Maio/2022
Relatório de Auditoria Nº 03/2022
Ação Nº 03-PAINT/2021 e Ação Nº 01-PAINT/2022: Gestão e Fiscalização de Contratos
Unidade Auditada IFRS – Campus Osório
Maio/2022
Rua Gen. Osório, 348 – Centro – Bento Gonçalves/RS – XXX 00000-000 xxxxx://xxxx.xxx.xx/xxxxxxx-xx-xxxxxxxxx-xxxxxxx
Unidade de Auditoria Interna do IFRS - UNAI
RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA
Órgão: Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do RS
Unidade Auditada: Campus Osório
Município/UF: Osório/RS
Ordem de Serviço: N.º 004/2021
Missão
A Unidade de Auditoria Interna – UNAI, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul
– IFRS, é o órgão que realiza atividade independente e objetiva de avaliação e de consultoria, a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e aprimorar a eficácia dos processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos.
Auditoria em Gestão e Fiscalização de Contratos
A auditoria em Gestão e Fiscalização de Contratos teve por objetivo avaliar o cumprimento dos normativos internos, da legislação vigente e verificar a suficiência dos controles internos existentes inerentes à gestão e fiscalização de contratos. Os contratos de serviços continuados, com e sem dedicação exclusiva de mão de obra, selecionados por amostragem, foram objeto de análise.
QUAL FOI O TRABALHO REALIZADO PELA UNAI?
O presente trabalho foi de avaliação da Gestão e Fiscalização de Contratos no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia – Rio Grande do Sul (IFRS), Campus
visando
cumprimento normativos
avaliar
Osório,
o dos
internos,
da
legislação vigente e verificar
a suficiência dos controles internos. O período compreendido pela análise foi de 1º de abril de 2020 a 1º de outubro de 2021.
POR QUE A UNAI REALIZOU ESSE TRABALHO?
Baseada na análise de riscos, que contou com a participação da Gestão do IFRS, a UNAI identificou, através da matriz de riscos que considera os critérios de materialidade, relevância e criticidade do objeto, um grau de risco alto no tema auditado.
QUAIS AS CONCLUSÕES ALCANÇADAS PELA UNAI? QUAIS AS RECOMENDAÇÕES QUE DEVERÃO SER ADOTADAS?
Verificou-se que os controles internos administrativos do Campus Osório em relação à Gestão e Fiscalização de Contratos, de uma forma geral, encontram-se em constante aperfeiçoamento. Foi identificado em alguns contratos que os fiscais não elaboraram o relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, que o Mapa de Riscos não está incluído junto aos autos do processo de contratação, que não se tem a prática de incluir a ciência expressa da indicação e respectivas atribuições dos novos Gestores e Fiscais de Contrato antes de nova atualização e publicação das portarias ao processo do respectivo contrato e que os fiscais necessitam ser orientados a controlar os registros de entrega dos EPIs e anexá-los ao processo de empenho e pagamento no SIPAC do respectivo contrato.
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
CONSUP – Conselho Superior
DLC – Diretoria de Licitações e Contratos
DOU – Diário Oficial da União
EPI – Equipamento de Proteção Individual
IFRS – Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul
IMR – Instrumento de Medição de Resultados
IN – Instrução Normativa
PAINT – Plano Anual de Auditoria Interna
S.A. – Solicitação de Auditoria
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
UNAI – Unidade de Auditoria Interna do IFRS
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 5
RESULTADOS DOS EXAMES 8
1. Não encontrado o Mapa de Riscos junto aos autos do processo de contratação 8
2. Ausência ou não disponibilização dos relatórios finais após a conclusão da prestação dos serviços 9
3. Não encontrados documentos que comprovem a ciência expressa da indicação antes da atualização e publicação das portarias 10
4. Não encontrados documentos que atestem o fornecimento pela contratada de EPIs aos seus empregados 11
5. Não há registros formais da aplicação do Instrumento de Medição de Resultado (IMR) para aferição da qualidade da prestação dos serviços 12
6. Ausência de designação do gestor substituto e fiscal administrativo nos contratos 55/2018 e 62/2019 14
RECOMENDAÇÕES 16
CONCLUSÃO 17
INTRODUÇÃO
A Unidade de Auditoria Interna do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande de Sul, cumprindo a atribuição estabelecida no Decreto nº 3.591, de 06 de setembro de 2000 e alterações, e em atendimento ao Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT 2021, aprovado pela Resolução do Conselho Superior N.º 053, de 28 de dezembro de 2020, apresenta, para apreciação e conhecimento, o Relatório de Auditoria Interna N.º 03/2022. Esta ação foi realizada nos anos de 2021 e 2022 (Ação nº 3 do PAINT/2021 e Ação Nº 01 do PAINT/2022) e teve como objetivo avaliar o cumprimento dos normativos internos, da legislação vigente e verificar a suficiência dos controles internos existentes inerentes à gestão e fiscalização de contratos.
Conforme disposto na IN MPDG n° 05/2017, as atividades de gestão e fiscalização da execução contratual são o conjunto de ações que tem por objetivo aferir o cumprimento dos resultados previstos pela Administração para os serviços contratados, verificar a regularidade das obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como prestar apoio à instrução processual e o encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos relativos à repactuação, alteração, reequilíbrio, prorrogação, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outras, com vista a assegurar o cumprimento das cláusulas avençadas e a solução de problemas relativos ao objeto.
Nesse sentido, o Guia de Fiscalização de Contratos do IFRS, elaborado pela Diretoria de Licitações e Contratos, prevê que a gestão e a fiscalização dos contratos são um poder-dever da Administração Pública, visto que objetiva assegurar que o objeto contratado seja recebido ou executado conforme as condições estabelecidas pela Administração no edital da licitação e no contrato.
Atualmente, os processos referentes à contratação são autuados eletronicamente através do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). Assim, os documentos devem ser criados, tramitados e assinados, preferencialmente, via SIPAC, utilizando os documentos indicados e disponibilizados aos campi na Coletânea de Fluxos do Setor de Contratos do IFRS.
A principal base legal utilizada neste trabalho pode ser encontrada em: Documentos de Contratos e Fiscalização - IFRS, Lei N.º 8.666/1993 e IN MPDG N.º 05/2017. Destacam-se a IN MPDG nº 05/2017 e o Guia de Fiscalização de Contratos do IFRS.
Os dados e informações utilizadas nesta auditoria foram coletados através do site institucional e, principalmente, dos documentos disponibilizados diretamente pela Gestão do campus. A avaliação realizada compreendeu os contratos de serviços continuados, com e sem dedicação exclusiva de mão de obra, executados durante o período de 01/04/2020 a 01/10/2021. Nesse período, o campus possuía 09 contratos
vigentes, geridos e fiscalizados no Campus Osório, sendo 05 com e 04 sem dedicação exclusiva de mão de obra. Os exames foram realizados na totalidade dos contratos, relacionados a seguir.
Nº do contrato | Contratada | Objeto | Valor | Data de início | Data de término |
02/2017 | Lazari Serviços de Gestão de mão de Obra Ltda. | Limpeza, conservação e higienização | 20.732,19 | 01/02/2017 | 01/02/2021 |
55/2018 | Lyon Serviços Terceirizados Ltda. | Copeiragem | 34.200,00 | 01/08/2018 | 29/11/2022 |
71/2018 | PORTALSUL Empresa de vigilância S/S Ltda. | Vigilância | 17.235,59 | 26/09/2018 | 26/09/2022 |
62/2019 | Xxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxx e Fagundes Ltda. | Tradutor/Intérpre- te de Libras | 26.666,56 | 03/02/2020 | 03/02/2022 |
18/2021 | CVM Limpeza e Conservação Ltda. | Limpeza, conservação e higienização | 22.049,20 | 01/06/2021 | 01/06/2022 |
31/2016 | Disktoner Copiadoras e Impressoras Eireli | Locação de Impressoras/copia- doras | 4.000,00 | 22/08/2016 | 03/11/2020 |
79/2017 | Rafa Food Truck | Restaurante e lanchonete | Cessão de uso. (Aluguel) 713,01 | 01/09/2017 | 01/09/2020 |
74/2019 | EMS Transportes e Turismo Eireli | Transporte Rodoviário coletivo | 81.345,00 | 15/10/2019 | 15/10/2022 |
25/2020 | RS Dedetização | Desinsetização, desratização, dedetização e controle de pragas | 4.800,00 | 01/06/2020 | 01/06/2022 |
Com dedicação exclusiva de mão de obra: 02/2017, 55/2018, 71/2018, 62/2019, 18/2021. Sem dedicação exclusiva de mão de obra: 31/2016, 79/2017, 74/2019, 25/2020.
Os resultados dos exames, doravante apresentados, foram divididos de acordo com os seguintes componentes: Achado (situação irregular identificada e documentada durante a fase de execução da auditoria); Condição (desenvolvimento da situação encontrada); Critério (lei, norma ou princípio desrespeitado na situação encontrada); Causa (preferencialmente a causa raiz); Consequência (risco a que a entidade ou a sociedade se expõem ou efeito direto); Manifestação da Unidade Auditada (posição ou justificativa da Gestão acerca do achado de auditoria); Análise da Auditoria Interna (análise dos elementos constantes nos itens anteriores e avaliação da necessidade de expedição de Recomendação); e Recomendação (sugestão de melhoria visando à regularização da impropriedade identificada).
Os trabalhos foram realizados em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, em conformidade com as orientações constantes do Referencial Técnico de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal, aprovado pela IN SFC/CGU Nº 03/2017. A execução da ação prolongou-se em virtude da pandemia do Coronavírus e da consequente mudança nas práticas de trabalho do IFRS, com a implantação do trabalho remoto a partir de 16/03/2020, demandando adaptações nas atividades da equipe de auditoria. Além disso, foi solicitada prorrogação de prazo para a entrega de respostas pela Gestão, impactando na data de conclusão da auditoria. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.
A recomendação e sugestões expedidas visam à adequação dos controles internos administrativos e devem ser avaliadas e ponderadas pela autoridade competente.
RESULTADOS DOS EXAMES – ACHADOS DE
AUDITORIA
1. Não foi encontrado o Mapa de Riscos junto aos autos do processo de contratação da empresa CVM Limpeza e Conservação Ltda - ME.
Condição
Conforme verificado no material disponibilizado para análise, não foi visualizado o Mapa de Riscos junto aos autos do processo de contratação da empresa CVM Limpeza e Conservação Ltda - ME.
Critério
A IN MPDG nº 05/2017 (art. 26, §1º) dispõe que o Mapa de Riscos deve ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação pelo menos ao final da elaboração dos Estudos Preliminares, ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico, após a fase de Seleção do Fornecedor e após eventos relevantes, durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pela fiscalização.
Causa
Ausência de controle interno adequado para garantir que o Mapa de Riscos esteja junto aos autos do processo de contratação.
Consequência
A falta do documento Mapa de Riscos pode impedir o alcance de resultados que atendam às necessidades da contratação, pois é nele que o Gerenciamento de Riscos é materializado, processo este importante para a identificação dos principais riscos, a avaliação destes, o tratamento dos considerados inaceitáveis entre outras atividades.
Manifestação da Unidade Auditada
“O documento de Mapa de Riscos foi elaborado, conforme anexo, e está disponível no processo nº 23367.000031/2021-40 do setor de Licitação. No fluxo de contratação (contrato novo) disponível na Coletânea de Fluxos do Setor de Contratos, atualizado em 10/03/2022 da Reitoria, não exige este documento no momento da contratação e sim no fluxo de aditivo de renovação. Podemos adotar como prática a inclusão do mapa de riscos elaborado pela licitação no processo de contratos”.
Análise da Auditoria Interna
Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se a unidade auditada elabora o Mapa de Riscos conforme preconiza a legislação. A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, não foi possível visualizar este documento junto aos autos do processo de contratação da empresa CVM Limpeza e Conservação Ltda - ME.
A Gestão se manifestou informando que o Mapa foi elaborado e está junto ao processo de licitação, uma vez que fluxo interno estabelecido pelo Setor de Contratos prevê a inclusão deste documento no momento da renovação contratual. Ademais, ele foi disponibilizado a esta equipe de auditoria e o gestor informou que pode ser adotado como prática a inclusão do Mapa de Riscos elaborado no processo de contratos.
Nesse sentido, é desnecessária a emissão de recomendação, apenas destaca-se a pertinência de adotar esta prática junto aos autos do processo de contratação.
2. Constatou-se a ausência ou não disponibilização dos relatórios finais após a conclusão da prestação dos serviços contratados com as empresas Disktoner Copiadoras e Impressoras Eireli, Lazari Serviços de Gestão de Mão de Obra Ltda e Rafa Food Truck Alimentação, Serviços e Transporte EIRELI.
Condição
Analisando o material disponibilizado, não foi possível identificar nos processos dos contratos ora mencionados o relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato.
Critério
Disposição contida no art. 70 da IN MPDG nº 05/2017, para que seja elaborado o relatório final pelos fiscais a fim de utilização como fonte de informações para as futuras contratações.
Causa
Inexistência de controle interno para garantir que os fiscais elaborem relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações.
Consequência
A não adoção da prática de elaboração do relatório final ocasiona, além do descumprimento da IN MPDG nº 05/2017, prejuízo à próxima contratação no que tange ao gerenciamento de riscos, haja vista a importância de se ter registrado formalmente todas as peculiaridades surgidas durante a execução do contrato anterior para servir de base e evitar futuros problemas à fiscalização.
Manifestação da Unidade Auditada
“Para o encerramento do contrato da Disktoner houve consulta e resposta do fiscal por e-mail, anexo, contudo esquecemos de formalizar via modelo padrão. O mesmo aconteceu para o contrato da cantina, o fiscal manifestou-se sobre as pendências que haviam no momento do encerramento do contrato, e-mail anexo, faltando a formalização por meio de relatório padrão. Para o contrato da Xxxxxx faltou a manifestação do fiscal e a sua formalização via relatório”.
Análise da Auditoria Interna
Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se os fiscais elaboraram o relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações.
A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, verificou-se que os relatórios não foram emitidos em nenhum dos contratos encerrados no período da amostra. A Gestão se manifestou informando que se esqueceu de formalizar e, principalmente, alega que para o contrato da Lazari Serviços de Gestão de Mão de Obra Ltda faltou a manifestação do fiscal, o que é considerado por esta equipe de auditoria mais crítico por se tratar de serviço com regime de dedicação exclusiva de mão de obra.
Nesse sentido, como forma de contribuir para sanar as impropriedades constatadas, recomenda-se que sejam tomadas providências a fim de regularizar a ausência dos relatórios finais após a conclusão da prestação dos serviços.
Recomendação 1
Recomenda-se que a gestão implemente controle interno para garantir que os fiscais elaborem relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações.
3. Não foram encontrados documentos que comprovem a ciência expressa da indicação e respectivas atribuições dos novos Gestores e Fiscais de Contrato antes da atualização e publicação das portarias.
Condição
Conforme verificado, o ato de designação do Gestor e Fiscais de Contrato se deu por meio de portarias publicadas nos Boletins de Serviço. Porém, em relação às designações posteriores, não foram encontrados documentos que comprovem a ciência expressa antes de nova atualização e publicação das portarias.
Critério
A IN MPDG nº 05/2017 (art. 41, §1º) estabelece essa obrigação, dispondo que para o exercício da função o Gestor e Fiscais de Contrato deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.
Causa
Insuficiência do controle interno implementado para garantir que o Gestor e Fiscais de Contrato tenham ciência expressa da indicação e respectivas atribuições antes de nova atualização e publicação das portarias.
Consequência
A ausência da ciência expressa da indicação e respectivas atribuições do Gestor e Fiscais de Contrato antes da formalização do ato de designação pode ocasionar prejuízo à atuação da equipe de fiscalização durante a execução dos contratos, pois o conhecimento dessa demanda somente no momento da publicação da portaria não os prepara para o completo entendimento das suas obrigações como representante da Administração na relação contratual, o que pode levar esta a ser responsabilizada pela má gestão e fiscalização dos contratos.
Manifestação da Unidade Auditada
“Segue trecho do GUIA DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS DO IFRS
1.1 Fiscalização e gestão de contratos
A ciência prévia dos servidores que compõem a equipe de fiscalização é necessária e deve ser realizada por meio de assinatura eletrônica no “Formulário de Nova Contratação”, providenciado pela área requisitante do serviço no Sistema Integrado de Administração, Patrimônio e Contratos (SIPAC) e encaminhado para o setor de contratos providenciar a formalização da avença. A designação da equipe de fiscalização ocorre por meio de portaria publicada no Boletim de Serviço do IFRS. A
escolha dos servidores integrantes das equipes de fiscalização deve atentar para a observância de competências adequadas à execução do acompanhamento contratual conforme objeto do contrato e características pessoais como integridade, responsabilidade e pró-atividade.
Seguindo o que está no guia, a ciência da equipe de fiscalização é feita por meio da assinatura digital, ou assinatura manual nos processos físicos, através do documento “Formulário de Solicitação de Nova Contratação”.
Disktoner 31/2016: não encontramos.
Lazari 02/2017: página 02 e 02 verso do processo físico.
Portalsul 71/2018: páginas 02 e 02 verso do processo escaneado.
Xxxxx Xxxxxxxxx 62/2019: páginas 02 e 02 verso do processo físico nº 23367.000967/2019-56, digitalizado e inserido no SIPAC.
EMS 74/2019: páginas 01 e 01verso do processo físico nº 23367.0000986/2019-82 digitalizado e inserido no SIPAC.
Após a assinatura da Portaria, a mesma é entregue para a equipe de fiscalização, antes da publicação no boletim.
Quando há a necessidade de substituição do fiscal, o contato com o servidor é realizado pessoalmente, tendo o aceite do servidor, a portaria é emitida. Nenhuma portaria é emitida sem a ciência do servidor designado. Adotaremos a partir de agora a formalização da ciência, anexando a mesma no processo”.
Análise da Auditoria Interna
Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se a unidade auditada dá ciência expressa da indicação e respectivas atribuições do Gestor e Fiscais de Contrato antes da formalização do ato de designação. A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, verificou-se que esta se deu por meio de portarias publicadas nos Boletins de Serviço e também que o procedimento de ciência prévia da equipe de fiscalização por meio da assinatura no “Formulário de Nova Contratação” foi observado nos processos dos contratos analisados. Apesar da falta de evidências da ciência prévia dos novos integrantes da fiscalização, quando da atualização das portarias, a unidade auditada manifestou que o aceite era obtido pessoalmente e que adotará a formalização da ciência, anexando-a no processo.
A Gestão disponibilizou a esta equipe de auditoria exemplos de contato de ciência expressa feito com a equipe de fiscalização e manifestou conhecimento sobre o Guia de Fiscalização de Contratos do IFRS, que exige a assinatura eletrônica.
Nesse sentido e diante desta iniciativa em promover o pleno atendimento à disposição normativa, não será emitida recomendação, apenas destaca-se a pertinência de adotar a prática de incluir a ciência expressa ao processo do respectivo contrato.
4. Não encontrados documentos que atestem o fornecimento pela contratada de EPIs aos seus empregados nos contratos em que o objeto é a limpeza e conservação (02/2017 e 18/2021) e a copeiragem (55/2018) do Campus.
Condição
Não foram encontrados registros formais que comprovem a entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) aos empregados das empresas que prestam
serviços de limpeza e conservação (contratos 02/2017 e 18/2021) e copeiragem (contrato 55/2018) na documentação disponibilizada para análise.
Critério
Disposições contidas na IN MPDG nº 05/2017 e no Guia de Fiscalização de Contratos do IFRS.
Causa
Ausência de fluxo ou procedimento interno adequado para garantir que todos os documentos e, em especial os comprovantes de entrega dos EPIs como neste caso, estejam anexados aos processos de empenho e pagamento no SIPAC do respectivo contrato.
Consequência
A não comprovação da entrega de Equipamentos de Proteção Individual aos empregados ocasiona prejuízo à atuação da equipe de fiscalização durante a execução dos contratos, pois como representante da Administração na relação contratual a ausência desse registro formal anexado aos processos pode levar àquela a responsabilização pela má gestão e fiscalização dos contratos, além de ensejar inclusive demandas judiciais trabalhistas.
Manifestação da Unidade Auditada
“Os EPIs do contrato 02/2017 foram entregues e utilizados pelos funcionários, porém não há formalização.
Os EPIs dos contratos 18/2021 e 55/2018 foram entregues conforme comprovantes em anexo”.
Análise da Auditoria Interna
Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se a unidade auditada comprovou por meio de documentos o fornecimento pela contratada de EPIs aos seus empregados nos contratos em que o objeto é a limpeza e conservação e copeiragem do Campus.
Após a análise do material e a manifestação da Xxxxxx, constatou-se que foi sanada a ausência de formalização dos EPIs do contrato 02/2017, já encerrado, com a comprovação de entrega dos outros dois contratos.
Nesse sentido, considera-se que a emissão de recomendação não é necessária, porém destaca-se a importância de orientar os fiscais a controlar os registros de entrega dos EPIs e anexá-los ao processo de empenho e pagamento no SIPAC do respectivo contrato, que, conforme disposto no Guia de Fiscalização de Contratos do IFRS, conterá todos os documentos que comprovam a efetiva fiscalização contratual.
5. Não há registros formais da aplicação do Instrumento de Medição de Resultado (IMR) ou outro substitutivo para fins de aferição da qualidade da prestação dos serviços.
Condição
Em alguns contratos firmados pelo Campus, por exemplo, com as empresas Lazari, Lyon, CVM e RS Dedetização, observou-se a citação do Instrumento de Medição de Resultado (IMR) nos editais de licitação e também nas atas de reuniões iniciais, porém, analisando o material disponibilizado, não foram encontrados registros formais de sua aplicação como ferramenta para aferir a qualidade da prestação dos serviços.
Critério
A IN MPDG nº 05/2017 (Anexo I) estabelece que o Instrumento de Medição de Resultado (IMR) é o mecanismo que define, em bases compreensíveis, tangíveis, objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento.
Causa
Insuficiência do controle interno implementado para garantir o registro formal da aplicação do IMR ou outro substitutivo como ferramenta de aferição da qualidade da prestação dos serviços.
Consequência
O IMR (anteriormente ANS) é utilizado como método para aferição da qualidade dos serviços prestados nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, mas como não foi destacada a avaliação em cada indicador nos termos de recebimento, ficou prejudicada a demonstração do que foi glosado em razão da redução/revezamento de funcionários ou em razão da pontuação do IMR, e por sua vez os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço.
Manifestação da Unidade Auditada
“Lazari: em 2020 devido a pandemia o serviço foi prestado de forma excepcional, com revezamento de funcionários, redução de materiais e servidores trabalhando de forma remota, essa situação foi levada em consideração na aplicação do IMR.. Contudo, pode ser verificado que nos relatórios mensais de 2019 que o fiscal utilizou o IMR (neste caso ANS – Acordo de Níveis de Serviços) para ajustar o pagamento das notas fiscais, como demonstram os relatórios anexados.
Lyon: a situação da pandemia também se aplica a este contrato, que também teve seus serviços suspensos no período de 14/05/2021 a 10/09/2021. Em relação ao indicador 04, o fiscal ajustou o valor da nota fiscal, glosando os dias e horários faltantes, bem como os quantitativos de vales-transporte e vales-alimentação, conforme relatórios mensais em anexo.
CVM: nos 3 primeiros meses de contrato a aplicação do IMR foi meramente para fins de orientação e adaptação, portanto não houve ajuste de pagamento. Quanto ao indicador 02 que trata do quantitativo de colaboradores, o fiscal realizou os cálculos e glosou os dias de falta, bem como as glosas dos respectivos quantitativos de vales- transporte e alimentação, como consta no relatório em anexo. Em relação aos demais indicadores, até o momento todas as solicitações da Administração foram atendidas pela contratada, por isso não há ajuste de pagamentos referentes a esses itens.
RS Dedetização: os serviços forma prestados de acordo com o contratado, não necessitando de ajuste no pagamento, visto que o contrato não é mensal e sim por demanda, sendo acompanhado por servidor designado.
OBS: passaremos a anotar no Termo de Recebimento os indicadores do IMR”.
Análise da Auditoria Interna
Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se a unidade auditada tinha registros formais da aplicação do Instrumento de Medição de Resultado (IMR) ou outro substitutivo para fins de aferição da qualidade da prestação dos serviços.
A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, verificou-se que o método utilizado para a aferição da qualidade é o Termo de Recebimento. Foi comprovado na visualização de alguns termos que são
utilizados os indicadores do IMR. A Gestão, ao final, se comprometeu a registrar no Termo os indicadores.
Sobre os documentos apresentados pela Gestão a esta equipe de auditoria, verificou-se que os registros de faltas (indicador 04) são considerados como ocorrências administrativas no caso dos contratos com a Lyon e CVM. Destaca-se a necessidade de envolvimento da fiscalização técnica na aferição deste indicador, conforme anexo VIII-A da IN 05/2017, transcrito a seguir:
“DA FISCALIZAÇÃO TÉCNICA
1. A fiscalização técnica dos contratos deve avaliar constantemente a execução do objeto e, se for o caso, poderá utilizar o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), conforme modelo previsto no Anexo V-B, ou outro instrumento substituto para aferição da qualidade da prestação dos serviços, devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, sempre que a contratada:
...
b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada”.
Diante do manifesto comprometimento da unidade auditada em anotar os indicadores do IMR nos termos de recebimento, não será emitida recomendação, apenas destaca-se a necessidade de envolvimento da fiscalização técnica na aferição do indicador 04.
6. Não foram designados gestor substituto e fiscal administrativo para os contratos 55/2018 e 62/2019 e não foi identificado quem exerceu a fiscalização administrativa.
Condição
Nos recebimentos provisórios dos serviços dos contratos 55/2018 (Lyon) e 62/2019 (Xxxxx Xxxxxxxxx), não constou o responsável (assinatura ou e-mail) pela fiscalização administrativa. A Coordenadora de Gestão de Contratos substituta (portaria 187/20) assinou o recebimento definitivo dos serviços prestados nas competências set e out/20 e set/21. Analisando o material disponibilizado, não há designação de gestor substituto e fiscal administrativo para estes contratos (portarias 87/2019 e 30/2020).
Critério
A IN MPDG nº 05/2017 estabelece a distinção das atividades de gestão e fiscalização (art. 40, § 3º) e a indicação de gestor, fiscal e seus substitutos (art. 41).
Causa
Insuficiência do controle interno implementado para assegurar a distinção das atividades de gestão e fiscalização de contratos e para que o gestor substituto esteja formalmente designado.
Consequência
A ausência de designação de responsável por cada função fiscalizatória pode ocasionar prejuízo à atuação da equipe caso não tenha o completo entendimento de suas responsabilidades.
Manifestação da Unidade Auditada
“A coordenadora substituta assinou os relatórios de setembro e outubro de 2020 pois o gestor dos contratos estava em licença capacitação, e em setembro de
2021 o gestor estava de férias, sendo que a coordenadora substituta estava fiscalizando estes contratos na ausência do gestor.
A fiscalização administrativa destes contratos é feita pelo gestor do contrato, sendo observado a distinção entre gestão e fiscalização.
Novas portarias serão emitidas com a designação de gestor substituto para estes contratos. Até o momento foi emitida a portaria 70.2022, em anexo, e para o contrato 62/2019, estamos aguardando ciência dos servidores”.
Análise da Auditoria Interna
Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar como a unidade auditada trata as substituições de gestor dos contratos e a distinção das atividades de gestão e fiscalização. A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, verificou-se que não foram designados gestor substituto e fiscal administrativo para os contratos 55/2018 e 62/2019 e não foi identificado quem exerceu a fiscalização administrativa.
Diante da manifestação da Gestão de que estão sendo providenciadas as portarias com designação de gestor substituto e de que a função de fiscal administrativo está sendo desempenhada pelo gestor do contrato, não será emitida recomendação, apenas destaca-se a opinião de que, além de gestor, fiscal técnico e seus substitutos, seja incluída a indicação do responsável pela fiscalização administrativa nas portarias de designação das equipes de fiscalização dos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, a fim de assegurar a distinção das atividades de gestão e fiscalização (art. 40, § 3º da IN MPDG 05/2017), mesmo quando realizadas pelo mesmo servidor (gestor do contrato), orientando-o a assinar os termos de recebimento por ambas as atividades.
RECOMENDAÇÕES
Achado N.° 1: Ausência ou não disponibilização dos relatórios finais após a conclusão da prestação dos serviços.
Recomendação 1
Recomenda-se que a gestão implemente controle interno para garantir que os fiscais elaborem relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações.
CONCLUSÃO
De modo geral, o objetivo desta auditoria foi atingido. Considerando o escopo do trabalho, infere-se que há conformidade em relação à maioria dos normativos e preceitos legais atinentes à Gestão e Fiscalização de Contratos, tendo sido relatadas as fragilidades mais importantes, as quais devem ser objeto de análise por parte do Gestor.
As principais oportunidades de aperfeiçoamento e melhoria apresentadas neste relatório estão descritas na recomendação expedida e são relacionadas ao seguinte tópico:
a) implementação de controle interno para garantir que os fiscais elaborem relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações.
Complementarmente, como forma de promover a melhoria dos controles internos inerentes à Gestão e Fiscalização de Contratos, a seguir estão listadas algumas sugestões que não foram objeto de recomendação:
a) Sugere-se que, além de gestor, fiscal técnico e seus substitutos, seja incluída a indicação do responsável pela fiscalização administrativa nas portarias de designação das equipes de fiscalização dos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, a fim de assegurar a distinção das atividades de gestão e fiscalização, mesmo quando realizadas pelo mesmo servidor (art. 40, § 3º da IN MPDG 05/2017), orientando-o a assinar os termos de recebimento por ambas as atividades;
b) adoção da prática de inclusão do Mapa de Riscos elaborado junto aos autos do processo de contratação;
c) adoção da prática de incluir a ciência expressa da indicação e respectivas atribuições dos novos Gestores e Fiscais de Contrato antes da atualização e publicação das portarias ao processo do respectivo contrato;
d) necessidade de orientar os fiscais a controlar os registros de entrega dos EPIs e anexá-los ao processo de empenho e pagamento no SIPAC do respectivo contrato;
e) necessidade de envolvimento da fiscalização técnica na aferição do indicador relacionado às faltas.
O Campus demonstrou empenho na implementação e revisão de controles internos, como demonstrado nas análises deste relatório, nas manifestações da Gestão e na documentação disponibilizada à equipe de auditoria, o que favorece o alcance dos objetivos, a integridade institucional e a correção das eventuais fragilidades existentes.
Destaca-se que este relatório não tem a intenção de esgotar as possibilidades de inconsistências passíveis de serem observadas, mas sim servir como instrumento de
orientação para as boas práticas da Administração Pública. Ademais, ressaltamos que a implementação da recomendação aqui emitida será acompanhada posteriormente pela Unidade de Auditoria Interna o que, contudo, não impede que o Gestor venha a se manifestar acerca deste relatório previamente a esse acompanhamento.
Em que pese ser a Unidade de Auditoria Interna um órgão de assessoramento técnico, portanto, não possuindo natureza vinculante, o acatamento e a implementação de suas recomendações e/ou sugestões refletirá o comprometimento da Gestão com o fortalecimento dos controles internos da entidade e o acolhimento das disposições normativas vigentes.
Por fim, adverte-se que, conforme o item nº 176 da Instrução Normativa nº 003/2017/CGU, é responsabilidade da alta administração da Unidade Auditada zelar pela adequada implementação das recomendações emitidas pelas Unidades de Auditoria Interna Governamentais, cabendo-lhe aceitar formalmente o risco associado caso decida por não realizar nenhuma ação.
Xxxxxx, 03 de maio de 2022.
(*) (*)
Fabrício Xxxxxx Xxxxxxx
Auditor
Coordenador da Equipe
Jôse D’Avila
Auditora
Membro da Equipe
De acordo:
(*) Xxxxxxx Xxxxxx X. Pfarrius
Auditor-Chefe
Portaria Nº 447/2019
* O documento original, assinado, encontra-se arquivado na Unidade de Auditoria Interna para consulta.