Oficina: Gestão e Fiscalização de Contratos
FÓRUM DE GESTORES E FISCAIS DE CONTRATOS
Oficina: Gestão e Fiscalização de Contratos
- Atribuição dos Gestores e Fiscais
Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxx
CONCEITOS:
Contrato - A Lei de Licitações e Contratos considera contrato todo e qualquer ajuste celebrado entre órgão ou entidade da Administração Pública ou Particular, por meio do qual se estabelece um acordo de vontades, para formação de vínculos e estabelecimento de obrigações recíprocas.
Gestão do Contrato - A Gestão de Contratos é atividade exercida pela Administração visando o controle, acompanhamento e fiscalização do fiel cumprimento das obrigações assumidas pelas partes. Os Princípios da Legalidade; da Impessoalidade; da Moralidade; da Publicidade; da Eficiência; e da Eficácia devem nortear a atuação administrativa, de modo a assegurar que a execução do contrato transcorra com qualidade e observância à legislação vigente.
Fiscalização de Contratos - É atividade obrigatória exercida de modo sistemático pelo Contratante, por intermédio de seu representante, especialmente designado por meio de Portaria, objetivando a verificação do cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administrativas, em todos os seus aspectos.
REGULAMENTAÇÃO:
● Lei 8.666/93 - Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.
● Portaria GR UFAL 944/2017 - Estabelecer as definições de atribuições e competências funcionais relativas aos procedimentos atinentes aos processos de gestão e fiscalização de contratos, no âmbito da Universidade Federal de Alagoas.
● IN 05/2017 - Dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.
REGULAMENTAÇÃO:
● IN 01/2019 - Dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal.
● Lei 14.133/21 (Nova Lei de Licitações) - Esta Lei estabelece normas gerais de licitação e contratação para as Administrações Públicas diretas, autárquicas e fundacionais da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
● Portaria UFAL 258/2021 - Estabelecer o Observatório de Contratos, unidade de monitoramento, compartilhamento de informações e aprimoramento das contratações de serviços da Universidade Federal de Alagoas.
● Acórdãos e decisões do TCU, CGU.
IMPORTÂNCIA DA REGULAMENTAÇÃO DAS ATIVIDADES DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS:
A definição das atividades a serem executadas pelo gestor e fiscais do contrato apresenta dois efeitos imediatos:
● Permite uma fiscalização eficiente, uma vez que cada servidor designado terá ciência de suas obrigações e responsabilidades.
● Evita a omissão e/ou a realização em duplicidade da mesma atividade.
IMPORTÂNCIA DA REGULAMENTAÇÃO DAS ATIVIDADES DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS:
● As atribuições devem constar no documento de designação ou estarem escritas em outro instrumento. No caso da UFAL temos a Portaria GR UFAL 944/2017.
● O TCU se pronunciou a respeito do assunto, dentre outros, por meio do Acórdão n. 1.094/2013-Plenário nos seguintes termos:
9.1.1 providencie portaria de designação específica para fiscalização de cada contrato, com atestado de recebimento pelo fiscal designado e que constem claramente as atribuições e responsabilidades, de acordo com o estabelecido na Lei n. 866/1993 em seu art. 67.
O ǪUE SE BUSCA COM A FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL?
A Portaria TCU n. 297/2012 trouxe a seguinte definição para fiscalização de contratos de serviços terceirizado de natureza continuada:
Conjunto de procedimentos destinados à verificação da conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o cumprimento do objeto do contrato, bem como da regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária das contratadas e de seus empregados.
IMPORTANTE SABER:
• As atividades de gestão e fiscalização contratual preferencialmente devem ser realizadas por pessoas diferentes, é o princípio da segregação de funções.
• Nem sempre é possível seguir à risca a segregação devido a carência de pessoal.
• Os gestores e fiscais deverão ser cientificados expressamente da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.
IMPORTANTE SABER:
• Os servidores designados para os ofícios de gestor e de fiscal de contratos exercem suas atribuições cumulativamente com as atividades do cargo público. Dessa forma, ao designar servidor para o exercício da gestão e fiscalização, deve ser avaliada, dentre outros aspectos, as atividades desenvolvidas pelo servidor.
• Na indicação dos servidores deve ser considerada: Compatibilidade com as atribuições do cargo Complexidade da fiscalização
Quantitativo de contratos por servidor Capacidade para o desempenho das atividades
IMPORTANTE SABER:
• A lei 8.666/93 art.67 e 14.133/21 art. 117, estabelecem que a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por 1 (um) ou mais fiscais do contrato, representantes da Administração especialmente designados, permitida a contratação de terceiros para assisti-los e subsidiá-los com informações pertinentes a essa atribuição. Porém o terceiro não exerce a fiscalização.
• Impossibilidade de recusa da designação. Tribunal de Contas da União (TCU) decidiu: O servidor designado para exercer o encargo de fiscal não pode oferecer recusa, porquanto não se trata de ordem ilegal. Entretanto, tem a opção de expor ao superior hierárquico as deficiências e limitações que possam impedi-lo de cumprir diligentemente suas obrigações. A opção que não se aceita é uma atuação a esmo (com imprudência, negligência, omissão, ausência de cautela e de zelo profissional), sob pena de configurar grave infração à norma legal [Relatório, Acórdão TCU 2917/2010 – P – Min. Xxxxxx Xxxxxxx]
• A administração deverá providenciar a qualificação do servidor para o desempenho das atribuições, conforme a natureza e complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualificação requerida.
IMPORTANTE SABER:
• Caso não sejam oferecidas as condições ao gestor e/ou fiscal para bem desempenhar suas funções, o superior deste poderá vir a ser responsabilizado em caso de dano ao erário, decorrente de inexistência ou
deficiência de fiscalização. (Xxxxxxx n.468/2007-Plenário).
• O fiscal designado precisa comunicar ao superior as deficiências na fiscalização por meios oficiais como: abertura de processo, e-mail, ofício. É a melhor maneira de se resguardar.
AGENTES ENVOLVIDOS NA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
Gestor
Fiscal Técnico Fiscal Administrativo Fiscal Setorial Público Usuário
GESTORES DE CONTRATOS E SUAS ATRIBUIÇÕES:
•A função de Gestor do Contrato, nos termos do artigo 67 da Lei 8.666/93 e suas alterações, deve recair, sempre que possível, sobre servidores públicos que tenham perfil de conhecimento administrativo da área ao qual os bens e serviços que estão sendo adquiridos e/ou prestados estejam relacionados.
•O Gestor do Contrato deve, necessariamente, buscar a otimização dos recursos e manter a qualidade nos serviços prestados. Deve, também, ser proativo, saber orientar; defender direitos; manifestar-se motivadamente em todas as anotações que fizer no livro ou relatório de ocorrências; possuir organização, com vistas a cobrar o adequado cumprimento do objeto contratado.
GESTORES DE CONTRATOS E SUAS ATRIBUIÇÕES:
• Planejar a contratação do objeto/serviço sob sua responsabilidade, provendo o termo de referência/projeto básico, estimativa de custos e justificativa da contratação, dentre outros;
• Submeter o planejamento da contratação à Pró-Reitoria de Gestão Institucional - PROGINST para a obtenção de recursos orçamentárias necessários à contratação;
• Demandar a abertura de processo licitatório;
• Acompanhar o processo licitatório e a formalização do instrumento contratual;
• Designar, via Portaria e sistemas de gestão gerencial adotados pela UFAL, os Fiscais Técnicos e Fiscais Administrativos dos contratos sob a sua gestão e, caso não haja a designação do Fiscal Administrativo, caberá ao Fiscal Técnico exercer as competências de ambos;
• Na ausência de designação do Fiscal Técnico e/ou Fiscal Administrativo, estas competências serão assumidas, em caráter excepcional e interino, pelo Gestor do Contrato;
GESTORES DE CONTRATOS E SUAS ATRIBUIÇÕES:
• Prover capacitação anual a todos os Fiscais Técnicos e Fiscais Administrativos dos contratos sob a sua gestão;
• Gerir o cumprimento do cronograma físico-financeiro, pela contratada;
• Avaliar a condução contratual e, quando necessário, balizado pelas diretrizes contratuais, sugerir métodos de racionalização de atividade e gastos inerentes ao contrato de sua responsabilidade;
• Garantir que todos os processos de pagamento sejam registrados no SIPAC, módulos de orçamento, contratos e infraestrutura, quando for o caso, e no SIMEC, o módulo de obras;
• Julgar os processos de penalidade de advertência e de multa, após a defesa da empresa, no primeiro grau de jurisdição;
• Gerir a vigência dos contratos sob sua responsabilidade, a necessidade de prorrogação ou de nova contratação e tomar as providências cabíveis que estiverem na esfera de sua atribuição;
GESTORES DE CONTRATOS E SUAS ATRIBUIÇÕES:
• Consultar, com 180 (cento e oitenta) dias de antecedência do término da vigência dos contratos de serviços continuados, os fiscais técnicos e a contratada sobre interesse na prorrogação;
• Demonstrar a vantajosidade econômica na manutenção do preço contratado frente ao mercado, quando se tratar da prorrogação contratual;
• Encaminhar ao setor de contratos a manifestação de interesse do fiscal técnico e da contratada na prorrogação, bem como sua justificativa e demonstração de vantajosidade;
• Informar à Pró-Reitoria de Gestão Institucional - PROGINST o percentual de aumento dos contratos, sob sua gestão, decorrentes de convenções coletivas;
• Acompanhar a execução orçamentária dos contratos sob sua gestão, demandando da Pró-Reitoria de Gestão Institucional - PROGINST, quando for o caso, o remanejamento de recursos entre estes contratos.
FISCAIS DE CONTRATOS E SUAS ATRIBUIÇÕES:
Fiscal Técnico: acompanhar com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os indicadores de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento, conforme o resultado.
ATRIBUIÇÕES DO FISCAL TÉCNICO:
• Conhecer detalhadamente o processo de contratação, de modo a acompanhar fielmente o cumprimento do contrato (objeto, proposta comercial da empresa, forma de execução, fornecimento de material, vigência contratual, sanções, formas de pagamento);
• Solicitar formalmente à contratada a indicação de um preposto (representante da contratada);
• Fiscalizar a execução do serviço (fornecimento de materiais na quantidade e qualidade adequada, acompanhar o recebimento e o estoque dos itens, pessoal, obrigações trabalhistas, forma de prestação do serviço);
• Acompanhar saldo do contrato;
• Notificar a Contratada sobre a aplicação de penalidades;
• Informar ao Gestor sobre atrasos ou outros problemas que estejam fora de sua área de atuação;
ATRIBUIÇÕES DO FISCAL TÉCNICO:
• Avaliar a execução do objeto do contrato, utilizando o Instrumento de Medição de resultado (IMR), para aferição da qualidade da prestação dos serviços, devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, sempre que a contratada:
*Não produzir os resultados, deixar de executar ou não executar com a qualidade mínima exigida.
*Deixar de utilizar os materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizar com qualidade ou quantidade inferior.
• O fiscal poderá realizar a avaliação diária, semanal ou mensal, desde que o período seja suficiente para avaliar ou aferir o desempenho e qualidade da prestação dos serviços.
•Manter o controle das ordens de serviços emitidas e cumpridas;
XVIII - Atestar as notas fiscais e as faturas correspondentes à prestação de serviços; - Consta este inciso na portaria UFAL 944/2017, porém a IN 5 no art. 50, inciso II - o recebimento definitivo pelo gestor do contrato, ato que concretiza o ateste da execução dos serviços, obedecerá às seguintes diretrizes.
FISCAIS DE CONTRATOS E SUAS ATRIBUIÇÕES:
Fiscal Administrativo: acompanhar os aspectos administrativos da execução dos serviços nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto às providências tempestivas nos casos de inadimplemento.
ATRIBUIÇÕES DO FISCAL ADMINISTRATIVO:
•Conhecer detalhadamente o processo de contratação, de modo a acompanhar fielmente o cumprimento do contrato (objeto, proposta comercial da empresa, forma de execução, fornecimento de material, vigência contratual, sanções, formas de pagamento);
• Abrir pasta de fiscalização (cópia do contrato, aditivos, atas, correspondências, pagamentos, etc.);
• Abrir processo de penalidade ;
• Acompanhar o saldo do empenho e quando necessário solicitar junto ao Gestor a emissão, reforço ou cancelamento do empenho;
• Acompanhar o pagamento das obrigações trabalhistas como: salário, benefícios, encargos, em especial nos casos de admissão e rescisão contratual;
• Abrir processo de pagamentos com os documentação necessária para a liquidação;
V - Promover e registrar mensalmente pesquisa junto à comunidade universitária para avaliação do nível de satisfação dos serviços prestados; Consta este inciso na portaria UFAL 944/2017, porém o fiscal técnico consegue fazer melhor essa atribuição, pois está acompanhando “in loco” a execução do serviço.
FISCAL SETORIAL E PÚBLICO USUÁRIO:
Fiscal Setorial: acompanhar a execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos, quando a prestação dos serviços ocorrer concomitantemente em setores distintos ou em unidades desconcentradas de um mesmo órgão ou entidade.
Fiscalização pelo Público Usuário: é o acompanhamento da execução contratual por Pesquisa de Satisfação junto ao usuário, com o objetivo de aferir os resultados da prestação dos serviços, os recursos materiais e os procedimentos utilizados pela Contratada, quando for o caso, ou outro fator determinante para a avaliação dos aspectos qualitativos do objeto.
RESPONSABILIZAÇÃO DO GESTOR E FISCAL:
• O gestor e o fiscal podem, em virtude da ação ou omissão, serem responsabilizados por eventuais danos causados à administração (Dano ao Erário).
• Acórdão TCU n°859/2006-Plenário: “A negligência na fiscalização de obra ou acompanhamento de contrato atrai para si a responsabilidade por eventuais danos que poderiam ter sido evitados, bem como às penas previstas nos arts. 57 e 58 da lei 8.443/1992 (Multa)”.
•Segundo a lei 8.112/90, a responsabilização alcança as esferas: Administrativa: aplicação de penalidades disciplinares.
Civil: Indenização à administração pelos prejuízos causados.
Penal: Imputação de crime em que tenha dado causa por ação ou omissão culposa.
ORIENTAÇÕES GERAIS
NA ALTERAÇÃO CONTRATUAL:
1. Levantar necessidades e verificar limites para o Contrato (Lei n. 8.666/93 e Lei n. 14.133/21);
2. Solicitar ofício da Contratada manifestando sua concordância com a alteração pretendida;
3. Justificar adequadamente a mudança a ser realizada;
4. Solicitar, se for o caso, nova proposta apresentando o cenário com o aditivo e o contrato anterior;
5. Necessidade de manifestação do fiscal e do gestor do contrato no processo administrativo a ser aberto para o aditivo;
6. Encaminhar documentação à Gerência de Contratos
NA RENOVAÇÃO CONTRATUAL:
1. Respeitar o prazo mínimo para iniciar a prorrogação dos contratos sob sua responsabilidade (180 dias) e/ou aqueles a serem definidos pelo PAAC;
2. Observar se haverá ou não necessidade de reforço no orçamento;
3. Justificar adequadamente a necessidade de prorrogação;
4. Se haverá necessidade de adição ou supressão de serviços, deve-se incluir na justificativa;
5. Solicitar da Contratada ofício com manifestação de interesse na prorrogação do contrato, bem como proposta atualizada;
6. Reunir documentação e enviar para a Gerência de Contratos: memorando/despacho com parecer do fiscal e ciente do gestor; justificativa(s), pesquisa de preços, ofício da contratada + proposta.
NA APLICAÇÃO DE PENALIDADES:
1. Fiscal notifica a Contratada acerca da inexecução parcial ou total do contrato;
2. Após resposta insatisfatória da Contratada, o Fiscal recomenda a aplicação de penalidade ao Gestor;
3. Gestor - ao analisar registros do Fiscal - providencia a notificação da Contratada acerca da penalidade;
4. Com resposta satisfatória, o Gestor comunica o Fiscal e encerra o procedimento;
5. Com resposta insatisfatória, o Gestor ou Fiscal Administrativo abre processo de penalidade e encaminha para autorização reitoral;
6. Autorizada a sanção, o Gestor comunica a empresa, solicita o registro da penalidade no SICAF (Gerência de Contratos) e aplica a penalidade (ex. emissão de GRU para pagamento).
É VEDADO:
• Exercer poder de mando sobre os funcionários da contratada;
• Direcionar a contratação de pessoas para trabalhar na empresa contratada;
• Promover ou aceitar desvios de funções dos funcionários contratados;
• Permitir que pessoas sem vínculo empregatício com a contratada seja alocada aos serviços contratados;
• Considerar trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão;
• Manter contato com o contratado, visando obter benefício ou vantagem direta ou indireta, inclusive para terceiros.
10 MANDAMENTOS DO FISCAL:
1. Conhecer bem o contrato;
2. Não ter receio em buscar ajuda;
3. Fazer TUDO por escrito;
4. Trabalhar em equipe. Não se distanciar do fiscal substituto (que pode ser o técnico ou administrativo, caso não haja efetivamente um substituto), que é com quem deverá alternar a fiscalização, em caso de sua ausência e também não se distanciar do Gestor;
5. Manter os processos bens instruídos;
6. Ter bom senso, ser justo, nunca permissivo;
7. Estar atento aos prazos e vigências;
8. Sempre se reportar ao Preposto e não diretamente ao funcionário;
9. Observar sistematicamente a qualidade dos serviços.
10. Fiscal fiscaliza, Gestor toma as decisões.
Obrigado !!!
DÚVIDAS, SUGESTÕES?