ANEXO II
ANEXO II
Condições gerais aplicáveis aos contratos de subvenção financiados pela União Europeia no âmbito das ações externas
INTRODUÇÃO
As explicações dos termos utilizados nas presentes condições gerais podem ser consultadas no
«Glossário de termos», constante do anexo A1a do guia prático.
No caso das subvenções de funcionamento, o termo «ação» deve ser entendido como «programa de trabalho».
O termo «coordenador» refere-se ao beneficiário designado como coordenador nas condições especiais.
O termo «beneficiário(s)» refere-se coletivamente a todos os beneficiários da ação, incluindo o coordenador. Quando existir um único beneficiário da ação, os termos «beneficiários» e
«coordenador» devem ser, ambos, entendidos como referências ao beneficiário único da ação.
A expressão «parte(s) no presente contrato» refere-se à(s) parte(s) signatária(s) do presente contrato (ou seja, ao(s) beneficiário(s) e à entidade adjudicante).
O termo «dias», no contexto do presente contrato, refere se a dias de calendário, salvo especificação em contrário.
Índice
Artigo 1.º — Disposições gerais 3
Artigo 2.º — Obrigação de apresentação de relatórios financeiros e narrativos 5
Artigo 3.º — Responsabilidade 6
Artigo 4.º — Conflito de interesses E CÓDIGO DE conduta 6
Artigo 5.º – Confidencialidade 8
Artigo 7.º — Propriedade/utilização dos resultados e dos ativos 9
Artigo 8.º — Acompanhamento e avaliação da ação 10
Artigo 9.º — Alteração do contrato. 10
Artigo 11.º — Prorrogação e suspensão 12
Artigo 12.º — Rescisão do contrato 13
Artigo 13.º — Direito aplicável e resolução de litígios 16
Artigo 14.º — Custos elegíveis 17
Artigo 15.º — Pagamento e juros de mora 22
Artigo 16.º — Contabilidade e controlo técnico e financeiro 28
Artigo 17.º — Montante final da subvenção 30
DISPOSIÇÕES GERAIS E ADMINISTRATIVAS
ARTIGO 1.º — DISPOSIÇÕES GERAIS
Princípios gerais
1.1. Os beneficiários e a entidade adjudicante são as únicas partes no presente contrato. Se a Comissão Europeia não for a entidade adjudicante, não é parte no presente contrato, que lhe confere unicamente os direitos e obrigações nele expressamente mencionados.
1.2. O contrato e os pagamentos inerentes não podem ser cedidos a terceiros em nenhuma circunstância sem o acordo prévio escrito da entidade adjudicante.
Tratamento de dados pessoais pela Comissão
1.3. Quaisquer dados pessoais incluídos no contrato de subvenção devem ser tratados pela Comissão em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725.
Esses dados devem ser tratados pelo responsável pelo tratamento de dados identificado nas condições especiais de execução, gestão e acompanhamento do contrato de subvenção ou de proteção dos interesses financeiros da UE, incluindo controlos, auditorias e inquéritos, em conformidade com o artigo 16.º das condições gerais.
Os beneficiários têm o direito de aceder, retificar ou apagar os seus próprios dados pessoais e o direito de restringir ou, se for caso disso, o direito de portabilidade dos dados ou o direito de oposição ao tratamento de dados nos termos do Regulamento (UE) 2018/1725. Para o efeito, devem enviar quaisquer pedidos de informação sobre o tratamento dos seus dados pessoais ao responsável pelo tratamento de dados identificado nas condições especiais.
Os beneficiários têm o direito de recurso, a qualquer momento, para a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.
Tratamento de dados pessoais pelos beneficiários
1.4. Os beneficiários devem tratar os dados pessoais no âmbito do presente contrato em conformidade com a legislação da UE e nacional aplicável em matéria de proteção de dados (nomeadamente autorizações ou requisitos de notificação).
Os beneficiários podem limitar o acesso aos dados pessoais ao estritamente necessário para a execução, gestão e acompanhamento do contrato de subvenção. O beneficiário deve assegurar que as pessoas autorizadas a tratar os dados pessoais assumiram um compromisso de confidencialidade ou estão sujeitas às obrigações legais de confidencialidade adequadas.
Os beneficiários devem adotar medidas de segurança adequadas, a nível técnico e organizacional, tendo em conta os riscos inerentes ao tratamento e à natureza, âmbito, contexto e finalidades do tratamento dos dados pessoais em causa, com o objetivo de garantir, consoante o caso:
a) A pseudonimização e a cifragem dos dados pessoais;
b) A capacidade de assegurar a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade e a resiliência permanentes dos sistemas e dos serviços de tratamento;
c) A capacidade de restabelecer atempadamente a disponibilidade e o acesso aos dados pessoais em caso de incidente físico ou técnico;
d) Um processo para testar, apreciar e avaliar periodicamente a eficácia das medidas técnicas e organizativas para garantir a segurança do tratamento;
e) Medidas para proteger os dados pessoais contra a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso, não autorizados, de modo acidental ou ilícito, dos dados pessoais transmitidos, conservados ou sujeitos a qualquer outro tipo de tratamento.
Função dos beneficiários
1.5. Os beneficiários devem:
a) Realizar a ação coletiva e solidariamente em relação à entidade adjudicante, tomando todas as medidas necessárias e razoáveis para assegurar que a ação é executada em conformidade com a respetiva descrição, constante do anexo I, e as condições do presente contrato.
Para o efeito, os beneficiários devem executar a ação com o cuidado, a eficiência, a transparência e o zelo necessários, de acordo com o princípio de boa gestão financeira e com as melhores práticas neste domínio.
b) Ser responsáveis pelo cumprimento de qualquer obrigação que lhes incumba por força do presente contrato, conjunta ou individualmente;
c) Transmitir ao coordenador os dados necessários à elaboração dos relatórios, demonstrações financeiras e outros documentos e informações exigidos pelo presente contrato e seus anexos, assim como todas as informações necessárias em caso de auditorias, verificações, acompanhamento ou avaliações, em conformidade com o estipulado no artigo 16;
d) Assegurar que as informações a prestar e os pedidos dirigidos à entidade adjudicante são enviados através do coordenador;
e) Acordar nas providências adequadas ao nível interno para a coordenação interna e a representação dos beneficiários perante a entidade adjudicante relativamente a qualquer questão decorrente do presente contrato, em conformidade com este e no cumprimento da legislação aplicável.
1.5A. Os beneficiários de subvenções e os contratantes devem assegurar que os subcontratantes e todas as pessoas singulares ligadas ao contrato, incluindo os participantes em seminários e/ou ações de formação e os beneficiários de apoio financeiro a terceiros, não incluem entidades/pessoas incluídas nas listas de medidas restritivas da UE.
Função do coordenador
1.6. O coordenador deve:
a) Verificar se a ação é executada nos termos do presente contrato e assegurar a coordenação com todos os beneficiários na execução da ação;
b) Ser o intermediário para qualquer comunicação entre os beneficiários e a entidade adjudicante;
c) Ser responsável pela transmissão à entidade adjudicante de todos os documentos e informações que possam ser exigidos nos termos do presente contrata, em particular no que diz respeito aos relatórios narrativos e aos pedidos de pagamento. Se for necessário obter informações dos beneficiários, o coordenador deve ser responsável pela sua obtenção, verificação e consolidação antes do seu envio à entidade adjudicante.
Qualquer informação prestada, ou pedido apresentado, pelo coordenador à entidade adjudicante, deve ser considerada como tendo recebido o acordo de todos os beneficiários;
d) Informar a entidade adjudicante de qualquer ocorrência suscetível de afetar ou atrasar a execução da ação;
e) Informar a entidade adjudicante de qualquer alteração na situação jurídica, financeira, técnica, orgânica ou relativa à propriedade, assim como de qualquer alteração da denominação, endereço ou representante legal de qualquer dos beneficiários;
f) Responder no âmbito de auditorias, verificações, acompanhamento ou avaliações, conforme estipulado no artigo 16.º, facultando todos os documentos necessários, incluindo as contas dos beneficiários, cópias dos documentos comprovativos mais pertinentes e cópias assinadas de quaisquer contratos celebrados de acordo com o artigo 10.º;
g) Ter plena competência financeira para garantir que a ação é executada de acordo com o contrato;
h) Concluir os acordos adequados destinados à prestação da garantia financeira, sempre que exigida, em conformidade com o disposto no artigo 4.1 das condições especiais;
i) Elaborar os pedidos de pagamento de acordo com o contrato;
j) Ser o único recetor, em nome de todos os beneficiários, dos pagamentos da entidade adjudicante. O coordenador deve assegurar que os montantes devidos são subsequentemente pagos aos beneficiários sem atrasos injustificados;
k) Abster-se de delegar a totalidade ou parte destas tarefas nos beneficiários ou noutras entidades.
ARTIGO 2.º — OBRIGAÇÃO DE APRESENTAÇÃO DE RELATÓRIOS FINANCEIROS E NARRATIVOS
2.1. O beneficiário deve transmitir à entidade adjudicante todas as informações exigidas sobre a execução da ação. O relatório deve descrever a execução da ação no que respeita às atividades previstas, às dificuldades encontradas e às medidas tomadas para resolver os problemas, às eventuais alterações introduzidas, bem como ao grau de concretização dos seus resultados (impacto, resultados e realizações), medidos pelos indicadores correspondentes. O relatório deve ser apresentado de modo a permitir controlar a realização dos objetivos, os meios previstos ou empregues e os dados orçamentais relativos à ação. O nível de pormenor dos relatórios deve corresponder ao da descrição e do orçamento da ação. O coordenador deve reunir todas as informações necessárias e elaborar relatórios intercalares e finais consolidados. Os relatórios devem:
a) Abranger toda a ação, independentemente da parte que é financiada pela entidade adjudicante;
b) Consistir numa parte narrativa e numa parte financeira, elaboradas segundo os modelos constantes do anexo VI;
c) Prestar contas de todos os aspetos da execução da ação no período abrangido, incluindo, no caso de opções de custos simplificados, as informações qualitativas e quantitativas necessárias para demonstrar o cumprimento das condições de reembolso estabelecidas no presente contrato;
d) Indicar os resultados atuais num quadro atualizado baseado numa matriz de quadro lógico, designadamente os resultados obtidos pela ação (impacto, resultados ou realizações) de acordo com os indicadores correspondentes, linhas de base e objetivos acordados e fontes de dados pertinentes;
e) Determinar se a lógica da intervenção continua válida e propor eventuais modificações incluindo no que respeita à matriz do quadro lógico;
f) Ser redigidos em português e indicar os valores na moeda utilizada no presente contrato;
g) Incluir qualquer atualização do plano de comunicação, se tal plano tiver sido solicitado pela Comissão Europeia, conforme previsto no artigo 6.2;
h) Incluir todos os relatórios, publicações, comunicados de imprensa e atualizações pertinentes à ação;
i) Incluir eventuais atualizações relativas ao questionário de autoavaliação sobre exploração sexual, abuso e assédio (SEA-H) ou na lista conexa das medidas previstas nele indicadas e apresentadas durante o procedimento de adjudicação.
2.2. Além disso, o relatório final deve:
a) Abranger os períodos não abrangidos pelos relatórios anteriores;
b) Incluir as provas das transmissões de propriedade, conforme estipulado no artigo 7.6.
2.3. As condições especiais podem estabelecer obrigações de informação suplementares.
2.4. A entidade adjudicante pode pedir informações suplementares em qualquer momento. O coordenador deve prestar essas informações no prazo de 30 dias a contar do pedido, na mesma língua do contrato.
2.5. Os relatórios devem ser apresentados com os pedidos de pagamento, de acordo com o artigo 15.º. Se o coordenador não apresentar qualquer relatório, ou não prestar qualquer informação suplementar pedida pela entidade adjudicante no prazo fixado, nem tiver apresentado uma explicação aceitável por escrito dos motivos para essa omissão, a entidade adjudicante pode rescindir o contrato ao abrigo do artigo 12.2, alíneas a) e f).
ARTIGO 3.º — RESPONSABILIDADE
3.1. A entidade adjudicante não pode, em caso algum, nem por motivo algum, ser responsabilizada pelos danos causados ao pessoal ou aos bens do beneficiário no decurso da execução da ação ou em consequência desta. A entidade adjudicante não pode, consequentemente, aceitar qualquer pedido de indemnização ou de pagamento adicional por esses motivos.
3.2. Os beneficiários são os únicos responsáveis perante terceiros, nomeadamente por danos de qualquer natureza a eles causados durante a execução ou em consequência da ação. Os beneficiários devem exonerar a entidade adjudicante de qualquer responsabilidade decorrente de eventuais reclamações ou ações por infração das normas ou regulamentações cometida pelo próprio beneficiário, pelos seus empregados ou pelas pessoas a seu cargo, ou violação dos direitos de terceiros. Para efeitos de aplicação do presente artigo 3.º, os empregados do(s) beneficiário(s) são considerados terceiros.
ARTIGO 4.º — CONFLITO DE INTERESSES E CÓDIGO DE CONDUTA
4.1. Os beneficiários devem tomar todas as medidas necessárias para impedir ou pôr termo a qualquer situação suscetível de comprometer a execução objetiva e imparcial do presente contrato. O conflito de interesses pode resultar, nomeadamente, de interesses económicos, afinidades políticas ou nacionais, relações familiares ou afetivas ou qualquer outra ligação ou comunhão de interesses relevante.
4.2. Caso surja um conflito de interesses durante o cumprimento do presente contrato, a entidade adjudicante deve ser notificada imediatamente por escrito deste facto. Nesse caso, o coordenador deve tomar imediatamente todas as medidas necessárias para resolver o conflito.
4.3. A entidade adjudicante reserva se o direito de verificar se tais medidas são adequadas, podendo, se necessário, exigir que sejam tomadas medidas adicionais.
4.4. Os beneficiários devem assegurar se de que o seu pessoal, incluindo os quadros, não é colocado numa situação suscetível de dar origem a conflitos de interesses. Sem prejuízo das suas obrigações contratuais, os beneficiários devem substituir de imediato, sem direito a qualquer indemnização por parte da entidade adjudicante, qualquer membro do seu pessoal que se encontre nessa situação.
4.5. Os beneficiários devem agir sempre com imparcialidade e como conselheiros leais, em conformidade com o código deontológico da sua profissão, bem como com a discrição adequada. Devem abster-se de prestar declarações públicas sobre a ação ou os serviços, sem a aprovação prévia da entidade adjudicante. Não devem, de modo algum, vincular a entidade adjudicante sem o consentimento prévio desta última, devendo esclarecer esta obrigação perante terceiros.
4.6. São proibidas todas as formas de violência e castigos corporais, ou ameaças de violência e castigos corporais, de abuso ou exploração sexual, de assédio ou violência verbal, bem como quaisquer outras formas de intimidação. Os beneficiários devem igualmente informar a entidade adjudicante de qualquer incumprimento das normas deontológicas ou do código de conduta, conforme estabelecido no presente artigo. Caso os beneficiários tenham conhecimento de quaisquer violações das normas supracitadas, devem comunicar o facto por escrito, no prazo de 30 dias, à entidade adjudicante.
4.7. Os beneficiários e o seu pessoal devem respeitar os direitos humanos, as regras aplicáveis em matéria de proteção de dados e a legislação ambiental aplicável no(s) país(es) em que a ação será realizada e a legislação laboral fundamental acordada a nível internacional, nomeadamente as normas laborais fundamentais da OIT, as convenções sobre a liberdade de associação e de negociação coletiva, a eliminação do trabalho forçado ou obrigatório, a eliminação da discriminação em matéria de emprego e de profissão e a abolição do trabalho infantil.
4.8. Os beneficiários ou qualquer pessoa com eles relacionada não devem abusar dos poderes a si confiados para benefício próprio. Nem os beneficiários nem qualquer dos seus subcontratantes, agentes ou pessoal podem receber ou concordar em receber de qualquer pessoa, ou oferecer ou concordar em oferecer a qualquer pessoa, ou obter para qualquer pessoa, presentes, gratificações, comissões ou benefícios de qualquer género como incentivo para ou recompensa por realizar ou se abster de realizar qualquer ato relacionado com a execução do contrato, ou por mostrar preferência ou má vontade relativamente a qualquer pessoa relacionada com o contrato. Os beneficiários devem cumprir toda a legislação aplicável e os códigos e regulamentos em matéria de luta contra o suborno e a corrupção.
4.9. Os pagamentos aos beneficiários no âmbito do contrato devem constituir os únicos rendimentos ou benefícios obtidos em associação com o contrato, com exceção de atividades geradoras de receitas. Os beneficiários e o seu pessoal devem abster-se de exercer qualquer atividade ou de auferir qualquer vantagem incompatível com as suas obrigações contratuais.
4.10. A execução do contrato não deve dar lugar ao pagamento de despesas comerciais extraordinárias. Entende-se por «despesas comerciais extraordinárias» as comissões não mencionadas no contrato principal ou não resultantes de um contrato celebrado corretamente e relacionado com o contrato principal, as comissões pagas sem que em contrapartida exista a prestação de um serviço efetivo e legítimo, as comissões pagas num paraíso fiscal, as comissões pagas a um beneficiário não claramente identificado ou as comissões pagas a uma sociedade que apresente todas as características de uma sociedade de fachada. A entidade adjudicante e a Comissão Europeia podem realizar todos os
controlos documentais ou no terreno que considerem necessários para obter provas, em caso de suspeita da existência de despesas comerciais extraordinárias.
4.11. O respeito pelo código de conduta indicado no presente artigo constitui uma obrigação contratual. O incumprimento do código de conduta será sempre considerado um incumprimento do contrato nos termos do artigo 12.º das condições gerais. Além disso, o incumprimento da disposição estabelecida no presente artigo pode ser considerado uma falta grave em matéria profissional que pode conduzir à suspensão ou resolução do contrato, sem prejuízo da aplicação de sanções administrativas, incluindo a exclusão da participação em futuros processos de adjudicação de contratos. Em caso de violação do artigo 4.6, a entidade adjudicante terá em conta, entre outros aspetos, as informações contidas no questionário de autoavaliação sobre exploração sexual, abuso e assédio (SEA- H) e na lista conexa das medidas previstas nele indicadas e apresentadas durante o procedimento de adjudicação.
ARTIGO 5.º — CONFIDENCIALIDADE
5.1. Sob reserva do estipulado no artigo 16.º, a entidade adjudicante e os beneficiários comprometem-se a preservar a confidencialidade de qualquer informação, independentemente da sua forma, revelada por escrito ou verbalmente no âmbito do cumprimento do presente contrato e classificada por escrito como confidencial durante cinco anos, pelo menos, após o pagamento do saldo.
5.2. Os beneficiários não devem usar informações confidenciais para outros fins que não o do cumprimento das suas obrigações contratuais, salvo acordo em contrário da entidade adjudicante.
5.3. Se a Comissão Europeia não for a entidade adjudicante, deve, não obstante, dispor do acesso a todos os documentos comunicados à entidade adjudicante e garantir a mesma confidencialidade.
ARTIGO 6.º — VISIBILIDADE
6.1. Salvo acordo em contrário ou pedido da Comissão Europeia, os beneficiários devem tomar todas as medidas necessárias para publicitar o financiamento ou cofinanciamento da ação pela União Europeia. Essas medidas devem ser conformes com os mais recentes requisitos de comunicação e visibilidade das ações exteriores, elaborados e publicados pela Comissão Europeia ou em quaisquer outras orientações acordadas entre a Comissão Europeia e o(s) beneficiário(s).
6.2. A pedido da Comissão Europeia, o coordenador deve apresentar à Comissão Europeia, para aprovação, um plano de comunicação e mantê-la informada da sua execução, em conformidade com o artigo 2.º.
6.3. Os beneficiários devem, em particular, mencionar a ação e a contribuição financeira da União Europeia nas informações sobre a ação transmitidas aos beneficiários finais, nos seus relatórios internos e anuais, e durante eventuais contactos com os meios de comunicação social. Devem utilizar o logótipo da União Europeia sempre que tal seja adequado.
6.4. Qualquer comunicação ou publicação dos beneficiários sobre a ação, nomeadamente no âmbito de uma conferência ou seminário, deve mencionar que essa ação beneficiou do apoio financeiro da União Europeia. Qualquer publicação dos beneficiários, seja qual for a forma e o meio de comunicação utilizados, nomeadamente a Internet, deve conter a seguinte menção: «Este documento foi elaborado com a participação financeira da União Europeia. O seu conteúdo é da responsabilidade exclusiva de < nome do(s) beneficiário(s)
>, não podendo, em caso algum, considerar-se que reflete a posição da União Europeia.».
6.5. Os beneficiários autorizam a entidade adjudicante e a Comissão Europeia (nos casos em que esta não seja a entidade adjudicante) a publicar o seu nome e endereço, nacionalidade, finalidade da subvenção, duração e localização, assim como o montante máximo da subvenção e a taxa de financiamento dos custos elegíveis da ação, conforme estipulado no artigo 3.º das condições especiais. A publicação destas informações pode ser dispensada se colocar em risco a segurança dos beneficiários ou se prejudicar os seus interesses comerciais.
6.6. As Partes consultam-se imediatamente e esforçam-se por corrigir quaisquer deficiências detetadas na aplicação dos requisitos de visibilidade e, se for caso disso, de comunicação estabelecidos no presente artigo e nas condições especiais. O incumprimento das obrigações previstas no presente artigo e nas condições especiais pode constituir incumprimento das obrigações contratuais, podendo conduzir à adoção de medidas correspondentes pela autoridade contratante, incluindo a suspensão do pagamento, tal como previsto no artigo 15.º, n.º 5, e/ou a uma redução do pagamento final, tal como previsto no artigo 17.º, n.º 2.
ARTIGO 7.º — PROPRIEDADE/UTILIZAÇÃO DOS RESULTADOS E DOS ATIVOS
7.2. Não obstante o disposto no artigo 7.1, os beneficiários concedem à entidade adjudicante (e à Comissão Europeia, ou ao país parceiro, sempre que este não seja a entidade adjudicante) o direito de utilizar livremente e da forma que considerar mais adequada, designadamente armazenar, modificar, traduzir, exibir, reproduzir, publicar ou comunicar por qualquer meio todos os documentos derivados da ação, independentemente da forma que assumam, desde que tal utilização não infrinja os direitos de propriedade industrial e intelectual existentes.
7.3. Relativamente a obras protegidas por direitos de propriedade intelectual, os beneficiários devem assegurar se de que detêm todos os direitos de utilização necessários ao cumprimento do presente contrato.
7.4. Caso sejam representadas, em fotografia ou filme, pessoas reconhecíveis, o coordenador deve apresentar à entidade adjudicante, no relatório final, uma declaração pela qual essas pessoas concedem a sua autorização para o uso descrito das suas imagens. O estipulado supra não se refere a fotografias tiradas nem a filmes rodados em locais públicos em que apenas hipoteticamente sejam identificáveis pessoas presentes casualmente, nem a pessoas públicas no exercício das suas atividades.
7.5. Salvo menção clara em contrário na descrição da ação no anexo I, o equipamento, os veículos e os fornecimentos pagos pelo orçamento da ação serão transferidos para os beneficiários finais da ação, o mais tardar aquando da apresentação do relatório final.
Caso não existam beneficiários finais da ação para os quais o equipamento, os veículos e os fornecimentos possam ser transferidos, os beneficiários podem transferir esses elementos para:
− as autoridades locais
− os beneficiários locais
− entidades afiliadas locais
− outra ação financiada pela União Europeia
− ou, excecionalmente, mantêm-se proprietários desses elementos.
Nesses casos, o coordenador apresenta à entidade adjudicante um pedido de autorização escrito e fundamentado, com um inventário que enumere os elementos em questão e uma proposta relativa à sua utilização, em devido tempo e o mais tardar aquando da apresentação do relatório final.
A utilização final não pode, em caso algum, pôr em causa a sustentabilidade da ação ou resultar num lucro para os beneficiários.
7.6 Devem ser anexadas ao relatório final cópias dos documentos comprovativos da transferência dos equipamentos e veículos cujo valor de aquisição seja superior a 5 000 EUR por artigo. Os documentos comprovativos da transferência dos equipamentos e dos veículos cujo preço de compra tenha sido inferior a 5 000 EUR por artigo devem ser conservados pelos beneficiários para efeitos de controlo.
ARTIGO 8.º — ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DA AÇÃO
8.1. O anexo I descreve de forma pormenorizada as modalidades de acompanhamento e avaliação que os beneficiários utilizarão.
8.2. Caso a Comissão Europeia proceda a uma avaliação intercalar ou ex post ou a um exercício de acompanhamento, o coordenador deve colocar à sua disposição e/ou das pessoas por aquela autorizadas todos os documentos ou informações necessários para essa avaliação ou exercício de acompanhamento.
Os representantes da Comissão Europeia serão convidados a participar nas principais atividades de acompanhamento e nos exercícios de avaliação dos resultados da ação realizada pelos beneficiários. A Comissão Europeia será convidada a comentar os termos de referência da(s) avaliação(ões) antes do início do exercício, bem como o(s) relatório(s) preliminar(es) antes de ser(em) concluído(s).
8.3. Se os beneficiários ou a Comissão Europeia efetuarem ou mandarem efetuar um exercício de avaliação e acompanhamento no decurso da ação, devem facultar à outra parte uma cópia do relatório de avaliação. Todos os relatórios de avaliação e de acompanhamento, incluindo os valores finais para cada um dos indicadores no quadro lógico, serão apresentados à Comissão Europeia juntamente com o relatório narrativo final (anexo VI).
ARTIGO 9.º — ALTERAÇÃO DO CONTRATO.
9.1. Qualquer alteração do presente contrato, incluindo dos respetivos anexos, deve ser efetuada por escrito. O presente contrato só pode ser alterado durante o seu período de execução.
9.2. Uma alteração não pode ter por objeto nem por efeito introduzir no contrato alterações suscetíveis de pôr em causa a decisão de atribuição da subvenção, nem violar o princípio da igualdade de tratamento dos requerentes. O montante máximo da subvenção referido no artigo 3. 2 das condições especiais não pode ser aumentado.
9.3. Se a alteração for pedida pelos beneficiários, o coordenador deve apresentar um pedido devidamente fundamentado à entidade adjudicante, trinta dias antes da data de entrada em vigor da alteração, exceto em circunstâncias especiais devidamente comprovadas e aceites pela entidade adjudicante.
9.4. Se a alteração do orçamento não afetar os resultados esperados da ação (ou seja, resultados, realizações e impactos) e se a incidência financeira se limitar a uma transferência entre rubricas no âmbito de uma mesma rubrica orçamental principal, nomeadamente a supressão ou a introdução de uma rubrica, ou a uma transferência entre rubricas principais do orçamento que implique uma variação igual ou inferior a 25% do
montante inicial (ou alterado por adenda) de cada uma das rubricas principais de custos elegíveis, o coordenador pode alterar o orçamento e deve desse facto informar a entidade adjudicante por escrito, o mais tardar aquando da apresentação do próximo relatório. Este método não pode ser utilizado para a alteração de rubricas de custos indiretos, reserva para imprevistos, contribuições em espécie ou montantes ou taxas de opções de custos simplificados definidos no contrato.
As mudanças na descrição da ação e no quadro lógico que têm impacto sobre os resultados esperados (resultados, realizações e impactos) são acordadas por escrito com a entidade adjudicante antes da modificação ter lugar. As mudanças aprovadas devem ser explicadas no relatório seguinte.
9.5. As mudanças de endereço, de conta bancária ou de auditor podem ser simplesmente notificadas pelo coordenador. No entanto, em circunstâncias devidamente comprovadas, a entidade adjudicante pode opor-se à opção do coordenador.
9.6. A entidade adjudicante reserva-se o direito de exigir a substituição do revisor de contas mencionado no artigo 5.2 das condições especiais, caso elementos desconhecidos à data da assinatura do presente contrato coloquem em causa a sua independência ou o seu profissionalismo.
ARTIGO 10.º — EXECUÇÃO
Contratos de execução
10.1. Se os beneficiários tiverem de celebrar contratos de aquisição de bens, obras ou serviços com terceiros para a implementação da ação, estes devem respeitar as regras de adjudicação de contratos e as regras de nacionalidade e de origem constantes do anexo IV do presente contrato.
10.2. Na medida do necessário, os beneficiários devem assegurar que as condições que lhes são aplicáveis nos termos dos artigos 3.º, 4.º, 6.º e 16.º das presentes condições gerais são igualmente aplicáveis aos adjudicatários aos quais tenha sido adjudicado um contrato de execução.
10.3. No seu relatório à administração contratante, o coordenador deve apresentar um relatório abrangente e pormenorizado sobre a adjudicação e a implementação dos contratos adjudicados nos termos do artigo 10.1, em conformidade com os requisitos em matéria de comunicação constantes da secção 2 do anexo VI.
Subcontratação
10.4. Os beneficiários podem subcontratar tarefas que fazem parte da ação. Em caso afirmativo, estes devem garantir que, além das condições especificadas no artigo 10.1, 10.2 e 10.3 são igualmente cumpridas as seguintes condições:
- a subcontratação não inclui tarefas fundamentais da ação;
- o recurso à subcontratação justifica-se pela natureza da ação e pelos elementos necessários para a sua execução;
- os custos estimados da subcontratação são claramente identificáveis na previsão de orçamento constante no anexo III;
- qualquer recurso à subcontratação, se não estiver previsto no anexo I, é comunicado pelo beneficiário e aprovado pela entidade adjudicante.
Apoio financeiro a terceiros
10.5. A fim de apoiar a consecução dos objetivos da ação e, em especial, nos casos em que a implementação da ação implique apoio financeiro a terceiros, os beneficiários podem conceder apoio financeiro, desde que as condições especiais o prevejam.
10.6. O montante máximo de apoio financeiro é de 60 000 EUR por cada terceiro, exceto nos casos em que, caso contrário, seria impossível ou extremamente difícil alcançar os objetivos das ações.
10.7. A descrição da ação, em conformidade com as instruções pertinentes emitidas a este respeito pela entidade adjudicante, deve definir os tipos de entidade elegível para apoio financeiro e incluir uma lista fixa dos tipos de atividade elegíveis para apoio financeiro. Devem ser especificados os critérios de seleção de terceiros beneficiários deste apoio financeiro, incluindo os critérios para a determinação do seu montante exato.
10.8. O relatório apresentado pelo coordenador à entidade adjudicante deve referir se de forma abrangente e pormenorizada à concessão e à implementação de todos os apoios financeiros concedidos. Os relatórios devem conter, entre outras, informações sobre os procedimentos de concessão, identidade dos beneficiários do apoio financeiro, montantes concedidos, resultados alcançados, problemas enfrentados e soluções encontradas e atividades realizadas, assim como um calendário provisório das atividades por realizar.
10.9. Na medida do necessário, os beneficiários devem assegurar que as condições que lhes são aplicáveis nos termos dos artigos 3, 4.1-4.4, 6 e 16 das presentes condições gerais são igualmente aplicáveis a terceiros aos quais tenha sido concedido apoio financeiro.
ARTIGO 11.º — PRORROGAÇÃO E SUSPENSÃO
Prorrogação
11.1. O coordenador deve informar sem demora a entidade adjudicante de qualquer circunstância suscetível de entravar ou de atrasar a implementação da ação. O coordenador pode pedir uma prorrogação do prazo de execução da ação, ao abrigo do artigo 2.º das condições especiais e em conformidade com o artigo 9.º. O pedido deve ser acompanhado de todos os elementos comprovativos necessários para a sua apreciação.
Suspensão pelo coordenador
11.2. O coordenador pode suspender a execução da ação, na totalidade ou em parte, se circunstâncias excecionais, principalmente casos de força maior, tornarem a implementação demasiado difícil ou perigosa. O coordenador deve informar a entidade adjudicante sem demora, declarando a natureza, a duração provável e os efeitos previsíveis da suspensão.
11.3. O coordenador ou a entidade adjudicante podem, nesse caso, rescindir o presente contrato, nos termos do artigo 12.1. Se o contrato não for resolvido, os beneficiários devem envidar esforços para minimizar o período de suspensão, assim como eventuais danos, e retomar a execução da ação logo que as circunstâncias o permitam, informando desse facto a entidade adjudicante.
Suspensão pela entidade adjudicante
11.4. A entidade adjudicante pode pedir aos beneficiários que suspendam a execução da ação, ou parte dela, se circunstâncias excecionais, principalmente casos de força maior, tornarem a implementação demasiado difícil ou perigosa. Para o efeito, a entidade adjudicante deve informar o coordenador da natureza e da duração provável da suspensão.
11.5. O coordenador ou a entidade adjudicante podem, nesse caso, rescindir o presente contrato, nos termos do artigo 12.1. Se o contrato não for resolvido, os beneficiários devem envidar esforços para minimizar o período da sua suspensão, assim como eventuais danos, e retomar a implementação da ação logo que as circunstâncias o permitam e depois de obtida a aprovação da entidade adjudicante.
11.6. A entidade adjudicante pode igualmente suspender o presente contrato ou a participação dos beneficiários no mesmo se dispuser de provas de que, ou se por razões objetivas e bem fundamentadas, considerar necessário verificar se:
a) O procedimento de concessão da subvenção ou a implementação da ação padecem de erros graves, irregularidades ou fraude;
b) Os beneficiários infringiram qualquer obrigação importante decorrente do presente contrato.
11.7. O coordenador deve facultar as informações, os esclarecimentos ou os documentos pedidos no prazo de 30 dias a contar da receção do pedido enviado pela entidade adjudicante. Se, apesar das informações, dos esclarecimentos ou documentos facultados pelo coordenador, o procedimento de adjudicação ou a implementação da subvenção se revelarem inquinados de incumprimentos de obrigações, irregularidades, fraudes ou infração de obrigações, a entidade adjudicante pode rescindir o presente contrato ao abrigo do artigo 12.2.h.
Força maior
11.8. Na aceção das presentes condições gerais, entende se por «casos de força maior», eventos que as partes no presente contrato não possam evitar nem superar efetuando as devidas diligências, a ação das forças naturais, greves, lock-outs ou outros conflitos laborais, atos do inimigo público, guerras declaradas ou não, bloqueios, insurreições, motins, epidemias, desabamentos de terras, terramotos, tempestades, raios, inundações, desmoronamentos provocados por enxurradas, tumultos e explosões. A decisão da União Europeia de suspender a cooperação com o país parceiro é considerada um caso de força maior se implicar a suspensão do financiamento nos termos do presente contrato.
11.9. Não se considerará que os beneficiários não cumpriram as suas obrigações contratuais se de tal tiverem sido impedidos por um caso de força maior.
Prorrogação do prazo de implementação na sequência de uma suspensão
11.10. Em caso de suspensão nos termos dos artigos 11.2, 11.4 e 11.6, o prazo de implementação da ação deve ser prorrogado por um período equivalente ao da suspensão, sem prejuízo das alterações ao contrato eventualmente necessárias para adaptar a ação às novas condições de implementação. O artigo 11.10, não se aplica no caso de uma subvenção de funcionamento.
ARTIGO 12.º — RESCISÃO DO CONTRATO
Rescisão em caso de força maior
12.1. Nos casos previstos no artigo 11.2 e 11.4, se o coordenador ou a entidade adjudicante entenderem que o presente contrato deixou de ser eficaz ou adequadamente exequível, deve consultar a outra parte. Caso não cheguem a acordo quanto a uma solução, o
coordenador ou a entidade adjudicante podem rescindir o contrato mediante um pré-aviso escrito de dois meses, sem obrigação de indemnizar.
Rescisão pela entidade adjudicante
a) Se um beneficiário não cumprir, sem justificação, uma obrigação que lhe incumba, individual ou coletivamente, por força do contrato e, depois de notificado por escrito para que o faça, continuar a não as cumprir ou não apresentar uma explicação satisfatória no prazo de 30 dias a contar da receção da notificação;
b) Se um beneficiário ou qualquer pessoa que assuma responsabilidade ilimitada pelas dívidas do beneficiário se encontrar em situação de falência, sujeito a um processo de insolvência ou de liquidação, se os seus bens estiverem sob administração de um liquidatário ou sob administração judicial, for objeto de concordata de credores, tiver suspendido as suas atividades ou se encontrar em qualquer outra situação análoga resultante de um processo da mesma natureza ao abrigo de legislação ou regulamentação nacional relevante para o beneficiário;
c) Se um beneficiário, ou qualquer entidade ou pessoa com ele relacionada, for declarado culpado de falta grave em matéria profissional, provada por qualquer meio que a entidade adjudicante possa apresentar;
d) Se tiver sido confirmado, por sentença judicial transitada em julgado ou por decisão administrativa definitiva ou por prova na posse da entidade adjudicante, que o beneficiário foi condenado por fraude, corrupção, participação numa organização criminosa, branqueamento de capitais ou financiamento do terrorismo, infrações relacionadas com o terrorismo, trabalho infantil ou outras formas de tráfico de seres humanos contornando as obrigações fiscais, sociais ou quaisquer outras obrigações legais aplicáveis, incluindo através da criação de uma entidade para o efeito;
e) Se uma alteração na situação jurídica, financeira, técnica, orgânica ou relativa à propriedade do beneficiário ou a cessação da participação deste afetar substancialmente o cumprimento do presente contrato ou puser em causa a decisão de concessão da subvenção;
f) Se um beneficiário, ou qualquer pessoa com ele relacionada, for culpado de declarações falsas na prestação de informações necessárias para o processo de adjudicação ou para a implementação da ação, se não prestar – ou o não fizer nos prazos fixados pelo presente contrato – qualquer informação, relacionada com a ação, pedida pela entidade adjudicante;
g) Se um beneficiário não tiver cumprido as suas obrigações relativamente ao pagamento das contribuições para a segurança social ou ao pagamento de impostos de acordo com as disposições legais do país em que se encontre estabelecido;
h) Se a entidade adjudicante tiver provas de que um beneficiário, ou qualquer entidade ou pessoa com ele relacionada, incorreu em incumprimento de obrigações, irregularidades ou fraude no processo de adjudicação ou na implementação da ação;
i) Se um beneficiário estiver sujeito a uma sanção administrativa, nos termos do artigo 12.8;
j) Se a entidade adjudicante tiver provas de que um beneficiário está envolvido num conflito de interesses;
k) Se a Comissão Europeia tiver provas de que um beneficiário cometeu sistemática ou recorrentemente erros ou irregularidades, fraude, infração grave de obrigações atinentes a outras subvenções financiadas pela União Europeia e adjudicadas ao
mesmo beneficiário nas mesmas condições, desde que esses erros, irregularidades, fraude ou infração grave de obrigações tenham um impacto material na presente subvenção.
Os casos de rescisão do contrato nos termos das alíneas b), c), d), h), j) e k) podem dizer respeito igualmente a pessoas que são membros do órgão de administração, de gestão ou de fiscalização do beneficiário e/ou a pessoas que disponham de poderes de representação, decisão ou controlo do beneficiário.
12.3. Nos casos referidos nas alíneas c), f), h) e k), a expressão «qualquer pessoa relacionada» significa qualquer pessoa singular com poderes de representação, tomada de decisões ou controlo em relação aos beneficiários. A expressão «qualquer entidade relacionada» significa, nomeadamente, qualquer entidade que corresponda aos critérios estabelecidos no artigo 1.º da Sétima Diretiva 83/349/CEE do Conselho, de 13 de junho de 1983.
Cancelamento, pelo coordenador, da participação de beneficiários
12.4. Em casos devidamente justificados, o coordenador pode cancelar a participação de beneficiários num contrato. Para o efeito, o coordenador deve comunicar à entidade adjudicante as razões do cancelamento da participação e a data a partir da qual o mesmo produz efeitos, assim como uma proposta de redistribuição das tarefas que incumbiam aos beneficiários cuja participação foi cancelada ou da sua eventual substituição. A proposta deve ser enviada em devido tempo, antes de o cancelamento produzir efeitos. Se a entidade adjudicante concordar, o contrato será alterado em conformidade, nos termos do artigo 9.º.
Data de termo
12.5. As obrigações de pagamento da União Europeia no âmbito do presente contrato cessam, o mais tardar, 18 meses após o termo do período de implementação estipulado no artigo 2.º das condições especiais, exceto se o contrato for rescindido ao abrigo do artigo 12.º.
A entidade adjudicante adiará esta data de termo, por forma a poder respeitar as suas obrigações de pagamento nos casos em que o coordenador tenha apresentado um pedido de pagamento em conformidade com as disposições contratuais ou, em caso de litígio, até ao encerramento do processo de resolução do litígio, previsto no artigo 13.º. A entidade adjudicante deve notificar o coordenador de qualquer adiamento da data de termo.
12.6. Este contrato cessa automaticamente se não tiver dado origem a qualquer pagamento por parte da entidade adjudicante nos dois anos subsequentes à sua assinatura.
Efeitos da rescisão
12.7. Após a rescisão deste contrato, o coordenador deve tomar imediatamente as medidas necessárias para pôr termo à ação, de forma rápida e correta, e para reduzir as despesas ao mínimo.
Sem prejuízo do disposto no artigo 14.º, o beneficiário terá direito apenas ao pagamento da subvenção correspondente à parte da ação já executada, excluindo os custos associados aos compromissos em curso cuja execução deva ser assegurada após a rescisão.
Para o efeito, o coordenador deve apresentar um pedido de pagamento à entidade adjudicante no prazo fixado no artigo 15.2, contado a partir da data de rescisão.
Nos casos de rescisão previstos no artigo 12.1, a entidade adjudicante pode decidir reembolsar as despesas residuais inevitáveis, incorridas durante o período de pré-aviso, desde que o primeiro parágrafo do presente artigo 12.7, tenha sido devidamente executado.
Nos casos de rescisão previstos no artigo 12.2, alíneas a), c), d), f), h) e k), a entidade adjudicante pode, após consulta do coordenador e consoante a gravidade do incumprimento, pedir o reembolso da totalidade ou de parte dos montantes indevidamente pagos pela ação.
Sanções administrativas
12.8 Sem prejuízo da aplicação de outros recursos estipulados no contrato, pode ser imposta uma sanção de exclusão de todos os contratos e subvenções financiados pela UE, na sequência de um processo contraditório em linha com o Regulamento Financeiro aplicável, a beneficiários que, em especial,
a) Xxxxx culpados de falta grave em matéria profissional, tenham cometido irregularidades ou tenham apresentado deficiências significativas no cumprimento das principais obrigações na execução do contrato, ou tenham contornado as obrigações fiscais, sociais ou quaisquer outras obrigações legais, incluindo através da criação de uma entidade para o efeito. A duração da exclusão não deve exceder a duração estabelecida pela decisão judicial transitada em julgado ou pela decisão administrativa definitiva ou, na falta destas, três anos;
b) Xxxxxx sido condenados por fraude, corrupção, participação numa organização criminosa, branqueamento de capitais, infrações relacionadas com o terrorismo, trabalho infantil ou outras formas de tráfico de seres humanos. A duração da exclusão não deve exceder a duração estabelecida pela decisão judicial transitada em julgado ou pela decisão administrativa definitiva ou, na falta destas, cinco anos;
12.9 Nas situações referidas no artigo 12.8, além da sanção de exclusão, ou como alternativa, o(s) beneficiário(s) pode(m) igualmente ser sujeito(s) a sanções financeiras que representem até 10 % do valor do contrato.
12.10 Se a entidade adjudicante tiver direito a aplicar sanções financeiras, pode deduzi-las de quaisquer quantias devidas ao(s) beneficiário(s) ou executar a respetiva garantia.
12.11 A decisão de aplicar sanções administrativas pode ser publicada num sítio Web específico, indicando explicitamente o(s) nome(s) do(s) beneficiário(s).
ARTIGO 13.º — DIREITO APLICÁVEL E RESOLUÇÃO DE LITÍGIOS
13.1. O contrato rege-se pelo direito do país da entidade adjudicante ou, se esta for a Comissão Europeia, pelo direito aplicável da União Europeia completado, quando necessário, pelo direito belga.
13.2. As partes no presente contrato devem envidar todos os esforços no sentido de resolverem amigavelmente qualquer litígio que possa surgir entre si no decurso do cumprimento do presente contrato. Para o efeito, devem comunicar se mutuamente por escrito as respetivas posições, e reunir se a pedido de uma delas. O coordenador e a entidade adjudicante devem responder a um pedido de resolução amigável no prazo de 30 dias. Terminado este prazo, ou se o procedimento de resolução amigável não for bem-sucedido no prazo de 120 dias a contar da data do primeiro pedido, o coordenador ou a entidade adjudicante pode notificar à outra parte que considera que o procedimento fracassou.
13.3. Se fracassar o procedimento de resolução amigável, o litígio pode, de comum acordo entre o coordenador e a entidade adjudicante, ser submetido à conciliação da Comissão Europeia, se esta não for a entidade adjudicante. Se não for encontrada uma solução no
prazo de 120 dias a contar da data de início do processo de conciliação, cada parte pode notificar à outra que considera que o procedimento fracassou.
13.4. Se fracassarem todos os procedimentos mencionados nos números anteriores, cada parte no presente contrato pode submeter o litígio aos tribunais do Estado da entidade adjudicante ou, se a entidade adjudicante for a Comissão Europeia, aos tribunais de Bruxelas.
DISPOSIÇÕES FINANCEIRAS
ARTIGO 14.º — CUSTOS ELEGÍVEIS
Critérios de elegibilidade dos custos
14.1. São considerados custos elegíveis aqueles em que o beneficiário tenha efetivamente incorrido e que satisfaçam os seguintes critérios:
a) Terem sido concretizados durante o período de implementação da ação estipulado no artigo 2.º das condições especiais. Mais especificamente:
(i) os custos relativos a serviços e obras devem corresponder a atividades desempenhadas durante o período de implementação, os custos relativos a fornecimentos devem corresponder a entrega e instalação de bens durante o período de implementação. A assinatura de um contrato, uma encomenda ou uma autorização de despesas no período de implementação para prestação de serviços, realização de obras ou fornecimento posteriores, após o termo do período de implementação, não cumprem este requisito. As transferências de numerário entre o coordenador e/ou os outros beneficiários ou entidades afiliadas não podem ser consideradas custos incorridos;
(ii) os custos em que o beneficiário incorreu devem ser pagos antes da apresentação dos relatórios finais. Podem ser pagos posteriormente, desde que sejam indicados no relatório final, juntamente com a data prevista para o pagamento,
(iii) excetuam-se desta disposição os custos relativos aos relatórios finais, incluindo verificação dos custos, auditoria e avaliação final da ação, nas quais o beneficiário pode incorrer após o período de implementação da ação;
(iv) os processos de adjudicação de contratos, a que se refere o artigo 10 podem ter sido iniciados e os contratos podem ser celebrados pelos beneficiários antes do início do período de implementação da ação, sob condição de terem sido respeitadas as disposições do anexo IV.
b) Estarem inscritos no orçamento global estimado para a ação;
c) Serem necessários à implementação da ação;
d) Serem identificáveis e verificáveis, em particular estarem registadas na contabilidade dos beneficiários e serem determinadas de acordo com as normas contabilísticas e as práticas habituais de contabilidade de custos aplicáveis aos beneficiários;
e) Satisfazerem os requisitos da legislação fiscal e social aplicável;
f) Serem razoáveis, justificados e cumprirem os requisitos da boa gestão financeira, em especial quanto à economia e à eficiência.
Custos diretos elegíveis
14.2. Sob reserva do disposto no artigo 14.1, e, se pertinente, no anexo IV, são elegíveis os custos diretos dos beneficiários a seguir indicados:
a) Os custos do pessoal afetado à ação, correspondentes aos salários brutos reais, acrescidos dos encargos sociais e de outros custos que entram na remuneração (excluindo bónus baseados no desempenho); Os salários e os custos não devem exceder os geralmente suportados pelos beneficiários, a menos que se demonstre que são essenciais para a implementação da ação;
b) Os custos de viagem e de estada do pessoal e de outros participantes na ação, desde que não excedam os normalmente suportados pelos beneficiários, de acordo com as suas regras e regulamentações. Além disso, as taxas publicadas pela Comissão Europeia no momento da assinatura do contrato nunca podem ser excedidas;
c) Os custos de aquisição de equipamento (novo ou usado) e de bens especificamente destinados à ação, desde que a propriedade seja transmitida no termo da ação, se estipulado no artigo 7.5.
d) Os custos de amortização, aluguer ou locação financeira de equipamento (novo ou usado) e de bens especificamente destinados à ação;
e) Os custos dos bens consumíveis especificamente destinados à ação;
f) Os custos decorrentes de contratos de serviços, fornecimentos e realização de obras adjudicados pelos beneficiários para a execução da ação, referidos no artigo 10.º; Aqui estão incluídos os custos de mobilização de conhecimentos especializados para melhorar a qualidade do quadro lógico (por exemplo, precisão dos cenários de base, sistema de acompanhamento, etc.), no início e durante a implementação da ação.
g) Os custos resultantes diretamente dos requisitos do contrato (por exemplo, divulgação da informação, avaliação específica da ação, auditorias, traduções, reprodução, seguros, etc.), incluindo os custos dos serviços financeiros (nomeadamente, das transferências e das garantias financeiras, se estipulado pelo contrato);
h) Direitos, impostos e encargos, incluindo o IVA, relacionados com os objetivos da ação, pagos e não recuperáveis pelo(s) beneficiário(s), salvo disposição em contrário das condições especiais;
i) Despesas gerais administrativas, no caso das subvenções de funcionamento.
j) Custos do gabinete do projeto;
Custos efetivamente incorridos em relação a um gabinete de projeto utilizado para a ação ou uma parte destes custos podem ser aceites como custos diretos elegíveis se:
1. a necessidade de criar ou utilizar um gabinete de projeto é reconhecida pela entidade adjudicante nas condições especiais;
2. a descrição do gabinete do projeto, os serviços ou recursos que disponibiliza, a sua capacidade global e (se for caso disso) a chave de repartição constam da descrição da ação e do orçamento;
3. (se for caso disso) a chave de repartição reflete razoavelmente a parte dos recursos ou dos serviços necessários e efetivamente utilizados para a ação;
4. os custos em causa cumprem os critérios de elegibilidade referidos no artigo 14.1;
5. estão enquadrados numa das seguintes categorias:
i) custos do pessoal diretamente afetado às operações do gabinete de projeto;
ii) custos de amortização, aluguer ou locação financeira de edifícios, equipamento e ativos;
iii) custos dos contratos de manutenção e reparação;
iv) custos dos bens consumíveis e fornecimentos especificamente destinados à ação;
v) custos dos serviços informáticos e de telecomunicações;
vi) custos dos contratos de gestão de instalações, incluindo taxas de segurança e custos de seguro;
vii) direitos, impostos e encargos, incluindo o IVA, relacionados com os objetivos da ação, pagos e não recuperáveis pelo(s) beneficiário(s), salvo disposição em contrário das condições especiais.
Financiamento com base no desempenho
14.3. O pagamento da contribuição da UE pode estar parcial ou totalmente associada à obtenção de resultados medidos por referência aos objetivos intermédios previamente definidos, ou através de indicadores de desempenho. O referido financiamento com base no desempenho não está sujeito a outros pontos do artigo 14.º. Os resultados pertinentes e os meios de medição da sua obtenção estão descritos de forma clara no anexo I.
O montante a pagar por resultado obtido está indicado no anexo III. O método para determinar o montante a pagar por resultado obtido está indicado de forma clara no anexo I, tem em conta o princípio de boa gestão financeira e evita o duplo financiamento de custos.
A organização não está obrigada a comunicar os custos associados à consecução de resultados. No entanto, a organização deve apresentar quaisquer documentos comprovativos, nomeadamente, se pertinente, documentos contabilísticos, para provar que os resultados que desencadearam o pagamento foram alcançados, conforme definido no anexo I e III. Os artigos 15.1 (calendário de pagamento), 15.7 (verificação dos custos) e
17.3 (ausência de lucro) não se aplicam à parte da ação suportada no âmbito do financiamento baseado em resultados.
Opções de custos simplificados
14.4. De acordo com o disposto pormenorizadamente no anexo III e no anexo K das Orientações destinadas a requerentes de subvenções, os custos elegíveis podem ser constituídos por qualquer das seguintes opções de custos ou por uma combinação delas:
a) Custos unitários;
b) Montantes fixos;
c) Financiamento a uma taxa fixa;
14.5. Os métodos utilizados pelos beneficiários para determinar os custos unitários, os montantes fixos, as taxas fixas devem ser claramente descritos e justificados no anexo III, assegurar o cumprimento do princípio de cofinanciamento e evitar o duplo financiamento.
Sempre que possível e adequado, os montantes fixos, os custos unitários ou as taxas fixas são determinados por forma a permitir o seu pagamento após a obtenção de realizações e/ou resultados concretos. Se um resultado implicar várias realizações ou sub-resultados, deve ser discriminado em sub-rubricas de orçamento e a cada realização ou sub-resultado deve ser atribuída uma parte do montante declarado para o resultado, para permitir pagamentos parciais caso o resultado não seja obtido.
Os custos declarados no quadro das opções de custos simplificados devem satisfazer os critérios de elegibilidade enunciados no artigo 14.1 e 14.2. Não têm de ser corroborados por documentos contabilísticos ou comprovativos além dos necessários para demonstrar o cumprimento das condições de reembolso estabelecidas nos anexos I e III e K das Orientações destinadas a requerentes de subvenções.
Estes custos não podem incluir despesas inelegíveis, como as referidas no artigo 14.11, nem custos já incluídos noutros custos declaradas ou noutra rubrica do orçamento deste contrato.
Os montantes ou taxas de custos unitários, os montantes fixos ou as taxas fixas enunciadas no anexo III não podem ser alterados unilateralmente nem contestados com base em verificações ex post.
14.6. As opções de custos simplificados que não se baseiam em resultados incorporadas nas práticas de contabilidade de custos do beneficiário podem ser autorizadas somente se tenham sido aceites pelas autoridades nacionais ao abrigo de regimes de financiamento comparáveis, em conformidade com o anexo K das Orientações destinadas a requerentes de subvenções.
Reserva para imprevistos
14.7. Pode ser inscrita no orçamento da ação uma provisão para imprevistos e/ou eventuais flutuações das taxas de câmbio, não superior a 5 % dos custos diretos elegíveis, para permitir ajustamentos necessários determinados por alterações imprevisíveis das circunstâncias no terreno. O uso dessa verba está sujeito a autorização prévia, por escrito, da entidade adjudicante, a pedido justificado do coordenador.
Custos indiretos
14.8. Os custos indiretos da ação são os custos elegíveis que não podem ser indicadas como despesas específicas diretamente relacionadas com a implementação da ação nem lhe podem ser imputadas diretamente em termos contabilísticos, de acordo com as condições de elegibilidade enunciadas no artigo 14.1. Contudo, essas despesas em que os beneficiários incorrem estão relacionadas com os custos diretos elegíveis da ação. Estes custos não podem incluir despesas inelegíveis, como as referidas no artigo 14.11, nem custos já incluídas noutros custos declaradas ou noutra rubrica do orçamento do presente contrato.
Na medida em que não gere lucros no âmbito da ação, pode ser pedida uma percentagem fixa do montante total dos custos diretos elegíveis da ação, não superior à percentagem estabelecida no artigo 3.3 das condições especiais, a fim de cobrir os custos indiretos da ação.
Os custos indiretos não são elegíveis para a subvenção concedida a um beneficiário para uma ação se este já receber uma subvenção de funcionamento financiada pelo orçamento da União Europeia no período em questão.
O artigo 14.8 não se aplica no caso de uma subvenção de funcionamento.
Contribuições em espécie
14.9. As contribuições em espécie, que devem ser indicadas separadamente no anexo III, não correspondem a despesas efetivas e não constituem despesas elegíveis. Salvo disposição em contrário das condições especiais, estas contribuições não podem ser tratadas como parte do cofinanciamento pelos beneficiários.
Se forem aceites contribuições em espécie como cofinanciamento, os beneficiários devem assegurar o cumprimento das disposições nacionais em matéria fiscal e de segurança social.
Sem prejuízo do disposto supra, se a descrição da ação previr contribuições em espécie, estas devem ser prestadas.
Trabalho voluntário
14.10. O valor do trabalho fornecido por voluntários pode ser reconhecido como custos elegíveis da ação e pode ser tratado como cofinanciamento pelos beneficiários.
Quando os custos elegíveis estimados incluem custos do trabalho voluntário, a contribuição da UE não deve exceder os custos elegíveis estimados que não sejam os custos do trabalho voluntário.
Os beneficiários devem declarar os custos pessoais para o trabalho realizado por voluntários com base em custos unitários autorizados em conformidade com o artigo 14. 4 e seguintes1.
Este tipo de custos deve ser apresentado separadamente de outros custos elegíveis no orçamento estimado. O valor do trabalho voluntário deve ser sempre excluído do cálculo dos custos indiretos.
O trabalho voluntário pode representar até 50 % do cofinanciamento, correspondendo este último à parte não financiada pela contribuição da UE.
Custos inelegíveis
14.11. Não devem ser consideradas elegíveis as seguintes despesas:
a) Xxxxxxx e encargos com o serviço da dívida (juros);
1 O valor desses custos unitários é definido pela Comissão no seguinte endereço:: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx/?xxxxxxxxxxxxxxx&xxxxXxx0&xxxxx0000&xxxxxxx0000&xxxx ion=ALL&language=en.
b) Provisões para perdas, dívidas ou potenciais responsabilidades futuras;
c) Despesas declaradas pelos beneficiários e financiadas através de outra ação ou programa de trabalho que receba uma subvenção da União Europeia (nomeadamente, através do Fundo Europeu de Desenvolvimento);
d) Aquisições de terrenos ou edifícios, exceto se necessários para a execução direta da ação e segundo as condições especificadas nas condições especiais; de qualquer modo, a propriedade deve ser transmitida conforme estipulado no artigo 7.5, o mais tardar até ao final da ação;
e) Perdas cambiais;
f) Créditos a terceiros, salvo disposição em contrário das condições especiais;
g) Contribuições em espécie (exceto para o trabalho voluntário);
h) Custos salariais do pessoal das administrações nacionais, salvo disposição em contrário das condições especiais e apenas na medida em que estejam relacionados com o custo de atividades que não seriam executadas pela autoridade pública competente se a ação em causa não tivesse sido empreendida.
i) Bónus incluídos em custos de pessoal.
j) Juros negativos cobrados pelos bancos ou outras instituições financeiras.
Entidades afiliadas
14.12. Sempre que as condições especiais contenham uma disposição sobre as entidades afiliadas a um beneficiário, os custos incorridos por essas entidades podem ser elegíveis desde que satisfaçam as mesmas condições previstas nos artigos 14.º e 16.º, e que o beneficiário assegure que o disposto nos artigos 3.º, 4.º, 5.º, 6.º, 8.º, 10.º e 16.º também é aplicável a essa entidade.
ARTIGO 15.º — PAGAMENTO E JUROS DE MORA
Processo de pagamento
15.1. A entidade adjudicante deve pagar a subvenção ao coordenador segundo um dos processos seguintes, em conformidade com o disposto no artigo 4.º das condições especiais.
Opção 1: Ações cujo período de implementação seja igual ou inferior a 12 meses ou cuja subvenção seja igual ou inferior a 100 000 EUR
(i) Uma primeira fração de pré-financiamento de 80 % do montante máximo referido no artigo 3.2 das condições especiais (excluindo imprevistos);
(ii) O saldo do montante final da subvenção.
Opção 2: Ações cujo período de implementação seja superior a 12 meses e cuja subvenção seja superior a 100 000 EUR
(i) Uma primeira fração de pré-financiamento correspondente a 100 % da parte do orçamento previsto financiada pela entidade adjudicante para o primeiro período de referência (excluindo imprevistos). A parte do orçamento financiada pela
entidade adjudicante é calculada aplicando-se a percentagem indicada no artigo
3.2 das condições especiais;
(ii) Outras frações de pré-financiamento correspondentes a 100 % da parte do orçamento previsto financiada pela entidade adjudicante para o período de referência (excluindo imprevistos não autorizados):
− por «período de referência» entende se um período de doze meses, salvo disposição em contrário das condições especiais. Se o período restante até ao final da ação for superior a 18 meses, o período abrangido pelo relatório deve abrangê-lo integralmente;
− no prazo de 60 dias a contar do termo do período abrangido pelo relatório, o coordenador deve apresentar um relatório intercalar ou, se não puder fazê-lo, deve informar a entidade adjudicante das razões por que o não faz e apresentar um resumo da evolução da ação;
− se, no termo do período abrangido pelo relatório, a parte da despesa em que os beneficiários incorreram efetivamente, financiada pela entidade adjudicante, for inferior a 70 % do pagamento anterior (e a 100 % de qualquer dos pagamentos anteriores), o pagamento do pré-financiamento remanescente será reduzido do montante correspondente à diferença entre 70 % do pagamento do anterior pré-financiamento e a parte da despesa em que os beneficiários incorreram efetivamente, financiada pela entidade adjudicante;
− o coordenador pode apresentar um pedido para outro pagamento de pré- financiamento antes do termo do período abrangido pelo relatório se a parte da despesa em que os beneficiários incorreram efetivamente, financiada pela entidade adjudicante, for superior a 70 % do pagamento anterior (e a 100 % de quaisquer pagamentos anteriores). Neste caso, o período seguinte abrangido pelo relatório recomeça a correr a partir da data de termo do período abrangido por este pedido de pagamento;
− além disso, para as subvenções de montante superior a 5 000 000 EUR, só pode ser efetuado um pagamento suplementar de pré-financiamento se a parte dos custos elegíveis aprovados financiada pela entidade adjudicante for, pelo menos, igual ao montante total de todos os pagamentos anteriores exceto o último;
− O montante total dos pré-financiamentos não pode exceder 90 % do montante indicado no artigo 3.2, das condições especiais, excluindo imprevistos não autorizados;
(iii) o saldo do montante final da subvenção.
Opção 3: Todas as ações
(i) O montante final da subvenção.
Apresentação dos relatórios finais
15.2. O coordenador deve apresentar o relatório final à entidade adjudicante, o mais tardar, três meses após o termo do período de implementação definido no artigo 2.º das condições especiais. O prazo para a apresentação do relatório final será alargado para seis meses se o coordenador não tiver a sua sede no país de implementação da ação.
Pedido de pagamento
15.3. O pedido de pagamento deve ser redigido segundo o modelo constante do anexo V e acompanhado de:
a) Um relatório narrativo e financeiro, em conformidade com o estipulado no artigo 2.º;
b) Um orçamento previsional para o período seguinte abrangido pelo relatório, tratando-se de um pedido de pré-financiamento suplementar;
c) Um relatório de verificação dos custos ou uma descrição pormenorizada dos custos, se exigido pelo artigo 15.7.
Para efeitos de pagamento inicial do pré-financiamento, o contrato assinado vale como pedido de pagamento. Deve ser anexada uma garantia financeira, se exigida pelas condições especiais.
O pagamento não implica o reconhecimento da regularidade, da autenticidade, da completude nem da correção das declarações e informações prestadas.
Prazos de pagamento
15.4. O primeiro pagamento do pré-financiamento deve ser efetuado no prazo de 30 dias a contar da data de receção do pedido de pagamento pela entidade adjudicante.
A entidade adjudicante deve efetuar os restantes pagamentos do pré-financiamento e o pagamento do saldo no prazo de 60 dias a contar da receção do pedido de pagamento.
Todavia, a entidade adjudicante deve efetuar os restantes pagamentos do pré- financiamento e o pagamento do saldo no prazo de 90 dias a contar da receção do pedido de pagamento se:
a) O beneficiário tiver entidades afiliadas;
b) Mais do que um beneficiário forem partes no presente contrato;
c) A entidade adjudicante não for a Comissão;
d) O montante da subvenção for superior a 5 000 000 EUR.
O pedido de pagamento considerar-se-á aceite na ausência de resposta escrita da entidade adjudicante nos prazos fixados supra.
Suspensão do período de pagamento
15.5. Sem prejuízo do disposto no artigo 12.º, a entidade adjudicante pode suspender os prazos de pagamento mediante notificação ao coordenador de um dos seguintes factos:
a) O montante indicado no seu pedido de pagamento não é devido; ou
b) Os documentos comprovativos adequados não foram apresentados; ou
c) São necessários esclarecimentos, alterações ou informações suplementares aos relatórios narrativos ou financeiros; ou
d) Há dúvidas quanto à elegibilidade das despesas, pelo que é necessário efetuar verificações suplementares, incluindo controlos no local, ou uma auditoria para se assegurar de que as despesas são elegíveis;
e) É necessário verificar, nomeadamente através de uma investigação do OLAF, se ocorreram incumprimentos de obrigações, irregularidades ou fraudes no processo de concessão da subvenção ou na implementação da ação; ou
f) É necessário verificar se os beneficiários infringiram alguma obrigação importante decorrente do presente contrato; ou
g) As obrigações em matéria de visibilidade e, se for caso disso, de comunicação, referidas no artigo 6.º ou nas condições especiais não são cumpridas.
A suspensão dos prazos de pagamento inicia-se na data do envio da notificação referida supra ao coordenador. O prazo recomeça a correr na data de registo de um pedido de pagamento formulado corretamente. O coordenador deve prestar as informações, os esclarecimentos ou os documentos pedidos no prazo de 30 dias a contar do pedido.
Se, apesar das informações, dos esclarecimentos ou documentos prestados pelo coordenador, o pedido de pagamento continuar a ser inadmissível, ou se o procedimento de adjudicação ou a execução da subvenção se revelar viciado por irregularidades, fraudes ou infração de obrigações, a entidade adjudicante pode suspender os pagamentos e, nos casos previstos no artigo 12.º, rescindir, consequentemente, o presente contrato.
Além disso, por antecipação, ou em alternativa à rescisão prevista no artigo 12.º, a entidade adjudicante pode suspender os pagamentos a título cautelar e sem pré-aviso.
Juros de mora
15.6. Se a entidade adjudicante efetuar o pagamento ao coordenador após a data-limite, deve pagar juros de mora nos seguintes termos:
a) À taxa de redesconto aplicada pelo banco central do país da entidade adjudicante, se os pagamentos forem efetuados na divisa nacional desse Estado;
b) À taxa aplicada pelo Banco Central Europeu nas suas operações principais de refinanciamento em euros, tal como publicada no Jornal Oficial da União Europeia, série C, se os pagamentos forem efetuados em euro;
c) No primeiro dia do mês em que o prazo tenha terminado, acrescida de 3,5 pontos percentuais. Os juros incidem no período decorrido entre o termo do prazo de pagamento e a data em que o pagamento for debitado na conta da entidade adjudicante.
Excecionalmente, se os juros calculados nos termos do disposto na presente disposição forem iguais ou inferiores a 200 EUR, estes só serão pagos ao coordenador a pedido, que deve ser apresentado no prazo de dois meses a contar da receção do pagamento em atraso.
Os juros de mora não são considerados receita para efeitos do artigo 17.º.
O artigo 15.6 não se aplica se o coordenador for um Estado-Membro da União Europeia, incluindo autoridades de governos regionais e locais e outras entidades públicas agindo em nome e por conta do Estado-Membro para efeitos do presente contrato.
Relatório de verificação dos custos
15.7. O coordenador deve apresentar um relatório de verificação dos custos por:
a) Qualquer pedido de pagamento suplementar do pré-financiamento, no caso de subvenções de montante igual ou superior a 5 000 000 EUR;
b) Qualquer relatório final, no caso de uma subvenção de montante superior a 100 000 EUR.
O relatório de verificação dos custos deve ser conforme com o modelo constante do anexo VII e elaborado por um revisor de contas aprovado ou escolhido pela entidade
adjudicante. O revisor de contas deve satisfazer os requisitos enunciados nas condições de referência para a verificação dos custos, constante do anexo VII.
O revisor de contas deve verificar se os custos e as receitas da ação declaradas pelos beneficiários são reais, se foram devidamente contabilizadas e se são elegíveis nos termos do presente contrato. O relatório de verificação dos custos deve abranger todos os custos não abrangidas por qualquer relatório anterior de verificação dos custos.
Se a verificação dos custos não for obrigatória, com pedidos de pagamentos de pré- financiamento, a partir do segundo pedido de pagamento de pré-financiamento suplementar (ou seja, 3.º, 5.º, 7.º, … pagamento de pré-financiamento), deve ser apresentada, de dois em dois pedidos de pagamento do pré-financiamento uma discriminação pormenorizada dos custos que cubra os períodos anteriores abrangidos por relatórios ainda não cobertos.
A discriminação pormenorizada dos custos deve conter, por cada rubrica de despesas do relatório financeiro e para todos os registos e transações subjacentes, as seguintes informações: montante do registo ou da transação, referência contabilística (por exemplo, devedor, diário ou outra referência pertinente), descrição do registo ou da transação (especificando a natureza da despesa) e referência dos documentos correspondentes (por exemplo, número de fatura, folha de salário ou outra referência pertinente), em conformidade com o disposto no artigo 16.1. A descrição deve ser apresentada em formato eletrónico e em formato de folha de cálculo (Excel ou semelhante), sempre que possível.
A descrição pormenorizada dos custos deve ser corroborada por uma declaração solene, do coordenador, de que as informações constantes do pedido de pagamento são completas, fiáveis e verdadeiras, e que os custos declarados foram suportados e podem ser considerados elegíveis nos termos do presente contrato.
O relatório final deve incluir em todos os casos uma descrição pormenorizada dos custos que abranja toda a ação.
Se a subvenção revestir a forma de reembolso de custos elegíveis efetivamente incorridos e apenas for expressa em termos de um valor absoluto (e não sob a forma de percentagem da contribuição da UE para os custos elegíveis totais), a verificação pode limitar-se ao montante pago pela Comissão para a ação em questão (ou seja, não necessita de cobrir a totalidade da ação).
Se o coordenador for um departamento governamental ou um organismo público, a entidade adjudicante pode aceitar a discriminação pormenorizada dos custos em vez da verificação dos custos.
O coordenador não deve apresentar o relatório de verificação dos custos se a verificação for efetuada diretamente pelo pessoal próprio da entidade adjudicante, pela Comissão ou por um organismo autorizado a fazê-lo em seu nome, de acordo com o artigo 5.2 das condições especiais.
Garantia financeira
15.8. Se o montante da subvenção exceder 60 000 EUR, a entidade adjudicante pode pedir uma garantia financeira pelo montante do pagamento inicial do pré-financiamento.
A garantia deve ser expressa em euros ou na divisa da entidade adjudicante, em conformidade com o modelo constante do anexo VIII. A garantia será prestada por uma instituição bancária ou financeira autorizada estabelecida num dos Estados-Membros da União Europeia. Nos casos em que o coordenador se encontra estabelecido num país terceiro, a entidade adjudicante pode aceitar que uma instituição bancária ou financeira
estabelecida nesse país terceiro preste a referida garantia, se considerar que a instituição bancária ou financeira em questão oferece garantias e tem características equivalentes às oferecidas por uma instituição bancária ou financeira estabelecida num Estado-Membro da União Europeia. A garantia deve manter-se válida até à sua liberação pela entidade adjudicante, no momento do pagamento do saldo.
No decurso da execução do contrato, se a pessoa singular ou coletiva que presta a garantia
(i) não tiver capacidade ou vontade de respeitar os seus compromissos, (ii) não estiver autorizada a emitir garantias junto das autoridades contratantes, ou (iii) se afigurar não ser fiável em termos financeiros, ou se a garantia financeira deixar de ser válida e o coordenador não a substituir, a entidade adjudicante pode deduzir uma quantia igual ao pré-financiamento de futuros pagamentos devidos ao coordenador ao abrigo do contrato, ou notificar formalmente o coordenador de que deve prestar nova garantia nos mesmos termos que a anterior. Caso o coordenador não preste nova garantia, a entidade adjudicante poderá rescindir o contrato.
Esta disposição não se aplica se o coordenador for uma organização sem fins lucrativos, uma organização que tenha assinado um acordo-quadro de parceria com a Comissão Europeia, um departamento governamental ou um organismo público, salvo disposição em contrário das condições especiais.
Regras para a conversão de divisas
15.9. A entidade adjudicante deve efetuar os pagamentos ao coordenador através da conta bancária mencionada na ficha de identificação financeira constante do anexo V, que permite identificar os fundos pagos pela entidade adjudicante. A entidade adjudicante deve efetuar os pagamentos na divisa estipulada nas condições especiais.
Os relatórios devem exprimir os valores na divisa indicada nas condições especiais e podem ser elaborados a partir de demonstrações financeiras em que os valores sejam expressos noutras divisas, com fundamento na legislação e nas normas contabilísticas aplicáveis a que os beneficiários estejam sujeitos. Nesse caso, e para efeitos de apresentação de relatórios, a conversão na divisa indicada nas condições especiais deve ser efetuada com recurso à taxa de câmbio a que a contribuição de cada entidade adjudicante foi registada nas contas dos beneficiários, salvo disposição em contrário das condições especiais. Se no final da ação, uma parte das despesas for pré-financiada pelo(s) beneficiário(s) (ou por outros dadores), a taxa de conversão a aplicar a este saldo é a taxa fixada nas condições especiais de acordo com as práticas contabilísticas habituais do(s) beneficiário(s). Se as condições especiais não previrem uma disposição específica, será aplicada a taxa de câmbio da última fração recebida da entidade adjudicante.
15.10. Salvo disposição em contrário das condições especiais, os custos suportados expressos em divisas distintas das utilizadas nas contas do(s) beneficiário(s) para a ação devem ser convertidos de acordo com as suas práticas contabilísticas habituais, na condição de respeitarem os seguintes requisitos de base: (i) serem apresentados como uma regra contabilística, ou seja, são uma prática comum do beneficiário, (ii) serem aplicados de forma coerente, (iii) concederem o mesmo tratamento a todos os tipos de transações e fontes de financiamento, (iv) o sistema pode ser demonstrado e as taxas de câmbio são facilmente verificáveis.
Se se verificar uma variação excecional da taxa de câmbio, as partes devem proceder a consultas para alterar a ação, a fim de minimizar os efeitos dessa variação cambial. Se necessário, a entidade adjudicante pode tomar medidas suplementares, nomeadamente rescindir o contrato.
ARTIGO 16.º — CONTABILIDADE E CONTROLO TÉCNICO E FINANCEIRO
Contas
16.1. O beneficiário deve manter uma contabilidade precisa e regular da implementação da ação, utilizando para o efeito um sistema contabilístico adequado de partidas dobradas.
A contabilidade:
a) Pode ser parte integrante do sistema normal do beneficiário ou um complemento desse sistema;
b) Deve ser conforme com as orientações e normas em matéria de contabilidade aplicáveis no país em causa;
c) Deve permitir o rastreio, a identificação e a verificação fáceis das receitas e dos custos relativos à ação.
16.2. O coordenador deve assegurar a correta conciliação do relatório financeiro a que se refere o artigo 2.º com o sistema de contabilidade e com os documentos contabilísticos subjacentes e outros registos pertinentes. Para o efeito, os beneficiários devem elaborar e manter conciliações adequadas, calendários comprovativos, análises e repartições para efeitos de inspeção e verificação.
Direito de acesso
16.3. Os beneficiários devem autorizar verificações pela Comissão Europeia, pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude, pela Procuradoria Europeia, pelo Tribunal de Contas Europeu e, eventualmente, por um auditor externo mandatado pela entidade adjudicante. Os beneficiários devem tomar todas as providências no sentido de facilitar o trabalho a essas entidades.
16.4. Os beneficiários devem permitir às entidades acima referidas:
a) O acesso às instalações e outros locais de execução da ação;
b) O exame dos seus sistemas contabilísticos e informáticos, documentos e bases de dados relativos à gestão técnica e financeira da ação;
c) A cópia de documentos;
d) A realização de controlos no local;
e) A realização de uma auditoria integral assente em todos os documentos contabilísticos e em quaisquer outros documentos pertinentes ao financiamento da ação.
16.5. Além disso, o Organismo Europeu de Luta Antifraude deve ser autorizado a efetuar os controlos e verificações de acordo com os procedimentos estabelecidos pela legislação da União Europeia em matéria de proteção dos interesses financeiros da União Europeia contra fraudes e outras irregularidades.
Se se justificar, as verificações podem conduzir à recuperação de fundos pela Comissão.
16.6. O acesso das pessoas mandatadas pela Comissão Europeia, pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude, pela Procuradoria Europeia e pelo Tribunal de Contas e, eventualmente, de um revisor de contas externo mandatado pela entidade adjudicante para proceder a verificações nos termos do presente artigo e do artigo 15.7, rege-se pela confidencialidade no que diz respeito a terceiros, sem prejuízo das obrigações de direito público a que essas pessoas estejam sujeitas.
Manutenção de registos
16.7. Os Beneficiários devem conservar todos os registos e documentos contabilísticos e comprovativos relativos ao presente contrato durante cinco anos após o pagamento do saldo, ou três anos no caso de subvenções cujo montante não exceda 60 000 EUR; em todo o caso, até que uma auditoria ou verificação em curso, um recurso, litígio ou reclamação pendente tenha sido dirimido.
Os documentos devem estar facilmente acessíveis e classificados de forma a permitir um exame fácil, devendo o coordenador informar a entidade adjudicante do seu lugar exato.
16.8. Todos os documentos comprovativos devem encontrar-se disponíveis no seu formato original, incluindo o eletrónico, ou uma cópia.
16.9. Além dos relatórios referidos no artigo 2, nos documentos referidos no presente artigo incluem-se os seguintes:
a) Registos contabilísticos (informatizados ou manuais) do sistema contabilístico dos beneficiários, como a razão geral, as razões auxiliares, as contas de salários, o registo dos ativos imobilizados e outras informações contabilísticas pertinentes;
b) Comprovativos dos procedimentos de adjudicação de contratos, como documentos de concurso, propostas dos proponentes e relatórios de avaliação;
c) Comprovativos dos compromissos assumidos, como contratos e notas de encomenda;
d) Comprovativos de prestação de serviços, tais como relatórios aprovados, fichas das horas de trabalho, títulos de transporte, comprovativos de participação em seminários, conferências ou cursos de formação (incluindo a documentação respetiva e o material obtido, certificados), etc.;
e) Comprovativos da receção de mercadorias, tais como notas de entrega dos fornecedores;
f) Comprovativos da conclusão de obras, como certificados de receção;
g) Comprovativos de compras, como faturas e recibos;
h) Comprovativos de pagamento, como extratos bancários, notas de débito, provas de liquidação pelo subcontratante;
i) Comprovativos de que os impostos e/ou IVA pagos não podem efetivamente ser recuperados;
j) Uma lista recapitulativa da quilometragem percorrida, do consumo médio dos veículos utilizados, do preço do combustível e dos custos de manutenção, no que se refere às despesas de combustível e de lubrificantes;
k) Registo do pessoal e mapas de salário, tais como contratos, fichas de salário e registo das horas de trabalho. Em relação ao pessoal local com contrato a termo certo, montante da remuneração paga, devidamente certificada pelo responsável a nível local, com uma repartição por salário bruto, contribuições para a segurança social, seguro e salário líquido. As análises e discriminações dos custos por mês de trabalho efetivo são avaliadas com base nos preços unitários por período de trabalho verificável e numa repartição por salário bruto, contribuições para a segurança social, seguro e salário líquido, no que diz respeito a pessoal expatriado e/ou baseado na Europa (se a ação for executada na Europa).
16.10 O incumprimento das obrigações fixadas no artigo 16.1 a 16.9, constitui um incumprimento de uma obrigação principal no âmbito do presente contrato. Neste caso, a entidade adjudicante pode suspender o contrato, os pagamentos ou o prazo para o pagamento, rescindir o contrato e/ou reduzir o montante da subvenção.
ARTIGO 17.º — MONTANTE FINAL DA SUBVENÇÃO
Montante final
17.1. A subvenção não pode exceder o limite máximo fixado no artigo 3.2 das condições especiais, quer em termos de valor absoluto quer em termos de percentagem.
Se os custos totais no final da ação forem inferiores ao montante total estimado dos custos elegíveis a que se refere o artigo 3.1, das condições especiais, a subvenção da entidade adjudicante limitar-se-á ao montante obtido mediante a aplicação da percentagem estabelecida no artigo 3.2, das condições especiais aos custos elegíveis da ação aprovados pela entidade adjudicante.
17.2. Além disso, e sem prejuízo do direito que lhe assiste de rescindir o contrato ao abrigo do artigo 12.º, se a ação for implementada de forma deficiente ou parcial – e por conseguinte não conforme com a descrição da ação no anexo I - ou de forma tardia, a entidade adjudicante pode, mediante decisão devidamente fundamentada e após ter permitido ao beneficiário apresentar as suas observações, reduzir a subvenção inicial proporcionalmente à implementação efetiva da ação e nos termos do presente contrato. O mesmo se aplica no que respeita às obrigações em matéria de visibilidade e, se for caso disso, de comunicação, mencionadas no artigo 6.º ou nas condições especiais. Em caso de incumprimento de obrigações, fraude ou irregularidades, a entidade adjudicante pode igualmente reduzir a subvenção proporcionalmente à gravidade do referido incumprimento de obrigações, da fraude ou das irregularidades. As medidas descritas no último parágrafo podem igualmente ser adotadas pela Comissão Europeia no exercício das suas competências administrativas ao abrigo do Regulamento Financeiro [Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de julho de 2018, JO L 193 de 30.7.2018, p. 1].
Inexistência de fins lucrativos
17.3. A subvenção não pode gerar lucro para o(s) beneficiário(s), salvo disposição em contrário do artigo 7.º das condições especiais. Entende-se por «lucro» um excedente das receitas relativamente aos custos elegíveis aprovados pela entidade adjudicante à data da apresentação do pedido de pagamento do saldo.
17.4. As receitas a ter em conta são as receitas consolidadas na data da apresentação pelo coordenador do pedido de pagamento que se subsumam a uma das seguintes categorias:
a) Subvenção da UE;
b) Receitas geradas pela ação, salvo disposição em contrário das condições especiais.
17.5. Tratando-se de uma subvenção de funcionamento, os montantes dedicados à constituição de reservas não devem ser considerados receitas.
17.6. Se o montante final da subvenção determinado nos termos do contrato resultar em lucro, deve ser reduzido da percentagem do lucro correspondente à contribuição final da União Europeia para os custos elegíveis efetivamente incorridos aprovados pela entidade adjudicante.
17.7. As disposições estabelecidas nos artigos 17.3 e 17.6 não se aplicam a:
a) Ações cujo objetivo consista no reforço da capacidade financeira de um beneficiário, se estabelecido no artigo 7.º das condições especiais;
b) Ações que gerem receita para assegurar a sua continuidade para além do termo do presente contrato, se estabelecido no artigo 7.º das condições especiais;
c) Ações executadas por organizações sem fins lucrativos;
d) Bolsas de estudo, de investigação ou de formação pagas a pessoas singulares;
e) Outros apoios diretos pagos às pessoas singulares mais necessitadas, como desempregados e refugiados, se estabelecido no artigo 7.º das condições especiais;
f) Subvenções de montante igual ou inferior a 60 000 EUR.
ARTIGO 18.º — RECUPERAÇÃO
Cobrança
18.1. Em caso de pagamento indevido de qualquer montante ao coordenador, ou se a recuperação se justificar nos termos do presente contrato, o coordenador compromete-se a reembolsar esse montante à entidade adjudicante.
Os pagamentos efetuados não precludem a possibilidade de a entidade adjudicante emitir uma ordem de cobrança na sequência de um relatório de verificação de despesas, de uma auditoria ou de outra verificação do pedido de pagamento.
18.2. Se a verificação revelar que os métodos utilizados pelos beneficiários para determinarem os custos unitários, montantes fixos ou taxas fixas não são conformes com as condições estabelecidas pelo presente contrato, a entidade adjudicante tem o direito de reduzir o montante final da subvenção proporcionalmente até ao montante dos custos unitários, montantes fixos ou taxa fixa de financiamento.
18.3. O coordenador compromete-se a reembolsar à entidade adjudicante a eventual diferença entre os montantes pagos e o montante final devido no prazo de 45 dias a contar da data de emissão da nota de débito, sendo esta última constituída pela carta em que a entidade adjudicante pede o montante devido pelo coordenador.
Juros de mora
18.4. Se o coordenador não proceder ao reembolso no prazo fixado pela entidade adjudicante, esta pode adicionar aos montantes devidos juros de mora:
a) À taxa de redesconto aplicada pelo banco central do país da entidade adjudicante, se os pagamentos forem efetuados na divisa nacional desse Estado;
b) À taxa aplicada pelo Banco Central Europeu nas suas principais operações de refinanciamento em euros, publicada no Jornal Oficial da União Europeia, Série C, se os pagamentos forem efetuados em euros,
No primeiro dia do mês em que o prazo tenha terminado, acrescida de 3,5 pontos percentuais. Os juros incidem no período decorrido entre o termo do prazo de pagamento fixado pela entidade adjudicante e a data em que o pagamento for efetivamente efetuado. Qualquer pagamento parcial será imputado em primeiro lugar aos juros de mora assim determinados.
Compensação
18.5. Os montantes a reembolsar à entidade adjudicante podem ser compensados por montantes de qualquer tipo devidos ao coordenador, após informação nesse sentido. Esta disposição não afeta o direito das partes de acordarem no pagamento em prestações.
Outras provisões
18.6. O reembolso nos termos do artigo 18.4, ou a compensação nos termos do artigo 18.6, corresponde ao pagamento do saldo.
18.7. Os encargos bancários resultantes do reembolso dos montantes devidos à entidade adjudicante são suportados exclusivamente pelo coordenador.
18.8. A garantia do pré-financiamento pode ser acionada para o reembolso de qualquer montante devido pelos beneficiários, devendo o garante proceder ao pagamento sem demora nem objeções, qualquer que seja a razão.
18.9. Sem prejuízo da prerrogativa da entidade adjudicante, se necessário, a própria União Europeia pode, na qualidade de doadora, proceder à cobrança por quaisquer meios.
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