitê de Compliance e Risco.
A diligência nestes prestadores de serviços poderá ser aprovada apenas pela área de Compliance, mediante a realização dos procedimentos descritos nos itens 3 e 4 acima.
(3)“Baixo Risco”. Prestadores de serviços que tenham:
(i) Reputação: ilibada;
(ii) Exposição política: Ausência de pessoas politicamente expostas, nos termos da legislação vigente, em seu quadro de colaboradores e/ou societário; e
(iii) Transparência e controles: documentação com informações completas, atualizadas, e com atendimento integral e eficiente aos processos principais descritos.
A diligência nestes prestadores de serviços poderá ser aprovada apenas pela área de Compliance, mediante a realização dos procedimentos descritos nos itens 3 e 4 acima.
8. MONITORAMENTO DOS TERCEIROS JÁ CONTRATADOS
Após a contratação do Terceiro, a HSI realizará o monitoramento periódico das atividades exercidas pelos Terceiros contratados, até o término do prazo da contratação. O monitoramento será de responsabilidade da área de Compliance, a cada:
a. 12 meses, no caso de Terceiros classificados como “Alto Risco;
b. 24 meses, no caso de Terceiros classificados como “Médio Risco”;
c. 36 meses, no caso de Terceiros classificados como “Baixo Risco”.
- “Alto Risco”. Com a periodicidade anual, a HSI deverá rever o desempenho de cada Terceiro avaliando, entre outros aspectos: (i) a qualidade das execuções fornecidas; (ii) o custo das execuções; (iii) eventuais acordos de Soft Dollar; (iv) potenciais conflitos de interesse; bem como (v) andamento de processos administrativos por parte da CVM e da ANBIMA. Aos Terceiros que não sejam aderentes e/ou associados à ANBIMA por praticarem atividades não reguladas, o Compliance Officer supervisionará pessoalmente o cumprimento dos aspectos citados, podendo utilizar-se de
qualquer meio, ainda que não disposto nesta Política, incluindo visitas in loco.
- “Médio Risco”. A cada a cada 24 (vinte e quatro) meses, a HSI confirmará se o Terceiro mantém sua associação ou adesão à ANBIMA, bem como deverá rever o desempenho de cada Terceiro avaliando, entre outros aspectos: (i) a qualidade das execuções fornecidas; (ii) o custo das execuções; (iii) eventuais acordos de Soft Dollar; (iv) potenciais conflitos de interesse, e (v) eventuais alterações nos manuais e políticas do Terceiro.
- “Baixo Risco”. A cada a cada 36 (trinta e seis) meses, a HSI confirmará se o Terceiro mantém sua associação ou adesão à ANBIMA, bem como deverá rever o desempenho de cada Terceiro avaliando, entre outros aspectos: (i) a qualidade das execuções fornecidas; e (ii) o custo das execuções.
A HSI reavaliará tempestivamente os Terceiros contratados, na ocorrência de qualquer fato novo que preocupe as equipes de Gestão/Administração Fiduciária e principalmente, o Compliance Officer, ou na hipótese de alteração significativa que cause dúvidas na HSI quanto à classificação do Terceiro.
Tendo em vista a estrutura da HSI, o processo para monitoramento contínuo do Terceiro contratado será conciso e objetivo. A área de Compliance avaliará, para todos os Terceiros, independentemente do grau de risco, junto com a área e a sociedade da HSI que utiliza os serviços, o desempenho do Terceiro versus a expectativa e metas traçadas quando da sua contratação, a relação custo benefício e o grau de segurança empregado nas suas tarefas, com ênfase nas eventuais disparidades, na tempestividade, qualidade e quantidade esperadas. Ainda, o monitoramento deve ser capaz de identificar preventivamente atividades que possam resultar em riscos para a HSI e Fundos de Investimentos.
As não conformidades identificadas e/ou a não entrega de documentos e informações no processo de reavaliação e contratação do prestador de serviço serão apresentadas ao Comitê de Risco e Compliance para avaliação e posterior solicitação ao prestador de serviço das ações corretivas que serão tomadas para regularização das não conformidades identificadas, podendo implicar reclassificação do Terceiro conforme acima.
Os resultados das análises serão formalizados através de relatórios sucintos elaborados pelo Comitê de Risco e Compliance, na periodicidade definida acima, e serão enviados por e-mail ao CEO e CFO, para fins de ciência.
Na hipótese de serem encontradas desconformidades e ressalvas, o Compliance Officer notificará imediatamente o Terceiro contratado, para que este sane a questão ou adeque a sua conduta dentro do prazo que a HSI entender razoável, respeitando, sempre, o contrato celebrado. Caso o Terceiro contratado não cumpra com os termos exigidos na notificação, a área de Compliance, em conjunto com o Diretor da área que utiliza os serviços de tal Terceiro, poderá definir por proceder com a aplicação da cláusula indenizatória eventualmente prevista ou com a descontinuidade e substituição do serviço.
9. PAGAMENTOS A TERCEIROS
Os pagamentos efetuados aos Terceiros contratados, seguindo as regras anteriormente definidas, se sujeitarão às seguintes regras:
(i) Não deverão ser realizados pagamentos em dinheiro ou via documento ao portador, salvo situações específicas, tais como pequenos reparos, chaveiro e entre outros, limitados ao valor de R$ 500,00;
(ii) Os pagamentos deverão ser realizados exclusivamente em conta bancária em nome da pessoa jurídica contratada ou pessoa física portadora da empresa contratada, com exceção das situações específicas supracitadas;
(iii) As operações de pagamento deverão se restringir ao território do país em que estão sendo prestados os serviços contratados, ou no qual as empresas possuam sede; e
(iv) Todas as operações deverão ser registradas no rigor da lei. Os comprovantes das operações deverão ser arquivados pelo período de 5 anos.
10. PENALIDADES
O colaborador ou terceiro que infringir qualquer uma das diretrizes de contratação de Terceiros expostas neste instrumento estará passível das penalidades que constam na versão vigente da Política de Consequências (POL.PC.001).
11. CONTATO
Colaboradores que souberem que colegas de trabalho não estão cumprindo com as medidas expostas neste instrumento deverão obrigatoriamente notificar o Compliance Officer, usando os canais de comunicação disponibilizados pela HSI ou por meio do e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
12. VALIDADE E VIGÊNCIA
A presente política, incluindo as alterações realizadas, passa a vigorar a partir da data de sua homologação e publicação como Portaria Interna da HSI, sendo válida por tempo indeterminado.
ANEXO 1 - Formulário de Due Diligence
ANEXO 2 - Check List - Pesquisa de Terceiro Prestador de Serviço
Responsável pelo preenchimento: | |
Cargo: | |
Data: |
Nome do prestador de serviço: | |
Razão Social: | |
CNJP: |
Pesquisa | Pesquisa realizada (S/N)? |
Portal da Transparência | |
Receita Federal | |
COAF – Conselho de Controle de Atividades Financeiras | |
CEPIM - Cadastro de Entidades sem Fins Lucrativos Impedidas | |
CEIS - Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas | |
(Verificar se o nome da empresa/pessoa e sócios estão relacionados à algum escândalo político) |
Questionário | S/N |
O prestador de serviço tem conhecimento dos termos dispostos no Código de Ética e Conduta da HSI? | |
O prestador de serviço tem conhecimento dos termos dispostos na política Anticorrupção da HSI? |
HISTÓRICO DE REVISÕES
Revisão | Data | Modificação |
0 | 2018 09 21 | Emissão inicial. |
1 | 2019 11 11 | 1ª Revisão. |
2 | 2020 09 17 | 2ª Revisão. |
3 | 2021 12 31 | 3ª Revisão. |
4 | 2022 05 10 | 4ª Revisão |