Common use of Análise da Auditoria Interna Clause in Contracts

Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de encerramento). A unidade auditada informa que não há um fluxo específico do Campus para inclusão dos arquivos no Comprasnet Contratos, mas se compromete a alimentar o sistema com as informações e os arquivos dos contratos vigentes. Manifesta ainda que devido à existência de plataformas diferentes (SIPAC e Comprasnet Contratos), com necessidades distintas, em que ambas devem ser alimentadas, gera um retrabalho no setor. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. A unidade auditada informa que todos os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPAC. Após o exposto, constata-se que há sistemas informatizados recentemente adotados para a gestão dos contratos (Comprasnet Contratos e SIPAC), e estão sendo utilizados pela unidade auditada, não sendo necessária a emissão de recomendação. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditorias.

Análise da Auditoria Interna. Neste tópicoEm 07 de junho de 2018: Quanto ao controle das viagens intermunicipais, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de encerramento). A unidade auditada informa que não há um fluxo específico do Campus para inclusão dos arquivos no Comprasnet Contratoso mesmo é realizado pelo professor de educação física, mas se compromete a alimentar o sistema com as informações e os arquivos dos contratos vigentes. Manifesta ainda que devido à existência de plataformas diferentes (SIPAC e Comprasnet Contratos), com necessidades distintas, em que ambas devem ser alimentadas, gera um retrabalho no setor. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidadesque, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-observar pela Portaria N.º 156/2017, é o fiscal técnico do contrato. No que diz respeito a conferência do veículo apresentado pela contratada para realização das viagens intermunicipais, é atribuição dos fiscais do contrato, conforme XXXXX X – Roteiro Prático para Fiscalização de contratos de Transporte, do Manual de Gestão e Fiscalização Contratual - IFRS, disponível no sítio eletrônico xxxxx://xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx-x- contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregasdocumentos/manuais/ : “b. Verificar a documentação da empresa, bem como, a documentação do carro que será utilizado na viagem, comparando com a lista dos carros apresentados no contrato ou na proposta da licitação.” No que se refere as viagens das NFs 152 e 175, o gestor informou que as mesmas foram realizadas para atender a demanda do Campus Caxias. De forma manualCabe salientar que o objeto do Contrato N.º 88/2015, ele permite cadastrar prepostos transporte intermunicipal, tem como ponto de partida e terceirizadoschegada o Campus Farroupilha, cadastrar não prevendo o atendimento a outros Campi do IFRS. Porém, conforme documentos acostados aos papéis de trabalho, o atendimento ao Campus Caxias foi excepcional, sendo acordado entre os DAPs de ambos os campi, com o aval da reitoria. Mesmo assim, não se exime a responsabilidade da fiscalização do contrato em realizar o acompanhamento da execução do serviço, bem como, cumprir todas as formalidades necessárias, elencadas no Manual de Gestão e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização Contratual do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, para a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRSum serviço seguro, a partir de 1º de janeiro de 2022eficiente e efetivo. A unidade auditada informa que todos os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPAC. Após o exposto, constataVerificou-se que há sistemas informatizados recentemente adotados o Sr. *.*.*. responsável legal pela empresa *** Assessoria Técnica Ltda. contratada para a gestão dos contratos prestar serviços de manutenção predial junto ao Campus Farroupilha, conforme contrato N.º 122/2015 (Comprasnet Contratos e SIPAC)Processo N.º 23364.000616.2015-41) possui relação familiar (irmão) com o docente *.*.*., e estão sendo utilizados pela unidade auditada, não sendo necessária a emissão coordenador de recomendação. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditoriascurso.

Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para como é realizada a gestão designação das equipes de fiscalização dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir dos exames aplicados, por meio da consulta realizada ao Comprasnet Contratosinspeção de registros e documentos, observou-se que não há fragilidades quanto a prática de anexar indicar substitutos para os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo gestores de encerramento)contratos. No contrato N.º 37/2017 também não foram indicados os substitutos dos fiscais técnico e administrativo. A unidade auditada informa esclarece que não há um fluxo específico na ausência do Campus gestor, o substituto é o responsável pela indicação, ou seja, ao gestor da área requisitante, ou conforme previsto em normativo interno, demonstrando estar ciente da situação que pode gerar a responsabilização da autoridade encarregada pela indicação. Quanto à ausência de substitutos, a unidade auditada atribui como causa, o déficit de profissionais, principalmente de técnico- administrativos. Embora se entenda as dificuldades da gestão quanto às designações, considerando o quantitativo limitado de servidores técnicos-administrativos, salienta- se que os docentes também são passíveis de designação para inclusão dos arquivos no Comprasnet Contratosesse encargo. A função da equipe de fiscalização é de grande relevância para a Administração Pública, mas se compromete pois o acompanhamento e a alimentar o sistema com as informações e os arquivos fiscalização dos contratos vigentes. Manifesta ainda que devido à existência de plataformas diferentes (SIPAC exigem uma atuação ativa e Comprasnet Contratos), com necessidades distintas, em que ambas devem ser alimentadas, gera um retrabalho no setor. O Comprasnet Contratos possui envolve diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc)atividades. A Coletânea sobrecarga de Fluxos atribuições pode comprometer a eficiência na execução das atividades de fiscalização, cabendo uma avaliação em cada situação. Diante da Diretoria indicação de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. A ciência da unidade auditada informa que todos os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPAC. Após o exposto, constata-se que há sistemas informatizados recentemente adotados para a gestão dos contratos (Comprasnet Contratos e SIPAC)sobre as responsabilidades da autoridade encarregada pela indicação da equipe de fiscalização, e estão sendo utilizados pela unidade auditadaas dificuldades apontadas, não sendo necessária a emissão de será emitida recomendação. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se que a utilização unidade auditada envide esforços para nomear substitutos formais em todos os contratos, a fim de manter a qualidade do serviço de fiscalização. Achado N.°3. Não foram encontradas evidências quanto à apresentação, em reunião de inicialização dos módulos disponíveis contratos analisados, do Plano de Fiscalização (após a assinatura do contrato, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir). Recomenda-se que a unidade auditada promova reunião inicial com a equipe de fiscalização e o representante da contratada, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, para apresentação do plano de fiscalização, registrando em ata os assuntos tratados. Achado N.º 4. Não foram encontradas evidências quanto à forma utilizada pela gestão do Campus para cientificar expressamente os servidores que trabalharão nas equipes de fiscalização dos contratos, antes da emissão das portarias. Recomenda-se que a ciência prévia (antes da formalização do ato de designação) dos servidores que atuarão na plataforma fiscalização dos contratos, seja realizada por meio de assinatura eletrônica no SIPAC, conforme orienta o Guia de fiscalização do Comprasnet ContratosIFRS. Recomenda-se que a fiscalização técnica dos contratos utilize e registre formalmente a aplicação do IMR (avaliação de cada indicador) ou outro instrumento substituto, ferramenta necessário à aferição da qualidade dos serviços prestados. Recomenda-se que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais a fiscalização do contrato analise a documentação referente ao período de contrato execução indicado na execução de suas atividadescompetência da nota fiscal, bem como aos gestores no que se refere ao controle das horas trabalhadas pelos empregados da instituição e às futuras auditoriascontratada (registro do ponto), avaliando possíveis glosas, para posterior pagamento.

Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve Em 14 de junho de 2018: A documentação apresentada demonstra o encaminhamento por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de encerramento). A unidade auditada informa que não há um fluxo específico do Campus para inclusão dos arquivos no Comprasnet Contratos, mas se compromete a alimentar o sistema com as informações e os arquivos dos contratos vigentes. Manifesta ainda que devido à existência de plataformas diferentes (SIPAC e Comprasnet Contratos), com necessidades distintas, em que ambas devem ser alimentadas, gera um retrabalho no setor. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. A unidade auditada informa que todos os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPAC. Após o exposto, constata-se que há sistemas informatizados recentemente adotados para a gestão mail dos contratos (Comprasnet Contratos e SIPAC), e estão sendo utilizados pela unidade auditada, não sendo necessária a emissão de recomendação. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada Termos Aditivos aos gestores e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016. A gestão manifesta que há disponibilidade física dos documentos e cita o contrato original e suas alterações, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1). Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017), destaca-se a importância de encaminhamento por e-mail, com solicitação de confirmação de recebimento, aos gestores e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contrato. Destaca-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.” Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições de suas atividadesgestor ou fiscais, bem como nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º). Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presume-se que a contratada tenha cumprido com as obrigações, mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes: - O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização? - Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos gestores dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da instituição IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS? - É verificado e às futuras auditoriascom que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)? - É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)? - Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram? - Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80. - Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultor, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)? - Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)? - Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)? - No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)? - A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)? - Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04).

Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de encerramento). A Questionada, a unidade auditada informa informou que não há um fluxo específico do Campus para inclusão dos arquivos no Comprasnet Contratos, mas se compromete a alimentar o sistema com as informações e permite tão somente a inserção de dados/informações, sendo os arquivos dos contratos vigentes. Manifesta ainda que devido à existência documentos de plataformas diferentes (SIPAC e Comprasnet Contratos), com necessidades distintas, em que ambas devem ser alimentadas, gera um retrabalho fiscalização inseridos no setorSIPAC. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. A Após consulta ao processo informado pela gestão, foi possível evidenciar que a unidade auditada informa que todos utiliza o SIPAC, conforme os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPACnormativos institucionais. Após o expostoAssim, constataentende-se que há sistemas informatizados recentemente adotados para a gestão dos contratos (Comprasnet Contratos e SIPAC), e estão sendo utilizados pela unidade auditada, por não sendo necessária a emissão de recomendaçãorecomendar. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditorias. • TA 04/2020: Assinado em 03/11/2020 - Publicado em 31/12/2020; • TA 05/2020: Assinado em 30/12/2020 - Publicado em 05/02/2021; • TA 07/2021: Assinado em 21/06/2021 - Não foi disponibilizada a publicação; • TA 08/2021: Assinado em 19/07/2021 - Publicado em 28/07/2021. Contrato N.º 63/2019: • TA 01/2020: Assinado em 23/09/2020- Publicado em 27/10/2020; Contrato N.º 05/2018: • TA 01/2020: Assinado em 12/01/2021 - Não foi disponibilizada a publicação; • TA 02/2020: Assinado em 13/11/2020 - Publicado em 17/12/2020.

Análise da Auditoria Interna. Neste tópicoEm 21 de junho de 2018: A gestão manifesta que adotou um “um procedimento de alternar a frequência de limpeza de área das salas e blocos”, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir da consulta realizada cujo registro não foi localizado na documentação referente ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivotampouco apresentado a esta auditoria. Para adoção do Acordo de Nível de Serviços é necessário que tanto o gestor e fiscais do contrato, apostilamentoquanto a contratada, sub- rogações, termo de encerramentotenham a definição dos locais previstos para execução dos serviços (Indicador nº 01). A unidade auditada informa leitura que não se faz dos registros contratuais, é de que há obrigação de limpar uma área de 7.428,01m², o que corresponderia a aproximadamente metade da área existente, cumprindo as tarefas e frequências estabelecidas no item 12.2 do Termo de Referência (Anexo I do Edital PE nº 23/2015). O cronograma dos serviços a serem executados reflete na produtividade (art. 46 e 47 da IN 02/2008). Se a intenção é manter o serviço de limpeza em toda área do campus, diante das restrições orçamentárias impostas, caberia um fluxo específico do Campus estudo para inclusão dos arquivos a redução de tarefas e/ou frequências que resultasse no Comprasnet Contratos, mas se compromete a alimentar o sistema com as informações e os arquivos dos contratos vigentes. Manifesta ainda que devido à existência de plataformas diferentes (SIPAC e Comprasnet Contratos)aumento da produtividade, com necessidades distintasdemostração de equivalência à produtividade mínima e metodologia de referência estabelecidas na IN 02/2008, aprovação da autoridade competente, e em consenso com a contratada, uma vez que ambas devem ser alimentadasa supressão contratual representou mais de 25% (art.65, gera um retrabalho § 1º e 2º da Lei 8.666/93). Tal possibilidade vem sendo mencionada por órgãos de controle e assessoria, a exemplo do Parecer nº 35/2017/CJU-MA/CGU/AGU e Parecer SEORI/AUDIN-MPU Nº 446/2016. A evidenciação das rotinas de trabalho na prestação de serviços de limpeza já foi objeto de Recomendação do TCU ao HGeF, no setor. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidadesAcórdão 9080/2017- Primeira Câmara: Assim, conforme podepara que a contratação não caracterize mera disponibilização de mão de obra e para possibilitar a aferição dos serviços prestados com base em critérios objetivos e transparentes, segue a recomendação: Identificou-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias os seguintes pontos de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto incerteza quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. A unidade auditada informa que todos os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPAC. Após o exposto, constata-se que há sistemas informatizados recentemente adotados para a gestão dos contratos (Comprasnet Contratos e SIPAC), e estão sendo utilizados pela unidade auditada, não sendo necessária a emissão de recomendação. No entanto, visando o aprimoramento cumprimento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditoriasobrigações trabalhistas por parte das empresas contratadas.

Análise da Auditoria Interna. Em 26 de junho de 2018: Do parecer jurídico nº 147/2017, emitido em 30 de junho de 2017, extrai-se a seguinte manifestação: “Neste tópicopasso, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para resposta é no sentido de que se há benefício previsto em convenção coletiva que não se encontra previsto no laudo técnico pericial, há de prevalecer a gestão dos contratosconvenção coletiva. Não se pode, se são utilizados ainda que com base em laudo específico e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratualcorretamente elaborado, ignorar benefício previsto em Convenção Coletiva de Trabalho.” O laudo técnico que embasou a estimativa de custos do procedimento licitatório indicava adicional de insalubridade em grau médio (20%). A partir proposta (planilha de custos) da consulta realizada contatada também apresentou o percentual de 20%. As CCTs, anteriores a 2018, deixavam margem interpretativa ao Comprasnet Contratosprever grau máximo (40%) “para o Faxineiro/Limpador/Auxiliar de limpeza/Servente de limpeza que trabalhe de forma permanente na higienização de instalações sanitárias de uso público ou coletivo de grande circulação, observoue na respectiva coleta de lixo”. Apesar do risco de reclamatórias trabalhistas, admite-se que não há havia segurança jurídica suficiente para aceitar a prática inclusão do percentual de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (40% na planilha de custos do contrato. Já a CCT 2018/2018, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo traz especificações mais completas para enquadramento dos serventes de encerramento). A unidade auditada informa que não há um fluxo específico do Campus para inclusão dos arquivos no Comprasnet Contratos, mas se compromete a alimentar o sistema com as informações e os arquivos dos contratos vigentes. Manifesta ainda que devido à existência de plataformas diferentes (SIPAC e Comprasnet Contratos), com necessidades distintas, limpeza em que ambas devem ser alimentadas, gera um retrabalho no setor. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme podegrau médio ou máximo: Interpreta-se verificar que, se as instalações sanitárias do Campus, se enquadram nas definições de uso público ou coletivo de grande circulação, aplica-se grau máximo (40%) aos serventes que as higienizam. Caso este enquadramento seja confirmado pela gestão do Campus, entende-se pela possibilidade de repassar à contratada o custo decorrente deste enquadramento, atentando para que este custo seja calculado em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos função do número de serventes necessárias à higienização dos banheiros e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os área que este número representa em termos de apostilamento e os termos aditivosprodutividade. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deveTambém sugere-se inserir também ocorrências e adotar controles mais rigorosos para comprovar que os demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. A unidade auditada informa que todos os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPAC. Após o exposto, constata-se que há sistemas informatizados recentemente adotados para a gestão serventes não atuam na higienização dos contratos (Comprasnet Contratos e SIPAC), e estão sendo utilizados pela unidade auditada, não sendo necessária a emissão de recomendação. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditoriasbanheiros.

Análise da Auditoria Interna. Neste tópicoO inciso X do art. 24 da Lei nº 8.666/93, dispõe sobre a hipótese de inexigibilidade pela ausência de competitividade, principalmente quando aquele determinado imóvel será capaz de atender ao interesse da Administração, fazendo jus portanto à dispensa de licitação. Nesse sentido, vale citar a lição de Xxxx xx Xxxxxxx Xxxxxxx: “Em síntese: reputa-se o inciso X do artigo 24 da Lei nº 8.666/93 como espécie de inexigibilidade, tudo porque só é aplicável para a compra ou locação de bens cujas características os singularizem, pois – como exprime o próprio texto legal – as necessidades de instalação da Administração e a sua localização condicionam a sua escolha. Por tributo a isso, uma vez reconhecido tratar-se de inexigibilidade, o que importa é motivar a singularidade, perdendo importância os demais requisitos estampados no inciso em causa.” (grifou-se) Na mesma linha, confira-se excerto da obra de Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx: “Atente-se para trecho consignado na seguinte decisão do TCU (Xxxxxxx n° 1.512/2004 - Plenário): “a afronta à norma se deu (...) porque os gestores não foram capazes de comprovar que o imóvel selecionado detinha características excepcionais de instalação e localização que fossem condicionantes para sua escolha. Com efeito, para que os requisitos estabelecidos pelo referido dispositivo legal sejam satisfeitos, não basta apenas que se identifique um imóvel que atenda às necessidades da Administração, mas que se encontre aquele que as satisfaça com tamanha adequação, que justifique a não realização da licitação. Em outras palavras, ‘a ausência de licitação deriva da impossibilidade de o interesse público ser satisfeito através de outro imóvel, que não aquele selecionado. As características do imóvel (tais como localização, dimensão, edificação, destinação etc.) são relevantes, de modo que a Administração não tem outra escolha.” (grifou- se) “A ausência de licitação deriva da impossibilidade de o interesse sob tutela estatal ser satisfeito através de outro imóvel, que não aquele selecionado. As características do imóvel (tais como localização, dimensão, edificação, destinação, etc.) são relevantes, de modo que a Administração não tem outra escolha. Quando a Administração necessita de imóvel para destinação peculiar ou com localização determinada, não se torna possível a competição entre particulares.” Portanto, conforme acima demonstrado, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para locação de imóvel pela Administração fundada no art. 24, X, e art. 26, parágrafo único, II da Lei nº 8.666/93 depende de comprovação de que o imóvel escolhido é o único a gestão dos contratos, se são utilizados satisfazer as necessidades de instalação e se permitem um controle e uma supervisão eficiente localização da execução contratual. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de encerramento). A unidade auditada informa que não há um fluxo específico do Campus para inclusão dos arquivos no Comprasnet Contratos, mas se compromete a alimentar o sistema com as informações e os arquivos dos contratos vigentes. Manifesta ainda que devido à existência de plataformas diferentes (SIPAC e Comprasnet Contratos), com necessidades distintasAdministração, em determinada localidade, razão pelo qual recomendamos que ambas devem ser alimentadas, gera um retrabalho no setor. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. A unidade auditada informa que todos os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPAC. Após o exposto, constata-se que há sistemas informatizados recentemente adotados para a gestão dos contratos (Comprasnet Contratos e SIPAC), e estão sendo utilizados pela unidade auditada, não sendo necessária a emissão de recomendação. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada justificativa acima seja acrescentada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditoriasautos.

Análise da Auditoria Interna. Neste Objetivou-se, neste tópico, analisar a auditoria interna teve existência de registros que indiquem se há verificação, pela fiscalização do contrato, do cumprimento das obrigações por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratosparte das empresas contratadas, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente principalmente quanto ao pagamento do vale-transporte aos colaboradores, antes da execução contratualemissão da nota fiscal. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observouObservou-se através dos documentos apresentados pela unidade auditada, colaboradores que não há a prática de anexar os arquivos utilizavam VT, porém não se identificou nenhuma observação sobre o fato, nos registros da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de encerramento)fiscalização. A unidade auditada informa manifesta que as glosas referentes a não há um fluxo específico utilização do Campus para inclusão dos arquivos no Comprasnet ContratosVT, mas não foram realizadas e se compromete corrigir a alimentar o sistema com as informações e os arquivos dos contratos vigentessituação. Manifesta ainda que devido à existência de plataformas diferentes Quando do não pagamento do vale-transporte aos empregados da contratada (SIPAC e Comprasnet Contratosnão optantes), cabe a fiscalização realizar os devidos apontamentos para que a nota fiscal ou fatura seja emitida com necessidades distintas, em que ambas devem ser alimentadas, gera um retrabalho no setor. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. A unidade auditada informa que todos os processos novos estão tramitando exclusivamente via SIPACo valor exato dimensionado. Após o exposto, constataconsidera-se que há sistemas informatizados recentemente adotados para a gestão dos contratos (Comprasnet Contratos e SIPAC), e estão sendo utilizados pela unidade auditada, não sendo necessária a emissão de recomendação. No entantoAchado N.°2. Conforme consulta realizada na página do setor de contratos do Campus Farroupilha, observou-se que alguns contratos estão com informações desatualizadas, e outros não foram publicados. Recomenda-se, visando o aprimoramento melhorias na divulgação de dados por iniciativa do campus (transparência ativa), que se proceda à atualização das práticas administrativas informações e a eficiência organizacionaldados contidos na sua página na internet, orientadando publicidade aos seus contratos e aditamentos. Achado N.°3. Não foram encontradas evidências quanto à forma utilizada pela gestão do campus para cientificar expressamente os servidores que trabalharão na equipe de fiscalização dos contratos, antes da emissão das portarias. Recomenda-se que a utilização ciência prévia (antes da formalização do ato de designação) dos módulos disponíveis servidores que irão atuar na plataforma fiscalização dos contratos, seja realizada por meio de assinatura eletrônica no SIPAC, conforme orienta o Guia de fiscalização do Comprasnet ContratosIFRS. Achado N.º 6. Não foram encontradas evidências quanto à apresentação, ferramenta em reunião de inicialização dos contratos analisados, do Plano de Fiscalização (após a assinatura do contrato, sempre que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais a natureza da prestação dos serviços exigir). Recomenda-se que a unidade auditada promova reunião inicial prévia à execução do objetivo contratado, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, para apresentação do Plano de contrato na execução fiscalização, com registro em ata de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditoriastodos os itens tratados.