AVISO DE CONVOCATORIA
AVISO DE CONVOCATORIA
EL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES -IDARTES, convoca a las personas interesadas en el proceso de licitación pública CUYO OBJETO ES: “Contratar el alquiler del equipo e insumos de producción técnica, montaje, desmontaje, para la ciudad de Bogotá, requeridos para la realización de actividades, eventos y producciones desarrolladas por el IDARTES y/o en los que haga parte en el Distrito Capital, de conformidad con las especificaciones técnicas definidas por la entidad y con los protocolos y normas dispuestos para la atención de la emergencia sanitaria del Covid-19”.
Las personas interesadas podrán participar como proponentes individuales o plurales (Consorcios o Uniones Temporales), con observancia de los requisitos indicados en el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones.
DIRECCION, CORREO ELECTRÓNICO Y TELÉFONO DE LA ENTIDAD
DIRECCION: Xxxxxxx 0 Xx 00-00 Xxxxxx X.X. Xxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxxxxx.
TELEFONO: 0000000
COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA: A través de la plataforma SECOP II.
2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
El plazo de ejecución del contrato será a partir de la firma del acta de inicio previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato y hasta el 31 de diciembre de 2020 y/o hasta agotar los recursos, lo que primero ocurra.
Parágrafo: La fecha de inicio y finalización del contrato corresponderá a la información que registre el supervisor del contrato en la plataforma transaccional Secop II, acorde con la información que se reporte en materia de legalización del contrato (expedición de registro presupuestal y aprobación de garantía). Solamente se podrá efectuar tal registro de fecha de inicio después de la última fecha de cumplimiento de los requisitos descritos.
3. FECHA LÍMITE EN LA CUAL LOS INTERESADOS DEBEN PRESENTAR OFERTA, LUGAR Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA MISMA.
Los interesados en participar en el proceso de selección deberán presentar sus propuestas durante el plazo del proceso de selección y hasta la hora y fecha prevista para el cierre, de conformidad con el Cronograma del presente proceso y a través de la plataforma transaccional SECOP II.
Cada oferente tendrá derecho a presentar únicamente una propuesta ya sea de manera individual o en calidad de integrante de un consorcio o unión temporal, siempre y cuando el proponente cumpla con la totalidad de las condiciones establecidas para cada uno de ellos, donde se contendrán los Documentos Jurídicos, Financieros, Técnicos y su oferta económica.
Es responsabilidad del proponente programar el tiempo adecuado para acceder a la plataforma transaccional SECOP II, de tal manera que asegure entregar la propuesta previa a la hora prevista para el cierre del proceso.
La propuesta deberá tener una vigencia mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la LICITACIÓN PÚBLICA LP - 005 - 2020, si los términos de ella se amplían, se entenderá prorrogada la vigencia de la propuesta.
Una vez presentada la propuesta y antes del cierre del proceso, se aceptarán las correcciones o aclaraciones a que haya lugar por razón de las adendas o aclaraciones al pliego de condiciones que se hayan expedido.
La Entidad no asumirá responsabilidad alguna por la apertura de la propuesta antes del término señalado cuando dicha propuesta no se presente en los términos indicados.
La presentación de la propuesta constituye un acuerdo entre el proponente y el IDARTES, en virtud del cual dicha propuesta, salvo afirmación en contrario por parte de la Entidad, permanece abierta para verificación y aceptación del IDARTES cuando corresponda, por el mismo período señalado para la vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta.
Durante el período de vigencia de la propuesta, el proponente se compromete a no retirarla, ni menoscabar o derogar los efectos de la misma.
4. PRESUPUESTO OFICIAL Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El valor del contrato que se pretende realizar asciende a la suma de MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($1.450.000.000), INCLUIDO IVA y demás impuestos,
tasas, contribuciones, costos directos e indirectos. Toda vez, que esta contratación se efectúa con propuestas a precios fijos unitarios, en virtud a que las necesidades del presente contrato son variables.
La ejecución del contrato se realizará con los valores de la oferta presentada por el adjudicatario.
El valor del contrato que se pretende realizar será el resultante de la oferta más favorable para la entidad, sobre valores unitarios sin que supere el presupuesto oficial.
5. ACUERDOS INTERNACIONALES O TRATADOS DE LIBRE COMERCIO APLICABLES:
En virtud a lo establecido en el Título I, Capítulo II Sección IV del Decreto 1082 de 2015 la Entidad debe indicar si el presente proceso de selección está cobijado por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio, la Entidad debe indicar si el presente proceso de selección está cobijado por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio, por consiguiente el IDARTES verificó si le eran aplicables las disposiciones de la normativa en comento, y lo establecido en el manual para el manejo de los acuerdos comerciales en proceso de contratación de la Agencia para la contratación “Colombia Compra Eficiente, encontrando lo siguiente:
Por tratarse el IDARTES de una entidad de orden Municipal, y encontrarse que el Acuerdo Comercial suscrito con CHILE, ESTADOS AELC, UNIÓN EUROPEA y GUATEMALA, por lo tanto, se dará aplicación a los mismos.
Acuerdo Comercial | Valor a partir del cual el Acuerdo Comercial es aplicable | Excepciones | ||
Chile | Bienes y | servicios | ||
$655’366.000 | No hay | excepciones que | ||
apliquen proceso | para el presente | |||
Estados AELC | Bienes y $852’074.000 | servicios | ||
Unión Europea | Bienes y | servicios | ||
$859’752.000 | ||||
Guatemala | No incluye valores | |||
En virtud de lo expuesto y teniendo en cuenta que el presupuesto oficial asignado para el presente proceso es de MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($1.450.000.000), INCLUIDO IVA, el presente proceso se encuentra cobijado por los acuerdos comerciales de ESTADOS AELC, CHILE, UNIÓN EUROPEA y GUATEMALA; teniendo en cuenta lo anterior y toda vez que el acuerdo suscrito con la UNION EUROPEA establece un plazo general de 30 días calendario contados desde la publicación del aviso de convocatoria pública y hasta el día en que vence el término para presentar ofertas, la entidad establecerá dichos plazos en el cronograma del proceso.
Nota 1: En caso de que se presenten proponentes con ocasión del acuerdo comercial se aplicará lo dispuesto en el artículo 150 y siguientes del Decreto 1082 de 2015
No obstante, todo lo anterior si le es aplicable lo pactado al interior de la comunidad andina a través de la decisión 439 de la Secretaría de la Comunidad Andina de Naciones – CAN, que establece lo siguiente:
Nota 2: “Artículo 4.- El presente Xxxxx General no será aplicable a los servicios suministrados en ejercicio de facultades gubernamentales. La adquisición de servicios por parte de organismos gubernamentales o de entidades públicas de los Países Miembros estará sujeta al principio de trato nacional entre los Países Miembros, mediante Decisión que será adoptada a más tardar el 1º de enero del año 2002. En caso de no adoptarse dicha Decisión en el plazo señalado, los Países Miembros otorgarán trato nacional en forma inmediata.
El presente Marco Regulatorio no será aplicable a las medidas relacionadas con los servicios de
transporte aéreo.”
6. MENCIÓN DE SI LA CONVOCATORIA ES SUSCEPTIBLE A SER LIMITADA A MYPYME:
Para el caso en concreto se aplica la exclusión al Xxxxxxx xxxxxxxxx Xx. 00 que expresa, “Las Convocatorias Limitadas a las MYPYMES”.
Ahora bien, el Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.2.4.2.4 consagra los requisitos que se deben cumplir para limitar eventualmente el proceso de contratación a MYPYMES, los cuales son:
El valor del proceso de contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina
cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) MiPymes nacionales para limitar la convocatoria a MiPymes nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.
De conformidad con lo anterior, se puede evidenciar que el presente proceso supera el valor mencionado de ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), por tanto, este no será susceptible de ser limitado a MiPymes.
7. FORMULARIOS DE LA PROPUESTA
Para efectos de realizar la verificación jurídica, financiera y técnica, así como la ponderación técnica y económica, el proponente debe diligenciar y presentar con la propuesta todos los formularios y anexos que hacen parte xxx xxxxxx de condiciones y anexar los documentos a que haya lugar.
8. DOCUMENTOS HABILITANTES JURÍDICOS
Se precisa que esta verificación no tiene puntaje alguno, pero habilita o no a la propuesta.
Los documentos de esta sección se concretan a los descritos en el siguiente cuadro y serán desarrollados cada uno en los pliegos de condiciones del proceso.
La verificación de los requisitos jurídicos no tendrá ponderación alguna, pero tendrá como resultado el estado de CUMPLE o NO CUMPLE según el caso. Tales documentos corresponden a los siguientes y su descripción es como más adelante se indica.
PARA PERSONA JURIDICA:
1. Carta de presentación de la propuesta.
2. Certificación del revisor fiscal o el representante legal, según lo requiera la ley, que acredite el pago de los aportes realizados durante los últimos seis (6) meses, acompañada de la fotocopia de la cedula de ciudadanía, tarjeta profesional y certificado de antecedentes expedido por la Junta Central de Contadores vigente.
3. Garantía de seriedad del ofrecimiento.
4. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, de conformidad con las leyes 757/2002, 999/2005 y el decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior.
5. Certificado de Existencia y Representación Legal expedida por la Cámara de Comercio, con una vigencia de expedición no superior a treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha del cierre del proceso.
6. Fotocopia del registro único tributario –RUT– expedido por la DIAN actualizado.
7. Fotocopia del registro identificación tributaria – RIT – expedido por la Secretaría Distrital de Hacienda. (La obligatoriedad de aportar dicho certificado tan solo es para quienes realicen actividades dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha de iniciación de sus operaciones en la ciudad de Bogotá).
8. Certificado de Antecedentes Judiciales expedido por la Policía Nacional. (Representante Legal).
9. Boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la Nación. (de la persona jurídica y de su representante legal). En virtud de la Circular 005 de 2008, este
requisito será verificado por la Entidad, motivo por el cual no será necesario que el proponente lo xxxxxxx con su propuesta.
10. Certificado del sistema de información y registro de sanciones y causas de inhabilidad – SIRI– vigente expedido por la Procuraduría General de la Nación (de la persona jurídica y de su representante legal).
11. Certificado de antecedentes vigentes expedido por la Personería Distrital del representante legal.
12. Formato único de hoja de vida, para persona jurídica debidamente diligenciado, (DAFP).
13. Certificado del Registro Único de Proponentes RUP vigente y en firme, con corte a 31 de diciembre de 2019, al momento del vencimiento del traslado del informe de evaluación, tanto para las personas naturales o jurídicas como para los proponentes o miembros de estructura plural, obligados a inscribirse en dicho registro de conformidad con la normativa vigente.
NOTA 1: Frente a los numerales 8,9,10 y 11 la entidad verificará la información pertinente en las páginas web correspondientes.
NOTA 2: La entidad verificará que el representante legal, o el suplente, según el caso, de la persona jurídica del oferente, se encuentre al día en el pago de multas, de conformidad al numeral 4, del artículo 183 Código Nacional de policía y convivencia - Ley 1801 de 2016, corregido por el Decreto 555 de 2017. De encontrarse reportado o en xxxx en el REGISTRO NACIONAL DE MEDIDAS CORRECTIVAS, será inhabilitado jurídicamente.
PARA PERSONA NATURAL:
1. Carta de presentación de la propuesta.
2. Recibos de pago del último mes anterior a la fecha de entrega de la propuesta en la que se acredite el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, instituto colombiano de bienestar familiar y servicio nacional de aprendizaje de sus empleados cuando a ello hubiere lugar, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1273 de 2018
3. Garantía de seriedad del ofrecimiento.
4. Fotocopia del documento de identidad, de conformidad con las leyes 757/2002, 999/2005 y el decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior.
5. En caso de tener establecimiento de comercio, adjuntar el certificado de matrícula del establecimiento de comercio, con una vigencia de expedición no superior a treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha del cierre del proceso.
6. Fotocopia de la libreta militar si el proponente es hombre de nacionalidad colombiana menor de 50 años. En caso de pérdida deberá anexar certificación de la dirección de reclutamiento donde conste que la situación militar se encuentra definida, junto con el denuncio, de conformidad con lo indicado en la circular externa única de Colombia Compra Eficiente y atendiendo lo establecido en el numeral1 del artículo 34 de la ley 734- 2002.
7. Fotocopia del registro único tributario –RUT– expedido por la DIAN actualizado.
8. Fotocopia del registro identificación tributaria – RIT – expedido por la Secretaría Distrital de Hacienda. (La obligatoriedad de aportar dicho certificado tan solo es para quienes realicen actividades dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha de iniciación de
sus operaciones en la ciudad de Bogotá).
9. Certificado de Antecedentes Judiciales expedido por la Policía Nacional.
10. Boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la Nación. En virtud de la Circular 005 de 2008, este requisito será verificado por la Entidad, motivo por el cual no será necesario que el proponente lo xxxxxxx con su propuesta.
11. Certificado del sistema de información y registro de sanciones y causas de inhabilidad –
SIRI– vigente expedido por la Procuraduría General de la Nación.
12. Certificado de antecedentes vigentes expedido por la Personería Distrital.
13. Formato único de hoja de vida, para persona natural, debidamente diligenciado, (DAFP).
14. Certificado del Registro Único de Proponentes RUP vigente y en firme, con corte a 31 de diciembre de 2019, al momento del vencimiento del traslado del informe de evaluación, tanto para las personas naturales o jurídicas como para los proponentes o miembros de estructura plural, obligados a inscribirse en dicho registro de conformidad con la normativa vigente.
NOTA 1: Frente a los numerales 9,10, 11 y 12 la entidad verificará la información pertinente en las páginas webs correspondientes.
NOTA 2: La entidad verificará que el representante legal, o el suplente, según el caso, de la persona jurídica del oferente, se encuentre al día en el pago de multas, de conformidad al numeral 4, del artículo 183 código Nacional de policía y convivencia - Ley 1801 de 2016, corregido por el Decreto 555 de 2017. De encontrarse reportado o en xxxx en el REGISTRO NACIONAL DE MEDIDAS CORRECTIVAS, será inhabilitado jurídicamente.
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA:
El proponente deberá presentar la carta de presentación de la propuesta, según el modelo suministrado por el IDARTES.
La carta de presentación de la propuesta deberá ser firmada por el Representante Legal de la persona jurídica o por el Representante designado en el documento de constitución, si se trata de consorcio o unión temporal o por la Persona Natural.
El FORMATO “Carta de presentación de la Propuesta” proporcionado por el Idartes, es un modelo que contiene todas las declaraciones que debe realizar el proponente. Por lo tanto, el proponente podrá transcribirlo u obtenerlo en medio magnético. En cualquier caso, la carta que presente el proponente deberá incluir todas las manifestaciones requeridas por el IDARTES.
CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE PAGO DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES:
El proponente debe adjuntar con su propuesta, certificación en la cual acredite el pago de los aportes realizados a los Sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos Laborales, Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de entrega de propuestas del presente proceso de selección, dentro de los plazos establecidos en el Decreto 1990 de 2016, así como acatar los postulados del Decreto 1273 de 2018, cuando corresponda.
Dicha certificación debe suscribirse por el Revisor Fiscal de la sociedad, si el proponente de acuerdo con la Ley lo requiere, o en caso contrario la certificación debe suscribirse por el
Representante Legal de la sociedad proponente.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes cuando los mismos sean personas jurídicas constituidas en Colombia, deberán presentar en forma individual dicha certificación expedida por el Revisor Fiscal o por el respectivo Representante Legal, según corresponda.
Para el caso de persona natural, debe anexar recibos de pago del último mes anterior a la fecha de entrega de la propuesta en la que se acredite el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, instituto colombiano de bienestar familiar y servicio nacional de aprendizaje de sus empleados cuando a ello hubiere lugar.
OBJETO SOCIAL DE LOS PARTICIPANTES
El proponente persona natural, deberá allegar el certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio con fecha no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha prevista para la diligencia de cierre del presente proceso, dentro de las actividades del proponente debe estar relacionado con contener “actividades de diseño de escenarios, ejecución, montaje, desmontaje, alquiler de equipos e insumos de producción técnica, para eventos masivos, o cualquier otra actividad que se encuentre relacionado con el objeto contractual para este proceso.”
El proponente persona jurídica, (Nacional o Extranjera), deberá acreditar su objeto social, socios o miembros de la Junta Directiva, según el caso, y el Revisor Fiscal en los casos en que de acuerdo con la Ley aplique, mediante el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad competente en caso de proponente extranjero sin sucursal en Colombia, con fecha no superior a treinta (30) días calendario a la fecha prevista para la diligencia de cierre del presente proceso, en el cual conste que la sociedad está facultada para desarrollar el objeto del contrato, por lo cual su objeto social debe contener “actividades de diseño de escenarios, ejecución, montaje, desmontaje, alquiler de equipos e insumos de producción técnica, para eventos masivos, o cualquier otra actividad que se encuentre relacionado con el objeto contractual para este proceso.”
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, se debe presentar el Certificado de Existencia y Representación Legal o el Certificado de Registro Mercantil de cada uno de los miembros integrantes, documentos que deben demostrar que el objeto social de cada uno de los miembros contiene “actividades de diseño de escenarios, ejecución, montaje, desmontaje, alquiler de equipos e insumos de producción técnica, para eventos masivos, o cualquier otra actividad que se encuentre relacionado con el objeto contractual para este proceso.”
En caso de prórroga del plazo del proceso de selección, el certificado de Existencia y Representación Legal tendrán validez con la primera fecha prevista para la diligencia de cierre del presente proceso.
No se tendrán en cuenta las modificaciones realizadas sobre el (los) documento (s) con posterioridad a la fecha de entrega de propuestas y que se relacionen con requisitos mínimos para participar y/o requisitos para la comparación de las ofertas.
Nota: Si el objeto social contiene terminología o palabra distinta a la aquí contemplada, se verificará el alcance y la descripción del mismo, para determinar si corresponde a la aquí solicitada, en todo caso que esté relacionado con el objeto del presente proceso.
De conformidad con lo establecido en Sentencia calendada 24 xx xxxxx de 2015, proferida por la Subsección A de la Sección Tercera, Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, dentro del expediente N° 38573 Radicación 25000232600020060173601, Consejero Ponente (E) Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, mediante la cual se resuelve recurso de Apelación en proceso de Acción Contractual tramitado en primera instancia ante la Subsección B de la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca; en la cual se sienta Jurisprudencia en materia de la obligatoriedad de legalizar el apostille de documentos expedidos en el exterior, particularmente los que son objeto de ponderación en el proceso licita xxxxx.
SOBRE PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS: Toda persona jurídica privada extranjera conforme a lo establecido en el título que de acuerdo con cualquiera de los eventos previstos en el artículo 474 del Código de Comercio desarrolle actividades permanentes en Colombia, deberá, de conformidad con el artículo 471 del mismo Código, tener una sucursal en el país o acreditar la situación como se indica a continuación:
Las personas jurídicas privadas extranjeras que ya tengan establecida sucursal en Colombia podrán participar (directamente o como integrantes de un Consorcio o Unión Temporal), en este proceso de selección a través de dicha sucursal siempre y cuando el objeto de la sucursal le permita participar en este proceso de selección y suscribir y ejecutar el contrato objeto del mismo. En todo caso, el proponente será siempre la persona jurídica extranjera.
Las personas jurídicas privadas extranjeras, que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, para la celebración del contrato y para representarla judicial y extrajudicialmente y en caso de resultar adjudicatarias del presente proceso (directamente o como integrantes de un Consorcio o Unión Temporal), dichas personas deberán establecer una sucursal en Colombia en caso de que así se requiera de conformidad con lo establecido en el Título VIII del Libro Segundo del Código de Comercio (Arts. 469 y ss). En caso de que se requiera, por la presentación de la propuesta, el oferente asume la obligación de acreditar dentro de los 10 días calendario siguientes a la notificación de la adjudicación, que ha constituido la sucursal. El incumplimiento de estas obligaciones dará lugar a la efectividad de la garantía de seriedad de la propuesta o de la garantía de cumplimiento del contrato, según que dicho plazo venza antes o después de aprobadas las garantías contractuales por el Instituto Distrital de las Artes - IDARTES. Estas reglas aplican también a las sociedades extranjeras integrantes de Consorcios o Uniones Temporales.
Las personas jurídicas extranjeras, que ya desarrollen actividades permanentes en Colombia, y que a la fecha de cierre del presente proceso de selección no hayan cumplido con su obligación legal de constituir su sucursal en Colombia, NO PODRÁN PARTICIPAR en este proceso (directamente o como integrantes de un Consorcio o Unión Temporal).
RECIPROCIDAD:
En el caso de proponentes constituidos por sociedades civiles o comerciales extranjeras sin sucursal en Colombia, o de personas naturales extranjeras no residentes en Colombia, los mismos recibirán igual tratamiento que los de origen nacional (en los términos previstos en la Ley
80 de 1993 y Decreto 1082 de 2015, siempre que Colombia haya negociado trato nacional en materia de compras estatales con dicho país o que en el país del proponente extranjero, con el que no se hubiere negociado trato nacional, las ofertas de bienes y servicios colombianas, reciban el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales.
La acreditación del trato nacional otorgado a bienes y servicios nacionales en países con los cuales Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras públicas se realizará mediante certificación expedida por el Director de Asuntos Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores que contenga lo siguiente: lugar y fecha de expedición de la certificación, número y fecha del Tratado, objeto del Tratado, vigencia del Tratado y proceso de selección al cual va dirigido. En ausencia de negociación de trato nacional
AUTORIZACIÓN.
Si el representante legal del oferente o de algunos de los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal requiere de autorización de sus órganos de dirección para presentar oferta y/o para suscribir el contrato en caso de ser adjudicado, deberá anexar los documentos que acrediten la existencia de dicha autorización, de conformidad con lo establecido por los estatutos respectivos de la sociedad, consorcio o unión temporal. La autorización debe tener una fecha igual o anterior a la de la diligencia de cierre del presente proceso.
Si se trata de apoderado, el proponente deberá anexar el poder respectivo en el cual cuente con amplias facultades para presentar oferta y suscribir el contrato.
En el caso de las personas jurídicas extranjeras, los representantes legales con limitaciones para contratar deben presentar el documento que conforme a la Ley de su país de origen sea idóneo para presentar la propuesta y el cual debe ser allegado de acuerdo con lo establecido en la Ley colombiana.
En caso de representación conjunta, cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberá estar autorizado para conformar dicha asociación.
DOCUMENTO QUE ACREDITE LA CONFORMACION DEL CONSORCIO O UNION TEMPORAL
En el evento que la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal deberá adjuntar con su propuesta debidamente diligenciada para cada caso en particular el documento de conformación del Consorcio o la Unión Temporal, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 80 de 1993.
En el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal debe constar al menos lo siguiente: el objeto, la duración (no inferior al plazo de ejecución del contrato y su liquidación), el representante y su respectivo suplente, sus facultades, manifestación expresa de la responsabilidad frente al IDARTES, frente a la celebración y ejecución del contrato, porcentajes de participación en los casos de las uniones temporales y demás cláusulas opcionales que los proponentes consideren pertinentes, siempre y cuando no contravengan lo dispuesto en la Ley 80 de 1993.
El representante Legal de los Consorcios y Uniones Temporales, deberá contar con autorización, de cada una de las personas jurídicas que los integren, para presentar oferta y suscribir el contrato hasta por el valor de la propuesta, teniendo en cuenta que la responsabilidad de todos
sus integrantes es solidaria respecto de las obligaciones derivadas de la propuesta y del cumplimiento del contrato, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7º. de la Ley 80 de 1993 y en los artículos 1.568, 1.569 y 1.571 del Código Civil.
De conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993 en ningún caso podrá haber cesión de la participación entre quienes integren el Consorcio o la Unión Temporal.
Así mismo, cuando cualquiera de los miembros de la figura asociativa dispongan que la suscripción del documento de constitución sea efectuada y suscrita por el representante legal suplente de cualquiera de ellos de acuerdo con la inscripción que reposa en el certificado de existencia y representación legal y todos y/o alguno de ellos deban actuar solo en los casos xx xxxxxx absolutas y/o temporales y/o accidentales del representante legal principal, deberá acreditarse tal situación mediante escrito al momento de la presentación de la oferta, so pena del rechazo de la propuesta. Los proponentes que se presenten como consorcio o unión temporal deberán tener en cuenta que:
• Cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal deberá presentar los documentos requeridos en el presente capítulo, sin perjuicio de la exigencia de los documentos técnicos que sean requeridos en estos pliegos de condiciones y/o estudios previos según se trate de persona jurídica.
• Que los objetos sociales de cada uno de sus integrantes estén relacionados con el objeto del proceso de contratación.
• Las Uniones Temporales, deberán registrar en el documento de constitución el porcentaje de participación y las actividades a cargo de cada uno de sus miembros en la propuesta y en la ejecución del contrato. Si en el documento de conformación de la Unión Temporal, no se expresa el porcentaje de participación o la extensión de la responsabilidad de cada uno de los integrantes de la Unión, se le dará el tratamiento de un Consorcio y en el evento de aplicación de sanciones por parte del IDARTES, estas se aplicarán por igual a cada uno de los integrantes.
• En caso de resultar favorecidos con la adjudicación de la contratación, para la suscripción del contrato y dentro del término que establezca la entidad, se debe presentar el RUT del consorcio o unión temporal constituida.
• Las condiciones que establezcan los integrantes con respecto a las actividades, porcentajes, términos y/o extensión de la participación, no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo del IDARTES.
• En el evento de presentarse inhabilidades sobrevivientes en uno de los miembros del consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero previa autorización escrita de la Entidad. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o la unión temporal, de acuerdo a lo previsto en el artículo 9 de la ley 80 de 1993.
PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS
Para los efectos previstos en este numeral se consideran personas jurídicas de origen extranjero, aquellas que no hayan sido constituidas de acuerdo con la legislación nacional, sea que tengan o no domicilio en Colombia a través de sucursales.
Las propuestas de personas jurídicas de origen extranjero se someterán en todo caso a la legislación colombiana. Para su participación deberán cumplir con los requisitos establecidos en las leyes y normas aplicables.
Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, deberán acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado de la Cámara de Comercio de su país de origen, o del documento que haga sus veces en el respectivo país de origen del proponente. Los citados documentos deberán tener una fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario a la fecha prevista para la diligencia de cierre del presente proceso. En todo caso, los documentos aportados por el proponente extranjero deberán acreditar la siguiente información:
1. Que el objeto social principal o conexo del proponente incluye actividades relacionadas con el objeto del presente proceso de contratación y en el contrato que de él se derive.
2. Capacidad para participar en el proceso, así como para celebrar y ejecutar el contrato.
3. Que la vigencia de la sociedad no será inferior a la duración estimada del contrato, su vigencia y un (1) año más contado a partir de la fecha de liquidación del mismo.
4. Que el representante legal de la sociedad tiene la suficiente capacidad legal para comprometer a la sociedad sin limitaciones de ninguna naturaleza o cuantía, en todos los aspectos requeridos para la presentación de la propuesta, la celebración del contrato y en general, para actuar frente a cualquier obligación que se derive de la celebración, legalización, ejecución, terminación y liquidación del mismo.
5. Si el representante legal tuviere algún tipo de limitación estatutaria para presentar propuesta, suscribir el contrato y en general para efectuar cualquier acto derivado del proceso de contratación y del contrato en caso de resultar adjudicatario, deberá adjuntarse una autorización del órgano social competente de la sociedad para participar en el proceso de selección, y efectuar cualquier acto derivado del proceso.
Así mismo, si la sociedad extranjera participa mediante apoderado, la autorización del órgano social deberá incluir la facultad para nombrar apoderado.
6. Cuando no existiera en el país de origen del proponente una entidad que certifique la información arriba solicitada, la información se acreditará mediante un documento expedido por el representante legal o por el máximo órgano directivo del proponente en el que conste cada una de las circunstancias exigidas en el presente numeral y se declare que según las leyes de ese país la información solicitada no puede aportarse en los términos solicitados. Este documento debe presentarse ante la autoridad encargada de dar fe pública en el país de origen.
7. Fecha xx xxxxx de los Estados Financieros - Los oferentes extranjeros deben presentar sus estados financieros a la fecha xx xxxxx establecida en los países de origen o en sus estatutos sociales.
8. Moneda – Los oferentes deben presentar sus estados financieros en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y adicionalmente en pesos colombianos.
El proponente y la Entidad Estatal para efectos de acreditar y verificar los requisitos habilitantes tendrán en cuenta la tasa representativa xxx xxxxxxx vigente en la fecha en la cual los estados financieros fueron expedidos. Para el efecto, el proponente y la Entidad Estatal tendrán en
cuenta las tasas de cambio certificadas por la Superintendencia Financiera.
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán presentar la oferta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la oferta, suministrar la información solicitada, participar y comprometer a la sociedad en las diferentes instancias del proceso, suscribir los documentos que se requieran, suscribir el contrato, así como para representarlas judicial o extrajudicialmente. Deberán mantener dicho apoderado por el término de vigencia del contrato y un año más como mínimo, a menos que, de conformidad con las normas legales vigentes tengan la obligación de establecer sucursal en Colombia.
Quien firme la carta de presentación de la oferta deberá acreditar que es el representante legal del Proponente o que con esa calidad confiere el poder respectivo. Cuando la carta de presentación la suscriba un apoderado, se deberá presentar el poder respectivo conforme las reglas procedimentales vigentes en Colombia. Si la oferta está firmada por una persona diferente del representante legal, necesariamente deberá anexarse una constancia del funcionario o del órgano de administración competente de la sociedad según su naturaleza jurídica y estatutos, que indique que dicha persona ejercía en la fecha de la oferta, las facultades de representante legal y, por tanto, se encontraba debidamente facultada para firmar la oferta y comprometer al Proponente.
Documentos otorgados en el Exterior: Los documentos presentados por los proponentes no requieren legalización alguna salvo los documentos otorgados en el exterior y los poderes generales o especiales que deben ser otorgados ante Notario Público.
En Sentencia calendada 24 xx xxxxx de 2015, proferida por la Subsección A de la Sección Tercera, Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, dentro del expediente N° 38573 Radicación 25000232600020060173601, Consejero Ponente (E) Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, mediante la cual se resuelve recurso de Apelación en proceso de Acción Contractual tramitado en primera instancia ante la Subsección B de la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca; en la cual se sienta Jurisprudencia en materia de la obligatoriedad de legalizar el apostille de documentos expedidos en el exterior, particularmente los que son objeto de ponderación en el proceso.
De acuerdo con lo anterior considera necesario el IDARTES tener en cuenta en el presente proceso licitatorio lo allí indicado: “A lo impuesto se impone agregar que de conformidad con lo dispuesto en el inciso primero del artículo 77 de la Ley 80 de 1993, al procedimiento de selección de la Administración Pública le serán aplicables, en cuanto resulten compatibles, las normas y procedimientos que rigen la función administrativa y, en ausencia de estas, se acudirá a las normas contendidas en el Código de Procedimiento Civil, codificación que en su artículo 259, a su turno señalaba que para que un documento público otorgado en el extranjero tuviera vocación probatoria en este país “… deberán presentarse debidamente autenticados por el Cónsul o agente diplomático de la República, y en su defecto por el de una nación amiga, lo cual hace presumir que se otorgaron conforme a la ley del respectivo país. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de éste por el cónsul colombiano".
Finalmente debe destacarse que en la Convención suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961 e incorporada al ordenamiento positivo Colombiano mediante la Ley 455 de 1998, se previó la posibilidad de sustituir la legalización de documentos otorgados en el extranjero por el de
apostille correspondiente.
Así las cosas, del recuento normativo que acaba de consignarse, se impone colegir que la Administración Pública, por disposición legal expresa, se encuentra facultada para exigir de manera perentoria que los documentos públicos otorgados en el extranjero que se pretendan hacer valer dentro de un procedimiento de selección reúnan los requisitos de autenticidad previstos en las normas nacionales a efectos de valorar su contenido. Ahora bien, la jurisprudencia de esta Corporación, en casos similares a los que ocupa la atención de la Sala, en los que concurren elementos coincidentes tales como la necesidad de presentar dentro de un procedimiento de selección documentos otorgados en el exterior, debidamente apostillados, antes del cierre de la licitación, la imposibilidad de valorar su contenido para efectos de otorgar puntaje sin el lleno de este requisito y la inviabilidad de requerirlos con posterioridad al fenecimiento del término previsto para presentar las propuestas, ha sostenido: “Nótese que la disposición transcrita exige a quien pretenda obtener que un documento de cualquier índole – público o privado– tenga efectos probatorios en territorio colombiano, observar unos presupuestos que no constituyen meros formalismos, sino que se trata del procedimiento que el Legislador ha consagrado para que una pieza documental que no ha sido producida u otorgada en Colombia, pueda ser valorada en este país con un mínimo de garantías para la seguridad jurídica y para los derechos e intereses de los intervinientes en el tráfico jurídico; se trata, por lo demás, de una norma que impacta el régimen de valoración de los medios de prueba, que mal podría ser desconocida en las actuaciones administrativas de naturaleza contractual, pues con ello los funcionarios intervinientes podrían ver comprometida su responsabilidad individual, a voces de lo dispuesto por el artículo 6 constitucional. “ ( xxxxxxxx y subraya fuera de texto).
APOSTILLA: Se deben apostillar los documentos, cuando en el país donde surtirá efectos, es parte de la Convención de La Haya de 1961.
LEGALIZACIÓN: Se deben legalizar los documentos, cuando en el país donde surtirá efectos, no hace parte de la Convención de La Haya de 1961.
De conformidad con el artículo 4 de la Resolución 10547 de 2018, “Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos y se deroga la Resolución 3269 del 14 xx xxxxx de 2016”, que señala las especificaciones técnicas de documento fuente para apostilla y/o legalización. El Ministerio de Relaciones Exteriores en concordancia con los requerimientos y estándares internacionales, exige que todo documento fuente para apostillar y/o legalizar, firmado digitalmente, cumpla con las siguientes especificaciones:
1. Formato del documento: PDF (Portable Data Format) - (ISO 32000-1) y PDF/A Versión 2B o 3B (ISO-19005-2 o ISO-19005-3) para la preservación a largo plazo. GESTION JURÍDICA FORMATO ESTUDIOS PREVIOS Página: 43 de 80
2. Firma Digital: El documento para apostillar y/o legalizar deberá estar firmado en todos los casos con un certificado de servidor público o representante legal, expedido por una entidad certificadora abierta, autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio o por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
3. Metadatos: El PDF para apostillar y/o legalizar, deberá incluir dentro de los metadatos toda la información requerida para realizar el proceso de apostilla y/o legalización en línea, de acuerdo con las especificaciones técnicas definidas para el proceso de interoperabilidad con la entidad que emite el documento.
4. Firma manuscrita: Para el proceso de legalización se requiere que el documento contenga la firma visible con el fin de que sea aceptada y pueda surtir efectos en el exterior.
5. Las demás especificaciones técnicas del documento fuente para apostilla y/o legalización, que el Ministerio de Relaciones Exteriores determine.
Así mismo en el artículo 7 Ibidem señala los requisitos generales para apostillar y/o legalizar; todas las solicitudes presentadas para apostillar y/o legalizar, además de las especificaciones técnicas descritas en el artículo 4o, deberán cumplir con los siguientes requisitos:
1. El documento deberá ser expedido legalmente por una persona natural o jurídica, de carácter público o privado.
2. El documento deberá cumplir con los estándares de seguridad establecidos por las Entidades emisoras.
3. El documento deberá contener el nombre, cargo y firma del servidor público, registrado previamente en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
5. La digitalización del documento debe ser clara, legible y completa, no debe contener enmendaduras, tachones, ni estar excedido, manteniendo el peso máximo de 11MB en archivo PDF.
6. El documento deberá contener una fecha válida, ya sea de expedición, elaboración, emisión, revisión, impresión, autorización o similares.
PARÁGRAFO. Adicional a los requisitos generales, todos los documentos sin excepción deberán cumplir de acuerdo con las diferentes categorías o tipos, el requisito específico indicado en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx
Y en el artículo 8º de la misma Resolución se explica cuál es el procedimiento para apostillar: El procedimiento para el trámite de la apostilla será:
1. Revisar que el documento que se debe apostillar cumpla con los requisitos indicados en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores y que contenga la firma manuscrita y/o digital de un servidor público en ejercicio de sus funciones, impuesta en el documento, acompañada del nombre y cargo por él desempeñados y la firma registrada en la base de datos de este Ministerio.
2. Digitalizar el documento de manera clara, legible y completa, de acuerdo con las especificaciones que se encuentran en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores, sección Apostilla y Legalizaciones.
3. Seleccionar el tipo de documento a tramitar, indicando la opción correspondiente y registrar la solicitud en línea en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores.
4. Verificar el resultado del estudio del documento:
a) Si el trámite es aprobado, el usuario deberá confirmar que todos los datos coincidan y sean correctos. En caso contrario, se requiere solicitar la corrección correspondiente.
b) Si el trámite es rechazado, el usuario deberá verificar el motivo y cumplir con lo indicado, para solicitarlo nuevamente.
c) Si el trámite se encuentra “en estudio”, el tiempo de respuesta dependerá del número de
solicitudes en espera, sin superar un máximo de 3 días hábiles.
5. Pagar la apostilla, haciendo uso de los medios establecidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores. La apostilla será remitida vía correo electrónico, o en caso de no contar con correo, el usuario podrá consultarla o descargarla desde el sitio web xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx.
PARÁGRAFO 1o. El Ministerio de Relaciones Exteriores apostillará la firma del servidor público impuesta en el documento, de ninguna manera certificará o avalará, ni revisará su contenido.
PARÁGRAFO 2o. El listado de países miembros del Convenio de La Haya de 1961, que suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, se encuentra disponible en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia www. xxxxxxxxxxx.xxx.xx
PARÁGRAFO 3o. La apostilla se expide sobre la base de un solo documento.
NOTA 1: Si el documento extranjero legalizado que debe surtir efectos en Colombia según el procedimiento establecido se encuentra en idioma diferente al castellano y la entidad de destino así lo requiere, deberá realizarse su traducción simple al castellano y entregar la traducción oficial dentro del plazo previsto para la subsanación, de conformidad con lo indicado en el numeral 10.4 de la Circular Externa Única emitida por Colombia Compra Eficiente.
PROPUESTA POR INTERMEDIO DE UN REPRESENTANTE - Si el proponente participa en el proceso de selección por intermedio de un representante, debe acompañar a la propuesta el PODER correspondiente, con constancia de presentación personal del poderdante que lo acredita como tal de conformidad con la ley.
El proponente debe diligenciar el Anexo “DOCUMENTO CONSORCIAL”, o “UNIÓN TEMPORAL”,
según corresponda.
CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES: El proponente deberá allegar con su propuesta el certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional de Colombia, con una fecha de expedición no superior a 30 días antes de la fecha señalada para el cierre del proceso de contratación.
CERTIFICADO ANTECEDENTES FISCALES: Con la propuesta se allegará el certificado de antecedentes fiscales del proponente y su representante legal, expedido por la Contraloría General de la República, el cual deberá estar vigente conforme el último boletín expedido por la Contraloría, respecto de la fecha de cierre del proceso de contratación.
CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS – PROCURADURÍA GENERAL DE LA
NACIÓN: Con la propuesta se allegará el certificado de antecedentes disciplinarios del proponente (persona natural y persona jurídica), expedido por la Procuraduría General de la Nación, con una fecha de expedición no superior a 30 días antes de la fecha señalada para el cierre del proceso de contratación.
CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS – PERSONERÍA DE BOGOTÁ: Con la
propuesta se allegará el certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal del proponente, expedido por la Personería de Bogotá, con una fecha de expedición no superior a 30 días antes de la fecha señalada para el cierre del proceso de contratación.
CERTIFICADO DE MEDIDAS CORRECTIVAS – POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA: El
proponente deberá allegar con su propuesta el certificado de medidas correctivas expedido por la Policía Nacional de Colombia, con una fecha de expedición no superior a 30 días antes de la fecha señalada para el cierre del proceso de contratación.
FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA: El proponente deberá allegar con su propuesta, debidamente diligenciado el formato de hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública de persona natural y/o jurídica.
REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) El proponente deberá allegar el certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes RUP, de conformidad con lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades Estatales, deben estar inscritas en el RUP. La persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes xx xxxxx de cada año. De lo contrario cesan los efectos del RUP.
Para el presente proceso, la inscripción deberá estar vigente y el registro de toda la información contenida en el certificado deberá estar en firme a la fecha de cierre del proceso de selección. Con ocasión de la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19, el Gobierno Nacional en el Decreto No. 434 de 2020, “Por el cual se establecen plazos especiales para la renovación de la matrícula mercantil, el RUNEOL y los demás registros que integran el Registro Único Empresarial y Social RUES, así como para las reuniones ordinarias de las asambleas y demás cuerpos colegiados, para mitigar los efectos económicos del nuevo coronavirus COVID19 en el territorio nacional”, en su artículo 2° decretó lo siguiente:
“Artículo 2. Renovación del Registro Único de Proponentes. Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las entidades estatales, deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley. Las personas inscritas en el RUP deben presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de julio de 2020.”
Por lo anterior, y teniendo en cuenta las medidas adoptadas por el Gobierno nacional por motivos del COVID-19, en concordancia con lo señalado en el documento de análisis financiero realizado por el área, con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes, la igualdad y el derecho a participar en los procesos de contratación del Estado, dada la situación excepcional acaecida, el RUP que se aporte deberá certificar sus estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2019.
9. DOCUMENTOS HABILITANTES FINANCIEROS
Considerando la naturaleza del contrato a suscribir, valor, plazo y forma de pago a continuación se establecen los índices financieros, cuyo cociente es el resultado de tomar el promedio de los índices financieros históricos de los procesos de contratación realizados por el IDARTES con el
objeto de producción técnica para el montaje y desmontaje de los festivales desarrollados por el IDARTES en los años 2014 al 2019. De la misma manera, se tomó como referente los procesos de contratación adelantados por otras entidades con objetos iguales o similares, así mismo se analizaron los indicadores financieros de varias empresas que pueden ser proveedores de lo solicitado en el objeto.
En ese sentido los índices financieros se establecen así:
REQUISITOS Y DOCUMENTOS FINANCIEROS HABILITANTES
Los proponentes que demuestren interés en participar en este proceso de contratación deberán presentar en su propuesta:
Fotocopia del Registro Identificación Tributaria – RIT:
Expedido por la Secretaría Distrital de Hacienda, de conformidad con lo establecido en el artículo 35 del Decreto 807 de 1993, modificado por el decreto 422 de 1996. (la obligatoriedad de aportar dicho certificado tan solo es para quienes realicen actividades dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha de iniciación de sus operaciones en la ciudad de Bogotá).
Fotocopia del Registro Único tributario -RUT- expedido por la Dian, actualizado..
Certificado de Inscripción y Clasificación Registro Único de proponentes (RUP):
Vigente y en firme de conformidad con el Decreto 1082 de 2015, con la información de los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2019, el cual se deberá allegar a más tardar antes del inicio de la licitación pública de conformidad con lo establecido en la Ley 1882 del 2018. Del mismo modo, mediante el Decreto No. 434 del 19 xx xxxxx de 2020, el Presidente de la República estableció, entre otros, como plazo máximo especial para la renovación del Registro Único de Proponentes, el quinto día hábil del mes de julio de 2020 en tal sentido será exigible luego de esta fecha el correspondiente al año 2019.
CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL
La capacidad financiera y organizacional de los proponentes se acreditará mediante los indicadores establecidos en el presente numeral, verificándose a partir del certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP) vigente y en firme de conformidad con el Decreto 1082 de 2015, con la información de los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2019 a más tardar al vencimiento del término de traslado de la evaluación preliminar del proceso de selección. Su resultado determinará la solidez de la empresa a contratar y el nivel de riesgo de los oferentes.
En el caso de empresas extranjeras, con domicilio en el país o jurídicas extrajeras que tenga sucursales en Colombia, debe presentar el Certificado de inscripción, Clasificación y Calificación Registro Único de Proponentes (RUP) vigente a la fecha del cierre y en firme a más tardar al vencimiento del término de traslado de la evaluación preliminar del proceso de selección.
Las personas naturales o jurídicas que no tengan residencia ni domicilio en Colombia, deberán presentar Estados Financieros con corte al 00 xx xxxxxxxxx xx 0000, xxx xxxxxx deben ser preparados de acuerdo con los principios y normas contables vigentes, en idioma castellano y en moneda legal colombiana, por ser ésta la unidad de medida por disposición legal.
Los cuales deben venir acompañados de una certificación de Contador Público inscrito en la Junta Central de Contadores de Colombia, en la cual se certifique que se confirmó la veracidad de la información contenida en los estados financieros presentados, y de acuerdo con la misma se informe los siguientes ítem en pesos colombianos:
• Fecha xx xxxxx de los estados financieros
• Activo total
• Activo corriente
• Pasivo corriente
• Pasivo total
• Patrimonio
• Utilidad Operacional
• Gastos de Intereses
El proponente acompañará su oferta con fotocopia clara y legible de la Tarjeta Profesional y certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, vigente a la fecha de cierre del presente proceso, correspondiente al contador público que emite la certificación.
Para la acreditación de los índices de Capacidad Financiera, los proponentes deberán cumplir con los indicadores así:
FACTOR | FORMULA | MARGEN SOLICITADO |
INDICE DE LIQUIDEZ | Activo corriente/ Pasivo corriente | Mayor (>) o igual (=) a 1,9 Veces |
INDICE DE ENDEUDAMIENTO | Pasivo total / Activo Total | Menor (<) o igual (=) al 57 % |
RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES | Utilidad Operacional / Gastos de Intereses | Igual (=) o Mayor (>) a 3 veces el valor del Interés Pagados |
Para la acreditación de los indicadores de Capacidad Organizacional, los proponentes deberán cumplir con los indicadores así:
FACTOR | FORMULA | MARGEN SOLICITADO |
FACTOR | FORMULA | MARGEN SOLICITADO |
RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO | 1.Utilidad Operacional / Patrimonio | Igual (=) o Mayor (>) al 16% |
RENTABILIDAD SOBRE ACTIVOS | 2.Utilidad Operacional / Activo Total | Mayor (>) o igual (=) al 8% |
NOTA 1: Los proponentes deberán acreditar el cumplimiento de los índices de capacidad financiera y capacidad organizacional, los cuáles serán verificados en el correspondiente Registro Único de Proponentes (RUP), expedido por la Cámara de Comercio del domicilio respectivo, el cual debe estar actualizado con la información de estados financieros con corte a 31 de Diciembre de 2019 y en firme con los requerimientos del Decreto 1082 de 2015 y la Ley 1882 de 2018, a más tardar al vencimiento del término de traslado de la evaluación preliminar del proceso de selección .
Para que un proponente quede habilitado en el aspecto financiero, deberá cumplir con todos los índices financieros anteriormente descritos, en caso contrario quedará inhabilitado y en consecuencia incurrirá en rechazo de la propuesta.
NOTA 2: Para los consorcios y/o uniones temporales los índices se verificarán o determinarán, según corresponda. Cada uno de los integrantes del oferente aporta al valor total de cada componente del indicador de acuerdo con su participación en la figura del oferente plural (unión temporal o consorcio).
Para la cual se aplicará la siguiente formula:
Donde n es el número de integrantes del oferente plural (unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura).
NOTA 3: En lo que se refiere al Índice de Cobertura de Intereses los proponentes que no incurran en gastos por concepto de intereses, es decir estos sean iguales a cero y el resultado indique INDETERMINADO, el indicador se calificará como CUMPLE en la evaluación financiera.
NOTA 4: Cuando el proponente no cumpla con alguno de los índices en la verificación de capacidad financiera y capacidad organizacional, ésta será considerada como NO HABILITADA.
NOTA 5: Los valores de los indicadores se verificarán con dos cifras decimales, sin aproximaciones.
10. FACTORES TÉCNICOS HABILITANTES:
10.1 FACTOR EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
De conformidad con el numeral 1) del artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015, la experiencia se refiere a los contratos celebrados por el interesado para cada uno de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las entidades estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor expresado en SMMLV.
La experiencia requerida en un proceso de contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato y su valor. La experiencia es adecuada cuando se refiere al tipo de actividades previstas en el objeto del contrato a celebrar y será proporcional cuando tiene relación con el alcance, cuantía y complejidad del objeto del contrato a celebrar.
Conforme a lo indicado en la circular externa única de Colombia Compra Eficiente, mediante la cual se compiló y actualizó el contenido de las 25 circulares anteriores en un solo cuerpo normativo, para que los destinatarios de la normativa cuenten con la información relevante simplificada y de sencilla consulta, y la Ley 1882 de 2018, la entidad establecerá como requisito habilitante la experiencia inscrita en el certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes RUP vigente y en firme, con corte a 31 de diciembre de 2019, al vencimiento del término del traslado del informe de evaluación, la cual deberá cumplir en el código del Clasificador de Bienes y Servicios a continuación relacionados, los cuales serán verificados por el IDARTES:
El proponente deberá acreditar experiencia en actividades relacionadas con el diseño de escenarios, ejecución, montaje, desmontaje, alquiler de equipos e insumos de producción técnica, para eventos masivos, o cualquier otra actividad que se encuentre relacionado con el objeto contractual para este proceso.” la cual se verificará en el RUP, mediante alguno de los Códigos que se relacionan a continuación:
CODIGO UNSPSC | DESCRIPCIÓN |
39112400 | Dispositivos para el manejo xx xxxxx y control de escenarios y estudios. |
45111800 | Equipo de presentación de video y de mezcla de video y sonido, hardware y controladores |
93141700 | Cultura |
80141600 | Actividades de ventas y promoción de negocios |
La verificación de la experiencia para el presente proceso, será tomada de la contenida en el RUP; para lo cual, la entidad verificará que en la experiencia reportada se encuentren en alguno de los códigos solicitados y procederá a efectuar la sumatoria de los SMMLV o los valores dados en pesos para cada contrato, a efectos de que la misma sea por valor igual o superior a 1.5 veces del presupuesto oficial y cuyo objeto sea referente a actividades de Contratar el alquiler del equipo e insumos de producción técnica, montaje, desmontaje, para la ciudad de Bogotá, requeridos para la realización de actividades, eventos y producciones desarrolladas por el IDARTES y/o en los que haga parte en el Distrito Capital, de conformidad con las especificaciones técnicas definidas por la entidad y con los protocolos y normas dispuestos para la atención de la emergencia sanitaria del Covid-19
De conformidad con lo establecido en el Decreto 019 de 2012 y la Ley 1882 de 2018, la inscripción en el registro deberá estar vigente y el registro de toda la información contenida en el
certificado deberá estar en firme a la fecha del vencimiento del término de traslado del informe de evaluación.
Si el proponente es un Consorcio o una Unión Temporal, cada uno de sus miembros deberá acreditar experiencia en contratos ejecutados, conforme a alguno de los códigos de Clasificador de Bienes y Servicios que establezca la entidad y en todo caso la experiencia total del consorcio o unión temporal será la sumatoria de la experiencia que señale cada uno de sus integrantes, incluyendo alguno de los códigos enunciados anteriormente y valores.
En todo caso el incumplimiento de la experiencia mínima exigida en el presente numeral será causal de rechazo de la propuesta.
La verificación de la experiencia no tiene puntaje alguno, pero habilita o no la propuesta y tiene como objeto establecer si la misma se ajustan a los requerimientos xxx xxxxxx de condiciones.
10.2 REGISTRO FOTOGRÁFICO
El proponente deberá adjuntar certificaciones y registro fotográfico y video de mínimo cinco (5) eventos realizados que tengan la magnitud de producciones de pequeño formato.
Para dar cumplimiento a lo anterior las fotografías y videos aportados deben venir con la respectiva certificación expedida por parte de la empresa que lo contrato, en la cual se especifique los equipos (estructura, iluminación, audio, video, etc) instalados.
10.3 CONCEPTO ESTRUCTURAL Y DE RESISTENCIA
Concepto Técnico debidamente firmado acerca del comportamiento estructural emitido por un ente competente o idóneo (Ingeniero Civil que acredite estudios de postgrado o experiencia mayor de cinco (5) años en el área de estructuras), en el cual se manifieste que constató lo siguiente:
Que el diseño estructural de las estructuras que comprenden la producción técnica de pequeño formato corresponde y garantiza el desarrollo del uso actual del escenario o estructura, el cual fue aprobado en la respectiva licencia urbanística o mediante acto de reconocimiento de la existencia de la edificación de conformidad con las fichas técnicas aportadas por los proponentes.
De igual forma, se deben realizar las recomendaciones necesarias, teniendo en cuenta el tipo de evento, el aforo, la instalación de equipos (techos, tarimas, estructura de sonido, estructura de iluminación, estructuras de video, vallas publicitarias, entre otros), y de ser necesario, deberá dejar expreso si son necesarias las restricciones de uso de algunos espacios, zonas o áreas.
Dicho concepto debe traer adjunto hoja de vida debidamente soportada, fotocopia de la tarjeta profesional del Ingeniero Civil, certificación de vigencia de la matricula profesional y cédula de ciudadanía.
11.LUGAR ELECTRÓNICO DONDE PUEDE SER CONSULTADO EL PLIEGO DE CONDICIONES, LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS:
El Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones, así como los Estudios y documentos previos, podrán ser consultados a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – Plataforma transaccional del SECOP II.
El presente aviso se expide en Bogotá virtud de lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto No 1082 de 2015, el día veinte nueve (29) de septiembre de 2020.
12.CRONOGRAMA
El cronograma del presente proceso puede ser verificado en le plataforma transaccional SECOP II.
CRONOGRAMA:
ACTIVIDAD | FECHA |
Publicación del Aviso (artículo 30 de la Ley 80 de 1993) | 29/09/2020 17:00 |
Publicación del aviso de convocatoria pública | 29/09/2020 17:00 |
Publicación de estudios previos | 29/09/2020 17:00 |
Plazo para presentar observaciones al proyecto xx Xxxxxx de Condiciones | 14/10/2020 19:00 |
Respuesta a las observaciones al proyecto xx Xxxxxx de Condiciones | 15/10/2020 19:00 |
Fecha prevista de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo | 16/10/2020 17:00 |
Expedición y publicación acto administrativo de apertura del proceso de selección | 16/10/2020 17:00 |
Audiencia de asignación de Riesgos | 19/10/2020 09:00 |
Presentación de Observaciones a los Pliego de Condiciones definitivos | 19/10/2020 16:00 |
Respuesta a las observaciones al Pliego de Condiciones | 20/10/2020 19:00 |
Plazo máximo para expedir adendas | 22/10/2020 19:00 |
Presentación de Ofertas | 28/10/2020 08:00 |
Apertura de Ofertas | 28/10/2020 10:02 |
Informe de presentación de Ofertas | 28/10/2020 10:05 |
Publicación del informe de evaluación de las Ofertas | 03/11/2020 19:00 |
Presentación de observaciones al informe de verificación o evaluación | 10/11/2020 19:00 |
Audiencia de Adjudicación | 12/11/2020 10:00 |
Publicación Acto Administrativo de adjudicación o de Declaratoria de Desierto | 12/11/2020 19:00 |
Firma del Contrato | 13/11/2020 17:00 |
Entrega de la garantía única de cumplimiento | 19/11/2020 12:00 |
Aprobación de garantía | 19/11/2020 12:30 |