RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 007/2018 – VERSÃO FINAL PROCESSO Nº 23746.004238/2018-72

AÇÃO 007 – AVALIAÇÃO QUANTO AOS CONTROLES INTERNOS E CONFORMIDADE DOS PROCESSOS DE INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO PARA CONTRATAÇÃO DE MESTRES DOS SABERES.

UNIDADE AUDITADA: Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPA) – Diretoria de Administração (DIRAD).

1. APRESENTAÇÃO

Nos termos da Instrução Normativa nº 03, de 09/06/2017, cabe a esta Unidade de Auditoria Interna (AUDIN), instituída pela Resolução nº 02/2017, vinculada ao Conselho Universitário – CONSUNI, como atividade que está situada na terceira linha de defesa1 da gestão pública, auxiliar a instituição a realizar seus objetivos a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, governança e controle interno.

A unidade deve apoiar a Universidade na estruturação e efetivo funcionamento da primeira2 e da segunda linha de defesa3 da gestão, por meio da

1 A terceira linha de defesa é representada pela atividade de auditoria interna, que deve apoiar a Instituição na estruturação e efetivo funcionamento da primeira e da segunda linha de defesa da gestão, por meio da prestação de serviços de consultoria e avaliação dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos.

2 A primeira linha de defesa, que compreende todos que executam atividades, é responsável por identificar, avaliar, controlar e mitigar os riscos, guiando o desenvolvimento e a implementação de políticas e procedimentos internos destinados a garantir que as atividades sejam realizadas de acordo com as metas e objetivos da organização.

3 As instâncias de segunda linha de defesa estão situadas ao nível da gestão e objetivam assegurar, por meio de supervisão e de monitoramento, que as atividades realizadas pela primeira linha sejam desenvolvidas e executadas de forma apropriada, bem como apoiar o desenvolvimento dos controles internos da gestão.

prestação de serviços de consultoria e avaliação dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos.

Os trabalhos de avaliação dos processos de gestão de riscos e controles pela AUDIN devem contemplar, em especial, os seguintes aspectos: adequação e suficiência dos mecanismos de gestão de riscos e de controles estabelecidos; eficácia da gestão dos principais riscos; e conformidade das atividades executadas em relação à política de gestão de riscos da organização.

2. INTRODUÇÃO

Consoante o estabelecido na Instrução Normativa nº 24, de 17 de dezembro de 2015, que dispõe sobre o Plano Anual de Atividade de Auditoria Interna (PAINT), consta do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna da UFSB (PAINT/2018) as ações de auditoria previstas para o exercício de 2018. A Ação de nº 7, ação não planejada/Auditoria Especial, tem, entre seus objetivos, o atendimento de solicitações imprevistas. Para ela, a AUDIN reservou 280 h/h.

Dessa maneira, a Unidade de Auditoria recebeu a demanda da Pró-Reitoria de Administração e Planejamento (PROPA), para analisar os procedimentos elencados no documento "Instrução Processual Mestres de Tradições, Artes e Ofício na UFSB", enviado em anexo à solicitação, de forma a verificar: a modalidade então utilizada na contratação; documentos; e fluxos (processos) pertinentes.

O projeto de Extensão Mestres de Tradições, Artes e Ofício foi aprovado pelo Conselho Universitário (CONSUNI), durante a reunião do dia 23 de Julho de 2015, após proposta da Pró-Reitoria de Gestão Acadêmica (PROGEAC) e relatoria do professor Xxxxxxxx Xxxxx.

A intenção do projeto é que se introduza nos componentes curriculares uma reflexão crítica sobre a homogeneização cultural dos programas de formação dos profissionais das diversas áreas e suas implicações sobre a práxis, a introdução ao debate sobre educação popular e emancipadora, permitindo que problematização da cultura popular sejam reconhecidas e introduzidas na educação formal, mediante inclusão e diálogo com mestres dos saberes tradicionais, com ênfase em seus processos de ensino-aprendizagem, visando fomentar mudanças sociais consistentes e sustentáveis no universo educacional formal.

Segundo o projeto, a presença dos mestres tradicionais nos diferentes cursos da UFSB corrobora a ideia de produção de conhecimento compartilhado, dialoga com as percepções de mundo locais e com a valorização dos saberes do contexto, explícitos no Plano Orientador.

Com o objetivo de auxiliar no planejamento e elaboração dos procedimentos relacionados à contratação dos mestres de tradições, a Diretoria de Administração (DIRAD) criou a “Instrução Processual Mestres de Tradições, Artes e Ofícios na UFSB”.

Segundo o texto do próprio documento, a instrução foi construída para dirimir dúvidas quanto aos documentos necessários para a contratação, para apresentar a fundamentação legal dos procedimentos adotados e o fluxo processual para padronização dos processos a fim de tornar mais eficiente as contratações.

A partir da solicitação e com base nas informações, a AUDIN apresenta as conclusões e exames realizados sobre a Ação 007 – Avaliação quanto aos controles internos e conformidade dos processos de Inexigibilidade de Licitação para Contratação de Mestres dos Saberes.

3. ESCOPO

A fim de elucidar melhor os controles adotados pela gestão no processo de contratação dos Mestres dos Saberes, a AUDIN solicitou os seguintes processos:

PROCESSO

23746.004073/2017-17

23746.000622/2017-76

23746.005689/2017-05

23746.003890/2016-69

23746.000658/2016-79

23746.000432/2015-97

23746.001043/2015-89

23746001044/2015-23

23746.000430/2015-06

O quantitativo solicitado, 9 processos, corresponde a 53% do total de Inexigibilidades de Licitação para Contratação de Mestres dos Saberes e Tradições Populares, no período de 2015 a 2017.

Foram efetuadas as seguintes análises:

a. Controle Interno - Avaliação da estrutura de controles internos em nível de atividade:

• Quanto à suficiência dos controles;

• Quanto à autuação processual (sequência lógica e compreensível), procedimentos essenciais e ausência de documentos;

• Quanto ao exame das atividades desenvolvidas em relação às disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente.

b. Conformidade - Verificar se o objeto está em conformidade com as normas:

• Quanto ao gerenciamento de riscos no processo;

• Quanto à formalização e instrução dos procedimentos de inexigibilidade;

• Quanto à publicação da inexigibilidade na imprensa oficial;

• Quanto ao atendimento do princípio da publicidade e da Lei de Acesso à Informação.

4. METODOLOGIA

4.1 Exame documental

O exame documental consiste na análise de documentos relacionados ao objeto da auditoria em busca de dados ou informações que poderão servir de subsídio. Na análise dos processos, foram examinados os documentos que compõem os processos definidos na amostra, verificando elementos essenciais à realização do processo de inexigibilidade e sua aderência à Instrução Processual.

4.2 Mapa de Processos

A análise do mapeamento de processos consiste na decomposição de um processo de trabalho pela sequência de atividades que o compõem na forma de um fluxograma. Dessa maneira, buscou-se elaborar a representação do desenho dos processos, evidenciando a sequência de suas atividades e os agentes envolvidos nele.

5. BASE NORMATIVA

• Lei 8.666/93 que regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências;

• Lei 9.784/1999 que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;

• Lei 12.527/2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei

no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;

• Decreto Nº 7.724/ 2012, que Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição;

• Instrução Normativa 05/2017, que dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional;

• Instrução Normativa conjunta MP/CGU nº01/2016, que dispõe sobre controles internos, gestão de riscos e governança no âmbito do Poder Executivo federal;

• Acórdãos do TCU;

5.1. Documento de Referência

Instrução Processual Mestres de Tradições, Artes e Ofícios na UFSB.

6. RESULTADOS DOS EXAMES

O trabalho da AUDIN se dividiu em duas fases. Uma em que se confrontaram os processos com a “Instrução Processual Mestres de Tradições, Artes e Ofícios na UFSB”, com vistas a se verificar a observância daqueles a esta, e outra em que se investigou a existência de possíveis fragilidades na instrução processual e no fluxo do processo a partir de normativos pertinentes.

6.1CONSTATAÇÕES NO QUE DIZ RESPEITO AOS DOCUMENTOS DO DEMANDANTE, NA COMPARAÇÃO DOS PROCESSOS SOLICITADOS À

“INSTRUÇÃO PROCESSUAL MESTRES DE TRADIÇÕES, ARTES E OFÍCIOS NA UFSB”

FATOS:

1. Ao examinar a conformidade dos atos, verificou-se que não consta o Memorado de Solicitação em alguns processos.

CAUSAS:

1. Deficiência dos controles internos.

2. Descumprimento aos normativos legais.

MANIFESTAÇÕES DO SETOR AUDITADO:

1. De fato, alguns equívocos ocorreram em alguns processos para contratação dos mestres. Entretanto, a Gestão tem buscado, cada vez mais, adotar medidas que visam evitar ou minimizar as falhas nos processos de contratações. Uma delas foi a elaboração da "Instrução Processual Mestres de Tradições, Artes e Ofícios na UFSB". Este documento foi criado com o objetivo de nortear os setores requisitantes nas solicitações para contratação dos Mestres.

Com a criação desse manual, houve um avanço considerável na instrução processual. Entretanto, ele ainda não está consolidado, a Gestão está buscando o seu aprimoramento, bem como o fortalecimento dos controles internos, para que falhas nos processos possam ser evitadas.

ANÁLISE E SUGESTÃO DA AUDITORIA INTERNA:

1. Elogia-se a iniciativa da DIRAD pela elaboração da “Instrução Processual Mestres de Tradições, Artes e Ofícios na UFSB”, criado com o objetivo de nortear os processos de contratação dos Mestres. No entanto, diante da manifestação do Auditado, considera-se atendida parcialmente a recomendação, uma vez que a

AUDIN aguardará a consolidação da Instrução Processual, consignando os elementos apontados nas constatações.

Orienta-se atentar para a Instrução Normativa 05/2017, que exige o gerenciamento de riscos para as aquisições e contratações e a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01/2016, que prevê que a gestão deverá guiar suas atividades a partir do gerenciamento dos riscos relacionados ao seu campo de trabalho. É com o registro desses riscos que o setor poderá desenvolver controles capazes de mitigá-los.

FATOS:

1. Em alguns processos, não consta o Projeto ou Plano de Trabalho aprovado pelo CONSUNI, nem a Ata de sua aprovação. Em seu lugar, o(a) docente formata um novo arquivo, que não expõe o mesmo conteúdo daquele aprovado pelo CONSUNI e além disso não consta a justificativa da contratação nos processos de 2016 da amostra.

Embora haja documentos que evidenciem as “competências do profissional” e que apontem “o critério de escolha do mestre”, essas informações não vêm expressas no corpo do projeto em tópicos específicos. Desse modo, o setor administrativo despende maior tempo ao ter de coletar tais informações nos autos.

Em relação ao “Orçamento”, não há critério que justifique o valor pago por consultoria. Em alguns processos, o mestre é remunerado em uma única parcela, no valor de R$ 500,00, mas, em outros, a contraprestação aparenta se dar em função da participação do mestre em cada aula. Assim, ao que parece, não há padrão para o pagamento dos mestres. A “justificativa do valor da contratação” não aparece em nenhum projeto. Nos termos de referência,

é a DIRAD quem afirma que o valor é pré-definido e que é faculdade do(a) mestre aceitá-lo.

2. O “Cronograma das Atividades” não define a carga horária que o(a) mestre contratado(a) despende dentro do Componente Curricular, tampouco a previsão das datas em que a aula acontecerá.

CAUSA: Deficiência dos controles internos. Descumprimento aos normativos legais.

MANIFESTAÇÃO DO SETOR AUDITADO:

1. Está em processo de discussão entre as pró-reitorias: PROPA e PROGEAC, a elaboração de uma Resolução que deverá ser votada no CONSUNI, que irá normatizar e definir os critérios para elaboração dos projetos/planos de trabalhos, seleção e remuneração dos mestres a serem contratados.

Em face das dificuldades em se adotar um critério para um valor pré-definido para os mestres, foi acordado entre a Diretoria de Planejamento (DIRPLAN), Diretoria Administrativa (DIRAD) e PROGEAC que o valor básico para pagamento do mestre seria R$500,00. Por outro lado, só após a regulamentação da contratação dos mestres, através da aprovação da Resolução no CONSUNI, será possível a padronização das contratações.

ANÁLISE E SUGESTÃO DA AUDITORIA INTERNA:

1. Consideram-se não atendidos os elementos apontados nas constatações, uma vez que a AUDIN aguardará a Resolução, aprovada no CONSUNI, que irá normatizar e definir os critérios para elaboração dos projetos/planos de trabalhos, conforme manifestação do auditado.

2. Com relação à constatação do “Cronograma das Atividades” que não define a carga horária que o(a) mestre contratado(a) despende dentro do Componente Curricular, tampouco a previsão das datas em que a aula acontecerá, a unidade auditada não se manifestou. Dessa maneira, ficará em aberto até que seja atendida.

6.2CONSTATAÇÕES NO QUE DIZ RESPEITO A ANÁLISE DA “INSTRUÇÃO PROCESSUAL MESTRES DE TRADIÇÕES, ARTES E OFÍCIOS NA UFSB” E DO FLUXO DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO

FATOS:

1. Na forma de contratação, de início, verificou-se que a instrução optou pela contratação direta, haja vista o enquadramento do serviço prestado no art. 25 da Lei nº 8.666/93 (inexigibilidade de licitação). Tal entendimento foi ratificado pela Procuradoria Federal nos processos analisados em 2015. Todavia, desde 2016, a amostra examinada não traz o parecer jurídico, fato contrário ao que dispõe o art. 38, VI e parágrafo único, da Lei nº 8.666/1993.

2. No que pese o objetivo da instrução seja auxiliar no planejamento e elaboração dos procedimentos relacionados à contratação de pessoa física, o documento, no item II do tópico 2, exige documentos extra de pessoa jurídica para a solicitação de inexigibilidade.

CAUSA: Deficiência dos controles internos. Descumprimento aos normativos legais.

MANIFESTAÇÕES DO SETOR AUDITADO:

1. Em face de ser uma contratação nova, no ano de 2015, solicitou-se parecer jurídico a fim de elaborar o processo da melhor forma possível. Entretanto após feita a consulta, deixou-se de realizá-la por conta do valor da contratação, que por ser um valor inferior ao limite estabelecido para dispensas nos incisos I e II do art. 24 da Lei 8.666/93, existem orientações

que trazem a desnecessidade de tal ação, como traz a Orientação Normativa nº 46, de 26 de fevereiro de 2014 da Advocacia Geral da União (AGU):

"Somente é obrigatória a manifestação jurídica nas contratações de pequeno valor com fundamento no art. 24, I ou II, da lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, quando houver minuta de contrato não padronizada ou haja, o administrador, suscitado dúvida jurídica sobre tal contratação. Aplica-se o mesmo entendimento às contratações fundadas no art. 25 da lei nº 8.666, de 1993, desde que seus valores subsumam-se aos limites previstos nos incisos I e II do art. 24 da lei nº 8.666, de 1993."

2. A instrução processual Mestres de Tradições, Artes e Ofícios na UFSB, é um documento elaborado para normatizar os fluxos e documentos do processo de contratação de "mestres". Entretanto, é um documento em fase de elaboração e aprovação, sendo este, ainda, um documento sem finalização e publicação.

ANÁLISE E SUGESTÃO DA AUDITORIA INTERNA:

1. A AUDIN, acata manifestação do setor auditado sobre a forma de contração, justificada com base na Orientação Normativa nº 46/2014, da Advocacia Geral da União (AGU) e nos incisos I e II do art. 24 da Lei 8.666/93:

Orientação Normativa nº 46/2014:

Somente é obrigatória a manifestação jurídica nas contratações de pequeno valor com fundamento no art. 24, I ou II, da lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, quando houver minuta de contrato não padronizada ou haja, o administrador, suscitado dúvida jurídica sobre tal contratação. Aplica-se o mesmo entendimento às contratações fundadas no art. 25 da lei nº 8.666, de 1993, desde que seus valores subsumam-se aos limites previstos nos incisos I e II do art. 24 da lei nº 8.666, de 1993

I e II do art. 24 da Lei 8.666/93, é dispensável a licitação:

I - para obras e serviços de engenharia de valor até 10% (dez por cento) do limite previsto na alínea "a", do inciso I do artigo anterior, desde que não se refiram a parcelas de uma mesma obra ou serviço ou ainda para obras e serviços da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente;

II - para outros serviços e compras de valor até 10% (dez por cento) do limite previsto na alínea "a", do inciso II do artigo anterior e para alienações, nos casos previstos nesta Lei, desde que não se refiram a parcelas de um mesmo serviço, compra ou alienação de maior vulto que possa ser realizada de uma só vez;

A sugestão da Auditoria Interna é que conste a justificativa da dispensa do parecer jurídico, por meio de despacho, nos próximos processos ou no corpo da própria Instrução Processual, citando os normativos que orientam tal ação.

2. Consideram-se não atendidos os elementos apontados nas constatações, uma vez que a AUDIN aguardará a consolidação da Instrução Processual, consignando os elementos apontados nas constatações.

FATOS:

1. Com relação aos documentos necessários para contratação e pagamento, a instrução indica que “todo projeto de contratação de ‘mestre’ deverá ser aprovado pelo decano responsável”, porém, nos processos analisados, não resta claro o que formaliza essa aprovação.

2. Observou-se, também, que, nos processos digitalizados de 2015, não constam as certidões negativas para habilitação dos interessados. Necessário salientar a importância de constar, na Instrução Processual, as certidões negativas necessárias para comprovação da regularidade fiscal e trabalhista, conforme pede a Lei nº 8.666/93, entre os artigos. 27 e 33.

3. Além disso, a instrução orienta que, para a realização do pagamento, é necessário a apresentação, ao setor de compras e licitações, da nota fiscal atestada pelo responsável do projeto, todavia quem deve atestá-la é o docente solicitante do Mestre de Tradições, Artes e Ofícios.

CAUSA: Deficiência dos controles internos. Descumprimento aos normativos legais.

MANIFESTAÇÕES DO SETOR AUDITADO:

1. A aprovação é formalizada pela assinatura do memorando eletrônico de solicitação pelo decano.

2. Os processos realizados em 2015 ainda eram processos em fase de iniciação com falhas, como por exemplo a não inserção de certidões para pessoa física, entretanto nos processos de 2017 em diante constam as certidões.

3. Questionasse que quem deve atestar as notas fiscais é o docente solicitante do "mestre" e não o responsável pelo projeto, porém estas duas pessoas comumente são a mesma.

ANÁLISE E SUGESTÃO DA AUDITORIA INTERNA:

1. Unidade de Auditoria acata, parcialmente a manifestação, uma vez que a AUDIN aguardará a consolidação da Instrução Processual, consignando os elementos apontados nas constatações.

FATOS:

1. Com relação aos aspectos formais, a instrução processual é uma excelente forma de controle, na medida em que descreve o procedimento de contratação, indica a documentação necessária e apresenta o fluxo do processo. Todavia, alguns aspectos formais não foram observados no documento, como a identificação do responsável por sua elaboração, a data de sua publicação e sua edição.

CAUSA: Deficiência dos controles internos. Descumprimento aos normativos legais.

MANIFESTAÇÃO DO SETOR AUDITADO:

1. A instrução encontra-se sem identificação dos responsáveis, data de publicação e edição por que é um documento que ainda não foi finalizado, razão a qual solicitou-se desta auditoria avaliação dos processos e da instrução para orientações e correções antes da publicação do mesmo no site da universidade.

ANÁLISE E SUGESTÃO DA AUDITORIA INTERNA:

1. A AUDIN aguardará a consolidação da Instrução Processual, consignando os elementos apontados nas constatações.

FATOS:

1. Não foi dada publicidade à instrução processual na seção da DIRAD, no site

da Universidade.

2. Somente os processos de 2015 da amostra trazem cópia da publicação, no Diário Oficial da União, do extrato de inexigibilidade. A propósito, a Procuradoria Federal já havia recomendado a publicação dos atos de inexigibilidade na imprensa oficial, em todos esses processos.

CAUSA: Deficiência dos controles internos. Descumprimento aos normativos legais.

MANIFESTAÇÃO DO SETOR AUDITADO:

1. O documento de instrução processual está em fase de correções e ajuste, desta forma não houve ainda a publicação do documento no site da UFSB.

2. Quanto à publicação dos processos no diário oficial, de acordo com o Acórdão 1.336/2006 Plenário, somente se aplica às compras diretas cujo valor seja superior aos valores contidos nos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/1993, caso que não se aplica aos processos em questão. Ainda, como forma de dar publicidade, a coordenação de compras e patrimônio está em fase de atualização das publicações de seus processos no site da universidade, visto que todos os processos devem ser publicados diretamente por esta, diante da atualização do site e orientações da Pró- reitoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (PROTIC) e Assessoria de Comunicação Social (ACS). Assim, atenderemos a orientação desta auditoria de publicar os processos no site da UFSB.

ANÁLISE E SUGESTÃO DA AUDITORIA INTERNA:

1. A AUDIN aguardará a consolidação da Instrução Processual, consignando os elementos apontados nas constatações.

2. A AUDIN, acata manifestação do setor auditado sobre a publicação dos atos de inexigibilidade na imprensa oficial, justificada com base no Acórdão 1.336/2006 Plenário e nos incisos I e II do art. 24 da Lei 8.666/93:

Acórdão 1.336/2006 Plenário:

“a eficácia dos atos de dispensa e inexigibilidade de licitação a que se refere o art. 26 da Lei 8.666/93 (art. 24, incisos III a XXIV, e art.

25 da Lei 8.666/93), está condicionada a sua publicação na imprensa oficial, salvo se, em observância ao princípio da economicidade, os valores contratados estiverem dentro dos limites fixados nos arts. 24, I e II, da Lei 8.666/93”

I e II do art. 24 da Lei 8.666/93, é dispensável a licitação:

I - para obras e serviços de engenharia de valor até 10% (dez por cento) do limite previsto na alínea "a", do inciso I do artigo anterior,

desde que não se refiram a parcelas de uma mesma obra ou serviço ou ainda para obras e serviços da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente;

A sugestão da Auditoria Interna é que conste a justificativa da dispensa da publicação dos atos de inexigibilidade na imprensa oficial, por meio de despacho, nos próximos processos ou no corpo da própria Instrução Processual, conforme incisos I e II do art. 24 da Lei 8.666/93 e Xxxxxxx 1.336/2006 Plenário.

A AUDIN, acata parcialmente a manifestação do setor auditado sobre a publicação dos processos, uma vez que o setor auditado se encontra em fase de atualização das publicações de seus processos no site da UFSB.

FATOS:

1. O Memorando de Solicitação nem sempre parte do decanato, conforme aponta o fluxo. Em parte da amostra, é o Pró-Reitor da Pró-Reitoria de Gestão Acadêmica (PROGEAC) quem assina. Em outros, é a Coordenação de Campus que edita o memorando.

2. O desenho do fluxo do processo – Anexo I – é confuso e não corresponde integralmente ao que se observou nos processos – a instrução é silente quanto a algumas etapas vistas nos processos, como a fase de verificação da dotação orçamentária, a de apreciação da Procuradoria Federal e a de publicação do processo.

3. Da análise dos autos, nota-se falha na comunicação entre os setores, uma vez que poucos despachos foram editados nos processos. Os documentos são inseridos nos autos e encaminhados para outro setor sem qualquer

comunicação que indique isso. Assim, dificulta-se a noção da origem dos atos do processo e os responsáveis por estes.

4. O Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) é utilizado de maneira limitada em comparação ao que oferece. Na consulta pública de muitos processos, por exemplo, não constam os documentos que instruíram os autos. Além do cadastramento do fluxo, toda a tramitação, incluindo os documentos e despachos de encaminhamento, deveriam ser registrados no sistema eletrônico.

MANIFESTAÇÕES DO SETOR AUDITADO:

1. O fluxo do processo constante na instrução apresenta o decano como responsável por enviar o memorando de solicitação. Nos processos antigos, inicialmente, este era feito pela PROGEAC, que passou essas atribuições aos campi, que como ainda não detinham estrutura bem definida com a eleição dos decanatos, ficando o coordenador de campus responsável por emitir os memorandos. Hoje os processos já seguem os ritos da instrução, mesmo essa não estando finalizada e divulgada.

2. O fluxo será ajustado para que contenha os passos relativos à previsão orçamentária e publicação, visto que, como dito anteriormente, a solicitação de parecer jurídico não é obrigatória, esta ficará de fora por conta dos valores de tais processos.

3. Quanto ao uso do SIPAC, o sistema foi atualizado ao final de 2017, trazendo de forma funcional a possibilidade de inserção de todos os documentos referentes ao processo. Essa atualização possibilitou que todos os novos processos fossem feitos totalmente na forma eletrônica, assim, os processos feitos no ano de 2018 são todos eletrônicos, inclusive contendo os despachos de movimentação de processos e solicitações de ações.

CAUSA: Deficiência dos controles internos. Descumprimento aos normativos legais.

ANÁLISE E SUGESTÃO DA AUDITORIA INTERNA:

1. Unidade de Auditoria acata parcialmente a manifestação do auditado, uma vez que o mesmo afirma que os processos já seguem os ritos da instrução processual, mesmo essa não estando finalizada e divulgada.

2. Com relação ao fluxo do processo, anexo da Instrução Processual, a AUDIN aguarda a consolidação do documento, consignando os elementos apontados nas constatações.

3. Unidade de Auditoria acata a manifestação do auditado

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