Rutiner og retningslinjer. Våre rutiner og retningslinjer er forankret hos konsernledelse ved konsernsjef og styre, samt lokalt hos administrerende direktør, ledergruppe og selskapsstyre. Det praktiske arbeidet relatert til bærekraft i JCDecaux Norge håndteres av vår ESG gruppe, bestående av miljøansvarlig, samt sentrale ledere og ansatte med spesifikk fagkompetanse. Arbeidet med ESG inkluderer fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver i vår virksomhet, kartlegging og vurdering av negativ påvirkning/skade ut fra egen virksomhet, men også leverandørkjeder og forretningsforbindelser, samarbeid om gjenoppretting og erstatning der det er påkrevd, stansing/forebygging av negativ påvirkning/skade, overvåkning av gjennomføring og resultater, samt kommunisering av hvordan påvirkningen er håndtert og behandling av informasjonskrav. For å bli godkjent som leverandør til JCDecaux Norge, må våre etiske retningslinjer for leverandører godkjennes, og det må bekreftes at man forplikter seg til å overholde reglene (Code of Conduct). Disse retningslinjene oppsummerer blant annet våre krav vedrørende HMS, etisk forretningsførsel og arbeidsvilkår. Blant annet må leverandørene som et minimum overholde standardene i ILO- konvensjonene hva gjelder forbud mot tvangsarbeid og barnearbeid, retten til organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger, likebehandling og arbeidstid. Som en del av vårt arbeide med leverandøroppfølging, foretas det hvert år en gjennomgang og klassifisering av alle leverandører. Basert på gitte kriterier, identifiseres såkalte nøkkelleverandører. Dette kan eksempelvis være leverandører som i kraft av sin størrelse er viktige for oss, men også leverandører som opererer innenfor bransjer med høy iboende risiko. Som en del av rutinen foretas det hvert år en inngående evaluering av samtlige nøkkelleverandører opp mot kravene i våre etiske retningslinjer. For et utvalg av nøkkelleverandørene foretar vi også stedlig revisjon. Etikk og etterlevelse av compliance regelverk er grunnlaget for hvordan vi opererer ansvarlig og bærekraftig på alle markeder hvor vi er til stede, og følgelig også for omdømmet til JCDecaux. Våre verdier knyttet til integritet i etikk, respekt for menneskerettigheter, miljø, helse og sikkerhet, samt våre verdier knyttet til kvalitet og innovasjon, bidrar til å skape tillit hos våre interessenter. Med bakgrunn i dette er våre rapporteringskanaler nylig forbedret, ved at vi nå har overlatt til en uavhengig tredjepart oppgaven med å motta varslingsrapporter, enten det er...
Rutiner og retningslinjer. Konsernet Trondheim Spektrum har flere rutiner og retningslinjer som er innarbeidet i den ordinære forretningsdriften knyttet til hvordan det skal jobbes for å redusere risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Eksempelvis har vi rutiner for kontroll opp mot norsk foretaksregister for å kvalitetssikre seriøsitet hos leverandører og samarbeidspartnere. Vi har også etablerte retningslinjer ved bruk av dugnadspersonell. Trondheim Spektrum AS og Trondheim Catering AS benytter i stor grad dugnadspersonell til bistand ifm. arrangementer. Dugnadspersonell kan være en utsatt gruppe i forhold til arbeidsforhold, men i konsernet Trondheim Spektrum har vi sterkt fokus på at dugnadspersonellet skal trives på jobb, få anstendige arbeidsforhold og anstendig godtgjørelse. Dugnad er en viktig del av strategien til konsernet Trondheim Spektrum for å kunne bidra til og styrke fellesskapet, samt skape muligheter for ideelle organisasjoner. Videre har vi utarbeidet “Erklæring for leverandører og samarbeidspartnere” som inkluderes i konsernet Trondheim Spektrum sine avtaler. Slik forpliktes også disse til å følge konsernet Trondheim Spektrum sine etiske retningslinjer, og det kommuniseres også tydelig utad hvilke forventninger vi har til et ansvarlig næringsliv. Retningslinjene er godkjent på høyeste ledelsesnivå i virksomheten og fastsetter hvilke forventninger på menneskerettsområdet vi stiller til våre ansatte, våre forretningspartnere og andre parter som har en direkte tilknytning til vår virksomhet, våre produkter eller tjenester.
Rutiner og retningslinjer. I likhet med at oppdragsgiver gjerne har rutiner og retningslinjer for innkjøp i sin virksomhet, bør oppdragsgiver også ha etablert rutiner og retningslinjer for god kontraktsoppfølging og fakturahåndtering. For kontraktsregisteret er det for eksempel essensielt at systemet er oppdatert til enhver tid, slik at det inneholder en komplett oversikt over løpende kontrakter hos oppdragsgiver. Rutinene og retningslinjene bør ha form og innhold som gir et godt samspill mellom kontrakten, kontraktsfunksjonen, innkjøpsfunksjonen, økonomienheten og virksomheten for øvrig. De bør være forpliktende og forankret på ledernivå, og de bør følges opp av alle for å bidra til konsistent kontraktspraksis. Xxxxxxxx bør videre samsvare med stillingenes innhold og arbeidsoppgaver. Personellet bør ha klare roller og ansvar, og dette bør være forankret i den enkeltes stillingsbeskrivelse i ansettelseskontrakten.