Contract

Relatório de Auditoria Interna	Nº 001/2018/FAR
Diretor-Geral: Sr. Xxxxxxx Xxxxxxxx Auditado: Gestão e Fiscalização de Contratos Auditora: Xxxxx Xxxxxxxxxx dos Santos Período de Auditoria: Setembro de 2017 a Junho de 2018

A Auditoria Interna do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande de Sul, cumprindo a atribuição estabelecida no Decreto nº 3.591, de 06 de setembro de 2000 alterado pelo Decreto nº 4.304 de 16 de julho de 2002, em atendimento ao Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT/2017 aprovado pela Resolução do Conselho Superior N.º 099, de 13 de dezembro de 2016 e ao PAINT/2018 aprovado conforme Resolução N.º 118, de 29 de dezembro de 2017, apresenta, para apreciação e conhecimento, o Relatório de Auditoria Interna N.º 001/2018/FAR referente à auditagem em Gestão e Fiscalização de Contratos.

As recomendações expedidas visam à adequação dos controles internos administrativos e devem ser avaliadas e ponderadas pela autoridade competente.

MACROPROCESSO: Administração TEMA: Gestão e Fiscalização de Contratos

AÇÃO Nº 06 DO PAINT/2017 e AÇÃO N.º 01 DO PAINT/2018

Objetivos:

1. Verificar o cumprimento dos normativos internos;

2. Verificar o cumprimento da legislação vigente;

3. Verificar os controles internos existentes;

4. Verificar a Gestão de Contratos; e

5. Verificar se é realizada a fiscalização de contratos.

Escopo: Foram analisados 30% dos contratos de serviços prestados no Campus Farroupilha, conforme relação informada pela gestão através do Memo. N.º 43/2017/FRP/IFRS, em resposta a S.A. N.º 006/001/AUDIN/2017. A amostra foi selecionada considerando os critérios de materialidade e relevância.

Legislação Utilizada:

IN N.º 02/2008: dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não. Alterada pela IN N.º 03, de 16 de outubro de 2009, IN N.º 04 de 11 de novembro de 2009, IN N.º 05 de 18 de dezembro de 2009, IN N.º 6 de 23 de dezembro de 2013, IN N.º 03, de 24 de junho de 2014 e IN Nº 04 de 19 de março de 2015. Obs.: foi revogada em setembro de 2017 pela IN N.º 05/2017.

IN N.º 05/2017: dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

Lei N.º 8.666/93: regulamenta o Art. 37, inciso XXI, da CF, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.

Decreto N.º 2.271/97: dispõe sobre a contratação de serviços pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional e dá outras providências.

Manual: Manual de Gestão de Contratos; Coletânea de Fluxos de Procedimentos para a Gestão de Contratos.

Portaria N.º 409/2016: dispõe sobre as garantias contratuais ao trabalhador na execução indireta de serviços e os limites à terceirização de atividades, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e das empresas estatais federais controladas pela União.

Metodologia:

1. Solicitação de informações conforme S.A. Nº 006/001/AUDIN/2017;

2. Seleção da amostra (30% da população). Solicitação dos processos e documentos complementares para análise da auditoria, conforme S.A. N.º 006/002/AUDIN/2017;

3. Conferência física dos processos e análise da documentação, com aplicação de check-list e emissão da S.A. N.º 006/003/AUDIN/2017, solicitando manifestação da gestão sobre os achados de auditoria;

4. Emissão da S.A. N.º 006/004/AUDIN/2017 solicitando esclarecimentos complementares;

5. Emissão da S.A. N.º 006/005/AUDIN/2017 referente ao questionário para avaliação dos controles internos;

6. Análise das respostas do gestor e elaboração do Relatório de Auditoria Interna.

GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

Através do Memo. N.º 43/2017/FRP/IFRS a gestão informou a relação dos contratos de serviços que estavam sendo prestados, sob a gestão e fiscalização do Campus Farroupilha. De um total de 17 (dezessete) contratos, a auditoria interna auditou 30% destes, considerando os critérios de materialidade e relevância. Um dos contratos auditados envolve a cessão de uso a título precário e oneroso da sala 108, situada no bloco 01 da sede do Campus Farroupilha.

Conforme Portaria N.º 371/2015, o Campus Farroupilha possui um único gestor para todos os contratos.

Foram analisados pela auditoria interna, os seguintes contratos:

Contrato N.º 54/2015 Serviços de Limpeza

Contrato N.º 88/2015 Serviço de Transporte de Passageiros

Contrato N.º 122/2015 Serviços de Manutenção Predial

Contrato N.º 107/2016 Serviços de Engenharia para construção do acesso ao Prédio da

Biblioteca

Contrato N.º 57/2017 Serviços de Lanchonete e Restaurante

Na sequência, apresentam-se os principais achados de auditoria divididos em até cinco itens:

1) Constatação: situação encontrada pela auditoria;

2) Causa: legislação ou norma relacionada à situação encontrada;

3) Manifestação do Gestor: posicionamento da gestão (direção e responsáveis pelas áreas auditadas) acerca da constatação e da causa;

4) Análise da AUDIN: análise quanto aos itens anteriores; e,

5) Recomendação: orientação de adequação da situação encontrada (caso necessário), sendo posteriormente objeto de acompanhamento.

ACHADOS DE AUDITORIA

Contrato N.º 57/2017 – Serviços de Lanchonete e Restaurante

Constatação 1

Em análise ao processo N.º 23364.000191.2017-32, Contrato N.º 57/2017, observou-se que não há relatórios da fiscalização quanto aos serviços prestados pela contratada. Também não foi possível evidenciar:

a) Atendimento aos itens 1.2 e 1.5 do Termo de referência;

b) Informação, através de placas indicativas, quanto a presença de glúten e lactose, conforme itens 1.2.2.4, 1.3.7, 1.4.8, 1.5.10 do Termo de referência;

c) Cardápio impresso, de acordo com o item 4.2.12 do Termo de referência;

d) Solicitação formal à fiscalização do contrato quando da alteração do horário de funcionamento, conforme item 4.4.4 do Termo de Referência;

e) Cronograma anual do Controle integrado de Vetores e Pragas Urbanas, de acordo com os itens 4.5.4 e 14.11.4 do Termo de Referência;

f) Controles quanto a comercialização de itens não contemplados na cesta básica de produtos, de acordo com os itens 1.2.2.1 e 5.3.1 do Termo de Referência;

g) Diário de ocorrências, exigido no item 11.18 do Termo de Referência.

Causa

Inobservância ao que dispõe o Termo de Referência do Edital N.º 41/2017. Ausência de instrumentos de controles pela fiscalização do contrato, em afronta ao §1º do Art. 67 da Lei N.º 8.666/93.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“a) O controle é feito visualmente. A fiscalização verifica dentre as opções exigidas se a disponibilidade são atendidas. Nunca se verificou oferta a menor daquela solicitada no contrato.”

“b) Quando do início do contrato, a contratada se comprometeu a providenciar o material para sinalizar a presença de glúten e lactose nos alimentos, mas até o momento isso não se concretizou. A informação é feita verbalmente, no momento do atendimento. A fiscalização já solicitou a contratada para que providencie o material com a maior brevidade.”

“c) A fiscalização sabe da exigência mas entende a dificuldade de cumprimento por parte da contratada. Apesar do acompanhamento de nutricionista, a própria variabilidade de cardápios dificulta que isso se cumpra. A fiscalização se compromete a buscar uma solução para atender a exigência.”

“d) Quanto ao horário de funcionamento, se observa um cumprimento rigoroso. Salienta-se inclusive que nunca houve reclamações ou comentários sobre este quesito. A solicitação de recesso foi feita verbalmente pela contratada ao Diretor de Administração e Planejamento, que entendeu que o fechamento durante o recesso não causaria prejuízo para a instituição, visto que não haveria a presença de alunos no campus e o número de servidores estaria extremamente reduzido, inviabilizando as atividades da contratada.” “e) A empresa não apresenta tal documento uma vez o campus realiza o serviço frequentemente, não havendo necessidade do controle em paralelo por parte da contratada. Caso o campus, por qualquer motivo, deixe de realizar o serviço, o controle por parte da contratada será solicitado.”

“f) Não é realizado controle destes produtos, exceto para a venda de fumígenos e bebidas alcoólicas. Nos demais, os próprios consumidores podem regular a comercialização, ou seja, buscam e adquirem os produtos que lhes satisfaça, caso concordem os preços. Além disso, é muito difícil estabelecer critérios comparativos de preços com os preços de mercado, uma vez que o estabelecimento está inserido dentro de uma instituição com público específico e limitado, o que não é comum na cidade. Esta flexibilidade não gera nenhum prejuízo à administração ou aos consumidores.”

“g) A contratada mantém o diário no estabelecimento, mas não há nenhuma anotação. Alega não ter verificado nenhum fato relevante. A administração desconhece quaisquer fatos que merecem menção.”

Análise da Auditoria Interna

Em 22 de maio de 2018:

É possível verificar através da manifestação da gestão que todos os pontos citados no questionamento, exigidos no termo de referência são de conhecimento da administração e da contratada, porém como não há a elaboração de relatórios por parte da fiscalização do contrato, não é possível verificar quais as ações são tomadas para que a contratada cumpra seus deveres. De acordo com o §1º do Art. 67 da Lei N.º 8.666/93:

“Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.

§ 1o O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.”

No que se refere a comercialização de itens não contemplados na cesta básica de produtos, o termo de referência é claro quanto ao assunto:

“A comercialização de itens não contemplados pela Cesta Básica de Produtos (Grupo 1) só será permitida mediante solicitação prévia da Contratada, acompanhada de cópias das notas fiscais dos produtos e dos preços estimados para venda, e autorização expressa da fiscalização contratual, após verificação dos preços praticados no mercado para os itens em questão.”

Diante o exposto, recomenda-se:

Recomendação:

Recomenda-se ao gestor que oriente a fiscalização do Contrato N.º 57/2017, quanto a adoção de instrumentos de controles necessários para acompanhamento e fiscalização da execução do serviço prestado, conforme exigências do Termo de Referência, consignando em seus relatórios, sempre que necessário, os fatos observados, determinando a regularização pela contratada, sob pena de aplicações das sanções previstas.

Constatação 2

Constatou-se que os requisitos mínimos estabelecidos no Quadro 3, item 6.2 do Termo de referência do Edital N.º 41/2017, quanto a execução do serviço do Contrato N.º 57/2017, não são avaliados pela fiscalização. Observou-se também, para fins de avaliação da qualidade do serviço prestado, que não é realizada a pesquisa através de formulário não identificado, quanto as 8 dimensões destacadas no Quadro 4, item 6.3 do Termo de referência.

Causa

Não atendimento aos itens 6.2 e 6.3 do Termo de Referência do Edital N.º 41/2017. Inobservância quanto as rotinas da fiscalização do contrato.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“Os itens listados são acompanhados visualmente, e em geral, são atendidos. A administração se compromete a melhorar os controles.”

Análise da Auditoria Interna

Em 23 de maio de 2018:

O Termo de referência do Edital N.º 41/2017 possui todas as ferramentas necessárias para uma fiscalização eficiente, porém nenhuma das metodologias citadas no item 6 são realizadas pela fiscalização, que opta por um acompanhamento visual, conforme relato da gestão, e não elabora nenhum relatório quanto ao resultado desse acompanhamento.

Quanto aos requisitos qualitativos mínimos, o Termo de Referência informa:

“6.2.1. A Administração se reserva o direito de realizar análises e diligências para a verificação dos níveis de qualidade e garantia solicitados, por meio da Fiscalização Contratual, que deverão ocorrer mensalmente, analisando-se o atendimento aos 20 (vinte) requisitos listados no Quadro 3.

6.2.2. Para cada requisito analisado os Fiscais atribuirão, justificadamente:

6.2.2.1 Nota 0 (zero) àqueles não atendidos;

6.2.2.2 Nota 5 (cinco) àqueles atendidos parcialmente; ou

6.2.2.3 Nota 10 (dez) àqueles atendidos satisfatoriamente.

6.2.3. Não tendo a contratada, na avaliação mensal da qualidade dos serviços a que se refere o subitem 6.2.1, atendido satisfatoriamente – com nota 10 (dez) – a pelo menos 50% (cinquenta por cento) dos requisitos mínimos, a Administração recomendará formalmente a melhoria dos aspectos deficitários – não atendidos ou atendidos parcialmente –, dando-lhe prazo de 15 (quinze) dias para sua adequação e reavaliação.”

Já o item 6.3 apresenta dimensões qualitativas e aspectos que devem ser avaliados quanto a qualidade do serviço prestado:

“6.3.1. A coleta de dados será realizada diariamente, de forma espontânea, na recepção do Campus, através de um formulário de pesquisa, do tipo estruturado, não identificados, do qual constarão questionamentos acerca de aspectos estritamente relacionados ao perfil sócio-econômico do respondente e à avaliação do serviço segundo as 08 (oito) dimensões destacadas no Quadro 4, acima.

(...)

6.3.3. A análise dos formulários preenchidos, depositados em urna própria, será realizada trimestralmente pelos fiscais do contrato, utilizando-se de técnicas estatísticas a fim de identificar as dimensões do serviço que precisam ser priorizados num programa de melhoria contínua da qualidade, segundo a percepção dos clientes.

6.3.4. Realizadas as análises periódicas, serão elaborados relatórios para apresentação à contratada, contendo a síntese dos dados obtidos, a interpretação dos respectivos resultados e apontando-lhe sugestões de melhoria, se necessário.”

Salienta-se que a fiscalização pelo público usuário faz parte do conjunto de ações que tem por objetivo aferir o cumprimento dos resultados previstos pela Administração para os serviços contratados.

Considerando que na constatação anterior há recomendação emitida quanto a adoção de instrumentos de controles, pela fiscalização, para fins de acompanhamento da execução contratual, não será emitida recomendação para atendimento do item 6.2 do Termo de Referência, porém, quanto a pesquisa de satisfação pelo público usuário, recomenda-se:

Recomendação:

Recomenda-se a equipe de fiscalização do Contrato N.º 57/2017 a realização da pesquisa de satisfação ao público usuário, de acordo com as dimensões e aspectos citados no quadro 4, item 6.3 do Termo de Referência do Edital N.º 41/2017.

Constatação 3

Em análise ao Processo N.º 23364.000191.2017-32, verificou-se que a contratada não apresentou relação de empregados para a execução do serviço. Porém realizou-se testes de observação nos dias 08/02 e 09/02/18 e constatou-se a presença de pessoas auxiliando nas atividades de organização e higienização do espaço.

Causa

Ausência de apresentação, pela contratada, da relação nominal dos empregados. Contratação de mão-de-obra de alunos do Campus através de Contrato de Prestação de Serviços Autônomos.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“A contratada mantém, desde o início dos serviços, contratos de prestação de serviços autônomos com alunas do campus. A opção por essa modalidade de contratação, se baseia no fato de se tratar de um serviço eventual e não habitual. Essa modalidade permite que várias pessoas atuem concomitantemente, possibilitando flexibilidade para conciliar as atividades laborais com as atividades estudantis. Segue cópia dos contratos vigentes (ANEXO I).”

Análise da Auditoria Interna

Em 24 de maio de 2018:

A gestão apresentou cópia dos contratos de prestação de serviço autônomo com duas alunas do Campus Farroupilha, datados em março de 2018 (prazo do contrato 01/03 a 30/05/2018). De acordo com os testes de observação realizados pela auditoria interna, as alunas já estavam trabalhando desde fevereiro de 2018 não sendo apresentado contrato de prestação de serviço deste período.

Quanto ao assunto, a legislação trabalhista através do Decreto N.º 5.452/1943 e suas alterações, expõe:

“Art. 3º - Considera-se empregado toda pessoa física que prestar serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário.

(...)

Art. 442-B. A contratação do autônomo, cumpridas por este todas as formalidades legais, com ou sem exclusividade, de forma contínua ou não, afasta a qualidade de empregado prevista no art. 3o desta Consolidação.”

Art. 443. O contrato individual de trabalho poderá ser acordado tácita ou expressamente, verbalmente ou por escrito, por prazo determinado ou indeterminado, ou para prestação de trabalho intermitente. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)

§ 1º - Considera-se como de prazo determinado o contrato de trabalho cuja vigência dependa de termo prefixado ou da execução de serviços especificados ou ainda da realização de certo acontecimento suscetível de previsão aproximada. (Parágrafo único remumerado pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)

§ 2º - O contrato por prazo determinado só será válido em se tratando: (Incluído pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)

a) de serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo; (Incluída pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)

b) de atividades empresariais de caráter transitório; (Incluída pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)

c) de contrato de experiência.”

Trabalhador autônomo é aquele que exerce sua atividade profissional por conta própria e com assunção dos próprios riscos, sem interferência do tomador de serviços, o que aparentemente não é o que ocorre no presente caso, haja vista que os requisitos necessários ao enquadramento de empregado parecem estar presentes, quais sejam, habitualidade, pessoalidade, onerosidade, subordinação e a circunstância de se tratar o trabalhador de pessoa física. Ainda, a definição de horário e local específico para a prestação do serviço, como ocorre nos contratos apresentados a esta AUDIN, também pode descaracterizar o trabalho autônomo, visto que vai de encontro à independência e autonomia na prestação de serviços, marca indelével dessa natureza de contrato.

Observou-se que somente após a constatação da auditoria, a empresa formalizou o contrato de prestação de serviços autônomos com as alunas, porém sem a especificação das atividades prestadas pelas contratadas, inviabilizando a análise do correto enquadramento da contratação na modalidade de autônomo e sem a presença de duas testemunhas, deixando dúvidas quanto a legalidade dos contratos apresentados. Constatou-se ainda, conforme consulta ao portal da transparência que as alunas contratadas são beneficiárias da Assistência estudantil. Quanto ao fato, resta dúvidas se

as discentes apresentam, para fins de habilitação ao benefício, a informação quanto a remuneração de trabalhador autônomo. Ainda, deve-se observar quanto ao que dispõe o Parágrafo único do Art. 26 da Resolução 83/2013 CONSUP quanto a Política de Assistência Estudantil do IFRS, pois, como a prestação de serviço ocorre dentro do Campus, pode ficar caracterizada a exigência de trabalho laboral pela instituição:

“Parágrafo Único. É vedada a exigência de contrapartida laboral para os estudantes beneficiários da Assistência Estudantil, cujo critério de seleção seja vulnerabilidade social.”

Salienta-se que a empresa contratada deve obedecer a todos os critérios legais quanto a contratação de serviços autônomos, sob pena de caracterização de vínculo empregatício e uma possível reclamatória trabalhista. Por fim, a instituição pública, responsável pela concessão do espaço, tem o dever de zelar pelo cumprimento correto das relações de trabalho, bem como pela legalidade dos atos, sob pena de estar sendo conivente com a manutenção de contratos simulados de autônomos. Nesse caso, além de sonegação à Previdência Social, a empresa deixa de assumir os riscos em relação à saúde e integridade física dos trabalhadores que, no caso em tela, ainda conta com o agravante de serem discentes do Instituto Federal de Educação, havendo responsabilidade jurídica deste em relação à sua integridade enquanto estiverem em suas dependências físicas.

Constatação 4

Não foi possível evidenciar no processo N.º 23364.000191.2017-32 o alvará de licença/funcionamento do estabelecimento para exploração das atividades de lanchonete e restaurante, emitido pelo Departamento de Vigilância Sanitária, junto a Secretaria Municipal de Saúde de Farroupilha/RS.

Causa

Contratada não possui o alvará de licença/funcionamento do estabelecimento para exploração das atividades de lanchonete e restaurante, conforme item 11.4.1 do Termo de referência do Edital N.º 41/2017.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“A contratada não dispõe de alvará de localização e sanitário pois um dos requisitos básicos para emissão é a concessão de Alvará emitido pelo Corpo de Bombeiros para o campus, processo que está em trâmite há mais de três anos. O PPCI dos Blocos 1, 2 e 3 do Campus Farroupilha já foi aprovado e a solicitação de vistoria depende do término das obras de adequação dos sistemas de prevenção e combate a incêndios, previsto para Junho de 2018. Somente após estes trâmites a contratada terá condições de solicitar os alvarás, uma vez que os órgãos fiscalizadores entendem não se tratar de estabelecimento independente.”

Análise da Auditoria Interna

Em 25 de maio de 2018:

A manifestação da gestão é elucidativa. Informa que a empresa não possui o alvará necessário para seu funcionamento devido à ausência do alvará emitido pelo corpo de bombeiros para o Campus Farroupilha. Conforme a gestão, atualmente estão sendo realizadas obras de adequação dos sistemas de prevenção e combate a incêndio, e somente após o término das obras será possível dar prosseguimento aos demais trâmites para obtenção do alvará exigido.

Recomendação:

Recomenda-se ao gestor, após a emissão do alvará do corpo de bombeiros, que oriente a empresa exploradora das atividades de lanchonete e restaurante que utiliza o espaço do Campus, para que providencie os alvarás necessários para seu correto funcionamento, conforme exigido no Termo de Referência do Edital N.º 41/2017.

Constatação 5

Constatou-se ausência de apresentação de garantia por parte da contratada.

Causa

Inobservância quanto ao previsto no item 13 do Edital N.º 41/2017.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“A administração entende como esta exigência como um equívoco na elaboração do edital, uma vez que o valor do contrato é zero, e por consequência, a garantia devida também será zero. No contrato consta o valor relativo ao aluguel, que é tratado como pagamento a título de indenização pecuniária, não correspondendo assim ao valor contratual. Sustenta ainda a tese de equívoco a redação da cláusula 13.1.2 que diz que “o atraso superior a 30 (trinta) dias autoriza a CONTRATANTE (grifei) a promover a retenção dos pagamentos devidos à CONTRATADA (grifei), (...)”. Se não há pagamentos da contratante à contratada, é impossível a execução da retenção.”

Análise da Auditoria Interna

Em 04 de junho de 2018:

Conforme Art. 56 da Lei N.º 8.666/93, é facultado à Administração a exigência de garantia a fim de assegurar a execução do contrato. Porém, quando exigida, deve constar em edital. O gestor informa que a exigência de garantia foi um equívoco na elaboração do Edital N.º 41/2017.

Embora o contrato seja de cessão de uso do espaço público, mediante pagamento de aluguel, também é permitido à Administração a exigência de garantia devendo a mesma verificar a peculiaridade e a essencialidade de cada caso visando resguardar-se de contratações frustradas pela falta de capacidade econômica do particular. Considerando que o valor total do aluguel nos primeiros 12 meses do contrato é de R$3.130,92, sendo a garantia (conforme item 13 do Edital) de R$156,55 (5%), valor baixo para fins de garantia contratual, não será emitido recomendação, porém ressalta-

se que a Administração deve ter cautela quanto a elaboração dos editais de licitação para que não venha infringir o princípio da vinculação ao instrumento convocatório.

Constatação 6

Relação de equipamentos elétricos apresentados pela contratada (Contrato N.º 57/2017) não contempla alguns itens mínimos exigidos no Edital N.º 41/2017, como o módulo de distribuição de alimentos aquecidos (em aço inoxidável, com anti-salivar em vidro transparente), tipo buffet e módulo de distribuição de alimentos refrigerados (em aço inoxidável, com anti-salivar em vidro transparente), essenciais para a conservação dos alimentos.

Causa

Conforme item 7 do Termo de Referência do Edital N.º 41/2017 a contratada deverá disponibilizar, no mínimo, para perfeita execução dos serviços a relação de mobiliários e equipamentos básicos descritos no quadro 5, podendo ocorrer substituições, desde que em comum e prévio acordo com a administração.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“A administração tem ciência desta obrigação, mas no início da execução dos serviços, dispensou temporariamente a contratada da obrigação de instalação dos mesmos, por se tratar de equipamentos de potência elétrica relevante da qual as instalações físicas do campus não suportavam. A instalação traria risco aos equipamentos e ao campus. Assim, com a conclusão da reforma elétrica do bloco 1, a contratada já realizou a instalação dos equipamentos devidos no local.”

Análise da Auditoria Interna

Em 25 de maio de 2018:

Conforme esclarecimentos da gestão, devido às instalações elétricas do Campus Farroupilha não suportarem equipamentos de alta potência, a contratada ficou dispensada temporariamente de apresentar alguns equipamentos. As instalações

passaram por uma recente reforma, conforme pode-se evidenciar nos relatórios de medição (atestados pelo engenheiro civil Xxxxxx Xxxx Xxxxxx ,Contrato N.º 109/2017), anexo aos papéis de trabalho. A contratada, após a reforma, já adquiriu o equipamento citado no questionamento. Diante dos fatos, considera-se sanada a constatação.

Contrato N.º 88/2015 – Serviços de Transporte de Passageiros Municipal e Intermunicipal

Constatação 7

Quanto ao ateste nas notas fiscais emitidas pela empresa Realtur Viagens e Turismo no ano de 2017, referente ao contrato N.º 88/2015 (Processo de pagamento N.º 23364.000128.2017-04) observou-se:

• NF N.º 69 (p.13), N.º164, N.º165: Não foi atestada por nenhum fiscal designado em portaria;

• NF N.º 8017 (p.26, emitida em 08/06/2017), N.º 8037 (p.22, emitida em 19/06/17): Ambas atestadas pelo fiscal técnico da Portaria N.º 155/2015 que estava revogada;

• Notas fiscais N.º 08 (p.33 e p.37), N.º 40 (p.30), N.º 72 (p.35), N.º 74 (p.31v), N.º 103 (p.34), e todas as demais emitidas até o final do ano de 2017 foram atestadas por servidor estranho a Portaria N.º 156/2017 em vigor a partir de 24/05/2017.

Causa

Ateste das notas fiscais referentes ao Contrato N.º 88/2015, não é realizado por

representante da Administração designado em portaria, contrariando o Art. 67 da Lei N.º 8.666/93.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“Por parte dos setores responsáveis pelas reservas e controle dos transportes municipais e intermunicipais (setor de Infraestrutura e Ensino), ficou confirmado que as

notas são de serviços realizados de maneira correta. Entretanto, o descuido no momento do ateste das notas ocorreu pelo fato de ficar pré-entendido que o fiscal de transporte seria o mesmo responsável pela infraestrutura, como antes era feito. Os setores envolvidos, juntamente com o financeiro e os fiscais de contrato já foram comunicados e estão atentos para evitar novos erros. De qualquer forma, a portaria de fiscalização está sendo revisada e o número de fiscais ampliado.”

Análise da Auditoria Interna

Em 05 de junho de 2018:

Da manifestação da gestão depreende-se que o mesmo reconhece as impropriedades apontadas. Informa que houve um descuido quanto a quem deveria atestar as notas fiscais e afirma que os serviços foram prestados corretamente pela contratada, conforme controle realizado pelo setor de infraestrutura. Não será emitida recomendação, pois, conforme esclarecimentos, o setor financeiro e os fiscais do contrato, envidarão esforços para evitar novos equívocos.

Constatação 8

Observou-se que não há, nas prorrogações do Contrato N.º 88/2015 a apresentação por parte da empresa contratada da documentação que comprove as condições legais para a prestação do serviço (CRVL do ano, apólices de seguro, entre outros) conforme item 5 do Termo de Referência do Edital N.º 47/2015. A contratada apresentou a documentação somente no primeiro ano do contrato e muitos documentos já estavam vencidos nas prorrogações.

Causa

Prorrogações contratuais realizadas sem verificar se as condições de habilitação foram mantidas pela empresa contratada.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“De fato não foi atualizada a listagem de ônibus habilitados. De qualquer forma, os veículos enviados sempre são novos e possuem condições de viagem, mas os documentos previstos não foram exigidos. A fiscalização vai buscar junto a empresa que envie os documentos da frota para arquivo e conferência.”

Análise da Auditoria Interna

Em 06 de junho de 2018:

Nos termos do inciso XIII, do Art. 55 da Lei N.º 8.666/93 os contratos administrativos estabelecem a obrigação do contratado em manter as condições de habilitação durante toda a vigência contratual:

“XIII - a obrigação do contratado de manter, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações por ele assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação.”

Observa-se ainda, orientação do Tribunal de Contas da União (Licitações e Contratos: Orientações básicas e Jurisprudência do TCU, 4º Ed.,2010.) quanto aos quesitos que devem ser observados para as prorrogações contratuais:

“Logo, é necessário que toda e qualquer prorrogação de prazo contratual observe, no mínimo, os seguintes pressupostos:

• existência de previsão para prorrogação no edital e no contrato;

• objeto e escopo do contrato inalterados pela prorrogação;

• interesse da Administração e do contratado declarados expressamente;

• vantajosidade da prorrogação devidamente justificada nos autos do processo administrativo;

• manutenção das condições de habilitação pelo contratado;

• preço contratado compatível com o mercado fornecedor do objeto contratado.”

Embora a gestão afirme que todos os veículos apresentados possuem condições para realizar as viagens, isso não é suficiente para evidenciar que os mesmos estão devidamente licenciados dentro do respectivo exercício, bem como habilitados para o serviço contratado, de acordo com as exigências legais e contratuais.

Recomendação:

Recomenda-se ao gestor que atente para que a contratada mantenha, durante toda a execução contratual, as condições de habilitação necessárias para a prestação dos serviços.

Constatação 9

Conforme o item 5.4 do Termo de referência do Edital N.º 47/2015, a contratada deverá dispor de uma equipe de profissionais qualificados (motorista).

Causa

Ausência de controles quanto a verificação da qualificação da equipe disponibilizada pela contratada para realização das viagens.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“Até o momento não há controle específico para tal. Vamos orientar aos solicitantes das viagens que confiram a CNH do motorista no momento do embarque, verificando validade e a categoria D.”

Análise da Auditoria Interna

Em 06 de junho de 2018:

A manifestação da gestão é elucidativa. Informa que não há controles quanto a verificação da qualificação dos profissionais disponibilizados pela contratada.

O acompanhamento da execução do contrato envolve a verificação da conformidade da prestação do serviço e a supervisão da relação contratual assegurando o perfeito cumprimento das obrigações estabelecidas. Assim, uma fiscalização eficiente busca inquirir, censurar, investigar e verificar a correta execução do contrato, em defesa do interesse público. Embora o edital da licitação não exija em nenhum momento, a necessidade da empresa em apresentar a documentação para comprovar a qualificação da equipe de profissionais (habilitação, cursos de transporte de passageiros, entre outras exigências legais), sugere-se a adoção de controles quanto a verificação da qualificação

dos motoristas, como forma de resguardar-se de possíveis riscos que possam influenciar na segurança do transporte de servidores e alunos da instituição.

Constatação 10

Quanto ao serviço de transporte realizado pela empresa Realtur Viagens e Turismo, referente ao contrato N.º 88/2015:

a) Não foi possível constatar quais os controles adotados pela fiscalização do contrato para conferência dos veículos utilizados bem como do número de viagens realizadas mensalmente para emissão da nota fiscal pela contratada referente ao item 1 (transporte rodoviário municipal);

b) Nas viagens intermunicipais, observou-se que o veículo de placa IVW-3021 utilizado na viagem realizada no dia 09/05/17, conforme lista de passageiros (p.16 do processo N.º 23364.000128.2017-04), não constava na lista da frota entregue pela contratada. O mesmo ocorreu na viagem realizada no dia 10 e 11/11/17, onde o veículo utilizado foi o de placa JSE6436 (p.49).

c) Não foi possível evidenciar qual o controle adotado pela administração para comprovação da quilometragem percorrida nas viagens pagas, referentes as notas fiscais N.º 7941 (p.14), 7949 (p.15, Farroupilha-Caxias), 7938 (p.17) e 7948 (p.18, Farroupilha-Panambi).

d) Não há nenhum registro da viagem realizada referente as NFs 175 (p.54) e 152 (p.55).

Causa

Impropriedades que caracterizam ausência de mecanismos de fiscalização dos

serviços prestados. Manifestação do Gestor Em 18 de maio de 2018:

“a) O controle do número de viagens municipais é feito pelo professor de educação física, que tem um relatório específico para tal. Por falha de comunicação

quando da posse do professor, estes relatórios não vinham sendo apresentados. O equívoco já reparado e os relatórios referentes ao ano de 2018 foram emitidos e anexados junto às notas fiscais (Anexo VI). Também foi passada a orientação ao professor para que controle o veículo destinado pela empresa, se o mesmo está entre os habilitados. De qualquer forma, havia um controle via Google Drive de viagens entre o professor, o Setor de Ensino e o DAP quanto às viagens realizadas.

b) A administração não tem conhecimento do veículo destinado para a viagem até o momento em o mesmo chega no campus para verificar se está na relação de habilitados. A administração se compromete a solicitar atualização da frota por parte da empresa, encaminhando os documentos comprobatórios exigidos no edital, bem como alertar a empresa da necessidade de apresentação prévia da referida documentação, em caso de substituição de veículos.

c) A quilometragem é anotada e conferida pelo responsável que acompanha a viagem. Os relatórios ficaram com o setor de infraestrutura, que está repassando ao financeiro para que sejam anexados ao processo de pagamento e a esta SA (anexo VII).

d) Esta viagem foi realizada pelo Campus Caxias, para participação do 2º Salão de Pesquisa, Extensão e Ensino do IFRS, em virtude de não haver contrato vigente na época para realizar o transporte dos alunos. O responsável que acompanhou a viagem repassou a quilometragem apurada por e-mail, mas não emitiu relatório específico. Encaminhas a manifestação do servidor quanto ao quantitativo do deslocamento (anexo VIII).”

Análise da Auditoria Interna

Em 07 de junho de 2018:

Quanto ao controle das viagens intermunicipais, a gestão informa que o mesmo é realizado pelo professor de educação física, que, conforme pode-se observar pela Portaria N.º 156/2017, é o fiscal técnico do contrato. No que diz respeito a conferência do veículo apresentado pela contratada para realização das viagens intermunicipais, é atribuição dos fiscais do contrato, conforme XXXXX X – Roteiro Prático para

Fiscalização de contratos de Transporte, do Manual de Gestão e Fiscalização Contratual

- IFRS, disponível no sítio eletrônico xxxxx://xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx-x- contratos/documentos/manuais/ :

“b. Verificar a documentação da empresa, bem como, a documentação do carro que será utilizado na viagem, comparando com a lista dos carros apresentados no contrato ou na proposta da licitação.”

No que se refere as viagens das NFs 152 e 175, o gestor informou que as mesmas foram realizadas para atender a demanda do Campus Caxias. Cabe salientar que o objeto do Contrato N.º 88/2015, transporte intermunicipal, tem como ponto de partida e chegada o Campus Farroupilha, não prevendo o atendimento a outros Campi do IFRS. Porém, conforme documentos acostados aos papéis de trabalho, o atendimento ao Campus Caxias foi excepcional, sendo acordado entre os DAPs de ambos os campi, com o aval da reitoria. Mesmo assim, não se exime a responsabilidade da fiscalização do contrato em realizar o acompanhamento da execução do serviço, bem como, cumprir todas as formalidades necessárias, elencadas no Manual de Gestão e Fiscalização Contratual do IFRS para a realização de um serviço seguro, eficiente e efetivo.

Recomendação:

Recomenda-se ao gestor, quanto a fiscalização dos contratos de transporte, a utilização de mecanismos de fiscalização dos serviços, atentando para as atribuições previstas no ANEXO O do Manual de Gestão e Fiscalização Contratual do IFRS.

Contrato N.º 122/2015 – Serviço de Manutenção Predial

Constatação 11

Verificou-se que o Sr. *.*.*. responsável legal pela empresa *** Assessoria Técnica Ltda. contratada para prestar serviços de manutenção predial junto ao Campus Farroupilha, conforme contrato N.º 122/2015 (Processo N.º 23364.000616.2015-41) possui relação familiar (irmão) com o docente *.*.*., coordenador de curso.

Causa

Conforme Art. 7º do Decreto N.º 7.203/2010 é vedado que familiar de agente

público preste serviços no órgão ou entidade em que este exerça cargo em comissão ou função de confiança.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“A portaria 262/2016 que designou o Prof. *.*.*. para a função foi emitida em 03/08/2016 e a empresa *** mantém contratos com o campus desde dezembro de 2015. Apesar de se ter conhecimento do parentesco, não entendemos haver riscos a contração ou imoralidade, já que a função do Prof. *.*.*. é uma Função Comissionada de Coordenação de Curso, com atividades vinculadas ao ensino e restritas ao curso de **, não tendo participado direta ou indiretamente de nenhuma fase da licitação ou da execução do contrato. Os serviços dos contratos com a empresa *** são de reforma e manutenção predial, demandados e executados pelo setor de infraestrutura do campus. De toda forma, a orientação da Procuradoria Jurídica para inclusão da cláusula de nepotismo veio apenas em 2016, após a efetivação desta contratação. Sendo assim, o Setor de Contratos passará a controlar com maior cuidado as novas contratações.” Análise da Auditoria Interna

Em 07 de junho de 2018:

A manifestação da gestão é elucidativa. Esclarece que tem conhecimento da condição de parentesco e entende que a mesma não comprometeu o disposto no Decreto N.º 7.203/2010, visto que o servidor não participou do processo de compra e que sua nomeação para o cargo de coordenador de curso ocorreu após a contratação da empresa.

Sobre o tema, verifica-se ainda o que dispõe o Art. 9º da Lei N.º 8.666/93:

“Art. 9o Não poderá participar, direta ou indiretamente, da licitação ou da execução de obra ou serviço e do fornecimento de bens a eles necessários:

I - o autor do projeto, básico ou executivo, pessoa física ou jurídica;

II - empresa, isoladamente ou em consórcio, responsável pela elaboração do projeto básico ou executivo ou da qual o autor do projeto seja dirigente, gerente,

acionista ou detentor de mais de 5% (cinco por cento) do capital com direito a voto ou controlador, responsável técnico ou subcontratado;

III - servidor ou dirigente de órgão ou entidade contratante ou responsável pela licitação.

(...)

§ 3o Considera-se participação indireta, para fins do disposto neste artigo, a existência de qualquer vínculo de natureza técnica, comercial, econômica, financeira ou trabalhista entre o autor do projeto, pessoa física ou jurídica, e o licitante ou responsável pelos serviços, fornecimentos e obras, incluindo-se os fornecimentos de bens e serviços a estes necessários.”

Com base na legislação, verifica-se que o impedimento estende-se a todos os servidores, independente de possuir cargo em comissão ou função de confiança. Por vezes, servidores da instituição tem maior conhecimento e informações do objeto licitado que outros participantes, podendo comprometer aos princípios da igualdade e isonomia entre os participantes, bem como o da impessoalidade. A instituição deve atentar para as vedações impostas pela legislação vigente, obedecendo a todos os princípios da Administração pública e da Lei Federal de licitações.

Constatação 12

Em análise ao processo N.º 23364.000602.2015-28 referente aos pagamentos efetuados a empresa BRG Engenharia, Contrato N.º 122/2015, observou-se:

• O contrato N.º 122/2015 iniciou em 02/12/2015;

• As notas fiscais 201610, 201632, 201637, 201677, 201691, 2016140, 201731,

201740, 201749, 201745, 201768, 201769 emitidas para pagamento da empresa BGR Engenharia, nenhuma possui detalhamento do serviço realizado (dia, carga horária, local...)

• NF 201637 não há descrição da carga horária destinada aos serviços realizados;

• Não há nenhum relatório da fiscalização do contrato;

• Não há especificações dos serviços realizados no Campus.

Causa

Não há evidências quanto a execução das atividades de acompanhamento e

fiscalização por servidor designado em portaria.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“A infraestrutura controla e acompanha a execução dos serviços. Especificamente para este contrato, não havia a previsão de fornecimento de material, ou seja, os materiais utilizados foram fornecidos pelo campus. É feita a contagem das horas e comparada com o faturado pela empresa. Atualmente, os contratos de manutenção têm controles mais elaborados, até porque há previsão de fornecimento de material.”

Análise da Auditoria Interna

Em 08 de junho de 2018:

Embora a gestão manifeste que há um controle das horas trabalhadas para faturamento das notas fiscais, não há evidências no processo quanto ao controle e acompanhamento pela fiscalização do contrato, referente aos serviços realizados.

Destaca-se posição do Tribunal de Contas da União, no Acórdão N.º 10532/2017, 1º Câmara, quanto a matéria:

“9.8. recomendar à Superintendência Regional do Incra no Estado de Mato Grosso (SR(13)MT) que:

(...)

9.8.7. designe fiscal de contrato por meio de portaria com detalhamento de suas atribuições, entre elas:

9.8.7.1. registro dos atos que comprovem a fiscalização dos contratos;

9.8.7.2. utilização de modelo de relatórios de fiscalização de contrato;

9.8.7.3. acompanhamento permanente da execução contratual;

9.8.7.4. execução das atividades de acordo com suas responsabilidades, com as rotinas estabelecidas e os padrões para a fiscalização de diversos contratos;

9.8.7.5. utilização de check-list com a finalidade de verificar a conformidade das etapas de execução de contrato com as formalidades legais;”

A Lei N.º 8.666/93 prevê no inciso III do Art. 58, bem como no Art. 67, que os contratos administrativos devem ser acompanhamentos e fiscalizados por servidor

especialmente designado. Para evidenciar os atos da fiscalização, é necessário o registro de suas atividades, de acordo com a especificidade de cada edital/contrato.

Recomendação:

Recomenda-se ao gestor, para uma correta fiscalização e acompanhamento dos contratos administrativos, o registro das atividades da fiscalização, de acordo com a especificidade de cada edital/contrato, evidenciando o atendimento quanto ao previsto no Art. 58 e 67 da Lei N.º 8.666/93.

Contrato N.º 107/2016 - Serviços de Engenharia para construção do acesso ao prédio da biblioteca

Constatação 13

Constatou-se ausência da apresentação, por parte da contratada, dos documentos elencados abaixo, exigidos no Contrato N.º 107/2016 (Construção do acesso ao prédio da biblioteca):

a) Anotações do Diário de Obras. Conforme item 6.1.43 a contratada deveria entregar, a cada medição ou quando solicitado, planilha contendo os serviços executados, indicando preços unitários contratados, juntamente com cópias de todas as partes que procedem as anotações no “Diário de Obras”.;

b) CND da Receita Federal referente a matrícula CEI (Cadastro específico do INSS) da obra, como condição para pagamento da última parcela (item 6.1.7 e

8.7.1 do contrato);

c) Cópia da apólice de seguro contra riscos de engenharia, com validade para todo o período de execução da Obra (item 6.12 do contrato);

d) Todos os documentos exigidos no item 8.3.2 do contrato relativo ao último mês da prestação de serviço (outubro/2017);

e) “As built” assinado pelo fiscal e pelo profissional legalmente habilitado técnico da obra (item 6.1.25 e 8.7.4 do contrato)

Causa

Ausência de apresentação, pela contratada, de documentos exigidos no Contrato

N.º 107/2016.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“a) A empresa não apresentou os diários de obra completos conforme exigência contratual. Em decorrência disso, além de outros fatos, foi aberto o processo de penalização nº 23364.000329.2017-01, que após decorridos todos os trâmites, resultou na aplicação das penalidades de advertência e multa.

b) A baixa da matrícula CEI não foi realizada por falha de comunicação entre a fiscalização técnica e administrativa. Como a obra encerrou a poucos dias do final da vigência do contrato, a baixa teria que ser feita já após o seu término. A empresa foi cobrada da baixa e alegou que ainda não havia solicitado e que faria o pedido junto à Receita Federal, mas que o prazo para baixa e emissão da CND era de no mínimo 30 dias. Até o momento a CND ainda não se encontra disponível, mas vamos seguir acompanhando e cobrando a baixa.

c) O seguro sobre riscos de engenharia previsto no item 6.12 do contrato tem a finalidade de cobrir sinistros e ocorrências durante a obra, mas de qualquer maneira, já são de responsabilidade da empresa, ou seja, todas essas situações são citadas no contrato na cláusula 6ª. Então, com ou sem o seguro, no caso de qualquer ocorrência, a empresa assume todas as despesas e responsabilidade do ocorrido. Por isso, normalmente os campi não cobram esse item. Isso ocorre porque os contratos do IFRS, de obras, no geral segue um modelo genérico quando deveriam ser mais detalhados caso a caso. Isso faz com que ocorra situações como essas, onde o contrato pede “as built”, "licenciamento", “seguro” e "Alvará de Construção", coisas que não são necessárias para a obra em questão, assim como também não há previsão orçamentária para tal.

d) Por falha da fiscalização os documentos desta competência não foram solicitados, já que, para os pagamentos normais das medições, os documentos exigidos se referiam aos

da competência anterior. O fato do atraso da obra também dificultou esse controle. Os documentos foram solicitados a empresa, mas até o momento não foram encaminhados. A fiscalização vai seguir acompanhando e solicitando envio.

e) Este item só pode ser cobrado pela fiscalização caso esteja previsto em planilha orçamentária licitada, uma vez que se trata de um serviço que tem seu valor monetário estipulado de acordo com o vulto da obra, e neste caso, não estava previsto. Por isso, a empresa não era obrigada a fornecê-lo sem um aditivo do referido valor.

Análise da Auditoria Interna

Em 08 de junho de 2018:

A manifestação da gestão é elucidativa. Esclarece os tópicos questionados referente a documentação exigida em contrato. Porém quanto a CND referente a matrícula CEI da obra, a emissão da mesma era condicionante para efetuar o pagamento da última parcela da obra. Não há evidências no processo de que a certidão foi solicitada pela empresa junto a Receita Federal. Salienta-se que a referida certidão é necessária para comprovar a regularidade da contratada quanto aos pagamentos referente as contribuições sociais sobre a obra. Como a fiscalização, por falha, não exigiu os documentos relativos ao último mês da prestação do serviço, há o risco de que a contratada não tenha feito os recolhimentos fiscais, estando inadimplente. Considerando que o contrato da obra já foi finalizado e que na manifestação o gestor informou que está verificando essas pendências junto a empresa, não será emitido recomendação, porém alerta-se para que a instituição atenha-se as comprovações necessárias que evidenciem que a contratada não possui pendências quanto ao pagamento de salários e demais obrigações trabalhistas.

Contrato N.º 54/2015 – Serviços de Limpeza

Constatação 14

Conforme cláusula 19.6 do Contrato N.º 54/2015, dentro dos primeiros 30 dias de prestação de serviço e a cada substituição de trabalhador, a contratada deverá apresentar os seguintes documentos:

• Relação dos funcionários por campi, com os respectivos horários de trabalho;

• Apólice de seguro dos empregados contra riscos de acidentes de trabalho;

• Comprovante de entrega de EPIs;

• Cópia das carteiras de trabalho;

• Contrato de trabalho;

• Atestados médicos.

De acordo com o termo de referência, item 13.1.4 os uniformes devem ser entregues aos trabalhadores mediante recibo, cuja cópia deverá ser enviada a fiscalização do contrato

Causa

Ausência dos documentos exigidos na cláusula 19.6 do Contrato N.º 54/2015. Inobservância ao disposto na IN N.º 02/2008 atualmente regulamentada pela IN N.º 05/2017, referente a fiscalização inicial.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“A fiscalização faz controles paralelos de forma digital, conforme link abaixo do Google Drive. Outros controles são feitos visualmente, como dos EPI´s e que estão em processo de melhoria.” xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/x/0/xxxxxxx/0X0X00x0xxXxXxx0xxX0xXXxXxxxXXxXx” Análise da Auditoria Interna

Em 11 de junho de 2018:

A gestão informa que é feito um controle digital quanto a documentação exigida na cláusula 19.6 do contrato. Em consulta ao link disponibilizado na manifestação,

observou-se que há pastas com documentos de cada funcionário da contratada, porém muitas estão com a documentação incompleta. Referente aos EPIs, não foi encontrado nenhum comprovante de entrega nos controles da fiscalização e a gestão informa que o mesmo é feito visualmente. A apresentação da documentação, além de ser exigida no Contrato N.º 54/2015, faz parte das obrigações impostas no Anexo VIII-B da IN N.º 05/2017, e já era abordada na IN N.º 02/2008:

“10.1. Fiscalização inicial (no momento em que a prestação de serviços é iniciada)

a) No momento em que a prestação de serviços é iniciada, deve ser elaborada planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conterá informações sobre todos os empregados terceirizados que prestam serviços no órgão ou entidade, divididos por contrato, com os seguintes dados: nome completo, número de inscrição no CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações, benefícios recebidos, sua especificação e quantidade (vale-transporte, auxílio-alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências e horas extras trabalhadas.

(...)

f) Deve ser verificada a existência de condições insalubres ou de periculosidade no local de trabalho, cuja presença levará ao pagamento dos respectivos adicionais aos empregados. Tais condições obrigam a empresa a fornecer determinados Equipamentos de Proteção Individual (EPI).

g) No primeiro mês da prestação dos serviços, a contratada deverá apresentar a seguinte documentação, devidamente autenticada:

g.1. relação dos empregados, com nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), e indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso;

g.2. CTPS dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinadas pela contratada;

g.3. exames médicos admissionais dos empregados da contratada que prestarão os serviços; e

g.4. declaração de responsabilidade exclusiva da contratada sobre a quitação dos encargos trabalhistas e sociais decorrentes do contrato.”

A normativa dispõe da obrigação da contratada em fornecer equipamentos de EPI quando da existência de condições insalubres ou de periculosidade. O comprovante da entrega dos EPIs aos funcionários da contratada deixa registrado que os mesmos receberam os dispositivos de segurança essenciais para execução das atividades laborais. Tal medida serve principalmente para evitar fraudes em casos de acidentes de

trabalho, bem como resguardar a instituição de riscos de demandas trabalhistas com responsabilidade subsidiária do Instituto.

O item 2.1 do Anexo VIII-B da IN N.º 05/2017 também evidencia a necessidade da apresentação da documentação no primeiro mês de prestação de serviços para empresas regidas pela CLT:

“2.1. No caso de empresas regidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT):

a) no primeiro mês da prestação dos serviços, a contratada deverá apresentar a seguinte documentação:

a.1. relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), com indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso;

a.2. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinada pela contratada; e

a.3. exames médicos admissionais dos empregados da contratada que prestarão os serviços.”

A normativa salienta que a documentação deve ser apresentada, a cada nova admissão pela contratada:

“3. Sempre que houver admissão de novos empregados pela contratada, os documentos elencados na alínea “a” do subitem 2.1 acima deverão ser apresentados.”

Logo, com vistas a aperfeiçoar os controles e tornar a fiscalização do contrato mais efetiva, recomenda-se:

Recomendação:

Recomenda-se ao gestor, em atendimento ao ANEXO VIII-B da IN N.º 05/2017, que a fiscalização administrativa do contrato, exija a cada início de contrato de serviços sob regime de execução indireta, bem como a cada nova admissão pela contratada, toda a documentação disposta na instrução normativa, visando a correta fiscalização inicial do contrato.

Constatação 15

Não foi possível evidenciar em análise ao processo do Contrato N.º 54/2015, nenhum instrumento de controle quanto ao material utilizado durante a prestação do serviço.

Causa

Ausência de controles por parte da fiscalização da quantidade de materiais utilizados no Contrato N.º 54/2015.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“A fiscalização recebe mensalmente cópia da nota fiscal de entrega dos produtos e confere os itens entregues in loco.”

Análise da Auditoria Interna

Em 14 de junho de 2018:

Conforme Xxxxxxx N.º 2.373/2016 - Plenário, deve-se incluir controles internos na etapa da fiscalização técnica do contrato, visando manter controle gerencial quanto a utilização de materiais utilizados para estimativas de futuras contratações, bem como para reduzir ou eliminar os custos não renováveis.

Quanto ao assunto, observa-se o que a IN N.º 05/2017 aborda:

“Art. 47. A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:

(...)

III – a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados; (...)

§ 1º Deve ser estabelecido, desde o início da prestação dos serviços, mecanismo de controle da utilização dos materiais empregados nos contratos, para efeito de acompanhamento da execução do objeto bem como para subsidiar a estimativa para as futuras contratações.

§ 2º A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que contenha a relação detalhada destes, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como marca, qualidade e forma de uso.

Conforme manifestação da gestão, comprovada com a entrega das cópias das notas fiscais referentes às aquisições de materiais pela contratada, necessários para a prestação do serviço, é possível verificar que a fiscalização realiza o controle nos materiais, sendo desnecessária a emissão de recomendação.

Constatação 16

Não foi possível evidenciar através dos relatórios da fiscalização, se a aferição dos serviços é realizada de acordo com os indicadores citados na cláusula 11 do Contrato N.º 54/2015.

Causa

Ausência de evidências quanto a aferição dos serviços, principalmente no que se refere a frequência da limpeza nas áreas especificadas em edital (indicador 1) e a utilização de materiais e uniformes (indicador 3).

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“Em virtude de supressão de áreas e necessidade de ajustes nas frequências, havia a previsão de realização de nova licitação para o serviço de limpeza, e por isso, esse controle não vinha sendo feito com o rigor contratual.. Como a administração conseguiu acordo com a empresa, a fiscalização está estruturando uma nova metodologia de controle, atribuindo um fiscal técnico por prédio, entre outros controles (registros de execução da limpeza), visando atender a esta exigência e melhorar a fiscalização dos serviços.”

Análise da Auditoria Interna

Em 14 de junho de 2018:

Da manifestação, depreende-se que a aferição dos serviços não estava sendo feita de acordo com as exigências contratuais. Embora tenha ocorrido supressão, o fato não exime a fiscalização de aferir os serviços realizados nas demais áreas. Os

indicadores são necessários para avaliar e conceituar os serviços prestados, bem como subsidiar as estimativas para futuras contratações.

Recomendação:

Recomenda-se ao gestor, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do contrato, subsidiar futuras contratações bem como atender o princípio da eficiência, que faça constar nos relatórios da fiscalização a aferição dos serviços prestados, para posterior pagamento dos serviços.

Constatação 17

Verificou-se que o Campus Farroupilha realiza, quanto a reserva mensal em conta-depósito vinculada, retenção de 1,94% referente a rubrica aviso-prévio.

Causa

Reserva mensal em conta-depósito vinculada de encargo trabalhista não previsto no Anexo XII da IN N.º 05/2017.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“A previsão de retenção deste percentual estava previsto na IN 03/2009 e no edital da licitação, e como este contrato foi assinado quando da vigência desta IN, se optou pela manutenção desta retenção, até por se tratar de uma garantia maior de cumprimento das obrigações trabalhistas. A empresa não solicitou em nenhum momento a retirada do percentual. Com a publicação da IN 05/2017 e a revogação da antiga, esta obrigação foi retirada dos novos contratos.”

Análise da Auditoria Interna

Em 12 de junho de 2018:

O Contrato N.º 54/2015 foi assinado em 14 de abril de 2015, período que estava em vigor a Instrução Normativa N.º 06, de 26 de dezembro de 2013, que, conforme o Anexo V, alterou o Anexo VII da IN 02/2008, e já não previa mais a retenção de 1,94% referente ao aviso-prévio. A gestão informa que para os novos contratos, a rubrica já

não é mais retida, porém sugere-se que a retenção referente ao contrato N.º 54/2015 também seja revisada.

Constatação 18

Verificou-se que a funcionária terceirizada Dilma de Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, conforme termo de rescisão do contrato de trabalho (p.258 do processo 23364.000020.2017-11) teve como data de admissão 20/10/2011 (data anterior ao Contrato N.º 54/2015). A mesma foi afastada do trabalho em 25/05/2017, tendo como valor líquido rescisório R$5.127,64. A empresa solicitou em 12/05/2017 (p.263), para liberação da conta vinculada, o valor total especificado no termo de rescisão.

O mesmo ocorreu para a funcionária Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx (data de admissão 03/03/2015), onde o total da sua rescisão foi de R$2.668,14 (p.349), mesmo valor solicitado para liberação da conta vinculada (p.347). Observou-se que a multa do FGTS (p.354) foi liberada da conta vinculada no valor total e não proporcional a data de admissão da funcionária. Salienta-se que a reserva mensal para encargos trabalhistas em conta-depósito vinculada do Contrato N.º 54/2015 iniciou em maio de 2015.

Causa

Recursos da conta-depósito vinculada liberados para pagamento de rubricas não previstas em reserva mensal para encargos trabalhistas.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“Como a empresa XXXXXX xxxxxx-se vencedora das duas licitações que originou o contrato 54/2015 e já detinha este contrato anteriormente, alguns funcionários, como as duas citadas, já pertenciam ao quadro da empresa e por isso, tiveram valores pagos proporcionais a data da contratação, mesmo que isso tenha ocorrido no contrato anterior. Uma vez que não houve a necessidade de demissão dos funcionários na troca de contrato, não restando assim obrigações pendentes, a conta vinculada antiga foi encerrada e os valores devolvidos a empresa conforme previa o

contrato. Naquele momento não havia previsão contratual ou legal para retenção de valores com esse fim, assim como não havia nenhuma previsão de proporcionalidade de retirada da nova conta vinculada quando das demissões e por isso, o pedido de liberação feito pela empresa foi acatado. Quanto a liberação de verbas relativas a “salários” da conta vinculada, realmente a fiscalização nunca teve esta percepção de fracionar o valor, até por não existir orientação ou clareza quanto a este procedimento. A fiscalização se compromete buscar esclarecimentos quanto a forma correta de liberação dos valores retidos e abrangência dos pagamentos e adotar medidas para o cumprimento.”

Análise da Auditoria Interna

Em 14 de junho de 2018:

De acordo com o Anexo XII da IN N.º 05/2017 (antes anexo VII da IN N.º 02/2008), deve ser retido na Conta-Depósito Vinculada, as provisões com 13º salário, férias e 1/3 constitucional de férias, multa sobre o FGTS e contribuição social para as rescisões sem justa causa, e encargos sobre férias e 13º salário. A legislação prevê que a movimentação da conta será feita exclusivamente para pagamento dessas obrigações que foram previstas e retidas mensalmente, bem como para eventuais indenizações trabalhistas aos empregados (de situações ocorridas durante a vigência do contrato). Porém verificou-se, conforme citado na constatação, liberação de verbas que não integram o cálculo da retenção (não previstos na normativa), como saldo de salário referente aos dias trabalhados e outras verbas rescisórias. Quanto ao tema, a coletânea de fluxos e procedimentos do Setor de Contratos (Versão novembro/2017 p.23), publicada no sítio eletrônico do IFRS informa:

“Só deverão ser liberados os valores referentes às rubricas retidas na conta vinculada, que são: férias proporcionais + terço constitucional de férias + 13º salário proporcional + previdência sobre 13º. Qualquer rubrica constante do TRCT que não esteja coberta pela previsão da conta vinculada deverá ser paga diretamente pela empresa para a conta do empregado. A administração somente liberará o que estiver retido na conta vinculada.”

Recomendação:

Recomenda-se ao gestor que atenha-se a correta movimentação da conta- depósito vinculada, liberando os recursos somente para o pagamento dos encargos trabalhistas retidos por meio da conta ou de eventuais indenizações trabalhistas, devidamente comprovada tais ocorrências pela contratada.

Contratos diversos:

Constatação 19

Em análise ao processo N.º 23364.000439.2015-01, não foi possível verificar quem é o preposto da empresa referente ao Contrato N.º 88/2015. A ausência da indicação de preposto também foi constatada no Processo N.º 23364.000616.2015-41 (Contrato N.º 122/2015).

Causa

Ausência de designação formal de preposto por parte da contratada.

Manifestação do Gestor

Em 13 de junho de 2018:

“Retificando o questionamento número 26, saliento que nos contratos citados, por não se tratarem de contratos com mão de obra exclusiva, não é requisitado à empresa a indicação formal de preposto, sendo o contato nestes casos realizado diretamente entre o fiscal ou responsável pelo setor de contratos e o diretor da empresa, ou alternativamente, com o auxiliar que o assessora.”

Análise da Auditoria Interna

Em 13 de junho de 2018:

Quanto ao assunto, o Tribunal de Contas da União vem constantemente abordando a importância da designação formal do preposto como forma de facilitar a responsabilização das partes do contrato:

“9.1.23.2 exigência, antes do início da execução contratual, da designação formal do preposto responsável por representar à contratada durante execução contratual;” (Acórdão nº 2.743/2015-Plenário).

“9.1.31.13. incluir controle interno na etapa de gestão do contrato com intuito de exigir, antes do início da execução contratual, a designação formal do preposto responsável por representar à contratada durante execução contratual;” (Xxxxxxx n.º 2.373/2016 – Plenário)

Preposto é aquele que, formalmente designado, age em nome da empresa. Diante das inúmeras demandas que surgem durante a execução do contrato, há o risco de decisões e ou ações serem tomadas por pessoa não autorizada pelo representante legal da contratada. Portando, formalizar tal ato, trará maior segurança a Administração bem como facilitará a identificação do responsável a quem devem ser dirigidas as ordens e solicitações feitas pelos fiscais ou gestores em relação ao acompanhamento rotineiro da execução contratual, ou sempre que necessário.

Constatação 20

Não foi possível verificar a forma utilizada pela administração para atendimento aos artigos 41 e 42 da IN N.º 05/2017, no que se refere a indicação do gestor e fiscais do contrato.

Causa

Fragilidades referente a comunicação quanto ao exercício da função (gestores e fiscais de contratos) pelos servidores nomeados em portaria.

Manifestação do Gestor

Em 18 de maio de 2018:

“Quando da necessidade de novos fiscais, por ocasião de início de contrato ou por substituição de fiscais, a gestão de contratos ou a direção do campus busca servidores que possam assumir essa atribuição. Após a emissão da portaria, o Setor de Contratos encaminha por e-mail todos os documentos necessários para a execução das atividades e acompanha o andamento do processo.”

Análise da Auditoria Interna

Em 13 de junho de 2018:

De acordo com a manifestação da gestão, após a emissão da portaria com a designação dos fiscais, o setor de contratos encaminha por e-mail todos os documentos necessários para a execução das atividades.

A atuação dos gestores e fiscais de contratos visa assegurar que os recursos públicos estão sendo aplicados corretamente, sendo fundamental para o sucesso ou o insucesso do resultado final, deles exigindo uma preparação adequada e o perfeito conhecimento das tarefas que lhe cabem.

Quanto a indicação e designação do gestor e fiscais do contrato, a IN N.º 05/2017 esclarece:

“Art. 41 § 1º Para o exercício da função, o gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.

“Art. 42 § 4º Para o exercício da função, os fiscais deverão receber cópias dos documentos essenciais da contratação pelo setor de contratos, a exemplo dos Estudos Preliminares, do ato convocatório e seus anexos, do contrato, da proposta da contratada, da garantia, quando houver, e demais documentos indispensáveis à fiscalização.”

Visando aperfeiçoar a comunicação entre o Setor de Contratos e a equipe designada em portaria para exercer a gestão e a fiscalização, bem como certificar-se de que os mesmos têm conhecimento prévio de sua competência e atuação, sugere-se ao setor, o ateste de recebimento pelos gestores e fiscais, de todos os documentos necessários para realização de suas atribuições (edital, termo de referência, contrato, proposta vencedora da licitação, entre outros...). É importante que o setor apresente aos designados, o Manual de Gestão e Fiscalização de contratos, disponível no sítio eletrônico do IFRS, ferramenta de suporte que facilita a atuação da fiscalização e gestão de contratos.

NOTA

Após constatar que durante a execução do Contrato N.º 54/2015 (ainda em vigor), houve a emissão de três pareceres da equipe de segurança do trabalho do IFRS, essa Audin, visando maiores esclarecimentos quanto ao grau de insalubridade referente aos serviços de limpeza, solicitou manifestação da gestão do Campus do Farroupilha sobre o fato:

Solicitação da auditoria interna em 18/04/2018:

Conforme análise do processo 23364.000205.2015-56 verificou-se que a empresa contratada solicitou aumento do grau de insalubridade em 04/09/15 (p.97) de 20% para 40%. Conforme posição da CONJUR e da equipe de segurança do trabalho do IFRS, os 40% somente são concedidos aos serventes que trabalhem de forma permanente na higienização de instalações sanitárias/coleta de lixo, o que não seria o caso das serventes que trabalham no IFRS. Observou-se que a empresa contratada realizou nova solicitação de alteração do percentual de insalubridade no dia 29/02/2016 (p.156). Com base no parecer da Engenheira de Segurança do IFRS datado em 23/03/2016 (p.183 a 184v), o Campus Farroupilha passou a pagar para a contratada grau máximo de insalubridade para todos os serventes da limpeza. Porém, verificou-se que há um novo parecer técnico emitido em 06 de julho de 2016. Ainda, de acordo com o processo N.º 23419.000750.2016-41 há uma orientação emitida pela Procuradoria Jurídica do IFRS quanto ao assunto. Diante dos fatos, solicito informar se a gestão está ciente da orientação da Procuradoria Jurídica e qual seu entendimento quanto ao grau máximo de insalubridade pago atualmente para todos os serventes da limpeza.

Resposta da Gestão em 18/05/2018:

Embora o parecer técnico emitido pelo setor de segurança do trabalho da reitoria em 2016 tenha sido pela SALUBRIDADE do serviço de limpeza geral, inclusive dos banheiros e recolhimento de lixo em todos os campi do IFRS, ou seja indica que não há necessidade de pagamento do adicional, a Procuradoria Jurídica alertou que, havendo

benefício previsto em Convenção Coletiva há de prevalecer a CCT e esta prevê o pagamento de insalubridade em grau médio e máximo. Este laudo na verdade retificou o entendimento do laudo emitido em 2015, e seguindo esse laudo, foi realizada a alteração para o grau máximo. Diante disso, mesmo com a emissão de novo laudo, não era mais possível naquele momento a reversão do benefício, já que a CCT previa que quem já recebia grau máximo, não poderia passar a receber grau médio, sendo o serviço distribuído entre toda a equipe de limpeza, até para que não seja prejudicada a frequência de higienização. Diante disso, a orientação da reitoria foi de se manter o contrato até o final e planejar nova licitação com 20%. Em virtude de trocas de servidores no setor de compras e licitações do campus e de outras demandas mais urgentes, não foi possível a realização de nova licitação até o momento. De qualquer forma, o contrato de limpeza sofreu supressão de áreas e ajuste nas frequências de forma a compensar o valor da insalubridade. Cabe salientar que a redução do percentual neste contrato causa instabilidade jurídica tanto a empresa quanto ao IFRS, pois abre a possibilidade de demandas judiciais por parte dos funcionários.

Posição da Auditoria Interna em 14/06/2018:

Observa-se que o tema não está completamente pacificado no IFRS, sendo objeto de dúvidas e de insegurança jurídica.

Quanto ao assunto, o exposto na cláusula décima oitava da CCT 2018, com N.º de registro no MTE RS00015/2018, conceitua o que seria instalações sanitárias de uso público de grande circulação:

“a) - em grau médio (vinte por cento) para os trabalhadores da categoria profissional que exerçam as funções/atividades de Copeira, Cozinheira, Auxiliar de Cozinha, Merendeira de Escola/Creche, Monitor de creche e albergue infantil, Faxineiro/Limpador/Auxiliar de limpeza/Servente de limpeza, Gari/Varredor (CBO n.º 5142-15), Zelador de edifício (CBO n.º 5141-20) e Jardineiro;

b) – em grau médio (vinte por cento) para os trabalhadores que exerçam as funções/atividades de Faxineiro/Limpador/Auxiliar de limpeza/Servente de limpeza e que trabalhem de forma habitual na higienização de instalações sanitárias que não sejam de uso público ou que não sejam coletivas de grande circulação, e na respectiva coleta de lixo, entendendo-se por “instalações sanitárias de uso público” aquelas em que o

acesso independe da autorização do titular do estabelecimento e é livre ao público em geral, e entendendo-se por “instalações sanitárias de grande circulação aquelas utilizadas por mais de vinte pessoas ao dia;

c) – em grau máximo (quarenta por cento) para os trabalhadores que exerçam as funções/atividades de Aplicador de bactericida e Desinsetizador, Aplicador de inseticida e produtos agrotóxicos/domissanitários, auxiliar de limpeza técnica em indústria automotiva, higienização técnica de materiais hospitalares, preparador de materiais (CBO n°7842-05, Lixeiro/Coletor (CBO n.º 5142-05), Reciclador e, ainda, para o Faxineiro/Limpador/Auxiliar de limpeza/Servente de limpeza e que trabalhem de forma permanente na higienização de instalações sanitárias de uso público ou coletivo de grande circulação, e na respectiva coleta de lixo, entendendo-se por “instalações sanitárias de uso público” aquelas em que o acesso independe da autorização do titular do estabelecimento e é livre ao público em geral, e entendendo-se por “instalações sanitárias de grande circulação aquelas utilizadas por mais de vinte pessoas ao dia.”

Logo, sugere-se a gestão que envide esforços para que o adicional de insalubridade em grau máximo (40%) seja previsto somente aos funcionários que realmente exercem atividades para tal.

AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS

A partir da auditagem realizada e das respostas ofertadas à Solicitação de Auditoria referente à avaliação dos controles internos, foi realizada a avaliação dos controles internos conforme disciplina a IN CGU Nº 24/2015. Deste modo foram verificados seis pontos:

1. Ambiente de Controle: é o conjunto de normas, processos e estrutura que fornece a base para condução do controle interno no órgão ou entidade.

1.1 Análise da Auditoria Interna:

No que se refere a gestão e fiscalização de Contratos, avalia-se como satisfatório o ambiente de controle, visto que:

a) o setor possui manuais e fluxos formalizados, conforme pode-se verificar no sítio eletrônico xxxxx://xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx-x-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/ além de normativas que embasam o assunto, dando suporte a execução das atividades do setor. Porém observou-se pouco uso da equipe quanto as ferramentas disponíveis no site da instituição;

b) As competências e atribuições do setor são executadas, de acordo com o exposto no Regimento do Campus Farroupilha;

c) A gestão informou que há debates sobre a melhor forma de conduzir os procedimentos do setor, mas que não há medidas instauradas para que os servidores se apropriem do Código de Ética dos Servidores Públicos Federais. Sobre o tema, há diversos cursos disponíveis, gratuitamente para capacitação, na plataforma EAD, que são divulgados frequentemente pela Coordenação de Gestão de Pessoas do IFRS, a todos os servidores.

d) Verificando a necessidade do contínuo processo de aprendizado, devido as constantes mudanças na legislação, em 2017, foi viabilizado ao setor de contratos a realização de cursos de capacitação quanto aos temas Legislação e Cálculos Trabalhistas e Gestão e Fiscalização de Contratos.

2. Avaliação de Riscos: é o processo dinâmico e interativo que visa a identificar, a avaliar e a mensurar os riscos relevantes que possam comprometer a integridade do órgão ou entidade e o alcance das metas e dos objetivos organizacionais.

2.1 Análise da Auditoria Interna:

A avaliação de riscos do setor não está formalizada, porém verifica-se que há uma constante preocupação em aperfeiçoar os procedimentos administrativos, com a criação/atualização dos controles existentes, bem como, a capacitação dos servidores. Há de se observar que controles internos têm custos, assim, antes de implementá-los, a instituição deve identificar e avaliar os riscos.

3. Atividade de Controle: conjunto de ações estabelecidas por meio de políticas e procedimentos que auxiliam o órgão ou entidade a mitigar os riscos que possam comprometer o alcance dos objetivos traçados.

3.1 Análise da Auditoria Interna:

Observou-se fragilidades quanto as atividades de controle do setor. Embora foi possível observar que diversas atividades de controle são expressas em manuais e fluxos elaborados pelo IFRS, os envolvidos fazem pouco uso das ferramentas disponíveis durante as atividades de gestão e fiscalização dos contratos.

4. Informação: processo de validação da consistência, documentação e guarda dos registros gerados a partir das atividades de controle interno necessárias para que o órgão ou entidade alcance seus objetivos.

4.1 Análise da Auditoria Interna:

Quanto ao componente informação, considera-se satisfatório, porém há melhorias a realizar, conforme exposto no relatório. Os processos (contratos, pagamentos) estão devidamente autuados, protocolados e numerados. Todos os

contratos estão amplamente divulgados no sítio eletrônico do IFRS xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxx/xxxxxxxx/xxxxx/xx/000

Considera-se necessário aperfeiçoar as informações aos fiscais dos contratos permitindo que os mesmos tenham melhores condições de conduzir suas atividades, bem como de coletar informações necessárias aos relatórios da fiscalização.

5. Comunicação: processo contínuo de compartilhamento e obtenção de informações que possibilita a compreensão do órgão ou entidade sobre as responsabilidades de controle interno e sua importância.

5.1 Análise da Auditoria Interna:

Avalia-se como satisfatória a comunicação no que se refere a gestão e fiscalização dos contratos.

6. Atividade de Monitoramento: conjunto de ações destinadas a acompanhar e avaliar a eficácia dos controles internos:

6.1 Análise da Auditoria Interna:

Não existe o monitoramento das atividades referente a gestão e fiscalização dos contratos. Embora há alguns controles internos no setor, eles não foram elaborados a partir de um diagnóstico de riscos, impossibilitando verificar sua qualidade, se estão adequados aos objetivos da instituição, ou se necessitam de melhorias.

CONCLUSÃO

De modo geral, considerando o escopo do trabalho, o tema auditado junto ao Campus Farroupilha atende aos princípios constitucionais, dispositivos legais e normativos internos. Porém, considera-se necessária a adoção de medidas com vistas a aperfeiçoar a fiscalização dos contratos, possibilitando o correto acompanhamento dos serviços contratados, assegurando o perfeito cumprimento das obrigações estabelecidas. Em diversas análises deste relatório, a auditoria interna buscou orientar a gestão quanto as constatações verificadas ao longo do trabalho, de possíveis riscos inerentes as

atividades de gestão e fiscalização dos contratos.

A adoção das recomendações contidas neste Relatório de Auditoria Interna é de exclusivo interesse da gestão administrativa do Campus Farroupilha, uma vez que a Auditoria Interna é um órgão de assessoramento técnico e não possui natureza vinculante. Ainda, o atendimento das recomendações refletirá no comprometimento da gestão com o fortalecimento dos controles internos e com o acolhimento das disposições legais.

Destaca-se que as recomendações emitidas neste relatório serão acompanhadas posteriormente pela Auditoria Interna. No entanto, isso não impede que o gestor venha a se manifestar a cerca deste relatório anteriormente ao acompanhamento.

Este relatório não tem a intenção de esgotar as possibilidades de inconsistências que podem ser observadas, mas sim servir como orientação para as boas práticas da administração pública.

Farroupilha, 15 de junho de 2018.

Recebido em    /   /2018.

*O documento original encontra-se assinado e arquivado na Auditoria Interna.