Contract
Nº 002/2018/CAX | |
Diretor-Geral: Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx: Gestão e Fiscalização de Contratos Auditora: Jôse D'Xxxxx Xxxxxxx de Auditoria: Setembro de 2017 a Junho de 2018 | |
A Auditoria Interna do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande de Sul, cumprindo a atribuição estabelecida no Decreto nº 3.591, de 06 de setembro de 2000, alterado pelo Decreto nº 4.304 de 16 de julho de 2002 e em atendimento ao Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT/2017, aprovado pela Resolução do Conselho Superior nº 099, de 13 de dezembro de 2016, e ao PAINT/2018, aprovado conforme Resolução nº 118, de 29 de dezembro de 2017, apresenta o Relatório de Auditoria Interna nº 002/2018/CAX, referente à auditagem em Gestão e Fiscalização de Contratos.
MACROPROCESSO: Administração. TEMA: Gestão e Fiscalização de Contratos
AÇÃO Nº 06 DO PAINT/2017 e Nº 01 DO PAINT/2018
Objetivo:
1. Verificar o cumprimento dos normativos internos;
2. Verificar o cumprimento da legislação vigente;
3. Verificar os controles internos existentes;
4. Verificar a Gestão de Contratos; e
5. Verificar se é realizada a fiscalização de contratos.
Escopo: Os exames foram realizados na totalidade (09) dos contratos de serviços prestados e geridos no Campus Caxias do Sul, vigentes em 26/09/2017 (data de resposta à S.A. Nº 006-001/AUDIN/2017), exceto contratos de adesão (RGE, SAMAE). Contratos firmados pela Reitoria, para prestação de serviços ao Campus, não integram o escopo, com exceção do Contrato 91/2017, examinado com enfoque apenas na fiscalização, por se tratar do mesmo objeto do Contrato 31/2012 (firmado pelo Campus), que já encontrava-se encerrado quando as análises foram iniciadas. Foram auditados os seguintes contratos:
Nº do Contrato | Contratada / Objeto / Vigência |
31/2012 | Contratada: Nutricash Serviços Ltda Objeto: Gerenciamento informatizado de combustíveis, envolvendo a implantação, o fornecimento (gasolina, álcool, diesel) com utilização de cartão eletrônico ou magnético. Vigência: 07/10/12 a 07/10/17 |
91/2017 | Contratada: Neo Consultoria e Administração de Benefícios Eireli- EPP Objeto: Contratação de pessoa jurídica para a prestação de serviço especializado no gerenciamento de abastecimento, implantação e operação de um sistema informatizado/integrado via WEB com utilização de cartão magnético a ser utilizado no fornecimento de combustíveis, através de postos credenciados Vigência: 08/10/17 a 08/10/18 |
116/2014 | Contratada: MBM Seguradora S/A Objeto: Contratação de Empresa Seguradora, para fornecimento de serviços de seguro contra acidentes pessoais, morte acidental, invalidez permanente total ou parcial por acidente, despesas médicas hospitalares e odontológicas, assistência especial, do tipo coletivo, auxílio funeral para alunos regularmente matriculados no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul – IFRS Campus Caxias do Sul, idades entre 14 e 70 anos nas modalidades presencial e à distância. Vigência: 01/11/14 a 31/10/17. |
56/2015 | Contratada: OI S/A Objeto: Contratação de Prestação de Serviço Telefônico Fixo Comutado (Fixo-fixo e Fixo-móvel). Vigência: 22/04/2015 a 21/04/2019. |
78/2015 | Concessionária: Saluth Restaurante Ltda – ME. Objeto: Concessão administrativa a título remunerado de uso de espaço físico do IFRS, do Tipo Maior Oferta, para exploração de serviços de (lanchonete e cozinha) no IFRS – Campus Caxias do Sul. Vigência: 02/07/2015 a 02/07/2018. |
27/2016 | Contratada: Disktoner Copiadoras e Impressoras Eireli – EPP. Objeto: Prestação de Serviço de Locação de Impressoras/Copiadoras a fim de suprir as necessidades do IFRS Campus Caxias do Sul. Vigência: 09/05/2016 a 08/05/2019. |
410/2016 | Contratada: Companhia de Desenvolvimento de Caxias do Sul (CODECA) Objeto: Coleta, transporte e destinação final de material orgânico e seletivo, produzidos pela contratante. Vigência: 01/03/2016 a 01/03/2019 |
83/2015 | Contratada: Inconfidência Locadora de Veículos e Mão-de-Obra Ltda. Objeto: Contratação de Empresa Especializada nos Serviços Terceirizados de Limpeza, Conservação e Higienização, com fornecimento de materiais, equipamentos e insumos para o IFRS – Campus Caxias do Sul. Vigência: 10/08/2015 a 10/08/2018. |
133/2016 | Contratada: MOBRA Serviços de Vigilância Ltda Objeto: Contratação de pessoa jurídica para a prestação dos serviços continuados de vigilância e segurança armada, para o IFRS Campus Caxias do Sul. Vigência: 14/01/2017 a 13/01/2019. |
33/2017 | Contratada: Xxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxx e Fagundes Ltda- ME Objeto: Contratação de empresa especializada na prestação de serviços continuados de Tradutor e Intérprete de Libras. Vigência: 17/07/2017 a 17/07/2018. |
Legislação Utilizada:
IN nº 02 de 30 de abril de 2008: dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não. Alterada pela IN nº 3, de 16 de outubro de 2009, IN nº 4 de 11 de novembro de 2009, IN nº 5 de 18 de dezembro de 2009, IN nº 6 de 23 de dezembro de 2013, IN nº 3, de 24 de junho de 2014 e IN nº 4 de 19 de março de 2015. – Versão compilada (Revogada pela IN 05/2017).
IN nº 05 de 25 de maio 2017 (entra em vigor cento e vinte dias após a data de sua publicação): dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.
LEI 8.666/93: regulamenta o art. 37, inciso XXI, da CF, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.
Decreto 2.271/97: dispõe sobre a contratação de serviços pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional e dá outras providências.
Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos - Pró-Reitoria de Administração - Diretoria de Licitações e Contratos.
Coletânea de Fluxos e Procedimentos para a Gestão de Contratos - Pró-Reitoria de Administração - Diretoria de Licitações e Contratos.
Portaria nº 409 de 21 de dezembro de 2016: dispõe sobre as garantias contratuais ao trabalhador na execução indireta de serviços e os limites à terceirização de atividades, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e das empresas estatais federais controladas pela União.
Metodologia:
1. Solicitação da relação de contratos de serviços prestados no Campus Caxias do Sul, e de informações sobre os procedimentos de prorrogação contratual, conforme S.A. Nº 006-001/AUDIN/2017, emitida em 13/09/2017.
2. Solicitação de informações para avaliação dos controles internos, conforme S.A. Nº 006-002/AUDIN/2017, emitida em 13/09/2017.
3. Reformulação de roteiro e checklist da Auditoria, por Grupo de Trabalho, concluídos em 29/11/2017.
4. Solicitação dos contratos e respectiva documentação para análise, conforme S.A. Nº 006-003/AUDIN/2017, emitida em 29/11/2017.
5. Análise da documentação, com aplicação de check list, e emissão das S.A.s Nºs 006-004 (25/04/2018) e 006-005/AUDIN/2017 (14/05/2018), solicitando manifestação da gestão sobre os achados de auditoria.
6. Análise das respostas e confecção do Relatório de Auditoria.
GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
Conforme esclarecimento da gestão, no Campus Caxias do Sul, “até a vigência
da IN 05/2017 se utilizava a denominação de fiscal (genérico) para o servidor que faria tanto a verificação documental quanto do serviço prestado pela empresa contratada, após, e paulatinamente, foram alteradas as portarias de fiscalização para que se incluísse as seguintes figuras: fiscal administrativo, fiscal técnico e gestor do contrato (para contratos com prestação de mão de obra exclusiva); e, fiscal técnico e gestor do contrato para os demais”.
Ainda, o(a) servidor(a) designado(a) como “Gestor de Contratos”, a exemplo da portaria nº 346/2017, corresponde a(o) servidor(a) responsável pelo setor de contratos, e não a(o) gestor(a) de todos os contratos, tendo as funções de assessoria aos fiscais e gestores dos contratos, a realização de renovações, repactuações, aditivos, arquivamento/conferência de documentos.
Na sequência, apresentam-se os principais achados de auditoria interna divididos em até cinco itens:
1) Constatação: situação encontrada pela auditoria;
2) Causa: legislação/norma relacionada à situação encontrada;
3) Manifestação do Gestor1: posicionamento da gestão (direção e responsáveis pelas áreas auditadas) a cerca da constatação e da causa;
4) Análise da Auditoria Interna: análise quanto aos itens anteriores e sugestão de aperfeiçoamento para as situações que não demandarem recomendação; e,
5) Recomendação: sugestão de adequação da situação encontrada (caso necessário), que submete-se a posterior acompanhamento. A emissão de recomendação pode ser dispensada quando a manifestação do gestor apresentar esclarecimentos, providências reparadoras ou condutas preventivas, suficientes para sanar ou evitar irregularidades, deficiências ou impropriedades. Se os efeitos da situação forem de magnitude reduzida
1 As manifestações que integram este relatório são oriundas dos Memorandos nº 042 e 043/2018/GAB- DG/IFRS/Campus Caxias do Sul, que atribui a elaboração conjunta das respostas à Direção-Geral, Direção de Administração e Gestão de Contratos. Nomes pessoais foram substituídos por asteriscos (***) para evitar exposições desnecessárias com a publicação deste relatório na página da UNAI.
e o acompanhamento dispensável, o conteúdo da análise da Auditoria Interna servirá para cientificar a gestão sobre os aperfeiçoamentos cabíveis, a fim de evitar novas incidências.
ACHADOS DE AUDITORIA
Constatação 1
Não localizou-se registros de indicação formal de preposto nos contratos 56/2015, 78/2015, 27/2016, 33/2017. No contrato 83/2015, a carta de preposto data de mais de dois anos depois do início do contrato e não apresenta os meios de contato. No contrato 133/2016, a indicação foi documentada um ano após o início.
Causa
Fragilidade no atendimento ao art. 68 da Lei 8.666/1993.
Manifestação do Gestor
Em 11 de junho de 2018:
“De regra, o setor de contratos possui contato com setores específicos de cada empresa, por este motivo não existe a documentação formal designando preposto para cada contrato, em alguns casos mencionados. Quando o próprio fiscal do contrato pretende contatar a empresa, solicita para o setor de contratos o contato mais atual de cada contrato.
Os contatos estão registrados em e-mails trocados entre o Campus e cada empresa. Mesmo tendo alternância constante dos funcionários responsáveis em cada empresa contratada, por este motivo somente a figura do preposto por vezes poderia se tornar inacessível, o setor comunicará as empresas mencionadas para que providenciem a designação de seus prepostos.”
Análise da Auditoria Interna
Em 12 de junho de 2018:
A exigência de designação formal de preposto já foi abordada pelo TCU no Acórdão 2373/2016 – Plenário (9.1.31.13.), cujo relatório apresenta como efeito/consequência do achado (245.1), a “dificuldade ou impossibilidade de responsabilizar as partes do contrato”. Apesar de se mostrar mais prática a forma adotada pelo setor para comunicação com as empresas, há que se observar o risco de não serem assumidas as decisões/ações tomadas por pessoa não autorizada pelo
representante legal da contratada. Portanto, além das providências intencionadas pela gestão para designação formal de preposto nos contratos apontados, sugere-se a complementação dos itens de controle (checklist ou outro), com intuito de exigir, antes do início da execução contratual e a cada substituição, a designação formal do preposto responsável por representar à contratada durante execução contratual.
Constatação 2
2.1. Não identificou-se de que forma o servidor designado apenas como “fiscal” tem ciência sobre a abrangência de sua atuação.
2.2. Incerteza sobre quem atua na fiscalização técnica do contrato nº 56/2015, sendo que a portaria nº 043 de 31/01/18, designa Gestor, Fiscal Administrativo e Fiscal Administrativo suplente.
2.3. No contrato 83/2015, a NF nº 12058, referente a novembro/17, foi atestada apenas pela fiscal administrativa.
Causa
Dificuldade na distinção entre as atividades de gestão, fiscalização técnica e fiscalização administrativa dos contratos (IN 02/2008 e IN 05/2017).
Manifestação do Gestor
Em 11 de junho de 2018:
2.1. “Até a vigência da IN 05/2017 se utilizava a denominação de fiscal (genérico) para o servidor que faria tanto a verificação documental quanto do serviço prestado pela empresa contratada, após, e paulatinamente, foram alteradas as portarias de fiscalização para que se incluísse as seguintes figuras: fiscal administrativo, fiscal técnico e gestor do contrato (para contratos com prestação de mão de obra exclusiva); e, fiscal técnico e gestor do contrato para os demais.
Os fiscais designados recebem documentos relativos ao contrato que fiscalizará tais como: contrato original e suas alterações.
Como os cursos para fiscalização de contratos são extremamente exíguos, muitas vezes permitindo que somente o servidor que atua no setor de contratos (antes da
IN 05/2017 o gestor de contratos), este servidor acaba passando as informações e orientações sobre a abrangência da fiscalização de cada contrato para os fiscais.”
2.2 “Chegou-se ao entendimento, após consulta com o departamento de contratos da Reitoria, que os contratos os quais não tenham prestação de mão de obra exclusiva, tal como o 56/2015 – Oi, não seria necessário designar fiscal técnico e administrativo, ficando somente o fiscal técnico e o gestor de contrato, a portaria 43/2018 está incorreta, a nomenclatura deveria ser fiscal técnico e gestor, foi solicitado a alteração da portaria.”
2.3. “As notas fiscais são atestadas apenas pela fiscal administrativa, nos demais meses também é apenas ela quem atesta, as assinaturas do gestor e do fiscal técnico constam apenas no relatório.”
Análise da Auditoria Interna
Em 13 de junho de 2018:
2.1. Considera-se que a ausência de registro quanto ao tipo de fiscalização (técnica e/ou administrativa), a ser exercida pelo “fiscal” designado, poderia gerar uma escusa de responsabilidades. A providência de alteração das portarias, em conformidade com a IN 05/2017, manifestada pela gestão, sana a questão.
2.2. A alteração da portaria, de acordo com o entendimento manifestado pela gestão, apresenta-se mais coerente. Entende-se que o gestor do contrato pode responder tanto pela fiscalização técnica quanto administrativa, na falta de outro servidor designado, desde que haja ciência sobre esta responsabilidade e que, no exercício dessas atribuições, fique assegurada a distinção dessas atividades (IN 05/2017, art. 40, V, § 3º).
2.3. Apesar de constar as assinaturas de todas as figuras (gestor, fiscal técnico e fiscal administrativo) no relatório, destaca-se que o ateste no verso da Nota Fiscal respalda o recebimento definitivo do serviço sob responsabilidade do gestor de cada contrato, conforme previsto no art. 50, II da IN 05/2017. No item1.4 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos do IFRS, também há orientação de que “as notas fiscais necessitam do ateste dos fiscais e obrigatoriamente do gestor do contrato”.
Constatação 3
Não identificou-se quais são os procedimentos adotados para indicação, cientificação e designação de gestores e fiscais de contratos e quais documentos são encaminhados aos fiscais dos contratos para o exercício da fiscalização.
Causa
Não atendimento aos artigos 41 e 42 da IN 05/2017.
Manifestação do Gestor
Em 11 de junho de 2018:
“A comunicação é feita pessoalmente, a disponibilidade dos documentos é física, e quando há renovações, aditivos é feita por e-mail. Documentação comprobatória dos últimos envios em anexo.”
Análise da Auditoria Interna
Em 14 de junho de 2018:
A documentação apresentada demonstra o encaminhamento por e-mail dos Termos Aditivos aos gestores e fiscais dos contratos 56/2015 e 27/2016. A gestão manifesta que há disponibilidade física dos documentos e cita o contrato original e suas alterações, dentre os documentos recebidos pelos fiscais (2.1).
Visando fortalecer o exercício da função fiscalizatória (art. 42, §4º da IN 05/2017), destaca-se a importância de encaminhamento por e-mail, com solicitação de confirmação de recebimento, aos gestores e fiscais dos contratos, de toda a documentação citada na etapa 16º dos títulos 02 e 03 da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que inclui, além de cópia do contrato e suas alterações, o respectivo edital com termo de referência, proposta/planilha de custos da contratada, Convenção Coletiva de Trabalho vigente e Manual de Fiscalização IFRS, pois podem conter disposições, necessárias à fiscalização, que não estejam integralmente transcritas no contrato.
Destaca-se ainda que, conforme art. 41, § 1º da IN 05/2017, “gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.”
Quanto a indicações futuras de gestores e fiscais (art. 41), cabe esclarecer se será feita pelos setores requisitantes do serviço, ou se algum normativo próprio estabelece(rá) outro responsável pela indicação, pois tal esclarecimento reflete na execução das atribuições de gestor ou fiscais, nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo destes (art.41, §3º).
Constatação 4
Diante da ausência de ocorrências registradas pelos fiscais nos relatórios mensais de acompanhamento dos contratos, presume-se que a contratada tenha cumprido com as obrigações, mas não é evidente o que foi aferido. Dentre outras obrigações contratuais, que não foram mencionadas ou evidenciadas nos processos, solicitou-se esclarecimentos sobre as seguintes:
Contrato 33/2017 (Intérprete de Libras)
- O Edital prevê, no seu anexo IX (ANS), fatores de avaliação a serem observados na aferição dos serviços. Este instrumento está sendo utilizado na fiscalização?
- Não localizou comprovante de fornecimento de vale-transporte proporcional aos dias trabalhados no mês inicial do contrato de trabalho de 02 empregados que atuaram na prestação do serviço (24/07 a 31/07 e 23/10 a 31/10 de 2017) e observa-se que ocorreu o desconto proporcional dos 6% na folha de pagamento destes períodos. A gestão/fiscalização do contrato está atenta a esta questão que pode caracterizar falha na execução contratual (art. 19, XXVI da IN 02/2008), prevista na Tabela 02 (item 10) do ANS?
Contrato 78/2015 (Cantina)
- É verificado e com que periodicidade se a concessionária está oferecendo a variedade mínima de cardápio prevista no item 7.7, y, z do Projeto Básico (anexo I do Edital da Concorrência nº 001/2015)?
- É observado se a concessionária realiza a pesquisa de satisfação trimestral junto aos usuários e realiza as adequações cabíveis (item 7.7, c)?
- Foi verificada a atualização dos alvarás (funcionamento e saúde), uma vez que os anexados ao processo (fls. 231 e 232) já venceram?
Contrato 31/2012 (Gerenciamento Combustíveis)
- Por que não foi anexado Relatório de Transações referente ao valor de 378,80 da NF 00242437, emitida em 10/10/17, de competência 10/2017? Localizou-se apenas um cupom fiscal no valor de 188,80.
Contrato 91/2017 -Reitoria (Gerenciamento Combustíveis)
- Foi disponibilizado centro de atendimento em tempo integral, acessado gratuitamente por telefone, e número de telefone celular de consultor, para dirimir eventuais necessidades (itens 13.13, 13.27 e 13.28 do Termo de Referência)?
- Há disponibilidade de consulta de valores disponíveis nos cartões em tempo real (item 13.7)?
- Foi observado se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado (item 12.3)?
Contrato 56/2015 (Telefonia)
- No que estão amparados os preços atualmente cobrados pela contratada? Na fatura do período de 11/12/2017 a 10/01/2018, observa-se que os valores apresentados são superiores ao preço por minuto constante nos quadros da cláusula sexta do contrato, não havendo registro dos procedimentos necessários ao reajuste previsto na cláusula décima terceira. Alguma vez foi solicitado que a contratada comprovasse o valor vigente das tarifas (7.1.16 e 8.1.13 do contrato)?
Contrato 27/2015 (Locação de Impressoras)
- A contratada realiza a manutenção preventiva e corretiva no mínimo 01 (uma) vez por mês nos equipamentos em operação (itens 8.20 e 8.23 do Termo de Referência – Anexo I do Edital PE 112/2015)?
Contrato 133/2016 (Vigilância)
- Solicita-se esclarecer se está sendo utilizado o Acordo de Nível de Serviços (Cláusula Décima Terceira) para avaliação e verificação da execução dos serviços contratados. Em relação aos critérios previstos neste instrumento questiona-se por que está sendo aceito
o ponto assinado manualmente pelos funcionários da contratada (Indicador 02)2. Esclarecer também se há atuação do preposto (Indicador 04).
Causa
Não utilização de instrumentos de controle previstos na IN 02/2008 (art. 33 e 34 e anexo II) e IN 05/2017 (art.47 e anexos V-B e VIII-A).
Manifestação do Gestor
Em 11 de junho de 2018:
“O contrato 33/2017 está sendo fiscalizado considerando a presença do emprego em horário e dias previamente acordados para o trabalho, bem como a qualidade de seu trabalho que é questionada para quem dele necessidade (aluno e professores). Qualquer situação fora do que foi acordado em contrato é registrado no relatório mensal anexo a nota fiscal de serviço e o setor de contratos informa a empresa sobre o ocorrido, aplicando glosa na nota fiscal ou, caso seja situação extrema, solicitação para substituição de empregado por não cumprir o previsto em contrato. O anexo IX está sendo utilizado na fiscalização apenas para glosa, iremos utilizá-lo como instrumento de fiscalização a partir de agora.
Em relação ao comprovante do fornecimento de vale-transporte, no caso do funcionário *** o recibo está com data de 31/07/2017, porém a data de depósito do VT foi no dia 27/07/2017, analisando os recibos verificou-se que no mês 10/2017 o valor do recibo foi de R$ 222,00, mas o valor depositado foi R$ 266,40. Além disso o funcionário teve faltas nos meses de 08, 09 e 10/2017 e nesses meses o VT havia sido pago integral. Na rescisão desse funcionário houve desconto referente a devolução de vale-transporte, acredito eu que como houve faltas provavelmente o valor acabou sendo compensado.
No caso da funcionária ***, a data do recibo está como 30/10/2018, mas a data do depósito foi 27/10/2018. De qualquer forma vou solicitar para empresa se ela tem comprovantes do depósito inicial do VT. E nos próximos casos observaremos com
2 Item 11 do Termo de Referência – Anexo I do Edital do PE nº 37/2016.
maior apresso essa questão. Cabe citar que o contrato com essa empresa não será renovado, logo não haverão novas contratações.
Contrato 78/2015 – Saluth (Cantina)
- Item 7.7 y e z – É verificado, a periodicidade porém não tem um padrão. É esporádica. Providenciaremos um cronograma de verificação.
- Item 7.7 c – Providenciaremos as avaliações trimestrais.
- Já solicitamos a entrega dos alvarás, mas ainda não recebemos, vamos cobrar novamente.
Contrato 31/2012 – Nutricash (Gerenciamento de Combustíveis)
Não conseguimos anexar o relatório das transações pois o acesso era feito por internet e como foi o último mês de contrato o acesso foi encerrado antes da emissão do mesmo. Quem gerenciava esse contrato era a Reitoria.
Contrato 91/2017 – Neo (Gerenciamento de Combustíveis)
– Sim, existe centro de atendimento integral, o cartão com o número de telefone para contato fica com os documentos de cada viatura.
– Sim, tem um sistema que permite visualizar os valores disponíveis.
– Orientaremos o fiscal a verificar se os preços estão de acordo com o mercado.
Contrato 56/2015 – Oi (Telefonia)
– Não solicitamos, somente verifica-se se o valor está dentro do praticado no mercado por pesquisa no Compras net.
Contrato 27/2015 – Disktoner (Locação de Copiadoras/Impressoras)
– Mensalmente eles não se deslocam aqui para o campus.
O que eles fazem é acompanhamento das impressoras via software, identificando itens que necessitaram de manutenção preventiva (fusor, kit de manutenção...)
E realizam as manutenções corretivas sempre que são acionados por nós ou pelo software.”
Contrato 133/2016 (Vigilância)
“O Acordo de Nível de Serviços não está sendo utilizado em sua integralidade, porém daqui em diante iremos adotá-lo. Em relação ao ponto eletrônico conforme e-mail em anexo, anteriormente o ponto estava em lugar de acesso mais complicado, solicitamos a alteração do mesmo. O ponto eletrônico deveria ser utilizado a partir de 21/02/2018. Verificaremos com a empresa se o ponto apresentou algum problema, caso não tenha, questionaremos novamente o porquê de não ser utilizado, informando que esse tipo de infração pode culminar em multa.”
Análise da Auditoria Interna
Em 14 de junho de 2018:
Observa-se que, apesar de não constarem ocorrências nos relatórios mensais, parte das obrigações contratuais abordadas não estavam sendo avaliadas pela fiscalização.
A utilização de instrumentos de controle, com a mensuração de aspectos relativos a conformidade da prestação dos serviços, constava na IN 02/2008 (art. 33 e 34 e anexo II) e permanece na IN 05/2017 (art.47 e anexos V-B e VIII-A).
Então, cabe orientar os gestores e fiscais para que utilizem o Acordo de Níveis de Serviço (ANS), quando e conforme definido nos editais, e do Instrumento de Medição de Resultado (IMR), para os contratos que tiverem os editais regidos pela IN 05/2017. Quanto aos demais contratos, pode ser adotada uma lista de verificação contendo as obrigações e especificações mais relevantes, extraídas do contrato e termo de referência, para evidenciação do nível de conformidade, na documentação fiscalizatória.
Recomendação
Recomenda-se a utilização de instrumentos de controle que demostrem os aspectos avaliados na fiscalização de cada contrato, de acordo com as especificações e obrigações definidas em instrumento convocatório e contratual.
Constatação 5
Referente ao contrato 33/2017 (Intérprete de Libras):
- Localizou-se uma ata, anexa ao processo 23362.000236.2017-99, registrando a avaliação e classificação de duas candidatas à vaga, por professores do Campus.
- Em e-mail (fl. 128-129 proc. 23370.000068.2017-32) da Gestão de Contratos à suposta representante da contratada, no dia 14/11/2017, foi negociada a alteração de horário de trabalho da funcionária vinculada à prestação do contrato, mencionando que a funcionária já havia aceito a alteração.
Causa
Atos propensos a caracterização de direcionamento de contratação (item 10.7.2 do Edital; art. 10, II da IN 002/2008; art. 5º, III da IN 05/2017) e de negociação direta, sobre a forma de prestação do serviço, com o empregado da contratada (anexo IV, 3.2 da IN 002/2008; anexo VIII-B, 10.3, b da IN 05/2017).
Manifestação do Gestor
Em 11 de junho de 2018:
“Tivemos diversas dificuldades tanto na contratação quanto no decorrer deste contrato. Empresa é situada fora da cidade (sede em Rio Grande/RS) e valor ofertado para contratação de profissional, ao que pareceu no momento da contratação, estava fora do praticado no mercado de Caxias do Sul. Ainda assim, empresa apresentou empregado para início de atividades no momento oportuno, embora o primeiro a trabalhar no Campus ter ficado somente o tempo da experiência, em função de não desempenhar a função a contato desta instituição.
Tendo em vista esta primeira experiência não ter sido exitosa, foi solicitado para o setor de contratos, por meio de pedido feito por professor de libras do Campus, que se fizesse uma avaliação prévia de candidatos antes de contratar. Foi passado para que a
contratação é de autonomia e independência da empresa contratada e, por isso, iria-se fazer tal pedido a fim de que tivesse concordância da mesma, o que de fato aconteceu. A funcionária ***, naquele momento representando a Contratada, orientou candidatas a vaga de intérprete de libras neste Campus para que comparecessem ao Campus para uma entrevista com os Professores de Libras do Campus, assim passando as tarefas e atividades para a profissional e avaliando seu conhecimento na área objeto da contratação, tudo isso para tentar mitigar os efeitos de uma contratação de profissional sem o desempenho esperado para a tarefa, mesmo tendo os certificados exigidos no edital de licitação para o trabalho.
A solicitação para alteração do horário foi feita pela servidora ***, não sei informar qual a justificativa para a negociação. A servidora está em licença [***], tentaremos entrar em contato com ela e assim que tivemos um retorno, repassarei para a Auditoria.”
Análise da Auditoria Interna
Em 15 de junho de 2018:
Acolhe-se a justificativa da gestão no sentido de que a avaliação prévia evitaria contratempos decorrentes de admissão, rescisão e substituição de funcionários que não estivessem aptos a executar o serviço a contento do campus. Entretanto, entende-se que a avaliação poderia ter se limitado a declarar a aptidão ou não, evitando a classificação. Então, sugere-se atenção e orientação aos gestores e fiscais de contratos, para que não sejam praticados atos de ingerência na administração da contratada, considerando as vedações previstas nas normativas, editais e no item 3.5 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos.
Constatação 6
Intempestividade na abertura da conta vinculada e, consequentemente, na realização dos depósitos. Ausência de controle/revisão sobre o cálculo dos valores solicitados para liberação. Identificou-se as seguintes inconsistências:
Contrato 33/2017 (Intérprete de Libras), assinado em 02/06/17: solicitação abertura da conta vinculada apenas em 25/09/17, conforme ofício à fl. 84 do processo 23370.000068.2017-32. Nas liberações para pagamento do 13º salário de 2017 foi aplicado o percentual de encargos de 36,80%, correspondente ao SAT 3%, enquanto a planilha de custos e formação de preço apresenta SAT 1% (pelo qual são feitas as retenções) e incidência de encargos de 34,80%.
- Contrato 83/2015 (Limpeza), assinado em 10/08/15: não localizou-se registro da solicitação de abertura da conta vinculada, observa-se os primeiros depósitos apenas em abril/16, sendo que as Notas Fiscais foram atestadas mensalmente a partir de set/15.
Causa
Fragilidade no atendimento dos itens 2 e 2.1 do anexo VII da IN 02/2008 e itens 5 e 5.1 do Anexo XII da IN 05/2017.
Manifestação do Gestor
Em 11 de junho de 2018:
“A abertura da conta vinculada é solicitada nos primeiros contatos com a empresa vencedora de licitação que tenha por objetivo prestação de serviço com mão de obra exclusiva.
O fluxo que seguimos para a contratação de novas empresas encontra-se no link abaixo, na página 9 e 10. xxxxx://xxxx.xxxxxx.xxx/xxxxxx?xxxxxxxxx%0X%0X%0Xxxxx.xxx.xx%0Xxx-xxxxxxx
%2Fuploads%2F2017%2F08%2FColetanea-de-fluxos-setor-de-contratos-2017.pdf
Contrato 33/2017 (Intérprete de Libras)
Repassaremos para empresa o erro encontrado e solicitar que a mesma coloque o percentual correto nas próximas solicitações.
Contrato 83/2015 (Limpeza)
Buscamos nos e-mails se tinha alguma informação em relação a solicitação e encontramos um e-mail com a data de 06/01/2016 (em anexo), onde é solicitado o preenchimento do contrato da conta garantia, não encontramos nenhuma resposta da
empresa sobre o contrato. Xxxxxx tenha sido respondido para o e-mail pessoal do servidor lotado no setor na época.
Ficaremos atentos para que nos próximos contratos esse erro não se repita.”
Análise da Auditoria Interna
Em 18 de junho de 2018:
A conferência dos cálculos dos valores a serem liberados, com base na planilha de retenção, está prevista na 2º Etapa do Título 10 da Coletânea de Fluxos e Procedimentos, que também contempla etapas relacionadas a abertura da conta vinculada (12º e 17º do Título 03). Diante da ciência da gestão sobre este manual e da disposição em evitar falhas futuras, apenas reforça-se a necessidade de observar os trâmites previstos no Termo de Cooperação firmado com a instituição financeira, e, caso inexistente, os procedimentos para firmá-lo (item 4 do anexo XII da IN 05/2017).
Constatação 7
Diante das inconsistências abaixo descritas, questionou-se quais medidas são adotadas para que a fiscalização inicial dos Contratos de Prestação de Serviços com Dedicação Exclusiva de Mão-de-Obra ocorra tempestivamente.
Contrato 83/2015 (Limpeza): Verificou-se que a documentação admissional de diversos funcionários da contratada, que deveria ter sido exigida no primeiro mês de prestação de serviço e a cada substituição de trabalhador (item 19.6 do contrato), foi solicitada por e-mail pela Gestora de Contratos em janeiro de 2018, após decorridos mais de dois anos do início da prestação de serviço.
Contrato 33/2017 (Intérprete de Libras): há um atestado admissional com data de 12/03/18, sendo que a empregada foi admitida em 23/01/18. No período da análise (março/2018), não localizou-se no processo a cópia da CTPS e não identificou-se registros de quando teria iniciado sua atuação no Campus (item 11.10.5 do Edital).
Causa
Falhas no atendimento ao art.34, §5º, I, “a” e §6º, da IN 002/2008 e itens 2.1, “a” e 3 do Anexo VIII-B da IN 005/2017.
Manifestação do Gestor
Em 11 de junho de 2018:
“As medidas são que: Deve-se verificar quais são os documentos solicitados no contrato no início da vigência do mesmo, providenciaremos um check list para facilitar a conferência dos documentos.
Contrato 83/2015 (Limpeza)
No início do Contrato a empresa encaminhou a documentação dos funcionários, porém a mesma não veio completa. Como trata-se de um contrato antigo e o servidor que atuava no setor não está mais no Campus, não saberei informar qual o motivo de terem faltado esses documentos. Atualmente estamos cobrando a empresa que nos envie toda documentação dos novos funcionários assim que eles começam a laborar no Campus.
Contrato 33/2017 (Intérprete de Libras)
Conforme cópia da folha ponto de 01/2018, a funcionária iniciou sua atuação no Campus em 24/01/2018. Solicitaremos a cópia da CTPS da funcionária e questionar porque a data do atestado admissional consta como 03/2018.”
Análise da Auditoria Interna
Em 19 de junho de 2018:
Dentre os demais procedimentos a serem adotados na fiscalização administrativa dos contratos de prestação de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, o Anexo VIII-B da IN 005/2017, dispõe que:
2.1. No caso de empresas regidas pela Consolidação das Leis do Trabalho
(CLT):
a) no primeiro mês da prestação dos serviços, a contratada deverá apresentar a
seguinte documentação:
a.1. relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), com indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso;
a.2. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinada pela contratada; e
a.3. exames médicos admissionais dos empregados da contratada que prestarão os serviços.
[…]
3. Sempre que houver admissão de novos empregados pela contratada, os documentos elencados na alínea “a” do subitem 2.1 acima deverão ser apresentados.
Considerando as falhas recentes na exigência de cópia da CTPS e na realização de exame médico admissional em data posterior ao início das atividades, segue a recomendação que permitirá acompanhar os resultados das providências que a gestão pretende adotar (check list e/ou outros).
Recomendação
Recomenda-se a adoção de medidas para o fortalecimento da fiscalização administrativa inicial dos contratos de prestação de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, especialmente quanto à apresentação, pela contratada, das CTPS e exames admissionais, no primeiro mês da prestação dos serviços e a cada substituição de empregado.
Constatação 8
8.1. O item 19.6 do contrato 83/2015 (Limpeza) prevê, dentre os documentos a serem apresentados pela contratada, Apólice de seguro dos empregados contra riscos de acidentes de trabalho, sendo que tal documento não foi localizado. Verificou-se que, nas obrigações da contratada, não foi incluída a exigência de fazer seguro de seus empregados contra riscos de acidentes de trabalho3 e tampouco constou tal item na planilha de custos.
8.2. Quanto ao contrato 133/2016 (Vigilância), localizou-se apólice de seguro dos empregados contra riscos de acidentes de trabalho (Cláusula Terceira do Contrato), apenas referente aos meses de Janeiro e Fevereiro de 2017.
3 Item 5.15 do Anexo V na IN 02/2008.
Causa
Falhas relacionadas ao item 1.5 do anexo 4 da IN 02/2008 e item 10.1, “e” do
anexo VIII-B da IN 05/2017. Manifestação do Gestor Em 11 de junho de 2018:
8.1.“Apesar de não constar na planilha de custos a solicitação da apólice também aparece no item 12.10.2 do edital e item 18.1.22.3 do contrato, verificaremos com a empresa se ela possui a apólice, pois como constava como documento para contratação há possibilidade dela ter feito, mas não ter apresentado, e por lapso o servidor de contratos na época deixou passar. Caso a empresa não tenha, gostaríamos de orientação de como resolver esse problema.”
8.2. “Por lapso não houve a solicitação da apólice atualizada. Solicitaremos a empresa que nos encaminhe.”
Análise da Auditoria Interna
Em 19 de junho de 2018:
Ao consultar o item 18.1.22.3 do contrato, mencionado pela gestão, verificou-se que este item constou na minuta do contrato (anexo VIII do Edital PE nº 23/2015), mas a Cláusula Décima Oitava do contrato assinado (publicado no site do Campus) difere da minuta do edital. Pressupõe-se que tenha ocorrido uma falha ao utilizar o texto de outro Edital, pois há itens (18.1.22.2 e 18.1.22.8) que não condizem com o objeto do contrato (Limpeza), além de não estarem seguindo a ordem do item principal (18.1.6). Da mesma forma, pode ter sido mantida, equivocadamente, a apólice, dentre os documentos a serem apresentados, uma vez que na Cláusula Décima do contrato foi seguida a maioria dos subitens do item 5 da Metodologia de Referência (Anexo V da IN 02/2008), com a supressão do item 5.15 que trata da obrigação de fazer o seguro de seus empregados contra riscos de acidentes de trabalho.
Conforme art. 46 da IN 02/2008, havia possibilidade de adaptação da metodologia de referência às especificidades da demanda de cada órgão contratante. Ao consultar o caderno de logística de Prestação de Serviço de Limpeza, identificou-se
exigência relativa à contribuição para o Seguro de Acidente de Xxxxxxxx SAT (encargo previdenciário), e a seguros de vida e de acidentes pessoais, com disposição prévia em Acordos, Convenções ou Sentenças Normativas em Dissídios Coletivos.
O anexo VII-B da IN 05/2017 (anteriormente, art. 20, III da IN 02/2008), dispõe:
2.1. É vedado à Administração fixar nos atos convocatórios:
b) os benefícios, ou seus valores, a serem concedidos pela contratada aos seus empregados, devendo adotar os benefícios e valores previstos em Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho, como mínimo obrigatório, quando houver;
A CCT e a planilha de custos, referentes ao contrato 83/2015 (Limpeza) preveem o Plano de Benefício Social Familiar, com intuito de proporcionar atendimento nos casos de falecimento, incapacitação permanente para o trabalho e nascimento de filho. Diante da contestabilidade das previsões editalícias e contratuais, esta auditoria entende que não caberia a exigência de apresentação de apólice de outro seguro, e sim a comprovação do pagamento devido pela contratada ao Plano de Benefício Social Familiar.
Em relação ao contrato 133/2016 (Vigilância), cujo seguro de vida em grupo para os vigilantes também encontra previsão na CCT e planilha de custos, considera-se essencial o controle sobre a comprovação mensal dos vigilantes integrantes da apólice e respectivo pagamento.
Constatação 9
Não identificou-se de que forma é realizada a fiscalização técnica, quanto à adequação da prestação do serviço do contrato 83/2015 (Limpeza). Não há evidências de utilização do Acordo de Níveis de Serviço (Cláusula Décima Primeira). Solicitou-se esclarecimentos sobre os seguintes aspectos, que influenciariam na avaliação do fiscal:
9.1. A rotina/cronograma dos serviços a executar, prevista no item 12.2 do Edital, difere da Rotina de Trabalho, apresentada em papel timbrado da contratada, no início do contrato (2015), anexo ao processo de fiscalização. Foi avaliado se esta
adaptação de rotina seria compatível com a produtividade utilizada (art. 46 e 47 da IN 02/2008)?
9.2. Observa-se que o Bloco A2, utilizado a partir de 2016, não constava dentre as áreas previstas na licitação e não foi realizada nenhuma alteração contratual para inclusão. Ainda, na supressão realizada por meio do TA 004/2017, observa-se que a área total da planilha de custos, foi reduzida de 12.360,16m² para 7.428,01m². Existe formalização com a contratada sobre quais os espaços foram excluídos do contrato? Caso esteja sendo realizada a limpeza de toda a área (12.360,16m² + área do bloco A2), foi formalizada a adoção de produtividade e metodologia (rotina/frequência) diferenciadas das estabelecidas no art. 44 e anexo V da IN 002/2018, conforme dispõe o art.47 da mesma IN? Os fiscais de contrato foram cientificados desta adequação?
Causa
Falhas no atendimento aos art. 33 e 34 e anexo II da IN 02/2008; art.47 e anexos V-B e VIII-A da IN 05/2017 e inconsistências relacionadas aos art. 43, 44, 46, 47 e anexo V da IN 02/2018.
Manifestação do Gestor
Em 11 de junho de 2018:
9. “A fiscalização é realizada através de vistoria diária. O acordo de Nível de Serviços não está sendo aplicado em sua totalidade. Adotaremos seu uso integral daqui em diante.
9.1. “A rotina de trabalho sofreu alteração ao longo da vigência do contrato em função da portaria MGDP nº28/2017, a qual obrigou o Campus a restringir atividade de uso continuado. Em função disso, adotou-se um processo de frequência de limpeza.”
9.2. “Como foi adotado um procedimento de alternar a frequência de limpeza de área das salas e blocos, visando a manutenção do Campus, os fiscais do contrato foram cientificados desta adequação.”
Análise da Auditoria Interna
Em 21 de junho de 2018:
A gestão manifesta que adotou um “um procedimento de alternar a frequência de limpeza de área das salas e blocos”, cujo registro não foi localizado na documentação referente ao contrato, tampouco apresentado a esta auditoria. Para adoção do Acordo de Nível de Serviços é necessário que tanto o gestor e fiscais do contrato, quanto a contratada, tenham a definição dos locais previstos para execução dos serviços (Indicador nº 01). A leitura que se faz dos registros contratuais, é de que há obrigação de limpar uma área de 7.428,01m², o que corresponderia a aproximadamente metade da área existente, cumprindo as tarefas e frequências estabelecidas no item 12.2 do Termo de Referência (Anexo I do Edital PE nº 23/2015). O cronograma dos serviços a serem executados reflete na produtividade (art. 46 e 47 da IN 02/2008). Se a intenção é manter o serviço de limpeza em toda área do campus, diante das restrições orçamentárias impostas, caberia um estudo para a redução de tarefas e/ou frequências que resultasse no aumento da produtividade, com demostração de equivalência à produtividade mínima e metodologia de referência estabelecidas na IN 02/2008, aprovação da autoridade competente, e em consenso com a contratada, uma vez que a supressão contratual representou mais de 25% (art.65, § 1º e 2º da Lei 8.666/93).
Tal possibilidade vem sendo mencionada por órgãos de controle e assessoria, a exemplo do Parecer nº 35/2017/CJU-MA/CGU/AGU e Parecer SEORI/AUDIN-MPU Nº 446/2016.
A evidenciação das rotinas de trabalho na prestação de serviços de limpeza já foi objeto de Recomendação do TCU ao HGeF, no Acórdão 9080/2017- Primeira Câmara:
9.2.5. institua e faça constar dos processos alusivos à prestação de serviços de limpeza os devidos Planos de Rotinas de Trabalho e relatórios de acompanhamento e fiscalização da execução do contrato, no intuito de atestar a verificação da conformidade da prestação dos serviços e da devida alocação dos materiais efetivamente necessários, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do contrato, manter controle gerencial acerca da produtividade do pessoal empregado nos contratos, a fim de subsidiar a estimativa para as futuras contratações devendo ser exercido por um ou mais representantes do HGeF, especialmente designados na forma dos artigos 67 e 73 da Lei 8.666/93 e do artigo 6º do Decreto 2.271/1997, e de acordo com o item 25 do Caderno de Logística do SLTI;
Assim, para que a contratação não caracterize mera disponibilização de mão de obra e para possibilitar a aferição dos serviços prestados com base em critérios objetivos e transparentes, segue a recomendação:
Recomendação
Recomenda-se a formalização das rotinas de trabalho (metodologia) referentes ao atual cenário (após supressão) do contrato 83/2015, considerando: a área real dos locais em que o serviço é prestado; adequação da produtividade adotada (se necessário); equivalência à produtividade mínima e metodologia de referência da IN 02/2008 (base do instrumento convocatório); e o consenso com a contratada.
Constatação 10
Identificou-se os seguintes pontos de incerteza quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas por parte das empresas contratadas.
10.1. Não há evidências de verificação quanto às anotações de alterações salariais nas CTPS dos funcionários das contratadas (Contratos nºs 83/2015 e 133/2016).
10.2. Contrato 83/2015 (Limpeza):
10.2.1. Não localizou-se os formulários de opção (ou não) pelo vale-transporte de alguns funcionários. Nos formulários localizados, observa-se que os funcionários optaram por não receber o vale-transporte. Localizou-se comprovante de fornecimento de vale-transporte para apenas um dos funcionários alocados ao contrato (admitido em 05/12/2017). Não há evidências de controle para verificar o cumprimento da obrigação da contratada de fornecer vale-transporte aos funcionários e para avaliar a possibilidade de negociação, na prorrogação contratual, para redução/exclusão de custos que não se efetivaram ou que foram inferiores ao registrado na planilha.
10.2.2. Alguns comprovantes de fornecimento de vale-alimentação para o mês de fevereiro de 2017 apresentam o valor de R$ 14,50, sendo que a CCT 2017, protocolada em 10/01/17, definiu o valor do Auxílio-Alimentação em valor não inferior a R$ 15,50, a partir de 1º de janeiro de 2017.
10.3. Contrato 133/2016 (Vigilância):
10.3.1. O fornecimento de auxílio-alimentação para o período de 10/06 a 09/07/17 (folha de pagamento referência Maio/2017) apresenta o valor unitário de R$ 19,00, enquanto a CCT protocolada em 12/05/17 definiu o valor em R$ 20,50.
10.3.2. Os exames admissionais de dois vigilantes que atuaram na execução do, datavam dos anos de 2008 e 2014. Não localizou-se exames de saúde ocupacional periódicos.
10.3.3. Observou-se que a planilha de custos e formação de preços do contrato considera o valor da hora + 50% no cálculo do “Intervalo Intrajornada”. Entende-se que este cálculo corrobora com a Cláusula Décima Sétima da CCT 2017/2018 e Cláusula Sexagésima Segunda, parágrafo segundo da CCT 2016/2018, que remetem ao §4º do art. 71 da CLT. Localizou-se apenas dois contracheques (fl. 633 e 748), em que o pagamento da “Hora Extra Intervalar” segue este critério, gerados após alteração do C.Custo dos funcionários para o TJ RS. Nos demais contracheques dos funcionários, o “Adicional Hora Intervalar” ou “Inden. Intervalo não conc” está sendo pago apenas pelo valor de 50% da hora. Verificou-se também, que apenas o salário-base e a média de horas extras integraram o 13º Salário pago pela contratada, em 2017, aos funcionários, sendo que a planilha de custos contempla a composição total da remuneração (periculosidade, adicional noturno, etc.) no cálculo do 13º salário4. Não localizou-se justificativa para que estes pagamentos da contratada aos funcionários estejam em desacordo com a planilha, CCT e CLT.
Causa
Fragilidades no atendimento de normativos e cláusulas contratuais:
10.2.1. Art. 19, XXVI; Art.30-A, §4º e Art. 34, § 5º, I, c, 4 da IN 02/2008; 12.3
do Contrato 83/2015; Anexo VIII-B, 2.1, c.4 e Anexo IX, 9 da IN 005/2017.
4 Lei 4.090/1962; art. 457, § 1º da CLT e art. 7º, VIII da CF de 1988.
10.2.2 e 10.3.1. Anexo IV, 4.1 da IN 02/2008 e Anexo VIII-B, 10.4, a da IN 005/2017.
10.3.2. Cláusula Décima Nona do contrato 133/2016 e art. 168, III da CLT, NR7.
10.3.3. Anexo VIII-B, 9 da IN 005/2017; Cláusula Décima Nona do Contrato 133/2016.
Manifestação do Gestor
Em 11 de junho de 2018:
10.1. “Não é feita nenhuma verificação nas CTPS, solicitaremos as empresas cópias das carteiras com as alterações.”
10.2. Contrato 83/2015 (Limpeza):
10.2.1. “Solicitaremos para empresa os formulários que estão faltando e providenciar um controle sobre o fornecimento do vale-transporte para negociação na próxima renovação.”
10.2.2. “Por equívoco não foi notada essa diferença. Solicitaremos para empresa o pagamento da diferença para os funcionários.”
10.3. Contrato 133/2016 (Vigilância):
10.3.1. “Por equívoco não foi notada essa diferença. Solicitaremos para empresa o pagamento da diferença para os funcionários.”
10.3.2. “Essa exigência passou por lapso, solicitaremos a empresa para que nos encaminhe os atestados atualizados.”
10.3.3. “Tanto o setor de contratos quanto os fiscais não tem capacitação para cálculos trabalhistas, no entanto, solicitarei uma explicação de como conferir os cálculos para nosso Contador e solicitaremos para ele confirmar quais seriam os valores corretos e pediremos para a empresa fazer as correções.”
Análise da Auditoria Interna
Em 25 de junho de 2018:
Apesar de não ser exigível que o órgão contratante confira todos os cálculos de remuneração e benefícios pagos pela contratada aos funcionários, considera-se prudente que eventualmente seja verificado se os valores pagos estão de acordo com a lei,
Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho e planilha de custos, a fim de afastar a responsabilidade subsidiária do Campus em possíveis reclamatórias trabalhistas.
É necessário estar atento à data-base da categoria, para a realização da fiscalização procedimental (Anexo VIII-B, 10.4, a da IN 005/2017), observando a concessão dos reajustes no dia e percentual previstos na CCT.
O desenvolvimento destas práticas, demandará esforço das equipes de fiscalização, na obtenção de conhecimento necessário, conforme previsto no Manual de Fiscalização do IFRS (item 1.5):
A equipe de fiscalização deve conhecer também a legislação específica aplicável ao objeto contratado, dispostas no instrumento contratual e/ou no ato convocatório do certame.[...]
Nos contratos de serviços terceirizados, a equipe de fiscalização tem a necessidade de conhecer a planilha de custos e formação de preços para fiscalizar com excelência os serviços executados.
À gestão do Campus também cabe envidar esforços para capacitação das equipes de fiscalização, em consonância com recomendação emitida pelo TCU ao IFBA (Acórdão 1224/2018- Plenário):
9.2.7. verifique se o fiscal de contrato a ser designado detém as competências necessárias para cumprir o encargo;
9.2.8. inclua entre o programa de capacitação de servidores da entidade curso voltado para a qualificação dos fiscais de contratos;
Recomendações
Recomenda-se adotar medidas para fortalecer a fiscalização administrativa procedimental e notificar às contratadas (Contratos nºs 83/2015 e 133/2016) para que comprovem o cumprimento da data de reajuste do auxílio-alimentação prevista em CCT.
Recomenda-se adotar medidas para fortalecer a fiscalização administrativa por amostragem e notificar à contratada para que comprove a regularização dos pagamentos do Intervalo Intrajornada e 13º salário dos funcionários alocados ao Contrato nº 133/2016.
Constatação11
Observou-se que o custo referente ao adicional de insalubridade tem sido objeto de contestação, na contratação da prestação de serviços de limpeza (Contrato nº 83/2015), sendo negada, em maio de 2017, solicitação da contratada de considerar o percentual de 40% (grau máximo) na planilha de custos. Verificou-se que apenas 02 dos 06 funcionários, alocados ao contrato, recebem o adicional de insalubridade em grau máximo, não estando evidentes quais medidas são adotadas para assegurar que apenas estes executarão a higienização das instalações sanitárias. Considerando o parecer emitido pela Procuradoria Jurídica do IFRS, em 30 de junho de 2017, no processo N.º 23419.000750.2016-41, aberto pela DLC – Reitoria, e a inclusão de redação mais detalhada quanto ao adicional de insalubridade, na CCT 2018/2018 (Cláusula Décima Oitava), questionou-se qual é o posicionamento da gestão quanto a esta questão.
Causa
Ausência de entendimento consolidado para atendimento ao art. 37, § 4º e Anexo IV, 1.5, 1.6 da IN 02/2008; art. 54, § 4º e Anexo VIII-B, 10.1, “e”, “f” da IN 005/2017.
Manifestação do Gestor
Em 11 de junho de 2018:
“O entendimento e orientação que se tem até o momento é o de que o grau de insalubridade a ser considerado de ser médio (20%) para pagamento de todos os funcionários. No entanto, a empresa paga, por sua conta, dois funcionários, devidamente diferenciados dos demais (uniformes com cores diferentes) para atuarem somente nas áreas de banheiros.
A verificação do trabalho diferenciado por dois profissionais nos banheiros se dá por fiscalização no local e permanente orientação sobre o tema para a empresa que deve repassar para seus funcionários.”
Análise da Auditoria Interna
Em 26 de junho de 2018:
Do parecer jurídico nº 147/2017, emitido em 30 de junho de 2017, extrai-se a seguinte manifestação:
“Neste passo, a resposta é no sentido de que se há benefício previsto em convenção coletiva que não se encontra previsto no laudo técnico pericial, há de prevalecer a convenção coletiva. Não se pode, ainda que com base em laudo específico e corretamente elaborado, ignorar benefício previsto em Convenção Coletiva de Trabalho.”
O laudo técnico que embasou a estimativa de custos do procedimento licitatório indicava adicional de insalubridade em grau médio (20%). A proposta (planilha de custos) da contatada também apresentou o percentual de 20%. As CCTs, anteriores a 2018, deixavam margem interpretativa ao prever grau máximo (40%) “para o Faxineiro/Limpador/Auxiliar de limpeza/Servente de limpeza que trabalhe de forma permanente na higienização de instalações sanitárias de uso público ou coletivo de grande circulação, e na respectiva coleta de lixo”. Apesar do risco de reclamatórias trabalhistas, admite-se que não havia segurança jurídica suficiente para aceitar a inclusão do percentual de 40% na planilha de custos do contrato.
Já a CCT 2018/2018, traz especificações mais completas para enquadramento dos serventes de limpeza em grau médio ou máximo:
As empresas da categoria econômica passarão a pagar, a partir de 01-01-2018, adicional de insalubridade:
a) - em grau médio (vinte por cento) para os trabalhadores da categoria profissional que exerçam as funções/atividades de Copeira, Cozinheira, Auxiliar de Cozinha, Merendeira de Escola/Creche, Monitor de creche e albergue infantil, Faxineiro/Limpador/Auxiliar de limpeza/Servente de limpeza, Gari/Varredor (CBO n.º 5142-15), Zelador de edifício (CBO n.º 5141 -20) e Jardineiro;
b) – em grau médio (vinte por cento) para os trabalhadores que exerçam as funções/atividades de Faxineiro/Limpador/Auxiliar de limpeza/Servente de limpeza e que trabalhem de forma habitual na higienização de instalações sanitárias que não sejam de uso público ou que não sejam coletivas de grande circulação, e na respectiva coleta de lixo, entendendo-se por “instalações sanitárias de uso público” aquelas em que o acesso independe da autorização do titular do estabelecimento e é livre ao público em geral, e entendendo-se por “instalações sanitárias de grande circulação aquelas utilizadas por mais de vinte pessoas ao dia;
c) – em grau máximo (quarenta por cento) para os trabalhadores que exerçam as funções/atividades de Aplicador de bactericida e Desinsetizador, Aplicador de inseticida e produtos agrotóxicos/domissanitários, auxiliar de limpeza técnica em indústria automotiva, higienização técnica de materiais hospitalares, preparador de materiais (CBO n°7842-05, Lixeiro/Coletor (CBO n.º 5142-05), Reciclador e, ainda,
para o Faxineiro/Limpador/Auxiliar de limpeza/Servente de limpeza e que trabalhem de forma permanente na higienização de instalações sanitárias de uso público ou coletivo de grande circulação, e na respectiva coleta de lixo, entendendo-se por “instalações sanitárias de uso público” aquelas em que o acesso independe da autorização do titular do estabelecimento e é livre ao público em geral, e entendendo- se por “instalações sanitárias de grande circulação aquelas utilizadas por mais de vinte pessoas ao dia.
Interpreta-se que, se as instalações sanitárias do Campus, se enquadram nas definições de uso público ou coletivo de grande circulação, aplica-se grau máximo (40%) aos serventes que as higienizam. Caso este enquadramento seja confirmado pela gestão do Campus, entende-se pela possibilidade de repassar à contratada o custo decorrente deste enquadramento, atentando para que este custo seja calculado em função do número de serventes necessárias à higienização dos banheiros e da área que este número representa em termos de produtividade. Também sugere-se adotar controles mais rigorosos para comprovar que os demais serventes não atuam na higienização dos banheiros.
AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS
A partir da auditagem realizada e das respostas ofertadas à Solicitação de Auditoria Nº 006-002/AUDIN/2017, realizou-se a Avaliação dos Controles Internos na Gestão e Fiscalização de Contratos, conforme disciplina a IN CGU nº 24/2015. Desse modo, foram considerados os seguintes componentes:
1) Ambiente de controle: conjunto de normas, processos e estruturas que fornecem a base para a condução do controle interno no âmbito do órgão ou entidade.
1.1 Análise da Auditoria Interna
Avalia-se como satisfatório o ambiente de controle pertinente à gestão e fiscalização contratual, nos seguintes aspectos:
a) Além das normas no âmbito da Administração Pública Federal, as atividades de gestão e fiscalização de contratos contam com o Manual e a Coletânea de Fluxos de Procedimentos, da Pró-Reitoria de Administração do IFRS. Os servidores responsáveis pela gestão e fiscalização de cada contrato são designados, via portarias emitidas pelo Diretor-Geral do Campus.
b) Em 2017 foram disponibilizados dois cursos sobre o tema em que o servidor da área de contratos participou: "Gestão e Fiscalização de Contratos", de 05/06/2017 a 08/06/2017; “Curso de Reajuste, Repactuação, Planilha de Custos e Formação de Preços de Contratos e Serviços Continuados com Dedicação Exclusiva de Mão de Obra - 27ª. Edição”, de 10/07/2017 a 14/07/2017. Também ocorre a participação em reuniões promovidas pela DLC- Reitoria, a exemplo dos dias 28 e 29 de novembro de 2017. O(s) servidor(es) que participa(m) das capacitações repassa(m) as informações e orientações para os demais envolvidos.
Avalia-se como insatisfatórios os seguintes aspectos:
a) ausência de formalização da área de contratos e suas competências/atribuições no Regimento Complementar do Campus. A portaria 346/2017 indica servidora para atuar como “gestora de contratos”, sem especificar a abrangência desta atuação, que
informalmente é entendida como “a lotação no setor de contratos”, atuando na assessoria aos fiscais e gestores dos contratos e na realização de renovações, repactuações, aditivos, arquivamento/conferência de documentos.
b) Algumas competências, mesmo que definidas formalmente, não foram observadas na execução das atividades.
2 Avaliação de riscos: é o processo dinâmico e interativo que visa a identificar, a avaliar e a mensurar os riscos relevantes que possam comprometer a integridade do órgão ou entidade e o alcance das metas e dos objetivos organizacionais.
2.1 Análise da Auditoria Interna
Não há avaliação de riscos formalizada. É possível que cada servidor envolvido na gestão e fiscalização de contratos, identifique riscos e possíveis respostas, que possam influenciar nas suas atividades o no contrato específico sob sua responsabilidade, mas não há registro e disseminação dessa avaliação. São considerados prazos e ações necessárias em relação ao risco de não haver interesse da contratada na prorrogação. Considera-se que alguns instrumentos de controle disponíveis, como a conta vinculada, os check lists e os fluxos e modelos de documentos disponibilizados, já são uma resposta aos riscos gerais, mas há necessidade de promover a formalização da avaliação de riscos específicos ao ambiente do Campus.
3 Atividades de controle: é o conjunto de ações estabelecidas por meio de políticas e procedimentos que auxiliam o órgão ou entidade a mitigar os riscos que possam comprometer o alcance dos objetivos traçados.
3.1 Análise da Auditoria Interna
Além dos normativos vigentes, manuais, fluxogramas, check lists e modelos de documentos, disponibilizados pela Pró-Reitoria de Administração do IFRS, avalia-se positivamente, o controle do setor sobre a vigência dos contratos, a fim de renovação ou encaminhamento para nova licitação e, sobre repactuação dos contratos vigentes. No que diz respeito ao controle de documentos, além das pastas onde ficam em meio físico,
também são digitalizados e ficam em 2 computadores, sendo que é feito procedimento de “backup” ao menos uma vez por ano.
Outro avanço satisfatório nas atividades de controle é a implantação do “Módulo de Contratos” do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), que, conforme notícia divulgada, permite o cadastramento do contrato, movimentação, pagamentos, aditivos, livro de ocorrências, fiscalização e finalização, além do fornecimento de relatórios de administração e controles como alertas de vencimentos.
Contudo, diante das constatações apresentadas, caberia promover uma maior conscientização dos envolvidos para o uso dos instrumentos disponíveis.
4 Informação: é o processo de obtenção e validação da consistência de informações sobre as atividades de controle interno e de compartilhamento que permite a compreensão da Unidade Auditada sobre as responsabilidades e a importância dos controles internos.
4.1 Análise da Auditoria Interna
Além da autuação de documentos físicos em processos registrados no SIPAC, avalia-se positivamente a manutenção de pastas digitais com os documentos relativos aos contratos do Campus, atualizadas conforme são elaborados/recebidos novos documentos. Os servidores dispõem de usuário e senha para segurança de seus arquivos. Conforme já mencionado a implantação do “Módulo de Contratos” do SIPAC, proporcionará o registro e compartilhamento de informações de maneira mais
organizada e segura.
5 Comunicação: processo contínuo de compartilhamento e obtenção de informações que possibilita a compreensão do órgão ou entidade sobre as responsabilidades de controle interno e sua importância.
5.1 Análise da Auditoria Interna
Avalia-se positivamente o fato de que boa parte das informações (instrumentos convocatórios, propostas, contratos, aditivos, normas, manuais, etc.) pode ser consultada
por quem tiver interesse. Porém, diante das constatações apresentadas, observa-se a necessidade de maior detalhamento das responsabilidades junto aos gestores e fiscais de contratos, destacando a importância de se manter uma comunicação eficaz também com as contratadas, a fim de que entendam e colaborem com os controles a que estarão sujeitas.
6 Atividades de monitoramento: conjunto de ações destinadas a acompanhar e avaliar a eficácia dos controles internos.
6.1 Análise da Auditoria Interna
Apesar de haver empenho na adequação de procedimentos quando diagnosticadas situações vulneráveis a falhas, não identificou-se ações específicas para monitoramento prévio dos controles existentes.
CONCLUSÃO
De modo geral, considerando o escopo do trabalho, o tema auditado junto ao Campus Caxias do Sul demostra algumas fragilidades no atendimento às normativas da Administração Pública Federal, expondo ao risco da aceitação dos serviços em condições inferiores ou adversas ao propósito dos recursos destinados. A fim de suprimi-las e fortalecer os controles internos, as constatações que mereceram recomendação nesta auditoria devem ser analisadas por parte da gestão administrativa da entidade, assim como as sugestões presentes nas análises da Auditoria Interna.
A adoção das recomendações contidas neste Relatório de Auditoria Interna é de exclusivo interesse da gestão administrativa do Campus Caxias do Sul, uma vez que a Auditoria Interna é um órgão de assessoramento técnico e não possui natureza vinculante. Ainda, o atendimento das recomendações refletirá no comprometimento da gestão com o fortalecimento dos controles internos e com o acolhimento das disposições legais.
Destaca-se que as recomendações emitidas neste relatório serão acompanhadas posteriormente pela Auditoria Interna. No entanto, isso não impede que o gestor venha a se manifestar a cerca deste relatório anteriormente ao acompanhamento da Auditoria Interna.
Este relatório não tem a intenção de esgotar as possibilidades de inconsistências que podem ser observadas, mas sim servir como orientação para as boas práticas da administração pública.
Caxias do Sul, 04 de julho de 2018.
Jôse D'Avila Auditora Interna
Campus Caxias do Sul
Protocolo de entrega
Relatório de Auditoria Interna Nº 002/2018/CAX
Recebido em / /2018 Assinatura: Nome: Matr. SIAPE:
Recebido em / /2018 Assinatura: Nome: Matr. SIAPE:
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