Contract
ENTIDAD | Lotería Santander |
DEPENDENCIA QUE PROYECTA | Subgerencia Administrativa |
DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE | Gerencia General |
FECHA | Marzo 25 de 2011 |
OBJETO DEL ESTUDIO PREVIO | Contratar la compra de unos equipos de seguridad para integrarlos al circuito cerrado de televisión para la vigilancia de las instalaciones de la LOTERIA SANTANDER. |
ESTUDIO PREVIO COMPRA DE EQUIPOS DE SEGURIDAD IDENTIFICACION DEL ESTUDIO
CONTENIDO DEL ESTUDIO PREVIO
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
LA LOTERIA SANTANDER tiene instalado en su sede administrativa un circuito cerrado de televisión para efectuar vigilancia complementaria a la actividad que se desarrolla con la firma de seguridad que fue contratada por la Lotería Santander. En razón a que los equipos que conforman el circuito cerrado deben permanecer en optimas condiciones para cumplir nuestro cometido se hace necesario adquirir un equipo denominado DVR para 16 canales – STND ALLONE que permita la grabación en un disco duro, visualizar las cámaras en el monitor o televisión además que cuente con conexión en internet y se puede manejar con control remoto. De igual forma y atendiendo que dos de las cámaras que actualmente conforman el circuito se encuentra dañadas se hace necesario efectuar su reposición.
Para atender la necesidad debe desarrollarse el respectivo proceso contractual con la persona natural o jurídica que este en capacidad, de cumplir con el objeto contractual objeto materia del presente estudio.
2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES, Y LA IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR.
2.1 Descripción del Objeto
“El contratista se obliga para con la entidad contratante a vender los siguientes elementos: un equipo DVR y dos cámaras de seguridad de las que conforman el circuito cerrado de televisión para la vigilancia de las instalaciones de la LOTERIA SANTANDER con su respectiva instalación a todo costo”.
2.2 Especificaciones esenciales
El equipo DVR y las cámaras de seguridad que se necesitan deben comprender las especificaciones técnicas de compatibilidad con el sistema que hay instalado actualmente
El Equipo DVR debe contar con una capacidad mínima para 16 cámaras con sistema de grabación.
Cámaras compactas a color tipo domo, chip sony, lente infrarrojo para visión nocturna, lente varifocal, alcance de 30 metros.
El contratista entregará todos los equipos descritos instalados, de manera que queden funcionando e incorporados al circuito cerrado de televisión existente.
2.3 Identificación del contrato a celebrar
Contrato de compra Venta
2.4 Vigencia del contrato
El contrato tendrá una vigencia de ocho (08) días hábiles contados a partir de la firma del acta de inicio y previo cumplimiento de los requisitos de ejecución
.
2.5 Forma de pago
El contratante pagará el valor de lo contratado una vez el contratista haya cumplido el objeto del contrato, previo cumplimiento de la presentación de la factura (art. 2º de la ley 1231 de 2008) a la cual deberá anexar los siguientes soportes: certificación de pagos de aportes a seguridad social (Copia de la Planilla SOI) y certificación del supervisor del contrato.
2.6 Obligaciones del contratista
En cumplimiento del objeto descrito anteriormente, se considera necesario el desarrollo de lo siguiente como requisito mínimo:
- Efectuar la entrega de los productos adquiridos por la LOTERIA SANTANDER en el objeto del contrato.
- Guardar la reserva de la información a la que tenga acceso.
- productos contratados y responder por ellos de conformidad con las normas vigentes.
- Defender en todas las actuaciones los intereses del CONTRATANTE y obrar con lealtad y buena fe en todas las etapas contractuales.
-Informar oportunamente de cualquier petición o amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de la entidad.
- Mantener indemne a la LOTERÍA SANTANDER frente a las reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratadas o dependan del adjudicatario.
- Asumir los costos y demás gastos ocasionados en la ejecución del contrato.
- Cumplir las instrucciones impartidas por el supervisor del contrato, encargado de su control y vigilancia.
- Las demás que se deriven del objeto contractual y todas aquellas que de acuerdo a la naturaleza del contrato establezca la ley y las demás establecidas en la invitación a cotizar y la oferta presentada, los cuales hacen parte integrante del contrato.
2.7 Obligaciones de la Lotería Santander
- Exigir a EL CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, así como la información que considere necesaria para el desarrollo del mismo.
- Adelantar las acciones conducentes a obtener las indemnizaciones por los daños que sufra la LOTERIA SANTANDER en desarrollo o con ocasión de los productos adquiridos.
- Requerir a EL CONTRATISTA para que adopte las medidas pertinentes cuando surjan faltas en el cumplimiento del contrato.
- Pagar cumplidamente los valores pactados.
- Las demás que se deriven del objeto contractual y todas aquellas que de acuerdo a la naturaleza del contrato establezca la ley y las demás establecidas en la invitación a cotizar y la oferta presentada, los cuales hacen parte integrante del contrato.
2.8 Forma de presentación de la propuesta
Los proponentes deberán presentar un solo sobre en el cual deberá constar la siguiente información:
1. Carta de presentación de la propuesta suscrita por el representante legal de la firma proponente o por conducto de un apoderado debidamente constituido, o por la persona natural que presente la propuesta. ANEXO No. 1.
2. Certificado actualizado de la Cámara de Comercio sobre constitución, representación legal y registro mercantil expedido en un plazo no mayor a treinta días calendario de antelación a la fecha de presentación de la propuesta; en el cual debe contemplar dentro de su actividad el objeto materia del presente contrato.
3. Dar cumplimiento a lo establecido en el literal C del Decreto 3512 de 2.003, es decir el proveedor debe referenciar en su oferta el número de certificado de registro del bien o servicio ofrecido, generado por el portal SICE. En la circunstancia de presentar la oferta un consorcio o unión temporal cada uno de los integrantes deben cumplir con este requisito. (Si se requiere).
4. Certificación expedida por el revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal, donde se acredite el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, I.C.B.F. y SENA. En caso de personas naturales anexar declaración juramentada. (articulo 50 ley 789/ 2.002, articulo 9 Ley 828/2003).
No se aceptan proponentes Afiliados al régimen de salud subsidiado o beneficiarios de un cotizante.
5. Experiencia mínima del Proponente: Para el caso específico de este proceso, es importante que los proponentes cuenten con experiencia específica, toda vez que esto le genera a la entidad seguridad y estabilidad al momento de contratar; para lo cual el proponente debe adjuntar a su propuesta certificación o copia de dos contratos con objeto similar al de la presenté invitación que haya ejecutado en el sector público o privado. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales la experiencia deberá ser acreditada por cualquiera de sus miembros.
6. Cedula de Ciudadanía, Cédula Militar o Libreta Militar: La persona natural o representante legal del proponente deberá anexar a la propuesta fotocopia de la cédula de ciudadanía.
7. Fotocopia del RUT.
8. De conformidad con lo consagrado en la ley 1238 de 2008 y la circular 5 de 2008, expedida por el Contralor General de la República y los Art. 1 y 14 de la ley 962 de 2005, el boletín de responsables fiscales del proponente serán consultados por la oficina gestora del desarrollo del presente proceso o allegarlos en la propuesta.
9. Los antecedentes disciplinarios de los representantes legales serán consultados por la oficina gestora del desarrollo del presente proceso o allegarlos en la propuesta.
10. Formato de hoja de vida único, el oferente deberá anexar a la oferta el Formulario Único de Hoja de Vida, persona natural o persona jurídica según corresponda, debidamente diligenciado. El formato respectivo se encuentra en la dirección electrónica xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx / Formatos.
3. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE CONTRATACION
Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del contrato a celebrar, las normas aplicables a esta contratación están basadas en:
-Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación en recursos públicos.
- Decreto 2170 de 2002 por el cual se reglamente la Ley 80 de 1993, especialmente sus artículos 6, 9 y 24.
.-Decreto 2474 de 2008 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.
-Decreto 2025 de 2009 por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008.
-Decreto 4828 de 2008 por medio del cual se expide el régimen de garantías para la administración pública, modificado por los decretos 931 de 2009 y Decreto 2493 de 2009
-Decreto 2178 de 2006 por medio del cual se crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública.
- Decreto 3512 de 2003 por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento del SICE.
- -Acuerdos 004 de 2005 y 009 de 2006 por los cuales se fijan lineamientos para el funcionamiento del SICE.
-Resolución 05313 de 2002 (CGR) por la cual se establece la función y operación del SICE.
-Directiva Presidencial No. 12 de 2002 la cual da lineamientos sobre lucha anticorrupción.
-Ley 789 de 2002 por la cual se amplía la protección social.
-Las demás disposiciones comerciales y civiles pertinentes.
4. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
El precio del producto no se encuentra registrado en el SICE consultado tal como aparece en el certificado expedido por el delegado de la Gerencia para este efecto, por lo cual la entidad acudió a solicitar cotización a entidades que pudieran cumplir el objeto que se pretende contratar así:
COTIZANTE | FECHA DE COTIZACION | V/R COTIZACION |
D Y T TELECOMUNICACIONES | Marzo 11 de 2011 | $3.294.400 |
VIDEO CAMARAS R.J. | Marzo 11 de 2011 | $3.746.800 |
SKY ELECTRONICS | Marzo 11 de 2011 | $3.874.400 |
De acuerdo a lo cotizado y atendiendo los valores en que parece moverse el mercado en esta clase de actividades para la fijación del presupuesto oficial se tomará como base la cotización menor ($ 3.294.400.) incrementada en un 5 % ($164.720) es decir la suma de $ 3.459.120.
Dentro del valor antes señalado no se encuentran incluidos los valores correspondientes a los tributos departamentales que debe asumir el contratista para la legalización del contrato, los cuales se calculan sobre el valor del mismo sin incluir IVA.
Entonces para el cálculo de estos tributos, se toma como base el valor mínimo incrementado en el 5%.
TRIBUTO | PORCENTAJE | VALOR |
Estampilla Procultura | 2% | 69.182 |
Estampilla ProUIS | 2% | 69.182 |
Estampilla Prodesarrollo Dptal | 2% | 69.182 |
Estampilla Reforestación Dptal | 1% | 34.591 |
Estampilla Prohospitales Universitarios | 2% | 69.182 |
Estampilla electrificación rural | 2% | 69.182 |
Estampilla de bienestar del adulto mayor | 2% | 69.182 |
Subtotal | 466.856 | |
Ordenanza 012/05 y Decreto 005/06 | 10% sobre el valor total de las estampillas | |
46.685 | ||
TOTAL TRIBUTOS | $ 513.541 | |
Valor del IVA sobre $3.459.120 | $ 553.459 | |
Valor de la póliza | $ 25.000 | |
TOTAL | $4.551.120 |
4.1 PRESUPUESTO OFICIAL
El presupuesto oficial asciende a la suma de CUATRO MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA Y UN MIL CIENTO VEINTE PESOS ($4.551.120) M/CTE.
5. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN
La selección de la oferta más favorable se ciñe a los criterios de evaluación contemplados en el Decreto 2474 de 2008, así como a los siguientes:
El cumplimiento mínimo de los requerimientos definidos en el numeral 2.2
El valor de la propuesta.
6. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO:
6.1 RIESGOS DE EJECUCIÓN QUE ASUME EL CONTRATISTA.
Que el contratista no pueda dar cumplimiento total o parcial a la ejecución del contrato.
Que el contratista incumpla con el objeto del contrato.
6.2 RIESGOS QUE ASUME LA ENTIDAD.
Que no se verifique la idoneidad del contratista.
Que no se verifique el cumplimiento del contratista.
Estos riesgos son minimizados y asumidos por la entidad con la elaboración detallada y coherente de los estudios previos de la contratación, a través de los cuales se determinaron las especificaciones y alcances del servicio a contratar y con la verificación de la oferta presentada por el futuro contratista.
7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL CONTRATO.
La posibilidad de que el contratista incumpla con las obligaciones emanadas del contrato que se proyecta celebrar hace que la entidad considere que es necesario exigir garantía de cumplimiento del mismo, aunque el pago solo se hará cuando el contratista haya cumplido con el objeto pactado y recibido a entera satisfacción por parte de la Lotería Santander.
Para amparar esta eventualidad el favorecido deberá constituir a favor de la Lotería Santander póliza de garantía única de cumplimiento de conformidad con lo establecido en el articulo 7 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 4828 de 2008.
Cumplimiento “El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez (10%) por ciento del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel. En cado de no haberse convenido por las partes termino para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el termino legal previsto para este efecto”
Si el contratista se negare a constituir o prorrogar la garantía cuando se le exija se procederá a iniciar el trámite respectivo para declarar la caducidad del contrato en el estado en que se encuentre y sin que por este hecho la Lotería Santander reconozca o pague indemnización alguna.
Por lo tanto el contratista debe anexar la garantía única que avale el siguiente riesgo:
De cumplimiento: equivalente al quince por ciento (15%) del valor del contrato la cual permanecerá vigente por el término del mismo y cuatro meses más.
De calidad y correcto funcionamiento de los equipos suministrados: equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato la cual permanecerá vigente por el término del mismo y cuatro meses más.
Se deja plenamente establecido que no existirá relación laboral entre el contratista y su personal con la
LOTERÍA SANTANDER.
En estos términos queda planteada la justificación de la conveniencia y oportunidad encaminada a cumplir con el requerimiento señalado al iniciar el presente informe para su consideración y decisión.
Cordialmente.
XXXX XXXXX XXXXX
Subgerente Administrativo