Förbättringsförslag. Friskolorna budgeteras och redovisas inte på skolnivå utan en- bart totalt. I ekonomisystemet kan man inte direkt ta ut rappor- ter med budget och utfall per skola. En objektskod per friskola kan utnyttjas för att särskilja i alla fall de fyra stora friskolorna i Gävle. Det skulle ge möjlighet att direkt ur ekonomisystemet få rap- porter per skola. Då skulle även budgetjämförelsen finnas per skola. Enbart denna information är inte tillräcklig för att analy- sera en avvikelse. Det krävs också att man jämför budgeterade siffror för antal elever med det verkliga utfallet. Detta är fram- förallt vid start av friskola eller utökning av verksamheten en viktig faktor för att förklara över-/underskott mot budget. Nuvarande rutiner bygger på en fakturering från friskolorna där kontrollansvaret läggs på kommunen. Stickprovsgransk- ningen visar att justeringar hela tiden görs för elever som slu- tar/tillkommer. Dessutom måste justeringar göras när nya års- belopp börjar gälla, om inte friskolorna använder rätt belopp. En alternativ metod är att lägga om utbetalningsrutinerna så att kommunen beräknar och betalar ut bidragen till friskolorna månadsvis. Även då behövs en kontroll av att årsbeloppen som månadsbetalningarna grundar sig på är korrekta.
Förbättringsförslag. För att möjliggöra en förbättring av ovan utmaningar har följande lärdomar, idéer och förslag framkommit under uppföljningen: • Utifrån ett hela-staden-perspektiv anses det finnas en stor besparingspotential i att anställa/utbilda specialister för inköp av, i detta fall, städtjänster. En av utmaningarna idag är att det i staden finns många beställare med varierande kunskap, alltså bör antalet beställare minskas och deras kompetens ökas. Detta skulle sannolikt även minska risken för bland annat korruption. • Utifrån ett hela-staden-perspektiv anses även att en tydligare organisation i staden med avseende på lokalvårdstjänster kunna höja kvalitén både på tjänsten, beställningen och av tjänsten och möjliggöra uppföljning på olika nivåer. • Vid beställningsförfarandet FKU bör avrop av städtjänster göras för längre perioder, med större omfattning och i god tid. En tydlig dialog med leverantörerna är avgörande för att lyckas. • Uppmärksamma beställarna på risker och nackdelar med att beställa tjänster som ska utföras vid tidpunkter som klassas som obekväm arbetstid. Exempelvis skulle de som utför tjänsten kunna bli ensamma i trappuppgångar, tvättrum och lokaler. Beställaren har mindre möjlighet att kontrollera vem som faktiskt utför tjänsten. Risken för korruption och en svart marknad ökar och det blir sannolikt dyrare för beställaren. • I samband med leverans av varor och tjänster görs en del uppföljning och kontroll. Även viten används. Beställare har kontrollerat ID-kort, gjort utdrag ur belastningsregistret och bland annat kontrollerat produkter. Reklamationer och viten har tillämpats och lett till åtgärder. Dock finns inga tillförlitliga data kring omfattningen av detta och den information som inkommer till förvaltningen Inköp och upphandling tyder snarare på att det rör sig om undantag än regel. • En kontinuerlig uppföljning av de faktiska uppdragen skulle sannolikt bidra till bättre kvalité av utförda tjänster. Det skulle sannolikt bidra till bättre affärsrelationer mellan både beställare, leverantörer och förvaltningen Inköp och upphandling samt minskade kostnader för samtliga inblandade. Uppföljningen skulle säkerligen även bidra till att hållbarhetskraven upprätthålls, till en sundare konkurrens och seriösare leverantörer. • Platsbesök vid uppföljning kan bidra till att fler detaljer uppdagas, vilket i sin tur kan leda till en bättre utförd tjänst och i längden en bättre affärsrelation. Detta bör göras av beställaren själv eller tillsammans med Xxxxx o...
Förbättringsförslag. Ange kortfattat hur rutinen kan förbättras. Numrera förbättringsförslaget. Ta bort raden från tabellen om inget förbättringsförslag registrerats för detta krav.
Förbättringsförslag. Annat att tillägga. Bilaga 4.