Common use of Análise da Auditoria Interna Clause in Contracts

Análise da Auditoria Interna. Em 14 de junho de 2018: A documentação apresentada demonstra o encaminhamento por e-mail dos Termos Aditivos aos gestores e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016. A gestão manifesta que há disponibilidade física dos documentos e cita o contrato original e suas alterações, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017), destaca-se a importância de encaminhamento por e-mail, com solicitação de confirmação de recebimento, aos gestores e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contrato. Destaca-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presume-se que a contratada tenha cumprido com as obrigações, mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultor, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04).

Análise da Auditoria Interna. Em 14 16 de junho julho de 2018: A documentação apresentada demonstra gestão relata que não houve má-fé nos pagamentos realizados de forma inexata, informando que os valores foram digitados erroneamente. Informa que houve um período em que contou apenas com bolsistas de ensino médio. Que de certa forma, a fiscalização do contrato não detectou o encaminhamento por e-mail erro no momento, apenas posteriormente em janeiro de 2018. Que mesmo informando ao CIEE o grau de escolaridade dos Termos Aditivos aos gestores e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016. A gestão manifesta bolsistas, também o CIEE de certa forma, não verificou que há disponibilidade física dos documentos e cita conforme o contrato original celebrado, e suas alterações, dentre os documentos recebidos pelos fiscais conforme as informações recebidas pela gestão de pessoas (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017que enviou as cartas de aceite), destaca-onde os bolsistas eram de ensino médio, não vislumbraram que os valores informados para a percepção da bolsa não se referiam a importância determinada escolaridade. De tal modo, a auditoria interna possui competência para analisar os controles internos do órgão a qual está vinculada. Portanto a análise levará em conta apenas os controles internos do IFRS, sem levar em conta as possíveis falhas de encaminhamento por e-mail, com solicitação de confirmação de recebimento, aos gestores e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 controle da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que incluiContratada, além de cópia excluir também por parte da Auditoria, qualquer apuração de nexo causal entre o dano e a ação ou omissão que ficará a cargo de decisão do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contratoGestor. Destaca-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presumeEntende-se que o controle mensal do contrato foi deficitário, bem como houve erro da Concedente do estágio. Esta incorreção aconteceu em todos os contratos dos estudantes de ensino médio coletados na amostra. Corrobora com a contratada tenha cumprido com as obrigações, mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores tese de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado falha na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial , o fato do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço bolsista M.M.R ter recebido 8 bolsas auxílios (24/07 janeiro a 31/07 e 23/10 a 31/10 agosto de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional após ter seu vínculo já encerrado. Neste caso, porém, houve a devolução/ressarcimento dos 6% na folha de pagamento destes períodosvalores. A gestão/Também a fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma é imprecisa em cada relatório mensal onde não atentou em toda vez que os anexados ao processo (flsredigia tal relatório sobre tais valores inexatos. 231 e 232) já venceram? - Por Já, quanto a Concedente, favorece o entendimento de que errou pelo fato da falha não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 ter sido ocasionada por informações imprecisas por parte dos bolsistas ou da NF 00242437Contratada, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente mas teve como fato gerador por telefone, e número de telefone celular de consultor, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No parte da Contratante/Concedente que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que informava os valores apresentados são superiores incorretos em cada ofício (carta de aceite) enviado ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que CIEE referente a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo aprovação de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) bolsista para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04)estágio.

Análise da Auditoria Interna. Em 14 Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de junho anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de 2018: A documentação apresentada demonstra encerramento). Questionada, a unidade auditada informou que o encaminhamento por sistema permite tão somente a inserção de dados/informações, sendo os documentos de fiscalização inseridos no SIPAC. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-mail previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. Após consulta ao processo informado pela gestão, foi possível evidenciar que a unidade auditada utiliza o SIPAC, conforme os normativos institucionais. Assim, entende-se por não recomendar. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos Termos Aditivos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016. A gestão manifesta que há disponibilidade física dos documentos e cita o de contrato original e na execução de suas alteraçõesatividades, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017), destaca-se a importância de encaminhamento por e-mail, com solicitação de confirmação de recebimento, bem como aos gestores da instituição e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contrato. Destaca-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designaçãoàs futuras auditorias.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presume-se que a contratada tenha cumprido com as obrigações, mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultor, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04).

Análise da Auditoria Interna. Em 14 18 de junho julho de 2018: A documentação apresentada demonstra Na Justificativa contida na folha 443 do processo n° 23365.000344.2016- 51, com ausência de data, é afirmado que “não há mudança no projeto que constitui o encaminhamento por e-mail dos Termos Aditivos aos gestores objeto original do contrato”, e fiscais dos contratos 56/2015 a Lei afirma que deve haver mudança no projeto, que pode ocorrer de forma quantitativa ou qualitativa. Ainda, os possíveis recursos pleiteados, que porventura poderiam se efetivar após o pleito e 27/2016a demonstração da necessidade da alteração no objeto, não se efetivaram. A gestão manifesta que há disponibilidade física dos documentos e cita auditoria não sabe se o contrato original e suas alterações, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017), destaca-se a importância de encaminhamento por e-mail, com solicitação de confirmação de recebimento, aos gestores e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contrato. Destaca-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições aditamento foi feito antes da formalização do ato de designação.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviçonegativa dos recursos, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicaçãoapós. Em ambos os casos a auditoria entende que a administração não deveria ter ido adiante com o aditamento do contrato, pois tal esclarecimento reflete sem ter ainda a definição dos recursos ou já tendo a definição negativa. Logo é razoável que deva haver certeza quanto há existência de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações, se não na execução elaboração do novo projeto, ao menos antes de adir a alteração contratual. A modificação no projeto, com alterações no objeto, ao ser aditada em contrato presume que haverá a existência dos recursos necessários, portanto sendo cabível o aditamento e a prorrogação de prazo em face das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º)novas realizações a serem efetivadas advindas da modificação no projeto. Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presumeConstatou-se que a contratada tenha cumprido com as obrigações, mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX setor financeiro efetuou pagamentos das notas fiscais n° 65 (ANSconclusão do bloco A) e n° 66 (banheiros bloco B), fatores sendo que foram atestadas sem aposição da data de avaliação a serem observados na aferição recebimento dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom serviços pelo fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultor, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro portanto estando de forma incompleta. Ainda segundo informações do setor financeiro, estas notas foram “atestadas” para pagamento em meados de março de 2018, quando o setor efetivamente recebeu as notas fiscais. A nota fiscal n° 65 foi emitida pela empresa em 19/12/2017 e a nota n° 66 foi emitida em 20/12/2017. Logo constata- se que foram atestados o recebimento das obras constantes nas notas fiscais somente em março de 2018 (carece de comprovação, a menos que o setor possua algum controle que venha confirmar que receberam as notas pelo fiscal apenas nesse período), sendo, porém, emitidos os Termos de Recebimento Definitivo da conclusão do bloco A em 22/01/2018, e dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceirabanheiros do bloco B em 19/01/2018, ambos atestando o completo recebimento da obra. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse Se realmente for o valor vigente caso do ateste das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicitanotas fiscais ter-se esclarecer se está sendo utilizado dado em março, ocorre então uma divergência com os Termos de Recebimento Definitivo, que informam o Acordo mês de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação janeiro, como a real data do preposto (Indicador 04)recebimento.

Análise da Auditoria Interna. Em 14 23 de junho julho de 2018: A documentação apresentada demonstra Considerando os esclarecimentos da gestão, bem como dos fiscais, e também de nova inspeção in loco onde foi verificado que alguns itens foram solucionados (exemplo: a colocação de espelhos), e que a gestão está ainda em tratativas com a empresa e que esta até o encaminhamento por e-mail momento não se tem furtado em resolver os ajustes que ainda porventura faltem. Considerando que a área dos Termos Aditivos aos gestores vidros e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016da abertura (janelão) é a mesma caso fossem instaladas as 06 janelas suprimidas. A gestão manifesta Considerando ainda que o fiscal E.M informa que não houve projeto sub- elaborado. Mas ao final de sua manifestação afirma que o memorial descritivo contém falhas. Concorda também que há disponibilidade física dos documentos divergências entre memorial e cita planilha orçamentária. Considerando que a gestão informa que tais alterações da obra não foram registradas nos diários de obra. Dadas estas considerações, a auditoria interna entende que seria de fundamental importância que cada componente (memorial descritivo, planilha orçamentária, projeto executivo e etc) fossem revisados e comparados antes de iniciar os procedimentos licitatórios, afim de evitar as divergências, e outros erros primários como por exemplo o contrato original e suas alteraçõesdocumento Memorial Descritivo como sendo da obra do bloco B, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1)folha 31 do processo n° 23365.000367.2016-65, quando é na verdade do Bloco A, conforme se depreende na leitura da folha seguinte, n° 32 deste processo. Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42Com a concordância entre si, §4º da IN 05/2017), destacaminimiza-se possíveis divergências durante o certame, durante a importância de encaminhamento execução e por e-mailfinal no momento do recebimento definitivo. Ainda assim, considerando que é razoável haver pequenas diferenças entre o que está no projeto com solicitação de confirmação de recebimentoo executado, aos gestores e fiscais dos contratosé importante que sejam utilizados os meios informados no contrato, de toda a documentação citada bem como na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentosprópria legislação, que inclui, além de cópia do contrato e suas alteraçõesqual seja, o respectivo edital diário de obras a fim de que os ajustes sejam registrados. O diário de obras é um instrumento que deve ser utilizado de forma abrangente, técnica e com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois informações precisas. Esses fatos podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contrato. Destaca-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presume-se que a contratada tenha cumprido com as obrigações, mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação inclusive constar como elementos a serem observados discutidos quando na aferição elaboração do gerenciamento dos serviçosriscos dos novos futuros contratos. Este instrumento está sendo utilizado Sugerimos ao gestor que adote medidas que visem a fortalecer os controles internos quando na fiscalização? - Não localizou comprovante fase da elaboração dos editais e projetos de fornecimento obras, Na obra de valeconclusão do Bloco “A” processo n° 23365.000344.2016-transporte proporcional aos dias trabalhados 51 parte dos informes nos diários de obras não encontram respaldo nos documentos acessórios. Na folha n° 18 do diário, datada do dia 18/05/2017 é informado a presença de dois operários. Porém nas folhas pontos referentes a data acima, existem 03 folhas pontos, registrando a presença de 03 trabalhadores, inclusive registrando presença no dia 18/05/2017. No diário do dia 26/06/2017 é informado a presença de 06 trabalhadores. No dia 27/06/2017 é informado 8 trabalhadores. Mas somente 3 holerites referentes ao mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados junho são juntados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultor, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04)processo.

Análise da Auditoria Interna. Em 14 17 de junho julho de 2018: A documentação apresentada demonstra gestão informa que o encaminhamento por e-mail item é de responsabilidade dos Termos Aditivos aos gestores fiscais. O fiscal informa que pode ter ocorrido um equívoco em função de remanejamento de pessoal de uma obra para outra. Para questões de boas práticas, e fiscais visando sempre a melhoria na Gestão e na gestão dos contratos 56/2015 recursos e 27/2016materiais, é salutar que haja acompanhamento dos assuntos referentes a fiscalização dos serviços e obras. A gestão manifesta que há disponibilidade física dos documentos e cita O Termo Aditivo n° 01/2017 do contrato n° 111/2016, referente a obra de conclusão do Bloco “A” prorrogou o contrato original e suas alterações, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017), destaca-se a importância prazo de encaminhamento por e-mail, com solicitação de confirmação de recebimento, aos gestores e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia vigência do contrato e suas alteraçõesde execução do objeto em 120 dias sem haver motivação legal. A solicitação para o aditamento do contrato n° 111/2016, contida primeiramente na folha 385 do referido processo, lista 4 motivos, sendo todos referentes a adaptação/construção de duas salas de aula. Na folha n° 442 deste processo, há autorização motivada do projeto básico, para acréscimo de duas salas. Como não foi possível a hipótese de alteração no objeto, em vista da insuficiência de fundos, não deveria ter sido levada adiante o respectivo edital aditamento, inclusive com a prorrogação exclusiva e única do prazo. Não há menção em cláusula do termo de referênciaaditivo n° 01/2017, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas sobre a alteração no contratoobjeto. Destaca-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presumeRessalta-se que a contratada tenha cumprido com as obrigaçõesProcuradoria se manifestou a favor do aditamento (quando na fase de análise da viabilidade) tomando por base exclusivamente “os elementos que constam, mas não é evidente até a presente data, dos autos do processo administrativo em epígrafe”. Até o momento constava nos autos que foi aferidohaveria alteração no objeto a ser executado, motivo pelo qual haveria motivação/base para se prorrogar o prazo de execução e vigência em 120 dias conforme os dispostos no art. Dentre outras obrigações contratuais57, §1°, incisos I e IV, art. 65, inciso I, alínea “a” da Lei 8.666/93 que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processosno T.A como base para o aditamento. No §1°, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial incisos I e IV do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 1957 da lei de licitações temos alguns dos motivos que permitem a prorrogação do prazo, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com sendo que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista tais dispositivos constam no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultor, termo aditivo como motivo para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04).prorrogação:

Análise da Auditoria Interna. Em 14 de junho de 2018: A documentação apresentada demonstra o encaminhamento por e-mail dos Termos Aditivos aos gestores e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016. A gestão manifesta que há disponibilidade física dos documentos e cita o contrato original e suas alterações, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (O inciso X do art. 4224 da Lei nº 8.666/93, §4º dispõe sobre a hipótese de inexigibilidade pela ausência de competitividade, principalmente quando aquele determinado imóvel será capaz de atender ao interesse da IN 05/2017)Administração, destacafazendo jus portanto à dispensa de licitação. Nesse sentido, vale citar a lição de Xxxx xx Xxxxxxx Xxxxxxx: “Em síntese: reputa-se o inciso X do artigo 24 da Lei nº 8.666/93 como espécie de inexigibilidade, tudo porque só é aplicável para a compra ou locação de bens cujas características os singularizem, pois – como exprime o próprio texto legal – as necessidades de instalação da Administração e a sua localização condicionam a sua escolha. Por tributo a isso, uma vez reconhecido tratar-se de inexigibilidade, o que importa é motivar a singularidade, perdendo importância os demais requisitos estampados no inciso em causa.” (grifou-se) Na mesma linha, confira-se excerto da obra de encaminhamento por eXxxxxx Xxxxxx Xxxxx: “Atente-mailse para trecho consignado na seguinte decisão do TCU (Xxxxxxx n° 1.512/2004 - Plenário): “a afronta à norma se deu (...) porque os gestores não foram capazes de comprovar que o imóvel selecionado detinha características excepcionais de instalação e localização que fossem condicionantes para sua escolha. Com efeito, para que os requisitos estabelecidos pelo referido dispositivo legal sejam satisfeitos, não basta apenas que se identifique um imóvel que atenda às necessidades da Administração, mas que se encontre aquele que as satisfaça com solicitação de confirmação de recebimento, aos gestores e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentostamanha adequação, que incluijustifique a não realização da licitação. Em outras palavras, além ‘a ausência de cópia do contrato e suas alterações, licitação deriva da impossibilidade de o respectivo edital com termo interesse público ser satisfeito através de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalizaçãooutro imóvel, que não estejam integralmente transcritas no contratoaquele selecionado. Destaca-se ainda queAs características do imóvel (tais como localização, conforme art. 41dimensão, § 1º da IN 05/2017edificação, “gestor e fiscais deverão ser cientificadosdestinação etc.) são relevantes, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designaçãomodo que a Administração não tem outra escolha.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rágrifou- se) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da “A ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais licitação deriva da impossibilidade de acompanhamento dos contratos, presume-se que a contratada tenha cumprido com as obrigações, mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuaisinteresse sob tutela estatal ser satisfeito através de outro imóvel, que não foram mencionadas aquele selecionado. As características do imóvel (tais como localização, dimensão, edificação, destinação, etc.) são relevantes, de modo que a Administração não tem outra escolha. Quando a Administração necessita de imóvel para destinação peculiar ou evidenciadas nos processoscom localização determinada, solicitou-não se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevêtorna possível a competição entre particulares.” Portanto, conforme acima demonstrado, a locação de imóvel pela Administração fundada no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 1924, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefoneX, e número art. 26, parágrafo único, II da Lei nº 8.666/93 depende de telefone celular comprovação de consultorque o imóvel escolhido é o único a satisfazer as necessidades de instalação e localização da Administração, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13em determinada localidade, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado razão pelo qual recomendamos que a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação justificativa acima seja acrescentada aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04)autos.

Análise da Auditoria Interna. Em 14 Objetivou-se, neste tópico, analisar a existência de junho de 2018: A documentação apresentada demonstra registros que indiquem se há verificação, pela fiscalização do contrato, do cumprimento das obrigações por parte das empresas contratadas, principalmente quanto ao pagamento do vale-transporte aos colaboradores, antes da emissão da nota fiscal. Observou-se através dos documentos apresentados pela unidade auditada, colaboradores que não utilizavam VT, porém não se identificou nenhuma observação sobre o encaminhamento por e-mail dos Termos Aditivos aos gestores e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016fato, nos registros da fiscalização. A gestão unidade auditada manifesta que há disponibilidade física dos documentos as glosas referentes a não utilização do VT, não foram realizadas e cita o contrato original e suas alterações, dentre os documentos recebidos pelos fiscais se compromete corrigir a situação. Quando do não pagamento do vale-transporte aos empregados da contratada (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017não optantes), destacacabe a fiscalização realizar os devidos apontamentos para que a nota fiscal ou fatura seja emitida com o valor exato dimensionado. Após o exposto, considera-se necessária a importância emissão de encaminhamento recomendação. Achado N.°2. Conforme consulta realizada na página do setor de contratos do Campus Farroupilha, observou-se que alguns contratos estão com informações desatualizadas, e outros não foram publicados. Recomenda-se, visando melhorias na divulgação de dados por e-mailiniciativa do campus (transparência ativa), com solicitação que se proceda à atualização das informações e dados contidos na sua página na internet, dando publicidade aos seus contratos e aditamentos. Achado N.°3. Não foram encontradas evidências quanto à forma utilizada pela gestão do campus para cientificar expressamente os servidores que trabalharão na equipe de confirmação de recebimento, aos gestores e fiscais fiscalização dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 antes da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contratoemissão das portarias. DestacaRecomenda-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições que a ciência prévia (antes da formalização do ato de designação.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete dos servidores que irão atuar na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento fiscalização dos contratos, presumeseja realizada por meio de assinatura eletrônica no SIPAC, conforme orienta o Guia de fiscalização do IFRS. Achado N.º 6. Não foram encontradas evidências quanto à apresentação, em reunião de inicialização dos contratos analisados, do Plano de Fiscalização (após a assinatura do contrato, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir). Recomenda-se que a contratada tenha cumprido com as obrigaçõesunidade auditada promova reunião inicial prévia à execução do objetivo contratado, mas não é evidente o sempre que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação a serem observados na aferição natureza da prestação dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultorserviços exigir, para dirimir eventuais necessidades (apresentação do Plano de fiscalização, com registro em ata de todos os itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04)tratados.

Análise da Auditoria Interna. Em 14 07 de junho de 2018: A documentação apresentada demonstra Quanto ao controle das viagens intermunicipais, a gestão informa que o encaminhamento por e-mail dos Termos Aditivos aos gestores e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016. A gestão manifesta que há disponibilidade física dos documentos e cita o contrato original e suas alteraçõesmesmo é realizado pelo professor de educação física, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017), destaca-se a importância de encaminhamento por e-mail, com solicitação de confirmação de recebimento, aos gestores e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contrato. Destaca-se ainda que, conforme artpode-se observar pela Portaria N.º 156/2017, é o fiscal técnico do contrato. 41No que diz respeito a conferência do veículo apresentado pela contratada para realização das viagens intermunicipais, § 1º é atribuição dos fiscais do contrato, conforme XXXXX X – Roteiro Prático para Fiscalização de contratos de Transporte, do Manual de Gestão e Fiscalização Contratual - IFRS, disponível no sítio eletrônico xxxxx://xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx-x- contratos/documentos/manuais/ : “b. Verificar a documentação da IN 05/2017empresa, “gestor e fiscais deverão ser cientificadosbem como, expressamentea documentação do carro que será utilizado na viagem, comparando com a lista dos carros apresentados no contrato ou na proposta da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designaçãolicitação.” Quanto No que se refere as viagens das NFs 152 e 175, o gestor informou que as mesmas foram realizadas para atender a indicações futuras demanda do Campus Caxias. Cabe salientar que o objeto do Contrato N.º 88/2015, transporte intermunicipal, tem como ponto de gestores partida e fiscais (artchegada o Campus Farroupilha, não prevendo o atendimento a outros Campi do IFRS. 41)Porém, cabe esclarecer conforme documentos acostados aos papéis de trabalho, o atendimento ao Campus Caxias foi excepcional, sendo acordado entre os DAPs de ambos os campi, com o aval da reitoria. Mesmo assim, não se será feita pelos setores requisitantes exime a responsabilidade da fiscalização do contrato em realizar o acompanhamento da execução do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicaçãobem como, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições cumprir todas as formalidades necessárias, elencadas no Manual de gestor ou fiscaisGestão e Fiscalização Contratual do IFRS para a realização de um serviço seguro, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo eficiente e definitivo destes (art.41, §3º)efetivo. Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presumeVerificou-se que a o Sr. *.*.*. responsável legal pela empresa *** Assessoria Técnica Ltda. contratada tenha cumprido para prestar serviços de manutenção predial junto ao Campus Farroupilha, conforme contrato N.º 122/2015 (Processo N.º 23364.000616.2015-41) possui relação familiar (irmão) com as obrigaçõeso docente *.*.*., mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores coordenador de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultor, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04)curso.

Análise da Auditoria Interna. Em 14 Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de junho anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de 2018: encerramento). A documentação apresentada demonstra unidade auditada informa que não há um fluxo específico do Campus para inclusão dos arquivos no Comprasnet Contratos, mas se compromete a alimentar o encaminhamento por sistema com as informações e os arquivos dos contratos vigentes. Manifesta ainda que devido à existência de plataformas diferentes (SIPAC e Comprasnet Contratos), com necessidades distintas, em que ambas devem ser alimentadas, gera um retrabalho no setor. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-mail previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. A unidade auditada informa que todos os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPAC. Após o exposto, constata-se que há sistemas informatizados recentemente adotados para a gestão dos Termos Aditivos contratos (Comprasnet Contratos e SIPAC), e estão sendo utilizados pela unidade auditada, não sendo necessária a emissão de recomendação. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016. A gestão manifesta que há disponibilidade física dos documentos e cita o de contrato original e na execução de suas alteraçõesatividades, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017), destaca-se a importância de encaminhamento por e-mail, com solicitação de confirmação de recebimento, bem como aos gestores da instituição e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contrato. Destaca-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designaçãoàs futuras auditorias.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presume-se que a contratada tenha cumprido com as obrigações, mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultor, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04).

Análise da Auditoria Interna. Em 14 Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar como é realizada a designação das equipes de junho fiscalização dos contratos. A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de 2018: registros e documentos, observou-se fragilidades quanto a prática de indicar substitutos para os gestores de contratos. No contrato N.º 37/2017 também não foram indicados os substitutos dos fiscais técnico e administrativo. A documentação apresentada demonstra unidade auditada esclarece que na ausência do gestor, o encaminhamento por esubstituto é o responsável pela indicação, ou seja, ao gestor da área requisitante, ou conforme previsto em normativo interno, demonstrando estar ciente da situação que pode gerar a responsabilização da autoridade encarregada pela indicação. Quanto à ausência de substitutos, a unidade auditada atribui como causa, o déficit de profissionais, principalmente de técnico- administrativos. Embora se entenda as dificuldades da gestão quanto às designações, considerando o quantitativo limitado de servidores técnicos-mail dos Termos Aditivos aos gestores administrativos, salienta- se que os docentes também são passíveis de designação para esse encargo. A função da equipe de fiscalização é de grande relevância para a Administração Pública, pois o acompanhamento e fiscais a fiscalização dos contratos 56/2015 exigem uma atuação ativa e 27/2016envolve diversas atividades. A gestão manifesta sobrecarga de atribuições pode comprometer a eficiência na execução das atividades de fiscalização, cabendo uma avaliação em cada situação. Diante da indicação de ciência da unidade auditada sobre as responsabilidades da autoridade encarregada pela indicação da equipe de fiscalização, e as dificuldades apontadas, não será emitida recomendação. No entanto, orienta-se que há disponibilidade física a unidade auditada envide esforços para nomear substitutos formais em todos os contratos, a fim de manter a qualidade do serviço de fiscalização. Achado N.°3. Não foram encontradas evidências quanto à apresentação, em reunião de inicialização dos documentos e cita o contrato original e suas alteraçõescontratos analisados, dentre os documentos recebidos pelos fiscais do Plano de Fiscalização (2.1após a assinatura do contrato, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017), destacaRecomenda-se que a importância unidade auditada promova reunião inicial com a equipe de encaminhamento por e-mailfiscalização e o representante da contratada, com solicitação sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, para apresentação do plano de confirmação fiscalização, registrando em ata os assuntos tratados. Achado N.º 4. Não foram encontradas evidências quanto à forma utilizada pela gestão do Campus para cientificar expressamente os servidores que trabalharão nas equipes de recebimento, aos gestores e fiscais fiscalização dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 antes da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contratoemissão das portarias. DestacaRecomenda-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições que a ciência prévia (antes da formalização do ato de designação.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete dos servidores que atuarão na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento fiscalização dos contratos, presumeseja realizada por meio de assinatura eletrônica no SIPAC, conforme orienta o Guia de fiscalização do IFRS. Recomenda-se que a contratada tenha cumprido com as obrigaçõesfiscalização técnica dos contratos utilize e registre formalmente a aplicação do IMR (avaliação de cada indicador) ou outro instrumento substituto, mas não é evidente o que foi aferidonecessário à aferição da qualidade dos serviços prestados. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observaRecomenda-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/a fiscalização do contrato está atenta analise a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações documentação referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultor, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018execução indicado na competência da nota fiscal, observa-no que se que os valores apresentados são superiores refere ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse o valor vigente controle das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente horas trabalhadas pelos funcionários empregados da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação registro do preposto (Indicador 04ponto), avaliando possíveis glosas, para posterior pagamento.