Současný stav v provádění ekonomických procesů. Přijatým účetním dokladům je při příjmu pošty přiřazeno evidenční číslo a jsou zavedeny do spisové služby. Účetní doklady jsou poté předány do účtárny, kde je každý překontrolován z hlediska formální a věcné správnosti. Dodavatelé na dokladu jsou porovnány s číselníkem dodavatelů (kontrola čísel účtů a spolehlivosti plátce). Bezchybné doklady jsou dále v procesu naskenovány a zavedeny do evidence v programu iFaktury. V tomto systému jsou doklady párovány s objednávkami a dalšími podklady. Schvalovací workflow je plně elektronické v prostředí systému iFaktury. Po schválení faktury v souladu s předpisy je faktura zaúčtována do modulu účetnictví v SoftPC. Je možné propojení i s modulem vnitropodnikové účetnictví v SoftPC (přiřazení dokladu na účet, nákladové středisko, organizační středisko, způsob realizace, místo realizace a jmenovitý úkol). Faktury jsou uchovávány jak v listinné, tak i v elektronické podobě po dobu danou zákonem o účetnictví. Evidence majetku je řešena ve dvou rovinách. Dlouhodobý i drobný hmotný a nehmotný majetek je veden v modulu Evidence DDHNM systému SoftPC. Ten umožňuje generování inventurních soupisů, z hmotného majetku je generován a do finančního účetnictví zaúčtován doklad odpisů včetně odpisů transferového podílu odpisů. Pro evidenci a inventarizaci pozemků je používán SW společnosti RealSoft, jehož tiskové výstupy jsou podkladem pro zaúčtování v SoftPC. V současné době se na jednom ze středisek pilotně testuje propojení mezi RealSoft a účetnictvím v SoftPC. Evidence pracovní doby jednotlivých pracovišť je zabezpečována prostřednictvím modulu Deník střediska IS SoftPC. Systém generuje rozpisy jednotlivých denních časových úseků pracovní doby zaměstnance dle jejich charakteru (směna, práce přesčas, noční práce, pracovní pohotovost – je rozlišeno číselným kódem). Následně se pro potřeby vnitropodnikového účetnictví zadá rozpis denních výkonů zaměstnance (rozlišeno číselníkem vykonávaných činností a jim odpovídajících hodin). U pracovišť vybavených elektronickým docházkovým systém se tato evidence zajišťuje importem údajů z těchto docházkových systémů v typizovaném datovém formátu. Jinak se zadává ručně. Po pořízení denních rozpisů za sledované období (měsíc) se časové údaje z modulu Deník střediska vyexportují do modulu Mzdy a generováním výplat jednotlivých zaměstnanců se načítají do příslušných výplatních položek včetně odpovídající částky. Po kompletním zpracování platů a uzávěrce za sledované období (měsíc) se časové údaje s ú...
Současný stav v provádění ekonomických procesů. Vzhledem k velikosti jednotlivých organizací je ekonomické oddělení ve vybraných organizací složeno pouze z několika osob, typicky vždy buď pouze jedna účetní, která zajišťuje veškeré ekonomické procesy nebo účetní a ekonomka, popřípadě mzdová účetní, která je však zaměstnána pouze na částečný úvazek. • Oběh účetních dokladů je prováděn v papírové podobě s tím, že jsou dodrženy náležitosti zákona o finanční kontrole. Příchozí faktury se zapisují do papírové knihy došlých faktur, kde je přiřazeno číslo, věcnou kontrolu a párování s objednávkami zajišťuje účetní, přičemž objednávky jsou vystavovány pouze na jednorázové dodávky a jsou uschovávány v papírově formě v k tomuto účelu určeném šanonu. V případě faktur vydaných se využívá papírová kniha vydaných faktur, kdy faktura po vystavení projde schválením, zaúčtováním a je odeslána. Správa majetku je vedena buď přímo v hlavním ekonomickém informačním systému (IS Fenix), kde je evidován drobný a dlouhodobý hmotný i nehmotný majetek. Z IS Fenix lze tisknout podklady pro inventarizaci, avšak není zde propojení s účetním modulem, přímé propojení do Kevis také není. Dalším způsobem evidence majetku je využití IS Bakaláři, ovšem zde není žádné propojení ani na Kevis, ani na účetní informační systém organizace. Platy jsou zpracovávány v IS Avensio, který je přímo propojen s elektronickým bankovnictvím, zaúčtování je řešeno na základě papírových výstupů z IS Avensio.
Současný stav v provádění ekonomických procesů. Vlastní oběh účetních dokladů začíná v případě přijaté faktury zápisem dokladu v sekretariátu do papírové knihy došlých faktur a oproti podpisu se doklad předá vedoucí ekonomického oddělení, nebo je v některých případech faktura přímo zavedena do elektronické knihy přijatých faktur, schválení probíhá v souladu se zákonem o finanční kontrole. Párování s objednávkami se ve většině případů děje přiřazením papírového objednávkového formuláře, možnost využití SW existuje, avšak není žádoucí. Faktury vystavené jsou řešeny tak, že po jejich vystavení dochází ke schválení, zaúčtování a odeslání. Majetek je spravován buď v hlavním ekonomickém softwaru organizace, nebo v IS Bakaláři, který s účetním softwarem ve většině případů propojen není. IS spravující majetek nepodporují přímý export do Kevis. Platy jsou pracovávány v separátních informačních systémech, propojení je pouze v některých případech s elektronickým bankovnictvím, s účetním informačním systémem pouze výjimečně. Zvláštní důraz je v rámci středních odborných škol a učilišť kladen na evidenci skladového hospodářství, kdy v jednotlivých provozovnách (dílnách, restauracích, atd.) jsou vedeny samostatné sklady, jejich stavy a pohyby se následně předávají do hlavního účetního systému souhrnnými položkami ručně.
Současný stav v provádění ekonomických procesů. V rámci PO poskytujících sociální služby lze nalézt velmi rozdílnou míru podpory provádění ekonomických procesů, přes plnou automatizaci až po ruční, duplicitní předávání dat do velkého množstvím navzájem roztříštěných systémů. V souhrnu lze konstatovat, že doklad je na vstupu nejprve zapsán do knihy došlých faktur (papírové či elektronické), následně je párován s objednávkou, přičemž ve většině případů jsou objednávky shromažďovány v papírové podobě k šanonu k tomuto účelu určenému, následně je doklad rozklíčován na jednotlivá střediska dle věcné souvislosti. Schvalování probíhá dle zákonem stanovených požadavků. Existují však organizace, které mají zaveden takový systém, že doklad v papírové formě zůstává na podatelně a organizací se pohybuje pouze v elektronické podobě, takto je i schvalován, zaúčtován a uhrazen. Je nutné podotknout, že organizace, které využívají objednávkové moduly, mají tyto přímo propojeny se sklady a na základě objednávky je generována příjemka i faktura. U faktur vydaných se jedná především o vykazování výkonů zdravotním pojišťovnám, což podporuje například IS CYGNUS. Elektronické bankovnictví je propojeno oboustranně v IS CYGNUS i ABRA G3. V rámci správy pokladny je možné identifikovat separátně vedené pokladny v jednotlivých provozovnách, které však pravidelně předávají zůstatky do pokladny hlavní (opět buď automatizovaně, nebo ručním zaúčtováním). Majetek je ve většině případů evidován přímo v účetním informačních systému, pokud tomu tak není, tak ovšem neexistuje propojení mezi IS pro správu majetku a účetním softwarem, takže jsou data předávána ručně dle tiskové sestavy, stejně jako do Kevis. Organizace, které provádějí elektronickou evidenci docházky, využívají přímý přenos do modulu či IS, ve kterém zpracovávají platy a následně vytváření příkazy k úhradě, zaúčtování však probíhá ručně.
Současný stav v provádění ekonomických procesů. Přijaté účetní doklady jsou zapsány v podatelně do knihy došlé pošty a předány účetní organizace, která odsouhlasí z hlediska oprávněnosti a spáruje s objednávkou. Před proplacení probíhá skenování dokladu, workflow je realizováno v papírově formě na základě kontačních razítek, po schválení dle zákonných požadavků je zaúčtováno a je vytvořen platební příkaz, který musí projít schválení minimálně dvěma zaměstnanci. Export platebního příkazu je prováděn jak přímou komunikací s bankou (Muzeum a galerie severního Plzeňska v Mariánské Týnici), tak ručně (Západočeské muzeum v Plzni). Majetek je evidován v rámci hlavního účetního informačního systému či jeho jednotlivých modulů, které jsou navzájem propojené, propojení není s Kevis. Platy jsou zpracovávány také v rámci hlavního účetního systému či jeho modulů.
Současný stav v provádění ekonomických procesů. Středisko služeb školám je specifické povahou poskytovaných služeb, jež zasahují do ekonomických procesů jiných PO (klientů Střediska služeb školám), avšak vlastní oběh účetních dokladů se od ostatních PO výrazně neliší. Každý doklad je po přijetí zaveden do IS Xxxxx a spárován s objednávkou (pokud byla vytvořena), po zaúčtování je připraven platební příkaz, kdy současně s jeho schválením probíhá také schválení dle zákona o finanční kontrole. IS Fenix je přímo propojen oboustranně s elektronickým bankovnictvím. V rámci faktur vystavených jsou podkladem pro jejich vytvoření smlouvy (u pravidelných fakturací) či elektronické objednávky (například autodoprava, školení). Dále existuje propojení mezi modulem pro správu majetku a Kevis.
Současný stav v provádění ekonomických procesů. Vzhledem k tomu, že veškeré ekonomické procesy jsou v organizaci zajištěny dodavatelsky, tak i proces oběhu účetních dokladů je značně zúžen pouze na příjem dokladů, jejich evidenci a následné předání Středisku služeb školám v elektronické podobě. Jako zpětná vazba pak slouží přehled o plnění a čerpání rozpočtu. Po zaúčtování se doklady vracejí zpět a ekonomka pouze zaeviduje přidělená čísla z číselné řady v účetnictví. Platy jsou zpracovány také Střediskem služeb školám na základě výkazů práce jednotlivých zaměstnanců. Platby probíhají prostřednictvím elektronického bankovnictví, kdy příkazy k úhradě jsou vytvářeny ručně. Evidence majetku je vedena formou tabulky.