SUMÁRIO EXECUTIVO
RELATÓRIO DE AUDITORIA | |
Ordem de Serviço: | N° 18/2016/CGM |
Unidade Auditada: | Autarquia Hospitalar Municipal |
Período de Realização: | 20/06/2016 a 31/08/2016 |
SUMÁRIO EXECUTIVO
Sr. Coordenador,
Este relatório apresenta o resultado da auditoria referente a OS n.º 18/2016, realizada na Autarquia Hospitalar Municipal - AHM com o objetivo de examinar a contratação e a execução dos serviços relativos à prestação de serviços de alimentação e nutrição para os hospitais gerenciados pela referida autarquia.
Trata-se do Pregão Presencial nº 014/2010, realizado em 10/02/2010, cujo objeto foi dividido em cinco itens de forma regionalizada, ou seja, de acordo com a proximidade e localização dos hospitais considerados. Lograram-se vencedoras as empresas SP Brasil Alimentação e Serviços Ltda. (cuja razão social à época consistia em SP Alimentação e Serviços Ltda.), para os itens 1, 3 e 4, Apetece Sistemas de Alimentação Ltda., para o item 2 e LBGS Grupos de Serviços LTDA, para o item 5.
Especificamente no que se refere à execução do contrato e prestação do serviço, esta análise versa acerca do controle exercido sobre o serviço de alimentação e nutrição prestado no Hospital Municipal Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx (HMARS), o qual pertence ao lote 2 do referido pregão (Contrato nº 08/2010 e Contrato Emergencial nº 28/2016, ambos pertencentes à empresa Apetece).
O Contrato nº 06/2010 firmado entre a AHM e a empresa LBGS previu o valor mensal de R$ 909.500,00 e vigência de 12 meses, sendo que, após aditivos e contratação emergencial (Contrato nº 29/2016), tem valor mensal de R$ 1.427.686,45 e vigência até 31/08/2016. Por outro lado, o Contrato nº 07/2016, que tem como partes a AHM e a empresa SP Brasil, estabelecia um valor mensal estimado de R$ 1.661.000,00 com vigência também de 12 meses e do qual, após termos aditivos e contratação emergencial, resultou o valor mensal de R$ 2.296.551,41 pelo prazo de 180 dias (até 31/08/2016).
Por fim, a AHM e a empresa Apetece firmaram o Contrato nº 08/2016 prevendo o valor mensal de R$ 529.000,00, também com vigência de 12 meses e que, após aditivos e contratação emergencial (Contrato Emergencial nº 28/2016), passou a ter valor mensal estimado de R$ 616.285,48 e vigência até 31/08/2016.
COORDENADORIA DE AUDITORIA INTERNA
Cabe ressaltar que os contratos foram firmados, inicialmente, para vigência a partir de 01/03/2010 pelo prazo de 12 meses, porém, ocorreram sucessivos aditamentos de prorrogação (bem como, de acréscimos e decréscimos do objeto) resultando em uma vigência global de 72 meses (até 29/02/2016). Assim, com o término do prazo da prorrogação permitido excepcionalmente pela legislação vigente (Lei nº 8666/1993), firmou-se contrato de caráter emergencial para os mesmos objetos e empresas para vigorar pelo prazo de 180 dias (Contratos nºs 28/2016, 29/1016 e 30/1016).
O detalhamento das ações executadas nesta auditoria está descrito no (s) anexo
(s) deste relatório, a saber: Anexo I – Descritivo;
Anexo II – Escopo e Metodologia;
Do resultado dos trabalhos, destacamos os seguintes achados:
1. Pesquisa de Preços desconsiderou a Proposta mais Vantajosa ensejando em Renovações Contratuais a Preços Desfavoráveis para a Administração e possível Prejuízo (Anual) de R$ 4.238.719,56 para a Administração Municipal.
2. Comparação entre os Preços do Contrato AHM nº 008/2010 e os Praticados no Mercado indicou Contratação Desfavorável à Administração Municipal e Prejuízo (de janeiro de 2015 a maio de 2016), de, aproximadamente, R$ 2.685.805,60.
3. Fragilidade no controle quantitativo da alimentação fornecida aos pacientes.
3.1 Discrepância entre os Registros do Controle Diário do Hospital e os da Empresa Apetece.
3.2 Fragilidades nos Controles sobre a Relação dos Pacientes instalados no Hospital e de suas respectivas Dietas com Desrespeito ao Princípio de Segregação de Funções
3.3 Fragilidade no Controle do Quantitativo de Funcionário para Ceia.
3.4 Controle de Distribuição de Água Manuscrito.
4. Descumprimento do Decreto Municipal nº 44.279/2003 para Consulta de Preços de Referência.
5. Pesquisa de Preços realizada com Menos de Três Participantes.
6. Falta de atualização quanto à estimativa dos Quantitativos Mensais no Termo de Referência.
7. Aditamento de Contrato com Empresa inscrita no CADIN indicando possível falta de padrão na condução de certames.
8. Fragilidade no controle quantitativo da alimentação fornecida aos Acompanhantes Legalmente Instituídos.
8.1 Fragilidade no Controle de Refeições servidas a Acompanhantes.
8.2 Inexistência de Lista com Relação de Acompanhantes para Controle do Recebimento dos Tickets.
8.3 Falta de informação ao Setor Responsável pela Entrega dos Tickets.
9. Inadequações no funcionamento da Cozinha do Hospital.
10. Insuficiência nos Controles para Avaliação do Acordo de Nível de Serviço (SLA).
11. Ausência do edital definitivo do Pregão Presencial nº 014/2010 no site e- negócios.
12. Falhas com relação aos documentos juntados aos processos de pagamento:
12.1 Falta de Apresentação dos Quantitativos Estimados no Formulário de Controle.
12.2 Ausência de Relação de Quantitativos Diários das refeições fornecidas.
Informada sobre os problemas encontrados, a Autarquia Hospitalar Municipal se manifestou através do Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G, cujas respostas seguem copiadas na íntegra após cada constatação sob o título Manifestação da Unidade, Plano de Providências e Prazo de Implementação seguidas da Análise da Equipe de Auditoria e das respectivas Recomendações.
Recomenda-se o encaminhamento deste relatório para a Corregedoria Geral do Município, visando à adoção das providências cabíveis para definição de eventuais responsabilidades administrativas, disciplinares, civis e político- administrativas, diante das irregularidades constatadas e, em especial, as inerentes aos itens 1 e 2 deste relatório.
São Paulo, 14 de outubro de 2016.
ANEXO I – DESCRITIVO
CONSTATAÇÃO 001 – Pesquisa de Preços desconsiderou a Proposta mais Vantajosa ensejando em Renovações Contratuais a Preços Desfavoráveis para a Administração e possível Prejuízo (Anual) de R$ 4.238.719,56 para a Administração Municipal.
Em consulta ao processo administrativo nº 2009-0.142.063-4 foi verificado que houve a realização de pesquisa de preços por múltiplas consultas ao mercado para a elaboração dos termos aditivos nº 01/2011, 03/2011 e 02/2011 dos contratos nº 006/2010, 007/2010 e 008/2010 (com a empresa Apetece/engloba o HMARS), respectivamente, visando à prorrogação dos serviços pelo prazo de 12 meses. Foi observado que a solicitação de pesquisa de preços foi atendida por seis empresas, das quais somente cinco foram utilizadas como comparativo para a elaboração dos termos aditivos. Foi constatado que a cotação de preços não utilizada, realizada pela empresa NBG Alimentação e Serviços, apresentava preços inferiores à média dos preços das cotações utilizadas, conforme Tabela 1:
Cotejamento Média Obtida e Cotação da NBG (Valores Mensais) | |||||||
Item | Média das Cotações utilizadas | Cotação da NBG (Não utilizada) | Diferença em valores | Diferença1 % | |||
1 | R$ | 1.156.720,52 | R$647.297,89 | R$509.422,63 | 44,04% | ||
2 | R$ | 550.291,00 | R$264.715,43 | R$285.575,57 | 51,90% | ||
3 | R$ | 615.044,55 | R$299.329,87 | R$315.714,68 | 51,33% | ||
4 | R$ | 673.494,34 | R$226.184,50 | R$447.309,84 | 66,42% | ||
5 | R$ | 951.830,91 | R$538.606,53 | R$413.224,38 | 43,41% | ||
Totais | R$ | 3.947.381,32 | R$ | 1.976.134,22 | R$ | 1.971.247,10 | 49,94% |
Tabela 1: Comparativo de valores da pesquisa e da cotação não utilizada
A cotação mensal apresentada pela empresa NBG, além de ser inferior a média da pesquisa de preços, também foi menor do que o efetivo valor dos aditamentos realizados, o que sugere possível economia para a Administração Pública se tivesse ocorrido um novo procedimento licitatório, conforme Tabela 2:
1 Calculado por meio da fórmula: Diferença em valores / Total geral mensal médio da pesquisa.
Cotejamento Valores Aditivados e Cotação da NBG (Valores Mensais) | ||||
Termo Aditivo | Valor do Termo Aditivo | Cotação mensal NBG | Possível Economia para a Administração2 | Percentual de economia em relação ao valor do termo3 |
nº 01/20114 | R$ 890.958,63 | R$ 538.606,53 | R$ 352.352,10 | 39,55% |
nº 02/20115 | R$ 471.578,13 | R$ 264.715,43 | R$ 206.862,70 | 43,87% |
nº 03/20116 | R$ 2.445.259,41 | R$ 1.172.812,26 | R$ 1.272.447,15 | 52,04% |
Totais | R$ 3.807.796,17 | R$ 1.976.134,22 | R$ 1.831.661,95 | 48,10% |
Tabela 2: Comparativo de valores dos termos aditivos e da cotação não utilizada
Caso a cotação da empresa NBG fosse considerada, a média (referência para a licitação) seria R$ 3.454.569,55, 12,48%7 inferior à efetivamente utilizada e 9,28% inferior ao valor contratual, o que implicaria uma possível economia mensal de R$ 353.226,63 e, consequentemente, uma economia anual de R$ 4.238.719,56 para a Administração, conforme demonstra a Tabela 3:
Cotejamento Valores Aditivados e Média das Cotações com a NBG (Valores Mensais) | |||||||
Termo Aditivo | Valor do Termo Aditivo | Média das Cotações com a NBG | Possível Economia para a Administração | Percentual de economia em relação ao valor do termo | |||
nº 01/2011 | R$ | 890.958,63 | R$ | 848.524,82 | R$ | 42.433,82 | 4,76% |
nº 02/2011 | R$ | 471.578,13 | R$ | 478.897,11 | -R$ | 7.318,98 | -1,55% |
nº 03/2011 | R$ | 2.445.259,41 | R$ | 2.127.147,62 | R$ | 318.111,79 | 13,01% |
Totais | R$ | 3.807.796,17 | R$ | 3.454.569,55 | R$ | 353.226,63 | 9,28% |
Tabela 3: Comparativo de valores dos termos aditivos e da Média das Cotações com a NBG
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Não se encontrou explicação para não se ter levado em conta a cotação da empresa NBG Alimentação e Serviços na montagem dos quadros comparativos de preços de fls. 2266/2313 dos autos do Processo Administrativo nº 2009-0.142.063-4”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
Não houve manifestação da Unidade.
2 Calculado por meio da fórmula: Valor do termo aditivo – Cotação mensal NBG.
3 Calculado por meio da fórmula: Economia para a Administração / Valor do termo aditivo.
4 Formado pelo item 5.
5 Formado pelo item 2.
6 Formado pelos itens 1, 3 e 4.
7 Calculado por meio da fórmula: (Total Média das Cotações utilizadas – Total Média das Cotações com a NBG)/Total Média das Cotações utilizadas
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
Não houve manifestação da Unidade.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A AHM não encontrou justificativa para a não inclusão da cotação da empresa NBG Alimentação e Serviços na montagem dos quadros comparativos de preços utilizados para a pesquisa de preços para a elaboração dos termos aditivos nº 01/2011, 03/2011 e 02/2011 dos contratos nº 006/2010, 007/2010 e 008/2010.
A não inclusão da referida cotação afetou a apuração da média na pesquisa de preços. Se a Autarquia tivesse considerado a cotação da empresa em questão, haveria a redução do valor da média da pesquisa de preços para um valor abaixo dos preços dos contratos vigentes à época. Como a Unidade utiliza essa média como preço de referência para verificar se os preços dos contratos vigentes são favoráveis em relação aos preços de mercado, a consideração da cotação da empresa em questão revelaria que os contratos vigentes à época não eram favoráveis, o que implicaria na necessidade de novo certame e impediria a prorrogação dos contratos por termos aditivos.
Foi estimado que a não utilização da cotação, nos quadros comparativos da pesquisa de preços, afetou a referência de preços e a consequente prorrogação dos contratos, resultando em dispêndio de valores mensais maiores em R$ 353.226,63 e totais de R$ 4.238.719,56, (prorrogação pelo prazo de 12 meses) aos obtidos caso o orçamento citado fosse utilizado.
RECOMENDAÇÃO 1
Recomenda-se à Entidade que, nas contratações e aditamentos futuros, cujas pesquisas de preços recaiam sobre consultas diretas ao mercado (devendo constar a comprovação de realização das pesquisas priorizadas no Decreto Municipal nº 44.279/2003 (atualizado pelo Decreto Municipal nº 56.818/2016) independentemente de êxito ao utilizar essas fontes), evidencie de forma clara, nos processos, os critérios de escolha das cotações pra referência de preços e apresente justificativa objetiva nos casos em que não seja utilizada determinada cotação.
CONSTATAÇÃO 002 – Comparação entre os Preços do Contrato AHM nº 008/2010 e os Praticados no Mercado indicou Contratação Desfavorável à Administração Municipal e Prejuízo (de janeiro de 2015 a maio de 2016), de, aproximadamente, R$ 2.685.805,60.
A equipe de auditoria selecionou amostra de itens do contrato de nutrição (Contrato n° 008/2010) entre a empresa Apetece e a Autarquia Hospitalar Municipal para consulta de seus preços atuais no mercado. Para isso, foram utilizados como referência os quantitativos pagos nos meses de janeiro de 2015 a maio de 2016 e, para a identificação dos produtos efetivamente utilizados nos tipos de refeição selecionados,
foi realizada visita a diferentes setores do Hospital Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx, bem como entrevista com funcionários do Hospital e da empresa contratada.
Cinco itens do Folheto Descritivo do Termo de Referência, dentre os 122 existentes (122 itens distribuídos em sete categorias de refeições), foram escolhidas de acordo com a materialidade e relevância de seus componentes, sendo quatro pertencentes ao item 4 - Dieta Enteral, do Folheto Descritivo do Termo de Referência do processo administrativo nº 6110.2016-0000380-4, e uma relativa ao item 3.3. - Outros Serviços. Desta forma, foi realizada a pesquisa de mercado para os seguintes itens:
- Suplemento e Fórmula Enteral Comum;
- Suplemento e Fórmula Enteral Especial;
- Suplemento e Fórmula Enteral Específica;
- Módulo Simbiótico e
- Água mineral 1,5 litros.
Com relação à construção comparativa dos valores, separou-se o período em três blocos com os meses agrupados de acordo com preços unitários crescentes praticados pela empresa ao longo do tempo. Por outro lado, para a melhor compreensão dos apontamentos, foram separados os valores unitários definidos no contrato/aditivos, os valores unitários encontrados no mercado e as diferenças de preço calculadas por item, totais (de acordo com as quantidades efetivamente consumidas nos períodos) e percentuais unitárias (relação entre o preço do contrato e o preço do produto no mercado). Por fim, uma média dos valores unitários encontrados no mercado para os produtos selecionados foi mensurada para a análise da diferença percentual média do valor unitário do contrato comparado ao do mercado.
Ressalta-se que, devido a não existência do desdobramento dos custos embutidos nos valores praticados, a análise realizada não computou o valor cobrado pelo serviço prestado, no entanto, entende-se que isso não geraria conclusão distinta, uma vez que as diferenças encontradas são consideravelmente relevantes e, com a adição do valor relativo à prestação do serviço, o valor total não ultrapassaria o atualmente pago neste contrato.
Suplemento e Fórmula Enteral Comum:
No que se refere ao Suplemento e Fórmula Enteral Comum, três produtos apontados pelo Hospital como pertencentes a este tipo de dieta foram selecionados, quais sejam: Fresubin Original, Novasource GC HP e Fresubin HP. Cabe observar que, uma vez que os valores foram acordados em relação a um litro dos compostos alimentares, a pesquisa foi realizada para o mesmo padrão. Ademais, é importantes salientar que os valores pesquisados são preços vigentes nos dias 28 e 29 de julho de 2016, mas, no entanto, a equipe entende que, apesar da utilização dos mesmos para todo o período, isso não prejudicaria a analise global da situação.
Para as pesquisas realizadas, os pedidos foram inseridos em quantias de vinte unidades por produtos. No caso do item Fresubin Original, cobrou-se um valor de R$ 11,00, relativo ao frete, os quais foram diluídos entre as vinte unidades para a consecução de um valor unitário com a entrega embutida. O mesmo mecanismo foi utilizado para os demais, sendo o frete cobrado na compra dos produtos Novasource GC HP valorado em R$ 20,00 e, no que se refere à entrega dos produtos Fresubin HP, não houve aumento de valor, pois a empresa não cobrava frete a partir de certa quantidade adquirida.
Ao analisar a Tabela 4, nota-se que o valor unitário praticado pela Apetece apresenta diferenças relevantes quando comparado aos encontrados no mercado, independentemente do produto selecionado. Ademais, deve-se atentar para o fato de que, na média, o valor contratado para todos os períodos representa um montante superior a três vezes e meia (ou seja, acima de 350%) o encontrado no mercado, estando o valor contratado, nos últimos meses (março, abril e maio de 2016) com uma diferença de 437%, na média, a maior.
Cabe salientar que, ao ser questionada quanto aos produtos oferecidos neste tipo de dieta (Suplemento e Fórmula Enteral Comum), a Nutricionista do Hospital informou que cerca de 80% dos pacientes que se enquadram neste tipo de dieta recebem o produto Fresubin Original. Assim sendo, tem-se que 80% do que é cobrado pela empresa, nesta categoria, por um valor unitário atual de R$ 165,50, se refere ao fornecimento de um composto alimentar encontrado no mercado pelo valor de R$ 32,96, ou seja, menos de um quarto do valor contratado.
A Tabela 4 evidencia este raciocínio.
Suplemento e Fórmula Enteral Comum | ||||
Produto | Período | Jan a Abr/2015 | Mai/2015 a Fev/2016 | Mar a Mai/2016 |
Quantidade (litros) | 2.821,45 | 7.667,96 | 2.917,14 | |
Valor Unitário Contrato | R$ 141,12 | R$ 150,45 | R$ 165,50 | |
Total Contrato | R$ 398.163,02 | R$ 1.153.644,58 | R$ 482.786,67 | |
Fresubin Original 1000ml | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 32,96 | R$ 32,96 | R$ 32,96 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 108,16 | R$ 117,49 | R$ 132,54 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 428% | 456% | 502% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 92.994,99 | R$ 252.735,96 | R$ 96.148,93 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 305.168,03 | R$ 900.908,62 | R$ 386.637,73 | |
Novasource GC HP 1000ml | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 45,12 | R$ 45,12 | R$ 45,12 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 96,00 | R$ 105,33 | R$ 120,38 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 313% | 333% | 367% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 127.303,82 | R$ 345.978,36 | R$ 131.621,36 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 270.859,20 | R$ 807.666.23 | R$ 351.165,31 | |
Fresubin HP | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 35,66 | R$ 35,66 | R$ 35,66 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 105,46 | R$ 114,79 | R$ 129,84 | |
Total a Valor de Mercado | R$ 100.612,61 | R$ 273.439,75 | R$ 104.025,21 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 297.550,12 | R$ 880.205,13 | R$ 378.761,46 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 396% | 422% | 464% | |
Média Valores de Mercado - Unitário | R$ 37,91 | R$ 37,91 | R$ 37,91 | |
Diferença % - Valor U. Contrato Média Mercado | 372% | 397% | 437% | |
Total a preços de Média Valores de Mercado | R$ 106.961,16 | R$ 290.692,36 | R$ 110.588,77 | |
Diferença - Total Contrato x Total Média Mercado | R$ 291.201,86 | R$ 862.952,22 | R$ 372.197,90 | |
Diferença Jan/2015 a Mai/2016 | R$ 1.526.351,98 | |||
Tabela 4: Comparativo de preços8 – Suplemento e Fórmula Enteral Comum
Suplemento e Fórmula Enteral Especial:
Para a análise da categoria Suplemento e Fórmula Enteral Especial, quatro produtos foram selecionados para pesquisa: Nutrison Peptisorb, Novasource O2, Nutri Renal e Novasource GI Control.
Ao analisar os dados apresentados pela Tabela 5, observa-se que, não obstante a variação de preços de produto para produto dentre os selecionados, estes todos se encontram consideravelmente abaixo do preço praticado no contrato, independente do mês abordado.
Não menos importante é mencionar que o frete, assim como no primeiro caso, foi diluído entre as 20 unidades pedidas por produto, sendo que, para o
8 Sites consultados para pesquisa nos dias 27 e 28 de julho de 2016: xxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx- enteral-fresenius-fresubin-original-sistema-fechado.html; xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/Xxxxxxx/0000000/xxxxxxxxxx-xx-xx-xx-0000xx/?xxxxxxXx0XXXxxx- G8BRDktsvwpPTn1PkBEiQA-MRsBQ-tIwBJu- e_FH6GmLtiwfTFVyed6TbZVWX5qgJc36caAoVl8P8HAQ; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/xxxxxxxx/000-xxxxxxxx-xx-xxxxxx.xxxx.
NutrisonPeptisorb, é cobrado frete de R$ 11,00 e, para Novasource O2, R$ 20,00. Nenhum valor para os demais.
Nota-se que, da mensuração da média de valores unitários dos quatro produtos ora analisados, foi encontrado um valor médio de R$ 76,19 por unidade de produto comprado diretamente no mercado. Com isso, pode-se dizer que o valor contratado representa, aproximadamente, duas vezes o valor encontrado na pesquisa (ou seja, o preço cobrado no contrato estaria 209 a 245% acima da média do mercado).
Suplemento e Fórmula Enteral Especial | ||||
Produto | Período | Jan a Abr/2015 | Mai/2015 a Fev/2016 | Mar a Mai/2016 |
Quantidade (litros) | 827,34 | 1.277,93 | 314,10 | |
Valor Unitário Contrato | R$ 159,16 | R$ 169,68 | R$ 186,65 | |
Total Contrato | R$ 131.679,43 | R$ 216.839,16 | R$ 58.626,77 | |
Nutrison Peptisorb 1000ml | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 93,41 | R$ 93,41 | R$ 93,41 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 65,75 | R$ 76,27 | R$ 93,24 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 170% | 182% | 200% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 77.281,83 | R$ 119.371,44 | R$ 29.340,08 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 54.397,61 | R$ 97.467,72 | R$ 29.286,68 | |
Novasource O2 1000ml | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 50,31 | R$ 50,31 | R$ 50,31 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 108,85 | R$ 119,37 | R$ 136,34 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 316% | 337% | 371% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 41.623,48 | R$ 64.292,66 | R$ 15.802,37 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 90.055,96 | 152546,5041 | R$ 42.824,39 | |
Nutri Renal 1000ml | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 85,90 | R$ 85,90 | R$ 85,90 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 73,26 | R$ 83,78 | R$ 100,75 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 185% | 198% | 217% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 71.068,51 | R$ 109.774,19 | R$ 26.981,19 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 60.610,93 | R$ 107.064,98 | R$ 31.645,58 | |
Novasource GI Control 1000ml | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 75,13 | R$ 75,13 | R$ 75,13 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 84,03 | R$ 94,55 | R$ 111,52 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 212% | 226% | 248% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 62.158,05 | R$ 96.010,88 | R$ 23.598,33 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 69.521,38 | R$ 120.828,28 | R$ 35.028,43 | |
Média Valores de Mercado – Unitário | R$ 76,19 | R$ 76,19 | R$ 76,19 | |
Diferença % - Valor U. Contrato Média Mercado | 209% | 223% | 245% | |
Total a preços de Média Valores de Mercado | R$ 63.032,97 | R$ 97.362,29 | R$ 23.930,49 | |
Diferença - Total Contrato x Total Média Mercado | R$ 68.646,47 | R$ 119.476,87 | R$ 34.696,27 | |
Diferença Jan/2015 a Mai/2016 | R$ 222.819,61 | |||
Tabela 5: Comparativo de preços9 - Suplemento e Fórmula Enteral Especial
9 Sites consultados para pesquisa nos dias 27 e 28 de julho de 2016: xxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx- enteral-fresenius-fresubin-original-sistema-fechado.html; xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/Xxxxxxx/0000000/xxxxxxxxxx-xx-xx-xx-0000xx/?xxxxxxXx0XXXxxx- G8BRDktsvwpPTn1PkBEiQA-MRsBQ-tIwBJu- e_FH6GmLtiwfTFVyed6TbZVWX5qgJc36caAoVl8P8HAQ; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/xxxxxxxx/000-xxxxxxxx-xx-xxxxxx.xxxx.
Suplemento e Fórmula Enteral Específica:
Mesma metodologia foi utilizada para o estudo do item Suplemento e Fórmula Enteral Específica. Foram selecionados três produtos dos apontados pelo hospital (NutrisonAdvancedCubison, Peptamen 1.5, Novasource Renal), encontrados seus valores atuais de venda no mercado e comparados ao valor unitário contratado com a empresa Apetece.
É importante destacar que essa categoria é a de maior valor unitário dentre todos os itens englobados no contrato, sendo cobrado, atualmente, o valor de R$ 235,72 por litro do produto fornecido. Ademais, assim como nas outras dietas enterais aqui abrangidas, o item Suplemento e Fórmula Enteral Específica apresenta preços totais (quantidade utilizada multiplicada pelo valor unitário) materialmente relevantes, configurando, atualmente, essas três categorias juntas, mais do que um terço do valor total do contrato.
Ressalta-se que, dentre os produtos pesquisados que são enquadrados numa mesma categoria e faixa de valor no contrato para essas dietas, independentemente de qual desses itens é fornecido ao paciente, o valor faturado por unidade é o mesmo: R$165,50, para a dieta enteral comum, R$186,65, para a dieta enteral especial e R$235,72, para a dieta enteral específica, atualmente. No entanto, da análise das tabelas aqui expostas, é possível notar uma grande variação de preços de um produto para o outro e, ainda assim, estes recebem a mesma valoração da cobrança final pela empresa.
Ao observar os preços de mercado dos produtos selecionados especificamente para o item Suplemento e Fórmula Enteral Específica, nota-se que eles variam entre R$ 75,13 (Novasource Renal) e R$ 127,80 (NutrisonAdvancedCubison), ou seja, com uma diferença de até R$ 52,67. No entanto, da utilização de qualquer um deles, a valoração ocorre da mesma forma: o fornecimento de um litro de qualquer um desses produtos para os pacientes do hospital resulta a soma de mais R$ 235,72 no pagamento final para a empresa Apetece.
No tocante à análise dos valores médios encontrados para a melhor visualização global da situação aqui exposta, valor unitário médio do mercado (média entre os preços de mercado dos três produtos selecionados) e diferença unitária média (diferença percentual entre o valor unitário do contrato e o valor unitário médio do mercado), verifica-se que o valor acordado no contrato está, no mínimo, duas vezes e meia acima daqueles encontrados na pesquisa, chegando a 302% do valor de mercado para os últimos meses abrangidos.
Suplemento e Fórmula Enteral Específica | ||||
Produto | Período | Jan a Abr/2015 | Mai/2015 a Fev/2016 | Mar a Mai/2016 |
Quantidade (litros) | 281,78 | 1.711,10 | 611,22 | |
Valor Unitário Contrato | R$ 202,67 | R$ 216,07 | R$ 235,72 | |
Total Contrato | R$ 57.108,35 | R$ 369.717,38 | R$ 144.076,78 | |
Nutrisonadvanced Cubison 1000ml | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 127,80 | R$ 127,80 | R$ 127,80 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 74,87 | R$ 88,27 | R$ 107,92 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 159% | 169% | 184% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 36.011,48 | R$ 218.678,58 | R$ 78.113,92 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 21.096,87 | R$ 151.038,80 | R$ 65.962,86 | |
Peptamen 1.5 1000ml | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 109,55 | R$ 109,55 | R$ 109,55 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 93,12 | R$ 106,52 | R$ 126,17 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 185% | 197% | 215% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 30.869,00 | R$ 187.451,01 | R$ 66.959,15 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 26.239,35 | R$ 182.266,37 | R$ 77.117,63 | |
Novasource Renal 1000ml | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 75,13 | R$ 75,13 | R$ 75,13 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 127,54 | R$ 140,94 | R$ 160,59 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 270% | 288% | 314% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 21.170,13 | R$ 128.554,94 | R$ 45.920,96 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 35.938,22 | R$ 241.162,43 | R$ 98.155,82 | |
Média Valores de Mercado – Unitário | R$ 78,12 | R$ 78,12 | R$ 78,12 | |
Diferença % - Valor U. Contrato Média Mercado | 259% | 277% | 302% | |
Total a preços de Média Valores de Mercado | R$ 22.012,65 | R$ 133.671,13 | R$ 47.748,51 | |
Diferença - Total Contrato x Total Média Mercado | R$ 35.095,70 | R$ 236.046,25 | R$ 96.328,27 | |
Diferença Jan/2015 a Mai/2016 | R$ 367.470,22 | |||
Tabela 6: Comparativo de preços10 - Suplemento e Fórmula Enteral Específica
Módulo Simbiótico:
Para a análise de preços do módulo simbiótico, outra metodologia foi utilizada para a pesquisa de valores. Conforme dados fornecidos pela nutricionista do hospital, o módulo simbiótico consiste no produto Lactofos, o qual foi pesquisado e encontrado na forma de caixas compostas por sachês contendo seis gramas do composto em cada um. Uma vez que esse módulo é cobrado por grama fornecido ao paciente, o cálculo proporcional do preço foi realizado a partir da multiplicação de quinze sachês (conteúdo total de cada caixa do produto) por seis gramas, obtendo-se uma quantia total de 90 gramas por caixa. Em seguida, o preço total de cada caixa foi dividido por sua
10 Sites consultados para pesquisa nos dias 27 e 28 de julho de 2016: xxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx- enteral-support-danone-nutrison-cubison-1-litro-sistema-fechado.html?gclid=Cj0KEQjwt- G8BRDktsvwpPTn1PkBEiQA- MRsBdGILgQqXoXJ3ATB5n3NEhqraXKbg28wwYU2D5GqHt0aAv7C8P8HAQ; xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/Xxxxxxx/0000000/xxxxxxxx-00- 1000ml/?gclid=Cj0KEQjw2ua8BRDeusOkl5qth4QBEiQA8BpQcN6NgG5d8iW8zNzqKwy2vcY6FZUm LCC3pXu5RhnXycIaAo278P8HAQ; xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/Xxxxxxx/0000000/xxxxxxxxxx-xxxxx-xx- 1000ml/?gclid=Cj0KEQjw2ua8BRDeusOkl5qth4QBEiQA8BpQcJLBmPrDuKq- 7U9kfI5u6gpokVo0UqsBQEZ1ynsGVroaAriJ8P8HAQ.
quantidade total em gramas (90 gramas), para a mensuração do preço unitário por grama do simbiótico.
É importante salientar que, também para este caso, uma quantia superior de caixas foi inserida no simulado de compra (10 caixas) e, portanto, os fretes não foram cobrados nas duas fornecedoras encontradas (Droga Xxxx e Drogaria São Paulo).
Nesta sistemática de raciocínio, pode-se observar que enquanto a empresa Apetece recebe, atualmente, R$ 5,39 para cada grama de módulo simbiótico oferecido ao paciente do hospital, no mercado, esta mesma quantidade do produto é encontrada a R$ 0,70, o que representa uma diferença de 769%, ou seja, tem-se um valor contratado aproximadamente sete vezes o valor do produto comprado diretamente do mercado.
Módulo Simbiótico | ||||
Produto | Período | Jan a Abr/2015 | Mai/2015 a Fev/2016 | Mar a Mai/2016 |
Quantidade (gramas) | 18.238,40 | 47.684,00 | 14.896,00 | |
Valor Unitário Contrato | R$ 4,60 | R$ 4,90 | R$ 5,39 | |
Total Contrato | R$ 83.896,64 | R$ 233.651,60 | R$ 80.289,44 | |
Lactofos Simbiótico Droga Raia | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 0,706 | R$ 0,706 | R$ 0,706 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 3,89 | R$ 4,19 | R$ 4,68 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 652% | 694% | 763% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 12.876,31 | R$ 33.664,90 | R$ 10.516,58 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 71.020,33 | R$ 199.986,70 | R$ 69.772,86 | |
Lactofos Simbiótico Drogaria São Paulo | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 0,696 | R$ 0,696 | R$ 0,696 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 3,90 | R$ 4,20 | R$ 4,69 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 661% | 704% | 775% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 12.687,85 | R$ 33.172,17 | R$ 10.362,65 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 71.208,79 | 200479,4307 | R$ 69.926,79 | |
Média Valores de Mercado – Unitário | R$ 0,70 | R$ 0,70 | R$ 0,70 | |
Diferença % - Valor U. Contrato Média Mercado | 656% | 699% | 769% | |
Total a preços de Média Valores de Mercado | R$ 12.782,08 | R$ 33.418,54 | R$ 10.439,61 | |
Diferença - Total Contrato x Total Média Mercado | R$ 71.114,56 | R$ 200.233,06 | R$ 69.849,83 | |
Diferença Jan/2015 a Mai/2016 | R$ 341.197,45 | |||
Tabela 7: Comparativo de preços11 - Módulo Simbiótico
Água mineral:
Por fim, o contrato entre a Autarquia Hospitalar Municipal e a empresa Apetece (Contrato n° 008/2010) estabelece que a empresa é responsável pelo fornecimento de garrafas de água mineral (de 500ml ou 1,5 litros) aos pacientes do hospital. Assim sendo, a equipe de auditoria realizou pesquisa de preços para a compra de água mineral de 1,5 litros diretamente no mercado e comparou os resultados encontrados aos preços praticados no contrato em questão nos períodos de janeiro de 2015 a maio de 2016.
11 Sites consultados para pesquisa nos dias 27 e 28 de julho de 2016: xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx-00-xxxxxx-x-0x.xxxx; xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-00-xxxxxx/x.
Para a pesquisa de mercado, dois sites (Droga Xxxx e Drogaria São Paulo) foram consultados e uma marca de água foi selecionada em cada um deles (Lindoya e Qualitá). Realizou-se, ainda, um simulado de pedido na quantia de 20 pacotes de 12 garrafas d’agua cada, tendo como resultado a não cobrança de frete para a compra das águas Lindoya e um acréscimo de R$15,90, diluídos entre os valores unitários das 360 garrafas pedidas (20 pacotes de 12 unidades cada), para a compra das águas Qualitá.
Conforme demonstrado na Tabela 8, o valor unitário médio encontrado no mercado é de R$1,67 por garrafa de 1,5 litros de água mineral, enquanto o cobrado pela empresa está valorado a R$3,69, atualmente. Este valor representa uma diferença de 221% a maior, o que resultaria um dispêndio de aproximadamente R$2,00 a mais para cada garrafa d’água que é fornecida aos pacientes do hospital em questão.
Água mineral 1,5 litros | ||||
Produto | Período | Jan a Abr/2015 | Mai/2015 a Fev/2016 | Mar a Mai/2016 |
Quantidade (garrafas de 1,5 litros) | 33.787,00 | 76.225,00 | 25.081,00 | |
Valor Unitário Contrato | R$ 3,14 | R$ 3,35 | R$ 3,69 | |
Total Contrato | R$ 106.091,18 | R$ 255.353,75 | R$ 92.548,89 | |
Água mineral Lindoya 1,5litros | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 1,79 | R$ 1,79 | R$ 1,79 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 1,35 | R$ 1,56 | R$ 1,90 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 175% | 187% | 206% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 60.478,73 | R$ 136.442,75 | R$ 44.894,99 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 45.612,45 | R$ 118.911,00 | R$ 47.653,90 | |
Água mineral Qualitá 1,5litros | Valor Unitário Pesquisa Mercado | R$ 1,56 | R$ 1,56 | R$ 1,56 |
Diferença Valor Un. Contrato x Mercado | R$ 1,58 | R$ 1,79 | R$ 2,13 | |
Diferença % Valor Un. Contrato x Mercado | 202% | 215% | 237% | |
Total a Valor de Mercado | R$ 52.581,02 | R$ 118.625,16 | R$ 39.032,31 | |
Diferença no Total do Contrato | R$ 53.510,16 | R$ 136.728,59 | R$ 53.516,58 | |
Média Valores de Mercado – Unitário | R$ 1,67 | R$ 1,67 | R$ 1,67 | |
Diferença % - Valor U. Contrato Média Mercado | 188% | 200% | 221% | |
Total a preços de Média Valores de Mercado | R$ 56.529,87 | R$ 127.533,95 | R$ 41.963,65 | |
Diferença - Total Contrato x Total Média Mercado | R$ 49.561,31 | R$ 127.819,80 | R$ 50.585,24 | |
Diferença Jan/2015 a Mai/2016 | R$ 227.966,34 | |||
Tabela 8: Comparativo de preços12 – Água
Pelo exposto acima, a equipe de auditoria entende que, não obstante a não inclusão do valor do serviço prestado pela empresa Apetece nos preços dos produtos ora pesquisados, a adição deste valor não justificaria as diferenças encontradas nesta análise. Ademais, deve-se destacar que os preços de mercado aqui encontrados foram pesquisados nos sites de compra para o usuário final e em quantidades relativamente inferiores às demandadas neste contrato. Portanto, não foram levados em consideração
12 Sites consultados para pesquisa nos dias 27 e 28 de julho de 2016: xxxx://xxx.xxxxx.xxx.xx/Xxxxxxx/%X0%00xxxxXxxxxxxxXxxxxxxxXxx%X0%X0xxXxxxxxxx00xXxxxxxx sem+g%C3%A1s++1+Unidade?PID=30886&utm_source=googleshopping&utm_medium=googleshoppi ng&utm_campaign=googleshopping&gclid=Cj0KEQjwt-G8BRDktsvwpPTn1PkBEiQA-MRsBV- 28gNmeo0QXgu9etR5BTPaFZFTqWrm_zNDj-vjuA8aAsxC8P8HAQ; xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/000000.
os ganhos de escala que poderiam ser atingidos, o que aumentaria ainda mais as diferenças unitárias médias.
Para melhor visualização das diferenças de preço encontradas, segue Quadro 1 que correlaciona o tipo de item ou dieta com o percentual de diferença unitária média entre o contratado e o encontrado no mercado.
Quadro 1: Diferença percentual valor unitário contrato x valor médio unitário mercado
Sendo assim, em conformidade com o princípio da economicidade e eficiência, caso fossem realizadas licitações separadas, com objetos específicos distintos de prestação de serviço e de aquisição de mercadorias, permitindo uma separação mais detalhada dos custos de cada parte, entende-se que, seriam obtidos contratos mais vantajosos para Administração Municipal.
Isto é, aproveitando as condições de competição do mercado, poderiam ser encontrados fornecedores diferentes para as compras de materiais e produtos, com preços mais vantajosos para a Administração Pública, bem como prestadores de serviços, com valores condizentes com a função exigida, assim como preceitua a legislação vigente, Lei nº 8.666/1993, nos seguintes artigos:
“Art. 15. As compras, sempre que possível, deverão:
IV - ser subdivididas em tantas parcelas quantas necessárias para aproveitar as peculiaridades do mercado, visando economicidade”;
“Art. 23. (...)
§ 1o As obras, serviços e compras efetuadas pela Administração serão divididas em tantas parcelas quantas se comprovarem técnica e economicamente viáveis,
procedendo-se à licitação com vistas ao melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no mercado e à ampliação da competitividade sem perda da economia de escala”.
Considerando somente os cinco itens contratuais selecionados, amostralmente, para análise, é possível sugerir que, caso a AHM optasse por adquirir os produtos separadamente e a preços similares aos praticados no mercado, para o período de janeiro de 2015 a maio de 2016, poderia ter economizado, aproximadamente, R$ 2.685.805,60.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Nos reportamos as manifestações prestadas pelo setor competente pela pesquisa de preços, qual seja: Núcleo de Licitações.
A equipe técnica de auditória da Controladoria Geral do Município analisando os contratos de prestação de serviços de nutrição e alimentação hospitalar desta autarquia ao longo dos anos, ou seja, de 2010 a 2016, concluiu ao final que os preços contratados por este órgão encontram-se superiores àqueles praticado no mercado.
De início, necessário consignar, que o Núcleo de Licitações não possui conhecimento técnico de modo a confirmar se os produtos encontrados no mercado são equivalentes àqueles contratados.
Desta forma, o desmembramento dos itens cabe, como já citado acima, as áreas técnicas sendo atribuição da gerência apenas a consulta ao mercado dos itens solicitados, servindo-se, para tanto, do termo de referência elaborado pelas áreas técnicas.
Assim, com base no termo de referência apresentado pelas áreas técnicas, esse núcleo consulta o mercado de modo ao se aferir o preço praticado atualmente pelas empresas.
Necessário consignar neste aspecto que o objeto contratado é de prestação de serviços o qual, como muito bem destacado pela equipe de auditória agrega outros valores quais sejam: o serviço, o frete.
Quando se solicita uma proposta formal, o Núcleo de Licitações, no mais das vezes não obtém um retorno, haja vista que muitas dessas empresas não contratam com o poder público, quer pelo regime de contratação quer pelas restrições de ordem orçamentária / financeira, que impede o pagamento à vista.
Traçado este quadro resta evidente que os preços obtidos em pesquisa são muitas vezes escassos quer pelas especificidades do objeto quer pela reserva de mercado.
Assim sendo, o Núcleo de Licitações, de modo a melhor atender à legislação em vigor, realiza a consulta dos preços de diversas formas, visando obter um parâmetro de preços a justificar eventual contratação.
No caso dos objetos contratados e, sob análise da equipe de auditoria, não é diferente do quadro acima traçado, ou seja, são produtos, com características próprias, sendo que poucas empresas respondem as solicitações da Administração.
Ademais, necessário consignar, que, em obediência ao princípio da publicidade, o instrumento convocatório é amplamente divulgado, permitindo a toda e qualquer
empresa participar do certame, sendo certo, que como muito bem destacada, somente determinadas empresas comparecem. Por razões que são alheio ao conhecimento do gestor público.
Desta forma, resta claro que, a apuração de eventuais diferenças de preços devem recair tão somente sobre as empresas que se dispõem a contratar com o poder público.
Corroborando o assim disposto, pode-se verificar nos autos do processo SEI nº 6110.2016/0000380-4, esta autarquia tentou negociar com as empresas contratadas os valores ofertados de modo a reduzi-los, contudo, apesar do esforço, foi possível tão somente a manutenção dos valores anteriormente praticados, fato este que revela mais uma vez o empenho desta Autarquia em contratar por preços menores, daqueles inicialmente ofertados.
Frente ao exposto, o Núcleo de Licitações tem envidado todos os esforços no sentido de se obter pesquisas de mercado que reflitam, de fato, os reais preços de mercado.
Parecemos que esta dificuldade já fora, há tempo, assimilada quer pelos órgãos de fiscalização e controle pelo poder legislativo, que de forma combativa tentar enfrentar essas praticas abusivas, quais o poder público encontra-se vulnerável”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
Não houve manifestação da Unidade.
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
Não houve manifestação da Unidade.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A Autarquia atribui a discrepância dos preços contratados frente aos existentes no mercado, levantados pela equipe de auditoria, à falta de conhecimento técnico sobre os produtos examinados e à ausência de interesse das empresas em participar das cotações e/ou das licitações promovidas pela Administração Municipal. Também ressalta os esforços envidados pelo Núcleo de Licitações da AHM visando à obtenção de pesquisas de preços que reflitam os reais valores existentes no mercado.
Em que pesem as dificuldades informadas, pela AHM, na consecução das devidas pesquisas de mercado, entende-se que a simples realização de múltiplas consultas diretas ao mercado contraria o preconizado no Decreto nº 44.279/2003 (alterado pelo Decreto Municipal nº 56.144/2015), consoante recomendação emitida no item 004 deste relatório.
No tocante à falta de conhecimento técnico sobre produtos examinados, cabe ressaltar que, os itens elencados na constatação em tela consistem, exatamente, aos mesmos existentes/distribuídos no Hospital Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx, conforme inspeção física e entrevistas, junto às nutricionistas do hospital e da Apetece, evidenciaram.
Sendo assim, tendo em vista a falta de conhecimentos adequados, por parte da AHM, quanto às especificações do objeto contratual, resta configurada fragilidade nos controles da Autarquia, as quais impedem um melhor planejamento quanto às suas contratações e licitações.
Não obstante os produtos em tela possuírem características próprias, tratam-se de produtos comuns, fornecidos por diversas empresas do mercado e cuja junção, em um mesmo objeto de licitação, a serviços de nutrição e do fornecimento dos gêneros alimentícios, configura inobservância aos princípios da economicidade e da competitividade.
É importante que haja o desdobramento dos custos dos serviços contratados, segregando-se as parcelas relativas à mercadoria utilizada, ao frete cobrado, ao serviço prestado e aos demais valores que compõem o preço final unitário cobrado pela empresa.
A divisão do objeto de licitação em parcelas econômica e tecnicamente viáveis está prevista na Lei nº 8.666/1993, conforme explicitado em seu Art. 23, §§ 1º e 2º:
“§ 1o As obras, serviços e compras efetuadas pela Administração serão divididas em tantas parcelas quantas se comprovarem técnica e economicamente viáveis, procedendo-se à licitação com vistas ao melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no mercado e à ampliação da competitividade sem perda da economia de escala.”
“§ 2o Na execução de obras e serviços e nas compras de bens, parceladas nos termos do parágrafo anterior, a cada etapa ou conjunto de etapas da obra, serviço ou compra, há de corresponder licitação distinta, preservada a modalidade pertinente para a execução do objeto em licitação.”
Não obstante a manifestação da AHM, entende-se que, no caso em tela, houve falha ao se juntar, em um mesmo objeto, a prestação de serviços e a aquisição de mercadorias, por restringir a competividade do certame e resultar em ajuste desvantajoso para a Administração no que tange aos preços pagos pelos gêneros alimentícios.
RECOMENDAÇÃO 1
Recomenda-se que a AHM, nas licitações vindouras, promova a divisão do objeto de licitação em aquisição de produtos (alimentos) e contratação de serviços (nutrição), para utilização, nas contratações vindouras, do modelo mais vantajoso para a Administração Municipal, de forma a cumprir o previsto no Art. 23, §§ 1º e 2º da Lei nº 8.666/1993 e obter melhor aproveitamento da competitividade do mercado e dos recursos nele disponíveis.
RECOMENDAÇÃO 2
No caso específico dos itens elencados na constatação acima, cujos preços praticados no contrato examinado se mostraram relevantemente desvantajosos para o Município (água mineral está sendo adquiridas a preço 221% maior que os de mercado), recomenda-se que a AHM inicie, imediatamente, planejamento para sua aquisição mediante pregão eletrônico específico e, tempestivamente, dentro do limite de 25% do seu valor inicial atualizado e de acordo com o que estabelece o §1°, Art. 65, da Lei nº 8.666/1993, proceda a sua supressão do contrato em tela.
CONSTATAÇÃO 003 – Fragilidade no controle quantitativo da alimentação fornecida aos pacientes.
3.1. Discrepância entre os Registros do Controle Diário do Hospital e os da Empresa Apetece.
De acordo com o artigo 5º, inciso III do Decreto Municipal nº 54.873/2014, constitui atividade a ser exercida pelo representante da Administração, com atribuição de fiscal de contrato, verificar se o prazo de entrega, as quantidades e a qualidade dos serviços, das obras ou do material encontram-se de acordo com o estabelecido no instrumento contratual.
Além disso, o item 23 do Anexo I – Atividades de Fiscalização (Projeto Básico) do edital do Pregão Presencial nº 14/2010 estabelece que cabe à Autarquia Hospitalar Municipal realizar a conferência diária do quantitativo de refeições fornecidas aos pacientes e acompanhantes, mantendo registro por cada tipo de refeição.
Em visita realizada ao Hospital Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx, foram analisadas as planilhas de controle diário do Hospital e as entregues pela empresa fornecedora do serviço. No entanto, da análise dos quantitativos dos meses de dezembro de 2015 e de janeiro de 2016, foi possível averiguar que os números do controle do hospital não são equivalentes aos do controle da empresa, ou seja, os quantitativos diários, para uma mesma data, são díspares.
Como exemplo do exposto acima, ao confrontar os valores do item 8.1 do Folheto Descritivo do Projeto Básico, Anexo I do edital, especificamente para os itens Suplemento e Dieta Enteral Comum, Suplemento e Dieta Enteral Especial e Suplemento e Dieta Enteral Específico, foi verificado que a empresa Apetece recebeu um valor total superior (com diferença a maior de R$ 1.353,90) ao apontado pela compilação da planilha de controle diário do hospital para o mês de dezembro de 2015, conforme demonstrado abaixo.
UNIDADES | Alimentação | ||||||||
Dezembro de 2015 | Enteral Comum | Enteral Especial | Enteral Específica | ||||||
5- dieta enteral | quantidade (L) | valor unitário | valor total | quantidade (L) | valor unitário | valor total | quantidade (L) | valor unitário | valor total |
PLANILHA HOSPITAL | 725,36 | R$ 150,45 | R$ 109.129,66 | 128,80 | R$ 169,68 | R$ 21.854,95 | 208,05 | R$ 216,07 | R$ 44.953,58 |
PLANILHA APETECE | 725,21 | R$ 150,45 | R$ 109.107,84 | 124,8 | R$ 169,68 | R$ 21.176,06 | 217,56 | R$ 216,07 | R$ 47.008,19 |
DIFERENÇA | -R$ 21,82 | -R$ 678,89 | R$ 2.054,61 | ||||||
DIFERENÇA TOTAL | R$ 1.353,90 | ||||||||
Tabela 9: Comparativo planilha Hospital x APETECE (dezembro/2015)
Visto que os valores diários do hospital e da empresa são divergentes, a fatura da contratada deveria se basear, exclusivamente, nos registros do hospital para efeito de efetivação do pagamento, ou seja, as informações de controle do Hospital devem prevalecer sobre as fornecidas pela empresa.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Tomando por base a afirmação dos Senhores Auditores, procedemos conferência de todos os dados obtidos nas planilhas de fechamento apresentada por nós representantes da autarquia (unidade hospitalar) e da empresa prestadora de serviços de alimentação.
Mediante esta conferência obtivemos os seguintes dados, considerando: mês de 31 dias (dezembro e janeiro), número de eventos no dia e no mês. O produto e a somatória das parciais resultaram nos seguintes apontamentos:
Número máximo de dados possíveis nos serviços prestados durante o mês
Frequência de dados no dia | Frequência no mês | Total | |
Refeições Principais (almoço e jantar) | 2 | 31 | 62 |
Pequenas refeições (desjejum, colação, merenda e ceia) | 4 | 31 | 124 |
Nutrição Enteral (Padrão, Especial e Específica) | 3 | 31 | 93 |
Fórmulas infantis (Padrão, Especial, Específica e Comum) | 4 | 31 | 124 |
Módulos* | 7 | 31 | 217 |
Outras preparações** | 8 | 31 | 248 |
Outros serviços do lactário | 4 | 31 | 124 |
TOTAL | 32 | 31 | 992 |
Módulos*: Espessante, Fibras, Glutamina, Carboidrato, Simbiótico, Proteína, TCM.
Outras Preparações**: Sopa, Gelatina, Bolacha, Iogurte, Suplemento Nutricional, Complemento Nutricional,
Café e Água.
Concluímos que dos 992 registros possíveis em uma planilha de fechamento num mês de 31 dias obtivemos os resultados abaixo:
Número de registros possíveis | Número de divergências | Percentual de divergências | |
Dezembro/2015 | 992 | 15 | 1,51 |
Janeiro/ 2016 | 992 | 0 | 0 |
Apesar das divergências apontadas, não houve alteração no quantitativo final e reiteramos que todos os registros foram baseados nos dados do hospital.
O Serviço de Nutrição e Dietética na unidade é constituído por 4 servidores (2 AGPP’S e 2 nutricionistas), sendo de responsabilidade dos AGPP’S o controle diário de refeições conforme instrução de trabalho anexa, com registros e conferência realizados pelos AGPP’s. (Agente de Gestão de Politicas Públicas).
O fiscal ou seu suplente (nutricionistas), bem como o gestor do contrato verificam os valores totais da medição, em caso de divergência avaliam dia a dia o que gerou a diferença verificada”.
Esclarecemos que não reconhecemos os valores especificados na planilha digitada (tabela 9 da auditoria) e por nosso apontamento ser quantitativo não temos acesso aos valores pagos à empresa”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS E PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
O que fazer? | Porque fazer? | Como fazer? | Onde? | Quem? | Quando? |
Implementar novos critérios de | Garantir a | Estabelecer nova sistemática de | SND | AGPP’s conferência | Início em |
registro e conferência de dados da | inexistência de | registro e conferência diária; | diária; | 29/08/2016. | |
produção e distribuição diária de | divergências no | Checar diariamente se as | Fiscais conferêcnia do | ||
refeições; | apontamento | divergências existentes foram | total do mês | ||
Solicitar adequação do quadro de | diários de | corrigidas. | |||
AGPP’S | refeições . |
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A Entidade alegou, através dos dados apresentados em sua manifestação, que o número de divergências não é significativo, quando comparado ao número máximo de dados possíveis nos serviços prestados, e que não houve alteração nos quantitativos finais.
Ademais, a AHM argumenta que todos os registros foram baseados nos dados do hospital e que não reconhece os valores da planilha (Tabela 9) das evidências de auditoria, além de informar que, pelo fato de seus apontamentos serem quantitativos, não possui acesso aos valores pagos à empresa.
Entende-se que os argumentos da AHM, para o caso em tela, não devem prosperar, uma vez que, todos os números incluídos pela equipe de auditoria na Tabela 9, são oriundos das planilhas de controle (em formato excel) fornecidas pelo próprio hospital e das cópias de documentos (planilhas impressas) fornecidas pela Empresa Apetece, durante visita ao Hospital Municipal Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx, conforme comprovado pelas imagens abaixo:
Cópia do documento de controle diário da Apetece, referente à Dezembro de 2015.
Planilha (Excel) de controle diário do Hospital, referente ao dia 8 de Dezembro de 2015.
Salienta-se que a Tabela 9 foi elaborada com dados tanto quantitativos, de acordo com a forma de medição apresentada no próprio Termo de Referência (Projeto básico, Anexo I, dos processos nº 2009-0.142.063-4 e nº 6110.2016-0000380-4), que também é a forma utilizada pelo hospital e pela empresa contratada em seus controles, quanto com os valores monetários que essas quantidades representavam. Sendo assim, o que está sendo apresentado pela equipe de auditoria é a divergência quantitativa entre o controle diário do hospital e o da empresa Apetece, a qual resulta na diferença monetária demonstrada também na mesma tabela.
No tocante a baixa materialidade das diferenças quantitativas dos controles em analise, ressalta-se que os apontamentos trazidos nas evidências de auditoria se referem, tão somente, aos itens Suplemento e Dieta Enteral Comum, Suplemento e Dieta Enteral Especial e Suplemento e Dieta Enteral Específico para apenas um mês de 2015, o que traz uma demonstração das possíveis divergências que podem surgir na computação de todos os itens abrangidos pelo contrato nos doze meses do ano.
Além disso, quando apurados os valores efetivamente pagos à empresa para os itens supracitados, no mesmo período, averiguou-se equivalerem, exatamente, aos valores do controle diário da Empresa Apetece em detrimento dos valores constantes nos controles do hospital.
RECOMENDAÇÃO
Recomenda-se à Autarquia implementar um sistema eficaz de controle dos quantitativos realizados, com dados confiáveis e íntegros, preferencialmente através de um sistema informatizado, de forma a atender ao item 23. Atividades de Fiscalização, do Projeto Básico, Anexo I do Edital de licitação, o qual preconiza que:
“À Autarquia Hospitalar Municipal é assegurada a gestão e/ou fiscalização dos serviços contratados de forma a acompanhar a execução contratual e assegurar o cumprimento da execução do escopo contratado cabendo, entre outras:
- verificar o cumprimento dos horários estabelecidos, as quantidades de refeições e descartáveis previstos, a compatibilidade com o cardápio estabelecido, registrando eventuais ocorrências;
- Realizar a conferência diária do quantitativo de refeições fornecidas aos pacientes e acompanhantes, mantendo o registro por tipo de refeição servida; [...]”
3.2. Fragilidades nos Controles sobre a Relação dos Pacientes instalados no Hospital e de suas respectivas Dietas com Desrespeito ao Princípio de Segregação de Funções.
Mediante acompanhamento sobre os procedimentos realizados pela equipe responsável pela fiscalização do contrato, que vigora desde março de 2010, para controle do número de pacientes instalados no hospital e das respectivas dietas fornecidas a eles, verificou-se que a relação de pacientes, com seus nomes, localidades e refeições consumidas, é fornecida pela própria empresa Apetece.
Tal disponibilização se dá mediante a elaboração de quadros, ao longo do dia, contendo informações sobre cada refeição que será servida por paciente. A responsabilidade efetiva do hospital recai apenas sobre a inserção desses dados em uma planilha de controle.
Ao final do dia, a nutricionista da empresa se reúne com funcionário do hospital para realização dos ajustes finais da planilha, cabendo ressaltar que, constatou-se que as
modificações e ajustes são feitos de acordo com o que é informado pela funcionária da empresa contratada.
Entende-se que o fornecimento, por parte da própria empresa contratada para executar os serviços, das informações necessárias para o controle sobre a execução do objeto do contrato, vai de encontro ao princípio da segregação de funções, o qual preconiza a separação de funções possivelmente conflitantes, possibilitando, assim, a realização de uma verificação cruzada.
Quando perguntado sobre a conferência das informações fornecidas pela Apetece, o hospital informou que fazem, apenas, uma verificação a posteriori, por amostragem, confrontando o nome de alguns pacientes da lista da empresa com os nomes escritos nos quadros lousas (controlados pelos enfermeiros do setor) de cada andar do hospital.
No entanto, os cotejamentos porventura realizados pela equipe do hospital não são registrados ou mantidos para posteriores análises. Cabe ressaltar que, inspeção “in loco” realizada pela equipe de auditoria permitiu evidenciar que os quadros supracitados, localizadas nas paredes de cada um dos andares, são escritos à caneta e apagados, corrigidos e/ou modificadas a todo o tempo, conforme ocorrências ao longo do dia, dificultando a manutenção de registros para posterior verificação.
Desta forma, constatou-se que o próprio hospital não possui sistema de informações ou ferramenta equivalente, que forneça uma relação atualizada dos pacientes diários, nem, tampouco, das dietas prescritas a cada um deles, o que fragiliza os controles internos e dificulta, consequentemente, a realização da verificação cruzada de informações.
A ausência de sistema, devidamente estruturado, para o acompanhamento do serviço que está sendo prestado no hospital, além de fragilizar a fiscalização do contrato, a torna dependente das informações trazidas pela própria prestadora de serviços, a Apetece.
Ademais, considerando-se a relevância financeira e substancial dos serviço (fornecimento de nutrição pela Apetece) para o Município de São Paulo e visando prevenir prejuízos e possibilitar o desenvolvimento de melhorias para futuras contratações, entende-se ser prioritário o fortalecimento dos controles sobre o contrato, o qual acarreta, atualmente, em dispêndio de R$ 616.285,44 por mês aos cofres públicos e em despesa que supera sete milhões de reais ao ano.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Acreditamos que a explicação do processo não ocorreu com clareza causando uma compreensão equivocada.
Na unidade hospitalar é realizado controles quantitativos e qualitativos, a
saber:
Controle quantitativo:
Registro em planilha de Excel do nome e registro hospitalar de pacientes e de todas as ocorrências (alta, internação, transferência e óbito – além das alterações de dietas) – informação obtida a partir dos mapas de dietas dos andares transcrito pelas nutricionistas da empresa prestadora de serviços em alimentação, conferência destes dados com impresso de checagem dos pacientes no andar realizado pela equipe de agentes públicos do SND.
Conferência dos nomes de todos os pacientes internados nas unidades de internação pela equipe do SND da AHM (anexo).
Controle qualitativo:
Visita diária dos nutricionistas da autarquia a uma unidade de internação com registro qualitativo do atendimento (em anexo). Avalia-se os pacientes recebem visitas, se estão se alimentando adequadamente, se foi realizada triagem nutricional, verificação do prontuário do paciente, se existe evolução, se existem registros de orientação de alta. Esta avaliação é diária qualitativa e utilizada para respondermos o SLA.
Atualmente o sistema de gestão GH não permite a obtenção de censo diário impresso para mantermos os registros de internação, movimentação e de prescrições de dietas dos pacientes, como forma de comprovar os dados do serviço prestado. Esta implantação não será possível em curto prazo.
A unidade realiza controle independente dos dados da Empresa, fornecendo as informações referentes a identificação de pacientes e suas respectivas dietas, checados diariamente pelos agentes públicos do SND e que serão utilizados para a conferência do serviço prestado.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS E PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
O que fazer? | Porque fazer? | Como fazer? | Onde? | Quem? | Quando? |
Modificar o controle existente incorporando a este a checagem diária de dietas além da movimentação dos pacientes. O processo será realizado pelos agentes públicos da autarquia. | Garantir a eficiência no controle dos serviços prestados pela empresa. | ❖ Solicitar adequação do quadro de nutricionistas na AHM; ❖ Utilizar as informações complementares do GH; ❖ Checagem de prescrições e de controle próprio do SND. | SND , UNIDADES DE INTERNAÇÃO , UTIs e OS. | AGPP’S nutricionistas | ❖ Curto prazo criação de sistema interno de checagem de pacientes e dietas em impresso próprio do SND. ❖ À partir de setembro, com implantação gradual (dependente da adequação do quadro de nutricionistas. |
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A AHM afirma que o hospital, através da equipe de agentes públicos do SND, realiza controles qualitativos (controle este não objeto de questionamento nesta auditoria) e quantitativos do fornecimento nutricional feito pela empresa contratada. Segundo manifestação supra, é realizada a comparação dos dados utilizados para a alimentação da planilha de controle (os quais são oriundos dos mapas de dietas dos
andares transcritos pelas nutricionistas da empresa prestadora do serviço) com os impressos de checagem dos pacientes no andar.
No entanto, na mesma manifestação, a própria Xxxxxxxxx afirma que o sistema de gestão GH não permite a obtenção de censo diário para que os registros de internação, movimentação e de prescrições de dietas dos pacientes, como forma de comprovação dos dados do serviço prestado, sejam mantidos.
Ademais, conforme explanado nas evidências de auditoria acima, o próprio hospital informou, durante visita da equipe ao local, não ser possível a conferência da totalidade de pacientes e respectivas dietas, uma vez que: as informações mudam constantemente; não há registros atualizados e consistentes (exceto pelas lousas dos andares); e a (grande) quantidade de pacientes internados é incompatível com o quadro (insuficiente) de funcionários no hospital (Nutricionistas e AGPPs) no tocante à realização das funções de controle citadas.
Cabe ressaltar que, para que haja um controle eficiente do serviço prestado, bem como da exata quantidade que deve ser pago, mensalmente, à empresa contratada, é necessário o levantamento de dados pelo próprio hospital, através de informações relevantes e suficientes, em quantidade e materialidade, para a construção de parâmetros de comparação com aquilo que é informado e entregue pela própria prestadora do serviço, em seus relatórios de execução.
A obtenção de uma base de dados própria para consulta e comparação atende ao princípio da segregação de funções, fazendo com que partes diferentes e não relacionadas não realizem funções, possivelmente, conflitantes, além de permitir a consecução de uma verificação cruzada.
Consoante Plano de Providências apresentado pela Autarquia, o sistema existente deve ser modificado, com a criação de sistema interno de checagem de pacientes e dietas em impressos próprios do SND.
RECOMENDAÇÃO
Em atendimento aos princípios da eficiência e da segregação de funções, recomenda-se à AHM implementar um sistema sólido e eficaz de controle, de forma a obter, através de fontes próprias de levantamento de dados, as informações, íntegras e completas, necessárias para a avaliação sobre a execução do contrato de nutrição e verificação dos exatos quantitativos fornecidos para posterior pagamento.
3.3. Fragilidades no Controle do Quantitativo de Funcionário para Ceia.
Ao analisar os pagamentos efetuados à empresa relativos ao fornecimento de ceia para funcionários da Unidade Hospitalar, verificou-se que o controle de quantitativos é realizado por meio da contagem do número de funcionários e que estes
fazem o preenchimento, à mão, do nome, registro, setor e assinatura, em folhas que ficam no refeitório para controle.
Entretanto, observou-se que essas folhas são de difícil leitura, com muitos nomes ilegíveis, e números de registros incompreensíveis. Ademais, foram encontrados campos isolados deixados em branco, além de linhas com o nome riscado ou sem preenchimento algum e que também são computadas na contagem final para pagamento.
As fotos 1 e 2 mostradas a seguir demonstram dois casos da situação supramencionada acerca dos campos não preenchidos e do nome riscado, respectivamente.
Foto 1: Preenchimento incompleto. | Foto 2: Nome riscado. |
A equipe de auditoria entende que, para que haja o controle da quantidade de ceias efetivamente servidas para funcionários, é imprescindível que se consiga identificar o funcionário através de uma leitura legível de seu nome, número de registro e demais campos devidamente preenchidos, possibilitando, assim, eventual conferência. Ademais, linhas completamente riscadas ou deixadas sem preenchimento algum não deveriam ser computadas na contagem total do dia, não sendo, portanto, cabível a realização de seus pagamentos.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Salientamos que não realizamos para efeito do quantitativo a soma com nomes riscados e linhas em branco, sendo assim não são computados.
Houve adequação ao referido controle conforme demonstramos abaixo.
As informações serão fornecidas pelo responsável de cada setor, portanto caberá somente ao funcionário que receberá a ceia o preenchimento do campo Assinatura.”
REGISTRO DE FUNCIONÁRIO CEIA DATA / /
NOME | REGISTRO | SETOR | ASS: | |
01 | ||||
02 | Preenchido pelo SND | Preenchido pelo SND | Preenchido pelo SND | |
03 | ||||
04 | ||||
05 |
PLANO DE PROVIDÊNCIAS E PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
Abordado na Manifestação da Unidade.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A AHM informa que não contabiliza nomes riscados e linhas em branco para a realização do pagamento. Ademais, informou que houve adequação dos controles em análise.
Inicialmente, salienta-se que a equipe de auditoria, em suas constatações, realiza a checagem dos quantitativos pagos através da confrontação dos números apresentados nos documentos de controle, fornecidos pela unidade auditada (no caso, o Hospital Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx), com aqueles efetivamente pagos em cada mês pela Autarquia Hospitalar Municipal.
Desta forma, ressalta-se que a evidenciação de disparidades são provenientes da comparação e análise realizada.
No tocante à implementação da nova forma de registro de funcionários para a ceia, é necessário que este novo procedimento seja adequadamente aplicado e permita posteriores verificações, comparações e análises para efeito de controle, além de estudos para melhorias futuras.
RECOMENDAÇÃO
Recomenda-se ao Hospital Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx, bem como às demais unidades abrangidas nos contratos de nutrição analisados (Contratos nº 06/2010, 07/2010, 08/2010 e posteriores contratos emergenciais firmados com as mesmas empresas) que realize e mantenha o registro dos funcionários que recebem a ceia, de forma a permitir a atividade de verificação disposta no contrato e no Termo Descritivo do edital de licitação (Anexo I), tópico primeiro do item 23 – Atividades de Fiscalização, o qual estabelece que cabe à Autarquia Hospitalar Municipal:
“Verificar o cumprimento dos horários estabelecidos, as quantidades de refeições e descartáveis previstos, a compatibilidade com o cardápio estabelecido, registrando eventuais ocorrências;”
3.4. Controle de Distribuição de Água Manuscrito.
Foi verificado através de análise documental que o controle da distribuição de água é realizado por meio de preenchimento manuscrito, pelos enfermeiros, de formulário impresso.
Entende-se que tal forma de controle pode apresentar fragilidades, pois dificulta a fiscalização devido à falta de padronização do preenchimento, conforme ilustra o Quadro 2 abaixo. Para cálculo do quantitativo total registrado no quadro abaixo foi necessária também a contabilização da anotação paralela em outro padrão (círculo):
Quadro 2: Falta de padronização no preenchimento. | Quadro 3: Preenchimento manuscrito e rasuras. |
Foi constatado pela equipe de auditoria que o formulário utilizado também se encontrava desatualizado, havendo a necessidade de preenchimento manuscrito de novos campos (quadrado), o que corrobora com a dificuldade de compreensão do formulário, conforme Quadro 3 acima. Além disso, é frequente a rasura no documento (círculo), o que reduz a confiabilidade do mesmo para fins de controle.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Mediante constatação da possível fragilidade houve a padronização e atualização do documento de controle de água de acordo com cada setor do hospital, conforme modelos abaixo que foi implantado a partir do dia 26/08/2016.”
CONTROLE DE ENTREGA DE ÁGUA / /
Unidade | Leitos | Nº de Garrafas | Visto Enfermagem |
Emergência | |||
OBS. Emergência I | |||
OBS Emergência II | |||
OBS Emergência III | |||
Clínica Médica | |||
OBS Pediatria | |||
C. Obstétrico / C. Cirúrgico | |||
Psiquiatria / T2 | |||
UTI Adulto | |||
UTI Infantil | |||
RX / Ultrassonografia | |||
Medicação | |||
Total: | |||
Unidade | Leito | Nº de Garrafas | Leito | Nº de Garrafas | Leito | Nº de Garrafas | Leito | Nº de Garrafas | Visto Enfermagem |
Pediatria | 1/001 | 3/003 | 4/004 | 6/001 | |||||
1/002 | 3/004 | 5/001 | 6/002 | ||||||
2/001 | 4/001 | 5/002 | 6/003 | ||||||
2/002 | 4/002 | 5/003 | 6/004 | ||||||
3/001 | 4/003 | 5/004 | 7/001 | ||||||
3/002 | |||||||||
Clínica Cirúrgica | 8/001 | 11/001 | 12/002 | 14/001 | |||||
9/001 | 11/002 | 12/003 | 14/002 | ||||||
10/001 | 11/003 | 12/004 | 15/001 | ||||||
10/002 | 11/004 | 13/001 | 15/002 | ||||||
10/003 | 12/001 | 13/002 | 15/003 | ||||||
10/004 | |||||||||
Total: | |||||||||
CONTROLE DE ENTREGA DE ÁGUA / /
CONTROLE DE ENTREGA DE ÁGUA / /
Unidade | Leito | Nº de Garrafas | Leito | Nº de Garrafas | Leito | Nº de Garrafas | Leito | Nº de Garrafas | Visto Enfermagem | |
2º Esquerdo | 1/001 | 3/003 | 5/001 | 7/001 | ||||||
1/002 | 3/004 | 5/002 | 7/002 | |||||||
2/001 | 4/001 | 5/003 | 8/001 | |||||||
2/002 | 4/002 | 5/004 | 8/002 | |||||||
3/001 | 4/003 | 6/001 | 9/001 | |||||||
3/002 | 4/004 | 6/002 | 9/002 | |||||||
Semi | 10/001 | |||||||||
11/001 | 13/001 | 14/002 | 16/001 | |||||||
12/001 | 13/002 | 14/003 | 16/002 | |||||||
12/002 | 13/003 | 14/004 | 17/001 | |||||||
12/003 | 13/004 | 15/001 | 17/002 | |||||||
12/004 | 14/001 | 15/002 | 17/003 | |||||||
Total: | ||||||||||
CONTROLE DE ENTREGA DE ÁGUA / /
Unidade | Leito | Nº de Garrafas | Leito | Nº de Garrafas | Leito | Nº de Garrafas | Leito | Nº de Garrafas | Visto Enfermagem |
3º Esquerdo | 1/001 | 3/003 | 5/001 | 7/001 | |||||
1/002 | 3/004 | 5/002 | 7/002 | ||||||
2/001 | 4/001 | 5/003 | 8/001 | ||||||
2/002 | 4/002 | 5/004 | 8/002 | ||||||
3/001 | 4/003 | 6/001 | 9/001 | ||||||
3/002 | 4/004 | 6/002 | 9/002 | ||||||
3º Direito | |||||||||
10/001 | 12/004 | 14/001 | 15/002 | ||||||
11/001 | 13/001 | 14/002 | 16/001 | ||||||
12/001 | 13/002 | 14/003 | 16/002 | ||||||
12/002 | 13/003 | 14/004 | |||||||
12/003 | 13/004 | 15/001 | |||||||
Total: | |||||||||
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
Em execução conforme Manifestação da Unidade.
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
Em execução desde 26/08/2016.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A AHM informa que, a partir da constatação da fragilidade pela equipe de auditoria, iniciou procedimento de padronização e atualização de documentos de Controle de Entrega de Água.
Adicionalmente, foi informado que os modelos padronizados foram implementados a partir de 26/08/2016. A Autarquia também informou que modelos antigos dos documentos de Controle de Água, bem como rasuras, falta de padrão de preenchimento, anotações diversas fora do local estipulado ou números ilegíveis não seriam mais aceitos para comprovação da soma dos quantitativos para pagamentos a partir de 26/08/2016.
A utilização de novos documentos de Controle de Entrega de Água padronizados e atualizados, desde que efetivamente condizentes com a realidade dos setores existentes no hospital, colaboram com o aprimoramento dos controles na medida em que mitigam a necessidade de preenchimento manuscrito de novos campos.
A decisão de não mais considerar os documentos com rasuras, ausência de padrão de preenchimento, anotações fora do local estipulado ou números ilegíveis para a comprovação da soma dos quantitativos para pagamentos auxilia na fiscalização dos
serviços, uma vez que reforça a implementação de padrão no preenchimento dos documentos.
RECOMENDAÇÃO
Recomenda-se que as ações para aprimoramento dos controles, descritas pela AHM, em sua manifestação, sejam, efetivamente, aplicadas de forma a garantir o aumento da confiabilidade nos documentos de Controle de Entrega de Água, permitindo melhorias na fiscalização por meio da padronização.
CONSTATAÇÃO 004 - Descumprimento do Decreto Municipal nº 44.279/2003 na Consulta a Preços de Referência.
Em consulta ao processo administrativo nº 6110.2016-0000380-4, foi verificada a realização de pesquisa de preços por meio de múltiplas consultas ao mercado, conforme documento nº 0166388, que serviria de base para a elaboração dos contratos emergenciais nºs 028/2016, 029/2016 e 030/2016, inclusos no referido processo. Entretanto, tais consultas ao mercado se mostraram infrutíferas, pois a maior parte das empresas deixou de respondê-las. Como alternativa, foram utilizadas como referência as consultas realizadas no início de 2015, conforme documentos nº 0191219 e nº 0191246.
Além da possibilidade de tais consultas estarem desatualizadas, devido ao decurso do tempo, a utilização de consultas ao mercado é apontada, pela legislação vigente à época, apenas como alternativa subsidiária, conforme Decreto Municipal nº 44.279/2003:
"Art. 4º A pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização de um dos seguintes parâmetros, preferencialmente de acordo com a seguinte ordem: I - bancos de dados de preços praticados no mercado; II - pesquisa publicada em mídia especializada, listas de instituições privadas renomadas na formação de preços, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso; III - bancos de dados de preços praticados no âmbito da Administração Pública; IV - contratações similares de outros entes públicos, em execução; ou V - múltiplas consultas diretas ao mercado”.
Como se pode visualizar, a consulta direta ao mercado está prevista no inciso V do Artigo 4º, devendo ser priorizadas as alternativas preconizadas nos incisos I a IV.
Apesar da Unidade ter apresentado declaração da tentativa de utilização dos outros métodos de Pesquisa de Preços, conforme documento nº 0191263, não foi possível comprovar, por meio da análise de documentos, a efetiva Pesquisa de Preços por outros meios diferentes da Múltipla Consulta ao Mercado.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Tratava-se de contratação direta por emergência, de modo que não havia tempo suficiente à ampliação dos métodos de levantamento de preços referenciais. Esgotaram-se as fontes de pesquisa após consulta feita, sem sucesso, a mais de 20 empresas que atuam no mercado. De qualquer modo, os preços contratados para o período emergencial encontram-se abaixo daqueles apurados como referência”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
Não houve manifestação da Unidade.
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
Não houve manifestação da Unidade.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A AHM informou que não havia tempo para ampliação dos métodos de levantamento de preços referenciais por se tratar de contratação direta por emergência. Adicionalmente, relatou que consultou mais de 20 empresas atuantes no mercado, sem, contudo, obter sucesso. Por fim, alegou que os preços contratados para o período emergencial se encontravam abaixo dos apurados como referência.
Reconhece-se o tempo exíguo devido à contratação ter sido emergencial; contudo, se questiona a escolha da Xxxxxxxxx em utilizar o método de múltiplas consultas ao mercado como a primeira opção, visto que, além desta ser a última opção prevista pela legislação (que sugere ordem de preferência), tende a ser, também, a mais morosa devido à necessidade de aguardar a resposta das empresas consultadas.
O método utilizado pela AHM ainda incide no risco de negativa de oferta de proposta pela empresa consultada, assim como ocorrido no caso em questão, no qual foram consultadas mais de 20 empresas sem que obtivesse resposta.
A utilização de pesquisa desatualizada, devido ao insucesso na consulta direta ao mercado, associada a não utilização dos métodos preconizados pela legislação, devido ao curto espaço de tempo disponível, indica falta de confiabilidade nos preços de referência obtidos e na sua consequente utilização como base de comparação para avaliação dos preços efetivamente contratados.
RECOMENDAÇÃO
Recomenda-se à Unidade que visando atendimento ao previsto no Decreto Municipal nº 44.279/2003 (atualizado pelo Decreto Municipal nº 56.818/2016), nas contratações vindouras, realize, primeiramente, consulta ao banco de preços de referência mantido pela Prefeitura. Na impossibilidade, devidamente justificada, de utilização da consulta a este banco de preços, recomenda-se a utilização, respeitando-se
a ordem de prioridade, dos métodos previstos nos incisos seguintes: pesquisa publicada por instituição renomada na formação de preços; bancos de preços praticados no âmbito da Administração Pública; contratações similares de entes públicos, em execução; e, finalmente, consultas diretas ao mercado.
CONSTATAÇÃO 005 - Pesquisa de Preços realizada com Menos de Três participantes.
Em consulta ao processo administrativo nº 2009-0.142.063-4 foi possível verificar a utilização de pesquisa de preço por múltiplas consultas ao mercado que serviram de embasamento aos primeiros aditamentos de preço, concedidos em 2014, dos Contratos nºs 006/2010, 007/2010 e 008/2010 (com a empresa Apetece/engloba o HMARS). As consultas ao mercado foram realizadas por meio de solicitação por e-mail a várias empresas atuantes no ramo de alimentação. Contudo, foi observado que a maioria dos e-mails não obteve resposta, ou recebeu resposta de declínio à solicitação, ou ainda apresentou retorno do servidor como endereço inexistente.
Dessa forma, a pesquisa de preço apresentou como comparativos menos de três propostas consideradas, o que vai de encontro ao entendimento do Tribunal de Contas da União - TCU que considera como mínimo a utilização de três propostas, conforme Acórdão TCU nº 127/2007 - Plenário (Sumário):
“Deve ser estabelecido procedimento padronizado de pesquisa de preços, em que seja exigido o mínimo de três propostas e completo detalhamento da proposta pelo fornecedor, em conformidade com o solicitado e deve haver vinculação entre o valor indicado na proposta e o efetivamente contratado”.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Conforme o evidenciado no documento nº 0191219 do processo eletrônico 61110.2016-0000380-4, houve efetivamente pesquisa de preços junto a três diferentes empresas e, na sequência, o quadro de negociação (documento nº 0191246 do referido processo eletrônico) demonstra o zelo da Autarquia Hospitalar Municipal ao negociar com as empresas, ao final contratadas, a redução dos valores propostos para o período emergencial”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
Não houve manifestação da Unidade.
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
Não houve manifestação da Unidade.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A AHM justificou, em sua manifestação, que realizou pesquisa de preços junto a três diferentes empresas, conforme documento nº 0191219 do processo eletrônico 6110.2016-0000380-4. Adicionalmente, menciona o zelo da Autarquia Hospitalar Municipal ao negociar a redução dos valores propostos com as empresas por meio do documento nº 0191246 do referido processo eletrônico.
Não se questiona o zelo da Unidade com relação à negociação de valores com as empresas para o período emergencial. No entanto, ressalta-se o fato de que a Pesquisa de Preços mencionada pela Autarquia Hospitalar Municipal para a contratação emergencial é diferente da verificada pela Equipe de Auditoria.
A pesquisa de preços realizada com menos de três participantes verificada pela Equipe de Auditoria é referente ao Processo Administrativo nº 2009-0.142.063-4 para os primeiros aditamentos do ano de 2014 dos Contratos nºs 006/2010, 007/2010 e 008/2010. Tal pesquisa de preços, por não possuir o mínimo de três participantes, conforme entendimento do Tribunal de Contas da União, não deveria ter sido utilizada como embasamento do preço de referência para os referidos aditamentos, pois não seria suficiente para representar o valor de mercado do serviço a ser executado.
Cumpre ressaltar que a redação atual do §3º do art. 4º do Decreto Municipal nº 44.279/2003 dispõe que: “Excepcionalmente, mediante justificativa, nas hipóteses dos incisos III e IV do § 1º deste artigo, será admitida a pesquisa com menos de três preços ou fornecedores”.
RECOMENDAÇÃO 1
Recomenda-se à Autarquia que, nas contratações e aditamentos vindouros, priorize as formas de pesquisa de preços preconizadas pelo Decreto nº 44.279/2003 (atualizado pelo Decreto nº 56.818/2016), abstendo-se de utilizar, diretamente, o método de múltiplas consultas ao mercado para pesquisas de preços e juntando comprovação de realização das pesquisas priorizadas/ motivação da sua não utilização, independentemente de êxito ao utilizar essas fontes.
RECOMENDAÇÃO 2
Em caso de necessidade da utilização de múltiplas consultas ao mercado, recomenda-se que, conforme definido na recomendação 1, seja comprovada e evidenciada tal necessidade e, especificamente, quando forem efetuadas consultas a menos de três participantes, deve haver a devida justificativa.
CONSTATAÇÃO 006 - Falta de Atualização quanto à estimativa dos Quantitativos Mensais no Termo de Referência.
Em comparativo realizado pela equipe de auditoria entre o anexo I (Projeto Básico) do Pregão Presencial nº 014/2010 (processo administrativo nº 2009-0.142.063- 4) e o anexo I (Termo de Referência) da contratação emergencial (processo administrativo nº 6110.2016-0000380-4) foi possível verificar que os quantitativos mensais estimados pelas unidades listadas na Tabela 10 abaixo não sofreram alterações, mesmo com um espaço temporal de seis anos entre os referidos instrumentos:
Hospitais com quantitativos estimados inalterados | |
Item 1 | Hospital Municipal Prof°. Dr. Alípio Corrêa Netto |
Hospital Municipal Tide Setubal | |
Hospital Municipal Prof°. Dr. Xxxxxxxxx xx Xxxxx | |
Item 2 | Hospital Municipal Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx |
Item 4 | Hospital Municipal e Maternidade Professor Xxxxx Xxxxx |
Item 5 | Hospital Municipal Dr. Carmino Caricchio |
Hospital Municipal Dr. Xxxxxxx Xxxxxxx de Gouvea | |
Hospital Municipal Dr. Xxxxxxxxx Xxxx | |
Tabela 10: Relação de hospitais com quantitativos inalterados
Foi verificado, no tocante aos itens da Dieta Enteral, que os quantitativos mensais entregues para o Hospital Municipal Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx (HMARS), em janeiro de 2016, chegaram a apresentar variações de até 922% em relação à estimativa realizada. Tal constatação indica defasagem dos valores estimados, conforme ilustra a Tabela 11 a seguir:
Dieta Enteral (Janeiro/2016) | |||
UNIDADES Alimentação | HMARS Total Mensal Estimado | HMARS Total Mensal Entregue | Diferença em relação ao estimado13 % |
Suplemento e fórmula enteral comum (L) | 500 | 759,74 | -52% |
Suplemento e fórmula enteral especial (L) | 400 | 70,42 | 82% |
Suplemento e fórmula enteral específica (L) | 50 | 156,67 | -213% |
Módulo espessante (G) | 1000 | 1339 | -34% |
Módulo fibras (G) | 4500 | 0 | 100% |
Módulo glutamina (G) | 400 | 0 | 100% |
Módulo carboidrato (G) | 400 | 0 | 100% |
Módulo simbiótico (G) | 500 | 5110 | -922% |
Módulo de proteína (G) | 3000 | 1680 | 44% |
Módulo de TCM (ML) | 500 | 156 | 69% |
Tabela 11: Comparativo de valores estimados e efetivamente entregues de janeiro/2016
A ausência de atualização dos quantitativos, além de ser um possível problema para o planejamento das unidades, pode ter causado distorções nas propostas realizadas pelos participantes da contratação emergencial, bem como pode causar distorções em futuras contratações, visto que serve de parâmetro para a composição do valor das propostas ofertadas pelas empresas, conforme art. 15, § 7º da lei nº 8.666/93:
“§ 7º Nas compras deverão ser observadas, ainda: (...) II – a definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas em função do consumo e utilização prováveis, cuja estimativa será obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas quantitativas de estimação”.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Conforme manifestações prestadas pela área técnica, ressaltamos que os Simbióticos em Terapia Nutricional são amplamente utilizados pois recuperam a microflora intestinal, aumentando consequentemente a absorção de nutrientes.
A indicação nos tratamentos de diarreias, obstipações (intercorrências muito comuns em pacientes com nutrição enteral) e preventivamente em pacientes com antibioticoterapia passaram a fazer parte de protocolos institucionais.
A Equipe de Terapia Nutricional do Hospital Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx prescreve habitualmente este composto desde o início de sua atuação na Unidade (2013-publicação no Diário Oficial), sendo que da média de 35 pacientes/dia com nutrição enteral aproximadamente 60% dos pacientes fazem uso de 6 a 12 g/dia.
13 Calculado pela fórmula: (Total Mensal Estimado – Total Mensal Entregue)/Total Mensal Estimado.
Desta forma, observando-se a linha de tendência do gráfico abaixo verifica-se o crescimento exponencial deste insumo, o que não poderia ser previsto quando do estabelecimento dos quantitativos em 2010”.
Série Histórica de Consumo de Simbiótico
6000 | |
5000 | |
4000 | |
3000 | 2013 |
2014 | |
2000 | 2015 |
1000 | 2016 |
0 |
Consumo
janeiro
fevereiro
março
abril
maio
junho
julho
agosto
setembro
outubro
novembro
dezembro
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
Não houve manifestação da Unidade.
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
Não houve manifestação da Unidade.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A Autarquia justificou que o Simbiótico em Terapia Nutricional, item que compõe o Módulo Simbiótico, cujo consumo apresentou variação de 922% em relação ao estimado, é amplamente utilizado e passou, inclusive, a fazer parte de protocolo institucionalizado de tratamento. Adicionalmente foi mencionado que a Equipe de Terapia Nutricional do Hospital Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx prescreve o composto desde o início de sua atuação na Unidade (em 2013). Foi apresentado, inclusive, gráfico da série histórica do consumo de Simbiótico visando demonstrar o crescimento exponencial do consumo do mesmo.
O gráfico enviado pela Unidade reforça a constatação da Equipe de Auditoria na medida em que ilustra a diferença do quantitativo ao final de 2015 em relação ao período inicial de 2010, de forma a comprovar a efetiva necessidade de atualização dos quantitativos em 2016, o que não foi realizado no Termo de Referência da Contratação Emergencial.
Tendo em vista a variação verificada pela Equipe de Auditoria entre o quantitativo estimado e o efetivamente utilizado, bem como a importância do item Simbiótico ressaltado pela Unidade, conjuntamente com os dados do gráfico apresentados na manifestação, é de se salientar a necessidade de atualização do Termo de Referência com relação à estimativa dos quantitativos necessários a prestação dos serviços.
O Termo de Referência desatualizado prejudica e distorce o valor das propostas ofertadas pelos licitantes, na medida em que estes se utilizam dos quantitativos do Termo para composição dos valores da proposta. Além disso, a empresa fornecedora do serviço é prejudicada com relação ao seu planejamento para o oferecimento dos serviços, o que pode vir a afetar a qualidade do mesmo.
RECOMENDAÇÃO
Conforme gráfico enviado pela AHM ressaltando a divergência entre as demandas de 2010 e 2016, recomenda-se a atualização dos quantitativos estimados de todos os itens e de todas as unidades hospitalares da Autarquia Hospitalar Municipal no Termo de Referência para a próxima contratação de serviços.
CONSTATAÇÃO 007 - Aditamento de Contrato com Empresa inscrita no CADIN indicando falta de padrão na condução de certames.
Em consulta realizada ao Termo Aditivo nº 001/2015 do processo administrativo nº 2009-0.142.063-4, foi verificada a prorrogação do Contrato nº 006/2010, com a empresa LBGS Grupos de Serviços LTDA, pelo prazo de dois meses. Contudo, foi verificado, pela própria Autarquia Hospitalar Municipal (AHM), em 22/01/2015, que a referida empresa se encontrava inscrita no CADIN (fls. 6912 e 6914), o que impossibilitaria tal prorrogação conforme cláusula 3.2 do contrato e item 12.2.2 do edital do Pregão Presencial nº 014/2010:
“A CONTRATADA obriga-se a manter, durante o prazo de execução contratual, no que for compatível com as obrigações por ela assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação que precedeu este ajuste, devendo, em caso contrário, comunicar imediatamente à CONTRATANTE e providenciar o retorno à condição anterior, sob pena de se considerar rescindido, nos termos do artigo 78, inciso XI, da Lei Federal nº. 8.666/93” (cláusula 3.2 do contrato nº 006/2010).
“A celebração de contrato entre adjudicatária e a Autarquia Hospitalar Municipal estará condicionada à comprovação da regularidade perante o Cadastro Informativo Municipal (CADIN)” (item 12.2.2 do edital do pregão presencial nº 014/2010).
A inscrição de empresa no CADIN Municipal ainda impede que esta realize contratação com a Administração Municipal, conforme art. 3º da Lei Municipal nº 14.094/2005:
“Art. 3º A existência de registro no CADIN MUNICIPAL impede os órgãos e entidades da Administração Municipal de realizarem os seguintes atos, com relação às pessoas físicas e jurídicas a que se refere: I - celebração de convênios, acordos, ajustes ou contratos que envolvam o desembolso, a qualquer título, de recursos financeiros; (...)”
Ou seja, não há comprovação da regularidade da empresa, junto ao CADIN, no período de janeiro a abril de 2015, quando, efetivamente, ocorreu a celebração do primeiro termo aditivo do ajuste sob exame (março de 2015).
Cabe ressaltar ainda que, anteriormente e em situação semelhante, foi possível verificar que houve preocupação da Assessoria Jurídica da AHM em cogitar realização de novo processo licitatório visto a inscrição da empresa SP Alimentação e Serviços LTDA no CADIN, conforme fls. 4038 e 4153. O mesmo não foi possível verificar no processo consultado em relação à situação da empresa LBGS Grupos de Serviços LTDA, o que representa tratamento desigual para situações análogas.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Em janeiro de 2015, a empresa LBGS GRUPOS DE SERVIÇOS LTDA., previamente ao aditamento formalizado pelo termo nº 001 datado de 1º de março daquele ano, declarou não ter pendências perante o erário municipal (fls. 6870 dos autos do processo nº 2009-0.142.063-4), o que efetivamente fora constatado posteriormente em consulta de abril de 2015 (fls. 7132 dos mesmos autos)”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
Não houve manifestação da Unidade.
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
Não houve manifestação da Unidade.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A Entidade justificou que a empresa LBGS GRUPOS DE SERVIÇOS LTDA. declarou não ter pendências perante o erário municipal em janeiro de 2015. Adicionalmente, mencionou ter constatado, por meio de em consulta realizada em abril de 2015, que a empresa não possuía pendências no CADIN.
Entende-se ser inconsistente a declaração, apresentada pela LBGS, quanto à inexistência de pendência perante o erário municipal, tendo em vista que, consulta
realizada pela própria AHM, em janeiro de 2015 junto ao CADIN, indiciou a inscrição da empresa no cadastro no mesmo mês da referida declaração.
A segunda consulta efetuada pela Autarquia, ocorrida em abril de 2015, se deu após a efetiva celebração do Termo Aditivo nº 001/2015 (março de 2015), ou seja, comprova que a empresa não estava inscrita no cadastro posteriormente à celebração do termo e não no momento da realização deste, conforme preconiza o art. 3º da Lei Municipal nº 14.094/2005 mencionado anteriormente.
Sendo assim, entende-se restar configurada fragilidade na atuação da AHM por não comprovar a regularidade da contratada, junto ao CADIN, no momento da celebração de termo aditivo, bem como inconsistência na sua forma de conduta.
RECOMENDAÇÃO 1
No tocante ao Contrato nº 006/2010, recomenda-se à Autarquia Hospitalar Municipal, com base no art. 3º da Lei Municipal nº 14.094/2005, item 12.2.2 do edital do Pregão Presencial nº 014/2010 e cláusula 3.2 do ajuste citado, que eventuais próximos aditamentos somente sejam celebrados após comprovação da situação regular da empresa mediante consulta ao CADIN.
No caso da empresa analisada constar no cadastro do CADIN, recomenda-se que a prorrogação dos serviços somente seja realizada após a comprovação da regularização da sua situação no CADIN. Caso não seja possível a regularização quanto à situação da empresa no CADIN, recomenda-se à AHM que proceda à organização de novo certame.
CONSTATAÇÃO 008 - Fragilidade no controle quantitativo da alimentação fornecida aos acompanhantes legalmente instituídos.
Em visita realizada pela equipe de auditoria em 12 de julho de 2016 ao Hospital Municipal Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx foi possível verificar o funcionamento do processo de fornecimento de alimentação aos acompanhantes legalmente instituídos, através do qual, identificaram-se as possíveis fragilidades elencadas a seguir:
8.1. Fragilidade no Controle de Refeições servidas a Acompanhantes.
Por meio de inspeção “in loco” junto ao HMARS, verificou-se que o controle quantitativo da alimentação fornecida aos acompanhantes, dos pacientes, legalmente instituídos era realizado por meio da contagem manual de um “ticket” (papel impresso) entregue ao acompanhante pela recepção do hospital de acordo com as refeições por ele requisitadas.
Também foi constatado que não era realizado qualquer tipo de conferência específica quando da entrega do ticket, pelo acompanhante, ao hospital para o fornecimento da alimentação.
Entende-se que, considerando ser o ticket de fácil reprodução e a forma como o HMARS procede na distribuição de refeições aos acompanhantes de pacientes, pode haver fragilidade nos controles com comprometimento quanto à qualidade da informação que embasa a definição dos quantitativos servidos e, consequentemente, quanto à consistência dos valores pagos à contratada.
8.2. Inexistência de Lista com Relação de Acompanhantes para Controle do Recebimento dos Tickets.
Inspeção física junto às dependências do Hospital permitiu apurar a ausência de listagem com a relação dos acompanhantes que receberam, diariamente, da Recepção do HMARS, os tickets de alimentação.
Entende-se que a falta do documento citado pode dificultar a conferência, por parte do Hospital/AHM, se a pessoa que está entregando o ticket e recebendo a alimentação é a que, efetivamente, tem o direito a refeição.
8.3. Falta de Informação ao Setor Responsável pela Entrega dos Tickets.
Por meio de inspeção física e entrevistas com funcionários do Hospital, constatou-se que a Recepção, setor responsável pela entrega dos tickets aos acompanhantes, vem entregando tickets para mais de um acompanhante de crianças.
Segundo previsão contratual, apenas um acompanhante de criança internada em área infantil (geralmente pai ou mãe) tem direito à alimentação fornecida pelo Hospital.
Entende-se que o fato pode representar fragilidade nos controles do Hospital e descumprimento de cláusula contratual, aumentando indevidamente a quantidade de refeições servidas e, consequentemente, os valores dispendidos pela AHM com o contrato sob exame.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou com relação aos subitens 8.1. ao 8.3:
“Em razão do tema relacionado, os itens referente ao item 8, subitens 8.1 ao 8.3 foram abordados em um tema só, conforme manifestação da área técnica hospitalar.
Cumpre informar que o plano de ação elaborado pela unidade hospitalar foi implementado em 15/07/2016. O controle da recepção que era realizado não através de uma listagem (impresso abaixo), foi modificado.
A distribuição dos vales padronizados pela AHM, agora é realizada no SND. Passo a passo do processo implementado está descrito no quadro abaixo, com registro fotográfico da listagem adotada.
Desde junho 2015 o Setor Recepção da unidade iniciou o fornecimento de vales aos acompanhantes, pois o fluxo de entrada destes usuários inicia-se neste setor que possui acesso as informações dos pacientes, tais como: nome, registro hospitalar e
acompanhante além de realizar a identificação do mesmo (fornecimento de crachá de acompanhante).
Anteriormente os vales eram distribuídos no SND o qual não tinha condições de identificar com precisão quais eram os acompanhantes legalmente instituídos (acompanhantes de pacientes menores de 18 anos e maiores de 60 anos), que se confundiam em alguns momentos com visitantes.
No momento em que a recepção assumiu a distribuição de vales o setor assumiu também a entrega de filipeta de orientação de horário de refeições a este grupo de usuários e do controle desta distribuição.
Os dados de número de refeição eram controlados através do quantitativo de vales recebidos (carimbados e datados).
O setor controlava a entrega dos vales por impresso (abaixo), porém este registro não era elaborado no formato de listagem.
Em junho de 2016 a AHM padronizou os vales a serem entregues em todos os hospitais (confeccionados pela Reprografia Central) e em 01/07/2016 foi iniciada sua distribuição”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS E PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
“Distribuição de Vales-refeição a Acompanhantes“
O que fazer? | Porque fazer? | Como fazer? | Onde? | Quem? | Quando? |
Modificar | Correção de | Alteração do local de distribuição do vale para o | Entrada do | Agentes | Início em |
processo de | possíveis | Serviço de Nutrição e Dietética; | refeitório | públicos do | 15/07/2016 |
distribuição e | fragilidades | Elaboração de listagem com nome e registro de | SND. | ||
controle de | existentes no | pacientes com direito a acompanhantes | |||
vales destinados | controle | legalmente instituídos (baseado no sistema GH); | |||
aos | quantitativo de | Distribuição próxima ao horário de refeição; | |||
acompanhantes | alimentação | Coleta de assinatura do acompanhante habilitado; | |||
fornecida a | Entrega de novo modelo de orientação ao | ||||
acompanhantes | acompanhante. |
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
Item 8.1
Em sua manifestação quanto ao item 8.1, a AHM justificou que a entrega dos tickets (vales), no hospital, era realizada por meio do Serviço de Nutrição e Dietética - SND, o qual não possuía condições de identificar, precisamente, quem eram os acompanhantes legalmente instituídos, possibilitando confundi-los com os visitantes.
Adicionalmente, foi informado que, a partir de junho 2015, houve alteração do setor responsável pela distribuição destes tickets, função que foi incumbida ao Setor de Recepção do Hospital, a qual possui acesso às informações dos pacientes e dos acompanhantes. Por fim, foi informado que houve nova alteração do setor responsável por esta distribuição, que retornou para o SND, bem como que este setor passou a ter acesso às informações do sistema GH, o que permitiria conhecimento das informações dos pacientes e de seus acompanhantes.
A Autarquia ainda informou que os tickets são padronizados e que passou a realizar a entrega dos mesmos em horário próximo ao das refeições, bem como que passou a exigir, dos acompanhantes, assinatura no momento da entrega do ticket como condição para o fornecimento da refeição. Além disso, foi informado que o hospital passou a entregar novo modelo de orientação ao acompanhante.
O ticket padronizado pela AHM sugere fragilidade de controle, pois é emitido em papel e é de fácil reprodução, não apresentando qualquer sinal distintivo que dificulte sua replicação por máquina reprográfica. Contudo, a providência definida pela Autarquia em fornecer o ticket somente em horário próximo ao da efetiva refeição colabora em mitigar tal problema.
A exigência de assinatura dos acompanhantes no momento de entrega do ticket para o fornecimento da refeição, conforme Plano de Providências da Entidade, fortalece os controles na medida em que permite, ao hospital, conferir se a pessoa que recebeu o ticket é a mesma que o está entregando e, consequentemente, recebendo a refeição.
Item 8.2
A AHM informou que o controle realizado pelo Setor Recepção do hospital não apresentava listagem, mas possuía registro por meio de um Termo de Retirada de Vale, o que consistia em uma ficha individual impressa, conforme imagem encaminhada em anexo à manifestação sob exame.
O controle por Termo de Retirada de Vale, contudo, se mostra frágil e de difícil aplicação prática na medida em que depende da organização manual das fichas em ordem alfabética para conferência, bem como da qualidade da grafia de quem preenche o documento.
O Plano de Providências apresentado indica que a AHM pretende elaborar listagem com nome e registro de pacientes com direito a acompanhantes legalmente instituídos, medida que sugere fortalecimentos dos controles internos.
Item 8.3
A Autarquia informa que o controle da entrega dos tickets passou do Setor Recepção do hospital para o SND.
A simples alteração do setor responsável pela entrega dos tickets, contudo, não é suficiente para garantir que não haja falta de informação ao responsável pela distribuição.
RECOMENDAÇÃO 1
Considerando as falhas apontadas no Item 8.1 e o Plano de Providências apresentado, recomenda-se, adicionalmente às ações já previstas, que os tickets padronizados pela AHM apresentem, no mínimo, especificações que o tornem confiáveis e de difícil reprodução e, posteriormente, seria preferível que este processo ocorresse de forma informatizada.
RECOMENDAÇÃO 2
Recomenda-se à AHM que elabore estudos para, oportunamente, planejar e implementar sistema informatizado para controle da entrega dos tickets.
RECOMENDAÇÃO 3
Considerando as impropriedades elencadas no Item 8.2 e o Plano de Providências apresentado pela Xxxxxxxxx, recomenda-se que a listagem mencionada (com nome e registro de pacientes com direito a acompanhantes legalmente instituídos) seja efetivamente implementada.
RECOMENDAÇÃO 4
Tendo em vista as fragilidades identificadas no Item 8.3, recomenda-se à AHM que ofereça esclarecimentos/informações aos funcionários do SND, setor que efetivamente realiza a entrega dos tickets conforme Plano de Providências supramencionado, com relação às condições/requisitos necessários para que a alimentação seja fornecida aos acompanhantes.
CONSTATAÇÃO 009 - Inadequações no funcionamento da Cozinha do Hospital.
Em inspeção realizada à cozinha do Hospital Municipal Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx no dia 12 de julho de 2016, foi possível verificar que as lixeiras utilizadas para descarte de restos orgânicos oriundos da higienização dos utensílios de cozinha estavam localizadas próximo ao local em que são mantidos os utensílios já limpos (conforme Foto 3). Tal situação pode acarretar riscos de contaminação prejudiciais à saúde e vai de encontro ao previsto no item 21.20 do anexo I (Termo de Referência) da contratação emergencial do processo administrativo nº 6110.2016-0000380-4:
“Remover para locais apropriados e/ou indicados pela AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL os resíduos ou sobras de mercadorias, materiais, alimentos e outros da cozinha, devidamente embalado de acordo com os padrões da ABNT e as resoluções 216, 1210 e 275 da ANVISA, como também efetuar o recolhimento das bandejas com resíduos alimentares dos pacientes utilizando equipamento fechado”.
Também foi verificado o armazenamento de alimentos prontos para consumo, de diferentes gêneros e dietas, em um mesmo recipiente (conforme Foto 4). Foi informado que tais alimentos consistiam em reserva para o caso de algum paciente ou funcionário que requisitasse a alimentação fora de horário regular. Contudo, o armazenamento em um mesmo recipiente de alimentos de diferentes gêneros ou dietas pode resultar a contaminação cruzada, conforme previsto no item 10.3 do Anexo I (Termo de Referência) da contratação emergencial do processo administrativo nº 6110.2016- 0000380-4:
“Atentar para que não ocorra a contaminação cruzada entre os vários gêneros de alimentos durante a manipulação, no pré-preparo e preparo final”.
Foto 3: Lixeiras ao lado de utensílios limpos | Foto 4: Carne moída de diferentes dietas em mesmo recipiente |
Cumpre ressaltar também que o item 11.1 do Projeto Básico, Anexo I do Edital
– Higienização do pessoal estabelece que o funcionário da empresa deve usar luvas descartáveis sempre que for manipular ou trocar de função/atividade, bem como não dispensar a lavagem frequente das mãos, devendo as luvas serem descartadas ao final do procedimento. Entretanto, ao visitar a cozinha do Hospital no dia 12 de julho de 2016, a equipe de auditoria constatou que os funcionários não faziam o uso das luvas conforme necessário, o que poderia causar prejuízo na higienização dos alimentos de uma forma geral.
As fotos a seguir foram tiradas no mesmo dia da visita (12/07/2016) e demonstram casos de funcionários atuando, na cozinha, em desacordo com os preceitos acima explanados:
Foto 5: Ausência de luvas | Foto 6: Ausência de luvas | Foto 7: Ausência de luvas |
Sendo assim, entende-se que as possíveis inadequações relatadas, quais sejam, o comprometimento da higiene de utensílios de cozinha; o risco de contaminação cruzada entre diferentes gêneros de alimentos e a não utilização de luvas na manipulação de alimentos, podem comprometer a qualidade dos serviços prestados à população e à equipe do Hospital, além de sugerirem descumprimento de cláusulas editalícias/contratuais.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Em relação às inadequações verificadas no dia 12 de julho de 2016 constatamos que foram falhas pontuais. A supervisora que acompanhou a visita estava na unidade somente há 2 (dois) dias e desconhecia alguns procedimentos da unidade, os colaboradores envolvidos nas ocorrências foram devidamente treinados.
Foram tomadas as seguintes providências:
1) Lixeiras de descarte de restos orgânicos próximo ao local em que são mantidos os utensílios já limpos: realizamos a alteração do local das lixeiras, as mesmas foram colocadas em outro local da área de forma que não oferece risco de contaminação, atendendo o Item 21.20 do Anexo I (Termo de Referência) da contratação emergencial do processo administrativo n°6110.2016-0000380-4. (Foto 1)
2) Armazenamento de alimentos em um mesmo recipiente: os mesmos foram descartados, identificamos que o armazenamento concomitante dos alimentos foi uma falha pontual no dia da visita, pois o armazenamento dos alimentos disponíveis para a dieta de paciente e dieta dos funcionários, atendendo o Item 10.3 do Anexo I (Termo de Referência) da contratação emergencial do processo administrativo n° 6110.2016- 0000. (Foto 2)
3) Uso de luva para corte de carne e descartável para distribuição: os colaboradores envolvidos foram devidamente treinados sobre os procedimentos correto, a empresa disponibiliza para os mesmos as luvas necessárias para a execução
segura dos procedimentos de corte, pois para a manipulação de carnes e/ou alimentos que irão sofrer processo de cocção a luva que deve ser utilizada é a de malha de aço, e na distribuição de alimentos, a falha identificada: falta de uso de luva descartável para a distribuição de refeições, foi pontual e as devidas correções foram realizadas, atendendo o Item 10.3 do Anexo I (Termo de Referência) da contratação emergencial do processo administrativo n° 6110.2016-0000. (Foto 3).
Ademais, a Portaria 2619/11 - SMS – Publicada em DOC 06/12/2011, que regulamenta as Boas Práticas e Controle de condições sanitárias e técnicas das atividades relacionadas à importação, exportação, extração, produção, manipulação, beneficiamento, acondicionamento, transporte, armazenamento, distribuição, embalagem e reembalagem, fracionamento, comercialização e uso de alimentos – incluindo águas minerais, águas de fontes e bebidas – aditivos e embalagens para alimentos, no item 7.8 pode ser realizada com utensílio previamente higienizado OU com luvas descartáveis, na unidade realizamos a higienização dos utensílios, os mesmos passam por higienização manual com detergente próprio, além de serem higienizados em máquina de lavar louça, que atende o item 4.8 da portaria citada acima”.
“7.8. A manipulação dos alimentos prontos para o consumo, que sofreram tratamento térmico ou que não serão submetidos a tratamento térmico, e de frutas, verduras e legumes já higienizados, deve ser realizada com o uso de utensílios previamente higienizados ou com luvas descartáveis, utilizados de forma a evitar a contaminação cruzada.”
“4.8. A lavagem de utensílios em máquinas de lavar louça deve ser efetuada de forma a garantir que sejam atingidas as seguintes temperaturas: I. Durante a lavagem: 55ºC a 65ºC; II. Durante o enxágue: 80ºC a 90ºC.”
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
Abordado na Manifestação da Unidade.
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
Abordado na Manifestação da Unidade.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
Foram analisadas as justificativas supra e as fotografias encaminhadas em anexo à manifestação. A Autarquia informa que as falhas apontadas são pontuais e que a supervisora que acompanhou a visita estava apenas há dois dias em atividade e desconhecia alguns procedimentos, bem como que as devidas providências foram tomadas para a correção dos apontamentos e que os colaboradores foram devidamente treinados.
Não obstante a correção das falhas apontadas e a alegação da devida higienização dos instrumentos de cozinha utilizados no hospital (no que se referia a não utilização das luvas), os contratos em análise trazem cláusulas de penalidades com multas progressivas, nas quais, uma das hipóteses previstas, é justamente a inexecução
parcial de qualquer obrigação, conforme disciplina o item 6.1 da Cláusula Sexta – Penalidades, alínea b.2, que assim preceitua:
“multa de 10% (dez por cento) sobre o valor mensal faturado do contrato, por unidade de saúde, no caso de inexecução parcial de qualquer obrigação”.
Sendo assim, entende-se que a inobservância, pela contratada, das obrigações trazidas no contrato ou no Anexo I do edital de licitação, não obstante permitir correções, após atuação e apontamentos tempestivos do controle interno (própria unidade hospitalar ou mesmo a CGM), pode configurar inexecução e ensejar aplicação de sanções à contratada.
RECOMENDAÇÃO
Tendo em vista as elucidações anteriores, recomenda-se à unidade hospitalar que, ao fiscalizar a prestação do serviço, nos termos do contrato firmado com a AHM, além de determinar a correção de falhas relacionadas às inadequações citadas, bem como outras que possam vir a ocorrer, cumpra com o estabelecido na Cláusula Sexta – Penalidades, do termo de contrato, garantidos, em todos os casos, o direito ao contraditório e à ampla defesa.
CONSTATAÇÃO 010 - Insuficiência nos Controles para Avaliação do Acordo de Nível de Serviços - SLA.
O anexo I do Termo de Referência da contratação emergencial (processo administrativo nº 6110.2016-0000380-4) instituiu avaliação dos serviços prestados por Acordo de Nível de Serviço (Service Level Agreement - SLA). O SLA consiste em uma ferramenta de avaliação de efetividade do serviço prestado por meio do qual são atribuídas notas (de 0 a 3) pelo fiscal do contrato a três grupos de atividades: desempenho profissional, desempenho das atividades e gerenciamento. O pagamento é efetuado de acordo com a faixa de pontuação14 que a avaliada se enquadra a partir das notas recebidas.
Em visita realizada no dia 21 de julho de 2016 ao Hospital Municipal Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx, foi informado que grande parte da aplicação dos controles realizados para avaliação do Acordo de Nível de Serviço é feita por amostragem e com frequência mensal por meio da aplicação de “check lists”.
Apesar da avaliação por SLA ter periodicidade mensal, sua elaboração de forma efetiva depende de controles que devem ser executados com frequência mínima semanal, conforme item 23 do anexo I (Termo de Referência) da contratação emergencial do processo administrativo nº 6110.2016-0000380-4:
14 Faixa A (nota final entre 2,6 a 3) – porcentagem de pagamento de 100%; Faixa B (nota final entre 2,1 a 2,5) – porcentagem de pagamento de 90%; Faixa C (nota final entre 1,1 a 2) – porcentagem de pagamento de 80%; Faixa D (nota final entre 0 a 1) – porcentagem de pagamento de 70%.
“Os serviços serão avaliados em conformidade com o Acordo de Nível de Serviços (Service Level Agreement - SLA), conforme anexo ao Termo de Referência.
Semanalmente será preenchida, pelo fiscal do contrato, ficha de avaliação, na presença do funcionário da empresa, conforme anexo desse instrumento, que comporá o conjunto de documentos-base para avaliação do acordo de nível de serviço, ferramenta definidora do valor mensal do repasse ao prestador”.
Foi encontrado pela equipe de auditoria, na mesma data (21/07/2016), “check list” assinado e carimbado pelo fiscal do contrato a priori (Foto 8), ou seja, antes de sua efetiva aplicação. Tal evidência sugere utilização apenas formal do instrumento de controle, devido a não averiguação do conteúdo deste documento pelo próprio fiscal do contrato, corroborando com uma possível baixa efetividade na forma de execução do SLA.
Foto 8: “Check list” assinado e carimbado a priori
Dessa forma, entende-se restar configurado descumprimento à regra editalícia supracitada com consequente fragilização dos controles sobre a qualidade dos serviços prestados através do Contrato Emergencial nº 028/2016.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“Houve um equívoco na unidade, pois mostramos as ferramentas utilizadas no serviço para padronização de processos (instruções de trabalho), indicadores e check- lists (modelos), todos estes estavam assinados pelo Gestor do contrato que não aplica
estas listas de verificação, por ser esta uma atividade dos nutricionistas fiscais do contrato.
Apresentamos aos auditores o novo modelo de check-list padronizado para utilização em todas as unidades hospitalares, e aplicado no mês de junho, contudo o auditor referiu não precisar da cópia do mesmo.
Todos os passos do SLA são cumpridos pela equipe técnica”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
• “Identificar como modelo antigo o impresso verificado na auditoria;
• Realinhar os horários de atuação dos nutricionistas com o objetivo de aumentar o período de fiscalização na unidade;
• Reinvindicar junto a AHM a adequação do quadro técnico de nutricionistas com a finalidade de cumprimento”
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
“IMEDIATO”.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A AHM relata que houve equívoco na apresentação de documento à equipe de auditoria, pois, foi apresentado modelo de documento de padronização de processos. Mencionou ainda que foi apresentado novo modelo de check list padronizado para utilização em todas as unidades hospitalares. Adicionalmente, afirmou que todos os passos do SLA são cumpridos pela equipe técnica.
Inicialmente, cabe mencionar que não se questiona a execução de todos os passos do SLA pela equipe técnica. Questiona-se, contudo, a frequência de aplicação dos instrumentos necessários a sua efetiva utilização. Dessa forma, não houve a solicitação do modelo de check list padronizado, pois, não se entraria no mérito da informação a ser verificada pelo modelo.
Em relação à frequência de aplicação dos instrumentos necessários à avaliação por SLA, foi verificado no Adendo IV do Anexo I do Termo de Referência da Contratação Emergencial (processo eletrônico nº 6110.2016-0000380-4) que o avaliador deverá considerar aproximadamente 60 aspectos divididos em três grupos de acordo com o tema. Muitos desses aspectos demandam conferência em periodicidade,
minimamente, semanal, o que implicaria, ao avaliador, se planejar, com frequência mensal, para a construção do SLA com um total de 240 itens. Todavia, cumpre ressaltar que o hospital conta com um efetivo de somente quatro servidores atuando no SND, sendo que apenas dois são nutricionistas.
O Plano de Providências apresentado prevê o realinhamento dos horários de atuação dos nutricionistas, a fim de aumentar o período de fiscalização no hospital, bem como a reinvindicação, junto à AHM, de adequação do seu quadro técnico de nutricionistas. Tais ações são condizentes com a necessidade de aumento da frequência de aplicação dos instrumentos necessários à avaliação por SLA.
RECOMENDAÇÃO
Considerando o Plano de Providências apresentado, recomenda-se à Autarquia que aumente a frequência de aplicação dos controles necessários à execução da Avaliação por SLA.
CONSTATAÇÃO 011 - Ausência do Edital Definitivo do Pregão Presencial nº 014/2010 no site e-negócios.
Em consulta realizada ao site xxxx://x-xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx.xxx.xx não foi possível encontrar o edital definitivo do Pregão Presencial nº 014/2010, constando somente o edital prévio utilizado na consulta pública que contém informações divergentes se comparado ao efetivamente utilizado pelo pregão realizado. Tal fato pode prejudicar a transparência almejada pela Administração Pública com relação ao cumprimento do princípio da publicidade explicitado no art. 37 da Constituição Federal de 1988 e art. 3º da Lei n º 8.666/1993:
“Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)” (art. 37 da Constituição Federal).
“Art. 3o A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a administração e a promoção do desenvolvimento nacional sustentável e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos” (art. 3º da Lei 8.666/93).
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“O edital do pregão em foco foi amplamente divulgado, tanto no site específico como no Diário Oficial do Município (16/01/2010 – pág. 90, 19/01/2010 – pág. 57, 20/01/2010 – pág. 83) e em jornais de grande circulação (Diário de São Paulo – 19/01/2010 – pág. 15).
Uma vez publicado, houve apresentação de vários pedidos de esclarecimentos sobre previsões contidas no ato convocatório, as quais levaram a novas e sucessivas publicações de retificações (DOC – 22/01/2010 – pag. 130, Diário de São Paulo – 22/01/2010 – pág. 19, DOC 28/01/2010 – pág. 73, Diário de São Paulo – 28/01/2010 – pág. 06).
Decerto não existiu qualquer falha capaz de ter gerado prejuízo ao princípio da publicidade, tanto que se registrou a participação de sete empresas no certame.
Destaca-se que atualmente, a Autarquia Hospitalar Municipal realiza apenas pregões eletrônicos com estrita observância da divulgação dos respectivos editais”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
Não houve manifestação da Unidade.
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
Não houve manifestação da Unidade.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A Entidade justificou que o edital do pregão em questão foi amplamente divulgado tanto no site específico, quanto no Diário Oficial do Município - DOC e em jornal de grande circulação. Mencionou ainda que não existiu qualquer falha capaz de ter gerado prejuízo ao Princípio da Publicidade devido à participação de sete empresas no certame.
Não se questiona a divulgação do edital por meio do DOC ou de jornal de grande circulação, mas sim a ausência de divulgação da versão definitiva do Edital, que efetivamente embasou o Pregão Presencial nº 014/2010, no site e-negócios, conforme previsto no item 4.2 do próprio Edital do referido pregão:
“O Caderno de Licitação também poderá ser obtido via internet, no site da Prefeitura do Município de São Paulo: xxxx://x-xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx.xxx.xx”.
A versão do Edital que se encontra no site e-negócios não corresponde à versão definitiva que efetivamente embasou o pregão presencial, pois, se trata da utilizada em consulta pública que antecedeu o referido pregão. Tal versão apresenta informações díspares com relação ao edital definitivo o que possibilita acesso a informações incorretas em relação ao certame realizado.
Independentemente do número de empresas participantes no certame, o Princípio da Publicidade resta parcialmente prejudicado, pois depende também da qualidade da informação disponível sobre o certame para consulta posterior.
RECOMENDAÇÃO 1
Conforme previsto no próprio edital do Pregão Presencial nº 014/2010, em seu item 4.2, recomenda-se que a Unidade insira, tempestivamente, a versão definitiva do edital no site e-negócios.
RECOMENDAÇÃO 2
Recomenda-se que, visando ao atendimento do principio da publicidade, a AHM passe a inserir a versão atualizada dos editais no site após cada publicação de suas alterações.
CONSTATAÇÃO 012 – Falhas com relação aos documentos juntados aos Processos de Pagamento.
Por meio de exame dos processos de pagamento efetuados pela prestação do serviço de alimentação e nutrição hospitalar foram verificadas possíveis falhas quanto aos documentos relacionados aos processos, conforme descritas a seguir:
12.1. Falta de Apresentação dos Quantitativos Estimados no Formulário de Controle.
Verificou-se que os pagamentos à empresa contratada são embasados em tabela (que compõe os processos de pagamento) a qual registra o quantitativo mensal entregue (“quantidade mensal apontada pela unidade”) enviada pelo Hospital Municipal Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx para a AHM.
Nesta mesma tabela há o campo de “quantidade estimada mensal” que, caso devidamente preenchido, permitiria a comparação do quantitativo efetivamente entregue com o inicialmente estimado. Tal campo; contudo, não se encontra preenchido, o que impede a comparação e dificulta a realização de qualquer atividade de controle, conforme consta do processo de pagamento 2015-0.288.586-3 (fls. 14 e 15):
Quadro 4: Comparativo estimado x apontado | Quadro 5: Comparativo estimado x apontado |
Cabe ressaltar que tabela semelhante é enviada pela Unidade de Pronto Atendimento do Hospital Municipal da Vila Santa Catarina, sendo constatado que é preenchida de forma completa, conforme processo de pagamento 2015-0.288.586-3 (fl. 20):
Quadro 6: Comparativo estimado x apontado (preenchido)
Sendo assim, entende-se que a ausência de informação supracitada caracteriza possível falta de padrão na gestão de contratos desempenhada pela AHM, bem como
dificulta a avaliação contratual por não permitir o cotejamento entre as quantidades previstas e as efetivamente consumidas.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“A equipe da unidade que atua no SND não é a mesma do início do contrato em 2010, mantivemos o padrão de preenchimento de formulário da equipe anterior.
Todavia, informamos que será implementado o preenchimento a partir do Atestado de Medição do mês de agosto/2016”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
Implementação do preenchimento.
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
A partir do Atestado de Medição do mês de agosto/2016.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
A AHM informou que a equipe que, atualmente, atua no SND é diferente da que atuava no início do contrato em 2010, de forma que houve, apenas, a manutenção do padrão de preenchimento de formulário da equipe anterior. Adicionalmente, foi afirmado que será implementado o preenchimento solicitado a partir do Atestado de Medição de agosto/2016.
A providência informada, de implementar o preenchimento solicitado a partir do Atestado de Medição de agosto de 2016, é medida que pode mitigar as fragilidades apontadas pela equipe de auditoria.
RECOMENDAÇÃO
Considerando a providência informada, recomenda-se à Autarquia, que seja realizado o preenchimento integral do formulário citado de forma a permitir maior eficiência na avaliação contratual e uniformização do padrão das informações dos processos de pagamento das unidades hospitalares.
12.2. Ausência de Relação de Quantitativos Diários das refeições fornecidas.
Não foi encontrada, mediante exame dos processos de pagamento da empresa Apetece Sistema de Alimentação S/A, a relação de quantitativos diários inerentes às refeições fornecidas no Hospital Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx. Tal ausência de informação pode comprometer a eficácia dos controles do Hospital e da AHM sobre a execução contratual e, consequentemente, a consistência dos valores pagos à empresa.
No entanto, foi constatado que a Unidade de Pronto Atendimento - UPA de Campo Limpo, também abrangida pelo objeto (Item 3) do Pregão Presencial nº
014/2010, envia tal documento conforme consta no processo de pagamento nº 2015- 0.332.983-2, fl. 49:
Quadro 7: Relação de quantitativos diários (UPA Campo Limpo)
Entende-se que o fato sugere falta de padronização no acompanhamento sobre a execução contratual, bem como dificulta a aplicação de instrumentos de controle sobre os mesmos, prejudicando a transparência almejada em relação aos contratos realizados pela Administração Pública.
MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE: No Ofício nº 619/2016-AHM/SUP.G a Autarquia Hospitalar Municipal assim se manifestou:
“O formulário de quantitativos diários é realizado regularmente, contudo não era incorporado ao atestado de medição permanecendo arquivado na unidade”.
PLANO DE PROVIDÊNCIAS
“Incorporação à medição do formulário solicitado”.
PRAZO DE IMPLEMENTAÇÃO
“Agosto/2016”.
ANÁLISE DA EQUIPE DE AUDITORIA
Foram analisados os documentos encaminhados em anexo à manifestação supra, sendo informado, pela Autarquia, que, não obstante o formulário de quantitativos diários estar sendo realizado regularmente, não estava sendo incorporado ao Atestado de Medição, permanecendo arquivado.
Adicionalmente, a AHM informou que efetuará a incorporação do formulário à medição, conforme solicitado, bem como forneceu acervo de imagens para demonstrar a existência do formulário de quantitativos diários.
O Plano de Providências apresentado, o qual demonstra a intenção da Xxxxxxxxx em incorporar o formulário à medição que compõe o processo, é condizente com o entendimento da equipe de auditoria, pois, permitirá a aplicação de controles mais eficientes sobre os processos de pagamento e corroborará com a transparência almejada em relação aos contratos realizados pela Administração Pública.
RECOMENDAÇÃO
Considerando o Plano de Providências apresentado pela AHM, recomenda-se que o formulário de quantitativos diários seja efetivamente incorporado aos Processos de Pagamento com o objetivo de melhorar a transparência dos contratos realizados pela Administração Pública.
XXXXX XX – ESCOPO E METODOLOGIA
Trabalho realizado de acordo com as normas brasileiras de auditoria, abrangendo:
• Planejamento dos trabalhos, considerando a relevância dos saldos e os controles internos da empresa;
• Consulta no Sistema de Orçamento e Finanças da PMSP – SOF;
• Visita ao Hospital Municipal Dr. Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx e à Autarquia Hospitalar Municipal para inspeção física e análise de documentos;
• Solicitação de processos e documentos;
• Circularização de informações;
• Conferência de cálculos e confronto de valores; e
• Entrevista com os responsáveis pela área auditada.