CONVENZIONE QUADRO
tra
La Fondazione AIRC per la Ricerca sul Cancro ETS (nel seguito “AIRC”), con sede legale in Milano in Xxxxx Xxxxxx, 00 rappresentata per la firma della presente convenzione dal suo Legale Rappresentante Xxxx. Xxxxxx Xxxxxx, nato a Milano, il 13 maggio 1964, domiciliato per la carica presso la sede,
e
Sapienza Università di Roma in qualità di istituzione ospitante progetti di ricerca finanziati da AIRC, avente sede in Xxxxxxxx Xxxx Xxxx 0, 00000 Xxxx, legale Rappresentante Prof.ssa Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Rettrice, nata a Roma il 6 ottobre 1962, domiciliata per la carica presso la sede,
di seguito indicate congiuntamente come “le Parti”
PREMESSO CHE
1. AIRC è un ente del terzo settore di diritto privato statutariamente volto a provvedere al sostegno finanziario della ricerca scientifica sul cancro, svolta in Italia, nei suoi aspetti di laboratorio e clinici, ed in particolare, al finanziamento di validi progetti di ricerca e di borse di studio destinate alla formazione di
giovani ricercatori, medici oncologi, inclusa la formazione universitaria e post- universitaria, attraverso l’erogazione di contributi liberali.
2. Sapienza Università di Roma è un Organismo di Ricerca che svolge anche attività di ricerca biomedica, non economica, oncologica o di interesse oncologico e soddisfa i requisiti previsti per la “Hosting Institution” indicati nei bandi AIRC. Per Organismo di Ricerca si intende un’entità (ad esempio, università, ospedale o istituto di ricerca), indipendentemente dal suo status giuridico (costituito secondo il diritto privato o pubblico), la cui finalità principale consiste nello svolgere in maniera indipendente attività di ricerca non economica. Gli eventuali utili derivanti dall’attività di ricerca non economica devono essere reinvestiti in attività di ricerca non economica. Qualora tale entità svolga anche attività economiche, il finanziamento, i costi e i ricavi di tali attività economiche devono formare oggetto di contabilità separata. Le imprese in grado di esercitare un’influenza determinante su tale entità, ad esempio in qualità di azionisti o di soci, non possono godere di alcun accesso preferenziale ai risultati generati.
3. AIRC persegue il proprio scopo statutario attraverso la promozione e l’organizzazione di iniziative di raccolta fondi e attraverso i contributi del 5 per mille che le persone fisiche destinano ad AIRC attraverso le dichiarazioni fiscali dei redditi. L’entità della raccolta annuale di fondi e la possibilità per i contribuenti di devolvere il 5 per mille possono variare di anno in anno.
4. AIRC e l’Istituzione condividono l’interesse a rendere il cancro sempre più curabile. Si auspica quindi che l’Istituzione collabori alle iniziative di raccolta fondi promosse da AIRC, ove possibile, partecipando ad iniziative di comunicazione, mettendo a disposizione spazi e favorendo la partecipazione del proprio personale a tali iniziative.
5. AIRC pubblica ogni anno bandi diretti a finanziare progetti di ricerca presentati dai ricercatori affiliati a istituzioni di ricerca italiane aventi i requisiti dell’Organismo di Ricerca, così come definito al punto 2. Dette istituzioni svolgono attività di ricerca scientifica in campo oncologico con propria organizzazione di beni e servizi che mettono a disposizione dei ricercatori che hanno presentato i progetti di ricerca in risposta ai bandi emessi da AIRC.
6. Le richieste di contributo finanziario presentate ad AIRC dai ricercatori sono valutate tramite il metodo internazionale del peer review o valutazione da parte di pari: ogni progetto è sottoposto al giudizio di almeno tre esperti indipendenti che non hanno conflitto di interesse con il richiedente. Tali revisori sono parte di un gruppo di oltre 600 esperti internazionali o sono membri del Comitato tecnico scientifico AIRC, e sono scelti per la loro expertise in campo oncologico.
7. Dal giudizio dei revisori emerge una graduatoria scientifica di merito dei progetti. In base a tale graduatoria la Direzione scientifica propone al Consiglio di Amministrazione di AIRC di deliberare il finanziamento dei progetti selezionati come meritevoli e delle richieste di rinnovo dei progetti in corso,
scientificamente approvati negli anni precedenti. Il Consiglio di Amministrazione verifica la disponibilità finanziarie e delibera i finanziamenti.
8. AIRC, dopo la delibera del Consiglio di Amministrazione, invia a ogni ricercatore selezionato (di seguito anche “P.I.” ossia Principal Investigator) e ad ogni Istituzione una lettera con cui comunica l’assegnazione dei fondi ai singoli progetti, con indicato l’importo del contributo finanziario attribuito, le modalità di erogazione e ogni altro elemento utile per un corretto svolgimento della ricerca sul piano amministrativo e contabile.
9. Il ricercatore selezionato, congiuntamente all’Istituzione, a seguito dell’approvazione del progetto, inviano ad AIRC una comunicazione di accettazione del contributo con la quale confermano, ciascuno per la parte di propria competenza, la volontà di assumere su di sé gli obblighi indicati nella presente convenzione, nel bando di riferimento, nonché nelle Istruzioni per la gestione amministrativa del grant assegnato.
10. L’erogazione del contributo avviene su base annuale e in tranches anticipate sia per quanto attiene al contributo riferito alla prima annualità, sia per quanto riguarda le annualità successive il cui finanziamento è comunque condizionato alle disponibilità economiche in capo ad AIRC e al corretto espletamento delle procedure di rinnovo gravanti in capo al P.I. ed all’Istituzione. In caso di rinnovo si applica quanto previsto alla precedente premessa 8.
11. Le Parti intendono quindi regolare i reciproci impegni derivanti dall’assegnazione dei contributi finanziari.
Tutto ciò premesso, le Parti CONVENGONO
quanto segue
Art. 1 – Premesse
Le Premesse costituiscono parte integrante e sostanziale della presente convenzione.
Art. 2 – Oggetto
1. La presente convenzione disciplina la regolamentazione degli impegni che gravano in capo alle Parti a seguito dell’erogazione del contributo finanziario di AIRC ad un progetto di ricerca oncologica presentato da un ricercatore, selezionato con le modalità indicate nelle premesse ed ospitato dall’Istituzione.
2. Le Parti danno atto di condividere l’interesse a rendere il cancro sempre più curabile e convengono l’assenza di controprestazioni a favore di AIRC a fronte del contributo erogato.
Art. 3 – Presupposti e regole per l’erogazione del contributo finanziario L’Istituzione prende atto ed accetta le seguenti condizioni:
(i) i progetti finanziati da AIRC sono condotti dai ricercatori selezionati in base alla procedura descritta nelle premesse; tali ricercatori (d’ora in poi “il/i P.I.”) sono gli unici responsabili sul piano scientifico della conduzione della ricerca e perciò gli unici referenti sul piano scientifico di AIRC;
(ii) il P.I. è l’unico responsabile dell’allocazione del budget, su cui deve poter operare con indipendenza per perseguire gli obiettivi del progetto, per esempio decidendo in autonomia i criteri di selezione del personale del progetto, i materiali e i reagenti da acquistare e così via.
(iii) congiuntamente al P.I., l’Istituzione è responsabile della corretta gestione amministrativa del progetto e del relativo finanziamento;
(iv) il P.I. svolge il progetto selezionato presso l’Istituzione cui è affiliato utilizzando il complesso di beni e servizi (staff, apparecchiature, locali, infrastrutture, ecc.) messo a disposizione dall’Istituzione medesima, nei termini indicati nel progetto approvato;
(v) il contributo destinato a ciascun progetto è erogato da AIRC anticipatamente e su base annuale, secondo tranches deliberate di anno in anno. La tranche relativa all’annualità di progetto deliberata da AIRC è erogata previa sottoscrizione da parte del P.I. e dell’Istituzione della lettera di accettazione del finanziamento stesso che AIRC, come indicato alla premessa 7, invierà e/o renderà disponibile nell’apposita area riservata presente sul sito internet xxx.xxxx.xx. L’accredito delle successive tranches è, invece, condizionato all’espletamento delle procedure di rinnovo entro i termini indicati dal bando o comunque comunicati da AIRC; conformemente a quanto previsto dal bando, l’attribuzione delle tranches successive alla prima è altresì condizionata alla disponibilità in capo ad AIRC delle relative somme e al rispetto da parte del P.I. e dell’Istituzione dei rispettivi impegni e obblighi;
(vi) i contributi liberali erogati da AIRC dovranno essere utilizzati esclusivamente per lo svolgimento della ricerca coordinata dal P.I.,
secondo quanto previsto da ogni singolo bando e descritto nel progetto stesso; i fondi non possono essere utilizzati per altri scopi.
Art. 4 – Regime dei contributi finanziari concessi da AIRC
1. Il P.I. e l’Istituzione sono tenuti a gestire i contributi erogati anticipatamente da AIRC nel rispetto delle regole fissate dal bando e dalle Istruzioni per la gestione amministrativa del grant assegnato ai progetti di ricerca fornite da AIRC (di seguito “le Istruzioni per la gestione amministrativa dei grant assegnati”).
2. L’erogazione del contributo finanziario di AIRC avverrà nei limiti dell’importo deliberato annualmente.
3. Xxxxx potrà essere imputato ad AIRC qualora la stessa si trovi nell’impossibilità di erogare il contributo per le annualità successive a quella deliberata.
4. Eventuali maggiori costi, incorsi nello svolgimento del progetto, non saranno sostenuti da AIRC.
5. I costi ammissibili sono indicati nei bandi, nelle AIRC Grant Management Guidelines e nelle Istruzioni per la gestione amministrativa dei grant assegnati. I costi non previsti dal bando e nei suddetti documenti o riferiti ad attività vietate dalla normativa, non saranno finanziabili da AIRC.
6. L’importo deliberato per l’annualità in corso costituisce un’anticipazione dei costi che saranno sostenuti per lo svolgimento del progetto. Qualora il rendiconto di spesa (Administrative Report da presentare annualmente), dovesse differire dall’importo del contributo erogato, AIRC potrà richiedere la restituzione dei fondi non giustificati e non spesi.
7. Resta inteso che, ove il contributo finanziario venisse utilizzato per scopi diversi da quelli indicati al precedente art. 3, o non venisse o non potesse venire comunque - per
qualunque motivo, ivi compresa la sottoposizione dell’Istituzione a procedura concorsuale - utilizzato o rendicontato secondo le modalità e i tempi indicati nel bando e nelle Istruzioni per la gestione amministrativa dei grant assegnati, AIRC potrà chiedere la restituzione di quanto già erogato, se non adeguatamente rendicontato, e rifiutare di procedere ad ulteriori erogazioni oppure, a suo insindacabile giudizio, erogare diversamente il contributo, chiedere supplementi di rendicontazione o domandare una garanzia fideiussoria (bancaria o assicurativa) di importo e durata pari all’annualità di progetto.
8. È altresì obbligo dell’Istituzione restituire ad AIRC gli importi che dovessero essere oggetto di recupero, totale o parziale, anche da parte dei Ministeri di provenienza, qualora il progetto sia finanziato con fondi 5 per mille e siano rilevate omissioni o irregolarità nella rendicontazione.
Art. 5 – Proprietà intellettuale
1. I contributi erogati da AIRC potranno essere utilizzati per coprire i costi necessari per la richiesta di brevetto europeo, ma non per estendere l’efficacia di tali brevetti oltre i confini dell’Unione europea.
2. Tutti i diritti di proprietà intellettuale e di sfruttamento economico relativi agli esiti della ricerca finanziata da AIRC spetteranno al P.I. e all’Istituzione in base ai loro reciproci accordi o alla legge.
3. Resta fermo l’impegno dell’Istituzione a garantire ad AIRC la dovuta visibilità, dando atto del suo contributo finanziario in ogni dichiarazione pubblica sulla ricerca e i suoi esiti anche parziali, come anche nel caso in cui siano acquistati macchinari o altre attrezzature.
Art. 6 – Obbligo di rendicontazione
1. L’Istituzione si assume gli obblighi di rendicontazione finanziaria e di assistere il ricercatore nella gestione amministrativa del contributo assegnato secondo le modalità e i tempi indicati nel bando, nelle Istruzioni per la gestione amministrativa dei grant assegnati.
2. AIRC ha facoltà in qualsiasi momento di richiedere rendiconti finanziari parziali e di eseguire audit, direttamente o attraverso professionisti abilitati per verificare la corretta gestione finanziaria del progetto e l’ammontare delle spese ammissibili sostenute.
3. Qualora, dalla documentazione prodotta o dalle verifiche eseguite, si appuri l’esistenza di irregolarità o il venir meno dei requisiti prescritti dal singolo bando, AIRC ha facoltà di revocare il contributo deliberato prendendo ogni opportuna decisione, secondo quanto previsto al precedente art. 4, commi 7 e 8 e nella Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa per progetti e programmi di ricerca.
Art. 7 – Diritto d’accesso alle strutture di ricerca
AIRC si riserva il diritto di effettuare in qualsiasi momento i necessari controlli scientifici e amministrativi sul corretto svolgimento dell’attività e di visitare i laboratori nei quali si svolge la ricerca, richiedendo la documentazione afferente al progetto finanziato oggetto di controllo.
Art. 8 – Responsabilità
1. Ogni responsabilità ed onere legato allo svolgimento del progetto è a carico del P.I., che ne è il responsabile scientifico, e dell’Istituzione ospitante.
2. Il progetto sarà condotto nel rispetto della deontologia professionale e della pertinente normativa, in particolare quella in materia assicurativa, previdenziale, di sicurezza e igiene sui luoghi di lavoro e garantendone la corretta gestione anche sul piano bioetico in caso di attività di ricerca e sperimentazione nell’uomo e negli animali. AIRC si riserva di richiedere copia delle autorizzazioni previste dalla normativa vigente in qualunque momento nel corso del progetto e nei dieci anni successivi alla sua conclusione.
3. AIRC resterà estranea ad ogni rapporto con terzi, siano essi personale dipendente, creditori, collaboratori interni o esterni, fornitori, eventuali volontari e/o pazienti o altri ancora, che possa originarsi dall’esecuzione della ricerca finanziata. AIRC resterà altresì estranea a ogni responsabilità per eventuali danni riconducibili ad attività direttamente o indirettamente connesse con il progetto.
4. Il P.I. e l’Istituzione ospitante si impegnano a tenere AIRC indenne e manlevata da costi, oneri, risarcimenti e spese, ivi comprese quelle legali, che possano derivare dall'inadempimento all'obbligo di rendicontazione o dalla presenza di irregolarità nella rendicontazione stessa.
Art. 9 – Tempistica
1. L’Istituzione si impegna a rendere disponibili al P.I. i fondi erogati da AIRC entro il termine di 30 giorni dal relativo accredito.
2. Il progetto deve essere svolto nel rispetto dei tempi indicati nel bando, nella domanda di finanziamento presentata ad AIRC, nella lettera di assegnazione e nelle Istruzioni per la gestione amministrativa dei grant assegnati.
3. Le procedure per la selezione e la successiva stipula dei contratti con i membri dello staff di progetto, per i quali sia stato richiesto il sostegno finanziario nell’ambito del
budget, dovranno essere attivate con la massima tempestività. Il reclutamento di tale personale sarà effettuato dall’Istituzione in accordo con il P.I., che dovrà avere autonomia e indipendenza nello stabilire i criteri di reclutamento, e secondo le modalità che saranno capaci di assicurare al meglio anche gli interessi economici del citato personale.
4. Con riferimento all’espletamento delle suddette procedure di reclutamento, le Parti si danno reciprocamente atto che con la presente Convenzione hanno inteso adempiere anche agli obblighi di convenzionamento prescritti dalla vigente legislazione in materia di finanziamento esterno del personale.
5. Qualora tali contratti non risultassero ancora stipulati al termine dell’annualità di progetto deliberata, AIRC si riserva il diritto di sospendere le erogazioni per questa voce di spesa nelle annualità successive e di richiedere la restituzione degli importi già erogati e non spesi.
Art. 10 – Comunicazioni e obblighi di informativa in caso di sopravvenienze
1. Le domande di modifica e le comunicazioni previste dalla convenzione possono essere inviate tramite posta elettronica certificata al seguente indirizzo: [•]
2. se indirizzate ad AIRC, possono essere inviate tramite posta elettronica al seguente indirizzo: xxxx.xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx@xxx.xx.
3. Il conto bancario di Sapienza Università di Roma sul quale devono essere effettuati tutti i pagamenti relativi a finanziamenti di progetti AIRC è il seguente:
Intestatario del conto: Sapienza Università di Roma Nome della banca: Unicredit
Agenzia: n.
Indirizzo Banca: Xxxxxxxx Xxxx Xxxx 0 - 00000
IBAN: IT 71I0200805227000400014148
3. Le suddette coordinate dovranno essere altresì indicate nella lettera di accettazione di cui alla premessa 8 che dovrà essere compilata e firmata digitalmente, per ogni singolo contributo, dal P.I. e dal rappresentante legale dell’Istituzione.
4. Il P.I. e l’Istituzione sono tenuti a informare immediatamente AIRC di qualsiasi modifica intervenuta nello svolgimento del programma, in particolare di qualunque variazione del ruolo del P.I. nell’Istituzione o suo trasferimento.
In caso di trasferimento del P.I., quest’ultimo potrà richiedere di trasferire il progetto presso il nuovo Istituto ospitante; la trasferibilità del progetto è però subordinata all’approvazione di AIRC, che dovrà verificare che il nuovo Istituto soddisfi i requisiti di ammissibilità previsti dal Bando dal punto di vista amministrativo ed abbia le infrastrutture, la casistica e le competenze necessarie per consentire il corretto svolgimento del progetto dal punto di vista scientifico.
Qualora i requisiti descritti non risultino soddisfatti, AIRC si riserva il diritto di concordare con l’Istituzione e il P.I. differenti modalità di prosecuzione del progetto o di terminarlo.
Dovranno inoltre essere trasmesse tempestivamente ad AIRC le eventuali modifiche incorse nell’assetto societario (per esempio, variazioni nella personalità giuridica, fusioni, incorporazioni, liquidazioni volontarie, l’insorgenza di procedure concorsuali, cessazione dell’attività) o qualunque altra variazione o evento che possa pregiudicare l’affidabilità economico-finanziaria dell’Istituzione.
5. Ogni anno, a seguito della delibera del proprio Consiglio di Amministrazione, AIRC invierà all’Istituto una lettera in cui saranno elencati i progetti attivi presso l’Istituzione che sono soggetti alla presente convenzione.
Art. 11 – Spese di registrazione della presente Convenzione
Il presente atto è esente da tasse e imposte indirette e da diritti dovuti a qualunque titolo ai sensi dell’articolo 1, comma 354, della legge 266 del 23/12/2005 ed è soggetto a registrazione solo in caso d’uso ai sensi dell’art. 2, punto 1, della Tariffa - Parte seconda, annessa al D.P.R. 26.04.1986, n. 131.
Art. 12 – Portata normativa della presente Convenzione
1. Il presente accordo integra e non sostituisce i reciproci impegni derivanti dal bando (Call for proposals) e dalla relativa candidatura (Application).
2. Ogni eventuale e ulteriore intesa diretta ad integrare e/o modificare le clausole della presente convenzione dovrà essere effettuata per iscritto.
Art. 13 – Indifferenza degli atti di tolleranza
1. La tolleranza di un’inadempienza rappresenta un’eccezione, non comporta una deroga definitiva alle regole contenute nella presente convenzione o nei documenti in essa citati.
2. I diritti derivanti dalla presente convenzione possono essere fatti valere in qualsiasi momento.
Art. 14 – Entrata in vigore della convenzione e durata dei progetti
1. La presente convenzione avrà efficacia triennale a far tempo dal [•] e con scadenza il [•] salvo rinnovo espresso della stessa.
2. L’assegnazione di ogni contributo in esito alla procedura selettiva descritta nelle premesse genera un autonomo rapporto di finanziamento che è integralmente soggetto alle prescrizioni della presente convenzione. Con riferimento a ciascun
rapporto sorto nel suddetto periodo di efficacia ivi compresi i rinnovi annuali del finanziamento assegnato, la convenzione continuerà ad avere effetti fino a quando non si saranno estinte tutte le obbligazioni assunte dalle Parti e non saranno stati effettuati i controlli da parte dei soggetti istituzionali preposti alla vigilanza sull’utilizzo dei fondi derivanti dalla ripartizione del cinque per mille dell’imposta sul reddito delle persone fisiche, nonché le verifiche amministrative contabili.
3. La presente convenzione sarà comunque valida ed avrà effetto sin tanto che sussistano pendenze tra le Parti.
4. Quanto stabilito dalla presente convenzione si applica anche ai progetti in essere al momento della sua sottoscrizione.
Articolo 15 – Trattamento dei dati personali
Le parti si impegnano a rispettare la normativa sulla protezione dei dati ed in particolare il regolamento UE 2016/679 GDPR - Regolamento generale sulla protezione dei dati.
Le parti si impegnano ad ottenere tutti i consensi necessari per la trasmissione di dati personali a parti terze per la durata e gli scopi della presente convenzione.
In relazione al trattamento dei dati personali, le Parti si impegnano ad assicurare:
• che è stata messa in atto una procedura per valutare i rischi inerenti al trattamento e attuare misure per limitare tali rischi, in particolar modo per evitare il trattamento non autorizzato o illegale dei dati o per evitare lo smarrimento, la distruzione o il danneggiamento di dati sensibili;
• che tutto il personale che ha accesso ai dati o al loro trattamento è obbligato a considerare e trattare i dati come confidenziali;
• che i dati personali non verranno trasmessi al di fuori dell’Area Economica Europea a meno che non vengano rispettate le norme del regolamento sulla protezione dei dati;
• di collaborare per rispondere ad eventuali domande da parte dell’interessato che fornisce i dati e ad assicurare il rispetto dei termini di legge per quanto riguarda la sicurezza, notifiche di eventuali violazioni, valutazione dell’impatto e consultazioni con l’Autorità di Sorveglianza o di controllo;
• di notificare all’altra parte eventuali violazioni;
• di distruggere le copie del presente contratto entro i termini indicati dal Codice Civile;
• di mantenere una completa ed accurata raccolta di dati ed informazioni atte a dimostrare il rispetto di questa clausola;
• di non trasferire i dati a terzi senza l’autorizzazione scritta dell’altra Parte.
Inoltre i dati personali necessari per dare esecuzione agli accordi esistenti possono essere condivisi
• con i fornitori che le Parti utilizzano nello sviluppo e gestione delle attività previste dall’Accordo
• con i Revisori che possono svolgere attività di controllo
• con eventuali cofinanziatori (istituzioni quali Ministeri e UE, donatori che abbiano effettuato donazioni finalizzate, tribunale e famiglie di chi ha effettuati lasciti).
Resta inteso che le informazioni relative al progetto sono pubblicate sul sito di AIRC e possono condivise con i partner aderenti a ICRP.
I dati identificativi, di recapito e relativi all’attività del ricercatore, con il suo consenso, possono essere condivise con incaricati AIRC per il coinvolgimento del ricercatore in attività istituzionali e campagne di raccolta fondi.
Art. 16 – Risoluzione delle controversie e Legge applicabile
Le Parti concordano di definire amichevolmente qualsiasi vertenza possa nascere dall’interpretazione della presente convenzione che è retta e disciplinata unicamente dalla Legge italiana. Se quanto stabilito al comma precedente non risultasse sufficiente a risolvere la vertenza, le Parti sottoporranno al tentativo di conciliazione previsto dal Servizio di Conciliazione della Camera Arbitrale di Milano qualsiasi controversia irrisolta derivante dalla presente convenzione o in relazione alla stessa.
In caso di mancato raggiungimento di un accordo dopo il ricorso alla procedura di conciliazione sopra indicata, le Parti saranno libere di adire l’Autorità Giudiziaria Ordinaria. Foro competente in tal caso sarà unicamente quello di Milano.
Articolo 17 – Sottoscrizione e Bollo
Il presente Xxxx viene sottoscritto con firma digitale, ai sensi dell’art.15, comma 2-bis, della Legge n. 241/90 e s.m.i. e secondo le modalità previste dal D.lgs n. 82/2005 e
s.m.i. “Codice dell’Amministrazione Digitale” per le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni, relativamente all’invio di documenti in formato digitale attraverso l’utilizzazione della casella PEC.
La presente Convenzione, stipulata nella forma della scrittura privata, è soggetta ad imposta di bollo ai sensi dell’art. 2 comma 1 del D.P.R. n. 642/1972 nella misura prevista dalla relativa Tariffa parte I, articolo 2, come allegata al D.M. 20 agosto 1992, con onere a carico di entrambe le Parti per metà.
L’imposta di bollo sarà assolta in modo virtuale a cura dell’Istituzione ospitante. L’istituzione con nota scritta chiederà ad AIRC il rimborso della quota di spettanza. L’imposta di bollo è assolta in modalità virtuale, autorizzazione n.87826 del 10/11/2016.
Art. 18 – Documenti che integrano la presente convenzione
Con riferimento ad ogni singolo rapporto di finanziamento, gli impegni tra le Parti sono disciplinati oltre che dalla presente convenzione anche dalla documentazione relativa ad ogni singolo progetto di ricerca, ossia il Bando, l’Application, la Lettera di Assegnazione, l’Accettazione del grant, le Istruzioni per la gestione amministrativa del grant o per la compilazione dei Reports e la Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa per progetti e programmi di ricerca.
I progetti dovranno essere condotti in conformità alle policies per la conduzione della ricerca pubblicate da AIRC, in particolare l’Istituzione conferma di ottemperare alle Policy sull’Integrità nella ricerca e sul Conflitto di Interesse pubblicate da AIRC (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/Xxxxxxxx/Xxxxxxx.xxxx).
L’accettazione del grant definisce le responsabilità dell’Istituzione nei confronti del P.I. e del singolo progetto.
Letto, approvato e sottoscritto digitalmente
Milano, | Roma, |
Fondazione AIRC per la Ricerca sul Cancro ETS | Sapienza Università di Roma |
Il Presidente Xxxx. Xxxxxx Xxxxxx | La Rettrice Prof.ssa Xxxxxxxxx Xxxxxxxx |
Gentile “Titolo” “Nome” “Cognome” PI “HO” PI
“Indirizzo” Sede Operativa PI
da inoltrare per conoscenza a: “Legale Rappresentante”
“HO” PI
“Indirizzo” Sede Legale HO
Milano, “Data CdA”
Oggetto: Progetto “Tipo Bando” “Anno Bando” ID “Codice Progetto” Gentile Dr. ” “Cognome” PI,
sono lieto di informarla che Fondazione AIRC per la ricerca sul cancro (a seguire AIRC) ha approvato il progetto dal titolo “Titolo Progetto”, a seguito del lungo e accurato processo di valutazione della sua application avvenuto come descritto nella “Call for proposals” “anno bando”.
Al suo progetto è stato assegnato un punteggio pari a ”Voto Finale”, in una scala da “Voto minimo” a ”Voto Massimo” (“Voto minimo” per progetti outstanding, ”Voto Massimo” per progetti scientificamente inadeguati), dove progetti con punteggio ≥ ”Cut Off” non sono stati approvati.
Nella sua area personale del sito xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/, a cui potrà accedere con le stesse credenziali di accesso utilizzate per presentare l’application, troverà le valutazioni
dei revisori. La invitiamo a tenere conto di eventuali suggerimenti dei revisori nel corso del progetto.
Gli organi scientifici di AIRC hanno altresì valutato la congruità del budget dell’intero progetto da lei presentato. Sulla base di tale valutazione, in data ”data CdA” il Consiglio di Amministrazione di AIRC ha deliberato il contributo finanziario assegnato alla “annualità progetto” annualità del progetto di cui lei è titolare.
I dati identificativi del progetto e l’importo deliberato sono:
Progetto | Numero | Durata | Data inizio | Data fine | Annualità | Importo |
IG | 21474 | 3+2 anni | 02/01/2019 | 01/01/2024 | 1º anno | € |
AIRC potrà deliberare ed erogare ciascuna annualità successiva soltanto a seguito della presentazione della relativa richiesta di rinnovo, del superamento di eventuali valutazioni intermedie (se previste) e previa disponibilità di fondi.
La sua richiesta di contributo per ciascuna annualità non potrà superare l’importo ritenuto congruo dai nostri organi scientifici per lo svolgimento del suo progetto, in sede di valutazione dell’application. Tali importi sono riportati di seguito:
Tutti coloro che sono coinvolti in un progetto sostenuto da AIRC sono tenuti a rispettare regole e principi etici di buona condotta scientifica e più in generale di comprovata onorabilità, come descritto nella Research Integrity Policy da lei sottoscritta insieme al Legale Rappresentante al momento della presentazione dell’application, oltre alle direttive e regolamenti vigenti presso l’Istituzione Ospitante.
Accedendo alla sua area personale sul sito xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/, troverà il link per compilare l’accettazione del grant a lei assegnato e fornirci le coordinate bancarie per l’accredito dei fondi.
A seguito della compilazione del form, il sistema genererà il documento di accettazione del grant in formato PDF (“Acceptance Letter”), che dovrà firmare digitalmente, scaricare, far contro- firmare dal Legale Rappresentante della sua Istituzione tramite propria firma digitale (in formato PDF Signed oppure P7M), e infine caricare nella sua area personale. Per informazioni consulti il documento di istruzioni per l’utilizzo della firma elettronica, disponibile al seguente link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/XXXXxxxxxxxxxxx.xxx.
Nel caso il budget approvato da AIRC sia diverso da quello da lei richiesto, anche in una sola annualità, troverà nella sua pagina personale il modulo (“Budget Adjustment”) per poter rimodulare le voci del budget.
Nella sua pagina personale troverà inoltre la la scheda ricercatori (“Researcher’s Profile”) nella quale inserire o aggiornare i contenuti relativi al suo progetto e alla sua esperienza. AIRC potrebbe avere bisogno di tali informazioni per iniziative di carattere divulgativo finalizzate alla raccolta fondi. Auspico che possa farle piacere contribuire all’obiettivo comune di sostenere la ricerca oncologica in Italia e di divulgare a un pubblico sempre più vasto i progressi raggiunti grazie anche al sostegno di AIRC.
AIRC potrà mettere a disposizione i fondi della prima annualità del suo progetto soltanto al completamento dell’accettazione del grant, dell’eventuale rimodulazione del budget, alla presentazione della documentazione relativa all’affiliazione, ove necessario, e alla compilazione della scheda ricercatori. Tali documenti dovranno essere completati online entro e non oltre il “data inizio fondi annualità -1”. Il contributo a lei assegnato sarà versato all’Istituzione in cui si
svolge la sua attività di ricerca.
Con la firma dell’accettazione del grant, lei e il Legale Rappresentante della sua Istituzione dichiarerete di avere richiesto tutte le autorizzazioni necessarie per lo svolgimento del progetto, secondo quanto previsto dalla normativa vigente; vi impegnerete inoltre a non svolgere alcuna attività per cui non siano state ottenute le necessarie autorizzazioni previste dalla legge, e a informare tempestivamente AIRC qualora l’iter autorizzativo del progetto dovesse avere esito negativo. AIRC si riserva il diritto di richiedere la documentazione relativa alle autorizzazioni in qualsiasi momento e per i 10 anni successivi alla conclusione del progetto.
Le ricordiamo che l’eventuale richiesta di servizi CINECA, inclusa nella sua application, sarà valutata dal punto di vista tecnico e gestita direttamente da CINECA stesso, da cui riceverà una comunicazione in merito.
Le istruzioni per la gestione del grant a lei assegnato, recanti l’indicazione della provenienza dei fondi attribuiti, saranno rese disponibili nella sua area personale e le saranno inviate contestualmente all’erogazione dei fondi.
Le istruzioni per la gestione e rendicontazione dei fondi AIRC e le procedure di verifica dei rendiconti sono, inoltre, consultabili nella sezione “Forms for research organizations” del sito: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx/
Colgo l’occasione per ricordarle che, come è stabilito dal bando, i fondi AIRC si possono utilizzare solo per ricerche che si svolgono in Italia.
AIRC si riserva di effettuare in qualsiasi momento controlli per verificare il corretto svolgimento del progetto e dell’utilizzo dei fondi.
Le riporto di seguito le scadenze per la presentazione delle richieste di rinnovo e dei report
scientifici:
1º rinnovo | 2º rinnovo | 3º rinnovo e Progress Report | 4º rinnovo | Final report scientific |
24/07/20 | 24/07/20 | 24/07/20 | 24/07/20 | 01/09/20 |
Al termine di ogni annualità del progetto dovrà presentare un rendiconto amministrativo delle spese sostenute. Le scadenze per la presentazione dei rendiconti amministrativi sono disponibili nella sezione Project Schedule della sua area personale
I moduli e le istruzioni di compilazione saranno disponibili a tempo debito, sempre nella sua area personale sul nostro sito.
Ogni pubblicazione scaturita dal progetto di ricerca dovrà contenere un preciso riferimento ad AIRC e dovrà essere riportato il seguente testo: “The research leading to these results has received funding from AIRC under “tipo bando”“anno bando” - ID. “codice progetto” project – P.I. ”cognome PI” “nome PI””. Il ringraziamento dovrà includere anche il riferimento al contributo di CINECA, se previsto. Inoltre il suo ruolo di ideatore e responsabile della progettualità dovrà essere evidente nelle pubblicazioni che emergeranno da questo progetto, pertanto, lei dovrà essere sempre "last author" e "corresponding author".
Le ricordo che AIRC aderisce alla International Cancer Research Partnership (ICRP) che coinvolge organizzazioni che promuovono la ricerca sul cancro in diverse parti del mondo. Alcuni dati relativi al suo progetto (nome e cognome del titolare, titolo del progetto, Istituzione Ospitante, fondi assegnati e abstract) saranno inseriti nel database condiviso tra i partner, oltre ad essere pubblicati sul sito di AIRC.
AIRC le chiederà periodicamente di presentare una sintesi dell’attività svolta nell’ambito del suo progetto, che potrà essere condivisa con i donatori che l’hanno sostenuto.
Mi congratulo con lei e sono fiducioso nei risultati che potrà ottenere.
Con i miei più cordiali saluti Xxxxxx Xxxxxx
«ISTITUZIONE_GESTIONE_GRANT»
«NOME_DIPARTIMENTO»
c.a. «TITOLO_PI» «NOME_PI» «COGNOME_PI»
p.c. «TITOLO_LR» «NOME_LR» «COGNOME_LR»
«TITOLO_GO» «NOME_GO» «COGNOME_GO»
inviata a: «EMAIL_PI»
«EMAIL_LR»
«EMAIL_GO»
Milano, «INIZIO_USO_FONDI»
Oggetto: Istruzioni per la gestione amministrativa del grant assegnato al progetto: "«TITOLO_PROGETTO»"
«NUMERO_ANNUALITA»° annualità («INIZIO_USO_FONDI» - «FINE_USO_FONDI») deliberata da Fondazione AIRC per la ricerca sul cancro nel «ANNO_DELIBERA».
La preghiamo di inoltrare copia di questo documento all’ufficio amministrativo e a tutte le funzioni della sua Istituzione coinvolte nella gestione del grant (es. grant management office, segreterie,...).
1. Responsabilità della gestione amministrativa del progetto
Sottoscrivendo l’accettazione del grant, l’Istituzione che ospita il progetto di ricerca e il ricercatore che ha ottenuto il finanziamento hanno assunto congiuntamente l’impegno e la responsabilità della gestione amministrativa del progetto secondo le regole amministrative di Fondazione AIRC per la ricerca sul cancro (a seguire AIRC). Con l’accettazione del grant, l’Istituzione si è impegnata a rendere disponibili i fondi al ricercatore entro 30 giorni dalla data erogazione.
L’Istituzione e il ricercatore si sono impegnati a rispettare l’obbligo di rendicontazione delle spese sostenute per lo svolgimento del progetto. Il rendiconto (Administrative Report) deve essere presentato nei modi e
nei tempi indicati nella Lettera di Assegnazione del Grant e/o nel Bando di riferimento. La deadline indicata non tiene conto di eventuali richieste di proroghe (§ capitolo 7). AIRC ha facoltà di richiedere in qualsiasi momento rendiconti intermedi o di pianificare controlli per verificare la corretta gestione amministrativa del progetto.
2. Identificazione del progetto e della provenienza dei fondi da indicare sui giustificativi di spesa
Per ogni annualità AIRC comunica al ricercatore e all’Istituzione la provenienza dei fondi utilizzati per il finanziamento del grant (la lettera è resa disponibile nell’area riservata del ricercatore sul sito AIRC contestualmente all’erogazione dei fondi). È infatti possibile che i fondi assegnati derivino da donazioni o contributi, da parte di Enti pubblici o privati, e che siano soggetti a vincoli rispetto all’uso e alla modalità di rendicontazione. Le donazioni eseguite da privati possono provenire dalla raccolta ordinaria o attraverso la destinazione ad AIRC del 5 x Mille delle imposte. In caso i fondi provengano dal contributo 5 x Mille, i Ministeri competenti hanno facoltà di imporre modalità di gestione dei fondi e di rendicontazione specifiche.
Nella tabella riportata di seguito è indicata la provenienza dei fondi assegnati al progetto per l’annualità in corso («INIZIO_USO_FONDI» - «FINE_USO_FONDI»). Tale tabella deve essere riportata su ogni documento giustificativo delle spese sostenute per il progetto (es. ordini, fatture e quietanze di pagamento...), completandola in ogni sua parte.
Tabella 1: Tabella da riportare sui documenti giustificativi
Codice di riferimento del progetto | «TIPO_BANDO» «CODICE_PROGETTO» |
Provenienza Fondi (Se 5‰ Ministero e anno di dichiarazione dei redditi) | «PROVENIENZA_FONDI» |
Annualità di erogazione | «NUMERO_ANNUALITA»°annualità («INIZIO_USO_FONDI» - «FINE_USO_FONDI») |
Voce di costo (budget category) | |
Quota imputata al progetto | |
Sigla PI per autorizzazione della spesa |
I riferimenti indicati in tabella sono validi solo per l’annualità in corso.
Qualora l’Istituzione disponga di un sistema informatico per la gestione della contabilità analitica, è consentito identificare i giustificativi di spesa utilizzando un’eventuale codifica gestita da tali sistemi informativi purché i costi siano riconducibili inequivocabilmente alla provenienza dei fondi assegnati. L’Istituzione deve inoltre rendere possibile la riconciliazione tra gli importi inseriti nel rendiconto e quanto registrato nei sistemi di contabilità, attraverso un elenco analitico delle spese sostenute. Le fatture elettroniche, di cui non esiste un originale cartaceo, devono riportare nel tracciato (es. nel campo note) le informazioni relative al grant e alla provenienza dei fondi riportate in tabella.
In caso di provenienze multiple (ad esempio, 5 x Mille e AIRC) i fondi con provenienza 5 x Mille dovranno essere utilizzati dall’inizio dell’annualità fino ad esaurimento, quindi dovranno essere utilizzati i fondi con provenienza AIRC.
La provenienza dei fondi utilizzati per finanziare il grant potrebbe essere diversa per ogni annualità del progetto e sarà comunicata ogni anno da AIRC con una lettera, analoga alla presente, contenente le istruzioni valide per quell’annualità, per la gestione amministrativa del grant. La lettera sarà disponibile nell’area personale del ricercatore non appena AIRC erogherà i fondi.
3. Spese ammissibili
Tutte le spese rendicontate sul progetto devono essere sostenute dall’Istituzione in cui si svolge il progetto di ricerca e che ne gestisce il grant.
Sono ammesse le spese inerenti e coerenti con il progetto approvato da Fondazione AIRC, per l’annualità in corso indicata nella tabella al precedente punto 2 (annualità di erogazione). Tutte le spese rendicontate sul progetto devono essere autorizzate dal ricercatore.
Le spese ammissibili sono disciplinate dal Bando nell’ambito del quale il progetto è stato presentato. Le indicazioni sull’ammissibilità dei costi sono dettagliate nelle sezioni: "Funding", "Personnel Involved in the Research" e "Budget Form" del bando di riferimento. Le spese rendicontate devono essere supportate da idonea documentazione giustificativa, valida ai fini fiscali, secondo la normativa vigente. Maggiori dettagli relativi alle spese ammissibili sono disponibili nel documento riassuntivo dei costi ammissibili “Eligible Cost” presente nella sezione “Forms for research organisation” del sito AIRC :
3.1 Variazioni al budget
Le spese consuntivate devono essere in linea con il budget approvato. Non è necessario informare la
Direzione Scientifica di AIRC in caso di piccole variazioni di budget ma il PI dovrà informare AIRC di eventuali scostamenti significativi rispetto al piano progettuale. In entrambi i casi il PI dovrà comunque descrivere e motivare gli scostamenti nel report amministrativo.
3.2 Spese relative all’attività di sperimentazione umana o animale
L’ammissibilità delle spese relative ad attività di sperimentazione umana o animale che devono essere preventivamente autorizzate dalle autorità competenti, possono essere considerate ammissibili solo dopo aver acquisito tali autorizzazioni. AIRC si riserva il diritto di chiedere in qualsiasi momento la documentazione relativa alle suddette autorizzazioni, che dovranno comunque essere allegate al rendiconto relativo alle suddette spese.
4. Periodo di competenza delle spese rendicontabili sul progetto
Le spese sostenute e impegnate sono da attribuire al progetto nel periodo che decorre tra la data di inizio e la data di fine dell’annualità di progetto per cui sono state assegnate («INIZIO_USO_FONDI» -
«FINE_USO_FONDI»).
I fondi assegnati per ciascuna annualità possono avere provenienze diverse, e quindi essere soggetti a differenti modalità di rendicontazione (come indicato al punto 2).
Per questo motivo le spese relative ai fondi assegnati per ciascuna annualità devono essere rendicontate separatamente, annualità per annualità.
Non è consentito utilizzare i fondi assegnati in una determinata annualità per coprire i costi di competenza di annualità precedenti o successive. I fondi assegnati al progetto per l’annualità
«ANNO_DELIBERA» devono essere utilizzati per sostenere costi che abbiano competenza entro il
«FINE_USO_FONDI_AS_STRING». Per essere considerati rendicontabili, i fondi riferibili a tutte le voci di budget devono essere stati effettivamente spesi.
Anche per i costi del personale vige il principio della competenza economica. Occorre documentare che le persone pagate sul progetto finanziato da Fondazione AIRC siano impegnate al 100% sul progetto e siano state reclutate appositamente per il progetto, come previsto dal Bando. I costi rendicontati per il personale non potranno essere riferiti a mensilità successive alla conclusione dell’annualità, incluse eventuali proroghe
5. Schemi di rendicontazione
L’Administrative Report, comprensivo degli eventuali schemi di rendicontazione ministeriale, deve essere compilato nell’area riservata del sito internet AIRC. Per una corretta compilazione del rendiconto l’Istituzione dovrà mettere a disposizione del ricercatore un elenco dettagliato delle spese sostenute per ogni annualità di progetto, con indicazione della competenza di ciascuna spesa.
L’Administrative Report è composto dai seguenti schemi di rendicontazione:
• Lo "Schema di Rendiconto Amministrativo AIRC" (un esempio è riportato in Allegato 1), che sarà disponibile nell’area riservata del PI nel sito internet di AIRC. Per ciascuna voce di spesa dovrà essere riportato il consuntivo dei costi sostenuti relativi all’annualità di riferimento del progetto, evidenziando eventuali residui.
• Per eventuali annualità finanziate con fondi provenienti dal 5 x Mille (vedi punto 2), il ricercatore dovrà compilare anche lo schema di rendicontazione previsto dal Ministero indicato in Tabella 1 (Allegato 2, Allegato 3, Allegato 4 e Allegato 5).
Qualora i fondi assegnati provengano da donazioni o contributi, da parte di altri Enti pubblici o privati, con vincoli rispetto all’uso ed alla modalità di rendicontazione dei fondi stessi, AIRC invierà al ricercatore un’apposita comunicazione. L’eventuale modulistica di rendicontazione sarà messa a disposizione nell’area personale del ricercatore nel sito AIRC, il ricercatore dovrà fornire a AIRC la documentazione amministrativa richiesta
6. Deadline per la rendicontazione
Gli schemi di rendicontazione di AIRC e gli eventuali schemi ministeriali devono essere compilati nell’area riservata del sito internet AIRC nei tempi indicati nella Lettera di Assegnazione del Grant e/o nel Bando di riferimento. Tale data può essere modificata in caso sia richiesta e ottenuta una proroga per l’annualità di riferimento (§ capitolo 7).
I rendiconti dovranno essere firmati digitalmente sia dal PI sia dal Legale Rappresentante. Nella sezione “Forms for research organisation” del sito AIRC sono disponibili le istruzioni per la firma digitale dei report.
Il Report firmato digitalmente sia dal PI sia dal Legale Rappresentante deve essere caricato nell’area riservata del sito internet AIRC entro dieci giorni dalla deadline per la submission online. Non è previsto l’invio del cartaceo.
Qualora il progetto termini in anticipo, per qualsivoglia motivo, o qualora il PI lasci l’Istituzione che gestisce il grant, il PI e l’Istituzione ospitante hanno l’obbligo di avvisare tempestivamente AIRC, e di inviare, entro 30 giorni dalla data di conclusione dell’attività, i rendiconti delle spese sostenute dall’inizio del progetto e non ancora rendicontate alla data di chiusura anticipata dello stesso, secondo le modalità descritte al punto 5. Nei rendiconti dovranno essere evidenziati eventuali residui di fondi non spesi che dovranno poi essere restituiti a AIRC entro 60 giorni dalla data di chiusura del progetto. AIRC invierà le istruzioni per la restituzione dopo la sottomissione del rendiconto firmato digitalmente.
AIRC ha facoltà di richiedere in qualunque momento un rendiconto parziale, per verificare il corretto svolgimento del progetto. Tale rendiconto dovrà essere consegnato entro 30 giorni dalla data della richiesta. Qualora tali rendiconti o successivi controlli evidenziassero una gestione del grant non conforme alle regole per la gestione dei fondi, AIRC potrà richiedere la restituzione dei fondi oggetto della contestazione e dei residui non spesi. L’Istituzione dovrà dare seguito a tale richiesta entro 30 giorni dalla data della richiesta stessa.
7. Proroghe
Qualora, per ragioni di carattere scientifico, il progetto non si svolga secondo i tempi previsti, è possibile richiedere una proroga.
Le proroghe di tre mesi (3) vengono concesse d’ufficio, non è quindi necessario chiedere preventiva autorizzazione a AIRC. La data di fine annualità indicata nell’oggetto e nel paragrafo 2 già comprende tale proroga.
Le richieste di proroga di sei (6) mesi devono essere inviate a AIRC entro la fine dell’annualità in corso che si desidera prorogare. Le suddette richieste devono illustrare la motivazione scientifica che non consente di completare l’attività di progetto nei tempi previsti e gli importi che non sono ancora stati impegnati, per cui si richiede un’estensione.
Le richieste di proroga di dodici (12) mesi devono essere inviate a AIRC entro il primo semestre dell’annualità di progetto per cui si richiede la proroga e comunque prima di presentare la richiesta di rinnovo per l’annualità successiva. Le suddette richieste devono illustrare la motivazione scientifica che non consente di completare l’attività di progetto nei tempi previsti e gli importi che non saranno spesi, per cui si richiede un’estensione.
Poiché non è possibile avere più grant attivi dello stesso tipo sono ammesse sovrapposizioni fino a un massimo di sei (6) mesi. Qualora si richieda una proroga di dodici (12) mesi per l’ultima annualità di progetto
eventuali nuove application presentate dal PI non potranno essere accettate e non saranno sottoposte a peer review.
8. Gestione fondi non utilizzati
Eventuali fondi non utilizzati entro la scadenza dell’annualità di progetto per cui non sia stata chiesta e ottenuta una proroga, non sono rendicontabili e quindi devono essere restituiti a AIRC entro 30 giorni dalla data del rendiconto.
9. Conservazione dei documenti giustificativi
Copia dell’"Administrative Report" e i relativi giustificativi di spesa devono essere conservati presso la sede dell’Istituzione che ha gestito il grant, o presso altra sede precedentemente notificata, e conservati per un periodo di dieci anni dalla data di fine progetto. L’elenco dei documenti da conservare è disponibile nel documento “Administrative reporting control procedure for research projects and programs”presente nella sezione “Forms for research organisation”. La documentazione deve essere prontamente esibita su eventuale richiesta di AIRC o degli Enti di provenienza dei Fondi.
Si ricorda che copia delle autorizzazioni per la sperimentazione animale o umana va conservata per almeno 10 anni dalla conclusione del progetto. AIRC si riserva il diritto di richiedere tale documentazione in qualsiasi momento.
10. Controllo dei rendiconti
AIRC si riserva la facoltà di eseguire, direttamente o attraverso professionisti abilitati, controlli sulla rendicontazione, secondo le modalità indicate nella “Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa” disponibile nel documento “Administrative reporting control procedure for research projects and programs” presente nella sezione “Forms for research organisation”
Nel caso in cui dovessero essere riscontrate anomalie riguardanti spese rendicontate non ammissibili, il relativo importo potrà essere chiesto in restituzione da AIRC. L’Istituzione dovrà dare seguito alla richiesta entro 60 giorni dalla data della stessa.
11. Variazioni delle modalità di rendicontazione
AIRC si riserva la possibilità di modificare le regole di presentazione del rendiconto dandone comunicazione per iscritto in tempi utili ai fini della rendicontazione.
Help Desk
Per eventuali domande relative alla rendicontazione si prega di scrivere a xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xx indicando nell’oggetto della richiesta i riferimenti del progetto e il cognome del PI.
Documenti da consultare
• Bando di riferimento del progetto;
• Lettera di Assegnazione del Grant “Notification Letter” (disponibile nella pagina personale del ricercatore);
• Lettera di Accettazione del Grant “Acceptance Letter” (disponibile nella pagina personale del ricercatore);
• AIRC Grant Management Guidelines - Eligible Costs
• AIRC Grant Management Guidelines - Administrative reporting control procedure for research projects and programs
• Modello di Rendiconto analitico
Allegati
• Allegato 1 - Schema di rendiconto amministrativo AIRC.
• Allegato 2 – Rendiconto di spesa Ministero della Salute - Direzione Generale della Ricerca Scientifica e Tecnologica.
• Allegato 3 - Abstract ed elenco pubblicazioni scientifiche Ministero della Salute - Direzione Generale della Ricerca Scientifica e Tecnologica.
• Allegato 4 - Rendiconto di spesa Ministero dell’Università e della Ricerca - Direzione Generale per il coordinamento e lo sviluppo e della ricerca.
• Allegato 5 - Abstract ed elenco pubblicazioni scientifiche Ministero dell’Università e della Ricerca - Direzione Generale per il coordinamento e lo sviluppo e della ricerca
Fondazione AIRC per la ricerca sul cancro
Direzione Scientifica
Head of Post Award Grant Management Office
Xxxxx Xxxxxxxxxx
Allegato 1 - Schema di Rendiconto Amministrativo AIRC
SCHEMA DI RENDICONTO AMMINISTRATIVO AIRC | |
BUDGET CATEGORY | YEAR |
Direct Research Cost | |
• Consumable and supplies | |
• Instrumentation and Equipment | |
• Services | |
• Maintenance Contracts | |
• Publication costs | |
• Meetings and travels costs | |
Indirect costs | |
SUBTOTAL | |
Overheads | |
AMOUNT SPENT | |
Amount Granted | |
Amount NOT SPENT | |
Allegato 2 – Rendiconto di spesa Ministero della Salute - Direzione Generale della Ricerca Scientifica e Tecnologica.
<.. image(Immagine che contiene testo, clipart Descrizione generata automaticamente) removed ..>
Ministero della Salute – Direzione Generale della Ricerca Scientifica e Tecnologica
Rendiconto di spesa Fondi 5 per mille ANNO ……..
Enti della Ricerca Sanitaria
ENTE1:
[Ente]
assegnatario
finale
del
contributo
del
5
per
mille
AIRC……………………………………………....……………………………….
Titolo del progetto:
Data di inizio progetto: | Data di fine progetto: |
Fondi 5 per mille assegnati al progetto: € | Xxxxx complessivo del progetto (se co- finanziato): € |
VOCI DI SPESA | COSTO COMPLESSIVO | QUOTA FINANZIATA CON FONDI 5 PER MILLE |
Personale di ricerca (borsista, a contratto e di ruolo in quota parte) | ||
Apparecchiature (ammortamento, canone di locazione/leasing) |
1 Istituzione beneficiaria del contributo del 5 per mille.
Materiale d’uso destinato alla ricerca (per laboratori di ricerca, acquisto farmaci ecc.) | ||
Spese di organizzazione (manifestazioni e convegni, viaggi e missioni ecc.) | ||
Elaborazione dati | ||
Spese amministrative | ||
Altro (indicare quali) | ||
TOTALE |
Data
[ENTE]
Il Responsabile del Progetto Il Legale Rappresentante [NOME COGNOME]
Si autorizza al trattamento dei dati ai sensi del d.lgs. 196/2003
[ENTE]
Il Legale Rappresentante [NOME COGNOME]
<.. image(Immagine che contiene testo, clipart Descrizione generata automaticamente) removed ..>
Allegato 3 - Abstract ed elenco pubblicazioni scientifiche Ministero della Salute - Direzione Generale della Ricerca Scientifica e Tecnologica.
.
Ministero della Salute – Direzione Generale della Ricerca scientifica e Tecnologica
Fondi 5 per mille ANNO …….... - Enti della Ricerca Sanitaria Abstract ed elenco pubblicazioni scientifiche
ENTE2:
[Ente]
assegnatario
finale
del
contributo
del
5
per
mille
AIRC……………………………………………....……………………………….
Titolo del progetto:
Abstract dei risultati ottenuti: |
Prodotti della Ricerca (correlati al progetto): Elenco pubblicazioni su riviste indicizzate - |
Data [ENTE]
Il Responsabile del Progetto Il Legale Rappresentante [NOME COGNOME]
Si autorizza al trattamento dei dati ai sensi del d.lgs. 196/2003
[ENTE]
Il Legale Rappresentante [NOME COGNOME]
2 Istituzione beneficiaria del contributo del 5 per mille.
Allegato 4 - Rendiconto di spesa Ministero dell’Università e della Ricerca - Direzione Generale per il coordinamento e lo sviluppo e della ricerca
<.. image(Immagine che contiene catena, porcellana Descrizione generata automaticamente) removed ..>
Ministero dell’Università e della Ricerca Direzione Generale della Ricerca
Rendiconto di spesa fondi 5 per mille Enti della Ricerca Scientifica
ANNO FINANZIARIO …….
Ente beneficiario
Denominazione sociale | |
Codice fiscale | |
Sede legale | |
Indirizzo posta elettronica (NO PEC) | |
Scopo dell’attività sociale | |
Nominativo legale rappresentante |
Ente destinatario dell’erogazione (ente terzo utilizzatore finale del contributo “5 per mille” di cui AIRC è beneficiario)
Denominazione sociale dell’ente destinatario dell’erogazione | |
Codice fiscale | |
Indirizzo sede legale | |
Referenti (nominativo, telefono, e-mail) |
Contributo percepito
Data percezione | |
Importo |
Spese sostenute
VOCI DI SPESA | COSTO COMPLESSIVO | QUOTA FINANZIATA CON FONDI 5 PER MILLE |
DI FUNZIONAMENTO | ||
Risorse umane - Personnel costs | ||
Acquisto beni e servizi - Consumables and supplies - Instrumentation and equipment - Services - Maintenance contracts - Publication costs | ||
- Meetings and travel costs - Indirect costs - Overheads | ||
ACCANTONAMENTI PROGETTI PLURIENNALI | ||
Non applicabile | ||
TOTALE | ||
Il seguente rendiconto è pubblicato al seguente indirizzo web
Città, Data
Il Responsabile del Progetto Il Legale Rappresentante Si autorizza al trattamento dei dati ai sensi del d.lgs. 196/2003 e al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Il Legale Rappresentante
Allegato 5 - Abstract ed elenco pubblicazioni scientifiche Ministero dell’Università e della Ricerca - Direzione Generale per il coordinamento e lo sviluppo e della ricerca.
<.. image(Immagine che contiene catena, porcellana Descrizione generata automaticamente) removed ..>
Ministero dell’Università e della Ricerca Direzione Generale della Ricerca
Rendiconto di spesa fondi 5 per mille Enti della Ricerca Scientifica
ANNO FINANZIARIO ….
Ente destinatario dell’erogazione (ente terzo utilizzatore finale del contributo “5 per mille” di cui AIRC è beneficiario)
Denominazione sociale dell’ente destinatario dell’erogazione | |
Codice fiscale | |
Indirizzo sede legale | |
Referenti (nominativo, telefono, e-mail) | |
Attività di progetto |
Città, Data
Il Responsabile del Progetto Il Legale Rappresentante
Si autorizza al trattamento dei dati ai sensi del d.lgs. 196/2003 e al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Il Legale Rappresentante
Guidelines for the preparation and submission of the Administrative Report |
Individual Grants Multi-unit Programs Last update February 2022 |
FONDAZIONE AIRC
PER LA RICERCA SUL CANCRO
Xxxxx Xxxxxx 00, 00000 Xxxxxx
Tel. x00 00 0000000 – pec: xxxx@xxx.xx
x/x Xxxxxxx 000000
C.F. 80051890152
The Administrative Report forms 5
2. Personnel Involved in the Research 6
4. Bio-ethical Requirements 12
5.1 Modulo Ministeriale MUR 14
5.2 Modulo Ministeriale Ministero della Salute 14
Istruzioni per la compilazione dei moduli ministeriali relativi all’utilizzo di fondi “5 per mille” con provenienza MIUR antecedente al 2018 16
Istruzioni per la compilazione dei moduli ministeriali relativi all’utilizzo di fondi “5 per mille” con provenienza MUR dal 2018 in avanti. 19
Istruzioni per la compilazione dei Moduli Ministeriali relativi all’utilizzo di fondi “5 per mille” con provenienza Ministero della Salute 21
Modulo Ministeriale Ministero della Salute 21
The purpose of the Administrative Report is to provide a detailed financial statement of how the granted funds have been spent to carry out theproject.
For grants funded (partially or entirely) with “5 per mille” funds, Principal Investigators (PI)/Group Leaders (GL) must fill out both the AIRC form and the relevant Ministry’s forms (“Moduli Ministeriali”) to report expenses covered with “5 per mille” funds. Once completed, these forms must be submitted to AIRC. AIRC will then forward the forms to the competentMinistries.
The information about the origin of the funds is provided in the “Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant”. This document is made available to the PI/GL for each funding year of the project.
Deadlines
Online submission
In general, the deadline to submit the Administrative Report online is 15 calendar days after the end of the last funding period. The deadline can be found in the Notification Letter the PI/GL receives each year of the grant. The PI/GL has to make sure to respect the deadline.
In case the PI/GL has obtained an extension in the funding year, the submission deadline will be postponed accordingly, and the Administrative Report will be due 15 days after the end of the extension period.
Important Note: Please note that the Administrative Report must be signed digitally. Therefore, no paper copies have to be sent to AIRC.
The following table reports the deadlines for the submission of the report:
Administrative Reports | Electronic submission of the report by the PI/GL (with digital signature of the PI/GL) | By 15 days after the end of the funding period |
Deadline for uploading the report digitally signed from both the PI/GL and the Legal Representative | By 10 days after the online submission |
Instructions
To access the Administrative Report form online, first login on your AIRC account: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxx.xxxx.
After login please check the data in “My Profile” section and update them (Figure 1).
Figure 1
To launch the administrative form for the first time: click on “Submissions” and then click on “Access the form” (Figure 2).
Figure 2
The Administrative Report forms
1. Legal Representative
This form provides the information about the Legal Representative (Figure 3).
Figure 3
Please select the Department (if any) and make sure that all data are correct and up-to-date.
If the data of the Legal Representative of the Hosting Institution are not up to date please promptly notify AIRC (xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xx) and follow the instructions provided here: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxx.xxx.
In case the Director of the Department is duly authorized to sign as Legal Representative, check the box “By flagging this check box you are declaring that the Director of the Department is duly authorized to sign on behalf of the Legal Representative of the Institution”. Please note that by flagging this box the PI or the GL certifies that the Director of the Department has power of attorney.
2. Personnel Involved in the Research
This form provides the list of core team members included in the application and/or renewals. Click on each unit of personnel name to provide all personal data requested by the form (Figure 4).
<.. image(Immagine che contiene testo Descrizione generata automaticamente) removed ..>
Figure 4
Please provide detailed information about the contract type (Figure 5).
Figure 5
For all the units of personnel please describe the activity carried out within the project and justify why the expertise of the person involved was necessary in order to conduct the project activity (Figure 6).
Figure 6
For personnel no longer part of the research unit, two options are available, depending on whether they were involved in the project or not:
• in case a unit of personnel listed has never been involved in the project, remove him/her through the button “Remove this Unit of Personnel” at the bottom of the pop-up window. You have to provide a justification before removing it (Figure 7).
• If a unit of personnel has been involved in the project to some extent (e.g. only for the first year of the project, but not the second and third year), do not remove him/her from the list of personnel form. Update his/her effort on the project through the “Personnel efforts/costs” section of the budget form: enter “0” in the corresponding Man/Year Effort of the years during which they will not be involved in the project (Figure 13). An explanation must be provided in the “Justifications notes” field.
Figure 7
If a member of the research team is not listed include him/her through the button “Add new Team Member” and provide all the requiredinformation (Figure 8).
<.. image(Immagine che contiene testo Descrizione generata automaticamente) removed ..>
Figure 8
To add a new Collaborator include him/her trough the button “Add new Collaborator” and provide all the required information and the formal letter of collaboration (Figure 9). Letters of collaboration provided by collaborators must describe in detail the terms and conditions of the collaboration and indicate the specific agreements made between the PI and collaborator or company in terms of:
a) activities carried out by the collaborator on behalf of the project;
b) management of the resources;
c) intellectual property rights;
d) authorship in publications resulting from the collaborative effort;
e) under what provision (free or not) the collaborator provides its expertise, reagents to the PI.
For a Collaborator that is no longer part of the project please remove this item through the button “Remove this Unit of Personnel” at the bottom of the pop-up window. You have to provide a justification before removing it.
<.. image(Immagine che contiene testo Descrizione generata automaticamente) removed ..>
Figure 9
TBD listed in the original application or in previous renewal requests should now be identified: click on each of them, uncheck the box “TBD” and fill out the form indicating name, surname, tax code, etc. Complete the information (man/year effort and financial support, if requested) through the “Personnel efforts/costs” section of the budget form.
In case a TBD listed has not yet identified, remove this item through the button “Remove this Unit of Personnel” at the bottom of the pop-up window. You have to provide a justification before removing it.
3. Administrative report
Budget categories allowed are described in each Call for Proposal, therefore the form will show the categories allowed for the specific Call.
Please enter the expenditures covered with the grant and use the mandatory “Edit notes” field (Figure 10) to provide appropriate description of the expenditures for each budget category (Figure 11).
For example:
• Consumables: provide a short list of thepurchased items;
• Services and Maintenance: describe the services and the maintenance activities you paid for;
• Publications: list the publications paid with the grant;
• Meeting and Travels: provide a list of the meetings, conferences, and the list of the people who attended them.
In addition, in case there has been significant differences with respect to the budget submitted (more than 20%), please provide thorough justifications for each variation.
Figure 10
Figure 11
Personnel costs (and PI salary where applicable) can be filled out by clicking the “Edit cost” link on the right of the relevant row of the “Administrative report” form (Figure 12) in compliance with the eligibility rules described in each Call For Proposal.
Figure 12
For each unit of personnel, the effort devoted to the project must be indicated. Financial support, start date and expiry date of the contract have to be filled in for personnel units involved in the project at 100% of their time who have been paid through the grant (mandatory only if the personnel unit has been paid with the grant) (Figure 13).
In case for the same person more than one contract has been activated for each year, please contact AIRC for further instruction xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xx .
Figure 13
The list of expenses reported in this form must be supported by appropriate documentation (e.g. receipts, payslips etc.).
The overall amounts of each budget category in this Administrative Report must correspond to the sum of the single expenses paid with the grant. These expenses must be reported in the detailed financial reconciliation statement listing the supporting financial documentation (a template is available here: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/XXXXXXXX-X.0_Xxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxx-Xxxxxxxxx.xxxx).
Please do not send such documentation to AIRC, but make sure that it is properly archived by your Institution, as it must be made available to AIRC upon request, in case of audits, up to ten years after the end of the project.
For further information about the needed documents, please read the document “Administrative reporting control procedure for research projects and programs” available here: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxx-xxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx.
If the sum of all entries is lower than the "Amount granted" (Figure 14) the informatic system will not give the form the green flag and you cannot submit the report. In this case please contact AIRC by sending an e-mail to: xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xx .
The unspent funds must be refunded to AIRC.
Figure 14
4. Bio-ethical Requirements
Bysigning the letter of acceptance of the grant, the PI/GL and the Legal Representative of the Hosting Institution have certified that they have fulfilled AIRC terms and conditions regarding research on humans and research with animals.
In this section, the PI/GL has to upload the authorizations he/she received for conducting research activities on humans and/or animals.
Research on humans
Check “YES” if your research project activities involved any of the following (Figure 15):
• human biological samples (with the exclusion of commercially available human cell lines);
• human genetic material and/or human data collection (e.g. genetic information, health etc.);
• clinical studies with healthy volunteers and/orpatients.
If you check “YES”, please upload the authorization of the local Ethics Committee or Institutional Review Board (IRB) (Figure 16).
Research on animals
Check “YES” if your project activities involved studies with vertebrates, cephalopods and foetal forms of mammals (Figure 15). If you check “YES”, please upload the authorization from the Italian Ministry of Health (Figure 16).
Figure 9
Figure 10
5.1 Modulo Ministeriale MUR
You will find this form if the grant has been paid (partially or in full) with “5 per mille” funds provided to AIRC by the Ministero dell’Università e della Ricerca (MUR). The form is structured on the basis of the MUR instructions and is entirely in Italian.
If the grant has been paid with “5 per mille” MUR funds previous than 2018 please refer to Xxxxx X for further details on how to fill out this section.
If the grant has been paid with “5 per mille” MUR funds from 2018 and on please refer to Xxxxx XX for further details on how to fill out this section.
5.2 Modulo Ministeriale Ministero della Salute
You will find this form if the grant has been paid partially or in full with “5 per mille” funds provided to AIRC by the Ministero della Salute. The form is structured on the basis of the instructions provided by the Ministero della Salute and is entirely in Italian. Please refer to Xxxxx XXX of these Instructions for further details on how to complete this section.
6. Check and Submit
Before submitting the report, please go through the “Check and Submit” section and check whether each form has been correctly filled out (Figure 17).
For each form, the system shows if it is complete or incomplete and, in the latter case, which information must be provided in order to submit the report.
The yellow warning sign means there are missing data or minor inconsistencies that will not prevent the report from being submitted.
Please create a Draft of the report before finalizing the submission, in order to check that all the information indicated are correct.
Both the PI/GL and the Legal Representative must digitally sign the Administrative Report. For further details refer to the FEA instructions (“Firma Elettronica Avanzata”) provided here: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/XXXXxxxxxxxxxxx.xxx. The signed report must be uploaded through the dedicated link “Upload signed report”
Only for Multi-unit Programs: before the GL can sign and upload the document, the Administrative Report must be approved by the Principal Investigator. After the GL submits, the report goes into a “Waiting for PI Approval” state. The PI can approve the GL Administrative Report in “Your Open Activities” section, among the information on the project using the link “Open units report list”. After the PI approval, the GL can complete the signature procedure and upload the Administrative Report through the dedicated link.
Figure 1711
For questions concerning administrative issues, please send an e-mail to: xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xx
For questions concerning technical issues, please send an e-mail to: xxxx.xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx@xxxx.xx
Istruzioni per la compilazione dei moduli ministeriali relativi all’utilizzo di fondi “5 per mille” con provenienza MIUR antecedente al 2018
• Codice fiscale, indirizzo sede legale, legale rappresentante: i dati relativi all’ente presso cui è stata svolta la ricerca sostenuta con il grant sono automaticamente mutuati dal form “Legal Representative”. Qualora i dati indicati non siano aggiornati per favore contattare l“Help Desk” di AIRC (xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xx) o seguire le istruzioni disponibili al seguente link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxx.xxx.
• Attività: inserire un breve riassunto in italiano dei risultati ottenuti e dell’attività svolta nell’annualità a cui si riferisce il Modulo Ministeriale (max 500 parole).
• Data di inizio e data di fine progetto: verificare che le date riportate siano coerenti con le date di inizio e fine progetto.
• Tabella di rendicontazione amministrativa: La tabella di rendicontazione amministrativa si compone di due colonne: “Costo complessivo” a sinistra e “Quota finanziata con fondi 5 per mille” a destra (Figure 18).
Nella colonna di sinistra “Costo complessivo” devono essere inserite per ogni voce di costo le cifre riportate nell’Administrative Report di AIRC. Il “TOTALE” della colonna “Costo Complessivo” deve corrispondere all’ “Importo da rendiconto AIRC”.
Nella colonna di destra “Quota finanziata con fondi 5 permille” devono essere inserite le cifre imputate alla quota erogata con i fondi “5 per mille” che possono essere uguali o inferiori a quelle inserite nelle corrispondente colonna “Costo complessivo”. Il “TOTALE” della colonna “Quota finanziata con fondi 5 per mille” deve corrispondere esattamente alla quota erogata con i fondi “5 per mille”, il cui importo è già indicato nel form (“Importo provenienza MIUR) e nella “Lettera di istruzioni per la gestione del grant” e non può essere superiore alla quota “Amount granted” riportata nel rendiconto AIRC.
Di seguito un esempio di schema diraccordo tra le categorie dicosto utilizzate nell’ “Administrative Report” AIRC e quelle richieste nel modulo ministeriale proposto da AIRC:
SCHEMA AIRC | SCHEMA MINISTERIALE | ||
Costi Diretti | A. Personale di ricerca (incluso Borse di studio) B. Apparecchiature C. Materiale d’uso destinato alla ricerca D. Spese di organizzazione (manifestazioni e convegni, viaggi e missioni ecc.) E. Elaborazione dati F. Spese amministrative G. Altro | ||
Materiale di consumo | C | ||
Piccole apparecchiature e strumenti | B | ||
Servizi | G | ||
Manutenzioni | G | ||
Costi di pubblicazione | G | ||
Convegni e manifestazioni, viaggi e missioni | D | ||
Borse di studio | A | ||
Costi indiretti | G, E | ||
Spese Generali | F |
Figure 18
Istruzioni per la compilazione dei moduli ministeriali relativi all’utilizzo di fondi “5 per mille” con provenienza MUR dal 2018 in avanti.
• I dati relativi all’ente presso cui è stata svolta la ricerca sostenutacon il grant sono automaticamente mutuati dal form “Legal Representative”. Qualora i dati indicati non siano aggiornati per favore contattare l“Help Desk” di AIRC (xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xx) o seguire le istruzioni disponibili al seguente link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxx.xxx.
• Attività: Inserire un breve riassunto in italiano dei risultati ottenuti e dell’attività svolte nell’annulità a cui si riferisce il Modulo Ministeriale (max. 550) parole.
• Tabella di rendicontazione amministrativa: La tabella di rendicontazione amministrativa si compone di due colonne: “Costo complessivo” a sinistra e “Quota finanziata con fondi 5 per mille” a destra (Figure 19).
Nella colonna di sinistra “Costo complessivo” vengono riportate in automatico le voci inserite nell’Administrative Report di AIRC. Il “TOTALE” della colonna “Costo Complessivo” deve corrispondere all’ “Importo da rendiconto AIRC”.
Nella colonna di destra “Quota finanziata con fondi 5 permille” devono essere inserite le cifre imputate alla quota erogata con i fondi “5 per mille” che possono essere uguali o inferiori a quelle inserite nelle corrispondente colonna “Costo complessivo”. Il “TOTALE” della colonna “Quota finanziata con fondi 5 per mille” deve corrispondere esattamente alla quota erogata con i fondi “5 per mille”, il cui importo è già indicato nel form (“Importo provenienza MUR) e nella “Lettera di istruzioni per la gestione del grant” e non può essere superiore alla quota “Amount granted” riportata nel rendiconto AIRC.
NB: Il file .pdf che si genererà una volta completata la compilazione del rendiconto on line sarà utilizzato da AIRC per rendicontare l’intera somma percepita e avrà un aspetto differente dal form compilato on line.
Figure 19
Istruzioni per la compilazione dei Moduli Ministeriali relativi all’utilizzo di fondi “5 per mille” con provenienza Ministero della Salute
Modulo Ministeriale Ministero della Salute
• Data di inizio e data di fine progetto: verificare che le date riportate siano coerenti con le date di inizio e fine progetto.
• Legale rappresentante: i dati relativi al Legale Rappresentante sono automaticamente mutuati dal form “Legal Representative”. Qualora i dati indicati non siano aggiornati per favore contattare l“Help Desk” di AIRC (xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xx) o seguire le istruzioni disponibili al seguente link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxx.xxx.
• Abstract dei risultati ottenuti: inserire un breve riassunto in italiano dei risultati ottenuti e dell’attività svolta nell’annualità a cui si riferisce il Modulo Ministeriale (max 500 parole).
• Prodotti della Ricerca (correlati al progetto): in questa sezione deve essere inserito l’elenco delle eventuali pubblicazioni, su riviste indicizzate, risultanti dall’attività di ricerca svolta con il grant.
• Tabella di rendicontazione amministrativa: La tabella di rendicontazione amministrativa si compone di due colonne: “Costo complessivo” a sinistra e “Quota finanziata con fondi 5 per mille” a destra (Figure 20).
Nella colonna di sinistra “Costo complessivo” devono essere inserite per ogni voce di costo le cifre riportate nell’Administrative Report di AIRC. Il “TOTALE” della colonna “Costo Complessivo” deve corrispondere all’ “Importo da rendiconto AIRC”.
Nella colonna di destra “Quota finanziata con fondi 5 permille” devono essere inserite le cifre imputate alla quota erogata con i fondi “5 per mille” che possono essere uguali o inferiori a quelle inserite nelle corrispondente colonna “Costo complessivo”. Il “TOTALE” della colonna “Quota finanziata con fondi 5 per mille” deve corrispondere esattamente alla quota erogata con i fondi “5 per mille”, il cui importo è già indicato nel form (“Importo provenienza Ministero Salute) e nella “Lettera di istruzioni per la gestione del grant” e non può essere superiore alla quota “Amount granted” riportata nel rendiconto AIRC.
Schema di riclassificazione proposta da AIRC:
SCHEMA AIRC | SCHEMA MINISTERIALE | ||
Costi Diretti | A. Personale di ricerca (incluso Borse di studio) B. Apparecchiature C. Materiale d’uso destinato alla ricerca D. Spese di organizzazione (manifestazioni e convegni, viaggi e missioni ecc.) E. Elaborazione dati F. Spese amministrative G. Altro | ||
Materiale di consumo | C | ||
Piccole apparecchiature e strumenti | B | ||
Servizi | G | ||
Manutenzioni | G | ||
Costi di pubblicazione | G | ||
Convegni e manifestazioni, viaggi e missioni | D | ||
Borse di studio | A | ||
Costi indiretti | G, E | ||
Spese Generali | F |
Figure 2012
Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa dei progetti e programmi di ricerca
Investigator Grant (IG)
My First AIRC Grant (MFAG) Start-Up
Programmi speciali
Ultimo aggiornamento: Maggio 2020
FONDAZIONE AIRC
PER LA RICERCA SUL CANCRO
Xxxxx Xxxxxx 00, 00000 Xxxxxx
Tel. x00 00 0000000
Sommario
PREMESSA 2
OBIETTIVO 2
METODOLOGIA DEL SISTEMA DI CONTROLLO 3
CRITERI PER LA DETERMINAZIONE DELLA VALIDITÀ DEL CONTROLLO 3
DOCUMENTI DA ESIBIRE DURANTE I CONTROLLI 3
VERIFICHE ESEGUITE NEL CORSO DEL CONTROLLO 4
GIUSTIFICATIVI DELLE SPESE DA VERIFICARE PER CIASCUNA VOCE DI COSTO 5
DIRECT COSTS (Costi diretti) 5
INDIRECT COSTS (Costi indiretti) 11
OVERHEADS (Spese generali) 12
GESTIONE DELLE VERIFICHE 14
GESTIONE DEGLI ESITI DEI CONTROLLI 14
Allegati 15
PREMESSA
Fondazione AIRC è un Ente senza scopo di lucro i cui scopi statutari includono il sostegno finanziario della ricerca scientifica italiana sul cancro nei suoi aspetti di laboratorio e clinici, ed in particolare il finanziamento, tramite l’erogazione di contributi liberali, di progetti di ricerca sul cancro e di borse di studio destinate al perfezionamento professionale dei ricercatori e dei medici oncologi inclusa la formazione universitaria e post-universitaria; la diffusione della conoscenza delle attività di studio e dei risultati della ricerca oncologica nazionale ed internazionale; la sensibilizzazione della popolazione sull’importanza della prevenzione.
I ricercatori titolari di un grant (Principal Investigator _ PI), al termine del progetto, devono predisporre un Final Report Scientifico nel quale devono descrivere i risultati scientifici del progetto. Il Final Report Scientifico viene valutato e se il Principal Investigator presenta una richiesta di contributo per un nuovo progetto o programma, tale valutazione influisce sulla finanziabilità del nuovo progetto o programma di ricerca.
I PI e i ricercatori a capo di unità operative coinvolte in programmi collaborativi (Group Leader _ GL) sono tenuti, inoltre, a compilare un report amministrativo in cui le spese sostenute per lo svolgimento del progetto o programma sono rendicontate e illustrate da una relazione in cui sono anche descritte eventuali variazioni del piano di spesa. Il rendiconto può essere accompagnato da allegati, per esempio moduli aggiuntivi richiesti in caso il grant abbia ricevuto il contributo di altri enti co-finanziatori o del 5 per mille. Ciascun bando definisce la cadenza con cui i PI e i GL sono tenuti a consegnare il rendiconto amministrativo, che deve essere compilato e consegnato dopo la conclusione del periodo oggetto di rendicontazione. Tale documento è sottoposto a controlli sia di carattere formale, che di carattere sostanziale. È possibile che nell’ambito dei suddetti controlli sia prevista una verifica amministrativa che, a discrezione di AIRC, potrà svolgersi sia in remoto, sia presso l’Istituzione che gestisce il grant.
OBIETTIVO
AIRC incaricherà una società di revisione iscritta all’albo dei revisori legali istituito ai sensi dell’art. 2 del D. Lgs. n. 39/2010. I revisori verificheranno che i rendiconti siano stati compilati in ottemperanza a quanto indicato nelle “Istruzioni per la gestione amministrativa dei Grant AIRC” e che i costi rendicontati rispettino le linee guida del bando di riferimento e del documento “Eligible Costs”. Tali documenti sono pubblicati sul sito AIRC e disponibili ai ricercatori. Saranno inoltre oggetto di verifica la disponibilità della documentazione giustificativa delle spese sostenute e la coerenza tra i giustificativi e i rendiconti.
Gli obiettivi sono:
a) Verificare che le procedure amministrative impartite da AIRC siano applicate dal PI e dall’Istituzione ospitante il progetto.
b) Verificare che i rendiconti amministrativi inviati ad AIRC corrispondano alle scritture contabili e che queste ultime, a loro volta, corrispondano alla documentazione amministrativa inerente al progetto o programma.
c) Accertarsi, attraverso il raggiungimento degli obiettivi di cui sopra, che le istituzioni ospitanti i progetti di ricerca rendano disponibili al PI i fondi assegnati da AIRC nei tempi e modi previsti dalle istruzioni impartite.
METODOLOGIA DEL SISTEMA DI CONTROLLO
CRITERI DI SELEZIONE DEI PROGETTI DA SOTTOPORRE A CONTROLLO
Tutti i progetti potranno essere sottoposti a controllo. AIRC si riserva di eseguire i controlli entro dieci anni dalla conclusione del progetto o programma, su tutte le spese rendicontate nel corso dello stesso.
CRITERI PER LA DETERMINAZIONE DELLA VALIDITÀ DEL CONTROLLO
AIRC si riserva di richiedere una verifica di tutti i costi rendicontati per l’intero progetto o programma, o solo di una parte.
La Società di revisione incaricata potrà verificare fino al 100% dei costi rendicontati per ciascuna voce di spesa inclusa nel rendiconto amministrativo oggetto del controllo. Ove ritenuto applicabile, la Società di revisione effettuerà un campionamento, attenendosi alle procedure concordate in sede di assegnazione dell’incarico. Anche qualora sia previsto un campionamento, la verifica potrà essere estesa fino al 100% dei costi rendicontati, a discrezione della Società di Revisione.
DOCUMENTI DA ESIBIRE DURANTE I CONTROLLI
Bando di riferimento;
Application;
Lettera di assegnazione del grant;
Documento di accettazione del Grant;
Documento contabile che attesti l’accredito dell’importo del contributo ricevuto;
Istruzioni per la gestione amministrativa del grant;
Richieste di rinnovo;
Lettere di assegnazione del rinnovo;
Documenti di accettazione del grant dei rinnovi;
Istruzioni per la gestione amministrativa del grant per i rinnovi;
Convenzione (se sottoscritta)
Progress report (se previsto dal grant);
Site Visit Report (se prevista);
Partial report (se previsto);
Scientific Final Report;
Rendiconto amministrativo AIRC (comprensivo dei moduli ministeriali per la rendicontazione dei fondi del 5 x mille, se previsti);
Descrizione dei principi contabili applicati nella redazione del bilancio, in relazione all’assegnazione del grant, agli incassi dei contributi e alla rilevazione dei costi;
Descrizione del sistema contabile e dei criteri di imputazione dei costi al progetto;
Descrizione delle modalità di selezione dei fornitori e ogni altro documento o procedura che contribuisca a dimostrare l’adeguatezza del prodotto o servizio acquistato, rispetto agli obiettivi della ricerca, e che gli acquisti siano avvenuti con riferimento ai prezzi di mercato;
Rendiconto analitico, costituito dall’elenco dei giustificativi e dei relativi importi attribuiti a ciascuna voce di costo (modello in Allegato A.2);
Documentazione giustificativa delle spese rendicontate e dei pagamenti, come descritto di seguito (Tabella 1). I documenti giustificativi devono essere contrassegnati come indicato nelle Istruzioni per la gestione Amministrativa del Grant;
Autorizzazioni del Ministero della Salute ovvero dei Comitati Etici competenti (se sono state svolte attività di sperimentazione animale o umana).
VERIFICHE ESEGUITE NEL CORSO DEL CONTROLLO
Durante l’audit saranno eseguite le seguenti verifiche:
1. Comprensione del criterio contabile adottato dall’Ente per la redazione del bilancio di esercizio e del sistema di contabilità utilizzato (esistenza di un sistema di contabilità analitica di progetto o rendicontazione extracontabile).
2. Verifica della disponibilità, della corretta identificazione e della attribuzione dei giustificativi di spesa al progetto AIRC come indicati in Tabella 1 - Quadro sintetico dei documenti da verificare per ciascuna voce di costo e pagine successive (es. verifica dell’apposizione del timbro di annullamento riportante i riferimenti al progetto AIRC oggetto di verifica, che attesti la provenienza dei fondi, la quota di imputazione al progetto e l’autorizzazione alla spesa da parte del PI/GL).
3. Verifica della corretta rendicontazione secondo la competenza economica.
4. Verifica che gli importi riportati sul rendiconto e sui giustificativi siano correttamente registrati nei sistemi di contabilità (mastrini o sistemi informatici).
5. Verifica della congruenza tra gli importi riportati sul rendiconto AIRC e quelli riportati sui “Moduli Ministeriali” per la rendicontazione dei fondi del 5 x mille.
6. Verifica che i costi siano riferibili temporalmente al periodo di vigenza del progetto o programma e che gli stessi costi siano stati pagati alla data della verifica. Qualora siano stati rendicontati costi non pagati alla data della verifica, se ne dovranno raccogliere le motivazioni.
7. Verifica del corretto ottenimento di eventuali proroghe, ove necessarie.
8. Verifica della congruenza tra la descrizione riportata sui giustificativi di spesa, l’attribuzione dei costi alla corrispondente voce di spesa e le “Justifications” riportate nel rendiconto amministrativo.
9. Verifica che le eventuali differenze significative (scostamento uguale o superiore al 20 % tra budget e consuntivo della singola voce di spesa) tra quanto richiesto per ciascuna voce del budget nell’application e quanto effettivamente speso siano descritte e motivate nelle “Justifications” del rendiconto amministrativo.
10. Rilevazione della data della competenza economica (es. ricevimento merce, erogazione servizio, data inizio contratto di lavoro o collaborazione ecc.) della prima spesa sostenuta per ciascuna annualità del programma.
11. Verifica che gli acquisti dei prodotti e servizi più rilevanti ai fini dello svolgimento dei programmi siano stati effettuati in ottemperanza alla procedura di acquisto descritta, se presente, e che sia disponibile documentazione attestante i criteri di selezione dei fornitori.
12. Verificare qual è il Regime IVA applicato dal soggetto sottoposto a verifica (ad es. mediante autodichiarazione).
13. Verifica dell’esistenza della documentazione relativa al processo di valutazione delle applications nel sistema informativo di AIRC (application, valutazioni dei revisori, lettera di assegnazione, accettazione del grant, richieste di rinnovo, lettere di assegnazione dei rinnovi, accettazione del grant dei rinnovi, site visit report, report scientifici, report amministrativi).
GIUSTIFICATIVI DELLE SPESE DA VERIFICARE PER CIASCUNA VOCE DI COSTO
I criteri di attribuzione dei costi alle corrispondenti voci di spesa sono descritti nel documento “Eligible Costs” e nei bandi di riferimento.
Di seguito viene fornita una descrizione dettagliata della documentazione che deve essere disponibile per ciascuna voce di spesa. Qualora le procedure dell’Istituto non prevedano l’esistenza di uno dei documenti richiesti, si metteranno in atto procedure alternative che accertino gli importi rendicontati.
Tutti i giustificativi di spesa devono essere univocamente riconducibili al progetto. Gli originali cartacei, ove disponibili, dovranno riportare le informazioni indicate nel documento “Istruzioni per la gestione amministrativa del grant assegnato al progetto” tramite timbro o annullamento alternativo. I documenti digitali dovranno riportare le stesse informazioni in formato digitale, secondo procedure stabilite dall’Istituzione. Le fatture elettroniche dovranno riportare i riferimenti al codice del progetto e alla provenienza dei fondi nel campo note del tracciato.
DIRECT COSTS (Costi diretti)
Consumables and supplies (Materiali di consumo e forniture)
I materiali di consumo sono rappresentati dai beni che non hanno valore residuo dopo l’utilizzo per il progetto o programma e che non sono oggetto di capitalizzazione. Questa voce comprende esclusivamente il materiale di consumo necessario allo svolgimento delle attività progettuali.
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine;
Documento di trasporto;
Fattura o nota di debito attestante l’acquisto del bene;
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi attinenti alla sperimentazione animale (es. acquisto di topi o altre specie animali necessarie alla ricerca) o di un parere del Comitato Etico, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi per materiali di consumo legati alla sperimentazione umana;
Quietanza di pagamento:
o Assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo e il nominativo del percipiente;
o Estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso di pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il pagamento del giustificativo di spesa oggetto di controllo;
o Stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa di riferimento;
o Mandato di pagamento quietanzato.
È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle “Istruzioni per la gestione amministrativa del progetto o programma”.
Small bench instrumentation (Piccola strumentazione da banco)
Rientrano nella voce “Small bench instrumentation” i beni durevoli che mantengono la destinazione d’uso originaria anche dopo la conclusione del progetto o programma, ma il cui ammortamento sia completo alla conclusione del progetto/programma.
Tali acquisti sono oggetto di valutazione approfondita nel corso del processo di peer review.
È ammissibile l’acquisto di piccola strumentazione da banco o di strumenti software. Sono ammessi sia contratti di acquisto, sia noleggio o leasing.
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine;
Contratto di locazione o leasing (se del caso) contenente la descrizione del bene, il valore, la durata del contratto ed il canone;
Documento di trasporto;
Fattura o nota di debito attestante l’acquisto del bene;
Eventuali verbali di collaudo o accettazione;
Libro cespiti, da cui deve risultare l’iscrizione del bene;
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi per piccola strumentazione necessaria per la sperimentazione animale (es.
apparecchiature per lo stabulario, gabbie o simili) o di un parere del Comitato Etico, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano state acquistate piccole apparecchiature per la sperimentazione umana;
Quietanza di pagamento:
o assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo e il nominativo del percipiente;
o estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso di pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il pagamento del giustificativo di spesa oggetto di controllo;
o stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa di riferimento;
o mandato di pagamento quietanzato.
Per la voce “Small Bench Instrumentation” è necessario che l’acquisto sia specifico per il progetto o programma di ricerca, quindi un identificativo univocamente riconducibile al progetto o programma deve essere citato nella descrizione riportata su ordini, fatture. È inoltre necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle “Istruzioni per la gestione amministrativa del progetto o programma”.
Instrumentation and equipment
Rientrano nella voce “Instrumentation and Equipment” i beni durevoli che mantengono la destinazione d’uso originaria anche dopo la conclusione del progetto o programma.
Tali acquisti sono ammessi solo nell’ambito dei bandi Start-Up o in altri Programmi Speciali e sono oggetto di valutazione approfondita nel corso del processo di peer review. Qualora tali acquisti siano effettuati nell’ambito di altri tipi di grant, il PI deve richiedere e ottenere un’autorizzazione all’acquisto da parte di AIRC (tramite e-mail), che può essere concessa previa analisi e approvazione delle motivazioni scientifiche.
Sono ammessi sia contratti di acquisto, che noleggio o leasing.
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine;
Contratto di locazione o leasing (se del caso) contenente la descrizione del bene, il valore, la durata del contratto ed il canone;
Documento di trasporto;
Fattura o nota di debito attestante l’acquisto del bene;
Eventuali verbali di collaudo o accettazione;
Libro cespiti, da cui deve risultare l’iscrizione del bene;
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi per apparecchiature necessarie per la sperimentazione animale (es. strumenti per imaging di animali o simili) o di un parere del Comitato Etico, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano state acquistate apparecchiature per la sperimentazione umana;
Quietanza di pagamento:
o assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo e il nominativo del percipiente;
o estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso di pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il pagamento del giustificativo di spesa oggetto di controllo;
o stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa di riferimento;
o mandato di pagamento quietanzato.
È necessario che l’acquisto sia specifico per il progetto o programma di ricerca, quindi un identificativo univocamente riconducibile al progetto o programma deve essere citato nella descrizione riportata su ordini e fatture. È inoltre necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle “Istruzioni per la gestione amministrativa del progetto o programma”. Deve inoltre essere documentato un utilizzo del bene per il progetto o programma.
Services (Servizi)
Sono rendicontabili come servizi tutti i compensi per consulenze e prestazioni di terzi (inclusi costi per la gestione dello stabulario) sostenuti, esclusivamente, per lo svolgimento del progetto o programma di ricerca.
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine;
Lettera di incarico e/o copia dei contratti stipulati con l’indicazione delle attività da svolgersi, del periodo in cui le stesse devono essere svolte, dell’impegno massimo previsto sul progetto o programma (es. n. max gg/uomo);
Curriculum vitae, nel caso di persona fisica;
Nel caso di servizi interni o svolti da facility interne, dovrà essere prodotta una dichiarazione dalla quale si evinca la descrizione degli interventi eseguiti e il costo sostenuto, con documentazione giustificativa a supporto, per portare a termine l’attività;
Fattura o nota di debito;
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati servizi attinenti alla sperimentazione animale o di un parere del Comitato Etico, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati servizi legati alla sperimentazione umana (es. fatture di CRO);
Quietanza di pagamento:
o assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo ed il nominativo del percipiente;
o estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso di pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di
poter individuare il pagamento del giustificativo di spesa oggetto di controllo;
o stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa di riferimento;
o mandato di pagamento quietanzato;
o ricevute di versamento delle ritenute d’acconto e dei versamenti INPS;
Documentazione attestante il servizio reso (relazione o altra documentazione prodotta).
È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle “Istruzioni per la gestione amministrativa del progetto o programma”.
Maintenance Contracts (Contratti di manutenzione)
Sono rendicontabili i costi per contratti di manutenzione di apparecchiature indispensabili al corretto svolgimento dell’attività di ricerca (inclusi costi per la gestione dello stabulario).
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine;
Contratto di Manutenzione con indicazione univoca dell’apparecchiatura oggetto del contratto;
Rapporti di servizio degli interventi;
Libro cespiti, da cui deve risultare l’iscrizione del bene oggetto di manutenzione;
Fattura o nota di debito;
Nel caso in cui l’intervento di manutenzione fosse stato eseguito con personale interno, dovrà essere prodotta una dichiarazione dalla quale si evinca la descrizione degli interventi eseguiti e il costo sostenuto, con documentazione giustificativa a supporto, per portare a termine l’attività;
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi di manutenzione legati a sperimentazione animale (es. spese di gestione dello stabulario) o di un parere del Comitato Etico, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi legati alla sperimentazione umana (es. manutenzione strumentazione dedicata al progetto);
Quietanza di pagamento:
o assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo ed il nominativo del percipiente;
o estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso di pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il pagamento del giustificativo di spesa oggetto di controllo;
o stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa di riferimento;
o mandato di pagamento quietanzato.
È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle
“Istruzioni per la gestione amministrativa del progetto o programma”.
Publication costs (Costi di pubblicazione)
Sono rendicontabili come costi di pubblicazione i costi sostenuti per pubblicare testi o lavori scientifici attinenti al progetto o programma di ricerca.
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine (se presente);
Fattura o nota di xxxxxx (deve riportare i riferimenti della pubblicazione);
Quietanza di pagamento:
o assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo ed il nominativo del percipiente;
o estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso di pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il pagamento del giustificativo di spesa oggetto di controllo;
o stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa di riferimento;
o mandato di pagamento quietanzato.
Occorre che, in sede di verifica, siano resi disponibili anche gli output della pubblicazione (testi, articoli ecc.), ove non inclusi nel documento “Scientific Final Report” e che rechino l’acknowledgment ad AIRC.
È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle “Istruzioni per la gestione amministrativa del progetto/programma”.
Meetings and travel costs (Costi per convegni e viaggi)
Costi sostenuti per la quota di iscrizione e costi di viaggio per partecipare a congressi, seminari ed eventuali altri viaggi di lavoro inerenti al progetto o programma.
Documenti giustificativi della spesa:
Copia delle autorizzazioni dei responsabili di progetto o programma allo svolgimento della missione, come previsto dal Regolamento interno;
Ricevute fiscali, fatture o titoli di viaggio;
Copia delle note spese, se del caso;
Quietanza di pagamento:
o assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo e il nominativo del percipiente;
o estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso di pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il pagamento del giustificativo di spesa oggetto di controllo;
o stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante
nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa di riferimento;
o mandato di pagamento quietanzato.
Occorre allegare ai titoli di viaggio per la partecipazione a convegni il programma dell’evento e un documento che attesti l’iscrizione del ricercatore allo stesso o la documentazione che permetta di dimostrare la relazione tra la partecipazione alla manifestazione e il progetto o programma. Non è obbligatorio, ma preferibile, allegare l’attestato di partecipazione.
È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle “Istruzioni per la gestione amministrativa del progetto o programma”.
Personnel costs (Costi del personale)
I costi delle borse di studio e il costo del personale impegnato al 100% sul progetto o programma, che rispetti i requisiti di ammissibilità a finanziamento indicati nel bando di riferimento, possono essere oggetto di rendicontazione.
Documenti giustificativi della spesa:
Contratti dei ricercatori che partecipano al progetto o programma contenenti l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, del compenso previsto, delle attività da svolgere e delle eventuali modalità di esecuzione;
Curricula del personale (ove non allegati all’application);
Lettere di incarico da cui risulti l’effort sul progetto o programma e la relativa attività svolta;
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi per personale dedicato alla sperimentazione animale, o di un parere del Comitato Etico, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi per personale dedicato alla sperimentazione umana (es. compensi a Data Manager o a infermieri di ricerca);
Libro unico del personale o cedolini paga da cui si evinca la corrispondenza e congruità con il periodo rendicontato;
Documenti di versamento degli oneri fiscali e sociali;
Mandati di pagamento e/o contabili bancarie;
È necessario che tutti i documenti giustificativi siano contrassegnati secondo quanto prescritto nelle “Istruzioni per la gestione amministrativa del progetto o programma”, a eccezione del Libro Unico.
INDIRECT COSTS (Costi indiretti)
Sono considerati ammissibili i costi indiretti generati dallo svolgimento del progetto o programma nell’ambito del laboratorio, per un importo massimo pari al 15% dei costi marginali diretti generati dallo svolgimento della ricerca. Per questi costi non saranno richiesti giustificativi in sede di verifica.
OVERHEADS (Spese generali)
Sono considerati ammissibili e rendicontabili come overheads i costi non specificamente legati all’attività di ricerca, che l’Istituzione deve sostenere per consentire lo svolgimento del progetto o programma presso un proprio laboratorio e per gestire il grant. Tali costi possono avere un importo massimo pari al 10% della somma dei costi marginali diretti e indiretti generati dallo svolgimento della ricerca. Per questi costi non saranno richiesti giustificativi in sede di verifica.
Tabella 1 - Quadro sintetico dei documenti da verificare per ciascuna voce di costo
VOCE DI COSTO DOCUMENTAZIONE | ||||||||||||
DIRECT COSTS | Ordine | Lettera di incarico | Contratto | Autorizzazione da AIRC (e-mail) | Autorizzazione sperimentazione | DDT / Rapporti di Servizio | Fattura | Libro Cespiti | Libro Unico | Dichiarazione | Quietanza | Output attività |
Consumables and supplies | | | | | | |||||||
Small bench instrumentation | | * | | | | | | | ||||
Instrumentation and equipment | | * | | | | | | | ||||
Services | | | | | | | | | ||||
Maintenance Contracts | | | | | | | | | | |||
Publication costs | | | | | ||||||||
Meetings and travel costs | | | | |||||||||
Personnel costs | | | | | | |||||||
INDIRECT COSTS | ||||||||||||
OVERHEADS | ||||||||||||
*contratto di leasing, se previsto
LEGENDA:
: Documentazione da esibire se presente.
: Documentazione da esibire.
13
GESTIONE DELLE VERIFICHE
Le società di revisione incaricate confermeranno di non avere conflitti di interessi con gli enti selezionati per le verifiche.
AIRC informerà ciascun ente selezionato dell’avvio dell’audit, tramite l’invio di una lettera, a cui l’ente dovrà rispondere entro i termini indicati.
L’ente dovrà fornire il rendiconto analitico (Allegato A.2) delle spese sostenute per l’annualità o le annualità sottoposte a controllo e inviare tale documento alla società di revisione entro la data indicata nella lettera di avvio dell’audit. Sulla base di tale documento la società chiederà all’ente di poter visionare i documenti giustificativi a supporto delle spese rendicontate. In caso di verifica in remoto, la documentazione dovrà essere presentata in un unico invio entro 30 giorni dalla richiesta della società di revisione. In caso sia programmata una verifica in loco, tutta la documentazione elencata nel rendiconto analitico dovrà essere a disposizione dell’auditor al suo arrivo.
Al termine della verifica la società di revisione comunicherà ai referenti amministrativi dell’ente eventuali rilievi o la necessità di ulteriore documentazione.
L’ente avrà a disposizione 30 giorni per fornire la documentazione richiesta e la lettera di attestazione.
Al termine dei 30 giorni la verifica verrà considerata conclusa e la società di revisione emetterà la relazione, evidenziando ad AIRC eventuali rilievi.
GESTIONE DEGLI ESITI DEI CONTROLLI
Al termine delle verifiche, AIRC comunicherà all’ente le risultanze definitive del controllo, le azioni correttive da porre in essere e le raccomandazioni o azioni consigliate.
Eventuali evidenze riscontrate nel corso dei controlli e che non siano emendabili, possono dare luogo ai seguenti eventi:
Richiesta di documentazione integrativa da produrre entro un termine stabilito;
Raccomandazioni da seguire nella gestione dei futuri grant;
Richiesta di apportare delle modifiche nelle procedure di gestione dei grant la cui applicazione sarà verificata nel corso di visite successive.
Richiesta di restituzione di fondi non utilizzati correttamente, non correttamente rendicontati o oggetto di recupero da parte dei Ministeri;
Revoca del finanziamento e richiesta di restituzione dell’intero importo erogato, in caso di illeciti accertati da parte delle autorità competenti.
Allegati
Allegato A. Comunicazione di avvio dell’Audit, comprensiva dell’elenco della documentazione da predisporre in vista del controllo della rendicontazione;
Allegato A.5. Fac-simile di “Lettera di attestazione” che dovrà essere sottoscritta dal Legale Rappresentante dell’Istituzione e dal Principal Investigator titolare del progetto/programma di ricerca.
c.a. Direzione Scientifica Xxxxx Xxxxxx, 00
00000 Xxxxxx
Luogo, Data
Oggetto: accettazione del grant, impegni del Principal Investigator e dell’ente ospitante, obblighi di rendicontazione ed estremi per l’accredito a mezzo bonifico bancario.
Il sottoscritto Nome Cognome PI (Codice fiscale) in qualità di Legale Rappresentante dell’Organismo di Ricerca: Ente Ospitante (Codice fiscale:) con sede legale in Indirizzo Sede (di seguito “l’Ente ospitante”)
e
il sottoscritto Nome Cognome PI quale Principal Investigator (di seguito “P.I.”) di seguito congiuntamente indicati anche come “le Parti”
LE PARTI DICHIARANO
di accettare il contributo erogato da AIRC per la N° annualità del progetto di ricerca Tipo Bando, Rif. – Titolo presentato dal P.I. Nome Cognome PI
di essere in possesso dei requisiti previsti dal bando;
di avere richiesto tutte le autorizzazioni necessarie per lo svolgimento del progetto, secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Tali autorizzazioni saranno messe a disposizione di AIRC qualora le richieda;
di autorizzare AIRC a diffondere attraverso i canali di comunicazione propri, di enti co- finanziatori e di altri partner internazionali che operano anche al di fuori del territorio dell’Unione Europea e dello Spazio Economico Europeo e, nel rispetto delle normative in materia di dati personali, raccolgono dati sul finanziamento della ricerca sul cancro nel mondo, le informazioni relative al grant (nome e cognome del P.I., istituzione ospitante, titolo della ricerca, contributo assegnato, abstract) e a mettere a disposizione di propri incaricati (terzi) i contatti del P.I. ai fini del suo coinvolgimento nell’attività istituzionale di AIRC;
e
SI IMPEGNANO
- a gestire i fondi secondo quanto indicato nel bando AIRC nell’ambito del quale è stato presentato il progetto ed a rispettare le Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant assegnato ai progetti di ricerca individuali per la N° annualità, che dichiarano di ben conoscere e accettare;
- ad utilizzare i contributi erogati da AIRC esclusivamente per lo svolgimento della ricerca secondo le modalità e nei limiti previsti da ogni singolo bando e nel progetto presentato. I fondi non possono essere utilizzati per altri scopi;
- a fornire e a sottoscrivere congiuntamente la rendicontazione scientifica e amministrativa che verrà richiesta da AIRC e, nel caso in cui il progetto sia finanziato - in tutto o in parte - con fondi provenienti dal 5 per mille, dai Ministeri erogatori del 5 per mille o da altri enti che richiedano documentazione aggiuntiva, a fornire ad AIRC tali documenti debitamente compilati e in tempi celeri;
- a tenere indenne e manlevata AIRC da costi, oneri, risarcimenti, e spese, ivi comprese quelle legali, che possano derivare dall’inadempimento all’obbligo di rendicontazione o dalla presenza di irregolarità nella rendicontazione stessa;
- a garantire la pertinenza e la veridicità dei documenti giustificativi delle spese rendicontate;
- ad operare nel rispetto della vigente normativa, provvedendo autonomamente a regolare i propri rapporti coi terzi (siano essi personale dipendente, collaboratori, creditori, fornitori, pazienti, etc.) e tenendo indenne e manlevata AIRC da qualsiasi pretesa possa giungerle da tali soggetti eventualmente anche in ragione di danni arrecati dalla ricerca finanziata o in caso di violazione della normativa vigente;
- a consentire i controlli che AIRC riterrà necessari per verificare lo stato di avanzamento del progetto e il corretto impiego dei contributi erogati, permettendo anche l’accesso ai locali in cui si svolge la ricerca e alla documentazione riguardante il progetto, ovunque detenuta;
- a garantire ad AIRC la dovuta visibilità, dando atto del contributo finanziario ricevuto in ogni dichiarazione pubblica resa sulla ricerca e sui suoi esiti anche parziali.
IL P.I. SI IMPEGNA INOLTRE
- in quanto responsabile scientifico del progetto e unico referente di AIRC dal punto di vista scientifico a garantire il corretto svolgimento del progetto di ricerca, come descritto nella domanda di finanziamento, e l’appropriato utilizzo dei contributi erogati per lo stesso, fino allo scadere di tutte le annualità deliberate;
- a svolgere l’attività di ricerca in Italia dedicando ad essa tutto il tempo necessario e comunque non meno di quello prescritto dal bando.
L’ENTE OSPITANTE SI IMPEGNA INOLTRE
- a rendere disponibili al P.I. i fondi assegnati da AIRC entro 30 giorni dalla data del loro accredito sul conto corrente bancario indicato nella presente;
- a ospitare e a mettere a disposizione del P.I. i beni e i servizi necessari per l’esecuzione del progetto di ricerca finanziato;
- a rispettare l’indipedenza e l’autonomia scientifica del P.I.;
- ad avviare tempestivamente le procedure interne per la selezione e stipula dei contratti con i membri dello staff previsto dal progetto di ricerca finanziato da AIRC;
- a restituire ad AIRC i fondi non spesi o non giustificati entro sessanta (60) giorni dalla conclusione del progetto, inclusi eventuali periodi di proroga o eventuale terminazione anticipata del progetto, per qualsivoglia motivo, anche in caso di trasferimento del P.I.;
- a restituire ad AIRC gli importi che dovessero essere oggetto di recupero, totale o parziale, da parte dell’Ente di provenienza dei fondi a causa di omissione o irregolarità della rendicontazione;
- a comunicare tempestivamente ad AIRC ogni variazione dello stato giuridico dell’Ente ospitante di cui ha la legale rappresentanza e del rapporto tra tale Ente ed il P.I.. L’Ente ospitante ha l’obbligo di informare tempestivamente AIRC di qualsiasi modifica intervenuta nello svolgimento del programma, in particolare di qualunque variazione del ruolo del P.I. nell’istituzione o suo trasferimento. Dovranno inoltre essere trasmesse tempestivamente ad AIRC le eventuali modifiche intercorse nell’assetto societario come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, variazioni nella personalità giuridica, modifiche all’oggetto sociale, fusioni, incorporazioni, liquidazioni volontarie o qualunque variazione a carico degli organi amministrativi; analogamente dovrà essere oggetto di tempestiva comunicazione l’eventuale cessazione dell’attività, l’insorgenza di procedure concorsuali o qualunque evento che possa pregiudicare l’affidabilità economica finanziaria dell’Ente ospitante;
- a sostenere autonomamente i costi che non sono ammissibili ai sensi delle indicazioni contenute nel bando e nelle Istruzioni per la gestione amministrativa del Grant assegnato ai progetti di ricerca individuali, nonché quelli che risultino in eccesso rispetto all’importo del contributo deliberato annualmente da AIRC. Resta inteso che non potranno essere ammesse a rendicontazione eventuali spese effettuate in violazione della vigente normativa;
- a non svolgere nessuna attività per cui non siano state ottenute le necessarie autorizzazioni previste dalla legge;
- ad informare tempestivamente AIRC qualora l’iter autorizzativo del progetto dovesse avere esito negativo.
Qualora la richiesta di autorizzazioni dovesse avere esito negativo
LE PARTI SI IMPEGNANO
- ad informare tempestivamente AIRC, proponendo, eventualmente, una modifica al piano di progetto. Il progetto alternativo sarà valutato nel merito scientifico, per stabilire se sia scientificamente valido e competitivo, o se sia necessario terminarlo.
- a rendicontare, in caso di terminazione anticipata del progetto, i costi sostenuti per gli eventuali esperimenti preliminari ed a restituire ad AIRC i fondi non spesi o non giustificati entro sessanta
(60) giorni dalla conclusione del progetto.
LE PARTI CHIEDONO INFINE
- che l’importo assegnato di € 1,00 sia accreditato a mezzo di bonifico bancario sulle seguenti coordinate bancarie:
Intestatario del conto / Account holder |
Banca / Name of bank |
Filiale / Branch |
Indirizzo della banca / Bank address |
IBAN |
Swift code or BIC |
Routing |
BSB Number |
Causale / Remittance Information |
Firma del PI / PI Signature |
Firma del Legale Rappresentante / Legal Representative Signature |
EVENTUALI SUCCESSIVE VARIAZIONI DELLE COORDINATE BANCARIE SU CUI ACCREDITARE I
FONDI DESTINATI AL PROGETTO Tipo Bando, Rif. Titolo condotto da Nome Cognome PI DOVRANNO ESSERE COMUNICATE TEMPESTIVAMENTE AD AIRC INVIANDO UNA MAIL CON UNA DICHIARAZIONE FIRMATA DIGITALMENTE DAL LEGALE RAPPRESENTANTE.ALL’INDIRIZZO:
Questo documento va firmato digitalmente dal P.I. nella sua area personale, scaricato, contro- firmato digitalmente dal Legale Rappresentante tramite propria firma digitale in formato PDF Signed oppure P7M e infine caricato nell'area personale del P.I../Please digitally sign, download, have the Legal Representative countersign in PDF Signed format or P7M format and upload this document in your personal area.