ANEXO II

ANEXO II

PROCEDIMENTOS PARA FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS DE MOD

O primeiro procedimento a ser tomado pelo Servidor Técnico da Divisão de Fiscalização Administrativa/DCOS/PROAD corresponderá à emissão e encaminhamento (por e-mail) de Ofício à contratada, informando a abertura do procedimento e a obrigação “mensal” de envio ao respectivo fiscal administrativo do contrato, independentemente de solicitação deste, da documentação de pessoal, juntamente com Checklist de Documentação para Fiscalização Administrativa e Planilha Resumo do Contrato – Controle de Funcionários Terceirizados (atualizada), para verificar a regularidade trabalhista e social dos serviços de mão-de-obra com dedicação exclusiva.

Para uma boa instrução do processo e para facilitar a análise documental, é necessário que tanto a contratada, quanto o fiscal administrativo do contrato, anexem os documentos, ou grupo de documentos, seguindo a ordem estabelecida pelo checklist encaminhado pela contratada.

Considerando-se que o processo será instruído digitalmente, o fiscal administrativo deverá orientar a contratada para que cada item do checklist corresponda a um arquivo eletrônico próprio. Fica vedado o agregamento de documentos de naturezas distintas em um único documento. Qualquer irregularidade apresentada ou o envio do checklist com documentação faltante ou incompleta poderá acarretar a devolução da documentação para ajustes, ficando suspensa a fiscalização administrativa e, consequentemente, a posterior emissão da NF de Serviços correspondente.

Ressalta-se que quando um item do checklist representar mais de um documento, este pode ser anexado ao processo de duas maneiras diferentes:

1. Incluir tudo numa única peça: Exemplo: DCTFWeb, DARF e Comprovante de pagamento em uma única peça;

2. Incluir cada uma em uma peça separada de maneira sequencial, isto é:

1. DCTFWeb

2. DARF

3. Comprovante de Pagamento

Os documentos a serem apresentados durante o procedimento de fiscalização administrativa estarão disponíveis em formato de planilhas eletrônicas, através do seguinte endereço eletrônico da Divisão de Fiscalização Administrativa: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxx-xx-xxxxxxxxx.

Modelo de Checklist de Documentação para Fiscalização Administrativa:

Observações para preenchimento do checklist referente às obrigações mensais:

SICAF

O SICAF é documento que apresenta a regularidade do fornecedor, que pode vir a substituir algumas certidões.

No SICAF devem estar regulares:

1. Certidões que comprovem a regularidade perante as Fazendas Estadual, Distrital e Municipal do domicílio ou sede do contratado;

2. Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União (CND);

3. Certidão de Regularidade do FGTS (CRF); e

4. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).

Na impossibilidade de emissão do SICAF (seja por problemas técnicos ou devido a pendências existentes contra a empresa), as 4 certidões acima listadas deverão ser emitidas separadamente e anexadas no processo.

Comprovação de Pagamento

Segundo o Art. 464. da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), pode ser utilizado como comprovante de pagamento:

1. O Contra Cheque assinado pelo empregado. (Cabe coleta de impressão digital pelos analfabetos); ou

2. Comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado.

Comprovação Pagamento do Vale Transporte

Devem estar anexados os seguintes documentos:

1. Guias de solicitação.

2. Nota fiscal.

3. Comprovante de pagamento da Nota Fiscal.

Obs. Deve-se observar se o que consta na ORIENTAÇÃO NORMATIVA/SLTI Nº 3, DE 10 DE SETEMBRO DE 2014, transcrita abaixo:

“Nos contratos de prestação de serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra deve haver o desconto na fatura a ser paga pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, do valor global pago a título de vale-transporte em relação aos empregados que expressamente optaram por não receber o benefício previsto na Lei nº 7.418, de 16 de dezembro de 1985, regulamentado pelo Decreto nº

95.247, de 17 de novembro de 1987.”

Comprovação de Pagamento do Vale alimentação ou Auxílio Alimentação devem estar anexados os seguintes documentos:

1. Guias de solicitação

2. Nota fiscal

3. Comprovante de Pagamento

Comprovante de pagamento da Previdência Social. Documentos necessários:

1. DCTFWeb:

Presente na Figura 1

Figura 1 - DCTFWeb está o Recibo de Entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários. Este documento pode ser identificado pelo Número 1.

Número 2 constam 1) identificação da empresa como nome e CNPJ; 2) mês de competência.

Número 3 constitui o saldo devedor da empresa, que deve ser somado e ser exatamente igual o que constará do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF).

Número 4 apresenta o número do recibo de entrega. Este está presente também na DARF, documento que veremos a seguir.

Figura 1 - DCTFWeb

2. DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)

Um exemplo está disposto na Figura 2. É possível identificar o documento a partir do Número 1.

Número 2 identifica os dados da empresa.

Número 3 identifica a competência do documento

Número 4 identifica que a DARF foi gerada referenciando a DCTFWeb.

Número 5 identifica o valor a pagar.

Número 6 identificação da DARF para pagamento (deve ser o mesmo do comprovante de pagamento).

Figura 2 – Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)

3. Comprovante de Pagamento

Devem ser verificados os campos destacados na Figura 3.

Número 1 identifica o documento (não pode ser comprovante de agendamento).

Número 2 identifica o código de barras que deve ser exatamente o mesmo da DARF.

Figura 3 - Comprovante de Pagamento do DARF

Comprovante de pagamento do FGTS

Para comprovar o pagamento do FGTS devem ser anexados os seguintes documentos:

1. Relatório Analítico do GRF

Na Figura 4 está um relatório Analítico da GRF que pode ser identificado pelo Número 1. Neste documento, devem ser observados os seguintes campos:

Número 2 identifica a empresa que pertence esse relatório analítico.

Número 3 identifica a competência.

Número 4 identifica o valor que deve ser pago na GRF.

Figura 4 - Relatório Analítico do Guia de Recolhimento do FGTS

2. Guia de Recolhimento do FGTS - GRF

Na Figura 5 está um exemplo de GRF. Este documento pode ser identificado pelo Número 1, e devem ser observados os seguintes campos:

Número 2 identifica a empresa que pertence essa guia.

Número 3 identifica competência

Número 4 identifica a quantidade de GRFs que devem conter no processo Número 5 identifica o código para pagamento (esse número deve ser exatamente o mesmo do comprovante de pagamento)

Figura 5 - Guia de Recolhimento do FGTS

3. Comprovante de pagamento

Um exemplo de comprovante da GRF está na Figura 6 e é facilmente reconhecido pelo Número 1.

Não serão aceitos agendamentos, apenas os comprovantes pagamento.

Número 2 identifica a empresa que pertence essa comprovação. Número 3 é o código de barras do guia paga. Esse número deve ser idêntico ao campo da GRF.

Figura 6 - Compro de Pagamento da GRF

Importante: Verificar se estão TODAS AS GUIAS estão presentes no processo de pagamento e se todas estão devidamente pagas. Embaixo da GRF, Figura 5, há a indicação de quantas guias devem constar no processo.

Comprovação de que a empresa mantém reservas de cargos para pessoa com deficiência ou para reabilitado da Previdência Social (Art. 66-A da Lei 8.666/1993):

Este documento se faz obrigatório durante toda a vigência contratual quando:

1. Durante o processo licitatório, a empresa obteve preferência assegurada, como critério de desempate, através da declaração que mantém reservas de cargos para pessoa com deficiência ou para reabilitado da Previdência Social (inciso V do § 2o do art. 3 da Lei 8.666/1993).

2. Durante o processo licitatório, a empresa obteve margem de preferência, através da declaração que mantém reservas de cargos para pessoas com deficiência ou para reabilitado da Previdência Social (inciso II do § 5o do art. 3 da Lei 8.666/1993).

A necessidade dessa documentação pode ser verificada no processo de licitação ou junto com a Coordenação de Licitação/DCOS.

Comprovação de outros benefícios estabelecidos pela Convenção Coletiva de Trabalho (ou similar):

Se houver previsão de demais benefícios, os comprovantes desses devem ser incluídos no processo.

Benefícios que geralmente estão compreendidos na convenção coletiva do trabalho: auxílio maternidade, xxxxxxx xxxxxx, plano de saúde, cesta, entre outros.

Documentos quando da admissão de empregados:

Declaração que não houve admissões:

Este documento deve ser fornecido pela empresa informando que não houve admissões no período.

Nesse caso, os demais itens do checklist deve ficar em branco. Se houve admissões, deixar esse campo em branco.

Documentos dos funcionários admitidos:

Os documentos devem estar organizados por funcionário para facilitar a conferência.

Documentos referentes à saúde e segurança do trabalho e riscos ambientais:

Os documentos são de obrigação da empresa e devem ser entregues no primeiro mês de análise e nas prorrogações das vigências dos respectivos documentos.

Documentos quando da demissão de empregados:

Declaração que não houve demissões no período:

Este documento deve ser fornecido pela empresa informando que não houve demissões no período.

Nesse caso, os demais itens do checklist deve ficar em branco. Se houve demissões, deixar esse campo em branco.

Documentos dos funcionários demitidos:

Os documentos devem estar organizados por funcionário para facilitar a conferência.

Modelo de Controle de Empregados para definição da amostragem da Fiscalização Administrativa:

A empresa contratada deverá encaminhar, mensalmente, em arquivo Excel, Planilha Resumo do Contrato – Controle de Funcionários Terceirizados (atualizada), para efeito de definição da amostragem da Fiscalização Administrativa, conforme modelo a seguir:

Modelo de Conta-Depósito Vinculada para ateste da Fiscalização Administrativa:

Com base no controle de empregados e das orientações discriminadas a seguir, a empresa contratada deverá encaminhar, mensalmente, em arquivo Excel, Planilha de Conta Vinculada (atualizada), conforme modelo apresentado abaixo: