Certificeringsprocedure. 1. Voor certificeringsprocedures en de afgifte van certificaten en offi- ciële documenten zijn de partijen het eens over de beginselen die in bij- lage XII bij deze overeenkomst zijn uiteengezet.
2. Het in artikel 74 van deze overeenkomst bedoelde SPS-subcomité kan regels vaststellen die moeten worden gevolgd in het geval van elek- tronische certificering, en de intrekking of vervanging van certificaten langs elektronische weg.
3. In het kader van de in artikel 64 van deze overeenkomst bedoelde aanpassing van wetgeving zullen de partijen indien van toepassing geza- menlijke modellen van certificaten overeenkomen.
Certificeringsprocedure. Er dient een auditprocedure opgesteld te worden die beschrijft hoe de audit zal verlopen, gaande van de aanvraag van een offerte tot en met het uitreiken van het certificaat en de opvolging van de audit en toezichtsaudits. Deze procedure dient rekening te houden met de volgende principes:
5.2.1.4.1. Voorafgaand aan de audit
5.2.1.4.2. Audit zelf
(1) Initiële audit
(2) In het geval een audit door een bedrijf aangevraagd wordt voor de activiteiten die vallen onder één van de vastgelegde auditfrequenties, waarbij het lopende certificaat mbt de activiteiten die vallen onder de andere vastgelegde auditfrequentie niet meer binnen de timewindows van de eerste (groep van) activiteit(en) geauditeerd kan worden. - Tijdens de audit is er steeds aandacht voor documentatie en implementatie. - Indien tijdens de audit blijkt dat er belangrijke inbreuken zijn t.a.v. de documentaire vereisten (zoals registraties, procedures, enz), dan wordt de audit stopgezet. In dat geval moet het bedrijf zich eerst in orde stellen voordat de audit opnieuw aangevraagd kan worden. - De audittijdsduur opgegeven in de gids is exclusief voorbereiding, documentbeoordeling, rapportage, voorafgaandelijke bezoeken en administratieve handelingen, tenzij expliciet vermeld in de gids. - Tijdens de audit wordt er steeds gebruik gemaakt van de gids, opgesteld door de sector, en de specifieke checklist en de specifieke leidraad, opgesteld door het FAVV. - Hoewel de verschillende types van audits (IA, FU, RA) dezelfde inhoud hebben, worden de verschillende benamingen gehanteerd om te verduidelijken in welke context deze audits uitgevoerd worden. Maar tijdens elke audit (IA, FU en RA) dienen echter steeds alle vereisten gecontroleerd te worden. - Bij de evaluatie van de vaststellingen dient het quotatiesysteem (NC A, NC B, +*, +) en het daarbij horende gevolg (timing, plan van aanpak, …) gehanteerd te worden zoals voorzien in het FAVV document “richtlijnen voor non-conformiteiten tijdens een audit” (PB 00 - L 01) en de andere door het Agentschap verspreide relevante documenten. - Daarnaast moeten de OCI ook de volgende principes in acht nemen: o Een NC A moet op het einde van de audit steeds schriftelijk meegedeeld. Een NC A dient in alle gevallen gecorrigeerd worden en het bewijs hiervan moet aan de OCI overgemaakt worden. Het ACS kan pas worden gevalideerd als de NC A zijn opgeheven. In bepaalde gevallen zal kan het nodig zijn om een corrigerende maatregel-audit (extraverificatie in het bedrijf) uit te...