MUNICIPIO DE SESQUILÉ CUNDINAMARCA

En virtud de lo ordenando en el artículo 2 del Decreto 1537 de 2001 reglamentario de la Ley 87 de 1993, que señala: “como instrumento que garantice el cumplimiento del control Interno en las organizaciones públicas, estas elaborarán adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán las actividades a partir de la identificación los procesos institucionales”; y en razón a lo previsto en el Artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, el cual ordena que “Las entidades estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente.” El Municipio de Sesquilé previa actualización pone a disposición de todo el personal y colaboradores contratistas el manual de contratación del Municipio el cual hace parte del proceso de apoyo; dicho documento permitirá subrayar internamente las tareas y roles en materia contractual que garanticen un proceso de contratación define los controles, tiempos y recursos necesarios para dar cumplimiento al ordenamiento jurídico contractual.

Colombia Compra Eficiente publicó el 26 de diciembre de 2013 los lineamientos generales para la expedición de manuales de contratación, en el cual señala, entre otros, las definiciones a tener en cuenta, el ámbito de aplicación de los lineamientos generales, la información debe contener y los aspectos que no deben ser parte del manual.

El presente manual de contratación cumplirá los siguientes objetivos:

▪ Cumplir los objetivos del sistema de compras y contratación pública definidos por Colombia Compra Eficiente.

▪ Cumplir con lo previsto en los planes de mejoramiento que permitan el perfeccionamiento de la actividad contractual.

▪ Dar cumplimiento a lo señalado desde el punto de vista sustancial y procedimental del Decreto 1082 de 2015 y las demás disposiciones que modifiquen o adicionen la actividad contractual.

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▪ Desconcentrar tareas en materia contractual en los términos del Artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 y la Sentencia C-259 de 2008 de la Corte Constitucional.

▪ Mejorar las actividades de contratación en cada una de sus fases.

▪ Establecer controles para minimizar al máximo riesgos disciplinarios, fiscales, penales, y daños a terceros.

▪ Apoyar y fortalecer el sistema de control interno de la entidad.

▪ Unificar criterios y documentos en materia contractual.

▪ Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión contractual.

▪ Asegurar que la información y los registros contractuales de la entidad sean oportunos y confiables para los entes de control y la ciudadanía.

▪ Apoyar la gestión xxx xxxx de riesgos de la entidad.

▪ Apoyar el mapa de riesgos en materia de corrupción dando cumplimiento a la ley 1474 de 2011.

El presente Manual está dirigido a todos los servidores públicos y contratistas del Municipio, será obligatorio en todas las fases de la contratación, será documento orientador y hará parte integral de todos los contratos que celebre la administración en materia de obligaciones, de procedimientos, sin perjuicio de lo regulado por la Ley.

NATURALEZA JURÍDICA, CARACTERIZACIÓN Y UBICACIÓN DEL MUNICIPIO DE SESQUILÉ

De conformidad con la Constitución Política, especialmente con lo establecido en los artículos 286, 287 y 311, el Municipio de Sesquilé es una entidad fundamental de la división político administrativa del Estado, que tendrá a su cargo las funciones que le señala el artículo 6 ° de la Ley 1551 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan; con autonomía política, fiscal y administrativa, dentro de los límites que le señale la Constitución y la Ley.

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Sesquilé es un municipio del departamento de Cundinamarca (Colombia), ubicado en la provincia xx Xxxxxxxx, a 45 km al noreste de Bogotá. La altitud media del municipio es de 2595 m s. n. m., y su temperatura media anual es de 14.1 °C, con abundantes lluvias durante el año. Sesquilé limita al sur con Guatavita; al norte con Chocontá y Suesca; al oriente con Machetá, y al occidente con Gachancipá.1

El Municipio de Sesquilé en los próximos 10 años se identificará como un municipio incluyente, seguro, competitivo y sostenible, líder en Cundinamarca y a nivel nacional. El progreso en Sesquilé se caracterizará por el respeto a los derechos humanos, el acceso de todos y todas a una educación de calidad, la cobertura a diversos niveles de atención médica, una participación digna en la vida productiva, disponibilidad de vivienda con servicios básicos, el derecho a vivir sin violencia, y la protección del medio ambiente.

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

La actualización del presente manual y de sus componentes estará a cargo de la Oficina de Contratación y/o quién haga sus veces, y se surtirá para ello el procedimiento que se tenga definidas en las disposiciones legales.

Cuando se produzcan cambios normativos y/o se profieran documentos oficiales que tengan impacto en la contratación pública se harán las respectivas actualizaciones de manera inmediata y se convocarán los procesos de socialización para lo de sus conocimiento.

1 Sesquilé. xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxxxx

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CAPÍTULO 1 - DISPOSICIONES GENERALES

1.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL MUNICIPIO DE SESQUILÉ.

EL Municipio de Sesquilé mediante acuerdo municipal 006 de julio de 13 de 2017 Promedio del Cual se modifica la estructura Administrativa de la administración Municipal de Sesquilé - Cundinamarca y las funciones de sus Dependencias con el decreto 042 del 14 de julio de 2017 por el cual se establece el manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la alcaldía Municipal de Sesquile y se dictan otras disposiciones estable la siguiente estructura administrativa.

ORGANIGRAMA

Fuente ACUERDO MUNICIPAL 006 DE JULIO DE 13 DE 2017

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1.2. FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL

Las Secretarias y las Oficinas en cumplimiento de sus funciones misionales y transversales son las responsables de garantizar todas las etapas contractuales de acuerdo con su competencia.

La estructura administrativa establece la operatividad y centralización de la actividad contractual en la Secretaria Administrativa y de Gobierno a través de la Oficina de Contratación.

Para lo anterior son responsabilidades y roles de los procesos contractuales así;

1.2.1. SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y DE GOBIERNO:

Le corresponde ejecutar las siguientes funciones en materia contractual:

- En el artículo Décimo del acuerdo municipal 006 de julio de 13 de 2017: Funciones de la Secretaria Administrativa y De Gobierno tienen como función en el numeral 5. “Dirigir y Coordinar las Funciones , los objetivos y funciones básicas de la Secretaria como responsable y administrativo de la dirección , diseño, adopción, gestión, control y evaluación de los planes

, programas y proyectos de contratación , planeación , análisis y distribución de riesgos, evaluación y selección objetiva de la actividad contractual del municipio” .

- En el decreto 042 del 14 de julio de 2017 en el numeral 12 del manual de funciones establece “12. Dirigir las actividades con las etapas precontractual , contractual y pos contractual de los proyectos institucionales , relacionados con el área desempeño, que le sean asignados en desarrollo de las acciones de la dependencia.”

- Fungir como estructurador y evaluador del aspecto jurídico en los procesos contractuales de acurdo con la ley.

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1.2.2.1. OFICINA DE CONTRATACIÓN.

En desarrollo de lo dispuesto por el acuerdo No. 006 de 2017 y el decreto 042 de 2017, como una oficina dependiente de la secretaria Administrativa y de gobierno establece como principal función en materia Contractual las siguientes

1. Adelantar de conformidad con la normatividad y los lineamientos impartidos por la constitución la ley , los procesos y procedimientos de naturaleza , jurídica , técnica, financiera y administrativa, relacionados con las etapas precontractual, contractual y pos contractual, en todo tipo de acto contractual del municipio.

2. Aplicar el estatuto de contratación para entidades públicas , teniendo como referencia y base los manuales y circulares de Colombia compra eficiente , en los diferentes procesos contractuales que debe adelantar la administración municipal.

3. Mantener actualizada los procesos y procedimientos sobre las diferentes modalidades de contratación.

4. Velar por la actualización y divulgación de las normas, procesos y procedimientos en materia contractual.

5. Apoyar al ordenador del gasto en las diferentes etapas del proceso contractual con el fin de dar cumplimiento a los principios contractuales al deber de selección objetiva del contratista y los principio de transparencia y economía .

6. Analizar y revisar técnica , jurídica ,financiera y económicamente los procesos precontractuales de contratos , convenios y actos administrativos que deba celebrar y expedir el alcalde y que sean sometidos a su consideración.

7. Apoyar a los secretarios de despacho y jefes de oficina en la elaboración de mapas de riesgo de la actividad contractual en la administración central.

8. Coordinar la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y seguir su ejecución, acorde con las disposiciones presupuestales.

9. Consolidar y mantener actualizado el plan anual de adquisiciones conforme a Las directrices de Colombia Compra, formatos y disposiciones legales vigentes.

10.Verificar la documentación como los estudios y documentos previos conforme al presente manual para dar inicio a los procesos de contratación.

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11.Mantener informado al Ordenador de gj,asto de los asuntos relevantes de planeación, ejecución, liquidación contractual y en general de cualquier situación en materia contractual.

12.Realizar el seguimiento y control al mapa de riesgos en materia de contratación.

13.Elaborar los pliegos de condiciones e invitaciones públicas conforme a los estudios y documentos soporte entregados por el titular de cada secretaria y/o dirección, el instructivo del manual y/o las disposiciones legales vigentes.

14.Participar activamente en la sustanciación de los diferentes documentos de cada una de las etapas de selección de contratistas de acuerdo con las disposiciones del manual y/o la ley.

15.Garantizar la publicación de los documentos de cada proceso contractual con calidad y oportunidad de acuerdo con las disposiciones legales.

16.Liderar los procedimientos de selección de contratistas, y de liquidación de contratos de acuerdo con las disposiciones legales.

17.Garantizar y ejecutar el principio de publicidad en el proceso de contratación a través del SECOP y el portal web de la entidad en los términos definidos en el ordenamiento jurídico.

18.Rendir periódicamente y según las directrices normativas, los informes en materia contractual a los diferentes organismos de control y demás autoridades.

19.Proyectar para la firma del Secretario Administrativo y de Gobierno las respuestas a los derechos de petición que se presenten en materia

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contractual con el apoyo y visto bueno del funcionario y/o contratista responsable del tema o que ejerza la supervisión

20.Garantizar que el archivo y correspondencia de la actividad contractual se cumpla a cabalidad con los procedimientos internos y las normas generales de archivo.

21.Verificar las cuantías de contratación para cada vigencia determinando con claridad cuál es la mayor, menor y mínima cuantía de la entidad y socializar.

22.Hacer la revisión de los documentos de los procesos contractuales en las modalidades de selección de contratistas de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía y procesos de contratación directa.

23.Las demás que se establezcan en el manual de funciones manual de contratación y sus procedimientos.

1.2.2. SECRETARIA DE HACIENDA.

Además de las funciones generales, le corresponde ejecutar las siguientes actividades:

1. Realizar y poner en operación el orden de turno en los pagos en materia contractual para lo cual levantará y socializará el respectivo procedimiento dando aplicación a lo dispuesto en los artículos: 4 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y art. 19 de la Ley 1150 de 2007.

2. Garantizar la correcta selección de los rubros por los cuales se realizará la contratación.

3. Garantizar el descuento de los tributos Nacionales Departamentales y Municipales en materia contractual.

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4. Elaborar de acuerdo con las disposiciones legales los documentos y análisis del sector financiero para los procesos contractuales en los terminos y condiciones que la ley dispone.

5. Hacer parte del comité de estructuración y evaluación financiera de los procesos contractuales de acuerdo con las disposiciones legales.

1.2.3. SECRETARIAS Y JEFES DE OFICINA.

En desarrollo de lo dispuesto por el acuerdo No. 006 de 2017 y el decreto 042 de 2017, como ordenadores de gasto en cada uno de los sectores los secretarios de despacho y jefes de oficina además de las funciones establecidas en el acuerdo y en el decreto en materia Contractual ejercerá las siguientes funciones:

1. Es el responsable de aplicar los principios constitucionales y legales en material contractual.

2. Es el responsable de determinar y estructurar técnica y económicamente de la necesidad de contratación.

3. Garantizar que la actividad contractual a su cargo responda directamente a las metas del plan de desarrollo, plan indicativo, plan de compras y plan de inversiones de cada vigencia.

4. Garantizar la presentación, inscripción y actualización de los proyectos de inversión en el banco de proyectos municipal previos a los procesos de contratación durante la vigencia.

5. Solicitar la asignación presupuestal de acuerdo con las disposiciones legales.

6. Elaborar el estudio previo para cada proceso de contratación de acuerdo con las disposiciones legales y el presente manual.

7. Estructura técnica y económicamente cada proceso de contratación de su competencia.

8. Elaborar los soportes técnicos necesarios para cada proceso de contratación (especificaciones técnicas, fichas técnicas, presupuestos, obligaciones contractuales, plazos).

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9. Radicar los expedientes contractuales con los soporte técnicos necesarios para el proceso contractual en la oficina de contratación con calidad y oportunidad.

10.Participar activamente de los procesos precontractuales en actividades como respuesta a observaciones, audiencias, evaluación técnica y económica de las propuestas.

11.Realizar la supervisión de los procesos contractuales de su competencia

12.Realizar la liquidación de los procesos contractuales de su competencia de acuerdo con las disposiciones legales.

13.Responder por los requerimientos que realice los entes de control sobre la ejecución de los procesos contractuales de su competencia.

1.3. ALCANCE.

Teniendo en cuenta que el manual de contratación tiene su origen en el ordenamiento jurídico y a su vez es formalizado a través de Acto administrativo interno, su consulta y aplicación debe ser permanente y de obligatorio cumplimiento por parte de todas las dependencias que se involucren en el proceso de contratación, y en general de todos los servidores públicos y contratistas de la entidad.

Su incumplimiento, inaplicación o aplicación deficiente generará para el responsable la correspondiente acción disciplinaria sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar.

No se podrá adelantar ningún trámite o procedimiento de contratación en cualquiera de las fases que no cumplan con los pasos y especialmente en los controles que están documentados.

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1.4. RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO

De acuerdo con lo establecido en los artículos 1° y 2° de la Ley 80 de 1993, por la naturaleza Contratación de la del Municipio de Sesquilé , salvo las excepciones que establezcan las disposiciones legales, el régimen jurídico de contratación aplicable es el consagrado en el Estatuto General de la Contratación Pública integrado por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el

Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto Reglamentario 1082 de 2015, ley 1882 del

15 de enero 2018 y demás normas concordantes con la materia contractual del Estado.

También forman parte del marco legal de contratación de la Entidad, el Estatuto Orgánico de Presupuesto y sus decretos reglamentarios, el Estatuto Anticorrupción, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las normas sobre austeridad del gasto y los actos administrativos relacionados con la ejecución del presupuesto de El Municipio. Las circulares y manuales de Colombia Compra Eficiente. En todos los procesos de contratación deberá darse estricto cumplimiento a los principios rectores que regulan la materia, así como a los procedimientos establecidos en la normativa vigente. Particularmente, es importante dar cumplimiento al principio de planeación en todos los procesos de contratación con el fin de minimizar los riesgos que pueden llegar a presentarse durante las etapas precontractual, contractual y post contractual.

1.5. CAPACIDAD PARA CONTRATAR:

Podrán celebrar contratos con el Municipio las personas consideradas legalmente habilitadas de forma individual, por medio de estructuras plurales o cualquier otra forma de asociación legalmente aceptada y reglamentada en Colombia, quienes deben observar de manera rigurosa las disposiciones normativas en materia de Inhabilidades, Incompatibilidades, Conflicto de Intereses y/o prohibición legal.

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1.6. RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES:

El Municipio, aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, en la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), en la Ley 734 de 2002, en la Ley 828 de 2003 y demás disposiciones legales vigentes que consagren inhabilidades e incompatibilidades y prohibición legal para contratar con el Estado, así como en las demás normas que las modifiquen, adicionen o deroguen. Adicionalmente, se aplicarán las causales de conflicto de intereses que se indiquen en los documentos de los procesos contractuales.

1.7. ESTRATEGIAS ANTICORRUPCIÓN

Como estrategias para prevenir la corrupción y controlar la efectividad de la Gestión Contractual, el Municipio cuenta con las siguientes estrategias:

a) Los procesos de contratación adoptados por el Municipio responde a los principios de la gestión contractual, administrativa y fiscal desarrollados en el presente manual.

b) Revelar los procedimientos, formatos y modelos incluidos en el manual con el fin de garantizar una efectiva gestión.

c) Contar con el Mapa de Riesgos institucionales, así como el Mapa de Riesgos Anticorrupción en los cuales se agrupan aquellos asociados a la gestión contractual, consolidando así los riesgos de una manera sistemática, previendo las acciones para su administración y definiendo las actividades de seguimiento.

d) Exigir a los proponentes, funcionarios y contratistas, pactos de confidencialidad de la información y compromisos anticorrupción para promover prácticas transparentes y seguras en la ejecución contractual.

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e) Analizar a través del comité asesor y de evaluación de contratación la conveniencia y viabilidad de los procesos contractuales y sus acaecimientos en los procesos de contratación.

f) Adoptar el Código de Ética y Buen Gobierno para fortalecer los principios y valores de los miembros que integran el Municipio.

g) Convocar a ciudadanos, organismos de control para que tengan la oportunidad de expresar sus opiniones y recomendaciones sobre los procesos.

1.8. HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL.

El Municipio, con el propósito garantizar buenos canales de comunicación, así como promover la transparencia en su gestión contractual, hace uso de las siguientes herramientas electrónicas:

a) Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP I –, por medio del cual se da publicidad de los diferentes actos expedidos en los procesos contractuales y permite a los interesados en participar en los procesos de contratación, proponentes, veedurías y a la ciudadanía en general, consultar el estado de estos.

b) Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP II –, por medio del cual se realizan procesos de contratación en línea a través de la herramienta transaccional y permite a los interesados en participar en los procesos de contratación, proponentes, veedurías y a la ciudadanía en general, consultar el estado de estos.

c) Página Web de la Entidad xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx.xxx.xx, por medio de la cual se publican los documentos relevantes de los procesos de contratación, así como el plan anual de adquisiciones, matriz de riesgos institucional, políticas de manejo de la información, informes de rendición de cuentas, metas e indicadores de gestión y estado del Sistema de

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control Interno, entre otros, de conformidad a lo exigido por la normatividad vigente.

1.9. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN DE LA CIUDADANÍA

La participación de la ciudadanía en los procesos de selección de contratistas se deberá incluir en los pliegos de condiciones, la correspondiente invitación a las veedurías ciudadanas e interesados en realizar control social a los Procesos de Selección, en cualquiera de sus fases o etapas, a que presenten las recomendaciones u observaciones que consideren convenientes, intervengan en las audiencias y a que consulten los documentos del proceso en el SECOP.

1.10 COMITÉ EVALUADOR

De conformidad a lo ordenado por el Artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015, el municipio designará un comité de evaluación en los procesos de contratación.

Con el ánimo de garantizar idoneidad en la operación del comité, éste se conformará con funcionarios públicos y/o contratistas, atendiendo a criterios tales como: el objeto de la contratación, la profesión, idoneidad o experiencia del integrante, las funciones señaladas en el manual específico de funciones o las obligaciones derivadas de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; y siempre advirtiendo que los integrantes del comité estarán sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales2

2. LIBRE CONCURRENCIA Y PROMOCIÓN DE LA COMPETENCIA.

El Municipio en su Gestión Contractual, además de los principios, postulados, reglas y normas señaladas en el presente Manual de Contratación, garantizará el

2 Decreto Número 1082 de 2015. xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/Xxxxxxx/Xxxxxxxxx/Xxxxxxx-0000-xx-0000.xxxx

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derecho subjetivo y colectivo a la Libre Competencia, razón por la cual aplicará los siguientes postulados:

A) Todos los actos y documentos que se produzcan en la actividad contractual y que sean exigidos por la normatividad vigente, deben publicarse tanto en el SECOP como lo prevé el Decreto 1082 de 2015, conforme a las directrices que se impartan desde la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra eficiente – para el efecto , salvo disposición en contrario.

b) Se fijarán plazos razonables para la presentación de las ofertas; Los pliegos de condiciones o invitaciones contendrán requisitos objetivos necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección en condiciones de igualdad y libre concurrencia, mediante, reglas objetivas, justas, claras, completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole y aseguren una escogencia objetiva dentro la mayor pluralidad de oferentes posible;

d) Las condiciones deben ser adecuadas y proporcionales a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor, según lo establecido en el Numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, y el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011.

e) En las fases de planeación y selección se deberán tener en cuenta las disposiciones legales y reglamentarias sobre libre competencia, especialmente en relación con los riesgos de colusión, precios artificialmente bajos o desviación sustancial de las condiciones técnicas o económicas, según lo previsto en la Ley 155 de 1959; Ley 256 de 1996; Ley 1340 de 2009; el artículo 27 de la Ley 1474 de 2011; artículos 47, 48 y 50 del Decreto Ley 2153 de 1992, Decreto 2641 de 2012 y demás normas concordantes o complementarias.

3. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN CONTRACTUAL

Las áreas responsables e intervinientes en los procesos de contratación del Municipio, en el ámbito de sus competencias, deberán aplicar las normas que

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establezca el Archivo General de la Nación y los lineamientos establecidos por la entidad en materia de organización física y técnica de los archivos derivados de la gestión contractual. Los expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones deberán organizarse de conformidad a las Tablas de Retención Documental y en concordancia con el procedimiento de Gestión de archivo de la Entidad.

Deben tenerse en cuenta los procedimientos, donde se encuentran publicados los procedimientos, formatos y modelos a implementar para cada actuación en el desarrollo de la gestión contractual, los cuales deberán ser revisados y actualizados en caso de requerirse, de acuerdo con la normatividad vigente y a las necesidades de la Entidad.

Las solicitudes de contratación deben estar acompañadas de los documentos en los formatos establecidos, los soportes a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, y de manera particular en los exigidos en este manual para cada proceso de selección, de conformidad con las listas de chequeo.

3.1. COMUNICACIONES CON OFERENTES Y CONTRATISTAS.

Con el fin de garantizar los principios de la contratación, como el deber de selección objetiva, transparencia, igualdad, imparcialidad, la Entidad en los pliegos de condiciones que rige cada proceso de selección, establecerá las diferentes formas para interactuar con los posibles interesados en participar en los diferentes procesos de contratación y con los contratistas, para lo cual se privilegiará las comunicaciones por medio físico o electrónico, a excepción de la oferta la cual deberá entregarse siempre de forma física.

Toda la correspondencia física que se genere y que esté relacionada con los procesos de selección, se radicará directamente en la ventanilla única del Municipio y/o correos institucional en el horario señalado por la entidad en la correspondiente invitación x xxxxxx de condiciones, las cuales deben corresponder

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a días y horarios hábiles laborables de la entidad. También se recibirán correspondencia vía correo electrónico a la dirección que se señale en la correspondiente invitación x xxxxxx de condiciones, la cual deberá corresponder a una cuenta con dominio perteneciente a la entidad.

Las comunicaciones deben contener como mínimo: (a) el número del Proceso de Contratación; (b) los datos del remitente que incluyen nombre, dirección física, dirección electrónica y teléfono; (c) identificación de los anexos presentados con la comunicación.

La publicidad de todos los procedimientos y actos asociados al proceso de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva, se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. Constituye obligación de los interesados el consultar de manera permanente la precitada dirección electrónica, y no será válida como excusa de desconocimiento o desinformación la omisión de consultar en los sitios web señalados.

En los contratos que se elaboren y suscriban, deberá introducirse una cláusula en la que se estipule los mecanismos de comunicación entre la entidad y el contratista, con inclusión de la direcciones físicas y electrónicas a las cuales se efectuarán las correspondientes notificaciones en las etapas contractual y post contractual, así como la autorización expresa por parte del contratista de ser notificado a su dirección electrónica de conformidad con los artículos 35 y 56 de la Ley 1437 de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

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CAPITULO 2 – PRINCIPIOS GENERALES

2.1 PRINCIPIOS

De conformidad con el Estatuto General de Contratación, todo el proceso de contratación se rige por las normas del Derecho Civil y Comercial, a excepción de lo expresamente regulado por la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, ley 1882 de 2018 y demás normas de contratación estatal; se encuentra orientado por los principios de la función administrativa, busca cumplir con los fines del Estado y garantizar que la gestión contractual sea eficiente, eficaz, transparente y oportuna. Además, procura controlar la actuación de las personas que intervienen en el mismo, bajo pautas y reglas de responsabilidad donde el deber de selección objetiva permita la escogencia del ofrecimiento más favorable y conveniente para la Entidad.

En este sentido, los funcionarios y contratistas del Municipio están obligados a observar entre otros, los Principios descritos a continuación:

PRINCIPIO

DESCRIPCIÓN

TRANSPARENCIA

Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él Principio de Planeación.

La planeación contractual constituye la expresión directa del principio de organización, economía y tiene por finalidad elaborar, antes de dar inicio al proceso de selección del contratista, los estudios integrales de orden presupuestal, financiero, técnico, económico y jurídico en orden a establecer la viabilidad, oportunidad y conveniencia de la realización del objeto que se pretende contratar todo ello concordado con los estudios del sector del bien o servicio que se requiere adquirir, así como la disponibilidad económica institucional y su identidad o adecuación a los planes y proyectos definidos por la entidad registrados en el plan anual de compras en cumplimiento del plan de desarrollo, plan de inversiones y

plan indicativo.

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ECONOMÍA

En virtud de este principio, el Municipio adelantará los procesos en el menor tiempo posible, velando por ejecutar con calidad y oportunidad los recursos, sin permitir la omisión de procesos y procedimientos legales.

RESPONSABILIDAD

Vigilar la correcta y oportuna ejecución de los procesos precontractuales, contractuales y pos-contractuales, del objeto contratado verificando que se cumplan las condiciones exigidas por la entidad y ofertadas por los contratistas.

En los procesos de selección, la entidad deberá proceder únicamente a su apertura cuando cuente con los diseños, estudios, planos, licencias, evaluaciones respectivas y el respaldo presupuestal, de conformidad con los requerimientos de cada proceso.

Los funcionarios o contratistas que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato o convenio, están obligados a proteger los derechos del Municipio, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Igualmente deberán responder por sus actuaciones y omisiones.

El comité evaluador es el órgano encargado de analizar que las propuestas presentadas en los diferentes procesos de selección se sujeten a la ley y a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contratación administrativa. Sus integrantes están sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades, conflictos de intereses y recomendarán al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con la evaluación efectuada.

Los contratistas responderán por haber ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades, prohibiciones, y/o prohibición legal, por haber suministrado información no ajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratar.

Los contratistas supervisores o interventores y los asesores externos, son particulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al régimen de responsabilidades aplicables a los servidores públicos.

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SELECCIÓN OBJETIVA

Es objetiva la selección en la cual se escoja el ofrecimiento más favorable al Municipio de Sesquilé, acorde con los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

La gestión contractual es pública, excepto aquellos aspectos que por su naturaleza o condiciones especiales estén cobijados como reserva legal. Por lo tanto, los interesados en los asuntos contractuales del municipio tienen la posibilidad de conocer los documentos proferidos en desarrollo de las convocatorias públicas, toda vez que se encuentran publicados en el portal de contratación y con ello se garantiza el libre acceso a la información generada en los procesos de selección.

DEBIDO PROCESO

El Municipio velará y garantizará que cada actuación administrativa vinculada con la actividad contractual obedezca al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y controvertir las decisiones de la administración. El debido proceso es un principio rector en materia

sancionatoria de las actuaciones contractuales.

2.1.1.1 Plan Anual de Adquisiciones (PAA).

La legislación Colombiana determina que el Plan Anual de Adquisiciones (PAA): Es una herramienta para: (A) Garantizar la aplicación del principio de planeación, de eficacia, y eficiencia en los procesos de contratación. (B) Garantizar la ejecución del plan de desarrollo, con interrelación con el plan de acción, plan de compras, plan indicativo entre otras, que permiten el cumplimiento de planes programas y proyectos publicos. (C) Facilita la identificación, registro, programación y divulgación de las necesidades de bienes, obras y servicios que requiere la entidad pública; y (B) Es una herramienta para diseñar estrategias basadas en agregación de la demanda que permiten incrementar la eficiencia del proceso de contratación. Se define como el Plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las

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Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del Decreto 1082 de 2015 o el que lo reemplace, modifique o adicione.

Con el propósito de adelantar una gestión contractual eficiente y transparente, así como para comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las entidades estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado, el Municipio, a través de cada una de sus dependencias elabora, consolida y actualiza, el Plan Anual de Adquisiciones. Este plan describe de forma detallada la programación de adquisición de bienes y servicios; requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales que permitan el funcionamiento de la entidad durante una vigencia fiscal. En consecuencia, le corresponde a cada dependencia realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos, se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisiciones.

De conformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, y los artículos 2.2.1.1.1.4.1 a 2.2.1.1.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015, El Municipio elaborará el Plan Anual de Adquisiciones (PAA), para cada vigencia fiscal, el cual constituye la etapa preliminar de todo proceso de contratación, sin distinguir su modalidad. El mismo será publicado en la página web de la Entidad y en el SECOP, sin perjuicio de las revisiones ajuste o modificaciones que al mismo podrán realizarse conforme a las necesidades institucionales y de conformidad con el procedimiento que para el efecto se establezca.

2.1.1.2. Contenido del Plan Anual de Adquisiciones (PAA).

El PAA es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser suprimidas, revisadas o modificadas. Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte del municipio; del mismo modo no la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.

El PAA debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el PAA, se deberá señalar la necesidad, la obra o servicio que

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satisface esa necesidad, identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPC, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos, con cargo a los cuales El Municipio pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual el municipio iniciará el Proceso de Contratación,

2.1.1.3. Procedimiento de Elaboración, adopción y modificación del Plan Anual de PAA.

La planificación, preparación, adopción y modificación del PAA deberá efectuarse conforme a los lineamientos establecidos en las circulares y manuales de la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente, de conformidad con las disposiciones normativas vigentes, a los secretarios , jefes de oficina les corresponde conforme a su rol ejecutivo la preparación y la planeación de la contratación misional de la Entidad, por lo que será de su competencia planear, preparar y ejecutar el PAA para el cumplimiento de los objetivos institucionales en estos asuntos. Así mismo, corresponde a la oficina de contratación consolidar, preparar y controlar el PAA y presentar un informe sobre la ejecución al ordenador del gasto en los meses marzo, junio septiembre y diciembre. Una vez aprobado el Plan Anual de Adquisiciones, el jefe de la oficina de contratación es el responsable de gestionar su publicación antes del 31 de enero de cada año en el SECOP y en la página web de la entidad, Así mismo, será el encargado y responsable de mantener actualizada la versión final de Plan Anual de Adquisiciones. 3

3 Decreto 1510 de 2013 compilado en el decreto 1082 de 2015. xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/00000

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CAPÍTULO 3 - DISPOSICIONES COMUNES A TODOS LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

3.1. EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

El artículo 12 de la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007 son responsables de las actuaciones propias de los procesos de convocatoria pública, en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes, en el ejercicio de sus funciones deben dar aplicación a la ley y al manual de contratación.

3.2. FUNCIONES EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

⮚ Cada una de las secretarias Elabora del Plan de Compras y de contratación o Plan Anual de Adquisiciones para ser consolidado por la oficina de contratación en los formatos de Colombia Compra y proceder a su publicación en el término establecido en la ley.

⮚ La Dependencia que requiere la contratación elabora los estudios previos de acuerdo con lo dispuesto en la ley y sus decretos reglamentarios, estimación y cobertura de riesgos, definición de los requisitos habilitantes y definición de los criterios de evaluación de propuestas y estudios del sector y estudios o anexos técnicos.

⮚ La oficina de contratación se encarga de la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, pliego de condiciones definitivo, aviso de convocatoria, recepción de observaciones o solicitudes de aclaraciones al pliego definitivo, así como la realización y consolidación de observaciones y liderar las respuestas de las observaciones por el comité evaluador en los terminos previstos en el cronograma de cada proceso, para ser publicados en el SECOP.

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⮚ La oficina de Contratación es la responsable de liderar la logística necesaria para la elaboración de los documentos, audiencias y diligencias de cada proceso, convocar al comité evaluador para cada etapa precontractual y cuando se requiera en todos los procesos contractuales.

⮚ La administración y archivo de los documentos que se generen en la actividad pre–contractual, la Recepción de ofertas, coordina la Evaluación de propuesta y Publica los todos los documentos producto del proceso en el SECOP.

3.3. ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

Son etapas de la actividad contractual las siguientes:

3.3.1 ETAPA PRECONTRACTUAL: Comprende los trámites del proceso de contratación hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.

3.3.2 ETAPA CONTRACTUAL: Comprende la etapa que inicia con el perfeccionamiento del contrato hasta el vencimiento del plazo de ejecución, ya sea esta por cumplimiento del objeto contractual o por una terminación anormal o anticipada.

La etapa contractual corresponde a la celebración y ejecución del objeto del contrato o convenio. Esta etapa comprenderá desde la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato y estará compuesta por todas las acciones ejecutadas por el contratista tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y los que adelante El Municipio de Sesquilé para garantizar que el mismo se ajuste a lo contratado.

3.3.3 ETAPA POS CONTRACTUAL: Comprende la ejecución de los procesos y procedimientos tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo, unilateral por parte de la Entidad o judicial según el caso. Dentro de la cual se presenta la oportunidad procesal para aclarar todas las controversias que se

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pueden presentar entre las partes, (Contratante, Contratista y Garante) o presentar las reclamaciones a que haya lugar.

Igualmente comprende la realización de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones pos contractuales.

La liquidación del contrato deberá ser realizada por el Supervisor o Interventor del contrato, según sea el caso y deberá ser celebrada por el Contratista y el Ordenador del Gasto.

Una vez ejecutados todas las actuaciones administrativas los documentos deberán reposar en la carpeta contractual para publicación y custodia por la oficina de contratación.

3.4 ETAPA PRECONTRACTUAL

La etapa precontractual comprende el diseño del análisis del sector, estudio previo de necesidad, oportunidad y conveniencia, del proyecto xx xxxxxx de condiciones, así como los demás documentos requeridos para soportar el proceso de contratación.

La etapa precontractual debe entenderse como una etapa transversal en la totalidad de modalidades de contratación que contempla el Estatuto de Contratación Pública.

Excepto las excepciones expresamente contempladas en la normativa vigente sobre la materia, la etapa precontractual comprende el cumplimiento de los siguientes requisitos:

3.5 REQUISITOS PREVIOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

El Municipio de Sesquilé elaborará, con antelación al inicio del proceso de contratación o la formulación de la invitación o la suscripción del contrato, los documentos y estudios previos exigidos en la normativa vigente.

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Para esos efectos se cumplirá con los siguientes trámites y requisitos:

3.5.1. ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DEL SECTOR

Se debe elaborar de conformidad con la normatividad vigente en la materia, aplicando los lineamientos que para el efecto ha emitido la Agencia Nacional De Contratación - Colombia Compra Eficiente a través de la “Guía Para La Elaboración De Estudios De Sector” o el documento que la modifique, adicione o derogue4.

3.5.2. ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

El responsable de la necesidad de contratación elaborará con anterioridad al inicio del respectivo proceso o a la formulación de la invitación o a la suscripción del contrato, el estudio previo de necesidad, oportunidad y conveniencia, exigido en la normativa vigente.

Para la elaboración del estudio previo, se deben tener en cuenta los siguientes documentos:

1-La “Guía Para La Codificación De Bienes Y Servicios" expedida por la Agencia Nacional De Contratación - Colombia Compra Eficiente, o el documento que la modifique, adicione o derogue.5

2-El "Manual Para La Identificación y Cobertura Del Riesgo" expedido por la Agencia Nacional De Contratación - Colombia Compra Eficiente, o el documento que lo modifique, adicione o derogue.6

4 Guía para la evaluación de estudios del Sector. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxx_xxxx_xxxxxxx_xxxxxx_xxx.xxx

5 Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx

6 Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxx_xxxxxx_xxxxxx_xxx.xxx 111-1600/seriedoc/oficinadecontratacion/contratos

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3- El "Manual Para El Manejo De Los Acuerdos Comerciales” En Procesos De Contratación" expedido por la Agencia Nacional De Contratación - Colombia Compra Eficiente, o el documento que lo modifique, adicione o derogue.7

4- El “Manual Para Determinar Y Verificar Los Requisitos Habilitantes” En Los Procesos De Contratación" expedido por la Agencia Nacional De Contratación - Colombia Compra Eficiente, o el documento que lo modifique, adicione o derogue.8

La etapa previa de estructuración de los estudios y documentos previos, requiere el engranaje del área técnica, administrativa, legal y misional de cada Entidad, con el fin de establecer con precisión que se va a contratar, bajo que modalidad, las condiciones técnicas, de idoneidad y experiencia requeridas, los riesgos que asume la entidad en la contratación, la forma de mitigarlos y los demás aspectos que permitan satisfacer en las mejores condiciones y con los más altos estándares de calidad la necesidad determinada por la administración.

Los documentos y estudios previos deben ser proyectados por personas que cuenten con la idoneidad técnica, financiera y Contratación para el efecto, según lo requiera la naturaleza del contrato a celebrar; estos documentos deberán ser suscritos por los responsables de su elaboración y firmados por el titular de la necesidad contractual.

Los estudios y documentos previos, el proyecto xx xxxxxx de condiciones o sus equivalentes, así como las minutas de los contratos, deberán previo a su publicación, ser sometidas a consideración y revisión técnica y jurídica, según la competencia asignada a cada uno de ellos en el presente manual.

3.5.3 PLIEGO DE CONDICIONES

7 Manual para el manejo de Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxx_xxxxxx_xxxxxxxx_xxxxxxxxxxx_xxx.xxx 8 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/00000000_xxxxxx_xxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxx_ 4_web.pdf

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El pliego de condiciones debe ser elaborado de conformidad con los requisitos establecidos en la normatividad vigente en el material y/o los modelos expedidos por Colombia compra o quien haga sus veces. Como mínimo debe contener el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto asignado para la contratación, los requisitos habilitantes de carácter jurídico, técnico, financiero, las condiciones de experiencia requeridas, los criterios de calificación de las propuestas a los cuales debe sujetarse el proceso de contratación, así como los demás aspectos que de conformidad con la modalidad de contratación y la naturaleza del contrato sean pertinentes y que los participantes (personas naturales o consorcios, uniones temporales y demás formas asociativas permitidas por la Ley), xxxxx acreditar junto con la preparación y presentación de las propuestas en el respectivo proceso.

También debe incluir el pliego de condiciones el proyecto de minuta del contrato que regirá para la posterior relación contractual.

En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto el proceso. El desconocimiento de estas reglas hace incurrir en responsabilidad a los servidores públicos que intervengan en la elaboración de estos.

Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a cada modalidad de selección, el pliego de condiciones deberá contener por lo menos lo siguiente aspectos:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel de este.

2. La ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización se presentará siempre en documento separable del

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pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva determinada por la ley.

3. La modalidad del proceso de selección y su respectiva justificación.

4. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

5. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

6. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.

7. Las causales que dan lugar a rechazar la oferta.

8. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este puede generar.

9. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.

10.Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

00.Xx mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto del proceso se encuentran cubiertos por un Acuerdo Comercial.

12.Los términos, condiciones y minuta del contrato.

13.Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

14.El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas.

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15.El Cronograma. Además de las etapas del proceso de contratación, se debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Pliego de Condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato.

16.Los anexos, el proyecto de minuta del contrato a celebrarse, los documentos que deben ser presentados por los proponentes en sus ofertas y los formatos que correspondan.

17.Todos los demás documentos que la entidad considere necesarios.

La elaboración xxx xxxxxx de condiciones es obligatoria para adelantar procesos de contratación a través de las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos. No será aplicable para la mínima cuantía, ni cuando se adelante la selección del contratista bajo alguna de las causales de contratación directa.

Cuando el proceso de contratación está sometido a uno o varios Acuerdos Comerciales, el cronograma se deberá elaborar de acuerdo con los plazos previstos en dichos Acuerdos Comerciales.

Si un mismo proceso de contratación está sometido a varios Acuerdos Comerciales, el cronograma de este se regirá por el plazo máximo exigido; adicionalmente cada dependencia deberá adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de la totalidad de los compromisos previstos en los diferentes Acuerdos Comerciales.

3.5.4 REQUISITOS HABILITANTES

Los requisitos habilitantes son la capacidad del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente y están referidos a su capacidad de Contratación, técnica jurídica, financiera, organizacional y su experiencia.

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El propósito de los requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que el comité evaluador solo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del Proceso de Contratación.

El proponente es quien debe presentar los documentos para acreditar los requisitos habilitantes en un Proceso de Contratación. Los requisitos habilitantes siempre se refieren a las condiciones de un oferente y nunca de la oferta.

El comité evaluador debe verificar el cumplimiento o no con los requisitos habilitantes. El cumplimiento de los requisitos, habilitantes en un Proceso de Contratación no otorga puntaje alguno, excepto en el caso de la experiencia de los consultores.

Los requisitos habilitantes se deben establecer de forma adecuada y proporcional a la naturaleza y el valor del contrato. Es decir que se debe buscar que exista una adecuada relación entre el contrato, la experiencia del proponente y su capacidad Contratación, financiera, organizacional y técnica.

El análisis para la determinación y verificación de los requisitos habilitantes deberá elaborarse de acuerdo con los lineamientos expedidos por Colombia Compra Eficiente.

3.5.5 CRITERIOS DE PONDERACIÓN DE LAS OFERTAS

Los criterios de ponderación se aplican exclusivamente en función de la oferta, entendida como los elementos sobre los cuales la entidad va a efectuar la comparación de las propuestas para obtener la más favorable, teniendo en cuenta los elementos técnicos y económicos y de calidad de la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenidos en los pliegos de condiciones.

Para efectos de la determinación de los criterios de ponderación de las ofertas, se deberán considerar los lineamientos establecidos en las disposiciones legales

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vigentes sobre la materia y/o las manuales y circulares de Colombia Compra respecto de cada modalidad de selección.

3.5.6 DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACIÓN CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)

Si con la celebración del contrato o convenio se comprometiere el presupuesto del Municipio de Sesquile, cada dependencia solicitará a la secretaria de hacienda, la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal Correspondiente. Si se trata de recursos de inversión, previo a la solicitud de la disponibilidad presupuestal, la Secretaria conceptuará sobre la compatibilidad del gasto a contratar y/o ejecutar con el programa del plan de desarrollo y el banco de proyectos, plan indicativo para la vigencia según sea el caso. En el evento en que se requiera la adición de un contrato, se expedirá un nuevo certificado de disponibilidad presupuestal.

Para los efectos de solicitud y expedición de la disponibilidad presupuestal y demás procedimientos presupuestales y contables, se deberán aplicar los procesos y procedimientos definidos.

Cuando la ejecución del contrato deba realizarse en varias vigencias, la Secretaría, deberá tramitar la correspondiente autorización ante la secretaria de hacienda a fin de realizar el trámite correspondiente a las vigencias futuras ante el concejo municipal de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. (Cuando aplique).

3.5.7. ETAPA CONTRACTUAL Y DE EJECUCIÓN

Una vez cumplida la etapa precontractual la cual finalice con el acto de adjudicación continuación el siguiente proceso así.

3.5.7.1. EL CONTRATO. Es un acto jurídico generador de obligaciones y de derechos para El Municipio de Sesquile y el contratista.

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Los contratos que suscribe El Municipio de Sesquile se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y las condiciones y este se eleve a escrito; para su ejecución requieren de la aprobación de las garantías solicitadas y la expedición del Registro Presupuestal.

La etapa contractual corresponde a la celebración y ejecución del objeto del contrato o convenio. Esta etapa comprenderá la celebración, perfeccionamiento y ejecución del contrato y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista, tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y los que adelante el Municipio para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado en la minuta de este.

La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración del contrato o convenio, este se identificará con un número secuencial por anualidad; todos los documentos reposarán en una carpeta debidamente foliados.

3.5.7.2. MINUTA DEL CONTRATO

Notificada o comunicada la decisión de adjudicación, el municipio proyectará la Minuta del contrato correspondiente y solicitará la presencia del contratista para su revisión y firma del contrato en un término no mayor a 3 días contados a partir del acto de adjudicación.

3.5.7.3. TRÁMITE DE LAS MINUTAS

La oficina de Contratación se encargará de la elaboración de la minuta y de llevar un archivo general de todos los contratos que celebre, para lo cual realizará las siguientes actividades:

1. Realizar los trámites de perfeccionamiento y numeración de los contratos.

2. Llevar en un solo consecutivo numérico la relación de los contratos.

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3. Elaborar la base de datos por año fiscal de los contratos celebrados, determinando por lo menos los siguientes aspectos: fecha de suscripción, número del contrato, nombre del contratista, objeto, garantías, plazo, número de registro presupuestal, dependencia solicitante, clase de contrato, estado (vigente, en liquidación, liquidado, proceso administrativo u otras incidencias de este) y observaciones.

4. Organizar, actualizar y custodiar el archivo de los contratos de conformidad con las normas del archivo general de la Nación y las tablas de retención de la entidad.

5. Verificar los soportes de los contratos suscritos y requeridos a las diferentes dependencias, contratistas, interventores, supervisores cuando fuere necesario.

6. Revisar y archivar las actas de liquidación de los contratos.

7. Elaborar y presentar los informes que sobre el tema de contratación requieran los organismos de control, así como la información requerida por los diferentes organismos del Estado.

8. Garantizar la publicación en el portal del SECOP y/o el que haga sus veces con calidad y oportunidad de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

9. Las demás que sean necesarias para el desarrollo de esta actividad.

3.5.7.4. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El trámite para la suscripción del contrato o convenio, lo adelantará la oficina de Contratación atendiendo las siguientes previsiones:

Para la ejecución del contrato o convenio, se requerirá que se efectúe el correspondiente Registro Presupuestal por parte de la Secretaría de Hacienda

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cuando a ello haya lugar de acuerdo con la Ley orgánica de presupuesto y sus disposiciones complementarias.

El expediente original de cada contrato reposará en la oficina contratación, cumpliendo con las normas de archivo.

3.5.7.5. REGISTRO PRESUPUESTAL

Es el documento expedido por la Secretaria de Hacienda del Municipio de Sesquilé, mediante el cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando el pago de la obligación en los términos y condiciones del contrato y de las disposiciones legales.

Una vez suscrita la minuta por el contratista, la oficina de contratación solicitará el Registro Presupuestal, el cual se requiere para dar inicio a la ejecución del contrato.

3.5.7.6. APROBACIÓN DE LA GARANTÍA

Una vez perfeccionado el contrato, la Oficina Contratación entregará una copia al contratista para que constituya la Garantía Única y/o demás pólizas a que haya lugar dependiendo de la naturaleza y cuantía del contrato, de conformidad con las reglas aplicables a la materia. El contratista deberá constituir las garantías, dentro del plazo señalado en el Pliego de Condiciones o en su defecto dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes a la entrega del documento.

Constituida en legal forma y en los términos del contrato la garantía de cumplimiento y demás amparos a que haya lugar, El secretario administrativo y de Gobierno según corresponda, aprobará mediante acta, la garantía otorgada por el contratista dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la presentación de esta.

En los contratos que no superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía y en los celebrados a través de la modalidad de contratación directa, deberá efectuarse

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el análisis previo que justifique la exigencia o no de garantías atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago de este; de lo anterior, se dejará constancia escrita en el documento de estudios previos sustentando las razones que conducen a solicitar o no las mismas.

Igual consideración aplica para el caso de los contratos interadministrativos, toda vez que la exigencia de garantías dependerá de la complejidad del objeto contractual conforme se determine en los estudios previos.

3.5.7.7. GARANTÍAS EN LOS CONTRATOS

Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor Municipio con ocasión de: a) La presentación de los ofrecimientos; b) La celebración de los contratos y su liquidación y c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, de acuerdo con las disposiciones legales y los manuales y circulares de Colombia Compra.

3.5.7.8. CLASES DE GARANTÍAS

En los procesos de contratación los oferentes o contratistas, únicamente podrán otorgar como mecanismos de cobertura del riesgo, aquellos autorizados por la Ley o el reglamento vigente en la materia.

3.5.7.8.1. MONTO, VIGENCIA DE LAS GARANTÍAS Se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato; los riesgos se deben cubrir teniendo en cuenta las reglas establecidas en las normas vigentes aplicables a la materia.

Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la respectiva contratación y su cumplimiento

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deberá ser verificado por las personas competentes en la oficina de Contratación y/o quien haga sus veces.

3.5.7.8.1.1 PRESERVACIÓN DE LAS GARANTÍAS

Para preservar la efectividad de las garantías, en ejercicio de su labor el supervisor y/o interventor deberá advertir inmediatamente al ordenador del gasto, de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s) garantías.

El contratante (ordenador del gasto y/o Supervisor), informará al garante de aquellas circunstancias que alteren el estado del riesgo, así por ejemplo remitirá, entre otros: la copia de la aprobación de la garantía y sus anexos, de las modificaciones u otro sí del contrato, las actas de suspensión y de reanudación, así como la constancia de las diversas actuaciones que se adelanten con miras a la imposición de multas, cláusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad.

3.5.7.8.1.2 INICIO DEL CONTRATO

Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, se remitirá la documentación al supervisor y/o interventor para que elabore el acta de inicio (en caso de que aplique). Para dichos fines, el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso con la constancia de publicación en el SECOP en la fecha de suscripción.

3.5.7.8.1.3 CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, y tutelar la transparencia de la actividad contractual, el Municipio vigilará permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor y/o un interventor, según corresponda. El ejercicio de la supervisión y/o interventoría, se someterá a las previsiones que establezcan la normativa vigente y el presente manual.

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Para este efecto, será obligatorio incluir en el texto de las actas de recibo parcial, final, informes de supervisión y/o interventoría o cualquier otro documento que genere pago con ocasión de un contrato, si el contratista ha sido sancionado con:

1. Multas: si ha sido sancionado con multas en el contrato que se reporta, estableciendo la cantidad de las que le hayan sido impuestas.

2. Cláusula Penal

3. Caducidad

La oficina de Contratación del Municipio de Sesquilé informara a cada dependencia e impartirán las instrucciones respectivas a los interventores, supervisores y/o funcionarios encargados de tramitar las órdenes de pago para que de manera oportuna se haga la respectiva anotación. Cualquiera de las anteriores actuaciones debe ser reportadas y registradas de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Si durante la ejecución del contrato se adviertan situaciones que afecten la ejecución idónea del contrato o convenio que ameriten modificar el alcance del objeto, obligaciones, condiciones técnicas, valor, plazo entre otras, prorrogar su plazo de ejecución o adicionar su valor, el interventor o supervisor deberá justificarlo durante la vigencia del contrato y allegar previamente y con una antelación no inferior a quince (15) días calendario, a la Oficina Contratación con la documentación soporte para el trámite que corresponda. De la misma forma lo hará cuando dicha solicitud provenga del contratista.

Estas modificaciones pueden ser las siguientes:

3.5.7.8.1.4 ADICIONES Y PRÓRROGAS:

Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, en servicios o en valor; en estos casos el término contractual es el de ADICIÓN. Para realizar una adición, se deberá contar previo a la celebración de esta con el respectivo Certificado de

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Disponibilidad Presupuestal (CDP) y ajustarse a lo dispuesto en el en el parágrafo 40 de la Ley 80 de 1993.

Para el caso de las interventorías, debe tenerse en cuenta la regla establecida en el artículo 85 de la ley 1474 de 2011, o la norma que lo modifique, adicione o derogue.

En el evento de ampliar el plazo de ejecución del contrato, el término contractual es el de PRÓRROGA.

En cualquiera de los dos casos (ADICIÓN Y/O PRÓRROGA), estas deberán estar debidamente justificadas y soportadas. El supervisor o interventor según sea el caso, deberá recomendar y soportar la solicitud de adición y/o prórroga con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato. De la misma forma se hará cuando dicha solicitud provenga del contratista.

3.5.7.8.1.5 OTRAS MODIFICACIONES

Si en desarrollo o en ejecución del contrato se establece la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición y/o prórroga del contrato, que impliquen modificar lo pactado para garantizar la ejecución idónea del objeto contratado y el logro de los objetivos propuestos, se deberá elaborar por parte del interventor o supervisor, la justificación pertinente para el trámite del Otro Sí correspondiente ante la Oficina Contratación con la debida antelación. En todo caso ningún ajuste podrá modificar el objeto del contrato.

3.5.7.8.1.6 CESIÓN DEL CONTRATO

Los contratos que suscriba el municipio, de acuerdo con lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, son intuito persona, razón por la cual como norma general no son susceptibles de cesión, salvo que exista aprobación escrita y expresa de ordenador de gasto del Municipio de Sesquile. En consecuencia, el

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contratista tampoco podrá en ningún caso subcontratar totalmente la ejecución del contrato.

3.5.7.8.1.7 TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS

El contrato puede darse por terminado por mutuo acuerdo de las partes, por decisión unilateral de la administración o por orden judicial.

La terminación por mutuo acuerdo, procede cuando las partes así lo acuerden, atendiendo a la autonomía de la voluntad de cada una de ellas, la cual tiene el carácter de vinculante para las mismas.

La administración puede dar por terminado unilateralmente el contrato, en aquellos casos establecidos en los artículos 17 y 44 de la ley 80 de 1993.

La terminación judicial ocurre cuando alguna de las partes acude ante la autoridad competente para tal fin y esta así lo determina.

3.5.7.8.1.8 PUBLICACIÓN DEL CONTRATO

La minuta de los contratos suscritos por el Municipio, se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, conforme lo dispuesto en las normas vigentes aplicables sobre el material a acompañado de los anexos que disponga la ley, las circulares y manuales de Colombia compra para cada proceso.

3.5.7.8.1.9 ETAPA POS CONTRACTUAL

Esta etapa inicia una vez vence el plazo ejecución del contrato y va hasta el cierre del expediente del proceso de contratación. Es el periodo en el cual contratante y contratista realizan una revisión a las obligaciones contraídas respecto a los resultados financieros, contables, técnicos y legales de las mismas.

3.5.7.8.1.10 LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

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De conformidad con lo dispuesto en las disposiciones vigentes sobre la materia, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación. La liquidación a que se refiere el presente numeral no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la entidad.

En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y dejarán en el acta de liquidación, la constancia de los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.

Para la liquidación, se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de las garantías solicitadas en el contrato, a fin de avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

3.5.7.8.1.11 TÉRMINO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

En cumplimiento de la normativa vigente, serán objeto de liquidación de los contratos de ejecución sucesiva y aquellos que por su naturaleza así lo requieran. Para la liquidación el delegatario tendrá en cuenta los siguientes parámetros:

3.5.7.8.1.12 LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO

Se realizará la liquidación de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado en el Pliego de Condiciones o dentro del que se hubiere convenido con el contratista. En caso de que no se haya previsto o acordado término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la firmeza del acto administrativo que ordene la terminación.

3.5.7.8.1.13 LIQUIDACIÓN UNILATERAL

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En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le realice el interventor o supervisor o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, el representante legal, ordenará la liquidación del contrato mediante acto administrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo establecido para la liquidación de común acuerdo de conformidad con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

3.5.7.8.1.14 ALCANCE DE LA LIQUIDACIÓN

Se efectuará un balance de la ejecución administrativa, técnica, financiera y legal de las prestaciones del contrato o convenio y se suscribirán los acuerdos con el fin de declararse x xxx y salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entre las partes, cada una de ellas podrá dejar las constancias que considere pertinentes.

3.5.7.8.1.15 SOPORTES PARA LA LIQUIDACIÓN

Los interventores o supervisores del contrato o convenio presentarán la totalidad de los soportes que amparen la liquidación de este y remitirán el proyecto del acta correspondiente al ordenador del gasto.

En todos aquellos contratos que requieran de liquidación, el último desembolso o pago a favor del contratista, deberá condicionarse a la suscripción del acta de liquidación contractual.

La dependencia que dio origen al contrato o convenio hará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como la garantía de calidad, estabilidad, garantías del suministro de repuestos entre otros, En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, se tomarán las acciones administrativas y judiciales que correspondan.

Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de

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las obras o bienes, cada dependencia debe dejar constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

CAPÍTULO 4- ASPECTOS COMUNES A LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN

5.1. COMITÉ ASESOR EVALUADOR

El Comité Asesor y Evaluador, estará conformado por un número impar de servidores públicos adscritos a cada dependencia o por particulares contratados para dicha actividad, todos con experiencia y conocimiento el comité estará conformado por mínimo tres (3) funcionarios y/o contratistas.

Para el Municipio de Sesquilé el comité evaluador para los procesos de Licitación, selección abreviada, subasta, Concurso de Méritos, procesos de asociación publico privada de acuerdo con las disposiciones legales estará compuesto por ;

1. Secretario de Hacienda y/o quien haga sus veces.

2. Secretaria Administrativa y de Gobierno y/o quien haga sus veces.

3. Secretario responsable de la necesidad de contratación y/o quien haga sus veces

Parágrafo: Para los procesos de mínima cuantía el evaluador es únicamente el secretario y/o jefe titular de la necesidad y /o quien haga sus veces.

Los integrantes del Comité Asesor y Evaluador deberán contar con la competencia y la imparcialidad suficiente que les permita evaluar la calidad de las propuestas, conocer los objetivos de los servicios a contratar, las metas y los fines de cada dependencia y estarán sujetos al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses de consagración constitucional y legal.

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4.2. PUBLICACIONES EN - SECOP

La oficina de contratación será responsable de realizar la publicación de todos los documentos producto de los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. Conforme a lo anterior, deberá designar un profesional que se encargará de realizar las publicaciones en la página web del Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP.

Se deben publicar en el SECOP, todos los documentos del proceso, los actos administrativos del proceso de contratación, la propuesta del adjudicatario del proceso, a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición y/o de acuerdo con la normatividad vigente.

La dependencia deberá velar por que los documentos publicados en el SECOP guarden exacta correspondencia con los documentos que reposan en las carpetas del proceso de contratación.

La publicación de los documentos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, deberá ajustarse a lo dispuesto en la normativa vigente sobre la materia.

4.3. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Los conflictos que se generen con ocasión de la suscripción, ejecución, terminación y/o liquidación del contrato, se solucionarán mediante los mecanismos de conciliación y transacción establecidos por la normatividad vigente y si éstos llegaren a fracasar, se decidirá en derecho ante la jurisdicción administrativa.

4.4. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATACIÓN

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Son el conjunto de procedimientos que le permiten seleccionar la oferta más ventajosa para adquirir bienes, servicios y obras respetando los parámetros y mandatos del ordenamiento jurídico.

La modalidad de selección siempre deberá quedar sustentada en los estudios y documentos previos, y su elección es aprobada por la oficina de contratación.

De conformidad con lo dispuesto en la ley 80 de 1993 , el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el Artículo 94 la Ley 1474 de 2011, la ley 1882 de 2018 y conforme a lo reglado en el Decreto 1082 de 2015 en Colombia existen cinco (5) modalidades para seleccionar a los contratistas, ellas son:

4.4.1. Licitación Pública

La licitación pública como modalidad de selección es la regla general para escoger al contratista. Se reserva a objetos de carácter complejo y de mayor cuantía. El procedimiento aplicable continúa siendo el previsto en la Ley 80 de 1993 con las previsiones particulares de la Ley 1150 de 2007, Ley 1882 de 2018, el Decreto 019 de 2012 y las disposiciones reglamentarias del Decreto 1082 de 2015 tales como:

1. Cuando el objeto del contrato tenga un carácter complejo y sea de mayor cuantía.

2. Cuando el objeto a contratar incluya además de los servicios otras prestaciones como por ejemplo la construcción de la obra.

3. Contratos de concesión.

4. Cuando además de la necesidad de adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes, se requieran de prestaciones especiales como por ejemplo: requisitos tecnológicos especiales, materiales especiales, servicios complementarios y el valor a contratar sea de mayor cuantía.

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5. Esta modalidad determina como obligatorias las audiencias de asignación de Riesgos, y adjudicación.

4.4.2. SELECCIÓN ABREVIADA

Es el mecanismo de selección objetiva previsto para aquellos procesos de menor cuantía y las características del bien o servicio a contratar.

Para efectos de iniciar un procedimiento de selección de contratistas a través de la modalidad de selección abreviada debemos tener en cuenta que solo procede si se cumplen las causales expuestas en el numeral 2, del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Las causales son las siguientes:

1. La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

2. La contratación de menor cuantía.

3. La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

4. La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.

5. La enajenación de bienes del Municipio.

6. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.

4.4.2.1. SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA.

Esta modalidad se utiliza para la contratación de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, respecto de los cuales no exista un acuerdo marco de precios vigente, y se caracteriza porque el único factor a tomar en consideración para la elección es el precio.

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Como elemento importante de los estudios previos incluirán una ficha técnica que especificará los términos de desempeño y calidad del producto. Esta ficha técnica estará a cargo de quien determina la necesidad técnica en el estudio y deberá contener, como mínimo: a) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios. b) La identificación adicional requerida c) Unidad de medida; d) La calidad mínima e) Los patrones de desempeño mínimos Esta modalidad de selección bajo este procedimiento se adelantará de conformidad con las reglas señaladas en los artículos 2.2.1.2.1.2.1. a 2.2.1.2.1.2.6. Del Decreto de 1082 de 2015. Los manuales y circulares de Colombia Compra.

4.4.3 ACUERDO MARCO DE PRECIOS.

Esta modalidad de selección se utiliza para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de la realización de una operación secundaria a cargo de la Oficina de Contratación, siempre que la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– haya suscrito un Acuerdo Marco de Xxxxxx y éste se encuentre vigente.

Esta modalidad de selección bajo este procedimiento se adelantará de conformidad con las reglas señaladas en los artículos 2.2.1.2.1.2.7. a 2.2.1.2.1.2.10. Del Decreto de 1082 de 2015 y el procedimiento de los manuales y circulares de Colombia compra.

3.4.4 CONCURSO DE MÉRITOS

El concurso de méritos es la modalidad de selección de contratistas con el objeto de contratar los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura, decreto 019 de 2012

decreto 1474 de 2011.

En la selección de consultores, utilizará el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación, para lo cual en este último evento podrá

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surtir la precalificación mediante la conformación de una lista. El concurso de méritos se clasifica así;

a) Concurso de Méritos con Sistema Abierto: Es el Concurso de Méritos que se realiza prescindiendo de la etapa de precalificación. El concurso de méritos con sistema abierto se adelantará conforme con las reglas previstas para tal fin en los artículos 2.2.1.2.1.3.3. a 2.2.1.2.1.3.7. del Decreto 1082 de 2015 y el procedimiento establecido en los manuales y circulares de Colombia Compra.

b) Concurso de Méritos con Sistema de Precalificación: Es el Concurso de Méritos que se realiza mediante la conformación de una lista frente a la cual el Municipio –, determina la cantidad de interesados que conformarán la lista, estableciendo si se requiere limitación en la lista. El concurso de méritos con sistema de precalificación se adelantará de conformidad con las reglas previstas en el artículo 2.2.1.2.1.3.2. del Decreto 1082 de 2015 y el procedimiento que se adopte.

3.5PROCESO DE MÍNIMA CUANTÍA

La modalidad de selección de mínima cuantía es un procedimiento para escoger al contratista en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de acuerdo con lo ´revisto por el art 94 de la ley 1474 de 2011.

4.6 CONTRATACIÓN DIRECTA

El municipio Sesquile Cundinamarca seleccionará a los contratistas mediante la modalidad de contratación directa cuando el contrato a celebrar se fundamente en una de las causales establecidas en el numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y decretos reglamentarios.

Las causales que están expresamente consignadas en el Artículo 2 numeral 4 de la Ley 1150 de 2007 decreto 1082 de 2015.

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Las causales son:

1. Urgencia manifiesta.

2. Contratación de empréstitos.

3. Contratos interadministrativos.

4. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

5. Los contratos de encargo fiduciario que requiera celebrar el Municipio en el evento de iniciar el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público

6. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado

7. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales

8. El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

9. Los convenios solidarios con juntas de acción comunal en los términos de la ley 1551 de 2012.

10. Convenios de cooperación, interadministrativos y otros.

4.6.1 ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA

Cuando proceda la celebración de un contrato bajo la modalidad de contratación directa, la oficina Contratación deberá justificar tal situación y elaborar mediante la expedición de un acto administrativo para ser firmado por el ordenador del gasto, el cual deberá contener como mínimo:

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1. La causal que invoca para contratar directamente.

2. El objeto del contrato.

3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.

4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.

No debe expedirse el acto administrativo de justificación de la contratación directa cuando el objeto del contrato a celebrar sea la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la entidad o la contratación de empréstitos.

4.6.2 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

El art 32 No. 3 de la ley 80 de 1993 define como contrato de Prestación de Servicios los que se celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.

CARACTERÍSTICAS

1. Es de carácter civil y no laboral, por lo tanto, no está sujeto a la legislación de trabajo y no es considerado un contrato con vínculo laboral.

2. Se realiza por el tiempo estrictamente necesario.

3. No genera obligaciones laborales.

4. La ley obliga a que todo trabajador independiente con contrato de prestación de servicios debe estar afiliado al sistema general de seguridad social en pensión, salud y riesgos profesionales.

5. Para la ejecución del contrato debe tener sus propias herramientas y medios de trabajo.

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4.6.3 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD.

La oficina de Contratación seguirá el siguiente procedimiento para el contrato de prestación de Servicios.

1. Habilitar al contratista para Incorporar en el portal de SIGEP, información del formulario único de hoja de vida art. 1 ley 190 de 1995.

2. Inscripción y habilitación como proveedor en portal SECOP II.

3. Constancia de la consulta de antecedentes judiciales (Decreto 19 de 2012).

4. Constancia de la consulta de antecedentes disciplinarios ley 190 de 1995.

5. Constancia de la consulta de antecedentes de responsables fiscales de la contraloría general de la Nación.

6. Constancia de consulta en el Sistema de registro Nacional de Medidas correctivas RNMC de la policía Nacional como infractor de la ley 1801 de 2016 Código Nacional de Policía.

7. Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

8. En cumplimiento del Artículo 50 de la ley 789 de 2002, cuando el proponente sea persona jurídica deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar- Afiliación al sistema como cotizante. (Persona natural y/o Jurídica

9. Verificar el cumplimiento de la obligación de la definición de la situación militar para los hombres menores de 50 años y/o Art 20 ley 1780 de 2016.

10.Fotocopia de la Tarjeta profesional cuando así se requiera.

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11.Copia del R.U.T. Con la clasificación en el código de la actividad económica de acuerdo con la norma vigente.

12.Acreditación de la formación académica y experiencia requerida.

13.Constancia escrita secretario de la necesidad en la cual señale que la persona natural o jurídica está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que demostró su idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, debidamente soportada.

14.Constancia de ausencia de personal o insuficiente para cumplir con las actividades material de contratación.

4.6.4 PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS

Los contratos se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito.

Los contratos derivados de un proceso de selección de contratistas por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, proceso de Mínima cuantía o contratación directa deberán contener como mínimo lo siguiente:

1. Tipo de contrato.

2. Numeración del contrato

3. Identificación completa de las partes del contrato.

4. Breves antecedentes del proceso de selección.

5. El bien, obra o servicio a contratar: Objeto.

6. Obligaciones precisas que aseguren el cumplimiento del objeto y las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratada.

7. Valor del contrato en letras y números e indicar si está gravado con IVA.

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8. Forma de pago.

9. Plazo y/o Vigencia

10.Disponibilidad presupuestal, fecha, rubro.

11.El sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios o ejecución de la obra.

12.Indicación de la existencia de una supervisión y/o interventoría del contrato, el cargo.

13.Indicación de las multas aplicables conforme a las normas y procedimientos vigentes.

14.Cláusula penal pecuniaria.

15.Garantías (cuando aplique).

16.Cláusula de restablecimiento o ampliación de la garantía de conformidad con lo previsto en el decreto 1082 de 2015.

17.Pacto de las cláusulas excepcionales al derecho común cuando estas apliquen.

18.Indicación expresa de la no existencia de relación laboral con el contratista o el personal del que éste disponga.

19.Prohibiciones a las que haya lugar.

20.Aspectos de la liquidación del contrato.

00.Xx indicación del régimen jurídico aplicable.

22.Indicación sobre la solución de controversias.

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23.Declaración expresa de ausencia de inhabilidades o incompatibilidades del contratista.

24.Domicilio.

25.Para los contratos de mínima cuantía en los términos del Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y los decretos reglamentarios circulares y manuales de Colombia compra. 9

CAPITULO 5 - REQUISITOS DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

Comprende la terminación real y efectiva del contrato, la liquidación de este de ser necesaria, hasta el cierre definitivo del expediente contractual.

5.1 ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

Es una operación administrativa que evidencia la finalización del contrato se suscribe el documento mediante el cual se hacen constar los acuerdos, Balances del contrato, salvedades transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo que tiene como consecuencia jurídica obligatoria.

Contenido mínimo del acta

1. Identificación del contrato

2. Identificación de las diferentes Actuaciones administrativas. (todas las modificaciones cto)

3. Objeto y alcance.

9 Síntesis Normativa y Jurisprudencia en Contratación. xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/00000

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4. Balance financiero del contrato

5. Anexo informe interventor y/o supervisor.

6. Salvedades a que haya lugar detallado y concreto.

7. Análisis de las Garantías (cuando Aplique).

8. Constancia del Cumplimiento del pago al sistema de seguridad social en los términos xx xxx.

5.2 CONTRATOS QUE DEBEN SER LIQUIDADOS:

Todos los contratos se les debe elaborar un cierre formal que indique un balance de ejecución presupuestal y de medida de cumplimiento de las obligaciones, al respecto éstas son las reglas que nos indican si es menester elaborar este documento:

1. Si el contrato en su contenido lo determina.

2. Los previstos en el art. 217 decreto ley 019 de 2011, en los contratos de tracto sucesivo y/o los de ejecución instantánea cuando se prolongue en el tiempo.

3. Cuando se trate de convenios.

4. No será obligatoria la suscripción de acta de liquidación los contratos de prestación de servicios Art. 217 decreto ley 019 de 2011.

5. Cuando se presenten situaciones administrativas como

• Para los contratos terminado anormalmente. (Ej. Terminación anticipada, Terminación unilateral)

• Que hayan sido objeto de multas, sanciones o incumplimientos.

• Que a su terminación presenten saldos a liberar.

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• Que se haya declarado la nulidad del contrato se dará por terminado mediante acto administrativo y ordenará la liquidación en el estado en que se encuentre.

5.3 TIPOS DE LIQUIDACIÓN

En la liquidación de contratos públicos se identifican tres tipos de formas de liquidación así.

1. Liquidación de común acuerdo o liquidación Voluntaria

2. Liquidación Unilateral.

3. Liquidación por orden judicial.

5.3.1 LIQUIDACIÓN DE COMÚN ACUERDO.

La liquidación de todos los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o el establecido en el contrato, que será de cuatro (4) meses.

En el evento en que el municipio no estipulare un plazo en los pliegos o el contrato y las partes no llegaren a un acuerdo sobre el mismo, la liquidación se realizará a los cuatro (4) meses después del término previsto para la ejecución del contrato.

5.3.2 LIQUIDACIÓN UNILATERAL.

Cuando el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria del supervisor o interventor en desarrollo del procedimiento de liquidación de mutuo acuerdo, y las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el municipio deberá liquidar unilateralmente el contrato.

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Si en el desarrollo de la liquidación de mutuo acuerdo el contratista expresa salvedades, el municipio procederá a liquidar unilateralmente sólo aquellos aspectos donde no haya existido acuerdo.

5.3.3. LIQUIDACIÓN JUDICIAL

En el evento en que no se proceda a la liquidación dentro de los términos previstos por la ley y transcurran el termino de 30 meses dentro del cual la Entidad puede liquidar un contrato de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin que pierda competencia, vencido el termino para liquidarlo debe aplicar el procedimiento únicamente por vía judicial previsto en el art. 309 de la ley 1437 de 2011 y en los manuales y circulares de Colombia compra.10

CAPITULO 6 - BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA CONTRACTUAL

Estas prácticas deben ser rigurosamente acatadas para todas las etapas contractuales que hagan exitoso el proceso de contratación con la escogencia del proponente más favorable y la obtención del bien o servicio requerido.

Cada uno de los responsables e intervinientes en cada uno de las etapas contractuales deberán observar y aplicar las siguientes prácticas, al momento de la elaboración de los documentos previos del proceso de contratación:

4. Aplicación estricta del principio de planeación para todas las etapas contractuales.

10 Guía para la liquidaciónde Procesos de Contratación. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxxxxx/xxx_xxxx_xxxxxxxxxxx_xxxxxxxx.xx f

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5. Todo contrato se ajusta a las necesidades de la entidad en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales.

6. Disponer de los recursos necesarios y suficientes con apego a las disposiciones legales.

7. Todos los contratos cuentan con los soportes técnicos, jurídicos, económicos de valor y plazo desde la etapa precontractual.

8. Todos los procesos de contratación deben estar registrados en el plan de compras publicado en el SECOP antes de iniciar la etapa precontractual.

9. Realizar en la etapa de planeación el análisis de riesgos que implica la ejecución del objeto contractual.

10.En los casos previstos por la ley y en los casos que se requieran, la Entidad debe verificar la existencia física de las autorizaciones, propiedad del bien inmueble donde se ejecutara la obra, licencias, diseños, estudios técnicos, apropiaciones presupuestales y demás cuestiones previas necesarias para la cabal ejecución del objeto contractual.

11.Definir el seguimiento y control de la ejecución de la actividad contractual.

12.Realizar los análisis xxx Xxxxxxx que le permita establecer el valor del contrato con fundamentos económicos, técnicos, justo y reales.

13.Dar aplicación estricta a las disposiciones legales, circulares y manuales de Colombia compra con la aplicación de la selección objetiva y los precios de la contracción que garantice la escogencia inequívoca del mejor y más conveniente para la administración.

14.Garantizar la publicación de todos los documentos de los procesos de selección y que sean exigidos por la normatividad vigente, así como los

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atinentes a la oferta seleccionada y aquéllos que provengan de los partícipes del proceso de selección en los términos de la ley.

00.Xx elaborarán los pliegos de condiciones con fundamento en los estudios y documentos previos, indicando los requisitos técnicos, financieros jurídicos.

16. Los términos de los pliegos de condiciones o documentos de invitación pública deben contener reglas claras, objetivas.

17.Privilegiar el derecho al debido proceso en todas las etapas contractuales.

18.En virtud del principio de planeación contractual, será necesario que las adiciones, prórrogas, modificatorios u otrosíes requeridos, sean solicitados por el supervisor cuando aplique, por el contratista previo concepto favorable del interventor y /o supervisor , presentando con la debida antelación la respectiva justificación , concepto de viabilidad y respaldo presupuesta.

19.El supervisor deberá rendir los informes periódicos que reflejen el cumplimiento del objeto contratado con contenido (técnica, administrativa, financiera, contable y Contratación) y en cumplimiento de las condiciones de eficacia, calidad y cobertura del objeto del contrato.

20.Con el fin de evitar la fragmentación y/o pérdida de información, el responsable de los documentos contractuales deberá enviar al archivo toda la documentación a su cargo, de tal suerte que la totalidad de originales repose en un expediente único contractual.

00.Xx pactar prórrogas automáticas que puedan ir en contra de los principios de libre concurrencia, promoción a la competencia y selección objetiva.

22.Analizar en los casos de contratación directa cada una de las causales que la justifican y los argumentos para su escogencia, sin desconocer los principios de selección objetiva, libre concurrencia y promoción a la

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competencia, lo cual implica que la justificación y descripción de la necesidad plasmada en los estudios previos, deba contener el mayor detalle posible.

00.Xx privilegiará el derecho al debido proceso en los trámites de imposición de sanción.

00.Xx actuará de manera inmediata una vez conocido el incumplimiento del contratista, haciendo efectivas las sanciones y garantías del contrato, de manera expedita. Con aplicación de las disposiciones que determina la ley.

25.En virtud del principio de planeación contractual, será necesario que las adiciones, prórrogas, modificatorios u otrosíes requeridos, sean solicitados por el supervisor previo concepto favorable del interventor cuando se requiera, presentando con la debida antelación la respectiva justificación y concepto de viabilidad.

26.El supervisor y/o interventor designado debe hacer una revisión de las obligaciones del contratista, el plazo y el valor del contrato a fin poder verificar permanentemente el cumplimiento de las obligaciones contractuales

27.El supervisor deberá conocer y tener la disponibilidad inmediata del contrato y la totalidad de documentos que integran el contrato.

28.El supervisor deberá informar al ordenador del gasto en forma inmediata de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, hechos o circunstancias que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, y cuando se presenten hechos constitutivos de incumplimiento.

29.El Supervisor deberá exigir calidad y cumplimiento y en tal virtud: deberá exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad, recibir a

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satisfacción sólo las obras , bienes ejecutados y entregados a cabalidad, exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado.

30.Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas.

31.El medio de comunicación con el contratista será el establecido en la minuta del contrato y los correspondientes correos institucionales, y deberá dejarse constancia escrita de todas aquellas comunicaciones que se tengan con el contratista en el expediente del contrato.

32.Cuando se registre cambio de supervisor en un contrato, es obligatorio que el saliente entregue al designado un empalme pormenorizado y por escrito, con el fin de asegurar la correcta y juiciosa vigilancia de las prestaciones recíprocas y la permanencia de la información valiosa para la defensa de la Entidad, inclusive en la etapa de liquidación y seguimiento a las garantías.

CAPITULO 7

CONTROL A LA EJECUCION CONTRACTUAL Y ADMINISTRACION DEL CONTRATO – FASE DE EJECUCION

7.1. DEFINICION DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN11

11 Ley 1474 de 2011. ARTÍCULO 83. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

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La interventoría o supervisión es la labor que cumple una persona natural o jurídica designada o contratada por el Municipio de Sesquilé para controlar, exigir, administrar y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto y las especificaciones de los contratos o convenios celebrados por la Entidad, velando por sus intereses, dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad conforme a la normatividad vigente.

Se denominará SUPERVISOR a la persona vinculada a la planta global de empleados quien tenga idoneidad académica y/o experiencia para asuma tal compromiso. Se denominará INTERVENTOR, quien sea contratado la modalidad de concurso de méritos para contrato de interventoría para el efecto. La supervisión conlleva idénticas responsabilidades y funciones que las del interventor.

7.2 ALCANCE DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN.

La función de interventoría y la supervisión implica acciones de carácter administrativo, técnico, financiero y jurídico, todas ellas con la finalidad de verificar el cumplimiento del contrato y la satisfacción de los intereses del estado, premisa fundamental de la contratación pública, así como la realización de actividades propias del ejercicio de la actividad contractual.

7.2. FINALIDADES DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN

Son finalidades de la interventoría y la supervisión las siguientes:

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal

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1. Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos destinados en los contratos.

2. Asegurar que el contratista cumpla en la ejecución del contrato en los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas en el contrato.

3. Mantener permanente comunicación con el contratista y retroalimentar de información al ordenador del gasto.

4. Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.

5. Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

6. Velar por que no se generen sobrecostos en el contrato

7. Garantizar el registro documental de todas las actuaciones de ejecución contractual utilizando para el efecto todos los formatos del presente manual que hace parte del sistema integrado de gestión.

7.3DERECHOS Y DEBERES DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN

En ejercicio de la función de interventoría y supervisión, los responsables estarán facultados para actuar conforme con lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, 1474 de 2011 sus Decretos reglamentarios, y en general lo previsto en el respectivo contrato y lo regulado en el presente Manual de contratación, supervisión e interventoría.

Compete al interventor y al supervisor lo siguiente:

1. Realizar el seguimiento sobre las obligaciones a cargo del contratista de manera periódica. Para ello siempre revisaran que los informes entregados, obras y bienes, sean los que correspondan al contrato.

2. Solicitar por escrito informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual.

3. Impartir por escrito instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones.

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4. Supervisar los pagos de seguridad social en los conceptos y porcentajes que correspondan.

5. Informar a la secretaria administrativa y de Gobierno de las situaciones que afecten la normal ejecución del contrato a fin de que se puedan iniciar acciones pertinentes y oportunas para corregirlas.

6. Presentar informes de Supervisión independientes al informe del contratista.

7. En caso de que haya lugar a iniciar trámites administrativos de incumplimiento, emitir informe técnico respecto del incumplimiento presentado, su calificación y cuantificación técnica.

8. Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones administrativas.

9. Las contenidas en el artículo 4 de la Ley 80 de 1993 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

7.4. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN

A los supervisores e interventores les está prohibido:

1. Autorizar obras, servicios o suministros adicionales al contrato, que no han sido previamente planificados y autorizados.

2. Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin cumplir las actividades de este manual de contratación, supervisión e interventoría y sin tener autorización escrita del ordenador del gasto.

3. No respetar la naturaleza de la autonomía de los contratos de prestación de servicios y en general, generar hechos que puedan configurar relaciones laborales, tales como memorandos, imposición de horarios, etc.

4. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista.

5. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

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6. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

7. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.

8. Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

9. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones en detrimento de los intereses del municipio.

7.5. RESPONSABILIDAD - CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.

Teniendo en cuenta que los supervisores o interventores de los contratos estatales actúan en representación del municipio son los encargados de velar por la correcta ejecución e inversión de los recursos públicos, la Ley ha previsto cuatro tipos de responsabilidad por la acción defectuosa u omisión en el ejercicio de esta función:

• RESPONSABILIDAD CIVIL: Los supervisores o interventores, responderán pecuniariamente como consecuencia de sus acciones u omisiones, cuando el municipio sufra algún daño de tipo patrimonial.

• RESPONSABILIDAD PENAL: Los supervisores o interventores, serán responsables penalmente cuando por sus acciones u omisiones en labores de supervisión o interventoría, se establezca la ocurrencia de alguno de los delitos tipificados en la Ley. De acuerdo con el Artículo 56 de la Ley 80 de 1993, para efectos penales el interventor se considera como un particular que ejerce funciones públicas en todo lo relacionado con la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales, por lo cual está sujeto a la responsabilidad que en esta materia señala la Ley para los servidores públicos.

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• RESPONSABILIDAD FISCAL: Los supervisores o interventores, serán responsables fiscalmente cuando por acción u omisión de las obligaciones de supervisión o interventoría, se produzca detrimento del patrimonio público.

• RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA: Las personas que desempeñen labores u obligaciones de supervisión o interventoría, están sometidos a lo establecido en el Código Disciplinario Ley 734 de 2002, y en consecuencia son sujetos disciplinables.

7.6 OPORTUNIDAD PARA DESIGNAR LA SUPERVISIÓN

Será de carácter obligatorio designar en el contrato por el ordenador del gasto la supervisión en todos los contratos y deberá entregar copia del contrato y los anexos necesarios para ejercer la supervisión.

7.7 FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y DEL SUPERVISOR

El interventor y el supervisor ejercerán las siguientes funciones:

7.7.1 Funciones Administrativas

• Acopiar la documentación necesaria en la etapa precontractual que requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.

• Remitir los documentos originales que se generen en la actuación contractual a la Dirección de contratos y convenios para su archivo.

• Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría y supervisión a su cargo.

• Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.

• Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.

• Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato, de tal forma que el Municipio intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

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• Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y realizar su archivo personal.

• Coordinar con funcionarios del Municipio que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones.

• Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y post-contractual, cuando estos no queden expresamente contenidos en el contrato.

• Xxxxxxx, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al procedimiento de la solución de los inconvenientes que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.

• Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato.

• Procurar que por causas atribuibles al municipio no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato.

• Programar y coordinar reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.

• Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.

7.1.2 Funciones Técnicas

• Suscribir en todo contrato de tracto sucesivo el acta de inicio.

• Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato.

• Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.

• Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones, justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.

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• Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar por escrito los ajustes a que haya lugar.

• Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos.

• Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que se requieran durante las etapas contractual y pos-contractual.

• Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y seguridad en el trabajo, ambiental que sean aplicables.

• Verificar que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos previstos para la ejecución de las actividades contractuales y post-contractuales.

• Verificar las entrega de las obras, los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.

• Abrir y llevar el libro o bitácora para registrar, las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato de obra.

• Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

• Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

7.1.3 Funciones Financieras.

• Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y verificar su correcta inversión siguiendo las reglas formales dispuestas en la Ley.

• Hacer respetar el derecho de turno en los pagos del contratista.

• Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos por el ordenamiento Jurídico.

• Revisar y aprobar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista.

• Aprobar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.

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• Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

• Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.

• Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal correspondiente.

• Verificar previo a los pagos del contratista, que éste haya cumplido con los pagos al sistema de seguridad social, así como los aportes en parafiscales.

• Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual y pos-contractual.

7.1.4 Funciones de Carácter Legal

• Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección de la acción contractual, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstos en la Ley, garantizando el debido procedimiento del contratista.

• Verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados.

• Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir actos que modifiquen el contrato.

• Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.

• Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

• Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato.

• Preparar en conjunto con el contratista, el acta de liquidación del contrato o proyectar el informe para la realización de la liquidación unilateral cuando las condiciones así lo ameriten.

• Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

• Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.

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• Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.

• Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría y supervisión.

CAPITULO 8 - GLOSARIO12

De conformidad con lo dispuesto por los artículos 28 y 29 de la Ley 57 de 1887, las palabras técnicas o científicas que no se encuentren expresamente definidas en este Manual, tendrán los significados que les correspondan según con la técnica o ciencia respectiva, y las demás palabras se entenderán en su sentido natural y obvio, según el uso general de las mismas, sin perjuicio de lo cual, para efectos del presente Manual se establecen las siguientes definiciones:

Acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

Acuerdo Marco de Precios es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en éste.

Adendas es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.

12 Glosario. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx

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Bienes Nacionales son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional son los adquiridos para ese propósito por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, las entidades del Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Protección, la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura en las categorías previstas en el artículo 65 del presente decreto.

Capacidad Residual o K de Contratación es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.

Catálogo para Acuerdos Marco de Precios es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Xxxxx xx Xxxxxxx; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Xxxxx de Precios.

Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Colombia Compra Eficiente es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto Ley 4170 de 2011.

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Cronograma es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que éstas deben llevarse a cabo.

Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.

Entidad Estatal es cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los articulas 10, 14 Y 24 de la Ley 1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Etapas del Contrato son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

Xxxxx es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.

Xxxxxx Xxxxxx es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor xxx Xxxxx o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor xxx Xxxxx, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.

Mipyme es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.

Período Contractuales cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

Plan Anual de Adquisiciones es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley

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Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.

Proceso de Contratación es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

Riesgo es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.

RUP es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.

Servicios Nacionales son los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana.

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