Trasferimento dei fascicoli cartacei. Periodicamente e comunque almeno una volta all’anno16, ciascuna Responsabile di UO trasferisce, per la conservazione nell’Archivio di deposito, al Responsabile della gestione documentale, i fascicoli relativi ad affari, attività e a procedimenti amministrativi conclusi e non più necessari a una trattazione corrente. Per il trasferimento viene predisposto a cura del Responsabile UO l’elenco dei fascicoli da trasferire indicando, nell’intestazione, l’ufficio di provenienza della documentazione, e per ogni unità trasferita: ● la classificazione, ● il numero progressivo di repertorio del fascicolo, ● l’oggetto ● gli estremi cronologici. Il trasferimento dei fascicoli comporta il passaggio della sola responsabilità gestionale all’Archivio di deposito della Scuola, mentre la titolarità amministrativa dei documenti rimane in capo alla UOR che ha creato i documenti. I fascicoli sono trasferiti rispettando l’ordine dei documenti all’interno dei fascicoli. Qualora i responsabili delle UOR si trovassero nelle condizioni di dovere trasferire fascicoli o documenti prodotti e chiusi da molto tempo, oppure i cui RPA non siano più in servizio, essi dovranno essere trasferiti nelle condizioni in cui si trovano, senza operare interventi sull’ordinamento degli stessi e redigendo l’elenco di consistenza. Nei casi in cui ciò non sia possibile, i responsabili delle UOR concorderanno le modalità opportune di trasferimento, caso per caso, con il Responsabile della gestione documentale. Alla ricezione dei fascicoli il Responsabile della gestione documentale verifica la corrispondenza dell’elenco di consistenza con il verbale di trasferimento, sottoscritto insieme all’elenco anche dal RUO al momento della consegna dei fascicoli. Nel caso di non corrispondenza, anche parziale, tra l’elenco di consistenza e il materiale documentale effettivamente versato il RGD informerà via e-mail la struttura versante, invitandola a provvedere entro 30 giorni alla regolarizzazione.
