Tarkoitus ja tavoitteet. Tämän opinnäytetyön tavoitteena on Joensuun kaupungin sähköisen sopi- mushallinnan parantaminen. Sopimuksia on säilytetty rinnakkain sekä pape- rilla että sähköiseen muotoon skannattuna lähes kymmenen vuoden ajan. Sähköisen sopimushallinnan laaja hyödyntäminen on saatu käyttöön parisen vuotta sitten, kun asianhallintajärjestelmään liitettiin sähköisen allekirjoittami- sen mahdollisuus. Kaupungin eri yksiköissä tehdään lisäksi sopimuksia omilla, hyviksi havaituilla tavoilla. Lähtökohtana onkin tarve saada kaupungin hajautunut ja monitahoi- nen sopimushallinta siirrettyä kokonaisuudessaan sähköisiin järjestelmiin sekä yhtenäistää sähköisen sopimushallinnan toimintatapoja. Tavoitteena on, että sopimukset olisivat tulevaisuudessa helposti löydettävissä ja saatavilla. Sopi- mushallinnan prosessin kehittämisellä pyritään myös takaamaan sopimusasia- kirjojen säilyvyys, autenttisuus, käytettävyys, eheys ja muuttumattomuus. Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää sähköisen sopimushallintaprosessin nykytila ja kehittää prosessia siten, että sopimushallinnan toimijoilla olisi mah- dollisimman yhtenäiset käytännöt ja toimintatavat. Prosessia tarkastellaan pääasiassa asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjien eli sopimusten tallentajien näkökulmasta, mutta kehittämistehtävä tulee yhtä lailla hyödyttämään myös sopimusten yhteys- tai vastuuhenkilöitä, laatijoita ja selaajia. Tämän opinnäytetyön tutkimuskysymyksenä on, miten Joensuun kaupungin sähköistä sopimushallintaprosessia voidaan kehittää, että toimintatavat saa- daan yhtenäistettyä. Alakysymyksiä ovat: - Mikä on sopimushallinnan nykytilanne? - Millaisia haasteita sopimushallintaprosessissa ilmenee? - Miten sähköisessä sopimushallinnassa olevat sopimukset olisivat tule- vaisuudessa helposti löydettävissä ja saatavilla? Näiden kysymysten avulla pyritään saamaan kattava ymmärrys sopimushallin- taprosessin nykytilasta ja sen kehittämiskohteista, jotta prosessia voidaan pa- rantaa entistä tehokkaammaksi kokonaisuudeksi. Joensuun kaupungin hankintojen kilpailutuksesta vastaa Pohjois-Karjalan hankintatoimi. Tästä johtuen suurin osa hankintoihin liittyvistä sopimuksista kulkee hankintatoimen järjestelmien kautta ja ne rajataan pois tästä opinnäyte- työstä.
Tarkoitus ja tavoitteet. 1.1 Tutkimushankkeen merkitys suhteessa nykytietämykseen sekä tutkimukselliset lähtökohdat Tässä hankkeessa selvitämme, voiko virallinen asiakirja olla ennakointiin tähtäävä työväline, jolla osapuolet voivat itse suunnitella ja ohjata kanssakäymistään – oli se sitten sopimus, asiakassuunnitelma, päätös tai vaikkapa lähiomaisen hoitoon liittyvät järjestelyt. Ennakoivana työvälineenä asiakirja voisi olla yhteinen käsikirjoitus, joka ei rajoitu vain riskeihin varautumiseen, vaan jonka avulla voidaan toteuttaa osapuolille tärkeitä tavoitteita. Tämä edellyttää asiakirjojen kehittämistä sekä sisällöllisesti että muodollisesti, jolloin asiakirjojen ymmärrettävyyteen panostetaan kehittämällä asiakirjoissa käytettävää kieltä ja muita ymmärtämistä tukevia osia. Tärkeäksi asiakirjojen ymmärrettävyyden kehittämisen tekee se, että sosiaalihuollon kirjaamiskäytännöt muuttuvat niiden siirtyessä kansalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon eli Kanta-palveluun vuoteen 2024 mennessä. Siirtymän myötä monet sosiaalihuollon asiakirjat ovat saman tien myös asiakkaiden luettavissa. (Rötsä ym. 2016.) Vain ymmärretty asiakirja mahdollistaa tiedon saavutettavuuden, asiakkaiden osallisuuden ja oikeuksiin pääsyn.
Tarkoitus ja tavoitteet. Hankkeen kehitysvaiheen toimenpiteiden sujuvaa toteutusta varten Kaupunki ja yhtiöt Peab ja YH Kodit ovat valmistelleet yhteisen kehitysyhtiön, Hakametsän kehitys Oy:n, perustamista. Yhtiön tarkoituksena on hankekehittää Peabin ja YH Kotien konsepti- ja toteutuskilpailun voittanutta konseptia siten, että se mahdollistaa toteutuskelpoisen Hankkeeseen liittyvän urheilurakentamisen. Tätä tarkoitustaan toteuttaakseen Yhtiö tulee tilaamaan konsultti- ja selvitystöitä eri palveluntarjoajilta, jotta Xxxxxxxx toteutus sujuisi myöhemmin mahdollisimman kustannustehokkaasti ja sujuvasti. Selvyyden vuoksi todetaan, että Yhtiö ei tule harjoittamaan rakennussuunnittelua eikä rakennustoimintaa Yhtiön tarkoituksena ei ole toimia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 5 §:n tarkoittamana julkisoikeudellisena laitoksena. Tämän Osakassopimuksen tarkoituksena on sopia Yhtiön hallinnon, liiketoiminnan, Osakkaiden keskinäisten ja Yhtiöön kohdistuvien oikeuksien ja velvoitteiden ja osakeomistusten muutosten järjestämisestä. Osakkaat sitoutuvat olemaan solmimatta tämän Osakassopimuksen voimassa ollessa muita tähän Osakassopimukseen verrattavissa olevia tai tämän Osakassopimuksen kanssa ristiriidassa olevia sopimuksia muiden kuin Osakkaiden kanssa. Osakkaat sitoutuvat olemaan tekemättä, noudattamatta ja täytäntöön panematta päätöksiä, jotka ovat tämän Osakassopimuksen vastaisia. Kaikki Osakkaat ovat itsenäisesti ja huolellisesti arvioineet Osakassopimuksen heille tuomat oikeudet ja velvollisuudet sekä siihen liittyvät riskit ja mahdollisuudet ja niistä tietoisina sitoutuvat tähän Osakassopimukseen. Yhtiö sitoutuu noudattamaan tämän Osakassopimuksen ehtoja siltä osin, kuin se on mahdollista kulloinkin voimassa olevan osakeyhtiölain (OYL, 624/2006 muutoksineen) puitteissa.