ORIENTAÇÃO TÉCNICA AGE Nº 02/2017 (Revisão 1) REFERENCIAL DE CONTROLES INTERNOS NA GESTÃO DE CONTRATOS
ORIENTAÇÃO TÉCNICA AGE Nº 02/2017 (Revisão 1) REFERENCIAL DE CONTROLES INTERNOS NA GESTÃO DE CONTRATOS
I. OBJETIVO
Orientar os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual quanto à adoção de controles internos que contribuam para a gestão eficiente e eficaz da área de contratos.
II. REFERÊNCIAS NORMATIVAS
Lei Federal nº 8.666/1993; Lei Estadual nº 9.433/2005; Decreto Estadual nº 12.366/2010; Instrução Normativa Saeb nº 014, de 23/08/2014; Instrução Conjunta Saeb - PGE nº 001, de 18/10/2002; Portaria PGE nº 63/2016; Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10/05/2016; Lei Estadual nº 12.949/2014 e Decreto Estadual nº 15.219/2014, que a regulamenta; Referencial Básico de Governança Aplicada a Órgãos e Entidades da Administração Pública, publicado pelo TCU em 2014; Decreto do Governo do Distrito Federal nº 37.302/2016; Orientações Técnicas AGE nºs 02/2016 – Contratos e 01/2017 – Guia Referencial dos Controles Internos da Gestão.
III. CONSIDERAÇÕES GERAIS
1. Esta Orientação Técnica (OT) é parte integrante do Guia Referencial dos Controles Internos da Gestão (GRCI), apresentado na OT AGE nº 01/2017, que orienta os órgãos da Administração Pública Estadual quanto à estruturação dos controles internos e à implementação de modelo de análise e gestão de riscos.
2. A contratação de bens e serviços constitui-se num conjunto de processos estratégicos comuns aos diversos órgãos e entidades públicas.
3. O compartilhamento e a adoção de práticas de controle interno ou medidas de controle primário pela área gestora do processo contribuem para a redução do risco1 das contratações, na medida em que reforçam a primeira linha de defesa2, propiciando:
a) uniformidade de procedimentos;
b) redução de custos operacionais;
c) melhoria da qualidade do gasto; e
d) maior controle e transparência dos processos.
4. Entende-se como “medidas de controle primário” aquelas ações e atividades realizadas pela primeira linha de defesa, ou seja, pelos servidores e gestores responsáveis pela execução dos processos que gerenciam (controles operacionais aplicados por quem executa e se responsabiliza pelo processo).
1 Vide OT AGE nº 01/2017 – Guia Referencial dos Controles Internos da Gestão (GRCI).
2 Nos termos do preconizado pelo Instituto dos Auditores Internos – IIA/COSO.
5. As práticas de controle interno na área de contratos, descritas nesta OT, estão lastreadas nos componentes propostos pelo COSO3 - e envolvem mecanismos de controle em cada uma das seguintes etapas da contratação:
5.1 Execução: compreende todos os aspectos operacionais relacionados com o efetivo cumprimento do objeto do contrato.
5.2 Fiscalização: consiste em verificar se as condições efetivamente contratadas estão sendo fielmente executadas.
5.3 Pagamento: refere-se ao cumprimento correto das obrigações relacionadas à justa remuneração pelo serviço/produto contratado, tanto por parte do contratado como do contratante.
6. Uma descrição mais detalhada sobre cada um dos componentes do COSO – (i) ambiente de controle; (ii) avaliação de risco; (iii) atividades de controles internos; (iv) informação e comunicação; e (v) monitoramento - pode ser consultada na Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01/2016 (art. 11).
7. As práticas de controle interno aqui recomendadas são complementares às prescrições instituídas legalmente, em especial aquelas estabelecidas pela Lei Estadual nº 9.433/2005, e devem ser adaptadas ao porte e especificidades de cada órgão/entidade, e ao vulto e complexidade do objeto.
IV. REFERENCIAL DE CONTROLE NAS CONTRATAÇÕES
Para que a área de contratos atue de forma a cumprir os requisitos de controle, de acordo com as considerações e princípios aqui estabelecidos, são indicadas a implementação, sempre que possível, das seguintes práticas4:
A) Quanto ao Ambiente de Controle:
1. Existência de uma área (Coordenação de Contratos ou similar), formalmente instituída, com competência para fazer o acompanhamento e o monitoramento de todos os contratos da unidade, com pessoal em quantidade e perfil adequados ao volume e especificidades dos órgãos.
2. Indicação expressa no contrato da área responsável por sua gestão.
3. Nomeação formal do Gestor do contrato, que deve ser, preferencialmente, o responsável pela área demandante do objeto contratado.
4. Definição formal, em Portaria ou instrumento similar, das atribuições e responsabilidades do Gestor e do Fiscal do contrato.
5. Segregação de função entre quem atesta a realização do serviço/entrega do produto e quem confere e efetua pagamento.
6. Instituição de política de rotatividade do Fiscal e/ou de parte da Comissão (a cada 2 anos, por exemplo).
3 “Gerenciamento de Riscos Corporativos – Estrutura Integrada” emitido pelo Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO).
4 Segregadas por componentes do COSO.
7. Instituição de Código de Conduta na relação com os fornecedores, a fim de inibir comportamentos e ações que atentem contra os princípios da Administração Pública.
8. Implementação de normativos internos que complementem os procedimentos previstos no Sistema Estadual de Administração (SEA/Saeb) para a área de contratos, adequando-os às especificidades do órgão.
B) Quanto às Atividades de Controle Interno:
9. Manutenção, na Coordenação de Contratos ou similar, de controle centralizado de todos os contratos celebrados, contendo, em meio digital, além do termo, outras informações, devidamente atualizadas, tais como: valores, vigência, aditivos, ordens de serviço, controle de saldos, glosas e penalidades aplicadas; e demais ocorrências durante execução.
10. Exigência, pelo contratante, de definição formal do nome do preposto da contratada, responsável pelo contrato, para servir de interlocutor e canal de comunicação entre as partes5.
11. Indicação formal, pela área responsável por sua gestão, do Fiscal do contrato, que deve: (i) ser técnico com formação específica e aderente com o objeto; (ii) ter conhecimento dos termos do contrato e; (iii) estar devidamente orientado quanto às responsabilidades e atribuições formais da função. (alterado na rev.1)
12. Nomeação formal do Fiscal do contrato e, no caso de contrato de alto valor e/ou complexidade técnica, de Comissão específica.
13. Avaliação formal pelo Gestor do contrato para assegurar que o Fiscal disponha de tempo hábil para executar suas atividades, considerando suas demais atribuições e avaliando ainda a necessidade de designar tais atribuições em caráter de exclusividade diante da quantidade e complexidade dos contratos em cuja fiscalização o designado já atue.
14. Ciência formal ao Fiscal do contrato, encaminhada pelo Gestor do contrato, das atribuições e responsabilidades inerentes às atividades de fiscalização, acompanhamento e recebimento do objeto do contrato. (alterado na rev.1)
15. Adoção formal da prática de Gestor e Fiscal do contrato realizarem reunião com preposto do contratado, antes do início da execução contratual, e documentar todos os esclarecimentos realizados em ata a ser assinada pelos representantes das partes.
16. Formalização dos atos relativos à gestão e fiscalização contratual em processos devidamente instruídos e passíveis de serem rastreados, inclusive com adoção de mecanismos para o registro de ocorrências e providências durante toda sua execução (aditivos; reequilíbrios econômico-financeiros; aplicação de multas; glosas; descumprimento de obrigações, não manutenção das condições originais de habilitação; etc).
5 O nome do preposto da contratada não precisa constar expressamente no contrato. Pode ser informado por e-mail ou por uma correspondência simples. (incluído na rev.1)
17. Formalização do processo de ateste dos serviços, com utilização de relatório circunstanciado do serviço prestado/material entregue (Modelo – Anexo 1 – Relatório de Fiscalização), elaborado pelo Fiscal do contrato, que deverá ser juntado ao processo de pagamento.
18. Nas situações em que o serviço/entrega do produto for realizado em locais diversos, implantação da sistemática de os atestos serem efetuados em todas as unidades/locais onde os serviços/produtos forem entregues.
19. Exigência formal, nos contratos de prestação de serviços com disponibilização de pessoal, de que o contratado apresente, junto com as faturas, relação atualizada, em meio magnético, de funcionários alocados, contendo informações para facilitar o acompanhamento da execução, tais como: nome; RG; CPF; data de nascimento; Carteira de Trabalho e série; NIS/NIT; posto de serviço; local de trabalho; data de admissão; data de demissão, se for o caso.
20. Formalização de relatório de recebimento final para entrega de objeto dos contratos de natureza técnica complexa e/ou valor relevante, a ser elaborado por comissão especial constituída para esse fim específico.
C) Quanto à Informação e Comunicação:
21. Divulgação interna e entre os contratados dos canais institucionais para receberem denúncias sobre impropriedades na execução dos contratos, sob a responsabilidade e monitoramento das unidades setoriais de Ouvidoria.
22. Estabelecimento da prática da unidade setorial de Ouvidoria dar conhecimento por escrito à Coordenação de Contratos e à direção superior de qualquer registro de irregularidade envolvendo contratos.
23. Adoção formal de procedimento de o Fiscal dar imediata ciência, por escrito, ao Gestor do contrato, dos incidentes e ocorrências da execução que possam acarretar a imposição de sanções ou a rescisão contratual.
24. Difusão entre os servidores envolvidos (Coordenador de Contratos, Gestores e Fiscais) dos procedimentos previstos no Sistema Estadual de Administração (SEA/Saeb) para o processo de gestão de contratos.
25. Divulgação para todas as áreas envolvidas direta ou indiretamente com o contrato (diretorias geral, financeira e administrativa, CCIs etc) do seu inteiro teor para verificação, dentro de cada alçada, do cumprimento das obrigações formais e acompanhamento da sua execução.
26. Disponibilização de acesso para consulta de todas as áreas interessadas do termo digitalizado, além de controle atualizado contendo, minimamente, valores, vigência, aditivos, controle de saldos, glosas e penalidades aplicadas e demais ocorrências durante execução.
D) Quanto à Avaliação de Risco e Monitoramento:
27. Coordenação de Contrato questionar ao Gestor do contrato, com a devida antecedência, quanto à prorrogação ou não dos instrumentos celebrados e consequentemente quanto à necessidade de uma nova licitação.
28. Instituição da prática de a Coordenação de Contratos efetuar acompanhamento sistemático do saldo contratual e alertar para eventual extrapolação, inclusive antes da autorização de novos serviços.
29. Adoção de medidas tempestivas para contratação de novos fornecedores, de modo a evitar atrasos nas licitações e, como consequência, pagamentos por indenização ou dispensas indevidas de licitação.
30. Elaboração pelo Fiscal do contrato, com aprovação do Gestor, de um Plano de Fiscalização Contratual (Modelo - Anexo 2), listando os principais pontos para verificação, tomando por base as obrigações do contratado e a avaliação dos riscos6.
31. Inclusão, dentre as atividades das Coordenações de Controle Interno (CCIs) e unidades equivalentes, do monitoramento do Plano de Fiscalização dos contratos de maior relevância material e estratégica, inseri-lo nos respectivos Planos de Ação e efetuar as inspeções planejadas.
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
Gerência de Controle Preventivo e Transparência
Aprovada por:
XXXXX:3773072058
XXXX XXXXXXX XXXXXXX
Assinado de forma digital por XXXX XXXXXXX XXXXXXX
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx
Auditor Geral do Estado 2
XXXXX:37730720582
Dados: 2022.07.08 14:47:11
-03'00'
6 O Plano de Fiscalização Contratual refere-se à parte técnica específica relacionada ao objeto do contrato, não compreendendo questões legais referentes, por exemplo, a regularidade fiscal e trabalhista, que, por sua natureza, deverão ser verificadas por área apropriada. (incluído na rev.1)
RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO
CONTRATO Nº:
CONTRATADO:
OBJETO CONTRATUAL:
GESTOR/FISCAL DO CONTRATO:
FATURA Nº: VALOR: MÊS/ANO:
ITEM | OBRIGAÇÕES CONTRATUAIS7 | STATUS | RESSALVAS | |
OK | NÃO OK | |||
PARECER DO FISCAL (Em caso de ATESTO COM RESSALVAS ou de NÃO ATESTO, indicar as ressalvas e eventuais glosas):
ATESTO SEM RESSALVAS
ATESTO COM RESSALVAS
NÃO ATESTO
DATA: ASSINATURA DO FISCAL:
7 Listar, com base no termo, todas as obrigações contratuais.
PLANO DE FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL
CONTRATO Nº: CONTRATADO:
OBJETO CONTRATUAL: GESTOR/FISCAL DO CONTRATO:
ITEM | PONTO A SER VERIFICADO8 | FREQUÊNCIA | FORMA DE VERIFICAÇÃO |
DATA: ASSINATURA DO FISCAL ASSINATURA DO GESTOR