TÉRMINOS DE REFERENCIA
TÉRMINOS DE REFERENCIA
AGENCIA DE PUBLICIDAD 2023
1.- DATOS GENERALES OBJETO DE CONTRATACIÓN:
“CONTRATACIÓN DE SERVICIO DE AGENCIA DE PUBLICIDAD PARA LA CREACIÓN DE PLANES DE MEDIOS Y COLOCACIÓN EN ESPACIOS RADIALES, TELEVISIVOS, PRENSA ESCRITA, PROGRAMAS PREGRABADOS DE TELEVISIÓN, ELABORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE VÍDEOS, SPOTS Y CUÑAS, PARA DIFUNDIR ACTIVIDADES, GESTIONES Y RESULTADOS DEL PROYECTO “POSICIONAMIENTO INSTITUCIONAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE XXXXX XXXXXXX DE LOS TSÁCHILAS”
PROYECTO: "POSICIONAMIENTO INSTITUCIONAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE XXXXX XXXXXXX DE LOS TSÁCHILAS”.- año 2023
COMPONENTE. - 1 Posicionamiento en medios masivos y alternativos
ACTIVIDAD 3.- “Contratación de servicio de agencia de publicidad para la creación de planes de medios y colocación en espacios radiales, televisivos, prensa escrita, programas pregrabados de televisión, elaboración y producción de vídeos, spots y cuñas, para difundir actividades, gestiones y resultados del proyecto “Posicionamiento institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas”.
AÑO: 2023 (primer cuatrimestre)
C.P.C # 836320016
2.- ANTECEDENDES:
La misión principal de la Dirección de Comunicación del Gobierno Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas es planificar, establecer e implementar procesos comunicacionales y de relaciones públicas institucionales con la ciudadanía asegurando la producción de contenidos visuales, audiovisuales, digitales y publicaciones que comunican las decisiones y acciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas; así como proyectos, actividades, gestiones y resultados alcanzados a través de autoridades, direcciones, jefaturas, técnicos y líderes vinculados con proyectos y actividades que ejecuta el GAD Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas.
El GAD Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas, desde años atrás ha aplicado la estrategia de difundir, socializar e informar a los ciudadanos los proyectos y actividades, considerados en la planificación, mediante agencia publicitaria.
El Orgánico estructural del GAD Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas define que la misión de la Gestión de Comunicación es establecer estrategias comunicacionales
La Planificación de la Dirección de Comunicación se hace basada, en gran parte, en las necesidades comunicacionales de la institución, con contenidos de proyectos y actividades.
La difusión de las actividades, programas, proyectos y acciones que desarrolla la institución es un ejercicio permanente que requiere, además del trabajo que realiza el personal de la Dirección de Comunicación del Gobierno Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas, de la contratación de servicios comunicacionales externos para la difusión de los programas institucionales de televisión y servicios de publicidad en radio, televisión y prensa escrita.
Por este motivo se adicionan productos a ser difundidos que serán manejados por la agencia de publicidad, tal como el programa de 30 minutos (siendo contratado mediante esta modalidad ahorrándose actos administrativos para la institución) “Infórmate con la Prefectura” y adicional las publicaciones en prensa escrita (tiene una aplicabilidad técnica distintita a la contratada por la entidad), ya que esto ayudara a un ágil manejo de del mismo, en beneficio de la institución.
La Provincia de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas un relieve geografía que la hace única a nivel de país. Estas particularidades hacen que de manera constante el GAD Provincial mantenga informada a la comunidad durante todo el año. La época invernal empieza a fines de noviembre de cada año y se extiende de manera permanente hasta mayo. Más, sin embrago hay presencia de lluvias en todo el año, lo que hace que, la difusión e información a la comunidad rural sea de manera oportuna en la prevención.
Junto a la Dirección de Obras Públicas, existen otras acciones que desarrollan las autoridades de la institución y direcciones operativas como Planificación, Desarrollo Económico, Gestión Ambiental, que requieren ser socializadas y difundidas.
Desde la creación del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas se difunden campañas publicitarias a través de planes de medios, en espacios radiales, televisivos, prensa escrita, programas pregrabados de televisión, elaboración y producción de vídeos, spots y cuñas, para difundir actividades, gestiones y resultados del proyecto “Posicionamiento institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas.
Cumpliendo con lo que dispone la Ley, el 6 xx xxxxx de 2023, con memorando Nro. GADPSDT-GC- 2023-0133-M, se solicitó al director de Planificación. Econ. Xxxxx Xxxxxxxx, emita CERTIFICACIÓN POA 2023 de la Segunda Reforma, al proyecto “Posicionamiento institucional del GAD Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas”, en el que consta la actividad “Contratación de servicio de agencia de publicidad para la creación de planes de medios y colocación en espacios radiales, televisivos, prensa escrita, programas pregrabados de televisión, elaboración y producción de vídeos, spots y cuñas, para difundir actividades, gestiones y resultados del proyecto “Posicionamiento institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas”.
Referente a lo solicitado, con memorando Nro. GADPSDT-GP-2023-0194-M, el director de Gestión de Planificación Econ. Xxxxx Xxxxxxxx, se refiere al memorando Nro. GADPSDT-P-2023-0100-M, suscrito por la ingeniera Xxxxx Xxxxxxxx, analista de Planificación 1, quien señala… “La Certificación del POA 2022 con aplicación prorrogada para el 2023 se la realiza en base al proyecto adjunto Posicionamiento institucional del GAD Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas que ha sido aprobado por la Dirección de Gestión de Comunicación cuyo presupuesto está en concordancia con la Segunda Reforma al Plan Operativo Anual 2022-POA 2022 con aplicación prorrogada para el año 2023 aprobada mediante Resolución Administrativa No. GADPSDT-R-JNG—2023-005-del 16 de febrero del 2023”.
Con memorando Nro. GADPSDT-GC-2023-0105-M, solicité a la directora de Contratación Pública, Mgs. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, se incluya en la Segunda Reforma la actividad, “Contratación de servicio de agencia de publicidad para la creación de planes de medios y colocación en espacios radiales, televisivos, prensa escrita, programas pregrabados de televisión, elaboración y producción de vídeos, spots y cuñas, para difundir actividades, gestiones y resultados del proyecto “Posicionamiento institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas”.
En cumplimiento al Art. 46 de la LOSNCP que manifiesta: “Obligaciones de las Entidades Contratantes.
-Las Entidades Contratantes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su Reglamento…(..)”; se realizó la respectiva verificación en la herramienta catálogo electrónico en el portal informático del Sistema Oficial de Contratación Pública, evidenciándose que a la presente fecha no se encontró el bien requerido.
3.- JUSTIFICACION
El GAD Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas, desde años atrás ha considerado la herramienta de agencia publicitaria, como estrategia para difundir, socializar e informar a los ciudadanos los proyectos y actividades consideradas en la planificación.
Se ha buscado alternativas para ejecutar actividades que permitan llegar con la difusión de la información de manera masiva y en tiempos concretos y cortos es por ello que hace varios años se ha venido trabajando con la contratación de Agencia de Publicidad donde se lo realice de manera planificada y con mayor impacto comunicacional. Contratación que permite la optimización de recurso institucional debido a que facilita procesos con proveedores de servicios comunicacionales a través de un solo contrista que será un proveedor o empresa.
En razón de lo expuesto, se sugiere la contratación de servicio de agencia de publicidad para la creación de planes de medios y colocación en espacios radiales, televisivos, prensa escrita, programas pregrabados de televisión, elaboración y producción de vídeos, spots y cuñas, para difundir actividades, gestiones y resultados del proyecto “Posicionamiento institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas”.
Los proveedores de servicios comunicacionales coordinarán con la agencia de publicidad la creación, difusión y correcta ejecución de las campañas publicitarias, así como otros servicios considerados en los términos de referencia y que estén bajo la responsabilidad de empresa o persona natural contratada.
Comunicación Social. _
Al amparo del art. 192 del reglamento de la ley orgánica del sistema Nacional de contratación pública, por considerarse un medio no convencional para difundir acciones trascendentales del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas.
“Art. 192.-Contratación comunicación social. -Se utilizará este régimen exclusivamente para la contratación de actividades de pautaje en medios de comunicación social destinadas a difundir las acciones del gobierno nacional o de las entidades contratantes…”
4.- OBJETIVOS:
4.1.- OBJETIVO GENERAL
✓ Posicionar la gestión que realiza el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas, con servicios comunicacionales.
4.2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS
✓ Contratar agencia de publicidad para la creación de planes de medios y colocación en espacios radiales, televisivos, prensa escrita, programas pregrabados de televisión, elaboración y producción de videos, spots, y cuñas para difundir actividades gestiones y resultados del proyecto: "Posicionamiento, institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas”.
✓ Informar a la ciudadanía en los medios de comunicación (radio, televisión y prensa escrita) mediante contenidos de proyectos y obras que impulsa y ejecuta el Gad Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas, dentro sus competencias.
✓ Elaborar planes de medios, para pautar y colocar publicidad en medios de comunicación (radio, televisión y prensa escrita), de manera técnica y ordenada, tomando en cuenta a una diversidad de espacios comunicacionales y de esa manera llegar con el mensaje de manera efectiva.
✓ Elaborar y producir piezas comunicacionales para la difusión de campañas publicitarias, a través de los espacios contratados por la agencia publicitaria, impulsados por el GADPSDT.
5.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS COMUNICACIONALES QUE SE INCLUYEN EN ESTA CONTRATACIÓN:
5.1 Agencia de Publicidad:
Es una organización comercial, independiente, compuesta de personas creativas y de negocios que crea, desarrolla, negocia, planifica, prepara y coloca la publicidad de una empresa anunciante que busca encontrar consumidores para sus bienes y servicios o difundir sus ideas.
5.2 Plan de medios:
Documento en el cual se planifica y se distribuyen los contenidos-mensajes publicitarios en los medios de comunicación (radio, televisión y prensa escrita) En éste se prevé espacios publicitarios, (contratados) cantidad, fechas de publicación y horarios, de tal manera que su colocación sea de manera adecuada para aprovechar los diferentes targets que mantiene cada medio de comunicación.
La estructura de los planes de medio mínimo contendría lo siguiente: Análisis (interno y externo), Objetivos, Definición de estrategias, Texto de las campañas para difusión, estrategias de medios tradicionales, Segmentación, Periodicidad, Publico Objetivo, Distribución de medios por fecha, horas y cantidades, Presupuesto.
5.3 Piezas Publicitarias:
Es una composición visual en diseño en la cual se plasma la idea creativa respecto al producto o servicio a comunicar en los medios de comunicación. Así como contenidos para cuñas y spots. Las piezas publicitarias, pueden variar en soporte y formato según sus necesidades.
6.- SERVICIOS COMUNICACIONALES REQUERIDOS A LA AGENCIA DE PUBLICIDAD
6.1 DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS TABLA 1.-
ACTIVIDAD 3.- “Contratación de servicio de agencia de publicidad para la creación de planes de medios y colocación en espacios radiales, televisivos, prensa escrita, programas pregrabados de televisión, elaboración y producción de vídeos, spots y cuñas, para difundir actividades, gestiones y resultados del proyecto “Posicionamiento institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas”.
ITEM | CPC | REQUERIMIENTO | ESPACIOS Y/O MEDIOS | CANTIDAD | TIEMPOS Y MEDIAS PARA PRENSA | PLAZO DE EJECUCIÓN |
1 | DIFUSIÓN DEL PROGRAMA | 215 días, A PARTIR DEL SIGUIENTE DÍA DE LA NOTIFICACIÓN DEL ADMINISTRADOR/A DEL CONTRATO CON EL ORDEN DE INICIO DE AL PROVEEDOR.PREVI A FIRMA DEL CONTRATO. | ||||
PREGRABADO “INFORMATE CON | ||||||
LA PREFECTURA” EN TELEVISIÓN | 30 | |||||
DE COBERTURA REGIONAL | 1 | 10 | MINUTOS | |||
2 | DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN | |||||
TELEVISIÓN CON COBERTURA | 60 | |||||
NACIONAL | 1 | 120 | SEGUNDOS | |||
3 | DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN TELEVISIÓN REGIONAL | 3 | 300 | 30 SEGUNDOS | ||
4 | DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD RADIAL DE COBERTURA NACIONAL | 1 | 120 | 30 SEGUNDOS | ||
5 | DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD RADIAL REGIONAL | 24 | 8260 | 40 SEGUNDS | ||
6 | DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN | |||||
83632006 | PRENSA ESCRITA NACIONAL | 1 | 2 | OCTAVO DE PAGINA A | ||
COLOR | ||||||
7 | DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN PRENSA REGIONAL Y/O LOCAL | 2 | 6 | MEDIA PÁGINA A COLOR | ||
8 | ELABORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE | 30 | ||||
SPOTS DE TELEVISIÓN | 6 | SEGUNDOS | ||||
9 | ELABORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE | 40 | ||||
CUÑAS RADIALES | 6 | SEGUNDOS | ||||
10 | ELABORACION DE PLAN DE | |||||
MEDIOS ESTRATÉGICO, PAUTAJE | ||||||
Y COLOCACIÓN DE PUBLICIDAD | ||||||
EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN | ||||||
(RADIO, TELEVISIÓN Y PRENSA ESCRITA) | 4 |
6.2.- DIFUSIÓN DEL PROGRAMA PREGRABADO “INFORMATE CON LA PREFECTURA” EN TELEVISIÓN DE COBERTURA REGIONAL
REQUERIMIENTO | TOTAL, DE MEDIOS Y/O ESPACIOS DE COMUNICACIÓN | CANTIDAD | HORARIOS | TIEMPO -AIRE | PLAZO AJECUCIÓN |
DIFUSIÓN DEL PROGRAMA PREGRABADO “INFORMATE CON LA PREFECTURA” EN TELEVISIÓN DE COBERTURA REGIONAL | 1 | 10 | Los días a ser trasmitidos serán Lunes a viernes y estarán propuestos en el plan de medios. (Programación matutina). Horario de 09H00 A 09H30 | 30 minutos | 215 días, a partir del siguiente día de la notificación de orden de inicio del administrador/a del contrato de servicios, al proveedor, previa firma del contrato. |
6.3.- DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN TELEVISIÓN CON COBERTURA NACIONAL
REQUERIMIENTO | TOTAL DE MEDIOS Y/O ESPACIOS DE COMUNICACIÓN | TOTAL DE SPOTS | HORARIOS | TIEMPO -AIRE | PLAZO AJECUCIÓN |
DIFUSIÓN DE | Lunes a viernes (programación general). Horario de 06H00 A 22H00 | 215 días, a partir del siguiente día de | |||
PUBLICIDAD EN | la notificación de orden de inicio del | ||||
TELEVISIÓN CON | 1 | 120 | 60 segundos | administrador/a del contrato de | |
COBERTURA | servicios, al proveedor, previa firma | ||||
NACIONAL | del contrato. |
6.4.- DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN TELEVISIÓN REGIONAL
REQUERIMIENTO | TOTAL DE MEDIOS Y/O ESPACIOS DE COMUNICACIÓN | TOTAL DE SPOTS | HORARIOS | TIEMPO -AIRE | PLAZO AJECUCIÓN |
DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN TELEVISIÓN REGIONAL | 3 | 300 | Lunes x xxxxxxx (programación general o noticieros) horario de 06H00 A 22H00. | 30 segundos | 215 días, a partir del siguiente día de la notificación de orden de inicio del administrador/a del contrato de servicios, al proveedor, previa firma del contrato. |
6.5.- DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD RADIAL COBERTURA NACIONAL
REQUERIMIENTO | TOTAL DE MEDIOS Y/O ESPACIOS DE COMUNICACIÓN | TOTAL DE CUÑAS | HORARIOS | TIEMPO - AIRE | PLAZO AJECUCIÓN |
Lunes x xxxxxxx | 215 días, a partir del siguiente día de la | ||||
DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD RADIAL DE COBERTURA NACIONAL | 1 | 120 | (programación general y tripe AAA), horario de 06H00 A 20H00 | 30 segundos | notificación de orden de inicio del administrador/a del contrato de servicios, al proveedor, previa firma del contrato. |
6.6.- DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD RADIAL REGIONAL
REQUERIMIENTO | TOTAL DE MEDIOS Y/O ESPACIOS DE COMUNICACIÓN | TOTAL DE CUÑAS | HORARIOS | TIEMPO - AIRE | PLAZO AJECUCIÓN |
DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD RADIAL REGIONAL | 24 | 8260 | Lunes x xxxxxxx (programación regular o noticieros) horario de 05H00 A 20H00. | 40 segundos | 215 días, a partir del siguiente día de la notificación de orden de inicio del administrador/a del contrato de servicios, al proveedor, previa firma del contrato. |
6.7.- DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN PRENSA ESCRITA NACIONAL
REQUERIMIENTO | TOTAL DE MEDIOS Y/O ESPACIOS DE COMUNICACIÓN | TOTAL DE PUBLICAC IONES | CARACTERISTICAS DE LA PUBLICACIÓN | DIA LABORABLES | PLAZO AJECUCIÓN |
DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN PRENSA ESCRITA NACIONAL | 1 | 2 | 1/8” DE PÁGINA EN PAGINA DETERMINADA (3,5 o 7) A FULL COLOR. | DE LUNES X XXXXXXX | 215 días, a partir del siguiente día de la notificación de orden de inicio del administrador/a del contrato de servicios, al proveedor, previa firma del contrato. |
6.8.- DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN PRENSA ESCRITA REGIONAL Y/O LOCAL
REQUERIMIENTO | TOTAL DE MEDIOS Y/O ESPACIOS DE COMUNICACIÓN | TOTAL DE PUBLICAC IONES | CARACTERISTICAS DE LA PUBLICACIÓN | DIA LABORABLES | PLAZO AJECUCIÓN |
DIFUSIÓN DE PUBLICIDAD EN PRENSA ESCRITA REGIONAL Y/O LOCAL | 2 | 6 | 1/2” PÁGINA EN DETERMINADA (5 O 3) A FULL COLOR. | DE LUNES X XXXXXXX | 215, a partir del siguiente día de la notificación de orden de inicio del administrador/a del contrato de servicios, al proveedor, previa firma del contrato. |
6.9.- ELABORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE SPOTS DE TELEVISIÓN
REQUERIMIENTO | SPOT DE TELEVISION | DURACIÓN DE SPOTS |
ELABORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE SPOT DE TELEVISIÓN | 6 | 30 segundos |
6.10.- ELABORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE CUÑAS RADIALES
REQUERIMIENTO | CUÑAS | DURACIÓN DE CUÑAS |
ELABORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE CUÑAS RADIALES | 6 | 40 segundos |
6.11.- ELABORACIÓN DE PLAN DE MEDIOS ESTRÁTEGICO, PAUTAJE Y COLOCACIÓN DE PUBLICIDAD EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN (RADIO, TELEVISIÓN Y PRENSA ESCRITA) LOCAL, REGIONAL Y NACIONAL.
REQUERIMIENTO | No. PLAN DE MEDIOS Y EJECUCIÓN DEL MISMO |
ELABORACION DE PLAN DE MEDIOS ESTRATÉGICO, PAUTAJE Y COLOCACIÓN DE PUBLICIDAD EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN (RADIO, TELEVISIÓN Y PRENSA ESCRITA) LOCAL, REGIONAL Y NACIONAL | 4 |
7.- METODOLOGIA DEL SERVICIO
✓ Difundir 10 programas pregrabados “Infórmate con la prefectura”, de 30 minutos cada uno, en una televisora de cobertura regional, en horarios de 09h00 a 09h30 dentro de programación matutina, los días efectivos a ser pautados dentro de la semana de lunes a viernes, serán propuesto en cada plan de medios elaborado por la agencia de publicidad.
✓ Difundir 120 spots, de 60 segundos cada uno, en una televisora de cobertura nacional, en horarios de 06h00 a 22h00 dentro de programación regular o noticieros de lunes a viernes.
✓ Difundir 300 spots de 30 segundos, en 3 canales de televisión de cobertura Provincial y/o regional, en horarios de 06h00 a 22h00 en programación general o noticieros de lunes x xxxxxxx.
✓ Difundir 120 cuñas radiales, de 30 segundos de duración cada una, en una radio de cobertura nacional, en horarios de 06h00 a 20h00 en programación general y horario triple AAA, de lunes x xxxxxxx.
✓ Difundir 8260 cuñas radiales de 40 segundos, en 24 espacios o medios radiales de alcance provincial o regional, en horarios de 05h00 a 20h00 dentro de noticieros y programación regular de lunes x xxxxxxx, según se considere la propuesta en los planes de medios, conforme lo establezca el administrador de contrato.
✓ Difundir publicidad en prensa escrita nacional, 2 publicaciones (diferentes fechas según lo establezca el plan de medios) en un octavo de página, en página determinada (3,5 o 7), full color de lunes x xxxxxxx. Los diseños de esta publicación serán coordinados y entregados por la Dirección Gestión de Comunicación del GADPSDT, al contratista de forma digital al correo del mismo.
✓ Difundir publicidad en prensa regional y/o local, 6 publicaciones (diferentes fechas según lo establezca el plan de medios), en 2 medios escritos, página determinada (3 o 5) a full color, de lunes x xxxxxxx, los diseños de estas publicaciones serán coordinados y entregados por la Dirección de Gestión de Comunicación del GADPSDT, al contratista de forma digital al correo del mismo.
✓ Elaborar y producir 6 spots de 30 segundos, previo a la entrega definitiva del producto, el contratista mediante oficio hará llegar el borrador del mismo para que sea revisado y analizado por el director de Gestión de Comunicación. Éste a su vez, dará el visto bueno o corrección del mismo, así mismo, lo devolverá con oficio.
✓ Elaborar y producir 6 cuñas radiales, de 40 segundos, previas a la entrega definitiva del producto, el contratista mediante oficio entregará el borrador de las cuñas para que sean revisadas y analizadas por el director de Gestión de Comunicación. Éste a su vez, dará el visto bueno o corrección del mismo, asimismo, lo devolverá con oficio.
✓ Elaborar 4 planes de medios, en ellos se incluirá horarios de los espacios contratados o programas de cada medio de comunicación, para así lograr cubrir un target amplio en diferentes horarios y publico objetivo de distintas edades, esto ayudará a que la publicidad institucional sea pautada de manera oportuna y eficaz, el borrador de estos planes de medios será presentado con oficio al Administrador de contrato y director de comunicación previamente para ser aprobado y luego será devuelto con oficio.
✓ Una vez realizado el plan de medios se realizará el pautaje con cada medio de comunicación y/o espacio, previo a este se deberá firmar un acta de fiel cumplimiento del pautaje entre el medio de comunicación y la agencia de publicidad este tendrá una duración mientras se mantenga la ejecución del contrato de la agencia de publicidad con el GADPSDT, posteriormente la agencia les notificará vía correo electrónico a cada medio y/o espacio de comunicación, sobre el pautaje de forma de fracción o mensual de las cuñas, spots, programas pregrabados y publicaciones a difundirse en el espacio o medio de comunicación, esto se ejecutará una vez que sea aprobado el plan de medios por parte del administrador del contrato y bajo revisión del Director de Comunicación.
8.- PARÁMETROS TÉCNICOS QUE DEBE CUMPLIR EL PROVEEDOR
• Previo al inicio de la difusión del servicio de comunicación contratado, de manera mensual el/la representante legal de la agencia contratada hará llegar plan de medios respectivo, con oficio al/a administrador/a del contrato. El propósito es que éste se mantenga informado.
• Dentro del plan de medios constará la colocación del pautaje en cada medio de comunicación, el mismo que recibirá el/a administrador/a del contrato y estos serán entregadas en físico o vía correo electrónico a la empresa de monitoreo que contrate el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas. Esta empresa emitirá un informe mensual o fracción de mes en el que indique si los espacios contratados por la agencia de publicidad cumplieron o no los servicios dispuestos a los proveedores.
• Los medios de comunicación que difundan las cuñas radiales y spots de televisión, deben contar con el Registro Público de Medios vigente y actualizado al presente año.
• De suceder inconvenientes mientras dure el contrato (xxxxxx xx xxx que impida cumplir el servicio requerido en el día y hora señalados, retiro de espacio, cierre de medio u otro problema), el proveedor informará de manera inmediata la anomalía, por escrito, al/la administrador/a del contrato.
• Las cuñas y spots contratados que se elaboren por parte de la agencia de publicidad deben contener información propia de la institución o conforme lo solicitado por el administrador del contrato-director de Comunicación, los mismos que serán entregados al departamento de Gestión de Comunicación del GAD Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas.
• El programa pregrabado “Infórmate con la Prefectura” 30 minutos será difundido en un medio de alcance regional.
• La difusión de la publicación en medios impresos, se desglosa de la siguiente manera: dos medios escritos locales o regionales, así como publicación en un medio de alcance nacional según lo estipulado en el TDR.
• Los productos comunicacionales elaborados y editados por la agencia de publicidad, tanto cuñas como spots, deben ser entregados en alta calidad; los Spots en calidad 4k y Full HD, las cuñas radiales en formato WAV y MP3 de 96.000 bits deben ser entregados en los dos formatos antes mencionados.
• El proveedor entregará en cada ingreso para el pago la documentación de todo el proceso, misma que será enviada para el pago a la Dirección Financiera y una copia para los archivos de la Dirección de Gestión de Comunicación.
9.- VALIDEZ DE LA OFERTA
30 días
10.- PLAZO DE EJECUCIÓN
215 DIAS, a partir del siguiente día de la notificación de el/a administrador/a del contrato de servicios, al proveedor, previa firma del contrato, a fin de precautelar que la ejecución del proyecto cumpla con las necesidades institucionales conforme TDRs.
11.- PRESUPUESTO REFERENCIAL:
El presupuesto referencial será el resultado del análisis xxx xxxxxxx y dependerá del Estudio que se determine en concordancia al numeral 26.1 del artículo 2 de la CODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS RESOLUCIONES EMITIDAS POR EL SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA.
12.- FORMAS Y CONDICIONES DE PAGO:
• La forma de pago será fracción de mes o mensual y será a contra entrega de servicios.
• El proveedor entregará factura, adjuntando 2 DVD’s , que contengan el respaldo del 100 por ciento del servicio difundido, en radio, televisión y programa pregrabado de televisión. En cuanto a los medios escritos entregará dos ejemplares de la tira de rodaje conforme a lo estipulado; así como hará constar un informe detallando los servicios comunicacionales cumplidos (print de pantalla donde se evidencie cada orden de pautaje enviada a todos los medios de comunicación previa difusión, adjuntar minutaje de cada CD o DVD, indicando en que minuto sale el debido pautaje por cada medio de comunicación, adjuntar acta de cumplimiento por cada medio y/o espacio contratado, adjuntar acta de compromiso firmada con el medio y la agencia en base al contrato establecido entre el GADPSDT y la agencia contratada).
• El proveedor referente a los productos comunicacionales que debe realizar (spots), deberá entregar 2 DVD’s por cada producto a entregar, dentro de cada CD o DVD debe constar la versión en alta calidad y la estándar (Spots: 4k y FULL HD – Cuñas: WAV y MP3), para tener archivos puros y que sirvan para su difusión en los medios de comunicación y electrónicos.
• Cabe indicar que se entrega 1 CD o DVD para pago a la Dirección Financiera del GAD Provincial y otro para el archivo de la Dirección de Gestión de Comunicación).
• Previo al pago, el/a Administrador/a del Contrato del GADPSDT emitirá un informe de satisfacción de los servicios y productos comunicacionales recibidos, que adjuntará a los otros documentos habilitantes para el pago.
• Administrador/a del Contrato basará su informe en los respaldos que entregue el contratista y en el informe de monitoreo que presente la persona natural o empresa contratada para monitorear la difusión de la publicidad.
• Cumplido el servicio (mensual o fracción), el proveedor entregará factura, y la documentación de soporte para el proceso de pago, conforme lo determina la Ley.
13.- EXPERIENCIA DEL OFERENTE
Si con la presentación de un contrato o instrumento que acredite la experiencia mínima específica, el proveedor cumpliere el monto mínimo solicitado para la experiencia mínima general, este contrato o instrumento será considerado como válido para acreditar los dos tipos de experiencias
13.1 EXPERIENCIA GENERAL
Demostrar mediante 1 o varias actas, certificados, contratos o facturas de la contratación de difusión en medios de comunicación, cumpliendo con los parámetros siguientes: a.-Que en el transcurso de los últimos 15 años en instituciones públicas o privadas b.- justificar experiencia mínima por el monto de 6% del presupuesto referencial.
NOTA: Este requisito no está sujeto a un número de documentos presentados por el oferente para acreditar la experiencia general; sino al cumplimiento de esta condición en relación al valor mínimo requerido, se toma en consideración este particular de acuerdo a lo establecido por el SERCOP en el “INSTRUCTIVO EXPERIENCIA GENERAL Y ESPECÍFICA”, dirigido a Entidades Contratantes y Proveedores.
Si con la presentación de un documento por el valor total requerido de la experiencia general este será válido y se entenderá que el parámetro fue cumplido.
13.2 EXPERIENCIA ESPECIFICA
Demostrar mediante 1 o varias actas, certificados, contratos o facturas de servicios de contratación de publicidad siguiendo los siguientes: a.-últimos 5 años haya contratado con alguna entidad pública y/o privada el servicio de agencia de publicidad b.- justificar experiencia mínima por el monto de 6% del presupuesto referencial.
NOTA: Este requisito no está sujeto a un número de documentos presentados por el oferente para acreditar la experiencia general; sino al cumplimiento de esta condición en relación al valor mínimo requerido, se toma en consideración este particular de acuerdo a lo establecido por el SERCOP en el “INSTRUCTIVO EXPERIENCIA GENERAL Y ESPECÍFICA”, dirigido a Entidades Contratantes y Proveedores.
Si con la presentación de un documento por el valor total requerido de la experiencia general este será válido y se entenderá que el parámetro fue cumplido.
14.- INFORMACION FINANCIERA DE REFERENCIA
Los índices regularmente aceptados son: índice de solvencia (mayor o igual a 1,0); índice de endeudamiento (menor a 1,5), siendo estos índices y valores recomendados, pudiendo la entidad contratante modificarlos a su criterio los factores para su cálculo estarán respaldados en la correspondiente declaración de impuestos a la renta del ejercicio fiscal correspondiente y/o los balances presentados al órgano de control respectivo.
TABLA. - 3
Índice | Indicador solicitado | Observaciones |
Solvencia ** | 1 >=1 | Activo corriente /pasivo corriente |
Endeudamiento ** | < 1, 5 | Pasivo total/ patrimonio |
Patrimonio | Patrimonio |
15.- EN CASO DE SER JURÍDICOS CUMPLIR CON EL PATRIMONIO
La entidad contratante verificará que el patrimonio del oferente sea igual o superior a la relación que se determine con respecto del presupuesto referencial conforme las regulaciones expedidas por el SERCOP.
TABLA 2.-
Aplicaciones a personas jurídicas
16.- PARAMETROS DE CALIFICACION. - N CASO DE SER JURÍDICOS
La persona natural o jurídica a contratarse debe cumplir los siguientes parámetros
TABLA. - 4
No. | PARÁMETROS |
1 | Cumplimiento de Términos de Referencia y alto nivel de respuesta. |
2 | Oferta Económica alineada al presupuesto provincial regional |
3 | Experiencia del oferente |
4 | Metodología |
17.- RESPONSABILIDADES DEL GAD PROVINCIAL DE XXXXX XXXXXXX DE LOS TSÁCHILAS
A través del/a director/a de Gestión de Comunicación y bajo la supervisión del/la administrador/a del contrato es responsabilidad del GADPSDT:
• Entregar el programa pregrabado “Infórmate con la Prefectura” de 30 minutos que será producido y elaborado por departamento de Gestión de Comunicación del GAD Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas, así mismo el producto será entregado con un máximo de 24 horas de anticipación al día de la difusión y se lo enviará de manera digital a través de un correo electrónico el cual tendrá un link de descarga, previamente coordinado entre el proveedor y el/a administrador/a del contrato.
• Entregar los diseños para la publicación de medios impresos, serán elaborados por la dirección de Gestión de Comunicación del GAD Provincial de Xxxxx Xxxxxxx de los Tsáchilas; así mismo, serán entregados con un máximo de 24 horas de anticipación al día de la difusión y se lo enviará de manera digital a través de un correo electrónico el cual tendrá un link de descarga, previamente coordinado entre el proveedor y el/a administrador/a del contrato.
• Entregar las cuñas producidas de 30 segundos para que sean difundidas en radio nacional, así mismo los spots de 60 segundos para ser difundidos en canal nacional, conforme disposiciones, requerimientos y necesidades de la institución, determinados en los términos de referencia
• El/a administrador/a de contrato, una vez que la agencia inicie los servicios publicitarios, entregará copia del plan de medios con su respectivo pautaje a la empresa o persona natural que realiza el monitoreo, seguimiento y cumplimiento de los dispuesto.
• Entregar la documentación correspondiente, más el CD o DVD, para el respectivo trámite de pago, con el cuál el/a Administrador/a del Contrato basará su informe de los respaldos que entregue el contratista y en el informe de monitoreo que presente la persona natural o empresa contratada para monitorear la difusión de la publicidad.
18.- RESPONSABILIDADES DE LA AGENCIA DE PUBLICIDAD
• Cumplir con los requerimientos de servicios comunicacionales para los cuales fue contratada.
• Elaborar cuatro planes de medios que contenga los medios de comunicación que serán parte de las campañas (de forma paulatina conforme lo solicitado por el Administrador/a del Contrato). Éste será entregado al administrador de contrato, quien notificará al director de Comunicación, a fin de que esté informado de la difusión de la publicidad.
• Entregar respaldo el 100 por ciento de la difusión de los servicios comunicacionales contratados, en DVDs en los cuales deben constar cada medio o espacio contratado, Cabe indicar que se entrega 1 DVD para pago a la Dirección Financiera, y 1DVD, como respaldo para el archivo de la Dirección de Comunicación.
• Entregar respaldo de los medios escritos, en el cual se entregará de la tira de rodaje (periódicos) de la difusión realizada en el día que se estipule la publicidad impresa, cabe indicar que debe entregar dos periódicos para el pago del servicio: uno se envía a la Dirección Financiera (pago) y otro quedará de respaldo en el archivo de la Dirección de Gestión de Comunicación.
• El respaldo en DVD deberá contener un minutaje escrito el cual nos permita ubicar la publicidad de manera puntual, una vez que estos sean revisados.
• Estar al día con las obligaciones que exige la Ley de Contratación Pública.
• Verificar que los medios donde se transmitan las publicidades del GADPSDT tengan el registro único de medios vigente, y que estén al aire y operando.
• Informar a tiempo y por escrito, de manera justificada (xxxxx xx xxx, cierre de medio o retiro de espacio contratado) el cumplimiento de los servicios requeridos conforme lo establece el contrato.
• Contar con un profesional en Comunicación o Marketing. Que deberá estar registrado el título en el Portar web de la Senescyt.
• El/a contratista, entregará el plan de medios donde se identifique el pautaje a realizarse para que el/a administrador/a del contrato, constate los servicios publicitarios (mensual o a convenir en el tiempo que sea prudente su ejecución a fin de que éste entregue a la empresa o persona natural que haga el monitoreo.
19.- OBLIGACIONES DE LA CONTRATISTA
• Garantizar el cumplimiento de porcentaje Valor Agregado Ecuatoriano ofertado.
• Dar cumplimiento cabal a lo establecido en el presente pliego de acuerdo con los términos y condiciones del contrato.
20.- OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE
Dar solución a las peticiones y problemas que se presentaren en la ejecución del contrato, en un plazo de 10 días contados a partir de la petición escrita formulada por el contratista.
Suscribir las actas de entrega-recepción (parcial y definitiva) de los trabajos recibidos, siempre que se haya cumplido con lo previsto en la Ley para la entrega recepción; y, en general, cumplir con las obligaciones derivadas del contrato.
A fin de validar la veracidad de la información constante en las ofertas presentadas, se efectuarán verificaciones, a través de diversos medios de la información que conforma la propuesta. A su vez se verificará que las certificaciones que validan la Experiencia del Oferente y Personal Técnico, contengan: Nombre del proyecto, Monto Económico, la actividad desempeñada, el plazo, números telefónicos y direcciones.
Informe de cumplimiento (informe de satisfacción), emitido por el/a administrador/a.
21.- MULTAS. -
MULTAS: “Art. 292.-Multas durante la ejecución contractual. -De conformidad con el artículo 71 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, todo contrato contendrá una cláusula relacionada con las multas que la entidad contratante podrá imponer al contratista por ciertos incumplimientos contractuales. La multa tendrá como finalidad reprimir la conducta del contratista por su negligencia e incumplimientos imputables a sus obligaciones contractuales.
En casos de retrasos injustificados respecto del cumplimiento del objeto contractual, la entidad contratante deberá establecer en los pliegos un valor directamente proporcional a la gravedad de la falta que ocasione el retraso, en ningún caso será inferior al 1 x 1.000 del valor total del contrato incluyendo el reajuste de precios que corresponda y sin considerar los impuestos, si el objeto fuere indivisible. Si es que la contratación contempla entregas parciales, la multa se calculará por el valor de la entrega parcialmente incumplida. En el caso de obras, las multas se calcularán de conformidad con el retraso injustificado imputable a la planilla que corresponda.
Adicionalmente, las entidades contratantes podrán tipificar en el pliego cualquier conducta que amerite ser sancionada con multa, la cual podrá ser fijada en un porcentaje del valor total del contrato incluyendo el reajuste de precios que corresponda y sin considerar los impuestos o un valor específico, que deberá ser debidamente proporcional a la gravedad que ocasione el incumplimiento.
En cualquier caso, la entidad contratante deberá justificar razonadamente el valor de las multas que se impondrán al contratista.”.
Por lo tanto, se incorporarán las siguientes multas:
1) Por incumplimiento de publicación.
2) Por incumplimiento de horario sin aviso previo.
3) Por retardos de entrega de productos sin un justificativo adecuado, una vez emitido el documento por parte del Administrador de Contrato, en el cual constaran las fechas y horas topes a ser entregados estos productos, la multa aplicara en valor por el producto que tuvo el retraso más no al monto total del contrato.
4) Por un retardo de la entrega de documentación solicitada por el Administrador de contrato previamente, una vez terminado el plazo de ejecución contractual la cual no debe ser mayor a 7 días posteriores a la terminación del plazo. La multa aplicara en valor por producto del que no sea presentada la documentación, más no al monto total del mismo.
En todos los casos, las multas serán impuestas por el Administrador del Contrato, en cumplimiento al Art. 71 de LOSNCP.
22.- NIVEL DE TRANSFERENCIA TECNOLOGICA
NOTA: EL CPC 836320016 A SER USADO POR LA ENTIDAD NO INCURRE EN REQUERIMIENTOS DE TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA PARA BIENES IMPORTADOS ADQUIRIDOS EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA POR CPC, CONFORME AL ANEXO No. 20 DE LA NORMATIVA VIGENTE.
ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO POR:
Firmado electrónicamente por:
XXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX
Firmado electrónicamente por:
XXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX
Dra. Xxxxxxx Xxxxxxxx X. Ing. Xxxxx Xxxxx
ANALISTA DE COMUNICACIÓN 1 GADPSDT DIRECTOR DE COMUNICACIÓN GADPSDT