Contract
§ 1º - A SMARH, deverá proporcionar, periodicamente, recursos e treinamento ao(à) gestor(a) e aos(às) fiscais do contrato/convênio, a fim de prepará-los(as) para o exercício de suas atribuições.
§ 2º - Para efeito desta Instrução Normativa, considera-se:
I – gestor (a): Diretor(a) do Departamento vinculado ao objeto do contrato ou convênio.
II - fiscal técnico(a) do contrato: servidor(a) indicado pelo gestor e designado(a) por portaria, para auxiliar o gestor na fiscalização da execução do objeto e obrigações do contrato/convênios;
III - fiscal administrativo(a) do contrato: servidor(a) designado(a) por portaria, para auxiliar o gestor na fiscalização dos aspectos administrativos do contrato/convênio.
IV – fiscal suplente: servidor indicado e designado por portaria para atuar como fiscal de contrato/convênio nos impedimentos eventuais e regulamentares do titular.
V – preposto: representante da Contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual, sem que exista a pessoalidade e a subordinação direta com a Administração Pública.
VI – Convênios – ajustes celebrados pela SMARH com órgãos ou entidades públicas ou privadas, abrangendo termos de cooperação, protocolos de intenções, acordos de cooperação ou outros instrumentos jurídicos congêneres, prevendo a realização de objetivos de interesse comum, com ou sem transferência de recursos.
§ 3º A função de fiscal técnico deve recair, preferencialmente, sobre servidores que tenham conhecimento técnico ou prático a respeito dos bens e serviços que estão sendo contratados e/ou atuem diretamente no setor onde o serviço será executado ou o produto entregue.
Art. 4º Quando da publicação da súmula de contrato ou convênio deverá ser publicado, o nome do fiscal técnico e do fiscal administrativo e seus respectivos suplentes.
§ 1º - Em eventual afastamento do fiscal titular deverá ser entregue ao Gestor do contrato/convênio relatório do andamento contratual até aquela data e anotações de informações pertinentes para subsidiar o fiscal suplente.
§ 2º Quando houver necessidade de mudança do Fiscal ou seu suplente, o gestor deverá solicitar via e-mail e/ou processo ao DEADM a alteração, visando a expedição de nova Portaria de designação;
§ 3º - Nas substituições dos fiscais, na vigência do contrato ou convênio, deverá ser publicada portaria em que conste o nome do fiscal que será substituído, o número do contrato e o número do processo administrativo da contratação, no qual deverá ser juntada cópia da publicação pelo DEADM.
Art. 5º Cabe ao gestor(a):
I - coordenar o processo de fiscalização da execução contratual;
II - emitir OIS - Ordem de início de serviço e OES – Ordem de encerramento de serviço em conjunto com os fiscais do contrato/convênio, excetuando-se os casos de obras, que devem ser realizados pela Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação;
III - organizar e armazenar em pasta física e/ou eletrônica, contratos, aditivos, apostilamentos e documentações pertinentes aos contratos e convênios firmados, de modo a contribuir para seu eficaz gerenciamento;
IV - emitir nota técnica sobre contratos e seus aditamentos, bem como subsidiar as informações aos órgãos de
controle;
V – realizar o juízo de conveniência e oportunidade de forma motivada quanto à prorrogação, repactuação, revisão,
reajuste de preço, acréscimo, supressão e outras alterações contratuais, considerando questões de eficiência, economicidade e efetividade nos controles e na prestação de serviços;
VI – encaminhar para o Departamento Administrativo com antecedência mínima de 6 (seis) meses da data do término do contrato, informações a respeito da conveniência de se prorrogar ou não a prestação dos serviços, mediante preenchimento do “Formulário de Prorrogação Contratual” conforme modelo constante no Anexo I;
VII – realizar a ordenação das despesas via sistema informatizado, que forem pertinentes à sua gestão;
VIII - promover os procedimentos necessários à aplicação das sanções administrativas previstas no edital e no
contrato;
52.215/14.
IV – aplicar as sanções de acordo com o termo pactuado entre as partes, observando as legislações vigentes; X - indicar o(s) servidore(s) para a designação de fiscalização técnica e administrativa;
XI – utilizar os formulários necessários e disponibilizados, conforme anexos;
XII - observar a legislação vigente pertinente à matéria, em especial a Lei 8.666/93 e o Decreto estadual nº
Art. 6º – Compete ao fiscal técnico:
I - organizar e armazenar em pasta física e/ou eletrônica, contratos, aditivos, apostilamentos e documentações
pertinentes aos contratos e convênios firmados, de modo a contribuir para sua eficaz fiscalização;
II – assinar a OIS e OES juntamente com o Gestor(a) e Fiscal administrativo do contrato/convênio;
III – abrir processo administrativo específico para acompanhamento da fiscalização de cada contrato ou convênio firmado, no qual devem ficar registrados as atividades realizadas pelos fiscais e ocorrências contratuais, bem como documentação comprobatória de eventuais circunstâncias impeditivas da prestação do serviço por fator alheio à responsabilidade da contratada;
IV – fiscalizar a execução do objeto do contrato e as obrigações pactuadas; V – solicitar justificativas à contratada, quando necessário;
VI – atestar a execução do serviço e emitir manifestação mensal acerca dos serviços prestados, conforme modelo Anexo II;
VII - propor ao gestor do contrato/convênio, em tempo hábil, o que for necessário à regularização das faltas e inconsistências observadas, para a adoção das medidas pertinentes;
VIII – inspecionar ‘in loco’ o objeto do contrato, gerando relatório das vistorias e das diligências, o qual deverá ser juntado ao processo administrativo de fiscalização;
IV – registrar e verificar denúncias, irregularidades e reclamações, as quais deverão ser anexadas ao processo de fiscalização juntamente com as respectivas providências;
X - verificar, no caso de contrato de mão de obra terceirizada, se o número de funcionários disponibilizados coincide com o número de postos de trabalho contratado, para subsidiar o processo de pagamento, bem como para análise de possível aplicação de penalidade;
XI – elaborar e assinar relatórios circunstanciados, instruir processo e emitir parecer sobre prestação de contas de convênio, atestando a efetiva execução do objeto pactuado;
XII– subsidiar o gestor na instrução e justificativa quanto à prorrogação, supressão e acréscimo contratual; XII – utilizar os formulários necessários e disponibilizados, conforme anexos;
XIII - observar a legislação vigente pertinente à matéria, em especial a Lei 8.666/93 e o Decreto estadual nº
52.215/14.
Art.7º – Compete ao fiscal administrativo:
I - organizar e armazenar em pasta física e/ou eletrônica, contratos, aditivos, apostilamentos e documentações
pertinentes aos contratos e convênios firmados, de modo a contribuir para sua eficaz fiscalização;
II – assinar a OIS e OES juntamente com o Gestor(a) e Fiscal técnico do contrato/convênio;
III - analisar e emitir declaração de conformidade dos documentos para ser anexada no processo de liquidação
da fatura; ao valor;
fatura;
IV – verificar a conformidade legal da Nota Fiscal/Fatura, especialmente no que tange à competência, ao objeto e V – solicitar documentação da contratada de acordo com o estabelecido no contrato e legislação vigente;
VI - anexar ao expediente administrativo a documentação necessária para fins de liquidação e pagamento da
VII – cientificar o gestor com no mínimo 6 (seis) meses de antecedência quanto ao vencimento dos contratos e
convênios a fim de que sejam tomadas as providências administrativas cabíveis para nova contratação, aditivos ou renovações;
VIII – subsidiar o gestor na instrução e justificativa quanto à repactuação, revisão, reajuste de preço, e outras alterações contratuais;
IX - controlar os prazos de prestação de contas dos convênios, bem como efetuar análises e encaminhar ao Gestor para aprovação;
X – instruir o expediente administrativo para pagamento das faturas de acordo com as obrigações estabelecidas no contrato/convênio e legislação vigente;
XI – utilizar os formulários necessários e disponibilizados, conforme anexos;
XII - observar a legislação vigente pertinente à matéria, em especial a Lei 8.666/93 e o Decreto estadual nº
52.215/14.
Art. 8º - Compete a Equipe de Apoio aos Contratos e Convênios:
I – acompanhar os contratos e convênios sugerindo melhorias e adequações na condução da fiscalização;
II - analisar os procedimentos adotados e a conformidade documental, previamente ao encaminhamento para
liquidação e pagamento;
III – acompanhar as notificações, as justificativas e as providências tomadas pelo gestor, relativas às ocorrências
detectadas;
IV – monitorar e acompanhar o processo administrativo de fiscalização;
V – solicitar relatórios, documentos e manifestações do gestor ou do fiscal em caso de dúvidas e/ou
inconsistências surgidas na análise dos processos.
Procedimentos para aplicação de penalidades
Art. 9º – Constatado o descumprimento de qualquer obrigação contratual, mesmo que parcialmente, o fiscal deverá cientificar o gestor e a Contratada, na pessoa de seu representante, registrando-se a ciência, e concedendo-lhe prazo de 5 (cinco dias) para apresentação de Justificativa acerca da irregularidade relatada, exceto quando já apresentada justificativa nos processos de liquidação.
Art. 10 - Decorrido o prazo com manifestação da Contratada, o Fiscal deverá examinar as alegações contidas na Justificativa e, constatada infração contratual, deverá cientificar o gestor para que proceda a notificação da penalidade entendida como cabível à infração; do mesmo modo procederá, se a contratada manter-se silente após escoado o prazo estipulado para apresentação de justificativa.
Art. 11 - A notificação da infração contratual fixará prazo de 5 (cinco) dias para Defesa Prévia, a contar do recebimento da mesma.
Art. 12 - Apresentada a Defesa Prévia, ou decorrido prazo sem manifestação da Contratada, será avaliado pelo Gestor de maneira fundamentada, a aplicação ou não da penalidade notificada, da qual a Contratada será cientificada e abrindo-se prazo de 5 (dias) para recurso.
Art. 13 - Apresentado Recurso, ou decorrido prazo sem manifestação da Contratada, o gestor do contrato elaborará parecer técnico e encaminhará o expediente para julgamento pelo Secretário quanto à aplicação da penalidade, da qual a Contratada será cientificada.
Disposição Final
Art. 14. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário.
Porto Alegre, 15 de março de 2018. Publique-se.
ANEXO I - A
FORMULÁRIO PRORROGAÇÃO DE CONTRATO/ GESTOR
SMARH – Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos
Nº CONTRATO: VIGÊNCIA DO CONTRATO: |
EMPRESA CONTRATADA: |
OBJETO DO CONTRATO: |
Manifestação do Gestor:
( )sou favorável à prorrogação do contrato acima identificado, em face das razões abaixo elencadas: (Justificar se o contrato permanece vantajoso para a Administração Pública)
OBS. Em caso de prorrogação contratual, verificar se os seguintes documentos foram acostados ao expediente: certidões negativas ou positivas com efeito de negativas e manifestação da empresa com a concordância da prorrogação.
( ) não sou favorável à prorrogação do contrato acima identificado, em face das razões abaixo elencadas:
IDENTIFICAÇÃO E ASSINATURA DO GESTOR DO CONTRATO:
DATA:
ANEXO I - B
FORMULÁRIO AVALIAÇÃO DO CONTRATO/ FISCAL
SMARH – Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos
UNIDADE DEMANDANTE: Nº CONTRATO: VIGÊNCIA DO CONTRATO: EMPRESA CONTRATADA: |
OBJETO DO CONTRATO: |
Manifestação do Fiscal Técnico sobre o acompanhamento da execução contratual. (resultados alcançados, prazos, qualidade, cumprimento das obrigações, satisfação do público usuário)
OBS.
OBS. Em caso de prorrogação contratual, anexar as certidões negativas ou positivas com efeito de negativa.
IDENTIFICAÇÃO E ASSINATURA DO FISCAL DO CONTRATO: | |
DATA: |
IDENTIFICAÇÃO E ASSINATURA DO FISCAL DO CONTRATO: | |
DATA: |
Anexo II
FORMULÁRIO DE ATESTE DOS SERVIÇOS
Nº CONTRATO/Nº PROCESSO: |
EMPRESA CONTRATADA: |
OBJETO DO CONTRATO: |
Segue fatura anexa contendo os valores dos serviços prestados no período de competência.
1)A rotina de trabalho foi atendida? 2)Listar as ocorrências:
(Falta de EPI’S, falta de fornecimento de material contratado, falta de funcionários da contratada, Falta de qualificação dos funcionários)
3)Informar o encaminhado dado às ocorrências:
ASSINATURA DO GESTOR DO CONTRATO: | |
ASSINATURA DO FISCAL TÉCNICO: | DATA: |
Anexo III
FORMULÁRIO ATA DE REUNIÃO
Nº CONTRATO: |
EMPRESA CONTRATADA: |
OBJETO DO CONTRATO: |
____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ |
NOME DO FISCAL: | ASSINATURA: |
NOME DO PREPOSTO: | ASSINATURA: |
Anexo IV
MODELO DE OFÍCIO - INÍCIO CONTRATAÇÃO
OFÍCIO Nº XXX
Porto Alegre, xx de xxxxxx de 2017.
A Sua Senhoria o Senhor
(Nome do Diretor da Empresa)
Nome da Empresa: Endereço:
Cep:
Prezado Senhor,
Em atenção ao êxito alcançado por esta empresa em se tornar vencedora do Pregão nº XX/XXXX, que culminou no Contrato XXXXXX, por sua vez, assinado em XX de XXXXXX d e XXXX a Secretaria da Modernização Administração e dos Recursos Humanos cumprimenta a empresa XXXXXXXXX pela nova parceria que se estabelece.
Dessa forma, para que tenhamos um relacionamento proveitoso, é imprescindível que a empresa esteja atenta às obrigações estabelecidas em contrato, principalmente nos documentos exigidos no “check list” que segue em anexo, quando da emissão das faturas, pois sem os mesmos, o nosso Setor Financeiro não poderá realizar o pagamento.
Informo ainda que, a fiscalização do referido contrato no local da execução do contrato se dará por meio de fiscais
nomeados, que por sua vez, não poderão receber a fatura/NF com documentação incompleta.
Solicitamos a resposta desse Ofício contendo a Indicação do Preposto com os dados de contato: e-mail e telefone. Atenciosamente,
Nome do Diretor
(Anexar o check list de documentos)
Anexo V
FORMULÁRIO DE OCORRÊNCIAS
Nº CONTRATO/Nº PROCESSO: |
EMPRESA CONTRATADA: |
OBJETO DO CONTRATO: |
Relatar a ocorrência/fato/Irregularidade:
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Ação do Fiscal:
( ) Solicitação de Justificativa da Empresa;
( ) Solicitação de Glosa da Fatura ao Gestor do Contrato;
( ) Solicitação de abertura de Processo de Penalização ao Gestor do Contrato;
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
ASSINATURA DO FISCAL TÉCNICO: | |
ASSINATURA DO GESTOR DO CONTRATO: | DATA: |
Anexo VI SOLICITAÇÃO DE ESCLARECIMENTO
Ofício nº _____/_____ Porto Alegre, ___ de _____________ de _.
Ao Sr.
(Representante Legal )
Base legal: Art. 9º Instrução Normativa SMARH nº….; cláusula contratual nº ….; Lei licitação
Dirijo-me a Vossa Senhoria, considerando a contratação firmada com essa empresa (CONTRATO FPE nº …… - PROCESSO nº
…..), a qual encontra-se em vigência até …….., e objetivando esclarecimentos e justificativas acerca da ocorrência da irregularidade cometidas no mês corrente, cujo relato segue abaixo.
____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ |
A apresentação dos esclarecimentos/justificativas acerca da irregularidade relatada deverá ser apresentada no prazo de 5 (cinco dias) a contar do recebimento deste documento, salientando tratar-se de prazo preclusivo.
_____________________________ Gestor Contrato
Anexo VII NOTIFICAÇÃO PRAZO DEFESA PRÉVIA
Ofício nº _____/_____ Porto Alegre, ___ de _____________ de _.
Ao Sr.
(Representante Legal )
Base legal: Art. 9º Instrução Normativa SMARH nº….; cláusula contratual nº ….; Lei licitação
Dirijo-me a Vossa Senhoria, considerando a contratação firmada com essa empresa (CONTRATO FPE nº …… - PROCESSO nº
…..), a qual encontra-se em vigência até , e NOTIFICO da ocorrência da falta contratual verificada, conforme relato abaixo e
NOTIFICO da abertura de prazo para apresentação DEFESA PRÉVIA.
____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ |
A referida falta contratual enseja a aplicação da penalidade de __________, conforme cláusula contratual __ e lei _.
Desse modo, fica Vossa Senhoria intimado para apresentação de Defesa Prévia no prazo de 5 (cinco) dias a contar do recebimento deste documento, salientando tratar-se de prazo preclusivo.
_____________________________ Gestor Contrato
Anexo VIII
APLICAÇÃO DE PENALIDADE / PRAZO RECURSAL
Ofício nº _____/_____ Porto Alegre, ___ de _____________ de _.
Ao Sr.
(Representante Legal )
Base legal: Art. 9º Instrução Normativa SMARH nº….; cláusula contratual nº ….; Lei licitação
Dirijo-me a Vossa Senhoria, considerando a contratação firmada com essa empresa (CONTRATO FPE nº …… - PROCESSO nº
…..), a qual encontra-se em vigência até …….., e NOTIFICO da APLICAÇÃO DE PENALIDADE em razão da falta contratual verificada e cientificada por meio do Ofício nº ____/____ datado de e NOTIFICO da abertura de prazo para apresentação