Sähköinen allekirjoitus. Jos sopimuspuolet ovat sopineet allekirjoittavansa sopimuksen sähköisellä allekirjoituksella, sähköinen allekirjoitus, joka on tehty jäljempänä määritellyn sähköisen tiedonsiirron välityksellä, on oikeudellisesti yhtä sitova kuin fyysinen allekirjoitus, jos ja siinä määrin kuin sovellettavassa laissa tunnustetaan. ”Sähköisellä siirrolla” tarkoitetaan mitä tahansa tiedonsiirtomuotoa, johon ei liity suoraan paperin fyysistä siirtämistä ja josta muodostuu tallenne, jonka vastaanottaja voi säilyttää, hakea ja tarkistaa ja jonka vastaanottaja voi suoraan jäljentää paperilla automatisoidun prosessin avulla edellyttäen, että siirto on turvallinen ja että kaikkia toimintoja seurataan ja kirjataan luotettavalla järjestelmällä ja että vastaanottaja ja lähettäjä voivat säilyttää, hakea ja jäljentää tällaisen tallenteen.
Sähköinen allekirjoitus. Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus käyttää kansalaisvarmenteeseen perustuvaa sähköistä allekirjoitusta. Sähköisesti allekirjoitetut suostumukset, kiellot ja puolesta asioinnit tulee tallettaa suostumustenhallintajärjestelmään, josta ne on tarvittaessa saatavissa vahvistuksen selvittämiseksi ja todentamiseksi.
Sähköinen allekirjoitus. Minkä tahansa vakuutukseen liittyvän asiakirjan sähköinen allekirjoitus vastaa oikeusvaikutuksiltaan alkuperäistä omakätistä allekirjoitusta ja todistaa vakuutuksenottajan suostumuksen ja sitoutumisen siihen.
Sähköinen allekirjoitus. Sopimus allekirjoitetaan pääsääntöisesti sähköisellä allekirjoituksella käyttäen tähän tarkoitettua järjestelmää. Lähtökohtaisesti allekirjoituk- seen tulee käyttää Pirkanmaan hyvinvointialueen allekirjoituspalvelua (käyttöönotto vuonna 2023) ja toissijaisesti voidaan käyttää toisen sopija- puolen sähköistä järjestelmää. Asiakirjan elinkaaren ja versionhallinnan vuoksi on suositeltavaa, että hy- vinvointialueen sopimukset laaditaan alusta lähtien Pirre-asianhallintajär- jestelmässä ja allekirjoitetaan sähköisesti. Sopimuksia ei arkistoida pa- perimuodossa, vaan ne säilytetään Pirre-asianhallintajärjestel- mässä. Sopimukset lähetetään Pirre-järjestelmästä Pirkanmaan hyvinvointialu- een allekirjoituspalveluun sekä oman että sopimuskumppanin henkilös- tön allekirjoitettaviksi. Allekirjoitusprosessin valmistuttua sopimus siirtyy automaattisesti Pirre-järjestelmään säilytettäväksi. Paperinen, manuaalisesti allekirjoitettu asiakirja on mahdollista myös di- gitoida ja lähettää sopimuskumppanin manuaalisesti allekirjoitettavaksi, minkä jälkeen sopimuskumppani huolehtii sopimuksen skannauksesta. Myös tällöin on varmistettava, ettei asiakirjan oikeellisuudessa ja todis- tusvoimaisuudessa ole mitään jälkikäteen kiistettävää. Jos sopimus joudutaan poikkeuksellisesti allekirjoittamaan manuaalisesti, on lopullinen sopimuskappale digitoitava ja tallennettava Pirre-järjestel- mään. Digitoidessa tulee huolehtia riittävästä skannauslaadusta ja oike- asta skannausjärjestyksestä. Sopimuksen tallentaja vastaa sopimusasia- kirjan oikeellisuudesta digitoinnin ja järjestelmään tallentamisen yhtey- dessä. Sähköisellä allekirjoituksella on samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella. Huomioitava on kuitenkin lainsäädännön asettamat muotovaatimukset tietyille oikeustoimille sekä tiettyjen sopi- muskumppaneiden vaatimukset allekirjoitukselle (esim. merkittävät rahoi- tussopimukset).
Sähköinen allekirjoitus. SopimusSign Helppo SopimusSign Vahva
Sähköinen allekirjoitus. SopimusSign Helppo SopimusSign Vahva Hoida asiakirjoihin ja sopimuksiin liittyvät prosessit yhdessä palvelussa ilman paperia
Sähköinen allekirjoitus. Sähköinen allekirjoitus ja siihen soveltuvat sovellukset ovat olleet käytössä jo useita vuosia. Suositeltavaa on käyttää markkinoilla tunnettuja ja turvallisia sähköisen allekirjoituksen sovel- luksia, jotka vaativat allekirjoitukseen vahvan tunnistautumisen. Tällöin allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen varmuudella itse, sillä hänellä on itsellään hal- lussaan ja pääsy vahvan tunnistautumisen tunnuksiin (pankkitunnukset, sähköisellä henkilö- kortilla tunnistautuminen tai VRK- eli Varmennekortti). Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella on sähköisen allekirjoituksen toteuttamista varten käy- tössä tällä hetkellä Visma-Sign sekä Cloudian kautta toteutuva Visma X-Sing. Mitä seuraavassa kappaleessa todetaan allekirjoittamisesta, on hyvä huomioida myös säh- köistä allekirjoitusta käytettäessä. Sähköistä allekirjoitusta käytettäessä on hyvä huomioida, miten sähköiset sopimukset toimi- tetaan arkistoon ja miten ne arkistoituvat allekirjoitusjärjestelmiin. Riippumatta allekirjoitusta- vasta sopimuksen tulee löytyä osapuolilta vähintään sopimuskauden ajan. Mikäli sopimuksia allekirjoitetaan käyttäen muuta kuin Cloudian Visma X-Sign:a käyttäen, tulee allekirjoitettu sopimus toimittaa hankintapalveluille sopimushallintajärjestelmään arkis- toitavaksi.
Sähköinen allekirjoitus. Yksi sopimuksen olennaisimmista osista on allekirjoitus. Sopimus on aina alle- kirjoitettava. Osapuolten allekirjoitukset sitovat sopimukseen ja myös todenta- vat sopimusosapuolet. Allekirjoitusta pidetään myös vahvana todisteena sopi- muksen syntymisestä. (Sulin 2022, 13.) Allekirjoituksella ylipäätään on monta vahvaa roolia. Sen avulla varmistetaan asiakirjan alkuperäisyys tai sillä voi olla oikeudellinen tai viestinnällinen merkitys. Allekirjoituksella voi olla vaiku- tusta allekirjoittajan ja toisen henkilön oikeudelliseen asemaan tai asiakirja voi kertoa, ketkä ovat solmineet sopimuksen. Allekirjoittaja hyväksyy nimikirjoituk- sellaan asiakirjan sisällön, ja allekirjoitus voi myös olla todiste oikeustoimen tekemisestä. (Voutilainen 2015.) Jo sopimusta laadittaessa on hyvä selvittää toisen osapuolen allekirjoittajat: Kuka tai ketkä sopimuksen allekirjoittaa ja mitkä ovat heidän tittelinsä? Lisäksi olisi hyvä tarkastaa sopimuskumppanin toimivalta tehdä sopimuksia. Samoin on toki tarkistettava oman organisaation ohjeista ja säännöistä allekirjoittajat ja heidän määränsä. (Xxxxxxxxxx ym. 2022, 24–26.)