Sähköinen allekirjoitus. Sähköinen allekirjoitus ja siihen soveltuvat sovellukset ovat olleet käytössä jo useita vuosia. Suositeltavaa on käyttää markkinoilla tunnettuja ja turvallisia sähköisen allekirjoituksen sovel- luksia, jotka vaativat allekirjoitukseen vahvan tunnistautumisen. Tällöin allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen varmuudella itse, sillä hänellä on itsellään hal- lussaan ja pääsy vahvan tunnistautumisen tunnuksiin (pankkitunnukset, sähköisellä henkilö- kortilla tunnistautuminen tai VRK- eli Varmennekortti). Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella on sähköisen allekirjoituksen toteuttamista varten käy- tössä tällä hetkellä Visma-Sign sekä Cloudian kautta toteutuva Visma X-Sing. Mitä seuraavassa kappaleessa todetaan allekirjoittamisesta, on hyvä huomioida myös säh- köistä allekirjoitusta käytettäessä. Sähköistä allekirjoitusta käytettäessä on hyvä huomioida, miten sähköiset sopimukset toimi- tetaan arkistoon ja miten ne arkistoituvat allekirjoitusjärjestelmiin. Riippumatta allekirjoitusta- vasta sopimuksen tulee löytyä osapuolilta vähintään sopimuskauden ajan. Mikäli sopimuksia allekirjoitetaan käyttäen muuta kuin Cloudian Visma X-Sign:a käyttäen, tulee allekirjoitettu sopimus toimittaa hankintapalveluille sopimushallintajärjestelmään arkis- toitavaksi.
Sähköinen allekirjoitus. SopimusSign Helppo SopimusSign Vahva Hoida asiakirjoihin ja sopimuksiin liittyvät prosessit yhdessä palvelussa ilman paperia
Sähköinen allekirjoitus. Yksi sopimuksen olennaisimmista osista on allekirjoitus. Sopimus on aina alle- kirjoitettava. Osapuolten allekirjoitukset sitovat sopimukseen ja myös todenta- vat sopimusosapuolet. Allekirjoitusta pidetään myös vahvana todisteena sopi- muksen syntymisestä. (Sulin 2022, 13.) Allekirjoituksella ylipäätään on monta vahvaa roolia. Sen avulla varmistetaan asiakirjan alkuperäisyys tai sillä voi olla oikeudellinen tai viestinnällinen merkitys. Allekirjoituksella voi olla vaiku- tusta allekirjoittajan ja toisen henkilön oikeudelliseen asemaan tai asiakirja voi kertoa, ketkä ovat solmineet sopimuksen. Allekirjoittaja hyväksyy nimikirjoituk- sellaan asiakirjan sisällön, ja allekirjoitus voi myös olla todiste oikeustoimen tekemisestä. (Voutilainen 2015.) Jo sopimusta laadittaessa on hyvä selvittää toisen osapuolen allekirjoittajat: Kuka tai ketkä sopimuksen allekirjoittaa ja mitkä ovat heidän tittelinsä? Lisäksi olisi hyvä tarkastaa sopimuskumppanin toimivalta tehdä sopimuksia. Samoin on toki tarkistettava oman organisaation ohjeista ja säännöistä allekirjoittajat ja heidän määränsä. (Xxxxxxxxxx ym. 2022, 24–26.)
Sähköinen allekirjoitus. SopimusSign Helppo SopimusSign Vahva
Sähköinen allekirjoitus. Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus käyttää kansalaisvarmenteeseen perustuvaa sähköistä allekirjoitusta. Sähköisesti allekirjoitetut suostumukset, kiellot ja puolesta asioinnit tulee tallettaa suostumustenhallintajärjestelmään, josta ne on tarvittaessa saatavissa vahvistuksen selvittämiseksi ja todentamiseksi.