Common use of DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Clause in Contracts

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio 1. Verificar que el contratista tenga cargada la información producida durante la ejecución del contrato en el OneDrive asignado por la entidad, o en el Backup, de acuerdo con lo indicado por el supervisor, conforme a lo establecido en el IT5.P2.GTI Instructivo para Gestión de Solicitudes de copias de Seguridad, cuando aplique 2. Solicitar desactivación de la cuenta de usuario y permisos de acceso a los sistemas de información, en los casos que aplique. 3. Solicitar el borrado seguro de la información institucional del equipo de cómputo y demás equipos electrónicos, en los casos que aplique. Nota 1. Para estas actividades, el responsable deberá solicitar los servicios requeridos a la mesa de servicios, a través de MIS, web o por correo electrónico mediante los Formatos F1.P2.GTI Solicitud de Servicios de Tecnología y/o F8.P2.GTI Gestión de Usuarios Sistemas de Información y recibir correo con confirmación de creación de ticket desde la Mesa Informática de Soluciones - MIS y los formatos F2.P2.GTI Acta de Entrega de Copia de Información, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, en los casos que aplique. Supervisor y enlace con rol de G58 en las diferentes dependencias y Direcciones Regionales Correo electrónico de la Mesa Informática de Soluciones - MIS sobre creación del Ticket F2.P2.GTI Formato Acta de entrega de copia de información (Backup) y/o F3.P2.GTI Formato diagnóstico de hardware, diligenciados y firmados; en los casos que aplique. 1. Solicitar el reporte de inventario individual del sistema de información de inventarios al Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la Dirección General y en las regionales al profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx. 2. Verificar que el contratista realice la entrega de los elementos devolutivos a su cargo de acuerdo con lo establecido en la Guía Gestión de Bienes, teniendo en cuenta la política de operación 3.7. 3. Verificar que el contratista diligencie, radique y valide ante el Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede la Dirección General o ante el profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo en las Regionales, el X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o X0.X0.XX Formato Traslado de Elementos Devolutivos, con los cuales el colaborador asignado del Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios emitirá la Certificación xx Xxx y Salvo, como constancia que no tiene elementos devolutivos a cargo. Nota 1. En el caso que el contratista no tenga bienes a cargo, se generará correo electrónico con la validación correspondiente realizada en el sistema de información de inventarios. ¿Se cuenta con los formatos X0.X0.XX Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado de Elementos Devolutivos, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, debidamente diligenciados, firmados y radicados o con el correo electrónico correspondiente, en los casos en que aplique? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 2, reiterando la solicitud de entrega de los elementos devolutivos y formatos correspondientes. Supervisor, con el apoyo que se designe. X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado Elementos devolutivos, según corresponda debidamente diligenciados, firmados y validados por Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la Dirección General y en las regionales por el profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx; en los casos que aplique. F3.P2.GTI Formato Diagnóstico de Hardware; en caso de que el contratista tenga elementos electrónicos a cargo. Correo electrónico del Grupo Almacén e Inventaros en la Sede de la Dirección General o del profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo de las Regionales. 4. Solicitar al jefe de área, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. Nota. Para el caso de numeral 1 de esta actividad, tener en cuenta lo indicado en el P13.ABS Procedimiento Préstamo de Expedientes Contractuales. Para el caso del numeral 2 de esta actividad, tener en cuenta el X00.XX Procedimiento control préstamo y devolución de expedientes Para el caso del numeral 3 de esta activad, enviar correo a través del correo electrónico xxx@xxxx.xxx.xx, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. ¿Se cuenta con los certificados x xxx y salvo correspondientes? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 3, reiterando al contratista la solicitud de realizar la entrega de expedientes o documentos a cargo y/o solicitados en préstamo Supervisor con el apoyo de quien designe. Paz y Salvo de Archivo Contratos, certificado Gestión Documental, certificado del Sistema Orfeo y correo electrónico.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio 1. Verificar que el contratista tenga cargada Inicio 1 Solicitar la información producida durante la ejecución del contrato en el OneDrive asignado por la entidad, o en el Backup, de acuerdo con lo indicado por el supervisor, conforme a lo establecido en el IT5.P2.GTI Instructivo para Gestión de Solicitudes de copias de Seguridad, cuando aplique 2. Solicitar desactivación de la cuenta de usuario y permisos de acceso a los sistemas de información, en los casos que aplique. 3. Solicitar el borrado seguro de la información institucional del equipo de cómputo y demás equipos electrónicos, en los casos que aplique. Nota 1. Para estas actividades, el responsable deberá solicitar los servicios requeridos a la mesa de servicios, a través de MIS, web o por correo electrónico mediante los Formatos F1.P2.GTI Solicitud de Servicios de Tecnología terminación anticipada y/o F8.P2.GTI Gestión Cuando es terminación anticipada, el contratista la solicita por escrito al Ordenador del gasto con copia al Supervisor. Contratista o Supervisor Solicitud de Usuarios Sistemas Terminación Anticipada por parte del liquidación del contrato por mutuo acuerdo La solicitud de Información y recibir correo terminación anticipada por mutuo acuerdo debe ser radicada en la Dirección de Contratación por parte de supervisor, con confirmación una antelación no inferior a diez (10) días hábiles, a la fecha prevista para dar por terminada la prestación de creación de ticket desde servicios al ICBF, indicando la Mesa Informática de Soluciones - MIS fecha exacta hasta la cual prestará los mismos y los formatos F2.P2.GTI Acta motivos por los cuales requiere adelantar la terminación de Entrega de Copia de Informacióncontrato. Para la liquidación, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, en los casos que apliquela solicitud es radicada por el Supervisor del contrato con la documentación establecida para tal fin. Supervisor y enlace con rol de G58 en las diferentes dependencias y Direcciones Regionales Correo electrónico de la Mesa Informática de Soluciones - MIS sobre creación del Ticket F2.P2.GTI Formato Acta de entrega de copia de información (Backup) y/o F3.P2.GTI Formato diagnóstico de hardware, diligenciados y firmadoscontratista; en los casos que aplique. 1, con el aval del interventor Solicitud de liquidación del contrato con los soportes correspondientes. Solicitar 2 P.C Revisar la solicitud de terminación anticipada y/o liquidación del contrato por mutuo acuerdo Si avala la solicitud, el reporte supervisor solicita a la Dirección de inventario individual Contratación o a quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, la elaboración del sistema acta de información terminación anticipada de inventarios al Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios mutuo acuerdo y/o acta de liquidación, anexando los soportes y enumerándolos de conformidad con F4.P20.ABS Lista de Chequeo Liquidación y/o terminación anticipada de Contratos ¿Aprueba la solicitud del Contratista? SI: Continuar a la Actividad No. 3 NO: Regresar a la Actividad No. 1 Supervisor del Contrato Memorando radicado, adjuntando la Solicitud del contratista, y todos los documentos que se requieran para adelantar el trámite. 3 Proyectar el Anexo de condiciones generales Luego de revisar los requisitos exigidos, el profesional proyecta el Anexo de condiciones generales para terminación anticipada y/o liquidación del contrato por mutuo acuerdo en la Sede el formato establecido para tal fin, para revisión del Director de Contratación o el Coordinador Jurídico de la Dirección General y Regional para su revisión. Luego deberá cargar en las regionales al profesional la plataforma SECOP II, el Anexo de condiciones generales junto con sus correspondientes Profesional de la Dirección de Contratación Profesional Grupo Jurídico de la Dirección Regional Anexo de condiciones generales para terminación anticipada y/o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx. 2. Verificar que liquidación del contrato por mutuo acuerdo- SECOPII soportes, enumerándolos de conformidad con la lista de chequeo, posteriormente deberá informar el contratista realice la entrega inicio de los elementos devolutivos a su cargo flujos de acuerdo con lo establecido en la Guía Gestión aprobación mediante correo electrónico al Director de Bienes, teniendo en cuenta la política de operación 3.7. 3. Verificar que el contratista diligencie, radique y valide ante el Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede la Dirección General Contratación o ante el profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx quien haga sus veces en el Grupo Administrativo Jurídico de la Dirección Regional. 4 P.C. Revisar y dar aprobación en las Regionales, SECOP II Se revisa el X0.X0.XX Formato Devolución Anexo de Bienes al Almacén condiciones generales para terminación anticipada y/o X0.X0.XX Formato Traslado liquidación del contrato por mutuo acuerdo, y los documentos cargados según la lista de Elementos Devolutivos, con los cuales el colaborador asignado del Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios emitirá la Certificación xx Xxx y Salvo, como constancia que no tiene elementos devolutivos a cargo. Nota 1. En el caso que el contratista no tenga bienes a cargo, se generará correo electrónico con la validación correspondiente realizada en el sistema de información de inventarioschequeo. ¿Se cuenta con los formatos X0.X0.XX Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado de Elementos Devolutivos, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, debidamente diligenciados, firmados y radicados o con el correo electrónico correspondiente, en los casos en que apliqueLa revisión es correcta? SiSI: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con Continuar a la actividad No. 5. No: Se devuelve a actividad No 2, reiterando la solicitud de entrega de los elementos devolutivos y formatos correspondientes. Supervisor, con el apoyo que se designe. X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado Elementos devolutivos, según corresponda debidamente diligenciados, firmados y validados por Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios aprueba en la Sede de plataforma SECOP II y remite para flujo del Ordenador del gasto. NO: Regresa a la Dirección General y en las regionales por el profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx; en los casos que aplique. F3.P2.GTI Formato Diagnóstico de Hardware; en caso de que el contratista tenga elementos electrónicos a cargo. Correo electrónico del Grupo Almacén e Inventaros en la Sede de la Dirección General o del profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo de las Regionales. 4. Solicitar al jefe de área, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. Nota. Para el caso de numeral 1 de esta actividad, tener en cuenta lo indicado en el P13.ABS Procedimiento Préstamo de Expedientes Contractuales. Para el caso del numeral 2 de esta actividad, tener en cuenta el X00.XX Procedimiento control préstamo y devolución de expedientes Para el caso del numeral 3 de esta activad, enviar correo a través del correo electrónico xxx@xxxx.xxx.xx, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. ¿Se cuenta con los certificados x xxx y salvo correspondientes? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 3, reiterando al contratista para que el Profesional de la solicitud Dirección de realizar Contratación o Grupo Jurídico de la entrega de expedientes o documentos a cargo y/o solicitados en préstamo Supervisor con el apoyo de quien designe. Paz y Salvo de Archivo Contratos, certificado Gestión Documental, certificado del Sistema Orfeo y correo electrónicoDirección Regional realice los ajustes correspondientes.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. No Nombre No. Actividad y Descripción Responsable Registros Solicitar acompañamiento para la titulación por el mecanismo de pertenencia por parte de las J.A.C. 1 El trámite de titulación mediante mecanismo de pertenencia puede iniciar por solicitud directa de presidentes de juntas de acción comunal o por iniciativa de la Actividad Descripción C.V.P. como resultado de sus actividades de proyección. Si es por iniciativa de la C.V.P. inicia en la actividad Responsable Registro Inicio 1. Verificar 2 Profesional Universitario (Equipo social y jurídico) 208-SADM-Ft-15 Radicación Si es por solicitud de una junta de acción comunal inicia en la actividad 3 Convocar presidentes J.A.C. 2 Convocar a los presidentes de juntas de acción comunal (J.A.C.) xx xxxxxxx legalizados que cuenten con predios susceptibles de titulación por el contratista tenga cargada mecanismo de pertenencia, a realizar solicitud a la información producida durante la ejecución del contrato C.V.P., previa revisión de los diagnósticos xx xxxxxxx que reposan en el OneDrive asignado por la entidad, archivo de gestión o en el Backup, de acuerdo con lo indicado por el supervisor, conforme a lo establecido en el IT5.P2.GTI Instructivo para Gestión de Solicitudes de copias de Seguridad, cuando aplique 2. Solicitar desactivación previa consulta al equipo técnico de la cuenta D.U.T. a iniciar el trámite. Profesional Universitario (Equipo social y jurídico) 208-TIT-Ft-11 Listado de usuario y permisos Asistencia de acceso a los sistemas de información, en los casos que aplique. 3. Solicitar el borrado seguro Reuniones Comunitarias ¿El presidente de la información institucional del equipo junta de cómputo y demás equipos electrónicos, en los casos que aplique. Nota 1. Para estas actividades, el responsable deberá solicitar los servicios requeridos acción comunal de la (J.A.C.) responde positivamente a la mesa de servicios, a través de MIS, web o por correo electrónico mediante los Formatos F1.P2.GTI Solicitud de Servicios de Tecnología y/o F8.P2.GTI Gestión de Usuarios Sistemas de Información y recibir correo con confirmación de creación de ticket desde la Mesa Informática de Soluciones - MIS y los formatos F2.P2.GTI Acta de Entrega de Copia de Información, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, en los casos que aplique. Supervisor y enlace con rol de G58 en las diferentes dependencias y Direcciones Regionales Correo electrónico de la Mesa Informática de Soluciones - MIS sobre creación del Ticket F2.P2.GTI Formato Acta de entrega de copia de información (Backup) y/o F3.P2.GTI Formato diagnóstico de hardware, diligenciados y firmados; en los casos que aplique. 1. Solicitar el reporte de inventario individual del sistema de información de inventarios al Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la Dirección General y en las regionales al profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx. 2. Verificar que el contratista realice la entrega de los elementos devolutivos a su cargo de acuerdo con lo establecido en la Guía Gestión de Bienes, teniendo en cuenta la política de operación 3.7. 3. Verificar que el contratista diligencie, radique y valide ante el Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede la Dirección General o ante el profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo en las Regionales, el X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o X0.X0.XX Formato Traslado de Elementos Devolutivos, con los cuales el colaborador asignado del Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios emitirá la Certificación xx Xxx y Salvo, como constancia que no tiene elementos devolutivos a cargo. Nota 1. En el caso que el contratista no tenga bienes a cargo, se generará correo electrónico con la validación correspondiente realizada en el sistema de información de inventarios. ¿Se cuenta con los formatos X0.X0.XX Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado de Elementos Devolutivos, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, debidamente diligenciados, firmados y radicados o con el correo electrónico correspondiente, en los casos en que apliqueconvocatoria? Si: Una vez verificado Continúa en la actividad 4 No: FIN Recepcionar carta de intención para iniciar proceso de titulación por pertenencia Recibir solicitud de acompañamiento (carta de intención) para iniciar proceso de titulación de predios viables técnica y jurídicamente por el supervisor, el cumplimiento mecanismo de esta actividad se continuar con pertenencia por parte del No. Actividad y Descripción Responsable Registros 3 presidente de la Junta de Acción comunal o de cualquier organización de la comunidad legalmente conformada. ¿Existe diagnóstico integral del barrio del cual la junta de acción comunal solicita acompañamiento para iniciar trámite de titulación por mecanismo de pertenencia? Si: Continuar en la actividad 5. 4 No: Se devuelve a actividad No 2, reiterando Fin Profesional Universitario (Equipo social y jurídico) 208-SADM-Ft-15 Radicación 4 Realizar el estudio diagnóstico integral xx xxxxxxx predios viables Verificar si el estudio integral evidencia la solicitud existencia de entrega predios susceptibles de los elementos devolutivos y formatos correspondientestitulación por el mecanismo de pertenencia. Supervisor, con el apoyo que se designe. X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes Informar al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado Elementos devolutivos, según corresponda debidamente diligenciados, firmados y validados por Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede presidente de la Dirección General y en las regionales por el profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx; en los casos que aplique. F3.P2.GTI Formato Diagnóstico de Hardware; J.A.C. en caso de que el contratista tenga elementos electrónicos a cargo. Correo electrónico del Grupo Almacén e Inventaros en la Sede no sea viable de la Dirección General o del profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo titular ¿El diagnóstico muestra predios viables de las Regionales. 4. Solicitar al jefe de área, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. Nota. Para el caso de numeral 1 de esta actividad, tener en cuenta lo indicado en el P13.ABS Procedimiento Préstamo de Expedientes Contractuales. Para el caso del numeral 2 de esta actividad, tener en cuenta el X00.XX Procedimiento control préstamo y devolución de expedientes Para el caso del numeral 3 de esta activad, enviar correo a través del correo electrónico xxx@xxxx.xxx.xx, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. ¿Se cuenta con los certificados x xxx y salvo correspondientestitular? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con Continúa en la actividad 5. 5 No: Se devuelve Fin. Profesional Universitario (Equipo social y jurídico) 208-SADM-ft-59 Oficio de respuesta 5 Socializar con J.A.C. del proceso de titulación por pertenencia Llevar a actividad No 3cabo reunión con el presidente de la J.A.C. para socializar el proceso de acompañamiento de la C.V.P., reiterando al contratista e informarle que debe radicar la solicitud de realizar acompañamiento adjuntando el listado de familias interesadas en titular sus predios y los documentos que él debe presentar como representante de la entrega comunidad: Carta de expedientes o documentos a cargo y/o solicitados en préstamo Supervisor con el apoyo auto reconocimiento del I.D.P.A.C. Profesional Universitario (Equipo Social y Equipo Jurídico) 208-SADM-ft-06 Acta de quien designe. Paz y Salvo de Archivo Contratos, certificado Gestión Documental, certificado del Sistema Orfeo y correo electrónico.Reunión

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. No Nombre RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Contratista Realiza el diligenciamiento del formato de “Control de retiro”, para certificar la Actividad Descripción entrega de la actividad Responsable Registro Inicio 1. Verificar que el contratista tenga cargada la información producida muebles y enseres, equipos de computo, expedientes (serie de contratos), aplicativos y carné entregados durante la ejecución del contrato. Una vez diligenciado y firmado por quienes corresponde, será entregado a su supervisor para el trámite de liquidación de contrato correspondiente. (Cuando se requiera). Supervisor Realiza solicitud de revisión de liquidación a la Oficina Asesora Jurídica, anexando proyecto de acta de liquidación firmada por el supervisor y el contratista, el informe final de supervisión (1D-GAR-F165) y todos los soportes relacionados en la lista de chequeo correspondiente al presente instructivo. Oficina Asesora Jurídica Revisa la liquidación y los documentos soporte de la misma; los cuales deben estar completos de conformidad con la lista de chequeo para liquidación. En caso de que no se presenten como se indica en dicha la lista ó se requieran ajustes a la liquidación se devuelve al interesado y se remite al punto 1 de este instructivo. Oficina Asesora Jurídica Una vez la liquidación se encuentre correcta con todos sus soportes y firmas correspondientes, se tramita la firma del Ordenador del Gasto. Oficina Asesora Jurídica Registra en la base de datos de la Secretaría Distrital de Gobierno y en el OneDrive asignado por la entidad, o en el Backup, de acuerdo con lo indicado por el supervisor, conforme a lo establecido en el IT5.P2.GTI Instructivo para Gestión de Solicitudes de copias de Seguridad, cuando aplique 2. Solicitar desactivación de la cuenta de usuario y permisos de acceso a los sistemas de información, en los casos que aplique. 3. Solicitar el borrado seguro de la información institucional del equipo de cómputo y demás equipos electrónicos, en los casos que aplique. Nota 1. Para estas actividades, el responsable deberá solicitar los servicios requeridos a la mesa de servicios, a través de MIS, web o por correo electrónico mediante los Formatos F1.P2.GTI Solicitud de Servicios de Tecnología y/o F8.P2.GTI Gestión de Usuarios Sistemas de Información y recibir correo con confirmación de creación de ticket desde la Mesa Informática de Soluciones - MIS y los formatos F2.P2.GTI Acta de Entrega de Copia de Información, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, en los casos que aplique. Supervisor y enlace con rol de G58 en las diferentes dependencias y Direcciones Regionales Correo electrónico de la Mesa Informática de Soluciones - MIS sobre creación del Ticket F2.P2.GTI Formato Acta de entrega de copia de información (Backup) y/o F3.P2.GTI Formato diagnóstico de hardware, diligenciados y firmados; en los casos que aplique. 1. Solicitar el reporte de inventario individual del sistema de información de inventarios al Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la Dirección General y en las regionales al profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx. 2. Verificar que el contratista realice la entrega de los elementos devolutivos a su cargo de acuerdo con lo establecido en la Guía Gestión de Bienes, teniendo en cuenta la política de operación 3.7. 3. Verificar que el contratista diligencie, radique y valide ante el Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede la Dirección General o ante el profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo en las Regionales, el X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o X0.X0.XX Formato Traslado de Elementos Devolutivos, con los cuales el colaborador asignado del Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios emitirá la Certificación xx Xxx y Salvo, como constancia que no tiene elementos devolutivos a cargo. Nota 1SECOP. En el caso que el contratista no tenga bienes a cargo, se generará correo electrónico con la validación correspondiente realizada en el sistema de información se indica: Si existe saldo a favor del contratista ó de inventariosla Secretaría Distrital de Gobierno, se remite la RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD liquidación a la Dirección Financiera; en caso contrario se remite directamente al Grupo de gestión documental de la Dirección Administrativa. ¿Se cuenta con los formatos X0.X0.XX Devolución Dirección Financiera En caso de Bienes que la liquidación haya sido remitida a la Dirección Financiera, ésta procede a realizar el pago al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado contratista de Elementos Devolutivos, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, debidamente diligenciados, firmados y radicados o conformidad con el correo electrónico correspondienteprocedimiento para pagos, en o a liberar los casos en saldos a favor de la Secretaría Distrital de Gobierno o registrar la devolución por parte del contratista y envía la liquidación y soportes de la misma conforme al instructivo par el manejo del expediente único de contrato del Grupo de Gestión Documental de la Dirección Administrativa. Nota: En caso de que aplique? Si: Una vez verificado por existan saldos a favor del contratista ó de la Secretaría Distrital de Gobierno, el supervisor, el cumplimiento gerente de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 2, reiterando la solicitud de entrega de los elementos devolutivos y formatos correspondientes. Supervisor, con el apoyo que se designe. X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/proyecto o formato X0.X0.XX Traslado Elementos devolutivos, según corresponda debidamente diligenciados, firmados y validados por Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios responsable en la Sede de dependencia interesada, debe realizar las gestiones tendientes a que sean consignadas en forma inmediata en las cuentas indicadas por la Dirección General y en las regionales por el profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx; en los casos que apliqueFinanciera. F3.P2.GTI Formato Diagnóstico de Hardware; en caso de que el contratista tenga elementos electrónicos a cargo. Correo electrónico del Grupo Almacén e Inventaros en la Sede de la Dirección General o del profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo de las Regionales. 4. Solicitar al jefe de área, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. Nota. Para el caso de numeral 1 de esta actividad, tener en cuenta lo indicado en el P13.ABS Procedimiento Préstamo de Expedientes Contractuales. Para el caso del numeral 2 de esta actividad, tener en cuenta el X00.XX Procedimiento control préstamo y devolución de expedientes Para el caso del numeral 3 de esta activad, enviar correo a través del correo electrónico xxx@xxxx.xxx.xx, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. ¿Se cuenta con los certificados x xxx y salvo correspondientes? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 3, reiterando al contratista la solicitud de realizar la entrega de expedientes o documentos a cargo y/o solicitados en préstamo Supervisor con el apoyo de quien designe. Paz y Salvo de Archivo Contratos, certificado Gestión Documental, certificado del Sistema Orfeo y correo electrónico.FIN

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. No Nombre de la Actividad laActividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio 1Inicio 1 Clasificar por operador los soportes contables objeto de devolución Clasificar por operador los soportes contables, que soportaron la legalización del pago, de las Entidad Administradora de Servicio. Verificar Técnico Grupo Administrativo o de Soporte de la Regional Técnico Centro Zonal N/A 2 Realizar inventario documental de los soportes contables objeto de devolución Realizar inventario documental FUID, de los soportes a devolver a los operadores, los cuales sirvieron de soporte para la legalización de pago. Técnico Grupo Administrativo o de Soporte de la Regional Técnico Centro Zonal Inventario Documental - FUID 3 P.C Contactar a los operadores para realizar la devolución de soportes contables Contactar al (los) operador (es), para informar sobre la devolución de los soportes contables. Técnico Grupo Administrativo o de Soporte de la Regional Técnico Centro Zonal Correo certificado... 4 P.C Publicar por edictoemplazatorio a los operadores De no contactar al operador, para la entrega de soportes, se debe solicitar al Grupo Jurídico se realice emplazamiento por edicto, por un plazo xx xxxx (10) días. Coordinador Grupo Jurídico Regional Edicto 6 Entregar al operador lo soportes contables Entregar mediante inventario documental y acta de reunión, donde se constate la entrega de total de los soportes contables que el contratista tenga cargada sirvieron de soporte para la información producida durante legalización del pago. Técnico Grupo Administrativo o de Soporte de la ejecución del contrato en el OneDrive asignado por la entidadRegional Técnico Centro Zonal Inventario Documental - FUID Acta de reunión 7 Presentar para eliminación los Presentar a Comité Regional, o en el Backuplos soportes contables a eliminar, de acuerdo con lo indicado por el supervisor, conforme a lo establecido en el IT5.P2.GTI Instructivo Procedimiento Eliminación Acta de Reunión soportes contables Documentos de Apoyo los cuales no fue posible ubicar al operador para Gestión su devolución. Coordinador Grupo Administrativo o de Solicitudes de copias de Seguridad, cuando aplique 2. Solicitar desactivación Soporte de la cuenta de usuario y permisos de acceso a los sistemas de información, en los casos que aplique. 3. Solicitar el borrado seguro de la información institucional del equipo de cómputo y demás equipos electrónicos, en los casos que aplique. Nota 1. Para estas actividades, el responsable deberá solicitar los servicios requeridos a la mesa de servicios, a través de MIS, web o por correo electrónico mediante los Formatos F1.P2.GTI Solicitud de Servicios de Tecnología y/o F8.P2.GTI Gestión de Usuarios Sistemas de Información y recibir correo con confirmación de creación de ticket desde la Mesa Informática de Soluciones - MIS y los formatos F2.P2.GTI Acta de Entrega de Copia de Información, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, en los casos que aplique. Supervisor y enlace con rol de G58 en las diferentes dependencias y Direcciones Regionales Correo electrónico de la Mesa Informática de Soluciones - MIS sobre creación del Ticket F2.P2.GTI Formato Acta de entrega de copia de información (Backup) y/o F3.P2.GTI Formato diagnóstico de hardware, diligenciados y firmados; en los casos que aplique. 1. Solicitar el reporte de inventario individual del sistema de información de inventarios al Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la Dirección General y en las regionales al profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx. 2. Verificar que el contratista realice la entrega de los elementos devolutivos a su cargo de acuerdo con lo establecido en la Guía Gestión de Bienes, teniendo en cuenta la política de operación 3.7. 3. Verificar que el contratista diligencie, radique y valide ante el Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede la Dirección General o ante el profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo en las Regionales, el X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o X0.X0.XX Formato Traslado de Elementos Devolutivos, con los cuales el colaborador asignado del Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios emitirá la Certificación xx Xxx y Salvo, como constancia que no tiene elementos devolutivos a cargo. Nota 1. En el caso que el contratista no tenga bienes a cargo, se generará correo electrónico con la validación correspondiente realizada en el sistema de información de inventarios. ¿Se cuenta con los formatos X0.X0.XX Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado de Elementos Devolutivos, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, debidamente diligenciados, firmados y radicados o con el correo electrónico correspondiente, en los casos en que aplique? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 2, reiterando la solicitud de entrega de los elementos devolutivos y formatos correspondientes. Supervisor, con el apoyo que se designe. X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado Elementos devolutivos, según corresponda debidamente diligenciados, firmados y validados por Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la Dirección General y en las regionales por el profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx; en los casos que aplique. F3.P2.GTI Formato Diagnóstico de Hardware; en caso de que el contratista tenga elementos electrónicos a cargo. Correo electrónico del Grupo Almacén e Inventaros en la Sede de la Dirección General o del profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo de las Regionales. 4. Solicitar al jefe de área, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. Nota. Para el caso de numeral 1 de esta actividad, tener en cuenta lo indicado en el P13.ABS Procedimiento Préstamo de Expedientes Contractuales. Para el caso del numeral 2 de esta actividad, tener en cuenta el X00.XX Procedimiento control préstamo y devolución de expedientes Para el caso del numeral 3 de esta activad, enviar correo a través del correo electrónico xxx@xxxx.xxx.xx, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. ¿Se cuenta con los certificados x xxx y salvo correspondientes? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 3, reiterando al contratista la solicitud de realizar la entrega de expedientes o documentos a cargo y/o solicitados en préstamo Supervisor con el apoyo de quien designe. Paz y Salvo de Archivo Contratos, certificado Gestión Documental, certificado del Sistema Orfeo y correo electrónico.Regional Fin

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio 1Inicio 1 Recibir la ficha de condiciones técnica (FCT). Verificar El área que el contratista tenga cargada solicita la información producida durante la ejecución del contrato en el OneDrive asignado por la entidad, o en el Backup, de acuerdo con lo indicado por el supervisor, conforme a lo establecido en el IT5.P2.GTI Instructivo para Gestión de Solicitudes de copias de Seguridad, cuando aplique 2. Solicitar desactivación de la cuenta de usuario contratación debe elaborar y permisos de acceso a los sistemas de información, en los casos que aplique. 3. Solicitar el borrado seguro de la información institucional del equipo de cómputo y demás equipos electrónicos, en los casos que aplique. Nota 1. Para estas actividades, el responsable deberá solicitar los servicios requeridos a la mesa de servicios, a través de MIS, web o enviar por correo electrónico mediante los Formatos F1.P2.GTI Solicitud el formato F1.P3.ABS Ficha de Servicios de Tecnología condiciones técnicas esenciales para la Prestación del Servicio y/o F8.P2.GTI Gestión Entrega del Bien - FCT diligenciado a la Dirección de Usuarios Sistemas Abastecimiento, Dirección de Información Contratación y recibir correo con confirmación Dirección de creación de ticket desde Planeación Jefe o Profesional del área que solicita la Mesa Informática de Soluciones - MIS y los formatos F2.P2.GTI Acta de Entrega de Copia de Información, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, en los casos que aplique. Supervisor y enlace con rol de G58 en las diferentes dependencias y Direcciones Regionales contratación Correo electrónico y F1.P3.ABS Ficha de condiciones Técnicas esenciales para la Mesa Informática de Soluciones - MIS sobre creación Prestación del Ticket F2.P2.GTI Formato Acta de entrega de copia de información (Backup) Servicio y/o F3.P2.GTI Formato diagnóstico Entrega del Bien FCT 2 P.C Revisar y dar visto bueno a la ficha de hardwarecondiciones técnicas (FCT) presentada por el área solicitante Una vez recibido el formato F1.P3.ABS Ficha de condiciones técnicas esenciales para la Prestación del Servicio y/o Entrega del Bien FCT presentada por el área solicitante, diligenciados se revisará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo. ¿Se tienen observaciones a la ficha de condiciones técnicas? SI: Informar las observaciones por correo electrónico para su respectivo ajuste y firmados; en los casos se devuelve a la actividad 1 NO: Mediante correo electrónico la Dirección de Abastecimiento, la Dirección de Contratación y la Dirección de Planeación deberán indicar que aplique. 1no hay observaciones, que desde su competencia dan visto bueno y continua con la actividad 3. Solicitar el reporte Profesional Dirección de inventario individual del sistema Contratación, Profesional de información la Dirección de inventarios al Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios Abastecimiento, profesional Dirección de Planeación en la Sede de la Dirección General General. Profesional del Grupo Jurídico, Profesional del Grupo Financiero de la Regional Correo electrónico y F1.P3.ABS Ficha de Condiciones Técnicas esenciales para la Prestación del Servicio y/o Entrega del Bien FCT Los formatos adoptados para la operación secundaria en las regionales la guía para cada Acuerdo Marco de Precios. 3 Elaborar los estudios y documentos previos y diligenciar simulador Elaborar el formato F3.P5.ABS Estudios y documentos previos, conforme a los requisitos determinados en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, los Manuales y Guías que se expiden para cada Acuerdo Marco de Precios o la norma que lo modifique o sustituya, y diligenciar el simulador aplicable al profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx. 2acuerdo marco. Verificar que el contratista realice Profesional del área donde surge la entrega necesidad de los elementos devolutivos a su cargo contratación F3.P5.ABS Formato Estudios y Documentos Previos Simulador del acuerdo marco de acuerdo con lo establecido precios. Los formatos adoptados para la operación secundaria en la Guía Gestión para cada Acuerdo Marco de BienesPrecios. No Nombre de la Actividad Descripción Responsable Registro 4 Radicar en la Dirección de Contratación los estudios y documentos previos. Radicar en la Dirección de Contratación el memorando con los estudios previos y la totalidad de los documentos anexos que hacen parte integral del mismo, teniendo en cuenta la política lista de chequeo establecida para cada modalidad de Contratación, acompañados del Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente, los formatos adoptados para la operación 3.7. 3. Verificar que el contratista diligencie, radique y valide ante el Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios secundaria en la Sede Guía para cada Acuerdo Marco de Precios. Para el concepto del Comité de Contratación, se deberá allegar, la presentación en PowerPoint correspondiente con la información del proceso. Profesional del área que solicita la contratación Memorando radicado a la Dirección General o ante de Contratación anexando la carpeta contractual. 5 P.C. Revisar la información y realizar el profesional o auxiliar control de legalidad correspondiente Revisar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo en las Regionales, el X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o X0.X0.XX Formato Traslado de Elementos Devolutivos, la información se encuentre completa y cumpla con los cuales requisitos y condiciones establecidas para adelantar el colaborador asignado del Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios emitirá la Certificación xx Xxx y Salvo, como constancia que no tiene elementos devolutivos a cargo. Nota 1. En el caso que el contratista no tenga bienes a cargo, se generará correo electrónico con la validación correspondiente realizada en el sistema proceso dentro de información de inventarioslos cinco (5) días hábiles siguientes al recibo. ¿Se cuenta con La información está completa y cumple los formatos X0.X0.XX Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado de Elementos Devolutivos, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, debidamente diligenciados, firmados y radicados o con el correo electrónico correspondiente, en los casos en que apliquerequisitos? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar Continua con la actividad 5. 6 No: Se devuelve En caso de encontrar inconsistencias, solicitar a través de correo electrónico a las dependencias interesadas en la contratación los ajustes correspondientes y regresar a la actividad No 2, reiterando la solicitud 3. Profesional Dirección de entrega de los elementos devolutivos y formatos correspondientes. Supervisor, con el apoyo que se designe. X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/Contratación o formato X0.X0.XX Traslado Elementos devolutivos, según corresponda debidamente diligenciados, firmados y validados por del Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede Jurídico de la Dirección General Regional y en las regionales por el profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx; en los casos que aplique. F3.P2.GTI Formato Diagnóstico Director de Hardware; en caso de que el contratista tenga elementos electrónicos a cargo. Correo electrónico del Grupo Almacén e Inventaros Contratación en la Sede de la Dirección General o Coordinador del profesional Grupo Jurídico. Correo electrónico con solicitud de ajustes o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en envío a revisión del Director(a) de Contratación o Coordinador(a) Jurídico de la Regional 6 Convocar el Grupo Administrativo Comité de las Regionales. 4Contratación. Solicitar al jefe de área, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. Nota. Para el caso de numeral 1 de esta actividad, tener en cuenta lo indicado en el P13.ABS Procedimiento Préstamo de Expedientes Contractuales. Para el caso del numeral 2 de esta actividad, tener en cuenta el X00.XX Procedimiento control préstamo y devolución de expedientes Para el caso del numeral 3 de esta activad, enviar correo Realizar la citación a través del de correo electrónico xxx@xxxx.xxx.xxpara someter a consideración del Comité el proceso, certificación de acuerdo con el cronograma de convocatoria y sesión de este órgano asesor, según lo dispuesto en MO1.ABS Manual de Contratación y la Resolución o acto administrativo vigente que regule la materia al interior del ICBF. Director(a) de Contratación en la Sede de la Dirección General. Coordinador(a) del Grupo Jurídico en la Regional. Correo de convocatoria Comité de Contratación. 7 P.C. Realizar Comité de Contratación Revisar y conceptuar sobre no existencia de radicados pendientes de trámitelos documentos del proceso puestos a su consideración. ¿Se cuenta con los certificados x xxx y salvo correspondientesEl comité de contratación aprueba el proceso? SiSI: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5N°8 NO: Informar al área solicitante a través de correo electrónico para que realice los ajustes necesarios a los documentos de acuerdo con las recomendaciones efectuadas por el comité de contratación dentro del término establecido en el Manual de contratación, para lo cual deberán dar alcance al radicado inicial, devolviéndose a la actividad 4 Miembros del Comité de Contratación. Acta de Comité de Contratación Correo electrónico No Nombre de la Actividad Descripción Responsable Registro 8 Publicación evento en la TVEC (Acuerdo Marco de Precios) Se apertura el evento de Cotización en la Tienda Virtual (según sea el caso establecido en los términos y condiciones para cada Acuerdo Marco de Precios o Instrumento de Agregación de Demanda). Profesional Dirección de Contratación o del grupo jurídico de la Regional. Evento de cotización en tienda virtual del estado Colombiano 9 Solicitar y realizar aclaraciones Recibir y enviar al área técnica las observaciones realizadas por los proveedores para el proceso, con el fin de emitir respuesta En caso de ser necesario, el usuario comprador solicitará al proveedor las aclaraciones pertinentes, siempre por medio de la misma plataforma mediante mensaje público. Profesional de la Dirección de Contratación o del Grupo jurídico de la Regional y Profesional del área que solicita la contratación Solicitud de aclaraciones Tienda virtual del Estado Colombiano 10 P.C. Verificación de requisitos para la adjudicación y selección de la propuesta de menor valor Descargar las ofertas allegadas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano de la herramienta “COUPA” y proceder a realizar la verificación correspondiente, de acuerdo con lo establecido en los documentos previos del proceso. Elegir la Cotización de menor valor, verificando que no se trate de un precio artificialmente bajo, ni que supere el precio techo, cuya revisión estará a cargo del área donde surge la necesidad de contratación El abogado de la Dirección de Contratación o del Grupo Jurídico de la Regional, realizará la evaluación jurídica del proponente que haya presentado la cotización de menor valor. ¿La propuesta seleccionada cumple con los requisitos para la adjudicación? Si: Continua actividad No.11 No: Se devuelve Regresa a actividad No 3, reiterando al contratista 9 y verificar la solicitud de realizar la entrega de expedientes o documentos a cargo y/o solicitados en préstamo Supervisor propuesta con el apoyo siguiente menor valor y así sucesivamente, según lo que estipule los términos y condiciones del acuerdo marco de quien designeprecios Director(a) del área donde surge la necesidad de contratación Profesional del área donde surge la necesidad de contratación Profesional de la Dirección de Contratación o del Grupo Jurídico de la Regional. Paz y Salvo Informe de Archivo Contratos, certificado Gestión Documental, certificado del Sistema Orfeo y correo electrónicoverificación.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Actividad Responsable Registro Inicio 11 Solicitud por parte de la dependencia Remitir mediante correo electrónico la planilla de afiliación digital diligenciada con los datos completos del servidor público, practicante o contratista de prestación de servicios para la afiliación ante la ARL. Verificar que el contratista tenga cargada Enlace de la información producida durante la ejecución Dependencia O Grupos de Trabajo Profesional del contrato en el OneDrive asignado por la entidad, Grupo de Registro y Control o en el BackupProfesional del Grupo Administrativo, de acuerdo con lo indicado por el supervisor, conforme a lo establecido en el IT5.P2.GTI Instructivo para Gestión Humana o Gestión de Solicitudes Soporte Planilla de copias de Seguridad, cuando aplique 2. Solicitar desactivación de la cuenta de usuario y permisos de acceso a los sistemas de información, en los casos que aplique. 3. Solicitar el borrado seguro de la información institucional del equipo de cómputo y demás equipos electrónicos, en los casos que aplique. Nota 1. Para estas actividades, el responsable deberá solicitar los servicios requeridos a la mesa de servicios, a través de MIS, web o afiliación por correo electrónico mediante los Formatos F1.P2.GTI Solicitud de Servicios de Tecnología y/o F8.P2.GTI Gestión de Usuarios Sistemas de Información y recibir correo con confirmación de creación de ticket desde 2 Solicitar la Mesa Informática de Soluciones - MIS y los formatos F2.P2.GTI Acta de Entrega de Copia de Información, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, en los casos que aplique. Supervisor y enlace con rol de G58 en las diferentes dependencias y Direcciones Regionales Correo electrónico afiliación a la ARL Portal Transaccional Ingresar la plantilla Excel de la Mesa Informática solicitud de Soluciones - MIS sobre creación del Ticket F2.P2.GTI Formato Acta afiliación trabajadores dependientes o independientes una vez diligenciados todos los campos a la plataforma de entrega la ARL Positiva, módulo opción Afiliar Trabajadores, Ingreso Masivo de copia de información (Backup) y/o F3.P2.GTI Formato diagnóstico de hardwareTrabajadores, diligenciados y firmados; en los casos que aplique. 1. Solicitar realizar el reporte de inventario individual del sistema de información de inventarios al Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios cargue en la Sede plataforma. Profesional del Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano de la Dirección General de Gestión Humana Profesional del Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana Planilla de afiliación 3 Verificar que no se presenten inconsistencias. Si presenta error, se debe verificar el tipo de error (el sistema describe lo que se debe modificar mediante una plantilla de Excel), realizar los ajustes y cargar nuevamente. Profesional del Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano de la Dirección de Gestión Humana Profesional del Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana Planilla de Excel 4. X.X Xxxxxxxxx certificado de afiliación Descargue el certificado de afiliación y verifique que estén todos los registros descritos en la plantilla; remita al enlace o colaborador que solicitó la afiliación. Profesional del Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano de la Dirección de Gestión Humana Profesional del Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana Certificado de Afiliación ARL 8. Verificar la afiliación El servidor público, practicante o contratista de prestación de servicios (profesionales y de apoyo a la gestión) deberá verificar el estado de su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales y reportar si se presenta una novedad Servidor público, practicante o contratista de prestación de servicios (profesionales y de apoyo a la gestión) Certificado de Afiliación al Profesional del Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano de la Dirección de Gestión Humana, y en las regionales Regionales al profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx. 2. Verificar que el contratista realice la entrega de los elementos devolutivos a su cargo de acuerdo con lo establecido en la Guía Profesional del Grupo Administrativo, Gestión de Bienes, teniendo en cuenta la política de operación 3.7Soporte o Gestión Humana. 3. Verificar que el contratista diligencie, radique y valide ante el Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede la Dirección General o ante el profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo en las Regionales, el X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o X0.X0.XX Formato Traslado de Elementos Devolutivos, con los cuales el colaborador asignado del Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios emitirá la Certificación xx Xxx y Salvo, como constancia que no tiene elementos devolutivos a cargo. Nota 1. En el caso que el contratista no tenga bienes a cargo, se generará correo electrónico con la validación correspondiente realizada en el sistema de información de inventarios. ¿Se cuenta con los formatos X0.X0.XX Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado de Elementos Devolutivos, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, debidamente diligenciados, firmados y radicados o con el correo electrónico correspondiente, en los casos en que aplique? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 2, reiterando la solicitud de entrega de los elementos devolutivos y formatos correspondientes. Supervisor, con el apoyo que se designe. X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado Elementos devolutivos, según corresponda debidamente diligenciados, firmados y validados por Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la Dirección General y en las regionales por el profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx; en los casos que aplique. F3.P2.GTI Formato Diagnóstico de Hardware; en caso de que el contratista tenga elementos electrónicos a cargo. Correo electrónico del Grupo Almacén e Inventaros en la Sede de la Dirección General o del profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo de las Regionales. 4. Solicitar al jefe de área, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. Nota. Para el caso de numeral 1 de esta actividad, tener en cuenta lo indicado en el P13.ABS Procedimiento Préstamo de Expedientes Contractuales. Para el caso del numeral 2 de esta actividad, tener en cuenta el X00.XX Procedimiento control préstamo y devolución de expedientes Para el caso del numeral 3 de esta activad, enviar correo a través del correo electrónico xxx@xxxx.xxx.xx, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. ¿Se cuenta con los certificados x xxx y salvo correspondientes? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 3, reiterando al contratista la solicitud de realizar la entrega de expedientes o documentos a cargo y/o solicitados en préstamo Supervisor con el apoyo de quien designe. Paz y Salvo de Archivo Contratos, certificado Gestión Documental, certificado del Sistema Orfeo y correo electrónico.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio 1Inicio 1 Recibir solicitud para radicación Recibir solicitud de comodato para estudio y trámite respectivo. Coordinador Grupo Administrativo /Coordinador Grupo Gestión de Bienes Memorando 2P.C. Verificar los documentos Verificar la disponibilidad del inmueble para ser entregado en comodato.  Si la solicitud es viable, continuar con la actividad. Coordinador Grupo Administrativo /Coordinador Grupo Gestión de Bienes Memorando  Si la solicitud no es viable, dar respuesta al solicitante informando la decisión. 3 Solicitar los documentos requeridos Solicitar a la Entidad interesada la documentación requerida:  Carta de solicitud de comodato del inmueble suscrita por el tercero interesado, explicando el uso que se le va a dar al inmueble.  Carta de compromiso de asumir los gastos de impuestos y demás erogaciones que demanda el contratista tenga cargada inmueble (adecuaciones con previa autorizaron del ICBF) en caso de comodato.  Documento que faculta a la información producida durante entidad interesada para celebrar contratos.  Acta de posesión del representante legal (entidad pública), certificado de existencia y representación legal (entidad privada) o el documento que haga sus veces.  Fotocopia de la ejecución Cédula de ciudadanía del contrato representante legal de la entidad interesada  Balance General y estado financieros, cuando se trata de comodato con una entidad privada.  Otros documentos exigidos en el OneDrive asignado por la entidad, o en el Backup, Manual de acuerdo con lo indicado por el supervisor, conforme a lo establecido en el IT5.P2.GTI Instructivo para Contratación. Coordinador Grupo Administrativo /Coordinador Grupo Gestión de Solicitudes de copias de Seguridad, cuando aplique 2. Solicitar desactivación de Bienes Oficio 4 Verificar los documentos Recibir la cuenta de usuario documentación requerida y permisos de acceso a tramitar los sistemas de información, en los casos que aplique. 3. Solicitar el borrado seguro de la información institucional del equipo de cómputo y demás equipos electrónicos, en los casos que aplique. Nota 1. Para estas actividades, el responsable deberá solicitar los servicios requeridos a la mesa de servicios, a través de MIS, web o por correo electrónico mediante los Formatos F1.P2.GTI Solicitud de Servicios de Tecnología y/o F8.P2.GTI Gestión de Usuarios Sistemas de Información y recibir correo con confirmación de creación de ticket desde la Mesa Informática de Soluciones - MIS y los formatos F2.P2.GTI Acta de Entrega de Copia de Información, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, en los casos que aplique. Supervisor y enlace con rol de G58 en las diferentes dependencias y Direcciones Regionales Correo electrónico de la Mesa Informática de Soluciones - MIS sobre creación del Ticket F2.P2.GTI Formato Acta de entrega de copia de información (Backup) y/o F3.P2.GTI Formato diagnóstico de hardware, diligenciados y firmados; en los casos que aplique. 1. Solicitar el reporte de inventario individual del sistema de información de inventarios al Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la Dirección General y en las regionales al profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx. 2. Verificar que el contratista realice la entrega de los elementos devolutivos a su cargo de acuerdo con lo establecido en la Guía Gestión de Bienes, teniendo en cuenta la política de operación 3.7. 3. Verificar que el contratista diligencie, radique y valide ante el Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede la Dirección General o ante el profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo en las Regionales, el X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o X0.X0.XX Formato Traslado de Elementos Devolutivos, con los cuales el colaborador asignado del Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios emitirá la Certificación xx Xxx y Salvo, como constancia que no tiene elementos devolutivos a cargo. Nota 1. En el caso que el contratista no tenga bienes a cargo, se generará correo electrónico con la validación correspondiente realizada en el sistema de información de inventarios. ¿Se cuenta con los formatos X0.X0.XX Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado de Elementos Devolutivos, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, debidamente diligenciados, firmados y radicados o conceptos necesarios para continuar con el correo electrónico correspondientetrámite.  Si los conceptos son viables, en los casos en que aplique? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 2 Si no es viable los conceptos, reiterando dar respuesta al solicitante informando la solicitud de entrega de los elementos devolutivos y formatos correspondientesdecisión. Supervisor, con el apoyo que se designe. X0.X0.XX Formato Devolución Coordinador Grupo Administrativo /Coordinador Grupo Gestión de Bienes al Almacén yOficio/o formato X0.X0.XX Traslado Elementos devolutivos, según corresponda debidamente diligenciados, firmados y validados por Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la Dirección General y en las regionales por el profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx; en los casos que aplique. F3.P2.GTI Formato Diagnóstico de Hardware; en caso de que el contratista tenga elementos electrónicos a cargo. Correo electrónico del Grupo Almacén e Inventaros en la Sede de la Dirección General o del profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo de las Regionales. 4. Solicitar al jefe de área, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. Nota. Para el caso de numeral 1 de esta actividad, tener en cuenta lo indicado en el P13.ABS Procedimiento Préstamo de Expedientes Contractuales. Para el caso del numeral 2 de esta actividad, tener en cuenta el X00.XX Procedimiento control préstamo y devolución de expedientes Para el caso del numeral 3 de esta activad, enviar correo a través del correo electrónico xxx@xxxx.xxx.xx, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. ¿Se cuenta con los certificados x xxx y salvo correspondientes? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 3, reiterando al contratista la solicitud de realizar la entrega de expedientes o documentos a cargo y/o solicitados en préstamo Supervisor con el apoyo de quien designe. Paz y Salvo de Archivo Contratos, certificado Gestión Documental, certificado del Sistema Orfeo y correo electrónico.memorando

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. No No. Nombre de la Actividad Descripción Responsable Registro Inicio 1 Remitir oficio o radicado de solicitud de legalización. Remitir oficio o radicado de solicitud de legalización: a) Construcción b) Adecuación c) Mantenimiento o reparaciones locativas d) Asistencia técnica Coordinador del Grupo de Infraestructura Inmobiliaria o Director Administrativo Oficio o radicado 2 Recibir y reasignar solicitud de legalización. Recibir y Reasignar la solicitud de legalización de la actividad Responsable Registro Inicio 1intervención realizada por el Grupo de Infraestructura Inmobiliaria. Verificar que el contratista tenga cargada la información producida durante la ejecución del contrato Coordinador Grupo de Gestión de Bienes Correo electrónico Antes de imprimir este documento… piense en el OneDrive asignado por medio ambiente! 3 P.C Revisar solicitud de legalización obra Revisar la entidad, o en solicitud de legalización y su documentación soportes: - Si la solicitud cumple con el Backup, lleno de acuerdo los requisitos: continua con lo indicado por el supervisor, conforme a lo establecido en el IT5.P2.GTI Instructivo para Gestión de Solicitudes de copias de Seguridad, cuando aplique 2la actividad No 4. Solicitar desactivación de Si la cuenta de usuario y permisos de acceso a los sistemas de información, en los casos que aplique. 3. Solicitar el borrado seguro de la información institucional del equipo de cómputo y demás equipos electrónicos, en los casos que aplique. Nota 1. Para estas actividades, el responsable deberá solicitar los servicios requeridos a la mesa de servicios, a través de MIS, web o solicitud no cumple: Se remitirá por correo electrónico mediante los Formatos F1.P2.GTI Solicitud al área responsable para que subsane la inconsistencia. Regresa a la actividad No 1 Profesional del Grupo de Servicios de Tecnología y/o F8.P2.GTI Gestión de Usuarios Sistemas de Información y recibir correo con confirmación de creación de ticket desde la Mesa Informática de Soluciones - MIS y los formatos F2.P2.GTI Acta de Entrega de Copia de Información, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, en los casos que aplique. Supervisor y enlace con rol de G58 en las diferentes dependencias y Direcciones Regionales Bienes Correo electrónico de la Mesa Informática de Soluciones 4 Elaborar oficio o radicado Elaborar radicados u oficios con destino a: - MIS sobre creación del Ticket F2.P2.GTI Formato Acta de entrega de copia de información (Backup) y/o F3.P2.GTI Formato diagnóstico de hardware, diligenciados y firmados; en los casos que aplique. 1. Solicitar el reporte de inventario individual del sistema de información de inventarios al Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la La Dirección General y en las regionales al profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx. 2. Verificar que el contratista realice la entrega Financiera para: ⮚ Regionalización de los elementos devolutivos recursos a la Regional donde se está realizando la intervención. (aplica para legalizaciones de contratos xx XXXXXXX O PATRIMONIO AUTONOMO) ⮚ para su cargo desembolso y regionalización de acuerdo recursos (aplica para legalizaciones de contratos de obras suscritos por el ICBF) - La Regional donde se está realizando la obra con lo establecido las instrucciones para el registro en la Guía el aplicativo SEVEN o para su contextualización (No aplica para legalizaciones por concepto de asistencia técnica) Profesional del Grupo de Gestión de Bienes, teniendo en cuenta la política Bienes Oficio o Radicado Antes de operación 3.7. 3. Verificar que el contratista diligencie, radique y valide ante el Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede la Dirección General o ante el profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx imprimir este documento… piense en el medio ambiente! 5 Remitir radicado u oficio Remitir oficio o radicado con los soportes a: - La Dirección Financiera con las instrucciones para el registro contable (no aplica cuando se trate de legalizaciones de obras financiadas por terceros) - La Regional con las instrucciones para su registro en el aplicativo SEVEN o para contextualizarlos (no aplica cuando se trate de legalización por concepto de asistencia técnica) Coordinador del Grupo Administrativo en las Regionales, el X0.X0.XX Formato Devolución de Gestión de Bienes al Almacén y/Oficio o X0.X0.XX Formato Traslado Radicado 6 Verificar el registro Verificar la realización de Elementos Devolutivos, los registros indicados en el radicado u oficio dirigido a: - La Regional donde se está realizando la intervención en relación con los cuales el colaborador asignado ingreso en el aplicativo dispuesto por la entidad (SEVEN ERP). Profesional del Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios emitirá de Gestión de Bienes Correo electrónico 7 Archivar la Certificación xx Xxx y Salvo, como constancia que no tiene elementos devolutivos a cargo. Nota 1. En el caso que el contratista no tenga bienes a cargo, se generará correo electrónico con documentación Archivar la validación correspondiente realizada documentación involucrado en el sistema proceso de información legalización parcial o total por los diferentes conceptos Profesional del Grupo de inventarios. ¿Se cuenta con los formatos X0.X0.XX Devolución Gestión de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado de Elementos Devolutivos, F3.P2.GTI Diagnóstico de Hardware, debidamente diligenciados, firmados y radicados o con el correo electrónico correspondiente, en los casos en que aplique? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 2, reiterando la solicitud de entrega de los elementos devolutivos y formatos correspondientes. Supervisor, con el apoyo que se designe. X0.X0.XX Formato Devolución de Bienes al Almacén y/o formato X0.X0.XX Traslado Elementos devolutivos, según corresponda debidamente diligenciados, firmados y validados por Grupo xx Xxxxxxx e Inventarios en la Sede de la Dirección General y en las regionales por el profesional o auxiliar que apoya las funciones xx xxxxxxx; en los casos que aplique. F3.P2.GTI Formato Diagnóstico de Hardware; en caso de que el contratista tenga elementos electrónicos a cargo. Correo electrónico del Grupo Almacén e Inventaros en la Sede de la Dirección General o del profesional o auxiliar que apoye las funciones xx xxxxxxx en el Grupo Administrativo de las Regionales. 4. Solicitar al jefe de área, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. Nota. Para el caso de numeral 1 de esta actividad, tener en cuenta lo indicado en el P13.ABS Procedimiento Préstamo de Expedientes Contractuales. Para el caso del numeral 2 de esta actividad, tener en cuenta el X00.XX Procedimiento control préstamo y devolución de expedientes Para el caso del numeral 3 de esta activad, enviar correo a través del correo electrónico xxx@xxxx.xxx.xx, certificación sobre no existencia de radicados pendientes de trámite. ¿Se cuenta con los certificados x xxx y salvo correspondientes? Si: Una vez verificado por el supervisor, el cumplimiento de esta actividad se continuar con la actividad 5. No: Se devuelve a actividad No 3, reiterando al contratista la solicitud de realizar la entrega de expedientes o documentos a cargo y/o solicitados en préstamo Supervisor con el apoyo de quien designe. Paz y Salvo de Archivo Contratos, certificado Gestión Documental, certificado del Sistema Orfeo y correo electrónico.Carpeta electrónica Fin