Arkistointi. Arkistointi tapahtuu Tilaajan ohjeiden mukaisesti.
Arkistointi. Välitysliikelain 10 §:n mukaan välitysliikkeen on säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksian- tosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Myös kaikki tiettyyn, välitysliikkeellä välitettävänä ol- leeseen asuntoon kohdistetut vuokra-asuntohakemukset ja niiden liitteinä mahdollisesti olevat asiakirjat on säilytettävä saman laissa määritellyn ajan, riippumatta siitä ovatko ne johtaneet vuokrasopimuksen solmimiseen. Myös muun muassa valokuvat, kohdevideot ja 3D-tilakuvauk- set ovat välitysliikelain 10 §:n tarkoittamia asiakirjoja. Edellä mainittuja tietoja ja asiakirjoja koskeva säilytysaika on laissa säädetty vähimmäisvaati- mus. Vahingonkorvausvastuiden osalta välitysliikkeen on syytä huomioida vanhentumislain mukainen kymmenen vuoden vanhentumisaika, minkä vuoksi asiakirjoja on syytä säilyttää kymmenen vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä. Rahanpesulain 3 luvun 3 §:n (”asiakkaan tuntemistiedot ja niiden säilyttäminen”) mukaan ilmoi- tusvelvollisen on pidettävä kaikki asiakkaan tuntemista ja liiketoimia koskevat asiakirjat ja tie- dot ajantasaisina ja olennaisina. Tiedot on säilytettävä luotettavalla tavalla viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä/liiketoimen suorittamisesta. Viiden vuoden säilytys- velvollisuus on rahanpesulaissa säädetty vähimmäisvaatimus. Säilytysajan osalta välitysliikkeen on syytä huomioida edellä toisessa kappaleessa vahingonkorvausvastuiden osalta mainittu. Lisäksi rahanpesulain 4 luvun 3 §:ssä säädetään epäilyttäviä liiketoimia koskevien tietojen säilyt- tämisvelvollisuudesta. Epäilyttävää liiketoimea koskevan ilmoituksen tekemistä varten hankitut välttämättömät tiedot sekä näihin liittyvät asiakirjat on poistettava viiden vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä tai epäilyttävän liiketoimen suorittamisesta, jollei niiden säilyt- täminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka ilmoitusvelvollisen tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyt- tämisen tarpeellisuus on tutkittava viimeistään kolmen vuoden kuluttua edellisestä säilyttämi- sen tarpeellisuuden tarkistamisesta. Tarkistamisesta ja sen ajankohdasta on tehtävä merkintä. Lisäksi välitysliikkeen on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että edellä tarkoitetut tiedot ja asiakirjat on pidettävä erillään asiakasrekisteristä eikä niitä saa käyttää muuhun kuin rahanpe- sulaissa s...
Arkistointi. Hanketoimijoiden on säilytettävä hankkeeseen liittyvä kirjanpito- ja muu aineisto siten, että tuen käytön valvonta on mahdollista myös toiminnan päättymisen jälkeen. Valtionavustuslain (688/2001) 29 §:n mukaan velvollisuus palauttaa valtionavustus tai sen osa raukeaa, kun 10 vuotta on kulunut avustuksen viimeisen erän maksamisesta. Siten avustuksen käyttöä koskeva tarkastus voidaan tehdä mainitun 10 vuoden kuluessa. Hallinnoivaa organisaatiota kehotetaan huolehtimaan siitä, että mainittu aineisto säilytetään vähintään 10-vuoden ajan avustuksen viimeisen erän maksamisen jälkeen. Mikäli avustuksen käyttöä koskevaa aineistoa ei mahdollisessa tarkastuksessa löydy, voidaan valtionavustus joutua perimään takaisin selvittämättä jääneeltä osin, jos avustuksen käytöstä ei ole saatavissa muuta luotettavaa selvitystä.
Arkistointi. Palveluntuottajan on viimeistään 2 viikkoa palvelutapahtuman päättymisestä toi- mitettava asiakas- ja potilastiedot rekisterinpitäjälle asiakas- ja potilasrekisteriin tallennettavaksi. Palveluntuottajan on luovutettava Kuopion kaupungille, asiakkaan palvelun pää- tyttyä, kaikki asiakasta koskevat asiakasasiakirjat paperisessa muodossa. Palve- luntuottajan on poistettava asiakuuden päätyttyä omista järjestelmistään kaikki asiakasta koskevat tallenteet ja asiakirjat, joita palveluntuottaja ei enää toimin- nassaan tarvitse. Asiakirjat toimitetaan arkistoitavaksi Kuopion kaupungin arkis- tointiohjeen mukaisesti (Liite 3).
Arkistointi. Vastuukunta huolehtii lautakunnan asiakirjojen arkistoimisesta voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakirjat, jotka on laadittu sopijakunnissa ennen tämän sopimuksen voimaantuloa, säilytetään näissä kunnissa. Lautakunnalla on kuitenkin oikeus saada mainittuja asiakirjoja tarvittaessa käyttöönsä.
Arkistointi. Säilytämme kaikkia asiakirjoja ja tiedostoja Suomen Asianajajaliiton voimassaolevien ohjeiden mukaisesti. Säilytämme asiakirjat lähtökohtaisesti digitaalisina kappaleina. Va- raamme oikeuden poistaa hallussamme ole- vat toimeksiantoihin liittyvät aineistot 10 vuo- den kuluttua toimeksiannon päättymisestä, ellei aineistojen säilyttämisestä ole kans- sanne muuta sovittu. Säilytämme henkilötie- toja tietosuojaselosteissamme kuvatulla ta- valla.
Arkistointi ostolaskujen sähköinen arkistointi • virallisen kirjanpitoaineiston sähköinen arkistointi Yhteistyötä koordinoi taloushallinnon ohjausryhmä, johon kunnat, Kainuun liitto ja Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä nimeävät edustajansa.
Arkistointi. Arkistointivastuu on tilaajalla, mutta palveluntuottaja vastaa käytännön toiminnasta. Tilaaja toimittaa rekisteriselosteet ja arkistonmuodostussuunnitelman palveluntuottajalle. Palveluntuottaja noudattaa asiakirjojen arkistoinnissa, säilyttämisessä ja hävittämisessä vastaavaa kunnallista toimintaa koskevia säännöksiä ja ohjeita. Tilaaja vastaa terveydenhuollon ja sosiaalipalveluiden arkiston (Kanta- ja Kansa-arkistot) hankinta- ja käyttöönottokustannuksista sekä teknisestä ylläpidosta ja palveluntuottaja vuosittaisista ylläpito- ja käyttöoikeusmaksuista. Kanta-arkiston ylläpito- ja käyttöoikeusmaksut ovat arviolta yhteensä noin 1.5 € / asukas / vuosi. Mikäli kustannukset ylittävät mainitun määrän, on kyseessä kustannus, joka huomioidaan vuokrasopimuksen tarkastelussa. Asiakastietojen järjestämiseen, ylläpitoon ja luovutukseen sovelletaan erityisesti seuraavia lakeja: EU:n tietosuoja-asetus (2016/679), laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (1999/621), henkilötietolaki, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (2000/812), arkistolaki (1994/831), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (2007/159) sekä muita henkilötietojen käsittelyä koskevia säännöksiä. Lisäksi sovelletaan sosiaali- ja terveysministeriön määräyksiä ja ohjeita sekä arkistolaitoksen määräyksiä ja ohjeita.
Arkistointi. Kukin sopimuskunta vastaa oman kuntansa asiakirjojen arkistoinnista. Sotkamon kunta ar- kistoi maksajavirastosopimukseen ja muuhun yhteiseen hallintoon liittyvät asiakirjat.
Arkistointi. Lakitoimisto Kunnes Oy säilyttää asiakirjat ja muut aineistot lähtökohtaisesti vain sähköisessä muodossa. Tiedot saatetaan tallentaa myös tietoturvallisesti Lakitoimisto Kunnes Oy:n käyttämään pilvitallennuspalveluun. Mikäli Lakitoimisto Kunnes Oy:n hallussa on alkuperäisiä asiakkaalle kuuluvia asiakirjoja, palautetaan ne asiakkaalle postitse tai muulla asiakkaan kanssa erikseen sovittavalla tavalla.