ETAPA PRECONTRACTUAL. El Plan Anual de Adquisiciones del Ministerio de Educación Nacional debe ser cargado oportunamente en la herramienta definida por la entidad y especificar para cada proceso de contratación la ruta crítica para la elaboración del insumo, la selección y formalización y para la ejecución del contrato, indicando la fecha más temprana y la más tarde para iniciar cada actividad, teniendo en cuenta los acuerdos de nivel de servicio - ANS aprobados por modalidad de selección. Con el objeto de realizar una planeación integral de la contratación, los servidores responsables de las Dependencias del MEN, deben incluir en el Plan Anual de Adquisiciones, el presupuesto para contratar la interventoría, el apoyo a la supervisión o la contratación de un asesor externo de apoyo al proceso. Igualmente, todas las modificaciones que realicen las dependencias y proyectos del MEN al Plan Anual de Adquisiciones, deben surtir el trámite dispuesto en el presente manual. Además, se deben realizar los estudios del sector, consultar el marco normativo y técnico que regula el bien, obra o servicios, y obtener las autorizaciones, permisos, licencias, realizar el análisis de viabilidad o los estudios de factibilidad, gestionar vigencias futuras en el caso en que los contratos deban extenderse por varias vigencias, entre otros, y ejecutar todos aquellas actividades y factores requeridos para mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión contractual. El MEN atendiendo a lo consagrado en la Ley, orientará sus esfuerzos a mitigar los riesgos previsibles los cuales deben estar plenamente tipificados, estimados y asignados desde la planeación hasta la liquidación del contrato; en el caso de contrataciones que requieran extensión y se adicionen por necesidad y de acuerdo a la normativa mediante la suscripción de un documento denominado modificación, se deberán considerar los riesgos previsibles de acuerdo con la nueva realidad contractual para que haga parte de las nuevas condiciones acordadas en la justificación de la adición. Para realizar un adecuado control operacional ambiental en la planeación y ejecución de contratos, la dependencia líder de la necesidad de la contratación con el apoyo de la Subdirección de Contratación deberá diseñar esquemas de contratación que satisfagan criterios ambientales, estimulen su incorporación en la contratación pública y generen estrategias ambientales al momento de adelantar un proceso de selección. Adicionalmente deberán remitirse a la matriz de contrato...
ETAPA PRECONTRACTUAL. La etapa precontractual inicia con la apertura del proceso de selección o solicitud formal de elaboración del contrato o convenio y culmina con la celebración y perfeccionamiento de este. Durante esta etapa se adelanta el proceso de selección del contratista a través de cualquiera de las siguientes modalidades:
ETAPA PRECONTRACTUAL. Abarca todas las actividades que adelanta la Entidad, en desarrollo del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, desde que el área solicitante radica su requerimiento de contratación ante el Grupo de Contratos y Adquisiciones o quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales y hasta que se realiza la adjudicación del contrato, mediante acto motivado. En aquellos casos en que no sea necesaria la convocatoria pública, la Etapa Pre Contractual se extenderá hasta antes de la firma del contrato correspondiente. Junto con la solicitud de contratación deberá presentarse como mínimo la siguiente documentación: ✓ Los estudios, MAE y demás documentos previos ✓ Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto, cuando se trate de procesos que incluyan diseño y construcción. ✓ Autorizaciones, permisos, licencias cuando haya lugar a ellas. ✓ Soportes del estudio xx xxxxxxx, tales como las solicitudes de cotización y las cotizaciones obtenidas. ✓ Certificado de Disponibilidad Presupuestal. ✓ Los demás documentos que para los procesos de contratación directa con personas naturales o jurídicas se determinan en las correspondientes listas de chequeo publicadas en la plataforma SIGME. Para el caso de la adquisición o arrendamiento de inmuebles, se requerirán los siguientes documentos adicionales: TIPO DE CONTRATO DOCUMENTOS ADQUISICIÓN DE INMUEBLES Las autorizaciones a que haya lugar. El avalúo comercial que servirá de base para la negociación. Certificado de libertad y tradición del inmueble. Copia auténtica de la escritura pública de adquisición del Inmueble. Copia de la cédula de ciudadanía del propietario o representante legal de la TIPO DE CONTRATO DOCUMENTOS persona jurídica propietaria. Poder auténtico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de apoderado. El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica y de los estatutos de la firma en los cuales se establezcan las facultades del representante legal de la misma. Oferta para la adquisición del inmueble. ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES El estudio xx xxxxxxx que se haya tenido en cuenta para establecer el valor de la contratación, así como los documentos que lo soportan. El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica y de los estatutos de la firma en los cuales se establezcan las facultades del representante legal de la misma. Certificado de libertad y tradición actualizado del...
ETAPA PRECONTRACTUAL. Comprende el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte de la AGENCIA NACIONAL DIGITAL - AND, Incluye los trámites que van desde la elaboración de estudios y documentos previos, hasta la adjudicación o hasta declaratoria de desierta del proceso de selección correspondiente.
ETAPA PRECONTRACTUAL. Radio Televisión Nacional de Colombia, previamente al inicio del presente proceso de Invitación Abierta, desarrolló las siguientes etapas: Elaboración de los estudios previos (Conveniencia y Oportunidad).
ETAPA PRECONTRACTUAL. Comprende el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte del Departamento xx Xxxxxx. Incluye los trámites que van desde la elaboración de estudios y documentos previos, hasta la adjudicación o hasta declaratoria de desierta del proceso de selección correspondiente. Esta etapa tiene como objetivo la planeación y preparación del proceso contractual y comprende entre otros aspectos: la realización de los estudios previos, estudio del Sector, estudios xx xxxxxxx, la evaluación de los riesgos, necesidad de exigencia de licencias y/o autorizaciones y la determinación de los requisitos habilitantes. En el evento de ser necesaria la elaboración del proyecto de pliegos de condiciones, aviso de convocatoria, acto administrativo de justificación de contratación directa, acto administrativo de apertura del proceso de selección. De igual manera, se determinará la modalidad de selección que debe realizarse. Las dependencias que requieren el bien o servicio a contratar, son las encargadas de planear la contratación de sus necesidades. En los estudios previos deberán definir las especificaciones técnicas, el objeto a contratar, indicar si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano, elaborar los estudios de costos, y en general, establecer todos los aspectos a tener en cuenta en el futuro contrato a suscribir, los cuales serán de mayor o menor complejidad según la naturaleza y características del objeto contractual. En todo caso, el Departamento Administrativo de Contratación, brindará asesoría permanente y necesaria a las áreas que requieran la consolidación de los estudios previos, en materia legal y normativa, siempre bajo el cometido de lograr la consolidación del proceso contractual.
ETAPA PRECONTRACTUAL. Planeación de la contratación
ETAPA PRECONTRACTUAL. La etapa precontractual incluye las siguientes actividades principales: • Elaboración o modificación del Plan Anual de Adquisiciones: Herramienta que permite a la entidad planear las contrataciones de la respectiva vigencia, la cual se encuentra descrita en el Título 2 “Plan Anual de Adquisiciones” del presente manual. xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx / xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx • Elaboración de las Fichas Técnicas para cotizar bienes y/o servicios y realización del estudio xx xxxxxxx y/o análisis del sector: En el desarrollo de esta actividad se busca establecer las condiciones técnicas, identificar el contexto del proceso de contratación. El estudio xx xxxxxxx y análisis del sector permite identificar algunos de los riesgos que se puedan presentar en el desarrollo del proceso, determinar los requisitos habilitantes adecuados, establecer el presupuesto requerido para contratar el bien, obra y/o servicio y la forma en que se deberían evaluar las ofertas. El objetivo de esta herramienta es permitir entender el mercado del bien, obra y/o servicio que la entidad pretende adquirir, de tal manera que cuente con los elementos para diseñar el proceso de contratación con la información necesaria para alcanzar los objetivos de eficacia, eficiencia y economía. El procedimiento de esta actividad se encuentra detallado en el “GCO-PR- 007- ESTUDIO XX XXXXXXX” y el formato a diligenciar para el inicio de esta actividad es el “GCO- FT-17 Ficha Técnica para cotizar bienes y/o servicios”. • Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): El Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) es un documento expedido por xl jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, lo cual permite asumir compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Mediante este documento se garantiza la existencia del rubro y la apropiación suficiente para atender un gasto determinado16 y que para el caso que nos ocupa en el presente Manual, permite a la Entidad adelantar el respectivo proceso de contratación y suscribir el contrato. El procedimiento para la solicitud y tramite del Certificado de Disponibilidad Presupuestal es el “GFI- PR-007 Solicitud y trámite de modificaciones y/o autorizaciones presupuestales”. • Elaboración de los estudios previos: Los estudios previos son el conjun...
ETAPA PRECONTRACTUAL. Comprende los trámites del proceso de contratación hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.
ETAPA PRECONTRACTUAL. En esta etapa se realiza la estructuración del proceso donde se garantizará la escogencia del ofrecimiento más favorable a la Entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
5.2.1. Fase preparatoria