PORTARIA NORMATIVA PROAD/UFES Nº 003 DE 07 DE FEVEREIRO DE 2024

PORTARIA NORMATIVA PROAD/UFES Nº 003 DE 07 DE FEVEREIRO DE 2024

Estabelece normas e procedimentos referentes ao registro do instrumento de cobrança no sistema Xxxxxxxxx.xxx.

A PRÓ-REITORA DE ADMINISTRAÇÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO, no uso

de suas atribuições legais, e considerando a Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993, que regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências; a Lei n° 14.133, de 1° de abril de 2021, que disciplina licitações e contratos administrativos; a Instrução Normativa SEGES/ME n° 77, de 4 de novembro de 2022, que dispõe sobre a observância da ordem cronológica de pagamento das obrigações relativas ao fornecimento de bens, locações, prestação de serviços e realização de obras, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional; o Manual Xxxxxxx.xxx.xx Contratos, versão 1.23.0/ago/2023 e o Manual de Instruções e o Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da Universidade, que estabelece normas e procedimentos referentes à gestão e fiscalização de contratos.

RESOLVE:

Art. 1º Esta portaria dispõe a obrigatoriedade do registro de instrumento de cobrança no sistema Xxxxxxxxx.xxx (Comprasnet/Contrato) referente a todas as despesas, cujos empenhos são originados neste sistema.

Art. 2º Entende-se por instrumento de cobrança o documento, emitido pelo Contratado, que detalha a transação comercial de material ou serviço, para cobrança do pagamento pela UFES, podendo ser feito sob a forma de nota fiscal, fatura ou outro documento com as mesmas características e legitimidade.

Art. 3º Para as despesas referentes aos contratos de natureza continuada, não continuada e obra de engenharia, o instrumento de cobrança será preenchido pelo gestor de seu respectivo contrato e inserido no processo de solicitação de pagamento.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Vitória, 07 de fevereiro de 2024 PROFª. XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXXX

Pró-Reitora de Administração

ANEXO

Cadastro de Instrumento de Cobrança (faturas) no Xxxxxxx.xxx.xx Contratos

Por força da INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGES/ME Nº 77, de 4 de novembro de 2022, que dispõe sobre a observância da ordem cronológica de pagamento das obrigações relativas ao fornecimento de bens, locações, prestação de serviços e realização de obras, as notas fiscais e faturas de cobranças deverão ser incluídas no Sistema Xxxxxxx.xxx.xx Contratos pelos seus respectivos responsáveis.

A ordem cronológica de pagamentos visa aumentar a transparência e aprimorar os controles dos pagamentos realizados pela União oriundos de processos licitatórios.

Em se tratando de contatos, o cadastro do instrumento de cobrança se dará da seguinte forma:

O fiscal ou gestor do contrato deve acessar o sistema xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx, inserir seu login e senha.

No menu “Gestão Contratual” -> “Meus Contratos”

Após selecionar Meus Contratos, aparecerão todos os contratos aos quais o servidor está vinculado como gestor ou fiscal.

No ícone , o servidor terá acesso as seguintes ações:

● Arquivos

● Conta-Depósito Vinculada

● Instrumentos de Cobrança

● Ocorrências

● Terceirizados

Clique em “Instrumentos de Cobrança” e “Adicionar Instrumento de Cobrança doContrato”:

Preencha os Campos da aba “Dados Instrumento de Cobrança”:

● Consultar situação Fornecedor SICAF: Verificação automática da situação dofornecedor no SICAF;

● “Tipo Lista”: qual tipo do instrumento de cobrança;

● “Número”: número do instrumento de cobrança;

● “Chave NFe”: O número da chave, se preenchida, será validado. Se a

chave forválida, o campo ficará com um contorno na cor verde;

● “Tipo de Instrumento de Cobrança”: Selecionar entre as opções disponíveis;

● “Arquivo do Instrumento de Cobrança”: Escolher arquivo

● “Dt. Emissão”

Na “Consultar situação Fornecedor SICAF”, é possível estender os campos no símbolo , verificando as datas de validades das certidões, bem como fazer o download dascertidões das receitas estaduais/distrital e/ou municipais. Quando o símbolo ao lado estiver verde significa que as certidões estão regulares. Se alguma certidão estiver vencida, o símbolo ficará vermelho.

Na próxima Aba - Itens faturados:

● Os campos “Juros”, “Multa” e “Glosa” são de preenchimento opcional e devemser preenchidos somente quando houver essas incidências.

● O “Valor Líquido”, calculado automaticamente, é a soma do valor faturado, juros e multa, subtraídos do valor da glosa. O valor faturado é definido pela soma dos valores dos itens incluídos;

● O “Valor Total Faturado”, calculado conforme informações incluídas;

● Itens: Cadastramento dos itens que compõem o instrumento de

cobrança. É possível incluir um mesmo item mais de uma vez. Também é possível incluir itens de históricos diferentes, isto é, o mesmo item pode compor a lista de itens faturados com valores do instrumento inicial e de um termo de apostilamento ou aditivo.

a. Para incluir um novo item, clique em “Novo Item”;

b. Escolha o Histórico (Instrumento Inicial, Termo Aditivo ou Termo deApostilamento);

c. Escolha o item. É possível escolher todos de uma só vez clicando em“Todos”;

d. Clique em “Incluir”;

e. Informe a “Quantidade Faturada” e “Valor Unitário Faturado”

Preencha os Campos da aba “Outras Informações”:

● “Processo”: número do processo;

● “Dt. Recebimento”: data de recebimento do instrumento de cobrança;

● “Dt. Liquidação de Despesa”: data de ateste/ recebimento definitivo do bemou serviço;

● “Dt. Limite Pagamento”: calculado conforme IN nº 77/2022 (se o contrato for oriundo da Lei nº 8.666/1993, calcular 30 dias após o ateste);

● “Repactuação”: selecionar SIM apenas se for instrumento de cobrança referente à repactuação do contrato;

● “Informações Complementares”: detalhes do instrumento de cobrança;

● “Empenhos”: qual empenho relacionado àquele instrumento de cobrança.

● “Referência”: poderá ser escolhido mais de um mês de referência para o instrumento de cobrança e, nesse caso, poderá ser informado o valor faturadopara cada mês.

Após preenchidos todos os dados, clique em “Salvar e voltar”. Se todos os dados estiverem preenchidos corretamente, após salvar, o sistema retornará à tela com a listagem de instrumentos de cobrança.

De acordo com IN nº 77/2022, os prazos para liquidação e pagamento são cláusulas necessárias nos instrumentos de contrato e limitados a dez dias úteis para a liquidação da despesa, a contar do recebimento da nota fiscal ou instrumento de cobrança equivalente pela administração; e dez dias úteis para pagamento, a contar da liquidação da despesa.

I – 10 (dez dias) úteis para a liquidação da despesa, a contar do recebimento da nota fiscal ou instrumento de cobrança equivalente pela Administração;

II – 10 (dez dias) úteis para pagamento, a contar da liquidação da despesa.

Para as contratações decorrentes de despesas cujos valores não ultrapassem o limite de que trata o inciso II do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021, os prazos de que dos incisos I e II do caput serão reduzidos pela metade.

I – 05 (cinco dias) úteis para a liquidação da despesa, a contar do recebimento da nota fiscal ou instrumento de cobrança equivalente pela Administração;

II – 05 (cinco dias) úteis para pagamento, a contar da liquidação da despesa.

Os prazos poderão ser excepcionalmente prorrogados, justificadamente, por igual período, quando houver necessidade de diligências para a aferição do atendimento das exigências contratuais.

Link do Manual do Comprasgovbr Contratos: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx- br/acesso-a-informacao/manuais/comprasgovbr-contratos